UNIVERSIDAD MILITAR “NUEVA GRANADA”

FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS

CENTRO DE INVESTIGACIONES “ESTEBAN JARAMILLO”

GUÍA PARA LA PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA DE ENSAYO1

Miercoles 3 de Octubre de 2007

ALUMNO (A) RESPONSABLE2

NOMBRE Y APELLIDO FIRMA

Ana Yureli Blanco Moreno _______________________

PROGRAMA: Contaduría Pública

DIPLOMADO: Alta Gerencia

ASESOR: 3 FIRMA

Jorge Enrique Prieto García _______________________

1) TEMA A DESARROLLAR:

“ Implementacion del Sistema de Control Interno del Area de Cobranzas de la

Compañía SUPERCABLE TELECOMUNICACIONES S.A ”

2) JUSTIFICACIÓN

El control interno es un proceso integral efectuado por la gerencia y el personal,

diseñado para enfrentar los riesgos y brindar seguridad integral para alcanzar los
objetivos gerenciales, componentes esenciales de la misión de la compañía.

La compañía SUPERCABLE TELECOMUNICACIONES S.A es una organización

que cuenta con 20.000 suscriptores en Bogotá, que a lo largo del 2007 ha
presentado falencias en el Recaudo y en la presentación correspondiente de
informes, debido principalmente a la rotación de personal y a la inexistencia de
lineamientos precisos en los procedimientos actuales.
1
La Propuesta tiene 1 año de validez a partir de la fecha de su Aprobación.
2
La Propuesta y elaboración del Ensayo es de carácter individual.
3
Si el Asesor es una persona externa, se debe anexar su Hoja de Vida con datos personales y fotocopia de la
cédula de ciudadanía.
De esta manera, el Control Interno implementará un manual de procedimientos
sobre los diferentes procesos en el área de Cobranzas y el listado de
características mínimas y esenciales correspondientes al personal adecuado para
el área.

3) OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL

Elaboración e Implementación del sistema de Control Interno para el área de

Cobranzas.

Para tal propósito, en primera instancia se realizó una valoración del estado actual
del proceso de control interno para el área de cobranzas, los resultados son los
siguientes:

El control interno se ha definido como el “proceso llevado a cabo por la

administración de las Compañías, diseñado para proveer seguridad razonable con
respecto al logro de los objetivos en las siguientes categorías”:

Efectividad, eficiencia y economía de las operaciones

Confiabilidad de la información financiera y
Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables

Bajo este escenario se ha actualizado el entendimiento del Core Bussiness de

SUPERCABLE, la “Venta de televisión por cable e Internet”, la siguiente gráfica
ilustra el entendimiento del proceso:

CORE BUSSINESS

APROBACION COMERCIALIZACION
DE PLANES
VENTA E
INSTAL ACION

FIDELIZACION
DEL
CLIENTE

FACTUR ACION

RECAUDO
El proceso de cobranzas está detallado en el ANEXO 2, adjunto a este
documento.

Con el fin de probar los controles asociados a este proceso específico de

cobranzas fueron seleccionamos 25 clientes, a quienes se les aplicaron los
procedimientos de auditoria que a continuación se detallan con los resultados
obtenidos:

PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA APLICADOS

Que los contratos se encontraran debidamente perfeccionados, suscritos por el

representante legal de SUPERCABLE y el Cliente, adicionalmente que
estuviese acompañado del anexo de permanencia.

Para el caso de planes que incluyen meses gratis, que cumplan con los
requisitos exigidos por SUPERCABLE:

a. Factura de la competencia o
b. Autorización de pago por débito automático.

Que los datos que graba el área de Data Entry en el sistema, estén de acuerdo
con el contrato de servicios y que este a su vez corresponda a planes
promociónales elaborados por el Departamento de Mercadeo y aprobados por la
Presidencia de la Compañía.

Se verificó que la factura incluyera, número consecutivo, resolución de la DIAN

en que autoriza el consecutivo, razón social, NIT, fecha de expedición y
vencimiento de la factura.

Fue verificado el valor del servicio facturado, revisando que estuviese de

acuerdo con el servicio vendido y el plan promocional vigente.

Para los casos donde el valor facturado varió por aumento de nuevos servicios o
disminuciones por retiro, que estas condiciones estén adecuadamente
documentadas.

Para los casos donde el cliente terminó el contrato sin cumplir el tiempo indicado
en la cláusula de permanencia, se verificó que se hubiera cobrado y facturado la
sanción correspondiente.

Se verificó que el valor pagado se aplicara en el sistema ITC oportunamente y

registrado en contabilidad adecuadamente.
 Que los clientes hubiesen pagado de forma oportuna sus facturas y en caso
contrarios verificamos que se hubiera suspendido el servicio y/o se efectuará la
gestión de cobro correspondiente.

Para los casos de clientes que requirieron cobro jurídico, solicitamos las cartas
enviadas por la empresa de cobranzas.

RESULTADOS OBTENIDOS

De acuerdo con los resultados obtenidos, se identificaron las siguientes

debilidades, que afectan el control interno, en el desarrollo de este proceso, el
detalle por cada contrato evaluado se encuentra en el ANEXO 2 de este
documento.

Manuales de Procedimientos

SUPERCABLE aún no cuenta con un Manual de Procedimientos relacionado con

este proceso.

Es importante indicar que contar con este documento, permite a la Compañía:

 Conocer el funcionamiento interno en lo que respecta a la descripción de

tareas, ubicación requerimientos y puestos responsables de su ejecución.
 Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del
personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada
puesto.
 Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema.
 Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar
su alteración arbitraria.
 Determina en forma más sencilla las responsabilidades por fallas o errores.
 Facilita las labores de auditoria, evaluación del control interno y su
evaluación.
 Aumenta la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y
como deben hacerlo.
 Ayuda a la coordinación de las actividades y evitar duplicidades.
 Construye una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento
de los sistemas, procedimientos y métodos.

Por lo anterior, considero importante adelantar la elaboración del Manual de

Cobranzas, así mismo efectuar la difusión a los funcionarios involucrados en el
proceso, en la medida que la operación cambie, considerar la actualización de
este Manual buscando la optimización de recursos, e identificación de
oportunidades de mejora.
Back up de Facturación:

SUPERCABLE conserva en CDs la facturación mensual que emite a sus clientes.

Es importante indicar que esta información constituye el soporte contable de los
ingresos facturados.

Sobre este asunto se observó que los CDs se encuentran en uno de los cajones
del sitio de trabajo del Coordinador de Cartera, sin la adecuada seguridad,
adicionalmente, la compañía no conserva back up, de dicha información.

Facturación Autorizada

En la verificación del consecutivo de las facturas, se pudo constatar que en el mes

marzo de 2007 se asignó la numeración del 123456 a 141284. Sobre este asunto
resaltamos que la numeración asignada no corresponde al consecutivo autorizado
por la DIAN.

De acuerdo con lo manifestado por el Coordinador de Cartera, esta situación

corresponde a un error en la asignación del número de la factura por parte de
COMPUTEC, (compañía que tiene contratada SUPERCABLE para la impresión y
distribución de las facturas), en el archivo magnético de la facturación, pero que
fue adecuadamente impreso en las facturas físicas enviadas a los clientes.

En relación con este tema, es importante indicar que de acuerdo con los
establecido por el Código de Comercio los libros y papeles del comerciante
deberán ser conservados por un periodo de 10 años a partir de la fecha del último
asiento, pudiendo utilizar para el efecto, a la elección del comerciante su
conservación en papel o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que
garantice su reproducción exacta. ). El subrayado es nuestro., por lo que se
recomienda asegurarse que la copia que guarde SUPERCABLE, cumple con los
requisitos exigidos en cuanto al consecutivo autorizado por la DIAN.

Desconexión del Servicio por Mora

De acuerdo con el numeral 15 del contrato “en el evento en que el incumplimiento

en los pagos alcance o supere los 60 días continuos SUPERCABLE queda
autorizado por el suscriptor para retirar del lugar de prestación del servicio el
equipo y demás materiales que son de su exclusiva propiedad”.

De acuerdo con la muestra seleccionada a los siguientes clientes se les

desconecto el servicio después de los 60 días de mora.
 Nombre Contrato Fecha de Fecha de Días de
vencimiento desconexión Mora
de la factura
emitida
Mercedes 217120-1 12 de junio de 30 agosto de 79
Cortes Andrade 2006 2006
Christian Walter 114797-1 12-de marzo 1-junio-06 81
Neira de -06

(1) El caso se remitió a cobro jurídico

(2) El cliente canceló la mora y entregó los equipos.

Con los resultados obtenidos por el diagnostico preliminar anteriormente detallado,

se procederán a desarrollar los objetivos específicos de este trabajo.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

 Ambiente de Control

El ambiente de control define al conjunto de circunstancias que enmarcan el

accionar de una entidad desde la perspectiva del control interno y que son por lo
tanto determinantes del grado en que los principios de este último imperan sobre
las conductas y los procedimientos organizacionales.

Es, fundamentalmente, consecuencia de la actitud asumida por la alta dirección, la

gerencia, y por carácter reflejo, los demás agentes con relación a la importancia
del control interno y su incidencia sobre las actividades y resultados.

Fija el tono de la organización y, sobre todo, provee disciplina a través de la

influencia que ejerce sobre el comportamiento del personal en su conjunto.

Constituye el andamiaje para el desarrollo de las acciones y de allí deviene su

trascendencia, pues como conjunción de medios, operadores y reglas previamente
definidas, traduce la influencia colectiva de varios factores en el establecimiento,
fortalecimiento o debilitamiento de políticas y procedimientos efectivos en una
organización.

Los principales factores del ambiente de control son:

 La filosofía y estilo de la dirección y la gerencia.
 La estructura, el plan organizacional, los reglamentos y los manuales de
procedimiento.
 La integridad, los valores éticos, la competencia profesional y el
compromiso de todos los componentes de la organización, así como su
adhesión a las políticas y objetivos establecidos.
  Las formas de asignación de responsabilidades y de administración y
desarrollo del personal.
 El grado de documentación de políticas y decisiones, y de formulación de
programas que contengan metas, objetivos e indicadores de rendimiento.
 En las organizaciones que lo justifiquen, la existencia de consejos de
administración y comités de auditoria con suficiente grado de
independencia y calificación profesional.

El ambiente de control reinante será tan bueno, regular o malo como lo sean los
factores que lo determinan. El mayor o menor grado de desarrollo y excelencia de
éstos hará, en ese mismo orden, a la fortaleza o debilidad del ambiente que
generan y consecuentemente al tono de la organización.

Precisión sobre los elementos evaluados.

 Acuerdos, Compromisos o Protocolos Éticos (Principios y valores):

Es el elemento de Control que define el estándar de conducta en la Entidad.

Establece las declaraciones explícitas que en relación con las conductas de los
funcionarios son necesarias para la consecución de los objetivos de la
Compañía, manteniendo la coherencia de la gestión de Supercable con los
fines consagrados en la Constitución y la ley. Al complementarse los mandatos
de ley con el sentimiento ético, se hace posible el surgimiento de los principios
y valores como un referente eficaz para garantizar el cabal cumplimiento de los
objetivos misionales de la Entidad y de las funciones de cada uno de los
Funcionarios.

 Desarrollo del Talento Humano:

Los funcionarios en su quehacer practican el autocontrol en sus actividades

autónomamente, cuentan con un proceso formativo de bases conceptuales
sobre el significado y la importancia del Control Interno, están convencidos de
que es la manera que conlleva al éxito de la gestión institucional.

 Estilo de Dirección (Compromiso y respaldo de la alta dirección):

El equipo directivo se encuentra convencido de la importancia de la

implantación y desarrollo del SCI en la entidad, apoya las actividades
tendientes a fortalecer el Sistema y lidera la aplicación de las recomendaciones
que redunden al mejoramiento del Sistema.

 Evaluación del riesgo

 Es la conformación de elementos de Control que al interrelacionarse permiten
a la Entidad estudiar y evaluar aquellos eventos, que pueden afectar o impedir
el cumplimiento de sus objetivos misionales y sociales, habilitándola para
emprender las acciones necesarias de protección y aseguramiento contra los
efectos ocasionados por la ocurrencia de estos eventos.

Precisión sobre los elementos evaluados.

 Contexto Estratégico:

Elemento de Control que permite establecer el lineamiento estratégico que

orienta las decisiones de la Entidad, frente a los riesgos que puedan afectar el
cumplimiento de sus objetivos producto de la observación, distinción y análisis
del conjunto de circunstancias que pueden generar eventos de riesgo. Definir
el contexto estratégico controla el primer nivel de exposición al riesgo.

 Identificación de Riesgos:

Elemento de Control que posibilita conocer los eventos potenciales que ponen
en peligro el logro de su función social y legal, el cumplimiento de su misión y
objetivos, permitiendo establecer los agentes generadores, las causas y los
efectos originados por su ocurrencia.

 Análisis de Riesgos:

Permite establecer la probabilidad de ocurrencia de los riesgos y el impacto de

sus consecuencias, calificándolos y evaluándolos, a fin de determinar la
capacidad de la entidad para su aceptación o manejo.

 Valoración del Riesgo:

Elemento de Control que permite determinar el nivel o grado de exposición de

la Entidad a los impactos del riesgo, permitiendo estimar las prioridades para
su tratamiento.

 Políticas de Administración de Riesgos:

Elemento de Control que permite estructurar los criterios orientadores en la

toma de decisiones respecto al tratamiento de los riesgos, y sus efectos al
interior de la Entidad. Establece las guías de acción necesarias para coordinar
y administrar los eventos que pueden inhibir el logro de los objetivos de la
Entidad, capacitándolos y habilitándolos para ello.
 Actividades de Control

Los principales procedimientos de Control Interno constituyen los fundamentos

específicos  que basados en la eficiencia demostrada y su aplicación práctica
en las actividades financieras y administrativas, son reconocidas en la
actualidad como esenciales para el Control de los recursos humanos,
financieros y materiales de las entidades públicas o privadas.

Los más importantes procedimientos o actividades de Control Interno son los

siguientes:

1. Responsabilidades delimitadas
2. Segregación de funciones
3. Ningún empleado debe ser responsable para una transacción completa.
4. En lo posible, rotación periódica de deberes y funciones.
5. Fianzas para protección de los recursos
6. Instrucciones por escrito.
7. Contabilidad por Partida doble
8. Control y uso de formularios prenumerados
9. Evitar el uso de dinero en efectivo
10. Uso de un mínimo de cuentas bancarias y con firmas mancomunadas.
11. Depósitos oportunos e intactos.

Visto lo anterior, se puede deducir que el Sistema de Control Interno es

primordial en las empresas, por la seguridad que presta para el buen desarrollo
de las tareas diarias, y para la auditoria se convierte en algo necesario, para
decidir hacia donde deberá dirigirse los mayores esfuerzos durante su examen
y si el Sistema presenta debilidades se puede incidir en su mejoramiento,
aunque este no sea el fin de la auditoria.

Precisión sobre los elementos evaluados.

 Políticas de Operación:

Elemento de Control que establece las guías de acción que permiten la

implementación de las estrategias, definiendo los límites y parámetros
necesarios para ejecutar los procesos y actividades en cumplimiento de la
función, los planes, los programas y proyectos previamente definidos. Las
Políticas de Operación, establecen así mismo las acciones y mecanismos
asociados a los procesos que permite prever los riesgos, que pueden inhibir el
cumplimiento de las metas y sus resultados; definen los parámetros de
medición del desempeño de los procesos y de los servidores que tienen bajo
su responsabilidad la ejecución.

 Procedimientos:
 Es el conjunto de especificaciones, relaciones y ordenamiento de las tareas
requeridas para cumplir con las actividades de un proceso, controlando las
acciones que requiere la operación de la entidad. Establece los métodos para
realizar las tareas, la definición de los perfiles de los cargos necesarios a su
realización, la asignación de responsabilidad y autoridad en la ejecución de las
actividades.

 Controles:

Constituyen acciones o mecanismos definidos para prevenir o reducir el

impacto de los eventos que ponen en riesgo, la adecuada ejecución de las
actividades y tareas requeridas para el logro de objetivos de los procesos de
Supercable. Los CONTROLES se establecen en las actividades, con el fin de
involucrar las acciones conducentes a reducir los riesgos. Estos deben ser
suficientes, comprensibles, eficaces, económicos y oportunos.

 Indicadores:

Constituyen instrumentos de Control de orden gerencial, necesarios para la

evaluación de gestión de la Entidad. Reflejan el comportamiento de las
variables que representan el estado actual o la tendencia de los procesos,
proyectos, programas y planes; hacen parte de los sistemas de información y
facilitan la toma de decisiones.

 Manual de Operación:

Se establece como el Elemento de Control materializado en una normativa que

contiene y regula la forma de llevar a cabo las operaciones de la Compañía,
convirtiéndose en una guía de uso individual y colectivo que permite el
conocimiento de la forma como se ejecuta o desarrolla su función
administrativa, todo bajo un lenguaje común a los funcionarios.

 Información y comunicación

Información

Es necesario identificar cual es la información relevante y, disponer de los

mecanismos oportunos para recogerla y comunicarla en forma y tiempo oportunos,
de tal forma que la misma pueda cumplir los objetivos previstos. La información se
recoge de fuentes internas y externas y se comunica a destinatarios tanto internos
como externos. Los flujos de información pueden ser tanto verticales como
horizontales o transversales a lo largo y ancho por la estructura organizativa de la
Compañía y pueden tener carácter tanto formal como informal. Supercable debe
valorar sus necesidades de sistemas de información en función de sus objetivos.
Para responder a estas necesidades, debe de atenderse a los siguientes aspectos
relativos a la calidad de la información:

- Contenido. La información debe ser necesaria y relevante.

- Tiempo. La información debe de transmitirse en tiempo oportuno y adecuado.
- Actualidad. La información debe ser la más reciente posible.
- Accesibilidad. Los miembros de la organización que necesiten utilizar
información, deben poder acceder a la misma con facilidad.

Comunicación

La comunicación en general es la transmisión de información (interna y externa).

Para ser más específicos, aquí no vamos a tratar, de la información que los
miembros de cualquier organización utilizan para el desarrollo de sus funciones,
sino de la parte del proceso de comunicación que afecta a las responsabilidades y
expectativas de los miembros de la Compañía. Los canales de comunicación
habituales que determina la estructura jerárquica de una entidad, deben ser la
fórmula habitual de comunicación. Sin embargo, es preciso mantener siempre
otros posibles canales de comunicación independientes, que actúen de
mecanismo de seguridad en el caso de que los canales habituales no funcionen o
pudieran no funcionar. Lo mismo que con el personal, la dirección tiene que tener
canales de comunicación abiertos con el exterior (clientes, proveedores, bancos,
reguladores, etc.). Otro aspecto significativo a tomar en cuenta es la comunicación
con la Junta Directiva. Y finalmente, algunos elementos externos especiales tienen
que tener canales apropiados de comunicación: auditores externos, asesores
legales, analistas financieros, organismos reguladores, etc.

Precisión sobre los elementos de información evaluados.

 Información Primaria:

Es el conjunto de datos provenientes de fuentes externas que se procesan al

interior de la entidad, circunscribiéndose a dos entornos diferentes, el entorno
inmediato es decir las circunstancias con las que la organización está en
permanente contacto: los clientes, los proveedores, los contratistas, las
entidades reguladoras, las fuentes de financiación y otras organizaciones del
mismo carácter; y el entorno lejano, el cual se constituye por las variables que
no están en relación directa ni constante con la entidad pero que afectan su
desempeño, el ambiente político, las tendencias sociales, las variables
económicas, el avance tecnológico.

 Información Secundaria:

Conjunto de datos que se origina y procesa al interior de la entidad; proviene

de la fijación de políticas, de la ejecución de los procesos y de sus actividades
 y se obtiene de los diferentes sistemas de información que soportan la gestión
de la Compañía. Debe garantizarse su registro oportuno, exacto y confiable
para traducirla en reportes necesarios para su divulgación, en procura de la
realización efectiva y eficiente de las operaciones, soportar la toma de
decisiones y permitir su divulgación a los diferentes grupos de interés.

 Sistemas de Información:

Conjunto de recursos humanos y tecnológicos utilizados para la producción de

información, orientada a soportar la toma de decisiones en cada nivel de la
Compañía. Los SISTEMAS DE INFORMACIÓN se ocupan del tratamiento de
la información en forma oportuna, eficaz y eficiente mediante el uso de los
recursos necesarios para la captura, entrada, depuración, integración,
procesamiento, comparación, análisis, almacenamiento y difusión de datos.

Precisión sobre los elementos de comunicación evaluados.

 Comunicación Organizacional:

Es el elemento de Control que orienta la difusión de políticas y la información

generada al interior de la Compañía para una clara identificación de los
objetivos, las estrategias, los planes, los programas y los proyectos hacia los
cuales se enfoca el accionar de Supercable; debe convocar a los funcionarios
entorno a una imagen corporativa que comprenda una gestión ética, eficiente y
eficaz que proyecte su compromiso con la rectitud y la transparencia, como
gestores y ejecutores de la misión de la Compañía.

Se constituye por el conjunto de instrumentos y mecanismos que cohesiona y

confiere identidad de Supercable, buscando que los funcionarios se integren a
un proyecto servicio y compromiso institucional, con clara conciencia de su
pertenencia y compromiso con los propósitos misionales definidos por la
Compañía.

 Comunicación Informativa:

Está constituida por la información amplia y transparente de la Compañía hacia

los diferentes grupos de interés externos, sobre los objetivos y los resultados
comparativos de su gestión. Se refiere al derecho que tienen las diferentes
áreas de interés de estar informados sobre la gestión del área de Cobranzas.

 Medios de Comunicación:

Constituye el conjunto de mecanismos, métodos, recursos e instrumentos

utilizados para garantizar la divulgación y circulación amplia y focalizada de la
información y de su sentido, hacia los diferentes grupos de interés.
 Determinar los costos de la implementación del sistema de control de
Cobranzas

Los costos en que incurrirá la Compañía para implementar un adecuado sistema

de control interno para el área de cobranzas, serán los siguientes:

 Elaboración del manual de procedimientos para el área

 Capacitaciones para todos los funcionarios de área y los demás que
interactúan con ellos.

4) POSIBLE ESTRUCTURA ACADÉMICA DEL ENSAYO

I Capitulo: Entrevistas de Personal del área y análisis de las Entrevistas

II Capitulo: Revisión de procedimientos del área de Cobranzas

III Capitulo: Formulación de la Estructura del Sistema del Control Interno en el

Area de Cobranzas

BIBLIOGRAFÍA

1. Samuel A. Mantilla B, Auditoria 2005, Ecoe Edicione

2. Martín A Millar, Guía de PCGA

3. Guia de Control Interno, KPMG