SISTEMA DE GESTION DE Código: RA - 09

CALIDAD
Revisión No. 5
PERFIL OCUPACIONAL
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IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

NOMBRE DEL CARGO Representante de Servicio al Cliente (RSA)

PROCESO AL QUE PERTENECE Comercial
CARGO JEFE INMEDIATO Coordinadora comercial

DESCRIPCIÓN DEL PUESTO DE TRABAJO

OBJETIVO DEL CARGO

 Realizar funciones de digitación, impresión, archivo y demás relacionadas con el proceso

comercial.

 Fortalecer las relaciones con los clientes buscando satisfacer sus necesidades de servicios
y/o productos

FUNCIONES

1. Planeación
 Presentar los informes que le sean requeridos en el proceso.
 Recopilar diversos hechos, datos y cifras para informes requeridos por su Jefe
inmediato.
 Generar mensualmente el Estado de cotizaciones entregar a Subgerencia el primer día
de la semana.

2. Sistema de Gestión Integrados

 Recopilar, analizar y entregar información para la generación de indicadores.
 Velar por el cumplimiento de los requisitos y normas en materia de Seguridad y Salud
en el Trabajo determinadas por la empresa o el gobierno nacional.
 Procurar el cuidado de su salud en la ejecución de tareas asignadas
 Utilizar los elementos de protección personal que le han sido entregados, cuando tenga
que desplazarse a la planta o a instalaciones de clientes.
 Informar oportunamente los accidentes e incidentes de trabajo que le ocurran
 Asistir a las investigaciones de los accidentes y/o incidentes de trabajo que se le
indiquen.
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 Participar activamente en las actividades de Gestión del Sistema de Seguridad y Salud

en el Trabajo
 Verificar en el punto de encuentro, el listado del personal a cargo que permanece en la
portería, en caso que se dé la orden de evacuación (simulacro o emergencia).
 Identificar e Informar los peligros presentes en su proceso para proponer acciones
para su mitigación.
 Velar por el cumplimiento de los requisitos y normas en materia ambiental
determinadas por la empresa o el gobierno nacional
 Procurar el cuidado del medio ambiente en la ejecución de las actividades.
 Exigir y realizar la disposición de residuos sólidos de acuerdo con los lineamientos
dados por la empresa
 Participar activamente en las actividades del programa de gestión ambiental

3. Procesos Operativos (Diagnóstico, bobinado, outsourcing, mantenimiento, control de

calidad)
 Ejecutar los turnos de fin de semana que le sean programados para mantener
actualizada la información en el sistema (Ingresos, Diagnósticos, Preliquidaciones,
Informes Técnicos, ordenes de ejecución y mano de obra, entre otros), además de otras
actividades que informe el ingeniero de turno.
 Enviar y recibir información de los procesos en general que afecten su desempeño y
las relaciones con el cliente.

4. Comercial
 Digitar e imprimir cotizaciones y facturas de venta en el sistema de información.
 Digitar e imprimir cotizaciones de gerencia (GER) en Aplicación de Office (Word).
 Registrar en el sistema de información las fechas de aprobación y de no aprobación de
las cotizaciones.
 Efectuar seguimiento diario al cumplimiento de presupuesto de cotizaciones.
 Identificar causas de atraso en la generación y coordinar con producción, suministros y
outsourcing la solución de los atrasos observados.
 Dar soporte a cotizaciones (normales y especiales) en ausencia de los vendedores,
donde se requiere obtener precios de servicios o productos especiales por parte de los
procesos de producción y/o suministros.
 Gestionar diariamente aprobación de cotizaciones.
 Llamar a los clientes para solicitar autorización de cotizaciones
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 Informar oportunamente al proceso comercial y procesos operativos las autorizaciones

de los clientes mediante correo electrónico.
 Revisar las cotizaciones GER que alimentan los vendedores en el Sistema e informar a
Subgerencia cualquier anomalía que identifique.
 Generar y entregar a vendedores el quinto día hábil antes de que termine el mes, el
listado de cotizaciones que están pendientes de autorización.
 Identificar causas de atraso en la generación de cotizaciones y coordinar con
producción, suministros y outsourcing la solución de los atrasos observados.
 Recepcionar las llamadas telefónicas de clientes que deseen manifestar quejas,
felicitaciones, aclaración de cotizaciones, entrega y recogida de equipos, información en
general. Entregar la información recibida de manera oportuna a vendedores u otros
involucrados, siempre de manera escrita.
 Llamar a los clientes para obtener órdenes de compra para facturar.
 Revisar las actividades enumeradas en el informe técnico (normal o especial) contra las
actividades cotizadas e informar a los vendedores y/o Subgerencia las diferencias para
definir acción a seguir.
 Comparar y actualizar los valores a cobrar y los números de las órdenes de compra
contra la información enviada por el cliente.
 Arreglar y compaginar facturas de venta con cotización, remisión y otros documentos
requeridos por el cliente.
 Recibir y realizar llamadas de clientes proporcionando información de cotizaciones,
facturas y órdenes de compra.
 Recibir, clasificar y distribuir correspondencia de clientes.
 Enviar correos electrónicos a los clientes y realizar confirmación de los mismos.
 Registrar en el libro de control de despacho a motoristas, los documentos entregados a
los mismos (Facturas, Remisiones y cotizaciones entre otros); si los documentos se dejan
en portería, se deben dejar en sobres de manila cerrados.
 Realizar seguimiento de documentos despachados a clientes.
 Realizar la venta de motores nuevos, previa consulta de existencia de inventario en el
sistema contable y dando cumplimiento a las condiciones comerciales establecidas por la
empresa.
 Atender a los clientes cuando estos se desplacen a la organización para la compra o
cancelación de servicios o productos.
 Archivar los diversos documentos de los clientes.
 Informar a vendedores y/o subgerencia las anomalías en el proceso por ejemplo
causas de demora en la ejecución oportuna de cotizaciones.
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 Recopilar diversos hechos, datos y cifras para informes requeridos por su Jefe
inmediato

AUTORIDAD

 En horario normal, detiene el despacho de equipos cuando faltan documentos

solicitados por el cliente o se incumple con las políticas organizacionales.
 Solicita información de precios de los repuestos a utilizar o de las actividades a realizar
en los equipos.
 Solicita a motoristas la entrega de los documentos firmados por el cliente.
 Detiene el acceso a listas de precios o información de los negocios a personal no
autorizado.

RESULTADOS ESPERADOS

 Rapidez en la generación de cotizaciones normales y GER.

 Información oportuna y confiable respecto a la autorización de cotizaciones tanto a
procesos productivos como registrada en el sistema de información.
 Mínima devolución de facturas por errores en los documentos o por cierre de mes.
 Puntualidad en la entrega de información de indicadores y demás reportes solicitados.
 Agilidad en la atención al cliente.

RESPONSABILIDADES

DOCUMENTOS
 Libro de control de despachos a motoristas.
 Pre Liquidaciones.
 Cotizaciones.
 Órdenes de Compra.
 Remisiones.
 Ordenes de Salida de los Clientes.
 Facturas.
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 Informes de ventas en general.

 Listas de precios.

BIENES DE LA EMPRESA
 Computador
 Teléfono fijo

RELACIONES

Tipo Contacto Periodicidad

E Clientes P
E Proveedores O
I Jefes de los procesos P
I Auxiliar de Producción P
I Motoristas P
I Vendedores P
I Personal Administrativo P
I Subgerente O
I Gerente O

E= Externa I= Interna P= Permanente O= Ocasional

CAPACITACIÓN EN EL CARGO

TIEMPO DE ENTRENAMIENTO
 4 meses

TEMAS ESPECÍFICOS
 Inducción específica en los procesos de Diagnóstico, Mantenimiento, Bobinado, Control
de Calidad, Outsourcing, Suministros
 Productos y servicios de la empresa
 Procedimientos y registros del proceso comercial
 Políticas de descuentos y de crédito
 Rutas de entrega y recogida de motores
 Clasificación de clientes
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 Generación de documentos de los procesos operativos y del proceso comercial por el

Sistema de Información LEAN MOTOR
 Inducción SIG
 Matriz de factores claves de éxito
 Licitaciones, documentos y presentación de propuestas.

REQUISITOS DEL PUESTO DE TRABAJO

EDUCACIÓN
 Técnica o Tecnóloga en Mercadeo, Administración o Ingeniería.

FORMACION
 Excel – Nivel Avanzado
 Atención y servicio al cliente

EXPERIENCIA
 3 años en cargos similares

CUALIDADES Y/O HABILIDADES PERSONALES

Aquellas descritas en el Anexo 2 del PA – 07.

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

FIRMA

CARGO Representante de Gerencia Coordinadora GH Subgerente

12/11/2015