Aplicación de Sistema COSO y Desarrollo de COBIT

Ejercicio 4: Casos de Control Interno

En el presente ejercicio se presentan varios casos que regularmente se observan en

las empresas comerciales, industriales, etc., cuando el auditor externo efectúa sus
auditorías.

Se solicita lo siguiente:
1. Reconozca y detalle las debilidades existentes de control interno.
2. Determine y exponga los problemas contables financieros que las fallas
pueden provocar.
3. Exponga las recomendaciones que, a su criterio, son necesarias para que las
empresas corrijan estas debilidades.

Bienes de uso:

a) No existen órdenes de costeo apropiadas para los bienes de uso

elaborados en planta.

En este proceso deben de existir órdenes de producción para determinar el costo de cada uno
de los procesos, se debe implementar una política de normas y procedimientos para
establecer el valor de los bienes de uso elaborados en planta, se da una deficiencia de control
interno, debido a que no se cuenta con las normas, procesos y controles dentro de la empresa,
existe riesgo de señalar una cantidad para que sea tomada en cuenta en un registro de parte
del personal que se encuentra operando las facturas, el costo de los bienes producidos se ven
afectados por la deficiencia de control interno.

b) No existen registros correctos de costos de adquisición de amortizaciones

acumuladas y bienes de uso.

Se determinó que debe de existir procedimientos establecidos y desarrollados para la correcta

valoración de adquisición de bienes de uso, para establecer el costo, amortización y vida útil
con su respectivo porcentaje de ley, existe una falla de control interno ya que no se está
cumpliendo con llevar un auxiliar de propiedad, planta y equipo donde se tendría la
información necesaria y adecuada para la toma de decisiones, se deben de conocer los datos
de valores de adquisición, la amortización acumulada, los valores de recuperación al finalizar
la vida útil de los bienes, el valor residual de los mismos, en la nomenclatura de cuentas de
una empresa deben de brindar la información por separado, donde identifiquemos los rubros
antes mencionados.

c) No existe una política de activación de bienes de uso.

Se determinó que no existe una política dentro de la empresa en la cual se defina qué montos
deben considerar para que se active como parte de un activo fijo o si fuese tomado en cuenta
como gasto si no supera la vida útil estimada por un informe técnico, al no existir esta
política se corre el riesgo que los bienes de uso no sean registrados adecuadamente por el
departamento de contabilidad, las reparaciones y mantenimiento de los bienes para que sean
considerados gastos deducibles no podrán superar el 20% del costo actualizado de estos. En
cambio, si superan tal porcentaje deberán formar parte del costo del bien y depreciarse en los
años restantes de su vida útil. Por lo que sería adecuado crear un manual de procedimientos de
adquisición de bienes.

d) Las altas y bajas de bienes de uso no son autorizadas de acuerdo al

manual de procedimientos.

Hay una deficiencia de control interno ya que las altas y bajas de bienes de uso no son
autorizadas de acuerdo al manual de procedimientos que existe en la empresa, esto indica la
falta de compromiso y seguimiento por parte de la alta dirección. La utilización del manual
de procedimientos debe contener un adecuado control de formas que evidencien las altas y
bajas de bienes, ya que de acuerdo con el manual estos deben llevar autorización por parte del
área de control de activos fijos. El no cumplir con los lineamientos del manual de
procedimientos es una deficiencia de control interno que debe solucionarse de manera
oportuna.

La falta de autorización puede causar los siguientes eventos :

a) compras de bienes que no sean para el uso de la empresa

b) no localización de los bienes
c) falta de actualización de la tarjeta de responsabilidad
d) falta de identificación del bien
e) en las bajas de bienes no hay nadie que valide que el bien ya no es apto para
su uso
f) que el bien esté siendo sustraído de la empresa.

Se recomienda que todo el personal de la empresa tenga entendido que para toda alta o baja
debe contar con la autorización por parte del área de control de activos fijos.

Sueldos:

a) Las liquidaciones de sueldos no son revisadas por un funcionario

responsable.

Se determinó que la persona encargada de la revisión de la liquidación de sueldos no está

cumpliendo con sus responsabilidades que le compete, es importante que los procedimientos
se establezcan por escrito con el objeto de que la persona conozca la responsabilidad y su
intervención en dicho proceso. El que no se hayan implementado controles y políticas
internas para la revisión de liquidación de sueldos puede llevar a la empresa a caer en ciertas
contingencias laborales.

Una de las causas de la deficiencia del control interno se debe a que no se supervisa
periódicamente la capacidad del funcionario y al cual no se aplican medidas disciplinarias
debido a su incumplimiento con los procedimientos y reglamentos internos.
Al no cumplir con la revisión de liquidación de sueldos existe el riesgo que los mismos
contengan errores y por ende que se hayan pagado de más. Debe elaborarse el manual de
procedimientos para la revisión de liquidación de sueldos, estableciendo la frecuencia de la
revisión. Se recomienda lo siguiente:

Que se supervise adecuadamente las actividades de la persona que realiza la liquidación de

sueldos y requerir al encargado un informe mensual de la gestión de liquidación de sueldos,
indicando el estatus de la revisión del proceso.

b) Los pagos de aportes y a regímenes de seguridad social y obra social no

son conciliados con la planilla de sueldos.

Se identificó que no se está cumpliendo con la conciliación de la planilla mensual de sueldos

con los pagos de aportes al seguro social y obra social. Esto puede ocasionar que de acuerdo a
lo indicado de conformidad con el Artículo 50 de la Ley Orgánica del Instituto del Seguro
Social, éste se podrá practicar en cualquier tiempo, revisiones de libros de contabilidad o
registros, de salarios, de planillas, constancias de pago y cualesquiera otros documentos que le
permitan establecer eficazmente si los patronos han cumplido con registrar, declarar y pagar
con exactitud las cuotas descontadas a los trabajadores y las que a ellos corresponde; así como
cualquier otro extremo que considere conveniente investigar y constatar respecto a las
obligaciones patronales.

Esto puede indicar lo siguiente :

La dirección financiera no ha implementado los controles internos necesarios para cumplir

con la conciliación de la planilla de sueldos con los aportes al seguro social

Pago en exceso de cuotas, que según la ley tienen prescripción si no se realizan las gestiones
necesarias para el reintegro o acreditación a otros periodos.

Pago menor de cuotas, traería consigo el pago de rectificaciones, multas e intereses.

La recomendación sería que se implementen los controles internos que sean necesarios y
adecuados para dar cumplimento a la conciliación de planilla de sueldos con las cuotas del
seguro social y requerir un informe de conciliación con fecha de revisión mensual previo al
pago de cuotas.

c) No existen autorizaciones escritas para los aumentos de personal.

Existe una deficiencia de control interno ya que el aumento de sueldo del personal no está
autorizado por escrito, el problema contable y financiero de esta situación es un aumento en el
rubro de sueldos lo que representa mayores costos de operación para la empresa, además de
provocar errores al momento de liquidar a los trabajadores.
Al no haber una autorización por escrito no existe evidencia de auditoría para determinar el
motivo del aumento por lo que los aumentos de sueldo pueden ser otorgados por motivos
ajenos a situaciones laborales. (Relaciones entre jefes y empleados, compadrazgos, etc.)

La recomendación para evitar este tipo de problema es establecer un proceso claro para
brindar aumentos de sueldo al personal, en el cual la jefatura de cada departamento de la
empresa traslade a sus superiores una carta que justifique el aumento junto a la evaluación de
desempeño del trabajador y que esta carta sea autorizada por la dirección de la compañía y
luego remitida a contabilidad para la realización del ajuste contable del sueldo del trabajador.

d) La empresa no devenga el pasivo correspondiente a las vacaciones

anuales del personal jornalizado.

Es una deficiencia de control interno por parte de los jefes del área de recursos humanos el
que no se devenguen los pasivos correspondientes a las vacaciones, el problema contable y
financiero de esta situación es que se están dejando de contabilizar pasivos, que en su
conjunto pueden ser materiales en el estado de situación general, lo cual hace que la
información financiera no sea del todo confiable.

La recomendación para evitar este tipo de problema es que el área de recursos humanos
establezca un proceso para reportar a contabilidad la información necesaria para que la
empresa jornalize el pasivo correspondiente a las vacaciones anuales del personal.

e) No existe control sobre los sueldos no cobrados en poder de Tesorería

(efectivo).

Es una deficiencia de control interno el que no exista control sobre los sueldos no cobrados en
poder de tesorería en efectivo, el problema contable y financiero de esta situación es que
dichos sueldos al ser en efectivo y no tener control sobre ellos, pueden ser mal utilizados por
el personal de tesorería.

La recomendación para evitar este tipo de problema es la apertura de una cuenta planilla en un
banco y depositar los sueldos de los trabajadores en dicho banco, de esa forma el efectivo no
estará en poder de tesorería y se eliminará el riesgo de mal uso.

Varios:

a) Los asientos diarios no son autorizados por un funcionario responsable.

Se determina una deficiencia de Control Interno: Es una falla de control que tiene un efecto
netamente contable, ya que existiría el riesgo de que se registren operaciones inexistentes, o
en forma errónea, sin que nadie detecte el problema, los registros contables deben de ser
autorizados sin excepción alguna , por lo que es necesario crear un manual de procedimientos
para un adecuado control de los registros contables realizados.

La falta de autorización puede causar los siguientes eventos:

a) Pérdidas innecesarias

b) Fraudes

c) Errores involuntarios

d) Falta de identificación de la personas para deducir responsabilidades

Se deberá asignar una persona responsable para la autorización y/o contabilización de los
asientos de diario.

b) No existen fichas maestras de clientes a proveedores.

Deficiencia de Control Interno:

El no contar con un adecuado sistema de cómputo financiero contable, que permita el control
del archivo maestro de clientes y proveedores hace evidente la deficiencia en el control
interno de la empresa, ya que como procedimiento administrativo es conveniente llevar cuenta
y razón de cada cliente que posee la empresa así como el maestro de proveedores . Esta
deficiencia puede causar que no se registren transacciones o se cometan irregularidades en el
control y manejo de clientes y proveedores. La alta dirección debe crear las políticas y
procedimientos que permitan llevar correctamente los registros oportunamente.

c) Colocaciones temporarias en bancos a menos de un año no se contabilizan.

Deficiencia de Control Interno:Es evidente la existencia de una falla, que impide conocer las
disponibilidades con las que cuenta la empresa para hacer frente a sus obligaciones, ya que al
no contabilizarse las colocaciones temporarias, se entiende que las mismas quedan
contablemente como caja y bancos, cuando en realidad están en un plazo fijo, o rubro similar.
El problema contable que origina es de exposición (saldos de inversiones temporarias se
exponen como caja y bancos).

Existe una deficiencia de control en las obligaciones por parte de los encargados de la
contabilidad ya que se da lugar a que existan pérdidas sin contabilizar y riesgos monetarios
sin identificar. Se debe crear un control sobre las operaciones diarias y asignar un
responsable.

d) El contador depende del tesorero cuya función principal es administrar los

ingresos y egresos de fondos.

No hay deficiencia de control ya que, aunque el contador tiene como función principal
administrar los ingresos y egresos de los fondos, no es necesario que el emita y realice
operaciones bancarias. Ya que la función del tesorero es programar pagos según vencimiento,
ejemplo, la planilla de sueldos, pago a proveedores, pago de impuestos, pago de servicios,
pago de prestaciones laborales, entre otros.
El contador debe de recibir una notificación diaria de la disponibilidad de efectivo en cada
uno de los Bancos según el saldo de los Bancos menos los cheques en circulación y/o ACH
programados en fechas específicas, debiendo de tener un día específico a la semana para
dichos pagos.

El contador, auditor junto con la gerencia general tienen como procedimiento único calcular,
autorizar y validar las transacciones que la tesorería tiene que aplicar dentro del mes corriente
una vez estén los fondos para cubrir dichos pagos.

Es importante delegar funciones ya que el contador no puede ser juez y parte del proceso ya
que se debe de tener una persona que opera, una persona que calcula y fiscaliza y por último
una tercera que autoriza los pagos en Bancos y firmen cheques con firmas dobles para un
mejor control, en la misma línea, sería, tesorero, contador / auditor y gerente general.

e) Los intereses incluidos en las deudas bancarias son imputados

íntegramente al cuadro de resultados al momento en que se acredite en
cuenta el importe otorgado.

En este rubro de cuentas se debe de separar lo que integra el saldo del préstamo realizando un
cuadro de amortización del mismo donde se separa la cuota, Intereses, monto pagado y saldo.
esto para operar contablemente en cada cuenta que corresponda ya que si se opera
conjuntamente se está colocando una cifra incorrecta dentro de los estados financieros en sus
cuentas por pagar (Obligaciones).

Se detecta una deficiencia de control interno en las políticas contables de aplicación de forma
mensual. De esta manera se debe de implementar un proceso de contabilización de préstamos
donde se desglose los saldos que integran el mismo, crear partidas contables que se operen
mensualmente hasta que finalice el préstamo y manejar un cuadro de amortización para llevar
un control del saldo adeudado y que exista una diferencia entre intereses y capital.