La fase de aprobación a utilizar

Descripción

El centro educativo se caracteriza por brindar una enseñanza de calidad, fundamentada en los
principios y valores cívicos y morales con el fin de brindar una educación de calidad que
cumpla con los requerimientos de la Secretaría de Educación de Honduras, y además de
fortalecer a los alumnos con fundamentos cristianos, orientando a los jóvenes a la excelencia
educativa y el servicio a Dios.

Fase de Aprobación

Utilizaremos un esquema en la fase de aprobación Mostrando contenido de (diagnostico,

viabilidad y aprobación) creando en base a eso un proceso esquematizado y mostrando el
mapa conceptual de dicho proceso.

Descripción del escenario

Desde sus inicios en el año 2007, la institución ha gestionado el proceso de matrícula de sus
alumnos de forma manual, cada año se le entrega una bolsa de matrícula al padre para que
ellos completen el formulario con la información del alumno y de los padres o tutores, aunque
estos hayan estado matriculados años anteriores. Este proceso resulta tedioso para el padre
de familia, la mayoría no regresan la información solicitada. Además de esto, la administración
del centro educativo lleva un mal control en la gestión de cobros de mensualidades lo que
dificulta la generación de reportes de los alumnos en mora.

La idea del Centro Educativo Liceo Simiente Santa es adquirir e implementar un software que
le permita automatizar el proceso de matrícula, de manera que los datos del alumno sean
ingresados una sola vez al sistema y que el siguiente año no se vuelva a repetir el proceso,
además, el software debe ser capaz de llevar el control de las mensualidades, generando
reportes automáticos, cada vez que el administrador lo requiera.

En base a estos requerimientos se ha ofrecido un software hecho a la medida que se conecte a

una base de datos de SQL Server, de manera que cumpla con los requerimientos solicitados
por la institución.

Identificación y definición del problema

El centro educativo Privado Liceo Simiente Santa actualmente no cuenta con un sistema propio
que le permita gestionar la matrícula, control de pago de mensualidades, y consulta de
información específica de los estudiantes, teniendo una notable debilidad en el proceso de
matrícula, debido a esto la institución invierte más tiempo y dinero en estos procesos.

En la actualidad se cuenta con una plataforma gubernamental obligatoria la cual está limitada
al uso único de presentación de notas totales, así como la inscripción de los totales de
matrícula y registro de estudiantes en su información básica, por lo tanto, las instituciones
privadas se ven en la necesidad de adquirir herramienta que le ayuda a tener un mejor control
en manejo de la información interna y mejorar los procesos para ahorrar gastos e inversión de
tiempo.
Al momento de matricular un alumno se tienen que llenar un formulario de tres hojas de papel
a mano (este proceso se hace todos los años, aunque el alumno ya haya estado en el centro
educativo el año anterior), luego se transcribe la información más importante a una hoja de
Excel. Los documentos de matrícula se almacenan en un archivero, se procede a crear un
expediente para los estudiantes de nuevo ingreso y se actualizan los datos de los estudiantes
de reingreso. Cuando el periodo de matrícula ha terminado se pasa la matricula a la
plataforma SACE.

Cada mes los padres de familia, solicitan constancias de matrícula para entregarlas a las
empresas y de esta manera recibir un bono estudiantil. Estas constancias se redactan en un
procesador de texto, el nombre y número de identidad del alumno se buscan manualmente en
los archivos para transcribirlo manualmente en el procesador de texto.

La gestión de pagos de mensualidades es totalmente manual y los procesos por ello se vuelven
lentos, ya que para realizar el pago de mensualidad el estudiante o responsable presenta su
último recibo de pago (muchas veces no lo llevan) y el administrador tiene que verificar en un
libro si el estudiante tiene meses pendiente, de ser así procede a calcular el pago por mora que
es de L. 50.00 por mes; en caso contrario solo se cobra el valor de la mensualidad. Al momento
del cobro, se elaboran manualmente los recibos y posteriormente se anotan en un libro los
datos más importantes, cuando es tiempo de hacer exámenes o entrega de calificaciones
parciales, se saca un reporte manual de los alumnos que están pendientes de pago. Cuando se
busca información específica de un alumno, por ejemplo, cuando se necesita el número de
teléfono del padre de familia, este se busca manualmente en los expedientes.

El diagnóstico
1. El principal problema del centro educativo radica en su obsoleto sistema de gestión de
los datos.
2. Los aspectos implicados en la problemática principal tienen que ver con el control
contable, disponibilidad de recursos, y el procesamiento de datos.
3. El personal capacitado para realizar las tareas que se han definido anteriormente en
este documento, incurren en jornadas de trabajo largas para llevarlas a cabo.
4. Considerando el tamaño que representa el centro educativo (mediano) el desarrollo
del software se acomoda sin problemas a la medida de las necesidades del mismo.