DOCUMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD

ENSAYO ACTIVIDAD 3
PRESENTADO POR: LUZ PIEDAD GALLEGO

¿POR QUÉ ES IMPORTANTE EVALUAR LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA?

La información documentada según la ISO 9001:2015, es la información que una

organización tiene que controlar y mantener en el medio que la contiene. Esta puede estar
en cualquier formato o medio y puede provenir de cualquier fuente de información. Hace
referencia a los sistemas de gestión incluidos en los procesos relacionados, a la
información generada para que la organización pueda operar ya las evidencias de los
logros alcanzados. En estos documentos se identifican según las necesidades, los
responsables de preparar, redactar, aprobar, actualizar, archivar, distribuir, anular y
modificar la diferente información documentada de la empresa es decir los registros y
documentos, con la finalidad que estén debidamente controlados.

La evaluación de la información documentada de un Sistema de Gestión de Calidad

cumple una importancia muy alta en índices que lleven a cabo los resultados que deriven
dentro de la organización. Tratar de tener todo de manera adecuada; lo legal, lo
probatorio, lo organizado, todo correcto, para cuando llegue el momento de algo que se
concluye, se tenga prueba de todo lo implementado dentro de la organización
correspondiente a la conformidad o no conformidad. Así, podemos decir, que la
evaluación de la información documentada es uno de los papeles más importantes dentro
de un Sistema de Gestión de Calidad, pues es el soporte de lo que este en proceso, o ha
finalizado con la conformidad o no conformidad.

A través de la información documentada se realiza un proceso de evaluación, donde se

indica de manera clara si se encuentra un documento equis en estado de conformidad o
de no conformidad, esto, en pocas palabras para saber si es correcto lo desarrollado o no,
según lo expresado en la norma NTC ISO 9001. En primera instancia, la conformidad
radica en el cumplimiento de la norma, mientras que por el otro bando: la no conformidad,
implica el incumplimiento de la norma, ya sea de manera completa o parcial

En gran parte de las empresas que implementan el Sistema de Gestión de Calidad,

comparten grandes cualidades de acuerdo a los errores comunes que tienen a la hora de
desarrollar los documentos guías para este. Dentro de ellas dejan pasar detalles que
convierte en no conformidad muchos de estos, según lo que señala la norma NTC ISO
9001, pues solo van a lo que toma de modo explícito, como el claro ejemplo de no firmar
los documentos por la alta dirección de la organización, o el no ser divulgada al cliente
interno y externo, -solo se basa en una documentación y no en la implementación-,
corroborando la mala gestión al realizar los procesos dentro del desarrollo del Sistema de
Gestión de Calidad en la compañía.
La información documentada es importante porque suponen una herramienta de
seguimiento, trazabilidad y demostración de las diferentes fases o actuaciones, por ese
motivo será necesario realizar las operaciones descritas a continuación de forma general.
Para poder cumplir con los requisitos de la norma sobre el control y seguimiento de
deberá:

 Identificar y codificar
 Almacenar y proteger
 Definir el periodo de conservación
 Definir la disponibilidad y el acceso

La documentación de una empresa representa su capital intelectual, es decir el “saber

hacer” que se ha adquirido con la experiencia. Existen algunas razones de importancia
que tiene la documentación para un sistema de gestión de calidad, como las siguientes:

El Mejoramiento de los procesos: La documentación, nos permite mejorar los procesos

consistentemente. La documentación debe servir a los procesos y no los procesos servir a
los documentos. Por ello considero importante llamar la atención a no generar
documentación que pueda entorpecer los procesos. Un proceso bien diseñado debe tener
un buen flujo documental.

La planificación organizacional: En cualquier nivel de la organización, al documentar los

elementos importantes, como acciones, recursos y tiempo, estamos direccionando o
enfocando a las personas a cargo, hacia el logro de determinados objetivos y metas. La
documentación ayuda a mantener el enfoque y la disciplina hacia los objetivos del
sistema.

Control de las actividades realizadas: En este caso hablamos de los registros, que son un
tipo especial de documento. Básicamente es la información contenida en formatos
diligenciados durante los procesos y que nos va a suministrar evidencia o soporte de la
realización de determinadas actividades. Los registros nos permiten conocer y evaluar la
gestión realizada.

La estandarización de los procesos: Para que un proceso sea debidamente

estandarizado, debe estar documentado. Al hacerlo estamos asegurando que las
personas ejecuten los procesos de acuerdo a como están escritos. Recordemos que
estandarizar un proceso es establecer un nivel de operación (o estándar) que se debe
mantener para lograr unos resultados esperados.

Auditorias: Las auditorias de los sistemas de gestión de una empresa se basan en los
documentos que se tengan. Los documentos representan los criterios de auditoría y los
registros representan las evidencias de auditoría. De la comparación de estos dos tipos
de documentos se establecen los hallazgos de auditoría, que pueden ser fortalezas o
debilidades del sistema.

Para concluir, vemos que las empresas buscan por medio del Sistema de Gestión de
Calidad el éxito total de sus procesos y la satisfacción final de sus clientes internos y
externos, buscando una motivación sutil para seguir siéndole fiel a los productos y
servicios que la compañía implemente, así, como principal motivo, debe ser cada proceso
que este en el modo del Sistema de Gestión de Calidad.