Ensayo - Aplicación de Tablas de Retención Documental.

Si bien es cierto y retomado de la Real Academia Española “RAE” sostiene que

retención documental es proveniente de del latin, y que esto significa “Diploma,

carta, relación u otro escrito que ilustra acerca de algún hecho,

principalmente de los históricos”, por otra parte cabe resaltar que esta

concepción o termino se lo puede conceptualizar desde extensiones

antropológicas, que se enfocan tanto en la cultura, lo social y lo económico,

además gracias a esto se le que consideran al documento como un invento del

hombre , puesto que este permite conservar registros de sus actividades,

sentimientos y anécdotas de manera esquemática e imprimirles cierta lógica, con

su revelación histórica del pasado y su testimonio de su trasegar a través del

tiempo, sirviendo de fuente de información en la transmisión de hechos

individuales y colectivos que afectan su pensar y por defecto su comportamiento.

En base a ello se puede inferir que los documentos tienen un precio personal para

cualquier tipo de organización y su valor siempre dependerá de la medida de fase

o tiempo en la que se le permita. Estas etapas se las pueden crear en el momento

que se adopta, se produce o se tramita dicho contenido; por otra parte y haciendo

énfasis en la primera etapa o fase se establece que la permanencia debido a la

función por la cual fue creada, por ultimo se define su exclusión o conservación

permanente pero garantizándose su preservación. En el contexto institucional de

Colombia los documentos se relacionan desde su ciclo vital con diferentes tipos de

archivo los que integran las características y relaciones con las dependencias de

la organización a la cual respaldan, implicando una estructuración orgánica en su

funcionamiento, la cual define además de su estado las labores en las funciones

que debe cumplir el documento.

Por otra parte se desenvuelven ciertos niveles para la conformación de los

archivos, según criterios de administración, se describen de este modo los archivo

de gestión conformada por todos los documentos usados y gestionados por cada

sección o departamento de la organización de manera permanente y cuya

responsabilidad recae sobre el jefe de sección. Archivo de central, conformado por

todos los documentos provenientes de las diferentes dependencias de la

organización y cuya valoración aun no pierde relevancia, si bien su utilización no

sea tan frecuente como en la etapa anterior.

En sitesis se pude inferir que para tablas de retención documental “TRD” en

una organización permiten el ordenamiento en la gestión de los documentos al

interior de la misma, facilitando la definición de un protocolo en su gestión y por

consiguiente su control.

Bibliografía

https://dle.rae.es/?w=documento

http://intranet.veeduriadistrital.gov.co:6969/intranet/images/Articulos/CapacitacionT

RD.pdf

http://www.idep.edu.co/sites/default/files/MN-GD-07-02%20Tabla%20de

%20Retenci%C3%B3n%20Documental%20V.1.pdf