Análisis y Diseño de

Sistemas de Información I
Bloque A

EL USO DEL ANALISIS EN UN SISTEMA DE

INFORMACION Y LA RECOLECCION DE INFORMACION
USO DEL DICCIONARIO DE DATOS
 • EL USO DEL ANALISIS EN UN SISTEMA
DE INFORMACION Y LA RECOLECCION
DE INFORMACION
• USO DEL DICCIONARIO DE DATOS

Definición e Historia de los

Diagramas de Flujo
Conceptos Diagramas de Flujo.
Uso de Diagramas de Flujo.
Diccionario de datos.
Ejemplos Diccionarios de datos.

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Uso del Diccionario de Datos 2
 EL USO DEL ANALISIS EN UN SISTEMA
DE INFORMACION Y LA RECOLECCION
DE INFORMACION
USO DEL DICCIONARIO DE DATOS

USO DE DIAGRAMAS DE FLUJO DE DATOS

Para comprender mejor el movimiento lógico de los datos en un negocio, el analista
de sistemas traza diagramas de flujo de datos (DFD). Los diagramas de flujo de datos
son análisis estructurados y herramientas de diseño que permiten que el analista
comprenda visualmente el sistema y subsistemas como un juego de flujos de datos
interrelacionados.

Los cuatro símbolos básicos usados en los diagramas de flujo de datos, su significado y
ejemplos.

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 La representación gráfica del movimiento, almacenamiento y transformación de datos
es trazada con el uso de cuatro símbolos: un rectángulo redondeado para indicar
procesamiento o transformaciones de datos, un cuadrado doble para mostrar una entidad de
datos externa (origen o receptor de datos), una flecha para mostrar el flujo de datos y un
rectángulo de extremo abierto para mostrar un almacén de datos.

Pasos en el desarrollo de Diagramas de flujo de datos.

El analista de sistemas extrae procesos, fuentes, almacenes y flujos de datos desde las
primeras narraciones organizacionales, y usa un enfoque de
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arriba hacia abajo para trazar primero un diagrama de contexto del sistema, dentro de la
imagen más grande. Luego es trazado un diagrama de flujo de datos lógico a nivel 0. Se
muestran los procesos y se añaden los almacenes de datos. Luego el analista crea un
diagrama hijo para cada uno de los procesos del Diagrama 0. Las entradas y salidas
permanecen constantes, pero cambian los almacenes de datos y las fuentes. La explosión
del diagrama de flujo original permite que el analista de sistemas se enfoque en
representaciones cada vez más detalladas de los movimientos de datos dentro del sistema.
Luego, el analista desarrolla un diagrama de flujo de datos físico a partir del diagrama de
flujo de datos lógico, particionándolo para facilitar la programación. Cada proceso es
analizado para determinar si debe ser un procedimiento manual o automatizado.

Los procesos automatizados son agrupados subsecuentemente en una serie de

programas de computadora diseñados para ser por lotes o en línea.

Seis consideraciones para partición de diagramas de flujo incluyen si: hay procesos
ejecutados por diferentes grupos de usuarios, hay procesos que se ejecuten al mismo
tiempo, hay procesos que ejecuten tareas similares, los procesos por lotes pueden ser
combinados para un procesamiento eficiente, los procesos pueden ser combinados en un
programa para tener consistencia de datos, o si los procesos pueden ser partidos en
diferente programas por razones de seguridad.

DFD - Diagrama de Flujo de Datos

Los diagramas de flujo de datos son un tipo de herramienta de modelado, permiten
modelar todo tipo de sistemas, concentrándose en las funciones que realiza, y los datos
de entrada y salida de esas funciones.

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 Componentes de los DFD
• Procesos: (Burbujas): Representan la parte del sistema que transforma
ciertas entradas en ciertas salidas.

• Flujos: representan los datos en movimiento. Pueden ser flujos de entrada o

flujos de salida. Los flujos conectan procesos entre sí y también almacenes con
procesos.
•
Almacenes: representan datos almacenados. Pueden ser una base de datos, un
archivo físico, etc.
• Terminadores: representan entidades externas que se comunican con el
sistema. Esas entidades pueden ser personas, organizaciones u otros sistemas,
pero no pertenecen al sistema que se está modelando.

Existen procesos y flujos especiales llamados procesos de control y flujos de control.

Se emplean para modelar sistemas en tiempo real. Los flujos de control son señales o
interrupciones, en tanto los procesos de control son burbujas que coordinan y sincronizan
otros procesos. Los procesos de control sólo se conectan con flujos de control. Los flujos de
control de salida "despiertan" otras burbujas, en tanto los flujos de control de entrada,
especifican que una tarea terminó o se presentó un evento extraordinario.

Representación de un sistema en DFD

Un sistema puede representarse empleando varios diagramas de flujos de datos, cada

flujo de datos puede representar una parte "más pequeña" del sistema. Los DFD permiten
una partición por niveles del sistema. El nivel más general se representa con un DFD
global llamado diagrama de contexto. El diagrama de contexto DFD representa a todo el
sistema con una simple burbuja o proceso, las entradas y salidas de todo el sistema, y las
interacciones con los terminadores.

Complementos del DFD

Los DFD suelen servir para comprender fácilmente el funcionamiento de un sistema.

De todas maneras, no es la única herramienta para diagramar sistemas, es más, se debe
complementar con otras herramientas para agregar comprensión y exactitud al DFD.

Otras herramientas que se complementan con los DFD son los diccionarios de datos,
las especificaciones de procesos, los diagramas de entidad relación, los diagramas de
transición de estados, etc.

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Utilidades del Diagrama de Flujo

• Lugar de origen.
• Las transformaciones las cuales son sometidas los datos.
• Los lugares en que se almacenan los datos dentro del sistema.
•
Canales por los que circulan los datos.

Método para poder construir un Diagrama de Flujo de Datos

1. Encontrar todas las entidades externas, para poder encontrar los límites del Sistema.
2. Elegir nombres con significado, tanto para proceso como también para flujos de datos,
almacenes y entidades externas (Sin ocupar terminologías técnicas).
3. Identificar el papel del proceso (No quien lo realiza). Por ejemplo, solicita entrega
información al proceso de Solicitud de Empleo para poder ser procesada y enviada a
Recursos Rumanos.
4. Numerar los procesos en una cierta secuencia lógica de ejecución. 0 Solicitud de
Empleo.
5. Unir los elementos relacionados entre sí.
6. Los almacenes de datos, entidades externas y otros procesos deben quedar todos
relacionados, es decir, poseer una entrada y una salida para no ser datos sueltos.
7. Almacenes y las Entidades Externas solamente se relacionan con procesos por
separado.
8. Cada proceso puede ser explotado para convertirse en un DFD por sí mismo.

Niveles en un Diagrama de Flujo de Datos

Todo diagrama se puede clasificar en niveles los cuales son:

• Nivel 0: Diagrama de Contexto.

• Nivel 1: Diagrama de nivel superior.
• Nivel 2: Diagrama de detalle o expansión.

• Nivel 0: El diagrama solo modela el proceso principal del problema en cuestión con
sus respectivas entidades. Cada proceso debe tener al menos una entrada y una
salida de datos.
• Nivel 1: En este diagrama de nivel superior se plasman todos los procesos que
describen al proceso principal. En este nivel aparecen los almacenes, los cuales
tienen la capacidad de almacenar o enviar datos para ser usados en distintos
procesos.

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 • Nivel 2: En este diagrama generan procesos provenientes de niveles anteriores.
Un punto muy importante es que en el nivel 1 y 2 los procesos deben tener las
entradas y salidas dadas en el diagrama de contexto.

Simbología

• Entidad externa: Clases lógicas que pertenecen a personas las cuales pueden ser
una fuente de origen o de destino de alguna transacción. Por ejemplo: Clientes,
empleados, proveedores, despachos, etc.
• Proceso: Indica aquellos transformada, es decir, en donde se reciben datos para
ser trabajados y poder así entregarse como salida.
• Flujo de datos: Es el camino por el cual pasan los datos desde un origen a un
destino.
• Almacén o Archivo: Representa un archivo lógico donde se agregan o se extraen
los datos.

Características comunes de los diagramas de flujo de datos lógicos y físicos.

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El diagrama de flujo de datos físico (abajo) muestra determinados detalles que no se
encuentran en el diagrama de flujo de datos lógico (arriba).

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 EJEMPLO

Diseñar un Diagrama de Flujo de Datos para una empresa que posee un

posee un sistema de solicitud de empleo, el cual puede llenar una solicitud, comparar los
requisitos entre los postulantes, calcular un valor (nota por postulante), crear una lista en
orden, para poder ser enviado a Recursos Humanos. Todos estos datos pueden ser
guardados dentro de una base de datos de solicitud de empleo.

USO DEL DICCIONARIO DE DATOS

El diccionario de datos es una aplicación especializada de los tipos de diccionarios

usados como referencia en la vida cotidiana. El diccionario de datos es una obra de
consulta con información acerca de los datos (es decir, metadatos), compilada por los
analistas de sistemas para guiarse en el análisis y diseño. Como un documento, el
diccionario de datos recopila y coordina términos de datos específicos, y confirma lo que
cada término significa para las diferentes personas en la organización.

Es un catálogo, un dispositivo de los elementos de un sistema. Se desarrolla durante el

análisis del flujo de datos y auxilia a los analistas que participan en la determinación de los
requerimientos del sistema.

Sus elementos se centran alrededor de los datos y en la forma en que están

estructurados para satisfacer los requerimientos de los usuarios y las necesidades de la
organización.

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 Para comprender mejor el significado de un diccionario de datos, puede considerarse su
contenido como "datos acerca de los datos"; es decir, descripciones de todos los demás
objetos (archivos, programas, informes, sinónimos...) existentes en el sistema. Un
diccionario de datos almacena la totalidad de los diversos esquemas y especificaciones de
archivos, así como sus ubicaciones. Si es completo incluye también información acerca de
qué programas utilizan qué datos, y qué usuarios están interesados en unos u otros
informes. Por lo general, el diccionario de datos está integrado en el sistema de información
que describe.

ANÁLISIS DE SISTEMAS USANDO DICCIONARIOS DE DATOS.

Usando un enfoque de arriba hacia abajo, el analista de sistemas usa los diagramas
de flujo de datos para comenzar la compilación de un diccionario de datos, que es una
referencia que contiene datos acerca de datos, o “metadatos” sobre todos los datos de
procesos, almacenes, flujos, estructuras y los elementos lógicos y físicos dentro del
sistema que está siendo estudiado.

Una manera para comenzar es incluyendo todos los conceptos de datos de los diagramas
de flujo de datos.

La forma en que el diccionario de datos se relaciona con el diagrama de flujo de datos.

Una colección grande de la información de proyecto es llamada un depósito.

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Las herramientas CASE permiten que el analista cree un depósito, que puede incluir
información acerca de los flujos, almacenes, estructuras de registro y elementos de datos,
la lógica de procedimiento de diseños de pantalla y reporte, relaciones de datos,
requerimientos del proyecto y lo que produce el sistema final e información sobre la
administración de proyecto.

Cada entrada del diccionario de datos contiene: el nombre del concepto, una descripción
verbal, alias, elementos de datos relacionados, rango, longitud, codificación y la información
de edición necesaria. El diccionario de datos es útil en todas las fases del análisis, diseño y
documentación última, debido a que es la fuente autorizada sobre la manera en que es
usado y definido un elemento de datos en el sistema. Muchos sistemas grandes tienen
diccionarios de datos computarizados que tienen referencias cruzadas con todos los
programas de la base de datos que usan un elemento de datos particular.

LA RECOLECCIÓN DE DATOS

La Recolección de Datos, consiste en la

recopilación de información; se lleva a cabo
por medio de entrevistas, cuestionarios y
observación; donde el analista obtiene y
desarrolla los sistemas de información
logrando sus metas y objetivos.

El analista debe de demostrar y desarrollar las

destrezas de sus conocimientos manifestando su
honestidad, imparcialidad, habilidad,
objetividad, control, comunicación,
comprensión y cortesía para lograr la búsqueda de información a través de las
herramientas antes mencionada.

La entrevista, se lleva a cabo en todos los niveles de operación desde el presidente o el

Jefe de Operaciones.

Utilizando procedimientos que pueden varar desde muy formales hasta los casuales.

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 El cuestionario, es otra de las utensilios que usa el analista con el fin de lograr un
consenso, siendo un canal de comunicación poco limitado, el analista debe determinar lo
que desea saber, estructurar preguntas que pueden dar las respuestas y formular el
cuestionario.

La observación, se emplea para verificar los resultados de una entrevista y tiene una
aceptación científica.

El diagrama de flujo, es el proceso para plantear un problema y determinar un resultado

en una empresa.

El diccionario de datos, se aplica para la exanimación de los diagramas de flujos de

datos y a su vez registra detalles adicionales dentro del flujo de un sistema.

La recolección de datos se refiere al uso de una gran diversidad de técnicas y

herramientas que pueden ser utilizadas por el analista para desarrollar los sistemas de
información , los cuales pueden ser la entrevistas , la encuesta, el cuestionario , la
observación , el diagrama de flujo y el diccionario de datos.

Todos estos instrumentos se aplicarán en un momento en particular, con la finalidad de

buscar información que será útil a una investigación en común. En la presente
investigación trata con detalle los pasos que se debe seguir en el proceso de recolección
de datos, con las técnicas ya antes nombradas.

TÉCNICAS PARA HALLAR DATOS

Los analistas utilizan una variedad de métodos a fin de

recopilar los datos sobre una situación existente, como
entrevistas, cuestionarios, inspección de registros (revisión en el
sitio) y observación. Cada uno tiene ventajas y desventajas.
Generalmente, se utilizan dos o tres para complementar el
trabajo de cada una y ayudar a asegurar una investigación completa.

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 EJEMPLOS DE DIAGRAMAS DE FLUJO

Ejemplo 1.

Se desea encontrar la longitud y el área de un círculo de radio 5.

Solución.

El objetivo del ejercicio es encontrar la longitud y el área de un círculo con un radio

conocido y de valor 5. Las salidas serán entonces la longitud y el área. (Fase 5 del
algoritmo).
Sabemos que la longitud de un círculo viene dada por la fórmula 2 * pi * radio y que el área
viene dada por pi * radio al cuadrado. (Fase 4 del algoritmo)

Si definimos las variables como: (fase 1 del algoritmo)

L = Longitud A = área R = radio pi = 3.1416 hagamos el algoritmo:
Inicio
Pi <- 3.1416 (definición de un valor constante)
R <- 5 (radio constante ya que es conocido su valor)
A <- pi * R ^ ² (asignación del valor del área)
L <- 2 * pi * R (asignación del valor de la longitud)
Escribir (A, L) (salida del algoritmo)
Fin

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Ejemplo 2.

Dos diagramas de flujo de datos y sus entradas del diccionario de datos

correspondientes para la producción de un cheque de pago a un empleado.

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Ejemplo 3.

El diagrama de flujo de datos correcto para el ejemplo de la nómina.

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Ejemplo 4.

Diseñar un Diagrama de Flujo de Datos para una empresa que

posee un sistema de solicitud de empleo, el cual puede llenar una solicitud,
comparar los requisitos entre los postulantes, calcular un valor (nota por
postulante), crear una lista en orden, para poder ser enviado a Recursos
Humanos. Todos estos datos pueden ser guardados dentro de una base de
datos de solicitud de empleo.

Las ventajas de los diagramas de flujo de datos incluyen la simplicidad de la notación,

usándola para obtener información más clara de los usuarios, permitiendo que el
analista de sistemas conceptualice los flujos de datos necesarios sin estar atado a una
implementación física particular, permitir que los analistas conceptualicen mejor las
interrelaciones del sistema y sus subsistemas y analicen un sistema propuesto para
determinar si han sido definidos los datos y procesos necesarios.

FIN.

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