CÓDIGO: IN-DC

GESTIÓN DOCUMENTAL
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LIDER DEL PROCESO: Coordinador Grupo Correspondencia /

AUTORIDAD DEL PROCESO: Subdirector Administrativo
Coordinador Grupo de Biblioteca y Archivo
MACROPROCESO: Subdirector Administrativo
OBJETIVO: Administrar la documentación recibida y producida por el Departamento Nacional de Planeación, para conservar el patrimonio de la información de la entidad a través de la procedimientos
orientados a la planificación, manejo y organización documental.
ALCANCE: Inicia con la recepción de documentos hasta la elaboración del informe de seguimiento a las Tablas de Retención Documental.

PROVEEDOR. ENTRADAS. ACTIVIDAD. RESPONSABLE. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD. PCC. SALIDAS. CLIENTES.

Usuarios Documentos 1. Recibir y Auxiliar Grupo de Recibe el documento, comprueba que los folios estén completos, Documentos Auxiliar Grupo
externos: externos verificar Correspondencia verifica que correspondan a lo enunciado en el asunto y que sea externos de
Entidades / documentos competencia de la entidad, para efectos de su registro y recibidos y Correspondencia
Ciudadanos externos radicación en el Sistema de Gestión Documental ORFEO. verificados
Interesados
Nota 1: La información externa que llegue por los diferentes
medios de recepción: mensajería, correo electrónico, aplicación
web, telefax, o que se reciba físicamente en una dependencia por
uno de sus funcionarios y cumpla con los requisitos para
radicación y registro, debe ser reenviada a la oficina de
correspondencia para su respectiva radicación.

Nota 2: Para la recepción de los informes y/o productos que se

entregan en la ejecución de los contratos, ver Lineamientos para
el control de la gestión documental del DNP DC-L01.

Auxiliar Grupo de Documentos 2. Radicar Auxiliar Grupo de Radica el documento asignándolo a la dependencia a la cual se Documentos Auxiliar Grupo
Correspondencia recibidos y documentos Correspondencia dirige y registrando su información básica en el Sistema de externos de
verificados externos Gestión Documental ORFEO, el cual genera un “Stiker” o etiqueta radicados Correspondencia
que se adhiere a las copias físicas. En algunos casos podrá
emplearse el timbre de reloj para evidenciar el registro de la
recepción de documentos. X

Cuando la información básica del documento lo permita, se

tipifica según los tipos documentales definidos, dando prioridad a
aquellos que tienen términos legales para emitir respuesta.

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Auxiliar Grupo de Documentos 3. Digitalizar Auxiliar Grupo de Digitaliza el documento junto con sus anexos, incorpora o adjunta Documentos Jefe de
Correspondencia externos documentos Correspondencia la imagen al código o registro del radicado en Sistema de Gestión externos Dependencia /
radicados externos Documental ORFEO y genera el listado de documentos recibidos radicados y Funcionarios /
y radicados. Los documentos digitalizados quedan disponibles digitalizados Contratistas
para los funcionarios o contratistas destinatarios en las (Procesos
dependencias. Interesados)

Diariamente envía al Grupo de Biblioteca y Archivo, los Documentos Auxiliar Grupo

documentos físicos recibidos del día anterior, anexando copia del externos físicos de Biblioteca y
listado de documentos recibidos. radicados Archivo

Cuando la dependencia destinataria requiera los documentos Listado de

físicos, el funcionario o contratista al cual se le asignó el documentos
documento realiza la solicitud a través de ORFEO, y con el recibidos (R)
registro o número de radicado lo reclama en el Grupo de
Biblioteca y Archivo.

Auxiliar Grupo de Documentos 4. Verificar y Jefe de Verificar que los documentos asignados correspondan a lo Comunicación Entidad /
Correspondencia externos reasignar Dependencia / enunciado en el asunto y que éste sea competencia de la escrita Dependencia
radicados y documentos Funcionarios / dependencia: trasladando a Competente
digitalizados Contratistas competente
- Si no es competencia, se traslada a la entidad
correspondiente e informa con copia del trámite al remitente
Usuarios Documentos mediante comunicación escrita (externo) o reasignación
internos: internos interna en ORFEO a la dependencia respectiva.
Jefes de radicados y X
Dependencia digitalizados - Si el documento requiere respuesta, el Jefe de Dependencia Documentación Funcionarios /
(Procesos lo reasigna al Funcionario o Contratista con la competencia reasignada Contratistas
Interesados) técnica para proyectar la respuesta y continúa con el designado
proceso.

- Si el documento no requiere respuesta, archiva el Documentación Funcionarios /

documento (Rectifica el tipo documental, lo crea y/o asigna asignada a un Contratistas
al respectivo expediente), continua actividad 9. expediente designado

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Jefe de Documentación 5. Analizar Funcionarios / El funcionario o contratista designado recopila, analiza la Proyecto de Jefe de
Dependencia reasignada documentos y Contratistas información relacionada en el documento de entrada y proyecta la respuesta dependencia
proyectar designado respuesta teniendo en cuenta el tipo de información solicitada y
Funcionario de la respuesta los términos de vencimiento para responder, conforme a la Delegado Web
dependencia normativa vigente. X

Nota: el proyecto de respuesta debe generarse con la suficiente

anticipación que permita la revisión por parte del Jefe de la
Dependencia y los demás funcionarios o contratistas que deban
dar su aprobación.

Funcionarios / Proyecto de 6. Verificar y Jefe de Recibe el proyecto de respuesta y lo revisa. En caso de Respuesta Funcionario o
Contratistas respuesta aprobar dependencia requerirse, solicita al funcionario o contratista que proyectó la aprobada contratista
designado respuesta respuesta efectuar ajustes al texto. autorizado para
X
radicar

Jefe de
dependencia

Jefe de Respuesta 7. Radicar, Funcionario o Radica la respuesta aprobada en ORFEO, anexando al registro o Documentos de Usuarios
Dependencia aprobada digitalizar y contratista número de radicado del documento de entrada. respuesta internos:
enviar respuesta autorizado para radicados Jefes de
radicar El sistema genera un nuevo código o registro de radicado de (R) Dependencia
salida para la respuesta. En el caso que se requiera, se deben (Procesos
registrar los destinatarios necesarios. Interesados)
Jefe de
dependencia Una vez radicado, el Jefe de la dependencia firma la
comunicación de respuesta de conformidad con lo señalado en el
artículo 5º de la Resolución 1156 de 2008.
Documentos de Auxiliar Grupo
El funcionario o contratista autorizado, digitaliza el documento de respuesta de
respuesta firmado y le asocia la imagen al número de radicado. radicado a Correspondencia
usuarios
Para enviar la comunicación a un usuario externo en medio físico, externos e Auxiliar Grupo
el original debe foliarse junto con los anexos y sellar en un sobre. internos en de Biblioteca y
Adicionalmente se generan dos copias de la comunicación. físico Archivo

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Para la entrega de documentos tanto al Grupo de F-GCORR-02 Funcionario o

Correspondencia (externa) como al Grupo de Biblioteca y Archivo Planilla de contratista
(interna), se hará a través del formato F-GCORR-02 “Planilla de control de autorizado para
control de entrega de documentos”. entrega de radicar
documentos
En el caso excepcional que algún documento se entregue diligenciado
directamente al destinatario (Correspondencia externa), las
copias del mismo deben ser entregadas al Grupo de
Correspondencia.

Nota: Para las comunicaciones de salida masivas (más de veinte

documentos) el Grupo de Correspondencia apoyará la
digitalización.
Usuarios
Funcionario o Documentos de 8. Despachar Auxiliar Grupo de Una vez recibido el documento para despacho (original en sobre Documentos de externos:
contratista respuesta correspondencia Correspondencia sellado y dos copias), verifica la información básica del respuesta a Entidades /
autorizado para radicado a externa destinatario y registra los detalles del envío en ORFEO, el cual usuarios Ciudadanos
radicar usuarios genera la planilla de soporte de envíos. externos Interesados
externos en entregados
físico Se entrega a la Agencia de Correo para realizar el despacho Funcionario o
físico de los documentos. F-GCORR-02 contratista
F-GCORR-02 Planilla de autorizado para
Planilla de Finalmente se entrega una copia del consecutivo al Grupo de control de radicar
control de Biblioteca y Archivo y se archiva una copia en el Grupo de entrega de (Dependencias o
entrega de Correspondencia. documentos Procesos
documentos verificado Interesados)
diligenciado
Acuse de Auxiliar Grupo
recibido de Biblioteca y
digitalizado archivos

Usuarios
internos:
Jefes de
Dependencia
(Procesos
Interesados)
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Jefe de Documentación 9. Conformar Jefe de Conforma el expediente en ORFEO, de acuerdo a las series y Expedientes Usuarios
Dependencia / asignada a un expedientes Dependencia / subseries de las Tablas de Retención Documental de la físicos y internos:
Funcionarios / expediente virtuales y Funcionarios / dependencia, mediante el aporte físico y virtual de documentos. virtuales Jefes de
Contratistas (documentos de físicos Contratistas / Dependencia /
entrada internos Cuando el expediente no existe se procede a crearlo en ORFEO Funcionarios /
Usuarios internos y de salida ) mediante la opción “Crear expediente de acuerdo a lo establecido Contratistas
o externos en el Manual de Usuario del sistema ORFEO. (Procesos
Interesados)
Nota: La creación o modificación de las tablas de retención
documental deben ser avaladas por el Coordinador del Grupo de
X
Biblioteca y Archivo.

La conformación de los expedientes físicos estará a cargo del

Grupo de Biblioteca y Archivo y deben corresponder con los
expedientes virtuales creados por la dependencia.

En los casos que los documentos no hayan sido entregados al

Grupo de Biblioteca y Archivo, las dependencias serán
responsables de su organización, según lo establecido en
Lineamientos para el control de la gestión documental del DNP
DC-L01.

Grupo de Documentos de 10.Consultar Jefe de Para realizar consulta de documentos en medio físico, el Expedientes / Auxiliar Grupo
Biblioteca y archivo documentos y/o Dependencia / funcionario o contratista interesado realizará la solicitud en Documentos de Biblioteca y
Archivo expedientes Funcionarios / ORFEO de los expedientes físicos y/o radicados al Grupo de consultados archivos
Contratistas / Biblioteca y Archivo y lo reclamará en el Grupo de Biblioteca y
Archivo (archivo de gestión centralizado), de lo cual se dejará
registro en ORFEO.

Nota: Cuando se solicitan documentos de forma provisional, se

deben devolver conforme a los tiempos indicados en ORFEO.

Cuando se solicitan documentos en forma indefinida deben

incluirse en el expediente correspondiente, según lo establecido
en los Lineamientos para el control de la gestión documental del
DNP DC-L01.

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Coordinador Tablas de 11. Elaborar y Subdirección El Grupo de Biblioteca y Archivo (GBIBA) y la Mesa de Ayuda de Circular con Usuarios
Grupo de Retención ejecutar el plan Administrativa Orfeo, verifican la adecuada conformación y aplicación de las Cronograma de internos:
Biblioteca y Documental - de seguimiento TRD en los expedientes de las dependencias, para lo cual seguimiento Jefes de
Archivo y Mesa TRD Secretaría elaboran el cronograma de seguimiento y proyectan circular para TRD Dependencia /
de Ayuda de General firma de la Secretaría General, previo visto bueno de la Funcionarios /
Orfeo Subdirección Administrativa. Contratistas
Jefe de (Procesos
Dependencia / EL Grupo de GBIBA ejecuta el plan de seguimiento aprobado con Interesados)
Funcionarios / cada una de las dependencias.
Contratistas / TRD revisada Jefes de
y/o ajustada Dependencia

Comité técnico
de archivo

REQUISITOS LEGALES Y OTROS DOCUMENTOS (Consulte en La Rebeca – Normograma y otros documentos de origen externo)
· Ley 594 de 2000 · Acuerdo 006 de 2000 · Acuerdo 041 de 2002
· Ley 734 de 2002 · Acuerdo 008 de 1995 · Acuerdo 042 de 2002
· Ley 872 de 2003 · Acuerdo 007 de 1994 · Circular 07 de 2002
· Resolución 897 de 2000 · Acuerdo 60 de 2001 · Anexo 1 Circular 04 de 2010 de COINFO
· Resolución 1636 de 2007 · Acuerdo 038 de 2002
· Resolución 1156 de 2008 · Acuerdo 039 de 2002

REQUISITOS DE LAS NORMAS TÉCNICAS APLICABLES AL

SEGUIMIENTO Y/O MEDICIÓN ELEMENTO DEL MECI
PROCESO
NTCGP 1000:2009 y NTC- ISO 9001:2008
4.1 Requisitos generales
4.2.3 Control de documentos
4.2.4 Control de registros
Herramienta de seguimiento:
5.5.3 Comunicación interna N.A
Cronograma de seguimiento TRD
8.2.3 Seguimiento y medición de los procesos
8.4 Análisis de datos
8.5.2 Acción correctiva
8.5.3 Acción preventiva

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REVISÓ: 2012 03 28 APROBÓ: 2012 03 28

(Firma )
Dario Gutiérrez
Coordinador Grupo de Correspondencia

Sara Sadovnik
Francisco Basto (Firma ) Subdirectora Administrativa (Firma )
Coordinador Grupo de Biblioteca y Archivo

Maria Amparo Hernandez (Firma )

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