Que es

PROCESO DIRECCIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

FORMATO GUÍA DE APRENDIZAJE
1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE

 Denominación del Programa de Formación: FORMULACIÓN MARCO ESTRATÉGICO

PARA SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTIÓN.
 Código del Programa de Formación: n/a
 Nombre del Proyecto: n/a
 Fase del Proyecto: n/a
 Actividad: Desarrollar actividades de audioria alSG INTEGRAL SST (NTC45001/ DL 1072
2.2.4,6); Calidad (NTC 9001) y ambiental (14001)
 Competencia: Determinar las bases del marco estratégico según criterios técnicos
 Resultado de apredrendizaje
- determinar los parámetros de planeación estratégica de acuerdo con análisis de factores
internos y externos.
- analizar factores internos y externos que afectan a la organización teniendo en cuenta
su actividad económica.
 Duración de la Guía: 08 hora

2. PRESENTACIÓN

Actualmente toda organización que maneje un proceso e interactúen con clientes para satisfacer
una necesidad, debe cumplir con una planificación, control y acciones de mejora, para poder así
conseguir los resultados más competitivos en el mercado, esta gestión debe realizarse en todos y
cada uno de los procesos que la organización maneje, manteniendo un óptimo funcionamiento,
recurso. Pero además de todo esto, deberá mantener una proyección en el medio ambiente y
cuidado en la salud y seguridad de sus trabajadores como socios claves de la organización. A luz
de las normas ISO 9001, 14001 y NTC 45001, la adopción de un sistema integrado de gestión es
una decisión estratégica para una organización que le puede ayudar a mejorar su desempeño global
y proporcionar una base sólida para las iniciativas de desarrollo sostenible, controlando sus riegos
de salud y seguridad ocupacional, comprometiéndose a proteger las necesidades futuras con un
desarrollo sostenible en su política, objetivos y partes interesadas .

3. FORMULACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

3.1 ACTIVIDADES DE REFLEXIÓN INICIAL.

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Que es

Según la gráfica:

realice una breve síntesis max 10 renglones de que observa en la anterior gráfica.

3.2 ACTIVIDADES DE CONTEXTUALIZACIÓN E IDENTIFICACIÓN DE CONOCIMIENTOS NECESARIOS

PARA EL APRENDIZAJE.

Leamos las siguientes importantes definiciones que nos permitirán ir contextualizando sobre los
sistemas de gestión y su terminología:

planificación estratégica: Es el proceso en el que definimos y ejecutamos una ruta a largo plazo
para el logro de los objetivos o propósitos organizacionales en cualquier área (HSEQ, otros), a
través del análisis de la situación presente y deseada a futuro, el entorno de la empresa y sus
brechas existentes. Esta planificación se hace para responder a los cambios internos y externos,
de manera que la empresa se mantenga competitiva en el mercado.

Contexto: Es el conjunto de circunstancias, factores o actuaciones que rodean y pueden afectar el

funcionamiento de una institución u organización, a sus programas o servicios.

Coordinación: Colaboración planificada de diferentes individuos, departamentos y/o organizaciones

interesados en alcanzar un objetivo común.

Criterio de evaluación: Una dimensión de lo que se considera actuación válida o meritoria aplicable
a un objeto de evaluación. Cada criterio encaja dentro de algún dominio que está enmarcado por el
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Que es

sistema de evaluación y es definido por los elementos, indicadores o descriptores. Los niveles de
satisfacción sobre los criterios son especificados por los estándares.

Diagnóstico: Etapa inicial del proceso de planeación que consiste en un análisis crítico de la entidad
o dependencia y de su entorno a partir de la recolección, clasificación y análisis de los elementos
que los conforman, con el objetivo de identificar sus logros, necesidades y problemas. Para el
entorno, estos suelen interpretarse como amenazas u oportunidades, y para la entidad o
dependencia como fortalezas o debilidades.

Eficiencia: Es la relación entre los insumos o recursos empleados y los resultados o productos
alcanzados. Eficacia: Es el grado y el plazo en que se logran los efectos y los resultados previstos.
Entorno. Porción de la realidad que puede afectar al sistema o ser afectada por este. Se le llama
también ambiente.

Estrategia. Es la manera en cómo enfoca una organización o institución su misión y objetivos,

buscando maximizar sus ventajas y minimizar sus desventajas competitivas.

Estructura organizativa: Se refiera a la forma en la que una institución organiza en unidades

funcionales, relativamente independientes, sus recursos humanos para la realización de sus
funciones sustantivas o sus programas y servicios educativos.

Evaluación: Se refiere al proceso de determinar el mérito, valor, calidad o beneficio de un producto

o resultado de algo.

Meta: Expresión cuantitativa de un objetivo, enuncia la magnitud o grado de realización de un

objetivo en un tiempo determinado.

Misión: Es el propósito o la razón de la existencia de una organización o institución, describe lo que

en el presente hace esta.

Visión: Es un enunciado que describe lo que a una organización o institución le gustaría llegar a
ser en un horizonte futuro.

Políticas: Se entiende por políticas las orientaciones generales de carácter filosófico, doctrinal,
axiológico y práctico, que guían las acciones hacia el logro de los propósitos establecidos. En otras
palabras, las políticas suponen un modo de conducir las acciones para lograr las finalidades
propuestas. Son lineamientos y directrices que constituyen un marco dentro del cual deberán
desplegarse los esfuerzos y acciones para alcanzar los fines, objetivos y metas del proceso
planificador. Las políticas encauzan y delimitan las opciones deseables y, teniendo en cuenta el
orden de prioridades establecidas, pueden orientar la manera cómo se emplearán los recursos para
alcanzar dichas finalidades.

Objetivo: Enunciado intencional sobre los resultados que se pretende alcanzar con la realización de
determinadas acciones y que incluye: (a) los resultados esperados, (b) quién (es) hará posible su
realización, (c) bajo qué condiciones se verificarán dichos resultados, y (d) qué criterios se usarán
para verificar el logro de los resultados

Procesos: Son los métodos, actividades y programas; es decir los “cómo” se usarán los insumos
para producir los resultados.

Productos: Los resultados producidos por la organización en función de la utilización de los insumos
y los procesos para generarlos.
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Programa: Es un enunciado de las actividades o pasos necesarios para la realización de un(os)

objetivo(s) de un plan. Generalmente, los programas se orientan por un objetivo estratégico y
pueden implicar la reestructuración

Prospectiva: Enfoque de planeación en el que los objetivos que guían la acción planificadora se
sustentan en proyecciones de la demanda y oferta a largo plazo, a partir de los cuales se van
definiendo los fines de mediano y corto plazo.
3.3 ACTIVIDADES DE APROPIACIÓN DEL CONOCIMIENTO (CONCEPTUALIZACIÓN Y TEORIZACIÓN).

Aprendiz, vamos a conocer algunas metodologías aplicadas como estrategia para implementar un
sistema integrado de gestión siendo:

3.1. ESTRATEGIA O METODO 1. (CON SISTEMA ISO 9001 BASE)

En general, la metodología que se deber seguir para implementar Sistemas de Gestión

Integrados, está compuesta por las etapas que enunciamos a continuación, a partir de la premisa
de que la organización ya tiene un Sistema de Gestión de la Calidad, estructurado, certificado y
auditado.
 Declaración de la Alta Dirección de la organización, acerca del propósito de
implementar un Sistema de Gestión Integrado, en la cual se asignen responsabilidades, y
se cree un equipo de trabajo para la implementación del sistema.
 Análisis crítico inicial del desempeño del Sistema de Gestión de la Calidad, de la
Gestión Ambiental y de la Seguridad y Salud en el Trabajo, todo ello a la luz de las normas
ISO correspondientes.
 Elaborar un plan de implementación del SGI, a partir del análisis crítico inicial,
estableciendo un cronograma de actividades, de acuerdo con los siguientes ítems:
- Oficialización del plan de implementación del SGI.
- Formalización de la estructura de funcionamiento y divulgación del plan, para las
personas que estarán directamente involucradas en las diferentes actividades.
- Generación del material de divulgación del plan, para todos los empleados utilizando
medios, como medios de comunicación internos, circulares, memorandos y
advertencias, entre otros.

 Formación y capacitación de los encargados de implementar el sistema, así como de

los miembros de la Alta Dirección y de los empleados relevantes en el proceso:
- Conferencias sobre SGI, para los miembros de la Alta Dirección de la Organización (4
horas).
- Curso de 24 horas para el Comité Ejecutivo de Implementación del SGI,
discutiendo cada elemento de las normas ISO a integrar.
- Curso de formación para auditores internos del SGI, con 40 horas de duración.
- Reuniones de motivación y divulgación del SGI para todos los empleados de la
organización, que pueden ir desde 2 hasta 4 horas de duración.
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Que es

 Análisis de peligros, riesgos e impactos ambientales. Para ello es necesario tener en

cuenta los siguientes aspectos:
- Identificar y evaluar los aspectos e impactos ambientales significativos.
- Identificar y evaluar los riesgos y peligros para la seguridad y la salud de los
trabajadores.
- Analizar y comparar los requisitos de las normas, con la legislación local y con otros
requisitos formales de la organización.
- Adoptar medidas para la administración integrada del sistema

 Establecer la política y el manual del sistema integrado, así:

- Revisar y depurar la política unificada de Gestión de la Calidad, Ambiental y de la
Seguridad y Salud en el Trabajo.
- Adecuar la estructura organizacional y la matriz de responsabilidades a los
requerimientos del SGI.
- Definir los objetivos, metas e indicadores del SGI.
 Elaborar la documentación del SGI, teniendo en cuenta los siguientes tópicos:
- Definir el modelo del sistema, ¿cuáles son los documentos necesarios, exigidos por
cada uno de los sistemas integrados?
- Designar grupos de trabajo para la elaboración o adecuación de cada documento.
- Definir cronogramas para cada documento.
- Realizar análisis críticos para lograr la homologación de documentos que cumplan
funciones idénticas o similares.

 Aplicación de los documentos, estableciendo cronogramas de implementación para

cada área de la organización y por documento aplicable.

 Fijar las fechas para la realización de las auditorías internas del sistema. Es
necesario realizar como mínimo dos auditorías internas, antes de enfrentar una auditoría
de certificación.

 Ajustes del sistema, teniendo en cuenta los siguientes aspectos:

- El análisis crítico por parte de la Alta Dirección de la organización y los administradores

del sistema.
- Adoptar las acciones correctivas necesarias, para que el sistema opere de manera
integrada, de forma eficiente y eficaz.
- Definir la estructura necesaria para el mantenimiento del sistema.

 Solicitar a un organismo certificador independiente, la certificación conjunta del sistema,

conforme a las normas ISO que se hayan integrado en él.
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Que es

3.2 ESTRATEGIA O METODO POR FASES (SIN SISTEMA ISO 9001 BASE)

Fase I: Evaluación Preliminar

La Evaluación Preliminar permite realizar una identificación adecuada de cómo se encuentra la
organización en relación a los requisitos determinados por las normas ISO 900: 201, ISO14001
2015, e ISO 45001:2018; de tal manera de establecer en que nivel de implementación se encuentra
la organización y por ende determinar el nivel de esfuerzo que se necesita para cumplir con los
requerimientos de las normas y como consecuencia proceder a un proceso de certificación exitoso,
estableciendo un sistema de gestión eficiente y que se base principalmente en la prevención. Es de
aclarar que existen atividades que las empresas realizan sin estar bajo un sistema de gestión
determinado pero que hacen parte de algún requisito normativo.

Fase II: Planificación del Sistema Integrado de Gestión

La Fase de Planificación consiste en estructurar la base del sistema de gestión sobre la cual se
apoya el proceso de implementación y control del mismo. Ello involucra lo siguiente:
- Implementación estratégica corporativa, misión, visión, objetivos estrategios, etc.
- Criterios de elaboración de la Política Integrada y mecanismos de difusión a nivel del
personal que labora para la organización y en nombre de ella, considerando los criterios
de poner la política a disposición del público que lo requiera.
- Validación de los requisitos legales aplicables y otros requisitos que la organización
suscriba voluntariamente, determinando los criterios para la difusión de los mismos al
personal involucrado en el cumplimiento de la normativa definida.
- Desarrollo de la identificación de los riesgos corportivos (ver iso 31001)
- Desarrollo de la identificación y evaluación de aspectos ambientales significativos
- Desarrollo de la identificación de peligros sst, evaluación y control de riesgos
Determinación de los objetivos y metas de calidad, Seguridad, Salud Ocupacional y
Medio Ambiente.
- Determinación del manual de la calidad, de Gestión de Seguridad, Salud Ocupacional y
Medio Ambiente.
- Generación de los procedimientos de gestión solicitados por las normas ISO 9001,
ISO14001, y ISO 45001.
- Generación del Manual de Gestión Integrado.
- Generación de la estructura y responsabilidad de la organización en relación al sistema
integrado de gestión
- Determinación de la plataforma documentaria del sistema bajo la siguiente estructura:
Nivel I - Requerimientos Generales, Manual y Política Integrada
Nivel II - Procedimientos
Nivel III - Instrucciones de Trabajo
Nivel IV – Registros

- La Fase de Planificación permite que el sistema pueda ser capaz de:

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Que es

a. Incorporar la Mejora Continua y la auto-auditabilidad del Sistema de Gestión

en todas y cada una de sus etapas.
b. Incorporar el sistema de gestión, a la totalidad de actividades de la organización.
c. Sensibilizar al recurso humano de la organización en la gestión destacando los
lineamientos comunes, así como especificando los criterios independientes de acuerdo
a lo planificado.
d. Involucrar a la dirección de la organización para llevar adelante este esfuerzo.

Fase III: Implementación del Sistema de Gestión

La implantación del sistema de gestión, requiere lo siguiente:
 Desarrollar e implementar Planes de Sensibilización, Formación, Capacitación y
Entrenamiento al personal involucrado, relacionado a los aspectos y riesgos significativos
determinados por la organización, de tal manera de lograr la competencia especialmente
sobre el personal que esta asociado a tareas críticas.
 Generación de una plataforma de consultas y participación al personal, así como de
comunicaciones internas y externas para el alcance del sistema integrado.

 Implementar la gestión doumental, el Control de Documentos para el alcance del sistema.

 Desarrollar e implementar el control operacional sobre los procesos críticos tanto en lo
relacionado a la calidad del producto o servicio, omo también los aspectos ambientales y
riesgos significativos en seguridad y salud identificados en el alcance del sistema
integrado de gestión.
 Verificar la efectividad de los Planes de Contingencias, a través de simulacros sobre los
tipos posibles de emergencias que se pueden presentar en el alcance del sistema.
 Entre o otros.

La correcta implantación del control operacional permite evidenciar en los registros la gestión
efectiva en función a la calidad, Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente, ello
requiere de la participación directa del personal involucrado en los procesos y las áreas de
trabajo, tratando de incorporar los procesos actuales de operación bajo los criterios y formatos
que exige la implantación del Sistema Integrado de Gestión con la flexibilidad adecuada para
integrar las operaciones desarrolladas en la organización.
Es importante destacar la necesidad de verificar el avance de la implantación y la facilidad que
el sistema pueda proveer para generar cambios y tomar medidas correctivas. La
documentación de cada uno de estos cambios permitirá lograr evidencias de singular
importancia con lo cual se promueve la consistencia de la mejora continua que es el elemento
dinamizador en los sistemas de gestión.
Es necesario precisar que el éxito de la fase de implantación tiene un pilar fundamental en los
programas de sensibilización, formación, capacitación y entrenamiento los cuales deben ser
implementados en programas de cadena que permitan la auto-capacitación continúa guiada
por el asesor estratégico al interior de la organización. Ello permitirá una retroalimentación
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Que es

constante del nivel de comprensión de los criterios operacionales, así como el uso mismo del
sistema en todas las etapas dentro de la organización.

Fase IV: Evaluación SIG

La Evaluación del Sistema Integrado de Gestión involucra los siguientes procesos:
- Seguimiento, Monitoreo y Medición del Sistema Integrado
- Evaluación de cumplimiento legal
- Investigación de Incidentes
- Determinación de No Conformidades
- Creación de Acciones Correctivas / Preventivas
- Control de Registros
- Preparación de auditores internos y desarrollo de la Auditoria Interna
- Revisión por la Dirección

Los requisitos especificados para el Seguimiento, Monitoreo y Medición están basados en un

sistema de inspecciones de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente, los cuales estarán
planteados de acuerdo a los formatos y check list que se desarrollen de acuerdo a las
necesidades de la organización.

La investigación de incidentes permite a la organización prevenir los accidentes o al menos que no

se vuelvan a presentar bajo las mismas circunstancias, en tal sentido se propone verificar el nivel
de eficiencia sobre este tema en relación a la gestión que actualmente realiza la organización.

La preparación de auditores internos y la del personal involucrado permite que en forma constante
y planeada identifiquen sus peligros y puedan evaluar los riesgos inherentes a las actividades
evaluadas, con lo cual el sistema de gestión involucrará las nuevas necesidades dentro de la
mejora continua.

La herramienta de acciones correctivas y/o preventivas permite a la organización analizar la raíz

de la causa de las no conformidades presentadas estableciendo las correspondientes acciones
correctivas o preventivas según el caso y verificar la eficacia de las acciones tomadas.

El proceso de Auditoria Interna requiere la formación de un equipo de auditores al interior de la

organización para lo cual se efectuará el curso Formación de Auditores Internos, en donde se
calificará aquellos que cuenten con los requisitos requeridos para el sistema de gestión.

De igual forma la fase de evaluación del sistema de gestión requiere la Revisión por la Dirección
que involucra procesos de revisión de la política, objetivos y metas, evaluación del desempeño,
revisión de las auditorias internas y revisión de las respuestas a partes interesadas, siendo una
revisión planeada, sistemática y documentada. Para ello se procederá a capacitar a la dirección
para el cumplimiento exitoso de este requisito del sistema integrado.
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NOTA: Cabe anotar que lo relacionado a la MEJORA, se debe establecer el procedimiento

integral para tal fín, ya que hasta ahora el sistema va a ser implementado y luego este punto vital
debe ser ejecutado, posterior al proceso de EVALUACIÓN , para asi garantizar el mejoramiento
continuo o en el ACTUAR según el ciclo PHVA.

Fin.

3.4 ACTIVIDADES DE TRANSFERENCIA DEL CONOCIMIENTO.

Agende la información dada que considere más importante, la cual le servirá omo fuente de estudio al
igual que las demás guias para la evaluación final según fecha y ,método acordado con el instrutor

 Ambiente Requerido
Virtual
 Materiales
Virtuales; guías, videos, TIC,otros.
4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN

Finalmente, le invitamos a desarrollar las actividades propuestas y presentar las evidencias, de manera
personal.

Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e

Instrumentos de
Evaluación

El aprendiz debe realizar: selecciona los factores y componentes

del marco estratégico de acuerdo con el
propósito y objetivo de la organización.
Evaluación final de conocimientos construye propuestas del marco cuestionario
estratégico con base en la información
del contexto de la organización,
necesidades y expectativas de las partes
interesadas. GFPI-F-019 V03
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5. GLOSARIO DE TÉRMINOS

Ver definiciones de cada norma material de apoyo

6. REFERENTES BILBIOGRÁFICOS

NORMA ISO 9001, NORMA ISO 45001, NORMA ISO 14001

7. CONTROL DEL DOCUMENTO

Nombre Cargo Dependencia Fecha

Autor (es) 19 de Septiembre de

Jorge Zambrano Instructor CAFEC
2020

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Que es

ANEXO 1. TALLER GUIA

Agende la información dada que considere más importante, la cual le servirá omo fuente de estudio al
igual que las demás guias para la evaluación final según fecha y ,método acordado con el instrutor

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