TECSUP – PFR Gestión de Proyectos

Unidad X

LA GESTIÓN DEL TIEMPO

1. INTRODUCCIÓN

Hasta ahora hemos explorado todo el proceso necesario para ensamblar un plan.
Infortunadamente a muchas personas no les gusta hacer programas y esto
disminuye la efectividad tanto del proyecto como del grupo. Un programa de
trabajo, que en realidad represente gráficamente lo que es el proyecto, puede
hacer que el ensamblaje del mismo sea algo más gratificante, al mismo tiempo
que le da a ese proyecto un fuerte impulso.

Los estudios han demostrado que las personas de éxito se esfuerzan por
organizar su tiempo y sus actividades; se aseguran que su comportamiento
concuerde con sus metas. Hacer lo mismo cuando se trata de proyectos, le
ofrece siete ventajas:

1. Se tendrá un plan más realista, una imagen precisa de los que puede
suceder a medida que avanza el proyecto.

2. Se tendrá una mayor capacidad para pronosticar los pasos que siguen.

3. Se sabrá dónde concentrar su atención para asegurarse de que el proyecto

se mantenga dentro del programa de trabajo y del presupuesto.

4. Se podrá anticipar los cuellos de botella y demás problemas de coordinación

antes que se presenten, de manera que podrá tomar correctivos antes que
se conciertan en algo grave.

5. Se tendrá una valiosa herramienta que permitirá aumentar la coordinación y

la comunicación entre las personas que participan en el proyecto.

6. Se contará con una herramienta útil para fortalecer el compromiso, pues

permite identificar responsabilidades y fechas límite y crear conciencia de la
interdependencias.

219
Gestión de Proyectos TECSUP – PFR

7. Se dispondrá de una herramienta guía que llevará a completar los proyectos

a tiempo dentro del presupuesto, y acorde con las normas de calidad.

Para obtener el máximo de sus esfuerzos de planificación usted debe crear una
gráfica del proyecto que está ensamblado. Debe captar toda la información
generada en el proceso de planificación en un programa que sea fácil de
entender y fácil de usar. Para lograr esto, de una manera efectiva, debe dar al
proyecto que está ensamblando un impulso (unos programas de trabajo) que lo
haga moverse.

2. OBJETIVO DEL PROYECTO

El primer paso en el proceso de planeación es definir el objetivo del proyecto - el

resultado esperado o producto final. Éste tiene que fijar con claridad y es
necesario que se acuerde entre el cliente y el equipo o el contratista que
realizará el proyecto. También tiene que ser alcanzable, específico, medible y
claro. El logro del objetivo tiene que ser fácilmente reconocible tanto por el
cliente cómo por quién ejecuta el proyecto. Es la meta – producto final tangible
que tiene que entregar el equipo de proyectos.

En el caso de un proyecto es usual que el objetivo se defina en términos de

alcance, programa y costo – requiere termina el trabajo dentro del presupuesto y
en un tiempo determinado.

Las especificaciones y condiciones proporcionan los detalles en cuanto al

alcance del trabajo que el contratista está de acuerdo en realizar, y no se
produzcan desacuerdos.

Idealmente el objetivo del proyecto debe ser claro y conciso al inicio del
proyecto. Sin embargo en ocasiones es necesario modificarlo según avanza.
Cualquiera de estos cambios puede afectar el alcance del trabajo, la fecha de
terminación y el costo final.

220
TECSUP – PFR Gestión de Proyectos

3. ESTRUCTURA DE LA DIVISIÓN DEL TRABAJO

Una vez que se ha decidido el objetivo del proyecto, el paso siguiente es

determinar qué elementos o actividades del trabajo son necesarias de realizar
para lograrlo. Esto requiere elaborar una relación de todas las actividades. Hay
dos enfoques para preparar esta relación. Uno es hacer que el equipo de
proyecto prepare la relación de actividades mediante una “tormenta de ideas”.
Este enfoque es apropiado para proyectos pequeños; sin embargo, para
proyectos más complejos, es difícil desarrollar una amplia lista de actividades sin
olvidar algunas partidas. Para estos proyectos es mejor crear una estructura de
división del trabajo.

La estructura de división del trabajo (EDT) divide un proyecto en piezas o

partidas manejables para ayudar a asegurar que se identifiquen todos los
elementos que se necesitan para completar el alcance del trabajo del proyecto.
Es un árbol jerárquico de partidas de trabajo que logrará o producirá el equipo
durante el proyecto. El logro o la producción de todas estas partidas constituyen
la terminación del alcance del trabajo del proyecto.

La estructura gráfica de la EDT subdivide el proyecto en piezas más pequeñas

denominadas partidas de trabajo. No todas las EDT se dividen al mismo nivel. El
nivel de más bajo de cualquier rama se conocen como paquetes de trabajo. Por
lo general la EDT señala la organización o la persona que tiene la responsabilidad
de cada partida de trabajo. No existe una EDT única. Ver fig. 4.1

Los criterios para decidir cuánto detalle o niveles se den colocar en la EDT son:

1. El nivel en el cual la persona individual o una organización se le puede

asignar la responsabilidad de realizar el paquete de trabajo, y
2. El nivel al cual usted desea controlar el presupuesto, supervisar, recopilar
información de costos durante la ejecución del proyecto.

221
Gestión de Proyectos TECSUP – PFR

4. MATRIZ DE RESPONSABILIDADES

Es un método utilizado para mostrar en un formato tabular, las personas que

tienen la responsabilidad de realizar las partidas de trabajo en una EDT. Es un
herramienta útil porque además muestra el papel de cada persona en respaldar
el proyecto global.

Algunas matrices usan X para mostrar quien tiene la responsabilidad de cada

partida de trabajo; otras utilizan un P para mostrar la responsabilidad principal y
una S para señalar la responsabilidad de respaldo para una partida de trabajo
específica.

Es una buena idea mostrar sólo una persona como líder, o principal responsable
de cada partida de trabajo. El nombrar a dos personas como responsables
aumenta el riesgo de que cierto trabajo “quedará sin hacerse” porque cada
persona supone que la otra lo hará.

222
 TECSUP – PFR Gestión de Proyectos

Figura 10.1 Estructura de División del Trabajo (EDT)

Estudio del
mercado de
consumidores

Juan

CUESTIONARIO INFORME

María Juan

Diseño Respuestas Programas de Informe

computación

María Luis Andrés Juan

- Identificar - Imprimir el - Desarrollar programas - Capturar los datos

consumidores objetivo cuestionario de computación de las respuestas
- Desarrollar el borrador - Preparar las - Probar los programas - Analizar resultados
del cuestionario etiquetas para el de computación - Preparar informe
- Cuestionario para envío por correo
prueba piloto - Enviar por correo el
- Terminar cuestionario cuestionario y
- Desarrollar la obtener respuestas
comprobación de
d

5. DEFINICIÓN DE ACTIVIDADES

Cómo se observó antes, mediante una tormenta de ideas del equipo se puede
elaborar una relación de actividades específicas, detalladas, necesarias para
realizar el proyecto global, en particular en proyectos pequeños. Sin embargo,
para aquellos en los que se usa una estructura de división del trabajo, la persona
o el equipo responsable de cada tarea puede definir las actividades individuales.

Una actividad es una pieza de trabajo establecida que requiere tiempo. No

requiere por necesidad el empleo de esfuerzo por las personas, puesto que

223
Gestión de Proyectos TECSUP – PFR

actividades pueden requerir cierto tiempo para cumplir con determinadas

condiciones.

En el ejemplo dado el paquete de trabajo 2.1 desarrollar programas de

computación, se han identificado dos actividades:
Desarrollar programas de computación para analizar los datos.
Desarrollar el programa de computación para comprobar los datos.

Cuando se ha definido todas las actividades para cada uno de los paquetes de
trabajo, el paso siguiente es mostrarlas en forma gráfica en un diagrama de
barras o un diagrama de red que muestre el orden apropiado y las
interrelaciones para lograr el alcance global del trabajo del proyecto.

Partida Partida de trabajo

Andrés
María
Juan
de EDT

Luis
1 Estudio del mercado de consumidores S S S
P

1.0 Cuestionario S S
P

1.1 Diseño S P S
1.1.1 Identificar consumidores S P S
1.1.2 Desarrollar el borrador del cuestionario S P S
1.1.3 Cuestionario para prueba piloto S P S
1.1.4 Terminar cuestionario S P S
1.1.5 Desarrollar la comprobación de datos S P S
1.2 Respuestas S S
P

1.2.1 Imprimir cuestionario S S P

1.2.2 Preparar etiquetas para el envío por correo S S P
1.2.3 Enviar por correo el cuestionario y obtener respuestas P
2 Informe S S
P

2.1 Programas de computación S S

P

2.1.1 Desarrollar programas de computación S S P

2.1.2 Probar programas de computación S S P
2.2 Informe S S
P

2.2.1 Capturar los datos de las respuestas P S S

2.2.2 Analizar resultados P S S
2.2.3 Preparar informe P S S
Figura 10.2 Matriz de Responsabilidades.

224
TECSUP – PFR Gestión de Proyectos

A continuación veamos una descripción general de la gestión del tiempo del

proyecto de acuerdo a la Guía de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos
(Guía del PMBOK®) Tercera Edición

Figura 10.3 Descripción general de la gestión del tiempo del Proyecto.

225
Gestión de Proyectos TECSUP – PFR

Fuente: Guía de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) Tercera
Edición.

6. DEFINICIÓN DE ACTIVIDADES PARA UN PROBLEMA TECNOLÓGICO

6.1. FORMACIÓN DEL EQUIPO Y CONCEPCIÓN DE LA IDEA

• Buscar el equipo de trabajo

• Definir Visión, Misión y Valores
• Definir Justificación, Alcance
• Definir Título del Proyecto
• Definir actividades del mismo
• Ordenar actividades
• División del trabajo
• Fijar tiempos de ejecución de las actividades

6.2. DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN ACTUAL

• Adquisición de datos (síntomas)

• Relevamiento de Diagramas para determinar problema
• Diagnóstico del Problema
• Definición del Objetivo General
• Relevamiento de Diagramas para determinar causas
• Diagnóstico de Causas
• Definición de Objetivos específicos

6.3. DISEÑO DE PORTAFOLIO DE PROPUESTAS

• Preparación de alternativas de solución

• Determinación de criterios consistentes con la justificación
• Análisis de criterios para cada una de las alternativas

226
TECSUP – PFR Gestión de Proyectos

• Presupuesto Maestro

• VAN Proyectista
Extrínsecos
• B/C Proyectista

• Pay Back Proyectista

• Know How adquirido Intrínsecos

• VAN Cliente

• B/C Cliente

• Pay Back Cliente

• ROI Cliente

• Calidad Trascendentes

• Clima Organizacional

• Efectos Ambientales

• Efectos sociales

• Tecnología

• Levantamiento de Diagramas para evaluación de alternativas

• Evaluación de alternativas de solución
• Propuesta de solución

6.4. DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE LA PROPUESTA

• Definición del método o tecnología

• Aspectos científicos de la tecnología aplicada
• Balance de Materia
• Balance de Energía
• Diseño y/o implementación de Sistema Operativo
• Diseño y/o implementación de Base de Datos
• Diseño de Arquitectura de Redes
• Diseño y/o implementación de protocolo de comunicaciones
• Ecuaciones diferenciales
• Diagramas tecnológicos
• Plano de la herramienta o proceso (flow sheet)

227
Gestión de Proyectos TECSUP – PFR

• Construcción
• Impacto económico y financiero
• Presupuesto Maestro pasivo
• VAN, TIR, PAY BACK B/C, ROI Pasivo
• Impacto ambiental
• Impacto social
• Capacitación
• Resumen Ejecutivo

6.5. CONTROL DE CALIDAD

• Prueba Piloto 1
• Prueba Piloto 2
• Aprobación

6.6. PUESTA EN MARCHA

228