Informe administración documental

En el proceso de generar informes, en el aspecto y en el área de administración

documental, se siguen unos respectivos pasos que ayudan a que estos procesos se lleven
a cabo con mucha mayor eficiencia; para seguir estos pasos se sigue el siguiente proceso;
primero se realiza la recepción de los documentos que se van a tratar en el proceso
administrativo, en este paso de recepción lo que se hace es recibir los documentos por
parte de la persona que los tiene en su posesión, luego de haber recibido estos
documentos se hace un posterior registro, en el cual se va a almacenar toda la
información que tienen estos documentos, en un área en donde se tenga un fácil acceso
administrativo a dicha información, efectuado un respectivo registro, de esta manera todo
el área administrativa podrá tener acceso a dicha información documental para un
tratamiento de datos, luego se hace una distribución de dichos documentos, es decir, que
los documentos van a pasarse a las personas que necesiten de dicha información.
Lo anterior se hará de una forma ordenada y precisa, de tal manera que cada persona,
ente o empresa, que necesiten de la información de los documentos a los cuales se les
realizó el respectivo registro, recibirán dicha información de una forma que entienda
completamente lo que contienen dichos documentos, es decir, que dichos documentos ya
estarán totalmente ordenados, y tendrán un fácil acceso a la información que estos
almacenan.
Luego de haber realizado la respectiva distribución de los documentos a las personas que
los necesitaban, se les habrá de preguntar si la recepción de dicha información, ha sido de
la manera en que se esperaba por parte del cliente, o bien sea por parte de la persona que
está recibiendo los documentos, esto se hace con el fin de optimizar los procesos que se
tienen que mejorar, por supuesto ya que dichos procesos pueden sufrir de pasos de
adaptabilidad, dependiendo de las personas que requieran la información, por ejemplo, la
forma de ordenarlos ya sea por orden alfabético, por orden numérico, o por orden de
precios.
En conclusión, lo que se quiere con los procesos de la administración documental, es que
la información de los documentos cuando se almacena, esté de forma ordenada y precisa,
y que además esté siempre a la disposición de las personas que la necesitan, y que cuando
hacemos una distribución de dichos documentos se haga en el menor tiempo posible, y
con mucha precisión, es decir, que la información requerida sea precisa en cuanto a las
personas que quieren recibir dicha información, lo hagan siempre muy rápido y
ordenadamente, y que además reciba la información que ellos quieren.