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ACTIVIDAD DOCUMENTO/ REGISTRO RESPONSABLE

1
1. Auxiliar de
agencia.
1. Enviar al auxiliar de jurídico en físico o correo electrónico Fase 1.
Outlook escaneados el análisis del crédito, factura proforma  Análisis del crédito.
del vehículo y observación del la 1ra y ultima cuota del  Factura proforma de vehículo.
crédito para solicitar la elaboración de la prenda.

2. Verificar datos importantes en la factura proforma y 2. Técnico

análisis del crédito: G judicial.
Factura proforma: A
Numero de motor, chasis, color, cilindraje, marca, clase, R
línea, capacidad, tipo de servicio, modelo. A
Análisis del crédito: N
Valor por el cual se otorga el crédito, ciudad que envía. T
I Fase 3.
A  Prenda sin tenencia del 3. Técnico
acreedor persona natural. judicial.
D
E
3
3. Elaborar documento de prenda sin tenencia del
2 P
acreedor persona natural.
1 I
G
N 4. Técnico
4. Enviar al jefe del Dpto. de jurídico el O judicial.
Dcto de 3 R
documento de prenda sin tenencia del 2
Prenda. 1 A
acreedor persona natural para visto
C
bueno. I 5. Técnico
O judicial.
5. Enviar al gerente el documento de Dcto de 3 N
prenda sin tenencia del acreedor 2
Prenda. 1
persona natural para firma. Fase 6.
 Factura proforma
6. Enviar en físico o por correo electrónico Outlook, al 6. Técnico
 Análisis del crédito
auxiliar de agencia la factura proforma, análisis del crédito, judicial.
 Certificado de cámara de
documento de prenda sin tenencia del acreedor persona
comercio.
natural y el certificado de cámara de comercio.

A
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ACTIVIDAD DOCUMENTO/ REGISTRO RESPONSABLE

7. Entregar al asociado el documento 3 7. Auxiliar de

Dcto de
de prenda sin tenencia del acreedor Prenda. 1
2 agencia.
persona natural para firma.

8. Llevar a la notaria el documento de

Dcto de 3 8. Asociado.
prenda sin tenencia del acreedor para 2
autenticar la firma del deudor Prenda. 1
prendario.
G
9. Asociado.
9. Llevar al concesionario el documento
Dcto de A
de prenda y la cámara de comercio de
Prenda. 1 2 R Fase 11.
COOPSERP, para realizar tramites con A
el transito.  Tarjeta de propiedad con
N
T prenda a favor de 10. Concesionario
10. Llevar a la oficina de transito el I COOPSERP.
documento de prenda para elaboración Dcto de prenda. A
de tarjeta de propiedad con prenda a 1
favor de COOPSERP. D
E
11. Entregar la tarjeta de propiedad a nombre COOPSERP,
Fase 14.
al funcionario del concesionario. P  Certificado de tradición 11. Oficina de
I original. transito.
G
12. Entregar al asociado tarjeta de propiedad original con N
 Fotocopia del SOAT
prenda a favor de COOPSERP y SOAT del vehículo. O autenticada.
R  Tarjeta de propiedad con 12. Asesor del
13. Sacar fotocopia al SOAT y a la tarjeta de propiedad del A prenda a favor de concesionario
vehículo con prenda a favor de COOPSERP, dirigirse a la C COOPSERP autenticada.
notaria y hacerlos autenticar. I
O 13. Asociado.
N
14. Dirigirse al auxiliar de agencia y entregar los
siguientes documentos:
1. Certificado de tradición original 14. Asociado.
2. Fotocopia del SOAT autenticada.
3. Fotocopia de Tarjeta de propiedad con prenda a favor de
COOPSERP autenticada.
15. Auxiliar de
15. Anexar al paquete del crédito los documentos
agencia.
entregados por el asociado para realizar desembolso de
crédito. Ver actividad 43 del procedimiento.

FIN
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4.2 ACLARACION DE ACTIVIDADES

1 PROCEDIMIENTO DE GARANTIA DE PIGNORACION

A partir de este conector se da inicio al procedimiento de garantía de pignoración como respaldo del crédito
de vehículo nuevo solicitada por el asociado.

Para los créditos de vehículo nuevo es importante tener presente que la garantía principal que aplique
debe de ser pignoración (hasta el 70% del valor comercial del vehículo), y cuando se preste el 100% del
valor del vehículo además de la pignoración se respaldara con otras garantías adicionales como:
codeudores y/o fondo de garantía según el caso.

ACTIVIDAD 1. Los auxiliares de agencia a nivel nacional envían los documentos del crédito en físico por
correo certificado dirigido al auxiliar de aportes, créditos y convenios para realizar trámites de pignoración y
aprobación del crédito. Para el caso de la agencia Cali, el auxiliar de agencia encargado de realizar el
crédito se encarga directamente de realizar las actividades de aprobación y pignoración, esta
responsabilidad es de la agencia Cali, en manos del auxiliar de agencia quien tramita el crédito, para este
caso el departamento de aportes, créditos y convenios no tendría esta responsabilidad.

ACTIVIDAD 2. El auxiliar de aportes, créditos y convenios recibe los documentos que envían los auxiliares
de agencia a nivel nacional, los revisa y tiene en cuenta LA COMPETENCIA PARA LA APROBACIÓN DE
LOS CRÉDITOS que se encuentran contempladas en el manual créditos artículos 44 – 50, pag.49, para el
caso de la agencia Cali, el auxiliar de agencia es quien se encarga de revisar estas instancias de
aprobaciones y dirigir a quien corresponde realizar la aprobación.

1. AGENCIAS:
CUANTIAS INSTANCIA DE APROBACIÓN

Hasta $ 10.000.000 Asesor Comercial y/o Auxiliar de Agencia.

Mayores a $10.000.001 hasta $21.000.000
Jefe Departamento de Créditos y/o Director
de Agencia.
Mayores a $21.000.001 hasta $26.000.000 Comisión Local de Créditos

Mayores a $ 26.000.001 Comisión Nacional de Créditos y Aportes. Y/o

Consejo de Administración.

ACTIVIDAD 3. El auxiliar de aportes, créditos y convenios o auxiliar de agencia identifican quien debe de
aprobar el crédito teniendo en cuenta la cuantía del crédito, si la cuantía del crédito supera los 26.000.000,
se procede a solicitar autorización al consejo de administración ejecutándose la actividad No.4, de lo
contrario se procede a ejecutar la actividad No.9.
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ACTIVIDAD 4. El auxiliar de aportes, créditos y convenios o el auxiliar de agencia presentan al consejo de

administración los siguientes documentos:
 Análisis del crédito
 Formato de asegurabilidad
 Solicitud de crédito.
 Factura proforma del vehículo.
 Cotización de la póliza vehículo.
 Desprendible de pago.
 Acta de crédito.

Estos documentos deben de ser revisados y aprobados por el consejo de administración, dando su aval
después de revisar, firmando el análisis de crédito como prueba de aprobado.

ACTIVIDAD 5. Si el consejo de administración aprueba el crédito se ejecuta la actividad No.8, de lo

contrario se ejecuta la actividad No.6.

ACTIVIDAD 6. Cuando el consejo de administración da un concepto negativo para el crédito de vehículo

evaluado se devuelven los documentos al auxiliar de agencia o auxiliar de aportes créditos y convenios,
para informe al asociado que su crédito fue negado.

ACTIVIDAD 7. Para el caso de las agencias a nivel nacional el auxiliar de aportes, créditos y convenios
devuelve todos los documentos del crédito por correo certificado al auxiliar de agencia encargado para que
informe al asociado que el crédito no fue aprobado por el consejo de administración.

Para el caso de la agencia Cali, el auxiliar de agencia que tramita el crédito es el encargado de solicitar
directamente al consejo de administración dar el aval al crédito presentado, y quien inmediatamente
conoce si es aprobado o negado, sin pasar por el departamento de aportes, créditos y convenios. Cuando
el auxiliar de agencia lo hace revisar y conoce si es aprobado o negado entonces es quien directamente se
encarga de informar al asociado de que su crédito fue negado, devuelto o aprobado.

ACTIVIDAD 8. El consejo de administración aprueba el crédito y firma el análisis de crédito que confirma la
aprobación del mismo y devuelve los documentos del crédito al auxiliar de aportes créditos y convenios o al
auxiliar de agencia si es el caso.

ACTIVIDAD 9. El auxiliar de agencia o auxiliar de aportes, créditos y convenios después de aprobado el

crédito lo remite al auxiliar de jurídico, radica los documentos y solicita la elaboración de las prendas
correspondientes.

ACTIVIDAD 10. El auxiliar de jurídico antes de elaborar la prenda sin tenencia del acreedor persona natural
verifica de la factura proforma los siguientes datos básicos e importantes:
 Numero de motor
 Chasis
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 Color
 Cilindraje
 Marca
 Clase
 Línea
 Capacidad
 Servicio si es particular o publico
 Modelo

De los documentos del crédito el auxiliar de jurídico revisar cual es el valor de la primera y ultima cuota del
crédito, el monto a prestar y la ciudad que envía, después de revisado procede al elaborar el documento de
prenda a favor de COOPSERP, para que se realice la pignoración del vehículo.
El documento de prenda sin tenencia del acreedor persona natural especifica y detalla
ACTIVIDAD 11. El auxiliar de jurídico cuando ya tiene listo el documento de prenda a favor de
COOPSERP, lo envía al jefe de jurídico para visto bueno.
ACTIVIDAD 12. El auxiliar de jurídico con el visto de bueno del documento de prenda, le presenta al
gerente 3 copias del documento de prenda para que las firme.

ACTIVIDAD 13. El auxiliar de jurídico para el caso de la agencia Cali, entrega personalmente los
documentos del crédito adjuntando el documento de prenda debidamente firmado por la gerencia y cámara
de comercio de COOPSERP, al auxiliar de agencia y se hace firmar el libro que constate la entrega, para el
caso de las agencias a nivel nacional envía los documentos del crédito en físico adjuntado el documento de
prenda sin tenencia a favor de COOPSERP y cámara de comercio por correo certificado.

ACTIVIDAD 14. El auxiliar de agencia recepciona los documentos enviados o entregados por el auxiliar de
jurídico y entrega al asociado el documento de prenda sin tenencia a favor de COOPSERP para que firme
las 3 copias del documento y también entrega el certificado de cámara de comercio.

ACTIVIDAD 15. El asociado con el documento de prenda se dirige a la notaria para hacer autenticar la
firma, solo donde dice deudor prendario, si desea hacer autenticar las 3 copias del documento lo puede
hacer, de lo contrario puede hacer autenticar solo 2 de las copias, puesto que una de ellas queda para el
asociado. Las otras dos si es obligatorio que estén autenticadas por que 1 es para el concesionario y la
otra copia es para la oficina de transito.

ACTIVIDAD 16. El asociado se dirige al concesionario y entrega 2 copias del documento de la prenda sin
tenencia a favor de COOPSERP y la cámara de comercio al concesionario con quien se va adquirir el
vehículo y se encarguen de realizar los tramites correspondientes a la expedición de la tarjeta de propiedad
a nombre de COOPSERP, con la oficina de transito.

ACTIVIDAD 17. El asesor del concesionario envía el documento de prenda sin tenencia a favor de
COOPSERP y la cámara de comercio para radicarlos en la oficina de transito y ellos se encarguen de
expedir la tarjeta de propiedad a nombre de la COOPERATIVA COOPSERP.
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ACTIVIDAD 18. Cuando la oficina de transito tiene lista la tarjeta de propiedad se la entrega al funcionario
del concesionario para que le sea entregada al asociado.

ACTIVIDAD 19. El asesor del concesionario hace entrega al asociado de la tarjeta de propiedad a nombre
de COOPSERP, SOAT del vehículo.

2 FONDO DE GARANTIA
De acuerdo al artículo 40. del manual de créditos de Coopserp, se señala lo siguiente:

“ARTICULO 40°. FONDO DE GARANTIA DE COOPSERP

Con el fin de obviar el requerimiento de codeudores, COOPSERP cobrará el 0,45 % del capital
solicitado de los créditos como garantía crediticia de los mismos, determinándose dicho valor de
acuerdo a la cuantía del crédito y al plazo estipulado. (Según Acta del Consejo de Administración
No.320 del 30 de octubre de 2010).
Parágrafo 1 El Fondo de Garantía podrá por si solo, garantizar deudas acumuladas de un asociado
hasta por $10.000.000.”

Por esta razón el asociado debe de decidir si en un solo crédito utiliza los $10.000.000 o en varios créditos,
lo importante es no exceder de los $10.000.000.

Ejemplo (1) a tener en cuenta:

Un asociado tiene 2 créditos (A y B)
A: Crédito de $ 4.000.000
B: Crédito de $ 6.000.000

Si este asociado ha utilizado el fondo de garantía para cubrir estos créditos, quiere decir que ya tiene los
$10.000.000 del fondo de garantía copado, por lo tanto los próximos créditos que solicite deberán ser
cubiertos por otra tipo de garantía, solo se podrá utilizar nuevamente el fondo de garantía en la medida que
el crédito o los créditos se vayan cancelando, teniendo en cuenta que el monto al que se tiene derecho
como fondo de garantía es el valor que se va cancelando. Por ejemplo:

El asociado del ejemplo (1), pasado los 5 meses a cancelado $1.000.000 entre el crédito A y B, este valor
es considerado como una liberación de los créditos, brindando al asociado la oportunidad de utilizar este
mismo valor como fondo de garantía para cubrir un nuevo crédito.

Teniendo en cuenta las explicaciones anteriores, el auxiliar de agencia se da cuenta que tan copado se
encuentre el fondo de garantía observando el estado de cuenta del asociado, por eso en el momento de
hacer el análisis del crédito que comprende de la actividad No. 4 a la actividad No. 21 del procedimiento
crédito de vivienda nueva, el auxiliar de agencia debe de marcar muy claramente las pautas del crédito
como tal.
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Para el fondo de garantía no hay necesidad de ninguna documentación requerida.

Solamente el auxiliar de agencia debe de ingresar en el análisis del crédito en la opción garantías el
número 0 (cero), dando cumpliendo a los siguientes lineamientos:

CODIGO DE GARANTIA DESCRIPCION DE

GARANTIA
0 FONDO DE GARANTIA
1 1 CODEUDOR
6 HIPOTECA
7 PIGNORACION

Es necesario que el auxiliar de agencia consulte el ANEXO DE GARANTIAS PARA CREDITOS 2007.

El auxiliar de agencia debe dejar por escrito en la observación el tipo de garantía que aplicara el crédito.
3 CODEUDOR (RES)
Se da inicio a un nuevo procedimiento llamado garantía codeudor (res), garantía que se define según el
monto del crédito a solicitar que se habla en la actividad No. 21 del procedimiento crédito de vivienda
nueva.

ACTIVIDAD 2. El asociado debe dirigirse con su respectivo codeudor (res) al auxiliar de agencia de la
ciudad correspondiente con su respectivo desprendible de pago este desprendible de pago debe de ser del
mes inmediatamente anterior, en caso de ser el pago quincenal deberá presentar ambos desprendibles de
pago.

ACTIVIADAD 3. El auxiliar de agencia a través de una tabla en Microsoft Excel donde se encuentre los
diferentes convenios institucionales que existen con la cooperativa COOPSERP debe verificar que la
nomina a la cual pertenece el posible codeudor se encuentre en ese listado.

ACTIVIDADAD 4. Cumplir con la calidad de codeudor significa que debe de dar el mismo cumplimiento al
Capitulo III, Articulo No. 8 del estatuto de la cooperativa COOPSERP.
“ARTICULO 8. ASPIRANTES A ASOCIADOS.
Los aspirantes a asociados, personas naturales deberán cumplir los siguientes requisitos:
1. Ser legalmente capaces.
2. Los menores de 18 años a través de sus representantes legales.
3. Ser servidor publico, jubilado o pensionado del nivel nacional o territorial, ya sean del orden central
o descentralizado u organismos independientes que sean de carácter oficial, siempre y cuando exista
convenio ente COOPSERP y dicha entidad, para la deducción por nomina de aportes y cartera .
únicamente podrá aspirar a tener dos o mas cuentas a través de la misma nomina, la persona cuya
entidad pagadora le cancele otra mesada de manera independiente y generada por concepto de
sustitución pensional vitalicia.
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4. Podrán ser asociados los beneficiarios de “sustitución de pensión”, quienes acrediten su pensión
vitalicia.
5. Ser jubilado o pensionado por el seguro social independiente del sector publico o privado al que
perteneció, siempre y cuando exista convenio entre COOPSERP Y EL SEGURO SOCIAL para la
deducción por nomina de aportes y cartera.
6. También podrán ser asociados, los empleados de la Cooperativa de Servidores Públicos &
Jubilados de Colombia COOPSERP COLOMBIA, y los de aquellas entidades donde la Cooperativa
actué en calidad de entidad constituyente.”

En caso SI cumple el codeudor con este artículo continuo con la actividad No. 5 de NO ser así se regresa a
la actividad No.2.

ACTIVIDAD 5. Al posible codeudor se le puede presentar los siguientes casos:

1. Ser asociado a una nomina diferente de la que el elige ser codeudor, por ejemplo el codeudor (X) es
empleado de 2 nominas con las cuales COOPSERP tiene convenio, el codeudor (X) es asociado solo por
la nomina 1 y en el momento de ser codeudor solicita comprometer su salario por la nomina 2, para este
caso se sigue con la Actividad No.7; aunque el posible codeudor no sea asociado de de la nomina a la cual
se le descontara por esta obligación, el auxiliar de agencia debe de verificar que en el desprendible de
pago no presente mas de un embargo de lo contrario no podrá asumir con la obligación de codeudor.

2. Ser asociado de la nomina que el elige ser codeudor, por ejemplo el codeudor (X) es empleado de 2
nominas con las cuales COOPSERP tiene convenio, el codeudor (X) es asociado solo por la nomina 1 y en
el momento de ser codeudor solicita comprometer su salario solo por la nomina 1, de la cual es asociado,
para este caso se sigue con la Actividad No. 5.

ACTIVIDAD 6. El auxiliar de agencia a través del aplicativo AS 400, genera el estado de cuenta del
asociado el cual será codeudor para verificar los puntos mencionados en esta actividad, al igual que
observara en el desprendible de pago sus diferentes obligaciones específicamente si tiene un embargo en
su nombre, de acuerdo a esta actividad se procede a continuar con la siguiente actividad No. 7.

ACTIVIDAD 7. El auxiliar de agencia debe tener presente la siguiente información para evaluar la
capacidad de pago de codeudor, la capacidad de pago se estable de 2 formas:

A. Cuando el codeudor es asociado activo, es decir no es pensionado ni jubilado, no tiene embargos y

devenga más de 3 SMLV, se define como codeudor con capacidad de pago.
EJEMPLO: Juan es asociado activo no tiene embargos y gana $5.000.000 pero tiene descuentos que al
final hacen que Juan reciba 1 SMLV, parta COOPSERP siempre y cuando un asociado o en este caso
un codeudor devengue mas de 3 SMLV y no tenga embargos así reciba solamente 1 SMLV se
considera con capacidad de pago.

Si ya es una persona que tenga menos de 3 SMLV, allí ya se mide diferente la capacidad de pago, aquí
tiene que tener capacidad de pago por el valor de la cuota, es decir el análisis de la capacidad de pago
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debe de ser igual o superior al valor de la cuota del crédito, por tal motivo si la persona se llegara a
quedar vencida, tenga la capacidad al momento de trasladar la deuda se pueda descontar la cuota.

B. Cuando el codeudor es pensionado , se les debe respetar el 50% del salario, entonces el auxiliar de
agencia debe de analizar en este caso sí el 50% del salario es igual o superior a 3 SMLV ($566.700*3 =
$1.700.000) es decir que el 50% del salario tiene que ser $1.700.000 por tal motivo se considera que el
codeudor debe de tener ingresos igual o superior $3.400.000 ($1.700.000*2) y que además de eso no
debe tener embargos, si el 50% de la pensión es igual o superior a 3 SMLV y el señor tiene embargos,
es considerado no apto para adquirir esta obligación.

Y la otra condición de los pensionados es igual a la de los empleados activos, sí el 50% de la pensión
es menor a los 3 SMLV, se le hace el análisis de la capacidad por el valor de la cuota.

Otra condición para evaluar la capacidad de pago y seguir con el procedimiento del codeudor (es):
Solo podrá ser codeudor en COOPSERP hasta 3 veces, para ello hay una opción en el sistema AS400
que permite al auxiliar de agencia observar este lineamiento digitalizando el numero de la cedula del
posible codeudor, si por ejemplo aparecen 3 veces como codeudor, aunque tenga capacidad de pago
no se puede aceptar como codeudor.

ACTIVIDAD 8. Sí el codeudor es asociado y tiene capacidad de pago se procede a realizar la actividad

No.9, si no es asociado y tiene capacidad de pago se procede a realizar la actividad No. 10, pero si el
codeudor NO tiene capacidad de pago se procede a regresar a la actividad No. 2.

ACTIVIDAD 9. Una vez el auxiliar de agencia determine que el codeudor cumple con los requisitos, tiene
capacidad de pago para ser codeudor y es asociado de la cooperativa se continúa con la actividad No.35
del procedimiento de crédito de vivienda nueva.

ACTIVIDAD 10. Si el posible codeudor tiene capacidad de pago pero no es asociado de la cooperativa
COOPSERP, el auxiliar de agencia debe de solicitar la documentación adicional y verificar que sus datos
estén completos, los documentos adicionales son: Certificado laboral y carta resolución del nombramiento
original.

ACTIVIDAD 12. El auxiliar de agencia debe de entregar el formato T1 al codeudor para que este lo
diligencie señalando la opción de NO ASOCIADO que se encuentra en este formato, una vez el codeudor
diligencie este formato se lo entrega al auxiliar de agencia para que este lo adjunte al paquete del crédito.

ACTIVIDAD 13. El auxiliar de aportes créditos y convenios se encarga de llevar el control del consecutivo
de los códigos de cuentas para codeudores no asociados el cual es un rango especial para este tipo de
cuenta, por tal motivo el auxiliar de agencia debe escribir a través del Outlook la solicitud del consecutivo
de cuenta de no asociado al auxiliar de aportes créditos y convenios para así poder asignarla al nuevo
codeudor.
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ACTIVIDAD 14. El auxiliar de aportes, créditos y convenios envía a través del Outlook al auxiliar de
agencia el código de cuenta del codeudor no asociado como respuesta a la solicitud de la actividad No.13.

ACTIVIDAD 15. El auxiliar de aportes, créditos y convenios una vez realizada la actividad No. 14,
inmediatamente debe de relacionar este código de cuenta en el libro consecutivo CODEUDORES.

ACTIVIDAD 16. El auxiliar de agencia se encarga de aperturar la cuenta del codeudor no asociado a través
del AS 400 ingresando el código de cuenta que envió el auxiliar de aportes, créditos y convenios, por tal
motivo el auxiliar de agencia se debe de percatar de no tomar el consecutivo que asigna el AS 400
automáticamente.

Una vez se apertura la cuenta del codeudor no asociado, se procede a realizar la actividad No.36 del
procedimiento del crédito de vivienda nueva.

4 PROCEDIMIENTO PARA EXPEDIR POLIZA HOGAR

A partir de este conector se da inicio al procedimiento de expedición de la póliza hogar, para que el crédito
de vivienda nueva pueda ser desembolsado, este procedimiento se realiza simultáneamente con la
Actividad No.17 del procedimiento de garantía de hipoteca, es decir que mientras el auxiliar de aportes
créditos y convenios esta realizando el tramite de la expedición de la póliza hogar, el jefe del ‘Dpto. jurídico
esta elaborando el estudio de títulos y la minuta de hipoteca.

ACTIVIDAD 1. La póliza para crédito de vivienda se tomara con la entidad aseguradora que determine
COOPSERP, a través de los contactos que informe el departamento de aportes, créditos y convenios
ejecutándose la Actividad No.11, pero si el asociado insiste en tomarla con otra entidad aseguradora se
deberá ejecutar la Actividad No.2.

ACTIVIDAD 2. El auxiliar de agencia debe de solicitar al asociado presentar la cotización de la póliza hogar
con la entidad aseguradora que el desea, con el fin de que esta respalde el crédito de vivienda nueva
aprobado.

ACTIVIDAD 4. El auxiliar de agencia se encarga de enviar la cotización de la póliza hogar con otra entidad
aseguradora diferente a la que ofrece COOPSERP, al jefe de aportes, créditos y convenios para que la
revise y evalué si es viable o no acogerse a ella.

ACTIVIDAD 5. El jefe de aportes, créditos y convenios determina si la póliza hogar que presento el
asociado cumple con los valores amparados por la póliza de la compañía aseguradora que ofrece
COOPSERP, entonces se procede a ejecutar la Actividad No.6, de lo contrario el asociado deberá
acogerse a la póliza ofrecida por COOPSERP, ejecutándose la Actividad No.12.
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ACTIVIDAD 6. El jefe de aportes, créditos y convenios una vez sea viable la cotización de la póliza hogar,
deberá remitir la cotización de la póliza presentada por el asociado por correo electrónico OUTLOOK a la
gerencia para su respectiva autorización.

ACTIVIDAD 7. De no ser autorizada por gerencia, el asociado deberá acogerse a la póliza ofrecida por
COOPSERP, ejecutándose la Actividad No.12., de lo contrario se ejecuta la Actividad No.8.

ACTIVIDAD 8. El gerente comunica al jefe de aporte, créditos y convenios la autorización de la cotización

dey la póliza presentada por el asociado, para que proceda a tramitar la póliza hogar con la entidad
aseguradora que el presento.

ACTIVIDAD 9. El jefe de aporte, créditos y convenios informa al auxiliar de agencia para que informe al
asociado y proceda a realizar el trámite de expedición de la póliza hogar para continuar con el crédito de
vivienda nueva.

ACTIVIDAD 10. El asociado una vez realiza el tramite de la póliza hogar deberá presentarla al auxiliar de
agencia para anexarla al paquete del crédito, como requisito del crédito de vivienda nueva para su
desembolso.

ACTIVIDAD 11. El auxiliar de agencia solicita al auxiliar de aportes, créditos y convenios a través de y un
correo electrónico OUTLOOK, cotizar con la compañía aseguradora que ofrece COOPSERP, el valor de la
póliza hogar que debe de cancelar el asociado, escaneando el avalúo comercial completo para ser
adjuntado a este correo.

ACTIVIDAD 12. El auxiliar de aportes, créditos y convenios en el mismo correo electrónico que envía el
auxiliar de agencia (Actividad No.11), solicita a la compañía aseguradora cotizar el valor de la póliza hogar
enviando el avaluó comercial completo al gestor encargado.

ACTIVIDAD 13. El gestor encargado de la compañía aseguradora realiza la cotización y la envía al auxiliar
de aportes, créditos y convenios a través del correo electrónico (OUTLOOK).

ACTIVIDAD 14. El auxiliar de aportes, créditos y convenios recibe la cotización de la póliza hogar que
envía el gestor encargado de la compañía aseguradora y se lo envía al auxiliar de agencia que esta
encargado del crédito de vivienda nueva.

ACTIVIDAD 15. El auxiliar de agencia imprime la cotización que fue enviada por correo electrónico
OUTLOOK por el auxiliar de aporte, créditos y convenios para entregárselo al asociado.

ACTIVIDAD 16. El asociado recibe la cotización de la póliza hogar y se dirige a tesorería para cancelar por
ventanilla en la caja el valor de la póliza hogar y espera que el cajero le entregue el recibo de caja.

ACTIVIDAD 17. El asociado cuando le entregan el recibo de caja, se dirige al auxiliar de agencia para
entregarle el recibo de caja como soporte de pago de la póliza hogar.
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ACTIVIDAD 18. El auxiliar de agencia solicita al asociado la siguiente documentación requerida:

 Avaluó comercial
 Certificado de tradición.
 Copia de la cedula del asociado.
 Recibo de caja pago de la póliza hogar.

A su vez estos documentos deben de ser entregados al auxiliar de agencia como requisito para la
expedición de la póliza hogar.

ACTIVIDAD 19. Una vez son entregados los documentos mencionados en la Actividad No.18 por parte del
asociado, el auxiliar de agencia los escanea y los envía al auxiliar de aportes, créditos y convenios
inicialmente por OUTLOOK para agilizar el tramite de expedición de póliza hogar, pero a su vez estos
documentos originales deben de ser enviados con los mensajeros internos o por correo certificado al
auxiliar de aportes créditos y convenios para remitirlos a la compañía aseguradora. El auxiliar de agencia
al recibo de caja le saca una fotocopia, lo anexa al paquete del crédito y devuelve el recibo de caja original
al asociado.

ACTIVIDAD 20. El auxiliar de aportes, créditos y convenios con el correo electrónico que recibió del auxiliar
de agencia en la actividad No. 19, procede a solicitar al gestor encargado de la compañía aseguradora la
expedición de la póliza hogar para agilizar el tramite, teniendo en cuesta que después se deben de remitir
estos documentos originales a la aseguradora.

ACTIVIDAD 21. El gestor encargado de la compañía aseguradora con la solicitud que hace el auxiliar de
aportes, créditos y convenios y los documentos adjuntos procede a realizar el trámite de expedición de la
póliza hogar. Cuando la póliza hogar esta expedida la envía escaneada por correo electrónico para
adelantar el tramite del procedimiento del crédito de vivienda nueva. La póliza original es enviada por el
gestor encargado de la compañía aseguradora en original al auxiliar de aportes, créditos y convenios, esta
póliza debe de contener original y 2 copias.

ACTIVIDAD 22. Cuando el gestor encargado envía la póliza hogar expedida, el auxiliar de aportes, créditos
y convenios debe de verificar que la siguiente información de la vivienda que se esta asegurado no
presente errores de transcripción como:

 Dirección del predio asegurado.

 Valor asegurado.
 Tipo de estructura.
 Año de construcción.
 Bien asegurado.
 Numero de la cedula del asociado.
 Nombre del asegurado.
 CR – AP - 00
14 de September de 2020
CRÉDITO DE VEHICULO NUEVO
Revisión: 01
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Esta información se debe de constatar con los documentos que fueron enviados inicialmente en la
Actividad No.20, al gestor encargado como lo fueron el certificado de tradición, cedula de ciudadanía y
avaluó comercial del bien inmueble.

ACTIVIDAD 23. En el momento de verificar la información por parte del auxiliar de aportes, créditos y
convenios y la póliza presenta errores de transcripción de la información detallada en la Actividad No.22, se
procede a ejecutar la actividad No.24., de lo contrario se continúa con la Actividad No.26.

ACTIVIDAD 24. El auxiliar de aportes, créditos y convenios envía un correo electrónico al gestor encargado
indicando el error/es cometidos en la póliza hogar expedida para que la corrija.

ACTIVIDAD 25. El gestor encargado de la entidad aseguradora corrige la póliza hogar expedida y la envía
de nuevo al auxiliar de aportes, créditos y convenios.

ACTIVIDAD 26. El auxiliar de aportes, créditos y convenios envía la póliza hogar expedida al auxiliar de
agencia por correo electrónico OUTLOOK, para que la imprima y anexe al paquete del crédito como
requisito del crédito de vivienda nueva para su respectivo desembolso, mientras llega la póliza de hogar
original para ser entregada al asociado.

ACTIVIDAD 27. El auxiliar de agencia cuando recibe la póliza hogar en físico, entrega al asociado la
original, una copia se archiva en la carpeta del crédito y la otra copia se envía al archivo general de
COOPSERP para custodia.

5. CONTROL DE MODIFICACIONES

Revisión Fecha de Razón del cambio

Vigencia
1 Versión inicial del documento

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Equipo de Manuales Gerencia Consejo de administración
Marlen, Tatiana, Vanessa y
Viviana