PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DEL CAMBIO Pág.

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PROCESO CODIGO FECHA VERSION

SG SST PC-SG-01 Mayo de 2017 0

HISTORIAL DE MODIFICACIONES

Fecha Descripción Elaboró Revisó Aprobó Versión No.

Coordinador Director de
Realización del
01/05/2017 Sistema de Gestión Gerencia 0
documento
Gestión Humana

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1. OBJETIVO

Establecer directrices para el manejo de cambios temporales o permanentes que puedan

generar riesgos en el medio ambiente, de seguridad y salud en el trabajo y/o la comunidad,
para garantizar la oportuna intervención de controles que los reduzca a niveles
tolerables/aceptables.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica a los cambios propuestos en las actividades ejecutadas en la

compañía, que tengan potenciales significativos de generación riesgos o impactos en el medio
ambiente, de seguridad y salud en el trabajo, la comunidad y en cumplimiento a los
requerimientos de las normas RAS y Globalgap.

3. RESPONSABLES

Es responsabilidad de la Gerencia:
 Proporcionar los recursos necesarios para efectuar las actividades y los controles descritos
en el presente procedimiento
 Participar activamente en el proceso de manejo de cambio del presente procedimiento

Es responsabilidad del Coordinador de SG - SST y Bienestar:

 Mantener actualizado este documento, siguiendo los parámetros estipulados en el
procedimiento de elaboración y control de los documentos
 Dar tratamiento a los diferentes cambios de la organización de acuerdo a los parámetros
establecidos en este procedimiento

Es responsabilidad de los Jefes de las áreas:

 Iidentificar los cambios y notificarlos a Salud Ocupacional y luego de ser realizados informar
a los trabajadores a su cargo

Es responsabilidad de todos los trabajadores de la compañía:

 Conocer, cumplir y participar en el proceso de manejo de cambio del presente
procedimiento

4. DEFINICIONES

 GESTIÓN DEL CAMBIO: Proceso sistemático y estructurado que permite que las
empresas analicen los efectos que la implementación de nuevos proyectos puedan
generar en la organización, determinar su aceptabilidad, anulación o modificación.
Posteriormente las personas acepten los cambios que resulten de su implementación y
reducir los factores de rechazo.
 CAMBIO: Referente a cualquier adición, eliminación, modificación temporal o
permanente realizada a un sistema existente.
 CAMBIO PERMANENTE: Aquel que implica variaciones en un proceso y que
se considera permanecerá indefinidamente.
 CAMBIO TEMPORAL: Una modificación que es planeada y efectuada con la intención
de retornar a las condiciones de diseño originales después de un tiempo específico.
 CAMBIO DE EMERGENCIA: Transformación que sigue un camino cortó a través
del procedimiento normal de manera que se pueda ejecutar rápidamente. La
documentación detallada requerida se completará
posteriormente y solo entonces el cambio se clasificará como temporal o permanente.

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 RIESGO: Es un efecto, una desviación de lo esperado, positivo o negativo, es

expresado en términos de combinación de las consecuencias de un evento y la
probabilidad de la ocurrencia.
 CAMBIO MAYOR: Este tipo de cambio genera un impacto significativo en alguna de
las áreas o en toda la organización, bien sea de tipo administrativo, productivo o de
infraestructura.
 CAMBIO MENOR. Cambio que cumple con alguno de los siguientes criterios.
o Cambio de condiciones de diseño de equipos que no impactan la operación
o No le aplica ninguno de los criterios para ser cambio mayor.

5. DESCRIPCION

Para realizar cambios en la organización se debe efectuar las siguientes actividades:

5.1. IDENTIFICACIÓN, CLASIFICACIÓN Y ANÁLISIS DE UN CAMBIO PROPUESTO

Basados en las acciones que se mencionan a continuación, se identifica y analizan las

características del cambio que se va a realizar y los impactos que pueden generarse como
consecuencia de este, finalmente se clasificará dependiendo si el cambio es temporal,
permanente ó de emergencia, si es un cambio mayor o menor.

 Nueva estructura organizacional

 Nuevos cargos o Personal con nuevas asignaciones en la compañía
 Cambio de roles y responsabilidades de posiciones que estén relacionadas con operación,
mantenimiento de los procesos de la organización.
 Nueva legislación aplicable, normas internas o de clientes
 Nuevas líneas de negocios
 Nuevas políticas corporativas
 Modificaciones a los procesos
 Cambios en el sistema de gestión.
 Cambios en contratistas, proveedores, insumos.
 Introducción de tecnologías nuevas, no utilizadas en la operación o requeridas.
 Cambio de condiciones de diseño de equipos que no impactan en la operación.
 Cambios en TIC´s, instalaciones, entorno de trabajo.
 Cambio en procedimientos de actividades laborales
 Cambios de materias primas.
 Modificaciones en los dispositivos y equipos o controles de seguridad y salud.
 Cambios en horarios, turnos de trabajo.
 Contratación con terceros.
 Cambios en el paisaje.

5.2. DOCUMENTAR EL CAMBIO, EVALUAR SUS RIESGOS Y DETERMINAR LA

FACTIBILIDAD DEL CAMBIO

Se conformará el equipo evaluador que deberá estar integrado por el proponente del cambio,
el líder del proceso a quien este impacte junto con el gerente general y de ser necesario se
convocará según criterio de los anteriores a otros líderes de proceso o jefes de área para
evaluar los peligros y riesgos presentes en la actividad considerando los impactos y las
consecuencias o repercusiones que el cambio a implementar pueda ocasionar en el aspecto
social, ambiental y de la comunidad; de ese modo determinar la factibilidad técnica y operativa
de su realización.

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Para este análisis se aplicará una metodología FODA o una lluvia de ideas y para la evaluación
se utilizará la MATRIZ DE EVALUACIÓN CUANTITATIVA (IMPACTO Y PROBABILIDAD) DE
RIESGOS PC-SG-01-FO-01 en donde se elaborará un plan de acción.

Después de analizar los impactos se determinan las implicaciones del cambio y se elabora un
plan de acción, para garantizar que los riesgos identificados sean minimizados a niveles
aceptables. Este plan incluye responsables, recursos y plazos de ejecución y debe tener en
cuenta lo siguiente:

- Desarrollo de nuevas competencias: Por medio de capacitaciones y

entrenamiento en el trabajo
- Adopción de nuevas tecnologías
- Cambio en la cultura empresarial
- Nuevas relaciones interpersonales
- Desarrollo de nuevos procedimientos: Los documentos que se vean afectados
por el cambio, serán actualizados por los responsables correspondientes.
Estos documentos pueden ser entre otros: identificación de riesgos del
proyecto, Procedimientos, Planes de emergencia o de contingencia

 Se debe establecer las personas a las que se dirigirá la información, cuáles serán los
medios de comunicación y los temas del cambio a comunicar

 Se efectuará la divulgación de los cambios a las partes interesadas, así como el reemplazo
de los documentos obsoletos y su retiro de los sitios de trabajo.

 Se debe realizar el seguimiento y la evaluación del impacto de los cambios generados para
determinar si las estrategias que se definieron fueron eficientes.

De acuerdo a las estrategias planteadas anteriormente, se espera manejar las resistencias que
pudieran generarse con motivo del cambio y lo más importante lograr que el conocimiento
transferido se consolide y de esta manera se permita una retroalimentación permanente que
asegure el mantenimiento y la evaluación de la gestión de los cambios, logrando así manejar
las dificultades, dar fluidez al desarrollo del cambio y de esta manera apalancar su éxito.

Se llevará el análisis a revisión gerencial en donde se obtendrá la aprobación final.

5.3. IMPLEMENTAR EL CAMBIO

El líder del proceso a quien el cambio le impacta, desarrolla y ejecuta el cambio propuesto para
lo cual debe de ser necesario actualizar procedimientos y capacitar personal en lo referente al
impacto que este generará en sus actividades, explicando los beneficios y la razón por la cual
la empresa decidió adoptarlo.

Una vez el cambio ya ha sido implementado se deben revisar e inspeccionar el arranque de las
actividades a las cuales se les realizó el cambio con el fin de verificar si fue eficaz y poder darle
cierre al mismo.

6. DOCUMENTOS SOPORTE Y/O REGISTROS

 PC-SG-01-FO-01 Matriz de evaluación cuantitativa (impacto y probabilidad) de riesgos.

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