Documentos de Académico
Documentos de Profesional
Documentos de Cultura
Procedimiento Conservacion Preventiva de Documentos
Procedimiento Conservacion Preventiva de Documentos
002
INSTRUCTIVO: CONSERVACIÓN PREVENTIVA DE DOCUMENTOS EN VERSIÓN: 1.0
ARCHIVOS DE GESTIÓN Página 1 de 4
DEFINICIONES:
1. Conservación de documentos: Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la integridad física y funcional
de los documentos de archivo.
2. Conservación preventiva de documentos: Acciones directas e indirectas dirigidas a detectar, controlar y erradicar los mecanismos
externos de deterioro. (Páez, Fabio E, 1997: 22)
DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
1. Ley 594 del 2000 Ley General de Archivo.
2. Resolución 386/2003 de Rectoría. Por la cual se expide el Reglamento General de Archivo de la Universidad Nacional de Colombia.
3. Acuerdo 027 de 2006 del Archivo General de la Nación (Glosario de Archivos).
4. Páez, Fabio Enrique. Guía para la conservación preventiva en Archivos. Orientaciones en primeros auxilios para documentos de archivo.
Bogotá. Archivo General de la Nación, 1997.
CONDICIONES GENERALES:
1. Este procedimiento aplica para todos los documentos y archivos de las unidades de gestión productoras de documentos.
2. Se hace necesario tener en cuenta el presente procedimiento en la organización del archivo de gestión para su posterior transferencia al
archivo central.
MACROPROCESO: GESTIÓN INFORMACIÓN CÓDIGO: M-IN-11.005.002
INSTRUCTIVO: CONSERVACIÓN PREVENTIVA DE DOCUMENTOS EN VERSIÓN: 1.0
ARCHIVOS DE GESTIÓN Página 2 de 4
2 Realizar actividades Se realizan las actividades Unidades de gestión Personal N.A. N.A.
preventivas para la preventivas de acuerdo al Asignado.
conservación de los estado de los documentos, así:
documentos.
Limpieza de los documentos
y/o áreas de
almacenamiento: se
elimina el polvo de los
documentos, de las
unidades de conservación y
del mobiliario.
Retirar material como:
ganchos metálicos, etiquetas
y adhesivos, etc.
Eliminar pliegues: se
eliminan los pliegues y
dobleces de los
documentos, utilizando los
materiales adecuados sobre
MACROPROCESO: GESTIÓN INFORMACIÓN CÓDIGO: M-IN-11.005.002
INSTRUCTIVO: CONSERVACIÓN PREVENTIVA DE DOCUMENTOS EN VERSIÓN: 1.0
ARCHIVOS DE GESTIÓN Página 3 de 4