ASIGNATURA GESTIÓN POR COMPETENCIAS

EJE 3
TEMA: PASO A PASO PARA REALIZAR SELECCIÓN DE PERSONAL

EQUIPO AE0044-702
MARIZA BARRAGÁN GUZMÁN

NELLY TATIANA MANCERA BELTRÁN

YARELIS RODRIGUEZ RODRIGUEZ

LEYDI YURANY JIMÉNEZ PIRAGUA

CDBA JORGE E. CHAPARRO MEDINA

PROFESOR INVESTIGADOR SENIOR

FUNDACIÓN UNIVERSITARIA DEL ÁREA ANDINA

FACULTAD CIENCIAS ECONÓMICAS, FINANCIERAS Y ADMINISTRATIVAS
PROGRAMA ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS VIRTUAL
Fecha, 14 De septiembre 2020
INDICE

INTRODUCCIÓN..........................................................................................................................................3
PARTE I. CONTEXTUALIZACIÓN...................................................................................................................3
MANUAL DE CARGOS Y FUNCIONES ACTUAL.............................................................................................4
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA Y HALLAZGOS.......................................................................................4
PARTE II. PROPUESTA PARA LA EMPRESA..................................................................................................5
OBJETIVO GENERAL....................................................................................................................................5
CARGO DIRECTIVO......................................................................................................................................5
Misión.........................................................................................................................................................5
Visión..........................................................................................................................................................5
Ficha técnica del cargo directivo................................................................................................................6
Competencias para el cargo directivo........................................................................................................7
CARGO PROFESIONAL.................................................................................................................................8
Misión.........................................................................................................................................................8
Visión..........................................................................................................................................................8
Ficha técnica del cargo profesional............................................................................................................9
Competencias para cargo profesional......................................................................................................10
PARTE III. PROCESO DE RECLUTAMIENTO, SELECCIÓN, INCORPORACION Y SEGUIMIENTO DE PERSONAL
.................................................................................................................................................................11
FASES DEL PROCESO BASADA EN TEORIA CLASICA (HENRY FAYOL).........................................................11
I. PLANIFICAR.......................................................................................................................................11
II. ORGANIZAR.....................................................................................................................................12
III. EJECUTAR.......................................................................................................................................13
IV. CONTROL Y SEGUIMIENTO............................................................................................................15
DIAGRAMA DE FLUJO...............................................................................................................................16
ANEXOS....................................................................................................................................................17
REFERENCIAS............................................................................................................................................17
INTRODUCCIÓN

Hoy en día en las organizaciones se llevan a cabo la implementación de proyectos o planes

estratégicos enfatizados en la planificación estratégica, buscando la mejora continua de las mismas

y de las dependencias que las conforman. Ayuda a fortalecer las competencias de las

organizaciones, impulsando el fomento de valores y a la vez permitiendo a las empresas aumentar

su competitividad. Por tal motivo se realizó un estudio relacionado con el Manual de cargos y

funciones de la empresa relacionada en el siguiente ítem.

El presente trabajo se divide en cuatro partes: la primera hace énfasis en la contextualización

de la empresa seleccionada, valores, objetivos y características principales de la investigación

realizada junto con los hallazgos evidenciados. La segunda parte contempla el marco teórico de la

propuesta para la empresa, basada en lo evidenciado en la primera parte. En la tercera parte se

presenta el proceso de selección aplicado a la empresa apoyado en la teoría clásica de

administración seleccionada por el grupo de trabajo, escogida del trabajo presentado en el eje 2

anteriormente. La última parte contiene las conclusiones y referencias utilizadas para realizar la

propuesta.

PARTE I. CONTEXTUALIZACIÓN

La empresa SUASUQUE S.A.S es una empresa dedicada a la producción y exportación de

flores frescas. Tiene alrededor de 46 años de fundada. Se encuentra Ubicada en el kilómetro 12 vía

sopo – La Calera y cuenta con más de 32 hectáreas de cultivo en producción. Durante los años han

producido más de 10 tipos de flores, pero actualmente producen alstroemeria. Es una empresa

familiar de socios (hermanos) encabezando con el Gerente General. Cuenta actualmente con 160

empleados directos y 20 contratistas.

 Dentro de los objetivos de la organización tienen contemplado establecer programas de

formación y bienestar a los colaboradores, generar planes de acción acordes con los riesgos, la

seguridad y la higiene industrial. Además, proteger la salud humana, el medio ambiente y las

instalaciones. Sus valores corporativos son el compromiso, el respeto al medio ambiente, la

confidencialidad en los procesos y la dedicación en las labores que se ejecuten.

MANUAL DE CARGOS Y FUNCIONES ACTUAL

Para la investigación se realizó el estudio del manual de cargos y funciones que actualmente

está establecido por la empresa. Este se encuentra en medio magnético, clasificado por cargos

específicos entre ellos, operarios, directores, técnicos, supervisores, gerentes y aprendices o

pasantes. Cada cargo establece un objetivo general, unas funciones frente al sistema de seguridad y

salud en el trabajo además de las funciones que involucran al cargo directamente. Relaciona unos

riesgos y peligros a los que está expuesto el personal ubicado en cada cargo y cuenta con un

control de cambios que hace parte del sistema de gestión documental establecido por la empresa.

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA Y HALLAZGOS

Durante la verificación del manual mencionado anteriormente, se evidencio lo siguiente:

 Para el área de GESTION HUMANA se tiene establecido solo un cargo, actualmente

este cargo es el de la Directora De Gestión Humana. Se evidencia que esta área esta

conjunta con el área de Sistema de Seguridad y Salud en el trabajo, generando carga

laboral y retraso en los procesos de juntas áreas. Se cuenta con el apoyo de aprendices

SENA, pero se sigue evidenciando la falencia y la falta de personal.

 La documentación, ejecución de los procesos, procedimientos de bioseguridad se

encuentran ejecutados en un 20%.

  Como prioridad se establece reestructurar el área de gestión humana dividiendo el

área en dos, creando cargo directivo y cargo profesional. Esto se establece ya que la

empresa se encuentra en un nivel de riesgo IV, por ello debe tener implementado su

sistema de gestión al día o más del 80%.

PARTE II. PROPUESTA PARA LA EMPRESA

OBJETIVO GENERAL

Implementar un cargo directivo para el área de sistema de gestión, seguridad y salud en el

trabajo y un cargo profesional para el área de gestión humana de la empresa SUASUQUE SAS,

permitiendo que los procesos y procedimientos de las áreas se ejecuten en su totalidad y se lleve a

cabo su correcto funcionamiento.

CARGO DIRECTIVO

Misión

Asegurar la implementación, seguimiento y mejoramiento del sistema de gestión en

seguridad y salud en el trabajo bajo la normatividad vigente aplicable a la empresa junto con los

requisitos mínimos establecidos según su composición, tamaño y su actividad económica.

Visión

El área de sistema de gestión en seguridad y salud en el trabajo para el año 2020 pretende

integrarse a la organización, llevando a cabo el logro de las metas y objetivos establecidos por la

misma, potencializando las fortalezas de los trabajadores que hacen parte de ella y generando un

ambiente laboral positivo.

Ficha técnica del cargo directivo

ITEM OBERVACIONES
Denominación Director de SG-SST
Área Sistema de gestión en seguridad y salud en el trabajo
Jefe Inmediato Gerente Gestión Humana
Personal a Asistente SG-SST / Aprendices o practicantes
cargo
Funciones  Elaborar y ejecutar el programa de capacitación anual en promoción
y prevención, que incluye los peligros/riesgos prioritarios y realizar
su divulgación aplicado a toda la organización.
 Ejecutar y elaborar los programas de vigilancia epidemiológica, de
acuerdo con los riesgos de la empresa.
 Reportar a la alta gerencia las situaciones que puedan afectar la
seguridad y salud de los trabajadores, contratistas y visitantes.
 Solicitar a la alta gerencia la realización de exámenes periódicos, de
ingreso y egreso para los trabajadores.
 Elaborar y actualizar las políticas de seguridad y salud en el trabajo,
necesarias para el manejo de proveedores y contratistas aprobadas
por alta gerencia.
 Elaborar y actualizar todas las matrices que se solicitan según el
sistema de gestión.
 Realizar inspecciones de seguridad en las instalaciones de la
empresa, generando reporte e implementando mejoras derivadas de
las mismas.
 Implementar y actualizar los procedimientos de trabajo seguro y de
aquellas actividades que generen riesgos prioritarios para la
empresa.
 Ejecutar y dar seguimiento a los planes de acción derivados de
investigaciones e inspecciones, incidente y accidentes de trabajo.
 Orientar capacitaciones al personal.
 Atender visitas programadas con ARL.
 Realizar plan de trabajo anual aprobado por la alta gerencia.
 Elaborar informes que sean requeridos por la alta gerencia.
 Apoyar a los comités de convivencia laboral, COPASST, comité de
emergencias de la empresa, a su elección y ejecución de actividades.
 Programar auditorías internas y externas al sistema de gestión
anualmente.
 Solicitar documentación a los contratistas que realicen actividades
en la empresa y verificar la información.
 Realizar y verificar los indicadores de gestión periódicamente según
 la organización.
 Elaborar y mantener actualizada la documentación del sistema de
gestión, con ayuda de un sistema de gestión documental para el
control de los mismos.
 Coordinar trabajo seguro en alturas, realizando verificación del
estado de los elementos de protección personal.
 Realizar planes y procedimientos de los procesos según el
requerimiento.
 Gestionar recursos financieros, humanos y técnicos para la puesta en
marcha de sistema de gestión.

Requerimiento Edad: Entre 25 a 35 años

s del perfil de
cargos( edad, Género: Hombre o Mujer
genero,
formación Formación Académica: Profesional en seguridad y salud en el trabajo con
académica, licencia, ingeniero industrial o carreras afines.
tiempo y tipo
de experiencia,
Postgrado: Salud Ocupacional o seguridad y salud en el trabajo con
competencias y
habilidades licencia.
requeridas).
Experiencia: Mínimo un año en cargos similares.

Competencias para el cargo directivo

Básicas:
 Autonomía en la toma de decisiones, enfocándose en las metas y objetivos

organizacionales.

 Comunicación asertiva con el grupo de trabajo y las diferentes áreas conformadoras de la

organización.

 Trabajo en equipo y organización para desarrollar las actividades establecidas en el área.

 Iniciativa personal para aportar ideas que fortalezcan la ejecución de los procesos y

procedimientos organizacionales.
  Tratamiento de información confidencial y personal a la que se tenga acceso y utilizarla de

manera responsable.

Genéricas:
 Planificar y estructurar el trabajo diario para el control de la ejecución de los procesos y

actividades bajo su responsabilidad.

 Capacidad de resolución de problemas y conflictos internos favoreciendo el clima

organizacional de la organización.

 Proactividad durante el horario laboral y creatividad e innovación en la puesta en marcha

de los procesos.

Específicas:
 Saber dirigir y liderar equipos de trabajo, enfocándose en el trabajo en equipo, obteniendo

buenos resultados y logrando cumplimiento de metas y objetivos.

CARGO PROFESIONAL

Misión

Apoyar las áreas gestión humana y sistema de gestión en seguridad y salud en el trabajo

llevando a cabo las actividades relacionadas con los procesos que conforman cada una, asegurando

el cumplimiento de los objetivos establecidos por la organización y la normatividad legal vigente.

Visión

El área de gestión humana y de sistema de gestión en seguridad y salud en el trabajo para el

año 2020 pretende integrarse a la organización, llevando a cabo el logro de las metas y objetivos
establecidos por la misma, potencializando las fortalezas de los trabajadores que hacen parte de

ella y generando un ambiente laboral positivo.

Ficha técnica del cargo profesional

ITEM OBERVACIONES
Denominación Asistente Gestión Humana y Sistema de Gestión en Seguridad y Salud
en el Trabajo.
Área Gestión Humana / Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el
Trabajo.
Jefe Inmediato Directora Gestión Humana y Directora SG-SST
Personal a Aprendices Y Practicantes
cargo
Funciones  Realizar actividades de promoción, divulgación e información
de los programas de salud ocupacional.
 Desarrollar las tareas asignadas por el médico de salud
ocupacional.
 Visitar periódicamente los lugares de trabajo e inspeccionar los
ambientes, máquinas, equipos y procedimientos, informando al
director de área la existencia de factores de riesgo y sugerir las
medidas de prevención y control.
 Proponer actividades de capacitación en Salud Ocupacional
dirigidos a todos los niveles de la empresa.
 Realizar los reportes correspondientes a accidentes e incidentes
de trabajo ante la ARL, realizando el respectivo seguimiento y
retroalimentación.
 Ejecutar las actividades asignadas, en concordancia con las
leyes, políticas, normas y reglamentos, que rigen su área, por lo
que deberá mantenerse permanentemente actualizado.
 Colaborar con el manejo de presupuesto de los programas del
departamento, realizar revisiones mensuales y controlar los
registros de pagos.
 Revisar y tramitar las liquidaciones de pago por terminación de
contrato, vacaciones, hacer las correcciones del caso, efectuar
ajustes manuales de pago ordinarios y retroactivos en los casos
que procedan.
 Recibir, registrar en el sistema y dar seguimiento a los
movimientos de personal, de acuerdo con la solicitud de trámite
 aprobada y la acción de personal, para aspectos tales como
ascensos, sustituciones, recargos, reconocimientos de
antigüedad, incentivos, dedicación exclusiva, disponibilidad,
escalafón profesional y otros.
 Colaborar en labores de reclutamiento y selección de personal,
así como de clasificación y valoración de puestos.

Requerimiento Edad: Entre 25 a 30 años

s del perfil de
cargos( edad, Género: Hombre o Mujer
genero,
formación Formación Académica: Profesional en Administración de Empresas o
académica, carreras afines, con especialidad en Gestión Humana o Sistema de
tiempo y tipo Gestión Seguridad y salud en el trabajo.
de experiencia,
competencias y
Experiencia: Mínimo un año en el cargo o similares.
habilidades
requeridas).

Competencias para cargo profesional

Básicas:
 Autonomía en la toma de decisiones, enfocándose en las metas y objetivos

organizacionales.

 Comunicación asertiva con el grupo de trabajo y las diferentes áreas conformadoras de la

organización.

 Trabajo en equipo y organización para desarrollar las actividades establecidas en el área.

 Iniciativa personal para aportar ideas que fortalezcan la ejecución de los procesos y

procedimientos organizacionales.

 Tratamiento de información confidencial y personal a la que se tenga acceso y utilizarla de

manera responsable.
Genéricas:
 Planificar y estructurar el trabajo diario para el control de la ejecución de los procesos y

actividades bajo su responsabilidad.

 Capacidad de resolución de problemas y conflictos internos favoreciendo el clima

organizacional de la organización.

 Proactividad durante el horario laboral y creatividad e innovación en la puesta en marcha

de los procesos.

Específicas:
 Saber dirigir y liderar equipos de trabajo, enfocándose en el trabajo en equipo, obteniendo

buenos resultados y logrando cumplimiento de metas y objetivos.

PARTE III. PROCESO DE RECLUTAMIENTO, SELECCIÓN, INCORPORACION Y

SEGUIMIENTO DE PERSONAL

FASES DEL PROCESO BASADA EN TEORIA CLASICA (HENRY FAYOL)

I. PLANIFICAR

Identificar Necesidades

Para esta primera fase del proceso se debe establecer que áreas se necesitan cubrir con

nuevos cargos. Esto con el fin de conocer las estructuras de personal de cada área identificando si

se cubre o que suple algún cargo de las mismas.

Aplicando esto a la propuesta mencionada, durante la verificación del manual de funciones

se evidenció que es necesario adicionar dos cargos uno directivo y el otro profesional en el área de

gestión humana de la organización.

Definición del perfil del candidato

 En este paso se establece que actividades y funciones debe realizar el candidato para el

cargo, que conocimientos técnicos debe tener, la experiencia mínima que debe tener, los valores, la

capacidad de trabajar en equipo y trabajo bajo presión además de los niveles de estudio entre otros.

Además de establecer las características de la postulación, formatos de hoja de vida solicitadas,

documentos requeridos y soportes que deben acompañar la hoja de vida.

Aplicado a la propuesta se anexa ficha técnica con las actividades y característica de las

funciones que debe realizar la persona para ese cargo. (Ver ficha técnica de los cargos en la fase

II). Los documentos que se solicitan son:

 Hoja de vida Minerva 10-03 con foto actual del candidato.

 Fotocopia de la cedula ampliada al 150.

 Certificado de antecedentes judiciales.

 Certificado expedido por procuraduría general de la nación

 Certificado expedido por la contraloría general de la nación.

 Una referencia personal y otra laboral.

(Ver anexo 1. Ejemplo hoja de vida Minerva 10-03)

II. ORGANIZAR

Convocatoria o búsqueda

En esta fase se realiza la convocatoria para los cargos que se necesiten. Se recibirá las hojas

de vida de las personas aspirantes al cargo. Se puede hacer por medio de vos a vos, medios de

comunicación o redes sociales, es considerado según criterio de la empresa.

 Para la propuesta la convocatoria se va a realizar por medio de la página de Facebook de la

empresa. Además de esto el medio interno comúnmente se utiliza para la divulgación de

convocatoria en la empresa es el vos a vos, esto ya que una de las políticas de la organización

permite que los familiares referencien a posibles candidatos que se encuentren en su mismo núcleo

familiar. Se compartirá la convocatoria en los grupos administrativos de cada área de la empresa

para el conocimiento de las mismas. También se compartirá la convocatoria con la oficina de

desarrollo económico de la Alcaldía Municipal de Sopo quien es la encargada de almacenar las

hojas de vida de la oficina de empleo del municipio.

III. EJECUTAR

Preselección

Una vez se tenga recibidas las hojas de vida los candidatos que respondieron a la

convocatoria se pasa a realizar un primer filtro verificando las hojas de vida con el perfil de cargo

que se necesita.

En la propuesta, se debe verificar que los candidatos cumplan con las características creadas

en las fichas técnicas de los dos cargos, tanto el directivo como el profesional verificando que la

información sea verídica respaldada con los soportes necesarios.

Selección y Toma de Decisiones

Las personas que cumplan con los requerimientos de cargo continuaran en esta fase. Para

esta fase muchas veces se tienen entrevistas con las personas seleccionadas, esto con el fin de

conocer más a las personas y evaluar su comportamiento. Se aplica pruebas psicotécnicas y se

analiza la obtención de resultados. Se toma la decisión según los resultados obtenidos y se pasa al

paso de contratación.

Para la propuesta, se realizarán entrevistas presenciales con los candidatos a los cargos.

Estas entrevistas contaran con la participación del jefe inmediato la Gerente de Gestión Humana

con La Directora Administrativa y con el Gerente General de la empresa. Durante la entrevista se

le realizaran preguntas sobre la información de los candidatos y se diligenciara el formato de

entrevista de trabajo. Una vez realizada la entrevista se continúa con la aplicación de la prueba

psicotécnica en compañía de la Psicóloga y Gerente de Gestión Humana.

Una vez obtenidos los resultados de la entrevista y la prueba, verificando cuál de los

candidatos cumple con el perfil de los cargos que se solicitan, se selecciona a las personas y se

pasa a enviar al examen de ingreso con la IPS que presta el servicio para la empresa.

(Ver anexo 2. formato de entrevista de trabajo y anexo 3. formato de prueba psicotécnica)

Contratación.

En este paso se determinarán todas las condiciones de cargo, las funciones que va a realizar,

el salario a devengar, el horario laboral. Se firma el contrato laboral establecido por la empresa.

Algunas empresas tienden a establecer periodos de prueba para verificar el desempeño de los

seleccionados.

Aplicado a la propuesta, inicialmente el contrato a firmar es fijo de uno a tres años, con un

periodo de prueba de tres meses. Se le da a los contratados la inducción corporativa a cargo del

jefe inmediato, la inducción al cargo y se le da un recorrido por las instalaciones de la empresa. Se

le hace entrega del puesto de trabajo y se verifica que cumpla con los requerimientos

biomecánicos necesarios.

(Ver anexo 4. Ejemplo formato contrato fijo de uno a tres años).

IV. CONTROL Y SEGUIMIENTO

Después de este tiempo se evalúa el desempeño de los contratados y se toma una segunda

decisión sobre si continua y aprueba este periodo o si por el contrario no cumple con las

necesidades de la organización. Se diligencia por el jefe inmediato, el formato de evaluación de

desempeño laboral establecido.

Aplicado a la propuesta se debe evaluar a los trabajadores que desempeñaron los dos cargos,

según los resultados obtenidos de esa evaluación se continua con la vinculación o no.

(Ver anexo 5. Formato de evaluación de desempeño laboral)

DIAGRAMA DE FLUJO

INICIO

Definición del Perfil

del cargo

RECLUTAMIENTO

Difusión del reclutamiento por

medio de comunicación que la
empresa considere.
Evaluación de
los aspirantes

SELECCIÓN

Se escoge la persona con las

competencias y el perfil que
cubra las necesidades del cargo.

INCORPORACIÓN

Se instruye sobre la empresa, la

misión y visión, estructura
organizacional, políticas
reglamentos además de las
funciones del cargo.
Seguimiento de
actividades
 SEGUIMIENTO

Se realiza seguimiento del trabajador

en su periodo de prueba, realizando
después de este una evaluación de
desempeño durante ese tiempo para la
toma decisiones

ANEXOS
Anexo 1. Ejemplo hoja de vida Minerva 10-03
Anexo 2. Formato de entrevista de trabajo
Anexo 3. Formato de prueba psicotécnica
Anexo 4. Ejemplo formato contrato fijo de uno a tres años
Anexo 5. Formato de evaluación de desempeño laboral
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