TALLER 2

CONTROL 1

Presentado por:

Daniela Roldan Calderón

Jazmín Sarrias

Laura Johanna Mayo Aristizábal

Docente: Luis Gonzalo Milán

POLITECNICO JAIME ISAZA CADAVID

FACULTAD DE ADMINISTRACIÓN

2020
 INTRODUCCION

La base de todo negocio son las finanzas Seguramente un buen producto, una red de ventas y
distribución efectiva, o personal perfectamente cualificado y con la motivación adecuada, tal vez
sean elementos más relevantes para que un negocio sea exitoso.

Por este motivo no todos(as) los/las empresarias(as) reconocen la importancia del área financiera
en la empresa. De hecho, quienes la dirigen pudieran asumir que finanzas son sólo los registros
contables.

Por tal razón en este trabajo encontraremos procesos de cómo debe estar organizada tal área para
obtener resultados óptimos en las funciones de cada integrante de esta y así poder emitir juicios de
valor con el fin de incrementar el orden , la veracidad de las cuentas de la empresa ,confianza ante
terceros empleados , dueños y su control interno identificando los principales riesgos alrededor de
los mismos y así poder estructurar un plan para mitigar los riesgos que se ejecute transversalmente
al interior de la empresa llevando con esto a la empresa al logro de sus metas y propósitos en
determinados tiempos con determinados presupuestos

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 OBJETIVO GENERAL

Desarrollar políticas, procedimientos y estándares de cumplimiento y mejora de funciones

establecidas en la empresa, con el fin de implantar el desarrollo adecuado de las tareas o
actividades en cada uno de los procesos, permitiendo el cumplimiento del objetivo de la
organización y garantizando la transparencia y equidad ante todos los funcionarios.

Se pretende, estudiar correctamente toda la información recopilada que se tiene de la organización

y obtener una buena auditoria en el control de funciones, implementando mejoras tecnológicas y
así contribuyendo al crecimiento y competitividad de la organización.

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 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

 Desarrollar un plan de acción basado en información recolectada que permita el

cumplimiento de la función administrativa de la compañía, bajo las reglas y mandatos que
requiere la gerencia.

 Establecer normas administrativas que permitan el cumplimiento y el desarrollo de las

funciones establecidas por cada área incrementado su eficiencia y efectividad.

 Identificar la desagregación de funciones dentro los diferentes procesos para evitar que la
revisión y aprobación, este en un mismo cargo dentro de la compañía.

 Diseñar estrategias de verificación de información que garantice el cumplimiento del

reglamento determinado por la organización para su buen desarrollo.

 Analizar e interpretar la información recopilada en las funciones, para la Comprobación,

inspección de la organización y posteriormente darle el rumbo necesario a la auditoria.

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 FUNCIONES ENCONTRADAS X-1

CIA GIRA SAS

JUNIO 30/2018

Gerente Revisor Fiscal Contador Asistente Tesorero Auxiliar Cuentas por Secretaria
Financiero Contador Tesorero cobrar Financiera
1.2. Firma de 1.3. Firma de 1. Supervisión 6. Aprueba 1.5. Firma de 3. Autoriza los 4. Emite y 1.4. Firma de
cheques con cheques con una General del área créditos a los cheques con una pagos a aprueba las cheques con una
una sola firma sola firma (1) clientes hasta sola firma (1) proveedores notas débito y sola firma (1)
(1) $19.000.000 hasta crédito (4)
$30.000.000

1.1. Firma de 6.2. Envía a los 2. Recibe y 3.1. Paga con 4.1. Envía,
cheques con una beneficiarios por deposita cada copia factura de recibe e
sola firma (1) correo los semana los proveedores investiga las
cheques cobros (2) circulares
firmados enviadas a
clientes para
verificar saldos

1.6. Compras sin 2.1. Manejo 3.2. Autoriza 4.2. Colocar el

límite de cuantía fondo fijo (3) bajas de sello restrictivo
cuentas "Consígnese en
incobrables la cuenta del
primer
beneficiario" a
los cheques
recibidos

6.1. Aprueba 2.3. Decide las 5. Emite

créditos a los bajas de los cheques para
clientes mayores a deudores pagos. (5)
$19.000.000 incobrables

5.4. Recibe 5.1. Deposita

chequeras del las cobranzas
banco y las día por medio
entrega a la
secretaria (5)

5
5.2. Cambia
cheques

5.3. Aprueba
prestamos por
calamidad
domestica que
se hace de caja
menor.

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 FUNCIONES ENCONTRADAS X-2

CIA GIRA SAS

JUNIO 30/2018

FUNCIONES REFERENCIA DE LA FUNCIÓN EN PAPELES DE REFERNCIA DE LA RECOMENDACIÓN EN

TRABAJO PAPELES DE TRABAJO

1. El tesorero y otros funcionarios con

Véase detalles de la función (1) en X-1 Véase Recomendación de la función (1) en (X-5)
funciones que no son propias del cargo
2. Recibe y deposita cada semana los Véase Recomendación de la función (2) en (X-6)
Véase detalles de la función (2) en X-1
cobros, no es función directa del tesorero
3. Manejo fondo fijo, no es una función del
Véase detalles de la función (3) en X-1 Véase Recomendación de la función (3) en (X-7)
área de tesorería
4. Funciones contables realizadas por áreas
Véase detalles de la función (4) en X-1 Véase Recomendación de la función (4) en (X-8)
inadecuadas
5. 9Recibe chequeras del banco y las entrega
a la secretaria, cuando es el mismo Véase detalles de la función (5) en X-1 Véase Recomendación de la función (5) en (X-9)
tesorero quien debe manejarlas

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 FUNCIONES PROPUESTAS X-3

CIA GIRA SAS

JUNIO 30/2018

Gerente Gerente Auditor Contador Asistente Tesorero Auxiliar Cuentas Crédito y Secretari Mensajero
General Financiero Externo Contador Tesorero por cobranza a
cobrar Financier
a
1.1 Firma 1.2 Firma 4.1 Envía, 1. 2.1 Realiza 3.5 2.2 Recibe 3.7 6.2 1.3 Encar 2.4 Se
Cheques Cheques recibe e Supervisión el registro Realiza y deposita Registra Autoriza gada encarga de
con 2 firmas con 2 firmas investiga las en su área. auxiliar en pago a semanalm los pagos cupos a de consignar
tipo A. tipo A. circulares deudores y proveedor ente las de sus clientes manejar la diariamente
enviadas a acreedores es con cobranzas. clientes. hasta caja las
clientes para . copia de $30.000.00 menor. cobranzas.
verificación de factura. 0
saldos.
3. Autoriza 2. Autoriza 3.3 Revisa 3.4. 3.6 4.3 Se 3.8 6.3 Realiza 5.1 4.4 Se
pagos a las bajas de y aprueba Realiza Realiza encarga de Registra análisis de Entrega encarga de
proveedores deudores y con su conciliacio Pagos a colocar el los pagos capacidad prestamos colocar el
mayores a cuentas firma las nes proveedor sello que se de pago de por sello
$30.000.000 incobrables. conciliacion bancarias. es de restrictivo realizan cada uno calamidad restrictivo
y hasta es forma “Consígne de forma de los domestica “Consígnese
$60.000.000 bancarias. electrónica se en la electrónic clientes. de caja en la cuenta
. . cuenta del a. menor con del primer
primer previa beneficiario”
beneficiari autorizaci .
o”. ón del
Gerente
Financiero
.
3.1 Autoriza 4.2 Emite 5.2 5.5 6.4 Realiza 5.8 Se
pagos a notas Aprueba Verificar Gestión de encarga de
proveedores débito y cheques que los cobro. recibir
hasta crédito. para cheques cheques y
$30.000.000 pagos a de la consignarlos
proveedor empresa .
es hasta se
$10.000.0 encuentren
00. a nombre
de Giga
S.A.
8
3.2 Autoriza 5.3 5.6 Recibe 6.5 Entrega 5.9 Cambia
pagos a Autoriza el cheques papelería a cheques
proveedores cambio de para ser Jurídicos previa
que se cheques. entregados de los autorización.
realizan de al clientes de
forma mensajero difícil
electrónica. y cobro.
depositarlo
s.

4. Aprueba 5.4 Recibe 5.7 Emite

notas débito chequeras cheques
y crédito. en blanco. previa
autorizació
n del
Tesorero o
Gerente
Financiero.

5. Aprueba 6.1 Envía

cheques por correo
para pagos certificado
mayores a de los
$20.000.000 cheques
y menores firmados.
de
$50.000.000
.
5.1.
Aprueba
préstamos
por
calamidad
doméstica.

6. Autoriza
cupos de
clientes
mayores a
$30.000.000

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 ORGANIGRAMA X-4

CIA GIRA SAS

JUNIO 30/2018

Gerente
Financiero

Secretaria
Financiera

Cuentas Credito y
Contador Tesorero
por cobrar cobranza

Asistente Auxiliar de
contable tesoreria

Mensajero
Del organigrama originalmente planteado se descartaron los siguientes cargos por no pertenecer al área:
 Gerente general
 Revisor fiscal
 Auditor interno

Estos cargos deben estar bajo el organigrama general de la empresa

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 CIA GIRA SAS X-5

RECOMENDACIONES AL CONTRO INTERNO EN EL AREA FINANCIERA

JUNIO 30 / 2018

RECOMENDACION REFERENCIA A PAPELES DE TRABAJO

1. El tesorero y otros funcionarios con funciones que no son propias del cargo Véase detalle de la función 1 en (x-1)

En el plan de desarrollo de auditoria observamos que:

El Contador, el Revisor Fiscal, Tesorero y Secretaria Financiera firman cheques para pago y
éstas solo llevan una firma.

Ejemplo:

No. Pago Beneficiario Fecha Valor Observación

CE 5003 Almacenes Éxito 03/04/2018 $3.000.000 Compra materia prima / Firmado y
aprobado por Tesorero
CE 5130 Empleados 15/04/2018 $23.000.000 Nomina quincena / Autorizado por
Revisor Fiscal

Lo anterior puede ocasionar:

Pérdidas de dinero, compras ficticias, el Revisor Fiscal no cuenta con el criterio de revisar lo que
el mismo autoriza; otros funcionarios sin el estatus necesario para desarrollar la función.

Para fortalecer los controles internos en esta área recomendamos:

Los autorizados para firma de cheques deben ser personas independientes de las funciones de
registro, control y manejo de efectivo. Además, todo cheque debe llevar dos firmas así:
TIPO A: Altos ejecutivos tales como: Gerente General, Gerente Financiero y miembros de la
junta directiva.
TIPO B: Ejecutivos de nivel medio como Tesorero y Jefes de áreas.
Para mayor funcionalidad los cheques siempre deben tener dos firmas y una de ellas tipo A.
Todo cambio realizado debe ser informado oportunamente por escrito a los Bancos.

Los puntos planteados han sido discutidos previamente

con el Gerente General.

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 CIA GIRA SAS X-6

RECOMENDACIONES AL CONTRO INTERNO EN EL AREA FINANCIERA

JUNIO 30 / 2018

RECOMENDACION REFERENCIA A PAPELES

DE TRABAJO
2. Recibe y deposita cada semana los cobros Véase detalle de la función
2 en (x-1)
En el plan de desarrollo de auditoria observamos que:

Ejemplo:
- El día 20 de febrero se realizan recaudos por ventas de contado por valor de $5.200.000 los cuales se
consignaron junto con los dineros recibidos de toda la semana el 25 de febrero. Consignación total $23.508.523
en la cuenta corriente Bancolombia.
- El día 15 de mayo se realizan recaudos por ventas de contado por valor de $9.650.250 los cuales se consignaron
junto con los dineros recibidos de toda la semana el 20 de mayo. Consignación total $38.540.100 en la cuenta
corriente Bancolombia.

Lo anterior puede ocasionar:

Los dineros del recaudo sean manipulados constantemente por el tesorero sin verificación alguna ni arqueo, lo cual
puede generar descuadres involuntarios.

Para fortalecer los controles internos en esta área recomendamos:

Que los dineros recibidos hasta las tres de la tarde sean entregados inmediatamente al mensajero con soporte de
valor entregado y sean consignados inmediatamente. Luego sea entregada las consignaciones respectivas para el
cuadre de tesorería.

Los puntos planteados han sido discutidos previamente con

el Gerente General.

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 CIA GIRA SAS X-7

RECOMENDACIONES AL CONTRO INTERNO EN EL AREA FINANCIERA

JUNIO 30 / 2018

RECOMENDACION REFERENCIA A PAPELES

DE TRABAJO
3. Manejo fondo fijo Véase detalle de la función
3 en (x-1)
Ejemplo:
- El día 10 de abril el tesorero realiza pago del fondo fijo para compra de papelería por valor de $150.000 sin
autorización.
- El día 30 de mayo el tesorero realiza pago del fondo fijo para renovación de cámaras de comercio del presente
mes por valor de $120.000 sin autorización.

Lo anterior puede ocasionar:

Que exista alguna salida de dinero sin autorización alguna, por lo que podría también generar compras ficticias y
compras que no sean necesarias para la compañía.
Además, al no ser una función propia podría descuidar sus principales funciones.

Para fortalecer los controles internos en esta área recomendamos:

Todo pago realizado del fondo de caja menor debe ser previamente autorizado por Coordinador o Director del área
que lo solicito.
Además, se debe reasignar la función a la secretaria Financiera.

Los puntos planteados han sido discutidos previamente

con el Gerente General.

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 CIA GIRA SAS X-8

RECOMENDACIONES AL CONTRO INTERNO EN EL AREA FINANCIERA

JUNIO 30 / 2018

RECOMENDACION REFERENCIA A PAPELES

DE TRABAJO
4. El tesorero realiza los registros auxiliares de deudores y acreedores, además decide las bajas de Véase detalle de la función 4
deudores incobrables. en (x-1)

Ejemplo:
- El tesorero ingresa las transacciones al sistema en el módulo de cuentas por cobrar y cuentas por pagar.
- El tesorero autoriza para cancelar la cuenta por cobrar al cliente Pepito Pérez por valor de $25.000.000 que
tiene un vencimiento de 210 días ya que se negó a cancelar la totalidad de la deuda.

Lo anterior puede ocasionar:

El tesorero realiza funciones que no son propias del cargo y puede descuidar las que sí lo son.
La potestad de autorización de cancelación de cuentas incobrables al no ser función adecuada del cargo, puede no
estar realizando la gestión necesaria con los clientes para su pago, lo cual generaría perdidas de altos montos a la
compañía arriesgando el patrimonio de los socios.

Para fortalecer los controles internos en esta área recomendamos:

Que sean designadas las funciones que no son propias de tesorería a las respectivas áreas, tales como: Ingreso de
cuentas deudores y acreedores al asistente del Contador y la autorización de las bajas al Gerente Financiero quien
velara porque se haya realizado la debida gestión de cobro tanto por parte del personal crédito y cobranzas como la
parte jurídica.

Los puntos planteados han sido discutidos previamente con el Gerente General.

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 CIA GIRA SAS X-9

RECOMENDACIONES AL CONTRO INTERNO EN EL AREA FINANCIERA

JUNIO 30 / 2018

RECOMENDACION REFERENCIA A PAPELES

DE TRABAJO
5. Recibe chequeras del banco y las entrega a la secretaria Véase detalle de la función
5 (x-1)
Ejemplo:

Cheque Nº Beneficiario Fecha Valor Observación

000015 Almacenes Prisma 05/07/2018 $9.000.000 No pagarse antes del día 17/07/2018
000058 Anderson Acevedo 19/09/2018 $2.500.000 Pagarse por valor de $1.800.000

Lo anterior puede ocasionar:

Que al estar la chequera bajo otro mando que no sea tesorería se puede prestar para Pérdidas de dinero, compras
ficticias, entrega a terceros sin la debía autorización, entrega de cheques en las fechas que no corresponden aun

Para fortalecer los controles internos en esta área recomendamos:

El tesorero una vez recibida la chequera debe ser guardada en el cajón de seguridad para la responsabilidad del mismo y
solo este debe diligenciarlos o con debida autorización pasarlos a otros para ser entregados.

Los puntos planteados han sido discutidos previamente con el Gerente General.

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 MATRIZ DE DEFICIENCIAS X-10

AREA FINANCIERA

CIA GIRA SAS

JUNIO 30/2018

OBSERVACIONE RIESGO RECOMENDACIONES DISCUTIDO REFERENCIA

S CON PAPEL DE
TRABAJO
TIPO A M B estado N R N
A
El tesorero y otros - Compras ficticias. - Todo cheque que Véase detalle
funcionarios con - Revisor Fiscal no cuenta con salga de la Gerente General de la función 5
funciones que no criterio de revisar lo X compañía debe X quien estuvo de (x-1)
son propias del autorizado por él. tener dos firmas: acuerdo con las
cargo. - Otros funcionarios sin status TIPO A: Altos recomendacione
para desarrollar función. ejecutivos s
TIPO B: Ejecutivos
medios
Recibe y deposita -Recaudos manipulados -Consignar los
cada semana los constantemente por el X dineros recibidos X
cobros tesorero diariamente
- Salidas de dinero sin - Todo pago
autorización. realizado debe ser
- Compras ficticias. autorizado.
Manejo fondo fijo Compras no necesarias para X - Reasignar la X
la compañía. función a la
- Descuidar las funciones Secretaria
propias. Financiera.
El tesorero realiza - Descuidar las funcionas
los registros propias del cargo.
auxiliares de - Puede no estar realizando la - Designar
deudores y gestión necesaria con los funciones no
acreedores, clientes para su pago. X propias de tesorería X
además decide las - Generar pérdidas de altos a las respectivas
bajas de deudores montos a la compañía. áreas.
incobrables
- Perdida de dinero - chequera
- Compras ficticias guardada en la caja
- Entrega a terceros sin de seguridad. X
Recibe chequeras debida autorización X - Diligenciarse con
del banco y las - Entrega de cheques en debida autorización.
entrega a la fechas que no corresponden
16
 secretaria

CONCLUSIONES

Con los conocimientos adquiridos en clase hemos evidenciado que la auditoria es una excelente herramienta de uso para cualquier tipo de entidad con el fin de
ayudar a la gerencia a evaluar los procedimientos establecidos o usados con el fin de encontrar soluciones que proporcionen reducción de costos y simplificación
de tareas o mayor control en actividades que se pasan por alto.

En el organigrama de cargos de la organización, se realizaron cambios para mejorar y optimizar procesos en las áreas involucradas, dictaminando y generando la
recomendación a la gerencia de suprimir un cargo que no genera utilidad dentro del área, puesto que otro cargo correspondiente a la misma área está en la
misma capacidad de realizar sus funciones.

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