TALLER DE CONTABILIDAD PÚBLICA

ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACION PÚBLICA – ESAP

ESPECIALIZACION EN FINANZAS PÚBLICAS

 2020

g. Políticas sobre conservación de documentos fuente y soportes y su tiempo de

conservación

La Alcaldía no posee políticas de conservación de documentos, pero si tiene un

Manual de Sistema Integrado de Conservación SIC.

h. Si las políticas del literal g no se encuentran en ninguno de los dos documentos,

se adoptaron de otra forma? Explique

La Alcaldía del Municipio de Ibagué tiene un Manual del Sistema Integrado de

Conservación de documentos el cual tiene como finalidad garantizar la conservación y
preservación de cualquier tipo de información, independientemente del medio o
tecnología con la cual se haya elaborado, manteniendo atributos tales como unidad,
integridad, autenticidad, inalterabilidad, originalidad, fiabilidad, accesibilidad, de toda
la documentación de una entidad desde el momento de la producción, durante su
periodo de vigencia, hasta su disposición final, de acuerdo con la valoración
documental, la alcaldía de Ibagué a través del Grupo de Gestión Documental, formula
el plan de conservación documental como componente Sistema Integrado de
Conservación SIC. El Plan de Conservación Documental está conformado por seis (6)
programas que conservación preventiva, cuyo propósito es dar línea operativa en
cuanto a las actividades que se requieren para garantizar la funcionalidad y estabilidad
de los documentos.
Son responsables la secretaria administrativa, dirección de recursos físicos, grupo de
gestión documental con sus y/o funcionarios administrativos de igual o superior
jerarquía a cuyo cargo estén los archivos públicos, tendrán la obligación de velar por la
integridad, autenticidad, veracidad, y fidelidad de la información de los documentos de
archivo y serán responsables de su organización y conservación, así como la prestación
de los servicios archivísticos.

El Comité Institucional de Gestión del Desempeño.

El Grupo Gestión Documental. El respectivo Jefe de la oficina será el responsable de

velar por la organización, consulta, conservación y custodia del archivo de gestión de
su dependencia, sin perjuicio de la responsabilidad señalada en el numeral 5 de la Ley
734 de 2002 para todo Servidor Público.

Tienen un programa de conservación preventiva el cual incluye:

Un programa de capacitación y sensibilización preventiva y toma de conciencia el

cual tiene como finalidad establecer los mecanismos para evitar o reducir el posible
deterioro de los documentos de archivo en las actividades diarias de manipulación del
documento por el Servidor Público, durante el ciclo de vida, desde su producción hasta
su disposición final en la Alcaldía Municipal de Ibagué, se busca a través de las
directrices de conservación a nivel nacional, departamental y municipal establecer
planes de acción o estrategias de desarrollo que permitan mitigar el impacto negativo
en el manejo del documento que conlleva a la perdida de la memoria Institucional.
Un programa de inspección y mantenimiento sistemas de almacenamiento e
instalaciones físicas. El cual busca lograr las condiciones adecuadas en las
instalaciones físicas e infraestructura, unidades de almacenamiento, estanterías, áreas
de trabajo del archivo de la Alcaldía del Municipio de Ibagué y puestos de trabajo con
el propósito de reducir el riesgo asociado a la conservación de los documentos
indiferente del soporte o medio en el que se encuentre. A su vez identificar los riesgos
de infraestructura que pueden generar afectación sobre la documentación almacenada
en los depósitos de archivo e inspeccionar las condiciones del mobiliario de archivo de
los depósitos de archivo para su mantenimiento preventivo y correctivo.

Un programa de Saneamiento ambiental, limpieza, desinfección, desratizacon y

desinsectación. El cual tiene como objetivo brindar los procedimientos para garantizar
la conservación documental del riesgo generado por la carga microbiana y ácaros,
insectos, roedores y aves, el manejo, aplicación y recomendaciones a tener en cuenta a
la hora de hacer el control de plagas y así garantizar el control de los riesgos biológicos
que se presentan en los depósitos de archivo que pueden afectar la conservación de los
documentos y la salud del personal que labora en estos sitios.

Un programa de Monitoreo y control de condiciones ambientales. El cual permite

a la Alcaldía Municipal de Ibagué, establecer los lineamientos requeridos y las
acciones de mejora necesarias que permitan mantener adecuadamente las condiciones
de humedad y temperatura que garanticen la conservación de la documentación,
además estas actividades van ligadas al programa de saneamiento ambiental, limpieza,
desinfección, desratización y desinsectación.

Un programa de almacenamiento y re almacenamiento. El programa permite

definir y controlar los mecanismo para la administración de los depósitos destinados
para la conservación de los archivos de gestión, central e históricos. El objetivo es
determinar las unidades de almacenamiento y conservación con el fin de garantizar su
conservación durante todo el ciclo vital y evitar los deterioros físicos de los
documentos mediante el uso de buenas prácticas.
 i. Procedimiento o política para reconocer los litigios en contra de la entidad

La Alcaldía de Ibagué tiene un proceso llamado GESTION JURIDICA cuyo responsable es

el Jefe de la oficina Jurídica, el cual tiene como objetivo asumir y ejercer la totalidad de la
defensa jurídica del municipio de Ibagué, a partir de la representación judicial, extrajudicial
o administrativa y la asesoría sistemática y permanente de las actuaciones de la
administración central, en aras de la protección del patrimonio público y salvaguarda del
ordenamiento jurídico.

Este procedimiento inicia con la planeación del proceso, continua con el acompañamiento y
el soporte legal en todas las actuaciones y decisiones que se tomen a nivel de la
administración central municipal, la representación judicial, extrajudicial o administrativa,
la notificación de acciones judiciales que involucren a la entidad o la interposición de
acciones judiciales en defensa de los intereses de la entidad, y la sentencia debidamente
ejecutoriada hasta la adopción de la decisión proferida por la autoridad competente, el
seguimiento a su cumplimiento y el pago de las sumas de dinero producto de condenas.
Finaliza con el seguimiento y evaluación del proceso.

4. Cuál es la diferencia entre políticas contables y políticas operativas?

Las políticas contables corresponden a los principios, bases de medición, y prácticas

específicas adoptados por una entidad en la elaboración y presentación de los estados
financieros.

Las políticas contables corresponden a cada entidad de forma particular, por lo que son
propiedad del ente económico.

Las políticas operativas son aquellas disposiciones generales que tienen por objeto regular
la asistencia que una empresa les proporciona a sus clientes, definir estrategias de
desarrollo y proporcionar una guía de alto nivel para la toma de decisiones operativas.
Según su naturaleza, éstas se agrupan en:

POLITICAS OPERATIVAS GENERALES son aquellas que regulan los términos y

condiciones comunes a todas las actividades operativas.
POLITICAS OPERATIVAS FINANCIERAS son aquellas que establecen las fuentes de
financiamiento de los préstamos, propósito y aplicación de cada uno de los fondos
existentes y sus correspondientes términos y condiciones para las operaciones.

POLITICAS OPERATIVAS SECTORIALES son aquellas que contribuyen al desarrollo de

un sector específico de la actividad económica y que ofrecen un marco estratégico para la
programación de sus operaciones a nivel nacional y regional.

POLITICAS MULTISECTORIALES son aquellas que contribuyen al desarrollo de varios

sectores económicos y son aplicables a diversos campos de la actividad económica.

DOCUMENTO DE POLITICA es el informe preparado durante la fase de elaboración de

una política que se somete a los diferentes órganos de la Institución para su aprobación y
autorización.
5. Según las políticas contables de la entidad, cuáles son las cuentas por cobrar y los
ingresos correlativos que se deben reconocer en los estados financieros: ¿Estado de
situación financieras y estado de resultados y qué tipo de gastos?

Ingresos.

El Municipio de Ibagué, reconocerá como ingresos de transacciones sin

contraprestación, los recursos, monetarios o no monetarios, que reciba sin que deba
entregar a cambio una contraprestación que se aproxime al valor de mercado del recurso
que se recibe, es decir, no se entrega nada a cambio del recurso recibido o si lo hace, el
valor entregado es menor al valor de mercado del recurso recibido. También se reconocerán
como ingresos de transacciones sin contraprestación aquellos recursos que obtenga
producto de la facultad legal que posee el Municipio
De Ibagué para exigir cobros a cambio de bienes, derechos o servicios que no tienen valor
de mercado y que son suministrados únicamente por el gobierno.

Para efectos de la aplicación de esta política se determinaron como ingresos de

transacciones sin contraprestación los siguientes: Tributarios, No tributarios, Sistema
general de participaciones, Sistema general de regalías, Sistema General de Seguridad
social en salud, Otras transferencias, Ingresos diversos.

Un ingreso sin contraprestación se reconocerá cuando:

La entidad tenga el control sobre el activo

Sea probable que fluyan, a la entidad, beneficios económicos futuros o potencial de servicio
Asociados con el activo
El valor del activo pueda ser medido con fiabilidad.

El criterio para el reconocimiento de ingresos de transacciones con contraprestación

se aplicará por separado a cada transacción. No obstante, en determinadas circunstancias,
será necesario aplicar tal criterio de reconocimiento por separado a los componentes
identificables de una única transacción, con el fin de reflejar la sustancia de la operación.
Por su parte, el criterio de reconocimiento se aplicará a dos o más transacciones
conjuntamente cuando estén ligadas de manera que el efecto comercial no pueda ser
entendido sin referencia al conjunto completo de transacciones.

Se reconocerán como ingresos de transacciones con contraprestación, los que se originan en

la venta de bienes, en la prestación de servicios o en el uso que terceros hacen de activos,
los cuales producen intereses, regalías, arrendamientos, dividendos o participaciones, entre
otros.

Estado de Situación Financiera

El estado de situación financiera presenta en forma clasificada, resumida y consistente, la

situación
Financiera de La entidad a una fecha determinada y revela la totalidad de sus bienes,
derechos y obligaciones, y la situación del patrimonio.

Como mínimo, el estado de situación financiera incluirá partidas que presenten los
siguientes importes:

 Efectivo y equivalentes al efectivo;

 Inversiones
 Cuentas por cobrar;
 Inventarios;
 Inversiones en controladas, asociadas y negocios conjuntos
 Propiedades, planta y equipo;
 Activos intangibles;
 Cuentas por pagar;
 Préstamos por pagar
 Provisiones;
 Pasivos por beneficios a los empleados;
 Participaciones no controladoras presentadas dentro del patrimonio.
 Capital emitido y reservas atribuibles a los propietarios; y

La entidad presentará en el estado de situación financiera, partidas adicionales,

encabezamientos y subtotales cuando la magnitud, naturaleza o función de estos sea tal que
la presentación por separado resulte relevante para comprender la situación financiera de La
entidad.

La ordenación de las partidas o agrupaciones de partidas similares podrán modificarse de

acuerdo con la naturaleza de La entidad y de sus transacciones, para suministrar
información que sea relevante en la comprensión de la situación financiera de La entidad.

La entidad podrá presentar partidas adicionales de forma separada en función de los

siguientes
Aspectos:

 La naturaleza y la liquidez de los activos;

 La función de los activos dentro de La entidad; y
 Los importes, la naturaleza y el plazo de los pasivos.