PROCEDIMIENTO MANEJO DE GESTIÓN DEL CAMBIO

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GENERALIDADES DEL PROCEDIMIENTO

OBJETIVO
Proveer a la Empresa una herramienta de aseguramiento de los cambios
a realizar en las partes operativa y administrativa de XXXX con el fin de
evitar que los cambios se conviertan en peligros inminentes

ALCANCE.
Este procedimiento aplica para instalaciones y/o equipos que estén en
operaciones. Cubre las modificaciones, los cambios permanentes,
cambios temporales o cambio de emergencia.

DEFINICIONES Y ABREVIATURAS
• Cambio: Referente a cualquier adición, eliminación, modificación
temporal o permanente realizada a un sistema existente.
• Cambio Permanente: Aquel que implica cambios en un documento
de Ingeniería (redes eléctricas, cambios estructurales de los
vehículos, entre otros). Y se considera permanecerá indefinidamente.
• Cambio Temporal: Una modificación que es planeada y efectuada
con la intención de retornar a las condiciones de diseño originales
después de un tiempo específico.
• Cambio de emergencia: Cambio que sigue un camino corto a
través del procedimiento normal de manera que se pueda ejecutar
rápidamente. La documentación detallada requerida se completará
posteriormente y solo entonces el cambio se clasificará como
temporal o permanente.
• Autorización para alteración: Formato que es diligenciado para
aprobar el cambio, sin esta autorización no se puede realizar ninguna
acción.

RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES DEL PROCEDIMIENTO

CARGO RESPONSABILIDAD
Coordinador • Dar visto bueno para la aprobación del cambio.
HSEQ
Gerente • Aprobar el cambio.
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DESCRIPCIÓN DETALLADA DE LA REALIZACIÓN DEL

PROCEDIMIENTO

ACTIVIDAD RESPONSABLE INSTRUCCIONES

IDENTIFICAR EL Originador • Se deberá documentar el

CAMBIO cambio que se ha visto necesario
realizar.
• Para esto se dispondrá del
formato de Manejo del Cambio,
donde se deberá definir:
 El título del cambio
 El problema que derivo el
cambio.
 Nombre del Originador,
Fecha y Firma.
El Originador del Cambio debe
hacer una descripción detallada
del cambio donde defina:
 Solución del Problema
 Costo Estimado (Si está
disponible)
 Alternativas
Consideradas
 Consecuencias de no
llevar a cabo esta
modificación.
 Y lista de documentos
anexos.

EVALUACIÓN Persona • Se Hará una evaluación Técnica

TÉCNICA Y DE competente, y de Evaluación de Riesgos.
RIESGOS Coordinador • Esto permitirá evaluar si el
HSEQ cambio es viable y no traerá
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ACTIVIDAD RESPONSABLE INSTRUCCIONES

consecuencias adversas a la
empresa.
• La Aprobación de la Evaluación
Técnica y la Evaluación de Riesgos
deberá ir en el formato de Maneo
del Cambio.

PROCEDIMIENT Personal • Se realizará procedimiento

O OPERATIVO encargada de específico de la actividad a
hacer el cambio. desarrollar para identificar los
pasos necesarios y los riesgos
inherentes a estos.
• Se deberá asignar un
coordinador del Cambio.

APROBAR EL Gerente, persona • Si el procedimiento no cumple

CAMBIO encargada de con requisitos mínimos de
realizar seguridad de de parte técnica,
evaluación este deberá ser nuevamente
técnica, revisado.
Coordinador • Se deberá Aprobar el cambio
HSEQ por parte de la gerencia, el
Coordinador de HSE y la persona
encargada de realizar la
evaluación Técnica.

DIVULGAR EL Coordinador • Se Divulgará el cambio a

CAMBIO A LAS HSEQ, realizar a todas las personas que
PERSONAS Coordinador del podrían ser afectadas, así como el
INVOLUCRADAS Cambio. procedimiento que se utilizará.

EJECUTAR EL Personal • Se ejecutará el cambio con

CAMBIO encargada de continua supervisión de la
hacer el cambio. empresa, si el cambio a realizar no
es correspondiente al
procedimiento previamente
aprobado este será suspendido
hasta una nueva validación de la
información.
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ACTIVIDAD RESPONSABLE INSTRUCCIONES

ENTREGA DEL Coordinador del • Deberá firmar en el formato del

PROYECTO Cambio. manejo de cambio en el momento
de haber finalizado el proyecto.

REGISTROS CORRESPONDIENTES AL PROCEDIMIENTO.

ADMINISTRACIÓN
REGISTROS RESPONSABLES
RESPONSABLE LUGAR
• Manejo del Partes interesadas Coordinador de Oficina
Cambio. en la Gestión de HSEQ
• AST Cambio.
• Evaluación
Técnica.

1 INFORMACIÓN ADICIONAL DEL PROCEDIMIENTO

Criterios para la Evaluación de Riesgos.

Otras Personas
Coordinador
Nivel de Riesgo Técnica Involucradas en la
del Cambio
Evaluación
Bajo – problema La evaluación de Realizar la
poco probable, riesgos comentada evaluación y
con “Qué hacer en caso de preparar la
consecuencias que...?” realizado por el documentación
tales como HSEQ para el manejo
lesiones de del cambio
primeros auxilios
Medio – Hacer un control de la Reunir al equipo Si el cambio es un
problemas evaluación de riesgos y preparar la cambio en las
posibles y que realizado por el HSEQ documentación instalaciones o
pueden tener sustentada por un para el manejo vehículos, quien
como resultado listado estructurado de del cambio hace la evaluación
lesiones con peligros (AST, Análisis Técnica debe ser
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Otras Personas
Coordinador
Nivel de Riesgo Técnica Involucradas en la
del Cambio
Evaluación
pérdida de de Seguridad del consultada acerca de
tiempo Trabajo) la conformación del
equipo
Medio – Hacer un control de la Reunir al equipo Si el cambio es un
problemas evaluación de riesgos y la lista de cambio en las
posibles y que realizado por un equipo verificación, y instalaciones o
pueden tener sustentada por un preparar la vehículos, quien
como resultado listado estructurado de documentación hace la evaluación
lesiones con peligros (AST, Análisis del manejo del Técnica debe ser
pérdida de de Seguridad del cambio consultada acerca de
tiempo. Trabajo) los contenidos de la
lista de verificación
Alto – problemas Evaluaciones de los Reunir al equipo, Si el cambio es un
con alto riesgos en el lugar de la lista de cambio en las
porcentaje de trabajo donde se verificación, y instalaciones o
probabilidad y requiera conocimientos preparar la vehículos, quien
que pueden tener especializados por documentación hace la evaluación
como parte del equipo (por para el manejo Técnica o un
consecuencia ejemplo: Matriz de del cambio delegado debe ser
accidentes Riesgo, panorama de miembro del equipo
fatales. factores de riesgo
específica para la
tarea)

CAMBIOS TIPICOS QUE REQUIERES USO DE SIGUIENTE

PROCEDIMIENTOS.

• Construcción de instalaciones nuevas, modificaciones del sistema

eléctrico, suministro de gas, etc.

• Cambios / modificaciones en los vehículos.

• Transporte de Carga fuera del alcance de los procedimientos

Operativos.

• Cambios Significativos en el Sistema de Gestión

• Otros que se consideren impactantes para la empresa

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Guía manejo del Cambio – Esquema General

Cambio Identificado

No
¿Análisis de Riesgo Aplicar Medidas de
Aceptable? Control

SI
Realizar
Procedimiento para
realizar el cambio

No
¿Cumple
Completar o Archivar
Requisitos?

SI
Ejecutar Acciones /
Realizar Cambio

No Aprobación por parte

del Gerente,
¿Cumple
Completar o Archivar
Requisitos? Coordinador HSEQ y
Persona que hace la
evaluación Técnica
SI

Cerrar y Archivar

2 REGISTRO DE ELABORACION, REVISION Y APROBACIÓN

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ELABORADO POR REVISADO Y APROBADO

POR
NOMBRE JULIAN HERNANDEZ ALICIA DIAZ
CARGO COORDINADOR HSE GERENTE GENERAL
FECHA 07 DE ENERO DE 2011 07 DE ENERO DE 2011
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