Archivistica Como Ciencia PDF

Centro Comercio y Servicios
Programa de Servicios Administrativos

Formación Archivística
Barranquilla
RESUMEN
DEL MODULO ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS
UNIDAD 01: LA ARCHIVISTICA COMO CIENCIA
SALIDA PLENA: ARCHIVISTA

BLOQUE MODULAR: BÁSICO DE SECRETARIADO Y ARCHIVISTICA
CÓDIGO: 3140011
MÓDULO INSTRUCCIONAL: ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS
CÓDIGO: 1314001106
FECHA DE INICIO DEL MÓDULO:
FECHA DE TERMINACIÓN DEL MÓDULO:
Barranquilla, Enero 23 de 2006

RESUMEN DEL MÓDULO DE
ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS
LA ARCHIVISTICA COMO CIENCIA Enero 23 de 2006

Centro Comercio y de Versión 0
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RESULTADOS ESPERADOS DE LA UNIDAD
GENERAL
 Conocer el marco histórico del desarrollo de la archivística y su
desenvolvimiento como una ciencia independiente.
ESPECÍFICOS.
 Saber sobre la creación de los archivos y su evolución histórica.
 Analizar la escritura y sus diversas clases en el contexto de los
archivos
 Conocer el desarrollo de la archivística como ciencia y su relación con
otras disciplinas
 Manejar terminología básica relacionada con los archivos y la
archivística y sus fuentes.
 Identificar el archivo como un componente organizacional de las
empresas
 Destacar la importancia del archivo en el contexto de la empresa y de
la sociedad.
TEMAS DE LA UNIDAD
0. Introducción
1. Origen del archivo
2. La escritura
Aparición
Clases de escrituras
Materiales utilizados en el desarrollo de la escritura
3. Principales Tipos de Archivos aparecidos a través de la historia
4. Evolución histórica de los Archivos
5. La Archivistica como ciencia
Relación con las Ciencias de la información
Relación con ciencias afines
6. Concepto de Archivo
7. Funciones del Archivo
8. Objetivos del Archivo
9. Fines del Archivo
10. Importancia de los Archivos
Para la administración
Para el desarrollo económico y social
Para el desarrollo científico y tecnológico
Para el fomento de la Cultura y el desarrollo de la identidad nacional
Para la comunidad y el Estado
11. Bibliografía
Elaborado por Danilo Ulloque Gérman, Instructor de Archivistica SENA- Regional Atlántico
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0. INTRODUCCIÓN
… Los archivos son la memoria colectiva de los

pueblos, legitiman su existencia, los insertan en la
historia y les abren caminos de esperanza en la
reconstrucción de su propio ser…" – Jorge Palacios
Preciado
La actividad archivística es tan antigua como el hombre mismo, se inicia con la

aparición de la escritura, desde entonces evoluciona manifestándose a través de
las civilizaciones y los pueblos para responder a la necesidad que tiene el
hombre de dejar constancia de sus acciones y de las actividades que desarrolla.
La archivística como ciencia solo comienza a finales del siglos XIX cuando se
separa de la Bibliotecología y la documentación a las que estuvo unida desde la
antigüedad y pasó a consolidar una nueva disciplina humanística.
Hoy en día los tres grandes grupos tradicionales que manejan documentos:
archivistas, bibliotecólogos y documentalistas se cobijan bajo una sola
denominación: Profesionales en Ciencias de la Información y la Documentación.
1. ORIGEN DEL ARCHIVO

La historia no dice cuando ni donde se inventó el archivo; pero lo que si se sabe,
es que ha sido una necesidad del hombre. Los archivos más antiguos están
relacionados con la aparición de las primeras formas de escrituras. Los primeros
archivos tuvieron carácter sacro por ser realizados en las paredes de los templos
y otros sitios religiosos:
Los principales hitos históricos relacionados con la aparición del archivo son los
siguientes:
 Hace 250 millones de años aparecen en los animales el sistema
nervioso central, originando el primer sistema de memoria irracional.
 Hace 18 millones de años, con la aparición del hombre aparece el

archivo memorial más perfecto: EL CEREBRO HUMANO.
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 Las primeras manifestaciones del Archivo Histórico es el llamado de

TRADICION ORAL, historias contadas de padres e hijos. Antes de la
aparición de la escritura existieron los ARCHIVOS ORALES, que
consistían en la transmisión de historias, anécdotas, costumbres,
conocimientos, hechos o sucesos acontecidos en los pueblos o culturas
y contados de padres a hijos, de generación en generación. Estas
narraciones estaban sujetas a errores, inexactitudes y exageraciones
durante sus transmisiones
 La aparición de la escritura, aproximadamente en el año 3000 antes

de Cristo, en la cultura sumeria marca el inicio de la época histórica, y
da comienzo a la TRADICIÓN ESCRITA.
2. LA ESCRITURA
La escritura es el método de intercomunicación humana que se realiza por

medio de signos visuales que constituyen un sistema. (Enciclopedia ENCARTA)
La escritura puede definirse como un conjunto de formas y recursos que
permiten establecer una comunicación gráfica entre los hombres. A diferencia de
los idiomas, que constituyen un lenguaje audible, la escritura forma un lenguaje
visible.
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2. 1 APARICIÓN
La aparición de la escritura da lugar a la separación entre la prehistoria y la

Historia. El primer escrito que se conoce se atribuye a los sumerios de
Mesopotamia y es anterior al 3000 antes de Cristo
Las cuerdas empleadas por los chinos antes del invento de su escritura
ideográfica y los quipus incaicos utilizados para llevar el registro de sus
transacciones comerciales o para el envío de mensajes, constituyen sistemas
primitivos muy valiosos en el proceso de evolución de la escritura.
2.2 CLASES DE ESCRITURAS
Desde su aparición se distinguen las siguientes clases de escrituras, utilizadas

por diversas culturas y civilizaciones a través de la Historia:
 IDEOGRÁFICA, que consiste en la representación figurada de objetos

e ideas; también se le llama pictográfica o jeroglífica A este grupo
pertenecen los jeroglíficos egipcios, los primeros caracteres chinos y
algunos mensajes figurados de la civilización azteca.
 FONÉTICA: que consiste en asignarles sonidos fonéticos a las ideas,

con el objeto de individualizar los objetos en forma inequívoca, La
primera escritura fonética fue inventada por los sumerios, quienes
escribían en tablillas de arcilla en forma de cuñas, en la denominada
escritura cuneiforme. Los pueblos babilónicos, asirio, y hebreos
tomaron de los sumerios la escritura cuneiforme y la adaptaron a sus
propias necesidades y lenguas.
 ALFABETICA: seguidamente se separaron los sonidos de las vocales y

consonantes y apareció el primer alfabeto en al año 800 antes de
Cristo, en los pueblos semíticos que vivían entre Siria y Palestina: este
sistema de escritura satisfacía las necesidades surgidas de dejar
registro de las transacciones comerciales. Los fenicios a través de sus
viajes difundieron esta nueva forma de escritura a las diversas
regiones donde comerciaban dándolas a IDEOGRÁFICA, que consiste
en la representación figurada de objetos e ideas; también se le llama
pictográfica o jeroglífica A este grupo pertenecen los jeroglíficos
egipcios, los primeros caracteres chinos y algunos mensajes figurados
de la civilización azteca.
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 FONÉTICA: que consiste en asignarles sonidos fonéticos a las ideas,

con el objeto de individualizar los objetos en forma inequívoca, La
primera escritura fonética fue inventada por los sumerios, quienes
escribían en tablillas de arcilla en forma de cuñas, en la denominada
escritura cuneiforme. Los pueblos babilónicos, asirio, y hebreos
tomaron de los sumerios la escritura cuneiforme y la adaptaron a sus
propias necesidades y lenguas.
 ALFABETICA: seguidamente se separaron los sonidos de las vocales y

consonantes y apareció el primer alfabeto en al año 800 antes de
Cristo, en los pueblos semíticos que vivían entre Siria y Palestina: este
sistema de escritura satisfacía las necesidades surgidas de dejar
registro de las transacciones comerciales. Los fenicios a través de sus
viajes difundieron esta nueva forma de escritura a las diversas
regiones donde comerciaban dándolas a conocer entre los galos y
romanos
 conocer entre los galos y romanos
2.3 MATERIALES USADOS EN EL DESARROLLO DE LA ESCRITURA

El hombre utilizó a lo largo de este proceso, los diferentes materiales que la
naturaleza le proporcionó: hojas de árboles, huesos, caparazones de animales,
etc., pero la piedra, por su carácter indestructible, se convirtió en uno de los
elementos más comunes.
 PIEDRA Y TABLETAS DE ARCILLA Los antiguos pobladores de Egipto,

Mesopotamia, Siria, Persia y Babilonia igualmente utilizaron la piedra y la
arcilla como elementos de escritura. Utilizaba para escribir tablas en
forma de cuñas elaboradas en arcilla precocida
 CODICES (codes) Consistían en una hoja doblada por la mitad sobre la

cual se escribía. Fue utilizada por los griegos y las culturas de Asia
 PAPIRO Los egipcios descubrieron el papiro, planta que crecía a orillas del
río Nilo Con el papiro, el arte de grabar sus escritos utilizando un
instrumento en forma de punta, similar al lápiz. Utilizaban igualmente las
plumas de las aves y una tinta extraída de la nuez y mezclada con sulfato
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de hierro. Sin embargo, debido a los permanentes conflictos que se vivían

entre Egipto y las demás civilizaciones, el papiro comenzó a escasear
llegando incluso Tolomeo a prohibir su exportación a Europa y Asia.
 PERGAMINO De esta crisis surgió un nuevo elemento: el pergamino,

llamado así porque el Rey Eumeneo II de Pérgamo, ante la inexistencia
de papiros, tuvo que utilizar trozos de cuero muy fino de animales para
enviar sus mensajes. Se produce de las pieles de animales como el
cordero, la cabra y las ovejas; actualmente se usa como un elemento muy
fino para grabar textos o mensajes escritos.
 Los romanos a su vez, además del papiro y el pergamino, utilizaron tablas
de madera recubiertas de cera en las que grababan sus escritos con un
punzón al que dieron el nombre de stilus,
PAPEL. El papel ha sido el material más utilizado para escribir, su uso se remonta
a los tiempos antiguos en el que los chinos, los fabricaban de la pulpa de los
vegetales que encontraban a orillas de sus ríos. El papel entra a Europa, por
España a través de los árabes, y de allí pasó Italia, Francia, Alemania; Inglaterra
y el resto de Europa
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3. PRINCIPALES TIPOS DE ARCHIVOS APARECIDOS A TRAVÉS DE LA

HISTORIA.
Consistía en una varilla bastante delgada ensamblada en una base y

LA AGUJA terminaba en una punta fina, donde se insertaban los papeles.
Presentaba como desventaja los siguientes aspectos: No prestaba
seguridad ni protección y los documentos se rompían con mucha
facilidad. Apareció en el año 1700
Tenía mayor ventaja que la aguja ya que con él la consulta se hacia

más rápidamente. Consistía en una media luna provista de varios
EL GANCHO ganchos en donde se clasificaban los papeles; pero a medida que los
papeles aumentaban se hacia más difícil su manejo, el gancho
también tenía como desventaja el hecho de que los papeles no
tenían seguridad, ni estaban protegidos del medio ambiente.
Surgió de la necesidad de dar mayor seguridad a los papeles, pues

LA TABLA BASE consistía en un atabla que en su borde superior tenía un gancho que
presionaba los papeles, pero no resolvía el problema de clasificación
de los documentos. Tenía una capacidad limitada, aunque era un
poco superior que los anteriores tipos de archivo. Apareció en el año
1800.
Es una especie de caja con divisiones internas, que daba lugar a

EL NIDO DE compartimentos para colocar documentos. Este tipo de archivo
PALOMA constituye un avance, ya que permitió por primera vez clasificar
documentos y aumentar la capacidad para archivar; pero no
brindaba seguridad, ni protección.
Especie de carpeta en forma de acordeón elaborado en piel y cartón
LA CARPETA DE que establece divisiones y que permite establecer al igual que el nido
FUELLE de paloma, una clasificación temática o alfabética. Tenía la llave que
brindaba protección a los documentos. Permitía trasladar de un
lugar a otro los documentos. En la actualidad es utilizado como
clasificador, apreció en 1860.
EL ARCHIVADOR Permitió brindar más seguridad a los documentos, ya que era una
DE CAJA caja de madera de forma cuadrada en la que se establecían
divisiones, que quedaban bajo llave y con protección de los factores
ambientales. Como desventaja en su uso, se pueden mencionar su
capacidad limitada. Apareció en 1875
Resultaron de la evolución de los archivos para adaptarse a una
ARCHIVADORES mayor capacidad de reunir documentos. De allí resultaron distintos
muebles de archivo, en formas y tamaños distintos, cada uno de
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MODERNOS ellos adaptándose a las necesidades de cada empresa. Entre estos

podemos mencionar: el archivador de gavetas, el folderama , los
estantes, el archivo rodante y otros más. Todos ellos aumentaron
ostensiblemente la capacidad de archivar documentos y facilitaron la
labor de localización de los mismos.
El desarrollo de la tecnología ha utilizado el computador como

herramienta de incalculable valor en el proceso del archivo y de
almacenamiento de datos. Su utilización en los procesos de archivo
de información está desplazando a todos los demás muebles y
herramientas del archivo debido a que el computador captura o
recibe la información, la procesa, la almacena, la duplica o la
EL COMPUTADOR muestra en pantalla, la imprime, la actualiza, la comparte, la ordena,
en fin la información con muchísimas ventajas entre las que se
cuentan: la velocidad para procesarla, la menos disponibilidad de
espacio, para guardar la información ( la información queda
contenida en diskettes) y la capacidad de emplear recursos que
facilitan el trabajo humano. El computador aplicado al archivo se
utiliza como base de datos en el cual se recopila y se ordena toda la
información que se requiera en la empresa para su funcionamiento,
siendo esta accesible en forma simultánea por las redes de
computación a distintas dependencias de la empresa o diferentes
sitios en una misma ciudad. El computador por su gran utilidad, está
diseñado para sustituir otros sistemas de archivos utilizados en la
actualidad.
4. EVOLUCION HISTORICA DE LOS ARCHIVOS
Aparece la escritura y con ella las primeras formas de archivos escritos: Códices,
tabletas de arcilla, papiros y pergaminos sirvieron de primeros soportes.
 Los chinos inventan el papel utilizándolo como soporte de la escritura, lo

introducen en Europa en el siglo VIII.
 Los pueblos antiguos tenían en sus templos los archivos conservados en

baúles y arcones, que les permitían a sus protectores “los sacerdotes”,
llevarlos en tiempo de guerra consigo, para protegerlos de invasores y
enemigos.
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 En Mesopotamia los archivos eran muy valorados, en la ciudad de UR

existió un templo de la diosa Mamma, en donde se realizaban funciones
administrativas y legislativas del Estado.
 En Egipto de cualquier acto público se dejaba constancia escrita. Además

era necesaria la conservación de estos documentos para justificar los
actos públicos o privados. Existía una cancillería o “casa de los escritos
reales” donde se generaban los documentos, luego pasaban a la casa de
los escribas y posteriormente a los archivos o “ casa de los escritos” En
los templos guardaban los archivos de los Faraones.
 En Roma los archivos ceriles estaban en el TABULARIUM junto al

capitolio, en donde se guardaban los documentos públicos, que eran
cuidados por los questores.
 En Grecia, existía el archivo público, al que tenían acceso y participación

todos los ciudadanos. En el “arqués” o “arqueión” se guardaban los
documentos registrados.
 En la Edad Media (siglo VII al XII) surgen los archivos individuales o

familiares como consecuencia del espíritu individualista de la época. Los
archivos del Medioevo eran manejados por escribas y monjes de los
monasterios; en esta época cobran importancia los archivos en el sentido
de que son utilizados para probar los derechos de los señores feudales:
demostraban sus privilegios, fueros. Títulos sobres las villas y feudos que
estos poseían. La escritura se realizaba en papiros, rollos y con distintas
clases de tintas. En esta época los archivos y las Bibliotecas no está
diferenciados, los dos manejan documentos.
 El surgimiento de los Estados y Naciones, le dan una nueva dimensión a

los incipientes archivos. A mediados del siglo XVI se establece un nuevo
sistema administrativo, caracterizado por monarquías absolutas y
centralizadoras, dando lugar a los primeros Archivos de Estado: la noción
de propiedad de los archivos fue sustituida por la de archivos públicos
 En el siglo XVI, la corriente nacionalista dio a los documentos un valor

político y jurídico. El archivo se convirtió en un elemento fundamental de
la maquinaria administrativa, y por lo tanto adquirió una función jurídico –
política
 En la época contemporánea, la revolución francesa provocó un giro en la

Historia que repercutió en la consideración del archivo. Nació el concepto
de soberanía nacional, bajo el estado de derecho; entonces el archivo
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pasa a ser considerado como garantía de los derechos ciudadanos y

jurisprudencia de la actuación del Estado. Se desarrollo la historiografía
científica, que buscaba a través de los archivos, las raíces de la identidad
nacional, o sea que los archivos se volvieron objeto de la investigación
histórica.. Aparecen los Archivos nacionales,: instituciones que recogen los
documentos públicos más importantes de cada país
 A comienzos del siglo XIX, Los Archivos dejan de centrar su atención

sobre el documento Histórico y se enfocan hacia la parte administrativa. A
partir de la Segunda Guerra Mundial, en los Estados Unidos aparece la
doctrina del “Record management o gestión de documentos, que busca
que la archivística se convierta en un elemento eficaz de la Administración
publica y por ende los documentos se conviertan en los soportes de la
gestión administrativa del Estado.
 Nace el concepto de ciclo de vida del documento; desde entonces se

consolida como una ciencia independiente basada en el concepto del
principio de procedencia de los documentos. En el siglo XIX, como una
necesidad surgida de la Primera Guerra Mundial, se origina la
microfilmación.
A partir de este momento la Archivística ha tomado más auge y es hoy en día

una ciencia que se perfila como parte fundamental del desarrollo empresarial.
5. LA ARCHIVISTICA COMO CIENCIA
La Archivística es una disciplina que se ha desarrollado a partir del análisis, el

trabajo de campo y la investigación operativa sobre las organizaciones que
producen documentos y los acumulan, constituyéndose archivos ya sea con fines
materiales y culturales, construyendo unos principios esenciales, una
metodología y un lenguaje propio que la identifican y la distinguen de otras
ciencias de la Documentación y la información
Según el Consejo Internacional de Archivos, LA ARCHIVISTICA, es la disciplina

que trata de los aspectos teóricos y prácticos de los archivos y de su función
desarrolla los procedimientos e instrumentos que permiten que el archivista
conservar, custodiar y difundir la información
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La Archivística tiene como objeto resolver como se forman, se organizan y se

conservan los archivos, a fin de conseguir una economía de espacio en la
conservación de los documentos; una economía de tiempo en la consulta e
investigación sobre los documentos y una economía de personal en el trabajo y
dirección del Archivo.
La Archivística como ciencia dicta normas válidas sobre los Archivos, de todos los
tiempos, aplicables en todas las sociedades organizadas, estableciendo una
metodología basada en:
 El carácter orgánico del Archivo, que establece un vínculo que une los
documentos entre sí y a estos con la institución que los ha generado,
de modo que el documento es parte de un todo estructurado.
 El principio de orden natural por el cual se generan los documentos en

las organizaciones y empresas
 El principio de procedencia, o principio de respeto a la estructura de

los fondos.
 El diseño de normas para la elaboración de instrumentos de trabajo

que permitan al Archivista controlar la masa documental que custodia
para ponerla al servicio de los usuarios
 La Identificación y valoración de los documentos, en razón de que no

todos los documentos que se producen pueden ser conservados,
estableciendo criterios de retención y eliminación de los mismos.
 El desarrollo de políticas de microfilmación y reproducción de

documentos que permiten la conservación de los documentos que se
custodian frente a desastres bélicos y naturales y al deterioro de los
documentos por caudas de agentes biológicos y no biológicos.
 La utilización de nuevas tecnologías de la información que permiten una

ampliar, controlar la difusión de la información utilizando soportes
distintos al papel
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5. 1 RELACION DE LA ARCHIVISTICA CON OTRAS CIENCIAS

Ninguna ciencia posee un territorio con límites fijos e inmutables, la Archivística
no es la excepción, como otras ciencias, penetra y se deja penetrar en otros
campos mediante la interdisciplinariedad que enriquece su actividad
5.1.1 RELACION CON LAS CIENCIAS DE LA INFORMACION

Se consideran como Ciencias de la Información todas aquellas ciencias que tiene
que ver con el manejo de la información y la comunicación en las sociedad
humana. Con estas Ciencias la Archivística tiene en común que reúne y procesa
documentos con el fin de servirlos a los usuarios en si mismos o mediante la
información que contienen, la diferencia consiste en que los documentos son
distintos para cada una de estas profesiones
CIENCIAS DE LA ASPECTOS EN COMUN CON LA CONCEPTO DE

INFORMACION ARCHIVISTICA DOCUMENTO
ARCHIVISTICA Es todo soporte que

contiene información
que surge de un
trámite
BIBLIOTECOLOGÍA En la antigüedad archivos y bibliotecas Mensaje cultural que
estaban relacionados. Comparte se edita
problemas comunes tales como
conservación, instalación, restauración y
reproducción
DOCUMENTACIÓN Documentación ciencia que reúne Todo objeto físico
documentos sobre un tema dado y los Que contiene
difunde. Los Centros de Documentación información de interés
tiene similitudes con las bibliotecas y para una determinada
archivos en los tratamiento que le dan a materia
los documentos
MUSEOLOGIA Al organizar los documentos o piezas de Objeto que puede
museo respetan el principio de exhibirse
procedencia de los mismo
COMUNICACIÓN DE Realizan las funciones especificas de Toda información que
MASAS clasificación y descripción pueda difundirse
BIBLIOGRAFÍA Realizan las funciones especificas de Publicación que puede
clasificación y descripción divulgarse
INFORMACIÓN CIENTIFICA Realizan las funciones especificas de Es todo soporte que
clasificación y descripción contiene información
científica
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5.1.2 RELACIÓN CON CIENCIAS AFINES

Los archivos y los archivistas tienen que facilitar el trabajo de historiadores,
sociólogos, economistas y demás profesionales que deben recurrir en su
investigación a los Archivos, donde se conservan las fuentes para buscar allí el
material que necesitan.
Con la Administración: La archivística constituye un auxiliar de la administración,

hoy en día la información es la base para realizar el proceso administrativo. Los
archivos están relacionados con la administración en la toma de decisiones; en
los procesos de aseguramiento de la calidad y la implementación de la norma ISO
9002 y en la entrega e la información a los usuarios externos e internos de los
archivos. Además los archivistas deben aplicar las etapas del proceso
administrativo en su gestión documental
Con la Historia: la archivística, organiza, conserva. Describe y difunde la

información de tipo histórico para que investigadores, historiadores puedan
fundamentar sus trabajos de investigación histórica en diversos campos del
conocimiento humanos, tales como economía, salud, demografía, criminalistica.
Con la informática. Las múltiples aplicaciones y software utilizados en el campo

informático, ya sea en PC mono usuarios o multiusuarios; hacen de la informática
una ciencia de gran apoyo para los archivistas en su trabajo diario, ya que la
utilización de las nuevas tecnologías en el manejo de la información y la
documentación obliga a que los archivistas realizan un trabajo interdisciplinario
con los expertos en informática
Con la comunicación, Telecomunicaciones y telemática: el manejo y tratamiento

de la información en este mundo globalizado y competitivo obliga a los
archivistas a relacionarse con los expertos en las nuevas tecnologías de la
comunicaciones y de la información como: la telemática, Cibernética, Ofimática,
Telemática y robótica para dar
Respuestas adecuadas en la entrega y difusión de la información que administra
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6. CONCEPTO DE ARCHIVO
Según la Real Academia de la Lengua Española, el archivo es:
 Lugar o mueble en que se guardan documentos públicos o privados.
 Conjunto de estos documentos.
 Persona que posee en grado sumo una perfección o conjunto de

perfecciones.
 Persona de vastos conocimientos.
Diferentes autores han definido el archivo como:
 La memoria de la empresa representada en la conservación de sus

documentos.
 La agrupación sistemática de documentos con características comunes

que permiten un conocimiento detallado de los mismos.
 El resumen de las experiencias propias y ajenas que le sirven de base a

las empresas para proseguir sus actividades.
 El centro fundamental de información de la empresa cuya organización

requiere orden, precisión y agilidad.
 La organización metódica y apropiada de los documentos para su manejo,

registro, conservación, restauración, consulta y control.
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Para el Archivo General de la Nación, el archivo es:
 Uno o más conjunto de documentos, sea cual sea su fecha, su forma y

soporte de material, acumulados en un proceso natural por una persona o
institución pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados,
respetando aquel orden para servir como testimonio e información para la
persona o institución que los produce para los ciudadanos o para servir
como fuente de historia.
Como se puede observar, son muchas las definiciones que sobre archivo se
pueden encontrar, pero todas incluyen los siguientes aspectos:
 Conservación ordenada de documentos

 Facilidad de consulta
 Servicio
7. FUNCIONES DEL ARCHIVO
 Ser la memoria corporativa. Todas las personas tienen una visión distinta
de l los hechos de la empresa. La memoria de la empresa no debe
depender de la memoria fugaz de las personas.
 Soportar la toma de decisiones. Las organizaciones dependen de los

documentos del pasado, para acertar en el planteamiento del desarrollo
del futuro y tomar ventaja del pasado. Una buena decisión siempre
requiere de una buena información. Por lo tanto, las rutinas y decisiones
basadas en políticas y procedimientos definidos requieren información
registrada que se encuentra en los documentos.
 Proveer soporte para posibles reclamaciones. Es decir, poder facilitar en

un momento dado la información requerida para defender los intereses de
la institución ante los órganos del gobierno o ante reclamaciones de
particulares.
 Contribuir a la eficiencia de la empresa. La frustración e ineficiencia

ocurren cuando la persona que toma decisiones no encuentra información
para evaluar alternativas.
 Cumplimiento de requisitos legales y normativos. Muchas instituciones

deben cumplir con regulaciones estrictas emanadas del estado en cuanto
a la retención de documentos. El no cumplimiento a la norma sanciona y
trae perjuicios económicos.
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 Preservar la historia de la empresa. Los documentos registran la

información del pasado, para el futuro. La pérdida de documentos
distorsiona y altera la realidad, porque se tendrá que partir de supuestos.
8. OBJETIVOS DEL ARCHIVO
El cumplimiento de las funciones del archivo anteriormente descritas requiere,

desde su concepción, que se fijen como mínimo los siguientes objetivos:
 Constituirse en un centro de información disponible en todo momento.
 Permitir la localización y consulta de los documentos de la empresa en

especial los relacionados con los aspectos legales y técnicos.
 Conservar en forma ordenada y adecuada los documentos de la empresa.
 Establecer normas, procedimientos y criterios en cuanto a registro,

manejo, clasificación, conservación, restauración, consulta y control de la
documentación.
9. FINES DEL ARCHIVO
 Los fines básicos que cumple todo archivo son: recoger, conservar, probar
(o dar testimonio) y difundir.
 RECOGEN La documentación activa, vigente e histórica.
 CONSERVAN Con carácter temporal o permanente los documentos

producidos por las instituciones y acumuladas a través del tiempo.
 SIRVEN COMO MEDIO PROBATORIO Y DE TESTIMONIO de las actividades

administrativas técnicas o legales que se realicen en la institución.
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 DIFUNDEN y ponen al servicio la documentación que conservan, al

funcionamiento de la administración de los usuarios y de los
investigadores.
 RESPONDERN a los requerimientos de los ciudadanos.
10. IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS
La importancia de los archivos se comprende a partir del valor que tienen para:
La Administración, la investigación, la comunidad y el Estado, el desarrollo
económico y social del país; el desarrollo científico y tecnológico, el fomento de
la cultura y la consolidación de la identidad Nacional.
10.1 IMPORTANCIA PARA LA ADMINISTRACIÓN
Toda dependencia, entidad o empresa debe recurrir con frecuencia a los archivos,
para:
 Buscar información precisa acerca de productos, transacciones y actos
administrativos.
 Tomar decisiones rápidas que se necesiten para el funcionamiento de
dichas entidades.
 Realizar una programación cuidadosa del trabajo de la empresa basado en
el conocimiento preciso de fechas y acontecimientos que posee.
 Determinar precedentes.
 Verificar proyectos cumplidos o pendientes.
 Llevar a cabo investigaciones.
 Responder trámites y demandas del orden legal, administrativo o fiscal.
10.2 IMPORTANCIA PARA EL DESARROLLO ECONÓMICO Y SOCIAL

Los gobernantes y planificadores utilizan los archivos:
 Para tomar información que les permitan proyectar decisiones con bases
sólidas para determinar sus políticas, planes y programas de desarrollo
social.
 Para copiar gran cantidad de información sobre: población, industria,

comercio, agricultura, bienestar, asistencia social, educación, etc.
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10.3 IMPORTANCIA PARA EL DESARROLLO CIENTÍFICO Y TECNOLÓGICO
Los archivos apoyan a la investigación científico tecnológico

 La investigación científico tecnológica permite aplicaciones prácticas y la
generación de conocimientos pertinentes para la satisfacción de las
necesidades de diferentes sectores del país: La gran contribución de los
Archivos al desarrollo científico tecnológico está dado por su capacidad de
proporcionar información sobre consumo y resultados obtenidos durante
los procesos de investigación
10.4 IMPORTANCIA PARA EL FOMENTO DE LA CULTURA Y EL DESARROLLO DE

LA IDENTIDAD NACIONAL
 Los archivos documentan desde sus orígenes las comunidades y a las

naciones a las que pertenecen, las relaciones entre sí y con otras
comunidades y pueblos y naciones
 Conservan los registros de las distintas expresiones creativas,

artísticas asociadas al desarrollo económico, político y cultural
 Los archivos sustentan la identidad nacional, permiten conocer las

raíces; registran las experiencias colectivas de la comunidad
 Son esenciales para el conocimiento de los derechos de los ciudadanos
10.5 IMPORTANCIA PARA LA INVESTIGACIÓN
 Los archivos son fuentes primarias de ilustración y mejoramiento para

todos los sectores de la comunicación
 Los archivos contienen información en documentos que pueden

aprovecharse por parte e investigadores y estudiosos
 Los archivos sirvan para descubrir la verdad sobre acontecimientos

sobre los cuales existen divergentes opiniones
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 Son útiles para los investigadores relativo a muchas ciencias como: la

Historia, la economía; la geografía y otros.
10.6. IMPORTANCIA PARA LA COMUNIDAD Y EL ESTADO
 Tiene la capacidad de documentar derechos y deberes de las

personas, de las organizaciones y del estado del mismo.
 Son instrumentos fundamentales para el control público y social lo cual

favorece la participación ciudadana de lucha a la corrupción y una
mayor eficacia el Estado
 Fortalece la implementación de las estrategias que se desarrollan en

los Planes de desarrollo, al entregar toda la información pertinente
para la formulación de los mismos
 Permite mantener un registro permanente de los derechos y

obligaciones que el Estado tiene con relación a otros estados y a la
comunidad internacional
11. BIBLIOGRAFÍA
 ARGÜELLES VASQUEZ, CARLOS. Teoría Archivística. Universidad del

Quindío Facultad de educación Abierta y a Distancia. 1992.
 RUA, Antonio Ángel. Manual de Archivística.. Editorial Síntesis.

España.1995
 ENCICLOPEDIA ENCARTA. Multimedia. Versión 2001
 CURRAS, Emilia. LAS CIENCIAS DE LA DOCUMENTACIÓN-. Editorial Mitre.

España.1982.
 CLAIRE GUINCHAST y MICHEL MINOUT: Introducción General a las

Ciencias y Técnicas de la Información y la Documentación. CINDOC/
UNESCO. España .1993
23/01/2006

Servicio Página 21
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Centro Comercio y Servicios

Programa de Servicios Administrativos

UNIDAD 01: LA ARCHIVISTICA COMO CIENCIA

SALIDA PLENA: ARCHIVISTA

Barranquilla, Enero 23 de 2006

LA ARCHIVISTICA COMO CIENCIA Enero 23 de 2006

RESULTADOS ESPERADOS DE LA UNIDAD

LA ARCHIVISTICA COMO CIENCIA Enero 23 de 2006

… Los archivos son la memoria colectiva de los

La actividad archivística es tan antigua como el hombre mismo, se inicia con la

1. ORIGEN DEL ARCHIVO

 Hace 250 millones de años aparecen en los animales el sistema

nervioso central, originando el primer sistema de memoria irracional.

 Hace 18 millones de años, con la aparición del hombre aparece el

LA ARCHIVISTICA COMO CIENCIA Enero 23 de 2006

 Las primeras manifestaciones del Archivo Histórico es el llamado de

 La aparición de la escritura, aproximadamente en el año 3000 antes

La escritura es el método de intercomunicación humana que se realiza por

LA ARCHIVISTICA COMO CIENCIA Enero 23 de 2006

La aparición de la escritura da lugar a la separación entre la prehistoria y la

2.2 CLASES DE ESCRITURAS

Desde su aparición se distinguen las siguientes clases de escrituras, utilizadas

 IDEOGRÁFICA, que consiste en la representación figurada de objetos

 FONÉTICA: que consiste en asignarles sonidos fonéticos a las ideas,

 ALFABETICA: seguidamente se separaron los sonidos de las vocales y

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 FONÉTICA: que consiste en asignarles sonidos fonéticos a las ideas,

 ALFABETICA: seguidamente se separaron los sonidos de las vocales y

 conocer entre los galos y romanos

2.3 MATERIALES USADOS EN EL DESARROLLO DE LA ESCRITURA

 PIEDRA Y TABLETAS DE ARCILLA Los antiguos pobladores de Egipto,

 CODICES (codes) Consistían en una hoja doblada por la mitad sobre la

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de hierro. Sin embargo, debido a los permanentes conflictos que se vivían

 PERGAMINO De esta crisis surgió un nuevo elemento: el pergamino,

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3. PRINCIPALES TIPOS DE ARCHIVOS APARECIDOS A TRAVÉS DE LA

Consistía en una varilla bastante delgada ensamblada en una base y

Tenía mayor ventaja que la aguja ya que con él la consulta se hacia

Surgió de la necesidad de dar mayor seguridad a los papeles, pues

Es una especie de caja con divisiones internas, que daba lugar a

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MODERNOS ellos adaptándose a las necesidades de cada empresa. Entre estos

El desarrollo de la tecnología ha utilizado el computador como

4. EVOLUCION HISTORICA DE LOS ARCHIVOS

 Los chinos inventan el papel utilizándolo como soporte de la escritura, lo

 Los pueblos antiguos tenían en sus templos los archivos conservados en

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 En Mesopotamia los archivos eran muy valorados, en la ciudad de UR

 En Egipto de cualquier acto público se dejaba constancia escrita. Además

 En Roma los archivos ceriles estaban en el TABULARIUM junto al

 En Grecia, existía el archivo público, al que tenían acceso y participación

 En la Edad Media (siglo VII al XII) surgen los archivos individuales o

 El surgimiento de los Estados y Naciones, le dan una nueva dimensión a

 En el siglo XVI, la corriente nacionalista dio a los documentos un valor

 En la época contemporánea, la revolución francesa provocó un giro en la

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pasa a ser considerado como garantía de los derechos ciudadanos y

 A comienzos del siglo XIX, Los Archivos dejan de centrar su atención

 Nace el concepto de ciclo de vida del documento; desde entonces se

A partir de este momento la Archivística ha tomado más auge y es hoy en día

5. LA ARCHIVISTICA COMO CIENCIA

La Archivística es una disciplina que se ha desarrollado a partir del análisis, el