Está en la página 1de 33

CR – AP - 00

14 de September de 2020
CRÉDITO DE VEHICULO NUEVO
Revisión: 01
Página 1 de 33

1. - OBJETIVO.

Establecer el procedimiento para la adjudicación de créditos de vehículo nuevo para los asociados de la
COOPERATIVA COOPSERP.

2. ALCANCE.

Este procedimiento cubre todas las actividades requeridas desde el análisis, programación, liquidación y
desembolso de la línea de crédito de vehículo en la modalidad vehículo nuevo, teniendo en cuenta la
cuantía máxima, plazo, antigüedad, documentos específicos, tipo de garantía y aplicación de tasa de
interés en la colocación de este crédito.

3. VOCABULARIO

3.1 SISTEMA BIOMETRICO: Sistema automatizado que realiza labores de biometría. Es decir, un sistema
que fundamenta sus decisiones de reconocimiento mediante una característica personal que puede ser
reconocida o para “verificar” su identidad de manera automatizada, esto se puede realizar a través de las
huellas dactilares, la retina, el iris, los patrones faciales, de venas de la mano o la geometría de la palma de
la mano, representan ejemplos de características físicas (estáticas), mientras que entre los ejemplos de
características del comportamiento se incluye la firma, el paso y el tecleo (dinámicas). La voz se considera
una mezcla de características físicas y del comportamiento, pero todos los rasgos biométricos comparten
aspectos físicos y del comportamiento.

3.2 LINEA DE CRÉDITO: Una línea de crédito es una forma de crédito otorgado a un gobierno, empresa o
individuo por un banco u otro tipo de institución financiera similar. Aunque puede adoptar varias formas, se
trata en esencia de que el asociado pueda acceder a cualquier línea de crédito que ofrezca la Cooperativa
COOPSERP.

3.3 ESTADO DE CUENTA:

3.4 CUPO DE CRÉDITO: Es la cuantía máxima a la que puede acceder un asociado, dependiendo de la
línea de crédito solicitada.

3.5 APORTE DISPONIBLE: Corresponde al 80% de los aportes sociales a prestar correspondiente al 80%
de los aportes sociales mensuales del asociado.

3.6 CRÉDITO: El crédito es una operación financiera en la que se pone a nuestra disposición una cantidad
de dinero hasta un límite especificado y durante un período de tiempo determinado.
CR – AP - 00
14 de September de 2020
CRÉDITO DE VEHICULO NUEVO
Revisión: 01
Página 2 de 33

3.7 CAPITALIZAR APORTES:

3.8. CAPACIDAD DE PAGO: Cantidad de dinero de que dispone mensualmente una persona, una vez
hechos todos los pagos y deducciones que tiene, para pagar nuevas deudas. Las empresas financieras
responsables socialmente, que consideran como el mínimo ingreso intocable que necesita la persona para
vivir. Lo que le queda es lo que consideran capacidad de pago.

3.10. DESCUENTO DE APORTES: Son los descuentos correspondientes al 5% que se les realiza a los
asociados pertenecientes a las entidades del sector público.

3.11. REPORTE DE NOMINA: Enviar a las diferentes entidades con las que la cooperativa tiene convenio
los oficios para efectuar los descuentos por nomina correspondiente a los aportes sociales.

3.12. NOMINAS: Para la cooperativa COOPSERP son las Entidades del sector público con las que se
establece un convenio o asignación de código para que sus funcionarios puedan acceder a los servicios
financieros que ofrece la cooperativa.

3.13. AVALAR: Aprobar una iniciativa, idea o proyecto.

3.14. PAQUETE DEL CRÉDITO: Agrupación de todos los documentos que han sido soporte de las
actividades realizadas en la colocación y desembolso del crédito quedando listos para su custodia.

3.19. GARANTIA REAL: Es aquella garantía que tiene un valor establecido y que es suficiente para cubrir
el monto de obligaciones pasadas, presentes y futuras, y que adicionalmente ofrezca un respaldo jurídico
eficaz al otorgar a COOPSERP una preferencia o mayor derecho para obtener el pago de la obligación.
Mediante esta garantía un bien especifico queda afectado a una obligación determinada, contraída por el
asociado.

3.20. CODEUDOR: Es considerado codeudor la persona que respalda una deuda y que además tiene las
mismas responsabilidades junto con el deudor frente a esta.

3.21. FONDO DE GARANTIA: Para coopserp el fondo de garantía es considerado un seguro del crédito
que se presta al asociado con el fin de obviar el requerimiento de codeudor (res), consiste en cobrar el 0,45
% del capital solicitado de los créditos como garantía crediticia de los mismos,

3.22. ACTA DE PROGRAMACION DE CREDITOS: Documento diseñado para legalizar el desembolso de


un crédito.

3.23. ENROLAMIENTO: Nombre que se le da al proceso mediante el cual se registran los datos básicos de
una persona con el objetivo de lograr su identificación dentro de la cooperativa COOPSERP.
CR – AP - 00
14 de September de 2020
CRÉDITO DE VEHICULO NUEVO
Revisión: 01
Página 3 de 33

3.24. PAGARE: Documento que contiene una promesa incondicional de pago donde la persona que lo
emite (Asociado), se compromete a pagar a una segunda persona en este caso la cooperativa coopserp
una cierta cantidad de dinero en caso de no cumplir con el pago de las cuotas del crédito.

3.25. LIBRANZA: La libranza es un mecanismo de recaudo de cartera en donde el deudor autoriza a su


entidad empleadora a descontar de su nomina mensual o quincenal una suma determinada para aplicar a
la cancelación de sus obligaciones ante la cooperativa.

3.26. CLAUSULA ACELERATORIA: Documento establecido como un acuerdo el cual aclara al deudor la
responsabilidad ante el incumplimiento de una cuota correspondiente al crédito otorgado del 0%. Con una
sola cuota vencida del crédito tasa cero, se le aplicara la clausula aceleratoria, la cual consiste en el cobro
inmediato del 100% del capital y los intereses por mora a que haya lugar.

3.27. CARTA DE INSTRUCCIÓN: Carta por la cual se indica como se debe diligenciar los espacios de un
pagare en blanco.

3.28. LIQUIDACION DEL CRÉDITO: Documento soporte de un crédito, el cual discrimina cada concepto a
descontar reflejando un valor a pagar.

3.29. PRESTAR MERITO EJECUTIVO: Significa que en un momento determinado se da vida libre para
que se inicie un proceso ejecutivo, debido a un incumpliendo de clausulas.

3.30. CALIDAD DE CODEUDOR: Cumplir con todos los requisitos que exige la cooperativa COOPSERP
para ser codeudor.

3.31. EMBARGO: Se conoce como embargo a la conservación, custodia e incautación, por indicación de
un juez, de aquello que pertenece a una persona, que por consideración del juez no esta en condiciones de
cumplir con una obligación y por tal motivo ordena un embargo.

En este caso, el embargo es una declaración realizada por la vía jurídica que modifica un derecho de
propiedad para que la persona cumpla con una obligación de carácter pecuniario. El embargo puede ser
preventivo o ejecutivo, de acuerdo a las características de la sentencia judicial.

4. PROCEDIMIENTO Y DESARROLLO

Este es el procedimiento a seguir para hacer acreedor de la modalidad de crédito de vehículo nuevo a un
asociado de COOPSERP.
CR – AP - 00
14 de September de 2020
CRÉDITO DE VEHICULO NUEVO
Revisión: 01
Página 4 de 33

4.1 PROCEDIMIENTO PARA LA LINEA DE CREDITO DE VEHICULO NUEVO.

ACTIVIDAD DOCUMENTO/ REGISTRO RESPONSABLE


CR – AP - 00
14 de September de 2020
CRÉDITO DE VEHICULO NUEVO
Revisión: 01
Página 5 de 33

INICIO 1, 2, 3, 4,5 y 6.
Auxiliar de
agencia.
NO Ir al
1. Es asociado
procedimiento
de COOPSERP?
de vinculacion.
SI
7.Auxiliar de
aportes, créditos y
2. Solicitar el numero de cedula del solicitante del credito. convenios.
3. Consultar el estado de cuenta del asociado a través
del aplicativo AS-400, con el numero de la cedula.
8. Auxiliar de
Fase 4. aportes, créditos y
4. Solicitar documentos Ver Art.70 Manual de Créditos.  Originales y fotocopias de los convenios.
A
N (2) últimos desprendibles de
5. Verificar descuento de aportes en el desprendible de A pago si este es quincenal o el 9.Jefe de
pago. L último si es mensual. Aportes, créditos y
I convenios.
S
 Original de la cédula de
6. Hay SI 10. Identificar los parámetros I
descuento de de la nomina a la que S ciudadanía.
10.Auxiliar de
aportes ? pertenece el asociado.
 Certificación laboral del Agencia.
D
NO E deudor expedida por el
11. Evaluar capacidad de
7. Estudiar el motivo del pago del asociado. L Departamento de Recursos 11.Auxiliar de
no descuento de aportes.
Humanos o quien haga sus agencia
C veces, de la entidad donde
12. Tiene SI
capacidad
R labora, especificando el 12.Auxiliar de
NO 8. Error de E
de pago? tiempo de servicio y tipo de agencia.
reporte o nomina? D
NO vinculación contractual.
I 13.Auxiliar de
FIN 13. Tramitar autorización del T
SI agencia.
crédito con la gerencia y/o O Fase 13.
9. Avalar crédito. consejo de administración.  Análisis del crédito.
 Desprendible del pago. 14.Auxiliar de
agencia.
SI 15. Definir e informar al asociado
14. Autoriza
el cupo de crédito de acuerdo a la
crédito? 15.Gerenc
línea solicitada.
ia y/o
NO 16. Definir si el asociado tiene consejo de
que capitalizar aportes. administra
FIN
ción.
A
16.Auxiliar de
agencia.
ACTIVIDAD DOCUMENTO/ REGISTRO RESPONSABLE
CR – AP - 00
14 de September de 2020
CRÉDITO DE VEHICULO NUEVO
Revisión: 01
Página 6 de 33

SI 17.Auxiliar de
17.Capitaliza 18. Informar el valor a
aportes? capitalizar de aportes.
agencia.

NO 18.Auxiliar de
19. Definir y registrar en el aplicativo AS-400 el tipo de agencia.
garantía que respaldará el crédito e informar al asociado. A
N
· Garantía real (pignoracion).
· Estudio de codeudores.
A 19.Auxiliar de
L
· Fondo de garantía. I
agencia.
Ver capitulo V Artículos 38 al 42. Manual de Créditos. S
I
S
NO 20. Accede
al crédito? D 20.Asociado.
FIN E
SI L
21. Imprimir el análisis del crédito con las condiciones de
aprobación y las observaciones de acuerdo al tipo de C Fase 21. 21.Auxiliar de
garantía que respaldará el crédito. R  Análisis del crédito. agencia.
E
22. Entregar formato solicitud de crédito y de asegurabilidad D
(si aplica) para ser diligenciado por el asociado.
I 22.Auxiliar de
T Fase 22. agencia.
O
23. Aplicar el tipo de garantía que se determino para el  Formato solicitud de crédito.
crédito solicitado.  Formato de asegurabilidad. 23.Auxiliar de
(Si aplica). agencia.
NO 25. Fondo NO NO
26. Codeudor
24.Pignoracion? de
(es)?
24.Auxiliar de
garantía? agencia.
SI FIN
SI SI
25.Auxiliar de
1 2 3 agencia.

27. Presentar el paquete completo del crédito al jefe de


26.Auxiliar de
aportes, créditos y convenios. agencia.

B 27. Director y/o


Auxiliar de agencia.

ACTIVIDAD DOCUMENTO/ REGISTRO RESPONSABLE


CR – AP - 00
14 de September de 2020
CRÉDITO DE VEHICULO NUEVO
Revisión: 01
Página 7 de 33

B
28. Jefe de
P aportes,
28. Revisar el paquete del crédito.
R créditos y
O convenios.
29. Elaborar acta de programación. G
Fase 29.
R  Acta de programación.
Acta de A 29. Jefe de
30. Enviar el acta de programación al programación M aportes,
auxiliar de aportes, créditos y convenio. de creditos. A créditos y
C convenios.
31. Imprimir, escanear y I
enviar vía Outlook acta O
Acta de Carpeta
N 30. Jefe de
de programación al jefe programación de aportes,
de tesorería y director o de creditos. Actas
Y créditos y
auxiliar de agencia convenios.
involucrado. D
E
S
31. Auxiliar de
32. Imprimir acta de programación y Acta de
programación E aporte, créditos
anexarla al paquete del crédito y convenios.
de creditos. M
programado. B
O 32. Auxiliar de
33. El asociado presenta la cedula de ciudadanía original L
agencia.
para Verificar biometría. Ver articulo 62 Manual de créditos. S
O
34. Verificar que el codeudor (Si aplica), este enrolado 33. Auxiliar de
completamente a través del programa de biometría. D agencia.
E
L
34. Auxiliar de
36. Realizar enrolamiento como
NO C
asociado ir al siguiente Link: http://
agencia.
35.Codeudor R
intranet.coopserp.com/BIOENTER/
enrolado?
PROCESO%20DE%20ENROLAMIENTO E 35. Auxiliar de
.htm D agencia.
SI I
T
O 36. Auxiliar de
agencia.
Fase 37.
37. Elaborar en el aplicativo AS-400 pagare 3  Pagare.
y libranza (Si aplica) y revisar que no tenga 2
errores e imprimir 3 veces el documento.
 Libranza. 37. Auxiliar de
1 agencia.

ACTIVIDAD DOCUMENTO/ REGISTRO RESPONSABLE


CR – AP - 00
14 de September de 2020
CRÉDITO DE VEHICULO NUEVO
Revisión: 01
Página 8 de 33

P
R
38. Entregar al asociado Pagare y libranza O
38. Auxiliar de
pagare y libranza (Si aplica). (Si aplica). 1 G agencia.
R
A
Archivar en la M
Carpeta del Pagare y libranza
A
crédito (Si aplica). 2 C
I
O
Archivo para Pagare y libranza N
custodia. (Si aplica). 3
Y

D
E
Fase 39.
39. Tramitar e imprimir la siguiente documentación que debe
S  Pagare en blanco. 39. Auxiliar de
de firmar el deudor, auxiliar de agencia y codeudor
E  Clausula aceleratoria. agencia.
(si aplica).
· Pagare en blanco (si aplica).
M  Carta de instrucción.
B
· Clausula acelaratoria solo para crédito tasa 0%. O
· Carta de instrucción tasa interés 0% L
S
40. Cancelar el valor correspondiente a la capitalización de O 40. Asociado.
aportes informado por el auxiliar de agencia en la Actividad D
18 de este procedimiento. E
L Fase 41.
41. Entregar al auxiliar de agencia el recibo de caja como 41. Asociado.
 Recibo de caja.
soporte del pago de la capitalización de aportes y adjuntar al C
paquete del crédito. R
E
42. Imprimir liquidación del crédito, adjuntar al paquete del D 42. Auxiliar de
crédito para enviar al cajero encargado del desembolso. I Fase 42. agencia.
T
O
 Liquidación del crédito.
43. Desembolso del crédito de vivienda nueva. Ver 43. Auxiliar de
procedimiento de desembolsos de créditos. tesorería y/o
cajero.
FIN

ACTIVIDAD DOCUMENTO/ REGISTRO RESPONSABLE


CR – AP - 00
14 de September de 2020
CRÉDITO DE VEHICULO NUEVO
Revisión: 01
Página 9 de 33

1. Auxiliar de
1
agencia.
1. Enviar al auxiliar de aportes, créditos y convenios los 2, 3, 4 Auxiliar de
documentos del crédito en físico por correo certificado para
aprobación. para el caso de la agencia Cali el auxiliar de Fase 1. aportes,
agencia los radica personalmente.  Análisis del crédito. créditos y
G  Factura proforma de vehículo. convenios o
2. Revisar la cuantía del crédito, para determinar la A auxiliar de
instancia de aprobación. R
A
agencia.
N
3. Solicita T 5. Consejo de
4. Enviar documentos del SI I
autorización del A
admón.
crédito, para la
aprobación.
consejo de 6. Consejo de
Admón.? D admón. o
E
SI
NO auxiliar de
5. Crédito 9. Enviar al auxiliar de jurídico Fase 3. aportes,
Aprobado? P
los documentos del crédito y I  Prenda sin tenencia del créditos y
NO
solicitar la elaboración del G acreedor persona natural. convenios.
documento de prenda N
6. Devolver todos los O
documentos del crédito al R 7. Auxiliar de
auxiliar de agencia A agencia.
encargado del crédito. C
10. Elaborar documento de 3 I
7. Informar al asociado prenda sin tenencia del 2 O 8. Consejo de
que el crédito fue negado N
acreedor persona natural. 1 admón.
y devuelto.

Fase 6. 9. Auxiliar de
FIN 11. Enviar al jefe del
Dpto. de jurídico el 3  Factura proforma aportes,
Prenda. 2
8. Revisar los documento para visto 1  Análisis del crédito créditos y
documentos y aprobar bueno.  Certificado de cámara de convenios, o
firmando el análisis del comercio. auxiliar de
crédito. 12. Enviar al gerente el 3
documento de prenda Prenda. 2 agencia.
1
para firma.
10, 11, 12,13.
13. Enviar en físico por correo certificado al auxiliar de Auxiliar de
agencia los documentos del crédito adjuntando certificado de jurídico.
cámara de comercio y el documento de prenda sin tenencia
a favor de COOPSERP.

ACTIVIDAD DOCUMENTO/ REGISTRO RESPONSABLE


CR – AP - 00
14 de September de 2020
CRÉDITO DE VEHICULO NUEVO
Revisión: 01
Página 10 de 33

14. Entregar al asociado el documento Dcto de 3


de prenda sin tenencia del acreedor Prenda. 1
2 14. Auxiliar de
persona natural para firma. agencia.

15. Llevar a la notaria el documento de


Dcto de 3 15. Asociado.
prenda sin tenencia del acreedor para 2
autenticar la firma del deudor Prenda. 1
prendario.
G
16. Asociado.
16. Llevar al concesionario el
Dcto de A
documento de prenda y la cámara de
Prenda. 1 2 R Fase 11.
comercio de COOPSERP, para realizar A
tramites con el transito.  Tarjeta de propiedad con 17. Concesionario
N
T prenda a favor de
17. Llevar a la oficina de transito el I COOPSERP.
documento de prenda para elaboración Dcto de prenda. A 18. Oficina de
de tarjeta de propiedad con prenda a 1
transito.
favor de COOPSERP. D
E
18. Entregar la tarjeta de propiedad a nombre COOPSERP,
Fase 14.
al funcionario del concesionario. P  Certificado de tradición 19. Asesor del
I original. concesionario
G
19. Entregar al asociado tarjeta de propiedad original con N
 Fotocopia del SOAT
prenda a favor de COOPSERP y SOAT del vehículo. O autenticada. 20. Asociado.
R  Tarjeta de propiedad con
20. Sacar fotocopia al SOAT y a la tarjeta de propiedad del A prenda a favor de
vehículo con prenda a favor de COOPSERP, dirigirse a la C COOPSERP autenticada.
notaria y hacerlos autenticar. I 21. Asociado.
O
N
21. Dirigirse al auxiliar de agencia y entregar los
siguientes documentos: 22. Auxiliar de
1. Certificado de tradición original agencia.
2. Fotocopia del SOAT autenticada.
3. Fotocopia de Tarjeta de propiedad con prenda a favor de
COOPSERP autenticada.

22. Anexar al paquete del crédito los documentos


entregados por el asociado para realizar desembolso de
crédito. Ver actividad 43 del procedimiento.

FIN

ACTIVIDAD DOCUMENTO/ REGISTRO RESPONSABLE


CR – AP - 00
14 de September de 2020
CRÉDITO DE VEHICULO NUEVO
Revisión: 01
Página 11 de 33

1. Identificar el numero de codeudores que debe de presentar 1. Auxiliar de


el asociado de acuerdo a la cuantía del crédito.
agencia.
Ver articulo 43, Manual de Créditos.
Fase 2.
2. Presentar codeudor (es) requeridos con su desprendible de  Desprendible de pago. 2. Asociado.
pago.

3. Verificar el codeudor sea empleado o jubilado de entidades


del Estado que tengan convenio de descuento por nomina 3. Auxiliar de
con COOPSERP. agencia.

SI 4. Cumple NO
con la calidad de 4. Auxiliar de
codeudor? agencia.
5. Es asociado
de la nomina a la cual NO 5. Auxiliar de
se le descontara como agencia.
codeudor?

SI
6. Auxiliar de
6. Verificar en el AS-400 las siguientes condiciones: agencia.
· Que no haya servido de codeudor mas de 3 créditos
vigentes con la Cooperativa.
· Que sus obligaciones como asociado estén al día 7. Auxiliar de
(aportes, créditos). agencia.
· No presentar mas de un embargo en su desprendible
de pago.
8. Auxiliar de
7. Evaluar capacidad de pago del codeudor (es), agencia.
Fase 10.
dependiendo de su estado. (Empleado activo o jubilado).  Certificado laboral.
 Carta resolución del 9. Auxiliar de
10. Para codeudor no nombramiento. agencia.
NO 8.Tiene SI asociado solicitar
capacidad
de pago?
documentación adicional y 10. Auxiliar de
verificar que este completa. agencia.
SI
9. Para codeudor
asociado Se procede a FIN
A
ejecutar la Actividad 34.

ACTIVIDAD DOCUMENTO/ REGISTRO RESPONSABLE


CR – AP - 00
14 de September de 2020
CRÉDITO DE VEHICULO NUEVO
Revisión: 01
Página 12 de 33

11. Auxiliar de
11. Adjuntar la documentación adicional del codeudor en el agencia.
paquete del crédito.
G
A 12. Codeudor y
12. Diligenciar el formato T1 como R Fase 12. Auxiliar de
no asociado y adjuntarlo al paquete del crédito. A agencia.
 Formato T1.
N
T
13. Solicitar vía Outlook, al auxiliar de aporte, créditos y I 13. Auxiliar de
convenios el numero consecutivo de código de codeudor no A Fase 13. agencia.
asociado.
 Correo Outlook, solicitud
D
E
numero consecutivo para 14. Auxiliar de
14. Enviar por correo Outlook, el consecutivo del código de codeudor no asociado. aportes,
codeudor no asociado. créditos y
C
O convenios.
15. Relacionar en el libro de consecutivos codeudores no D Fase 14.
asociados el numero asignado en la actividad No.14. E
U  Correo Outlook, asignación 15. Auxiliar de
D consecutivo código codeudor aportes,
16. Aperturar en el AS-400 código de cuenta como O no asociado. créditos y
codeudor no asociado. R convenios.
Fase 15.
17. Se procede a ejecutar la Actividad 36.  Libro de consecutivos 16. Auxiliar de
codeudores no asociados. agencia.

FIN 17. Auxiliar de


agencia.

ACTIVIDAD DOCUMENTO/ REGISTRO RESPONSABLE


CR – AP - 00
14 de September de 2020
CRÉDITO DE VEHICULO NUEVO
Revisión: 01
Página 13 de 33

INICIO 1,2
Auxiliar de
agencia.
SI 1. Expide NO
póliza a través de
3.Asociado.
COOPSERP?

11. Solicitar al auxiliar de 4,5,6


2. Solicitar al asociado
aportes, créditos y cotización póliza hogar con Jefe de aportes,
convenios cotizar el valor otra entidad aseguradora. créditos y
Fase 3.
de la póliza hogar con la convenios.
 Cotización de la póliza hogar
entidad aseguradora. 3. Presentar cotización de
con otra entidad.
póliza hogar. P 7,8
12. Cotizar el valor de la O Gerente.
póliza hogar con la 4. Evaluar cotización de póliza. L
entidad aseguradora que I
Z
9. Jefe de
ofrece COOPSERP. NO Fase 6. aportes, créditos y
A
5. Es viable?  Correo Outlook, solicitud convenios.
13. Realizar cotización autorización póliza hogar con
póliza hogar y enviar al SI otra entidad.
auxiliar de aportes, 6. Solicitar autorización a V 10. Asociado.
créditos y convenios. gerencia.. E
Fase 7.
H 11.Auxiliar de
14. Enviar cotización I  Correo Outlook, aprobación agencia.
NO C póliza hogar con otra entidad.
póliza hogar, al auxiliar 7. Autoriza
de agencia. vía Outlook. póliza hogar? U
L 12.Auxiliar de
Fase 14. aportes, créditos y
15. Entregar al asociado SI O
 Cotización de la póliza hogar convenios.
la cotización de la póliza 8. Informar al jefe de aporte,
créditos y convenios la
con la entidad aseguradora
hogar
aprobación de la cotización de la que ofrece coopserp.
13. Entidad
16. Cancelar el valor de póliza hogar. aseguradora.
la póliza hogar en la caja Fase 16.
y recibir recibo de caja. 9. Informar al auxiliar de agencia  Recibo de caja concepto
la aprobación de la cotización de 14.Auxiliar de
pago póliza hogar. aportes, créditos y
17. Presentar el recibo de la póliza hogar.
caja al auxiliar de agencia convenios.
como soporte del pago. Fase 18.
 Avaluó comercial 15.Auxiliar de
18. Solicitar al asociado  Certificado de tradición. agencia.
la documentación 10. Presentar póliza  Copia de la cedula del
hogar con la aseguradora 2
requerida. asociado.
que el asociado escogió 1 16,17
 Recibo de caja pago de la Asociado.
al auxiliar de agencia. 0
A póliza hogar.
18.Auxiliar de
FIN agencia.
ACTIVIDAD DOCUMENTO/ REGISTRO RESPONSABLE
CR – AP - 00
14 de September de 2020
CRÉDITO DE VEHICULO NUEVO
Revisión: 01
Página 14 de 33

19. Enviar documentos al auxiliar de aporte, créditos y


convenios, vía Outlook y correo certificado. 19.Auxiliar de
agencia.
20. Enviar documentos para expedir póliza, vía Outlook y
correo certificado a la entidad aseguradora. 20.Auxiliar de
aportes, créditos y
convenios.
P
Fase 21.
O
21. Expedir y enviar póliza hogar vía Outlook y por 2 L  Póliza hogar.
I
21.Entidad
correo certificado al auxiliar de aportes, créditos y 1
Z aseguradora.
convenios. 0 A

22. Verificar que la póliza hogar expedida no presente


errores. V 22.Auxiliar de
E aportes, créditos y
SI NO H convenios.
23. Presenta errores? I
C
U 23.Auxiliar de
24. Enviar al gestor la póliza L aportes, créditos y
hogar expedida para que O convenios.
corrija la información errónea.

25. Enviar póliza hogar 24.Auxiliar de


26. Enviar al auxiliar de
expedida corregida al auxiliar aportes, créditos y
agencia póliza hogar
de aportes, créditos y convenios.
expedida.
convenios.
25.Entidad
27. Entregar al asociado Póliza hogar aseguradora.
original de la póliza hogar. 0
26.Auxiliar de
Archivar en la aportes, créditos y
Carpeta del Póliza hogar convenios.
crédito 1

Archivar para
27. Auxiliar de
Póliza hogar agencia.
custodia 2

FIN

4.2 ACLARACION DE ACTIVIDADES


CR – AP - 00
14 de September de 2020
CRÉDITO DE VEHICULO NUEVO
Revisión: 01
Página 15 de 33

ACTIVIDAD 1. Auxiliar de agencia o Metre debe de preguntar a la persona interesada en solicitar el crédito
si es asociado de la cooperativa COOPSERP, para así mismo informarle que auxiliar de agencia se
encargara de darle la información apropiada, SI es asociado, se da continuidad a la Actividad No. 2, de lo
contrario se remite al procedimiento de Asociaciones, revinculacion y reactivación Codigo XXXXX, del
proceso de gestión comercial.

ACTIVIDAD 3.
El auxiliar de agencia debe de ingresar al aplicativo AS-400 y digitar el numero de la cedula para consultar
su estado de cuenta, esto le permite al auxiliar de agencia confirmar de que la persona que solicita la
información es asociado, sus datos son correctos y tener un panorama global de su historial crediticio con
COOPSERP.

ACTIVIDAD 4. Una vez el asociado decida realizar el crédito debe de presentar unos documentos básicos
los cuales se encuentran listados en el articulo 70 del manual de créditos.

ACTIVIDAD 5. El auxiliar de agencia debe de constatar que en el desprendible de pago del asociado se
refleje el descuento de aportes del respectivo mes.

ACTIVIDAD 6. De acuerdo a La Política de Crédito GG-2012-043 de gerencia se abre rombo de decisión;


Si el auxiliar de agencia identifica que no hay descuento de aportes en el desprendible de pago se continúa
con la actividad No. 7 de lo contrario sigue con la actividad No. 10.

ACTIVIDAD 7. El auxiliar de agencia debe de comunicar al auxiliar de aporte, créditos y convenios el caso
en donde no se descontó el aporte correspondiente al mes, para que sea estudiado el motivo del no
descuento de aporte.

ACTIVIDAD 8. El auxiliar de aportes créditos y convenios, pregunta a la persona encargada de realizar el


reporte a la nomina a la cual pertenece este asociado, para verificar si la procedencia del error fue por la
cooperativa o por la nomina, si ha sido por cualquiera de los anteriores conceptos pasa a la actividad No. 9
de lo contrario finalizaría este procedimiento y no se le otorgaría el crédito al asociado.

ACTIVIDAD 9. El jefe de aportes, créditos y convenios, es el encargado de dar la respectiva autorización,


informando por escrito con su respectiva firma.

ACTIVIDAD 10. El auxiliar de agencia debe de consultar en un archivo de Excel en donde se encuentra la
información de los parámetros de cada una de las nominas con las que COOPSERP tiene convenio. Este
documento es suministrado por el departamento de aportes, créditos y convenios el cual será responsable
de mantenerlo actualizado.

Esta consulta permite al auxiliar de agencia identificar la manera proceder para realizar las siguiente
actividad.
CR – AP - 00
14 de September de 2020
CRÉDITO DE VEHICULO NUEVO
Revisión: 01
Página 16 de 33

ACTIVIDAD 11. El auxiliar de agencia a través de un cuadre en Excel o en aplicativo AS-400 evalúa la
capacidad de pago, utilizando la siguiente formula:

Salario básico + auxilio de transporte –


REFLEJA LA CAPACIDAD DE PAGO Y
salario mínimo – otras deducciones que
PERMITE ESTABLECER LA CUOTA
muestre el desprendible de pago
diferentes a la de COOPSERP- 5% Sobre ═ QUE SE PUEDE MANEJAR AL
RESPECTIVO CRÉDITO SOLICITADO.
el salario básico, (Que serian los aportes
de COOPSERP).

TENER PRESENTE PARA ESTE ESTUDIO EL ARTICULO No. 50. del manual de créditos.

ACTIVIDAD 12. Una vez el auxiliar de agencia evalué la capacidad de pago, siendo esta favorable se
procede con la actividad No.15 de lo contrario se debe de ejecutar la actividad No.13.

ACTIVIDAD 13. Cuando el asociado que solicita el crédito NO tiene capacidad de pago, el auxiliar de
agencia debe de solicitar autorización mediante un correo electrónico Outlook, adjuntando los siguientes
documentos escaneados: el análisis del crédito y desprendible de pago, para enviarlo al jefe del
departamento de aporte, créditos y convenios y este a su vez gestione autorización con la gerencia general
de COOPSERP o en su defecto al consejo de administración, para así dar cumplimiento a la política de
crédito GG-2012-043.

ACTIVIDAD 14. La gerencia general y/o consejo de administración debe de informar al jefe de aportes,
créditos y convenios la respectiva decisión, para que este a su vez le informe al auxiliar de agencia
encargado del crédito.
Sí el crédito fue aprobado se procede a ejecutar la actividad No.15, de lo contrario no se otorgaría el
crédito y se finalizaría el procedimiento.

ACTIVIDAD 15. El auxiliar de agencia define el cupo del crédito teniendo en cuenta lo evaluado en la
capacidad de pago para así informarle al asociado favorecido. Ver articulo No.51 del manual de créditos.

ACTIVIDAD 16. El auxiliar de agencia de acuerdo a la cuantía de crédito aprobada, define si el asociado
debe de capitalizar aportes, esto se establece de acuerdo al aporte disponible que se refleje en el estado
de cuenta del asociado.
La cuantía de crédito de vivienda nueva corresponde a la 5 parte del aporte disponible, sin exceder 100
SMLMV. Ver articulo No.5 código (17-18) del manual de créditos, por ejemplo si el asociado (x), solicita un
crédito de vivienda por $35.000.000, este crédito exige que debe de tener la 5ta parte de este valor en
aportes disponibles lo cual seria:

Aporte disponible exigido = $ 35.000.000 / 5


Aporte disponible exigido = $ 7.000.000.
CR – AP - 00
14 de September de 2020
CRÉDITO DE VEHICULO NUEVO
Revisión: 01
Página 17 de 33

El asociado en su estado de cuenta presenta un aporte disponible de $5.000.000. Esto indica que faltan
$2.000.000 para cubrir el aporte disponible exigido, estos $2.000.000 se conocen como el valor a
capitalizar.

Pero como el aporte disponible no debe de quedar en ceros (0), solo en este caso el auxiliar de agencia
debe de dividir el saldo a capitalizar ($2.000.000) / 0.8 = $2.500.000 siendo este el verdadero valor a
capitalizar.

ACTIVIDAD 17 Si el asociado tiene que capitalizar aportes se ejecuta la actividad No.18, de lo contrario se
procede a ejecutar la actividad No 19.

Nota: El auxiliar de agencia antes de borrar el monto que aparece en aportes a capitalizar en el documento
análisis del crédito, debe de hacer una anotación de este monto o valor en las líneas que aparecen en ítem
observación de este documento, una vez que el auxiliar de agencia este seguro de no olvidar este valor a
capitalizar en dicho crédito se borra del ítems aportes a capitalizar.

Antes de desembolsar este crédito el auxiliar de agencia se debe encargar que en su momento el asociado
pague el valor que le corresponde.

ACTIVIDAD 18 El auxiliar de agencia debe de informar verbalmente al asociado el valor que tiene que
capitalizar por concepto de aportes, para que el asociado tenga presente este valor, el cual deberá
cancelar antes del desembolso del crédito en la actividad No. 40 de este procedimiento, o en el momento
que el auxiliar de agencia lo solicite.

ACTIVIDAD 19. La garantía principal para el crédito de vehículo nuevo debe de ser pignoración (hasta el
70% del valor comercial del vehículo), y cuando se preste el 100% del valor del vehículo además de la
pignoración se respaldara con otras garantías adicionales como: codeudores y/o fondo de garantía según
el caso. Para esto el auxiliar de agencia debe de conocer la siguiente tabla de garantías establecidas para
los créditos y así definir las alternativas que aplican de acuerdo a la cuantía del crédito de crédito de
vehículo nuevo.
Ver parágrafo 3-4, Articulo 21 del Manual de créditos de COOPSERP, pág.26
CR – AP - 00
14 de September de 2020
CRÉDITO DE VEHICULO NUEVO
Revisión: 01
Página 18 de 33

TIPO DE GARANTIA
Alternativa Alternativa CUANTIA
1 2
Fondo de garantía Hasta $10.000.000

1 codeudor Hasta $11.000.000

Mayores a $11.000.000
Fondo de garantía + hasta
1 codeudor $21.000.000
Mayores a $11.000.000
2 codeudores hasta
$22.000.000
Mayores a $22.000.000
Fondo de garantía + hasta
2 codeudores $32.000.000
Mayores a $22.000.000
3 codeudores hasta
$33.000.000
Garantía Real Mayores a $33.000.000 **

Una vez el auxiliar de agencia defina los tipos de garantías que se empleara para el crédito de vehículo
nuevo solicitado, debe de registrarlos en el análisis del crédito a través del aplicativo AS-400 como las
condiciones de aprobación tomando como referencia la siguiente nomenclatura:

CODIGO DE GARANTIA DESCRIPCION DE


GARANTIA
0 FONDO DE GARANTIA
1 1 CODEUDOR
6 HIPOTECA
7 PIGNORACION
Es necesario que el auxiliar de agencia consulte el ANEXO DE GARANTIAS PARA CREDITOS 2007.

El auxiliar de agencia en el ítem OBSERVACIONES debe de escribir el tipo de garantía el cual se aplicara
al crédito, si el asociado debe de capitalizar aportes y si ha sido codeudor de otra persona verificando que
se encuentre al día en tal caso.

ACTIVIDAD 20. El asociado determina si acepta continuar o no con la colocación del crédito, teniendo en
cuenta el análisis que ha sido realizado por el auxiliar de agencia, SI el asociado decide continuar con la
CR – AP - 00
14 de September de 2020
CRÉDITO DE VEHICULO NUEVO
Revisión: 01
Página 19 de 33

colocación del crédito se continúa con la actividad No. 21, de lo contrario no se efectúa la colocación del
crédito y se toma como finalizado el procedimiento.

ACTIVIDAD 22. El documento solicitud de créditos debe de ser firmado por los siguientes:
 Asociado.
 Codeudor (es) en caso tal de que se presente como garantía del crédito.
 Auxiliar de agencia quien atendió la solicitud del crédito.
VER ANEXO SOLICITUD DE CRÉDITO.

El formato de asegurabilidad aplica para los créditos que superen $10.000.001 y que su solicitante sea
mayor de 70 años, una vez aplique estas condiciones el auxiliar de agencia le entrega al asociado el
formato de asegurabilidad concientizándolo de la importancia de diligenciarlo completamente, declarando
su estado real de salud, sin omitir ningún tipo de información, para que en el momento que COOPSERP
realice cualquier reclamación a la compañía aseguradora, ésta se responsabilice del saldo de la deuda;
este formato debe de ser fechado y firmado por el asociado a la fecha del otorgamiento del crédito.

El formato de asegurabilidad debe de enviarse escaneado del documento original, el cual debe ser remitido
por correo electrónico al auxiliar de aporte, créditos y convenios, si el formato escaneado es ilegible este se
debe enviar en físico pero solo la (Copia).

El formato de Asegurabilidad solo se envía en original cuando haya lugar a una reclamación por causa de
fallecimiento o ITP (incapacidad total y permanente).

Los formatos escaneados deben ser enviados semanalmente por el auxiliar de agencia al auxiliar de
aportes, créditos y convenios, es decir, cada ocho (8) días, si el caso igual lo amerita (sin son muchos
formatos), si solo se tienen unos cuantos se puedan enviar cada quince (15) días, y así será más fácil la
recepción por parte de la entidad aseguradora. Ver Anexo FORMATO DE ASEGURABILIDAD.

Una vez diligenciados los anteriores formatos se deben de anexar al paquete del crédito.

ACTIVIDAD 23. Una vez determinados y aceptados los tipos de garantías por el asociado, se procede a
aplicar el debido procedimiento de acuerdo a las garantías establecidas para el crédito solicitado,
establecidas en los siguientes conectores:
1 PIGNORACION

2 FONDO DE GARANTIA

3 CODEUDOR(ES)
CR – AP - 00
14 de September de 2020
CRÉDITO DE VEHICULO NUEVO
Revisión: 01
Página 20 de 33

ACTIVIDADA 27. El director de agencia y/o auxiliar de agencia debe de asegurarse que el paquete del
crédito este completo, esto incluye todos los documentos soportes de las garantías que respaldará el
crédito para escanearlos y presentarlos al jefe de aportes, créditos y convenios a través del Outlook, en
caso que el crédito este en tasa de interés 0% el auxiliar de agencia debe de enviar todo el paquete por
correo certificado.

ACTIVIDADA 28. El jefe de aportes, créditos y convenios debe de revisar detalladamente los documentos
que el auxiliar de agencia presenta, de manera general se listan los datos a revisar:
 _____________________________
 _____________________________
 _____________________________
 _____________________________
 _____________________________

Una vez revisado devuelve el paquete del crédito al auxiliar de agencia.

ACTIVIDAD 29. El jefe de aportes, créditos y convenios elabora en una hoja de Excel que denominará
acta de programación del año en curso el acta con su respectivo consecutivo y toda la información
recopilada de los documentos que recibió por el director de agencia y/o auxiliar de agencia.
Ver anexo ACTA DE PROGRAMACION.

ACTIVIDAD 30. El jefe de aportes, créditos y convenios a través de un correo Outlook envía el acta de
programación realizada al auxiliar de aportes, créditos y convenios y adjunta los diferentes soportes del
crédito solicitado que recibió por parte del director de agencia y/o auxiliar de agencia.

ACTIVIDAD 31. El auxiliar de aportes, créditos y convenios antes de escanear el acta de programación
debe de imprimirla y encargarse de hacerla firmar por el jefe de aportes, créditos y convenios como
constancia de aprobación, para ser enviada al jefe de tesorería, director o auxiliar de agencia involucrado a
través del Outlook. Una vez realizada esta actividad el auxiliar de aportes, créditos y convenios debe de
archivar el acta de programación en la carpeta de actas de programación XXXX año.

ACTIVIDAD 32. El auxiliar de agencia recibe el acta de programación de créditos aprobado por el jefe de
aportes, créditos y convenios lo imprime y escribe manualmente el numero del acta autorización y de
programación en el documento análisis del crédito que se encuentra dentro del paquete del crédito , una
vez escritos estos números se anexa el acta de programación al paquete del crédito y partir de este
momento se contacta al asociado (deudor) para informarle que debe de presentarse con los codeudor (es)
si aplica, en la agencia respectiva para continuar con el procedimiento.
ACTIVIDAD 33. El auxiliar de agencia debe de constatar a través de la biometría, que los datos de la
cedula sean los correspondientes al asociado a quien se le otorgó el crédito.

ACTIVIDAD 34. Sí el crédito aplica como garantía codeudor(es), el auxiliar de agencia se debe de encargar
de verificar que este se encuentre enrolado a través del programa Biomecol para esto debe de ingresar el
CR – AP - 00
14 de September de 2020
CRÉDITO DE VEHICULO NUEVO
Revisión: 01
Página 21 de 33

numero de cedula del codeudor(es) en el sistema, el cual debe de mostrar las huellas que deben de ser los
dedos índice izquierdo, derecho y pulgar derecho o en su defecto los que se logren identificar, al igual que
la foto del rostro y la firma.

ACTIVIDAD 35.Si el auxiliar de agencia determina que el codeudor (es) no están enrolados se procede a
realizar la actividad No. 36, de lo contrario se continúa con la actividad No. 37.

ACTIVIDAD 36. El auxiliar de agencia debe de realizar el enrolamiento al codeudor (res) que no se
encuentran enrolados en el sistema Biomecol, para el desarrollo de este procedimiento se debe de
consultar en el link:http://intranet.coopserp.com/BIOENTER/PROCESO%20DE%20ENROLAMIENTO.htm o
visualizarlo en el anexo ASSDKHKFHS ENROLAMIENTO CODEUDOR.

ACTIVIDAD 37. El auxiliar de agencia debe tener presente el listado de los requisitos que exigen las
nominas que se encuentra en el anexo LINEAMIENTOS DE LAS NOMINAS, con el objetivo de identificar si
se debe de elaborar libranza o no y así en el momento que el auxiliar de agencia ingrese el número de
cuenta en el AS – 400 se genere el pagare y en tal caso la libranza, antes de imprimir el auxiliar de agencia
debe de constatar los datos que arroja el sistema con el análisis del crédito para así imprimir 3 veces los
documentos (pagare y/o libranza ) con los cuales se desarrolla lo siguiente:

 1 pagare y 1 libranza (si aplica) se le entrega al asociado cumpliendo así con el desarrollo de de la
actividad No. 40.
 1 pagare y 1 libranza (si aplica), el auxiliar de agencia debe de archivarlos en el paquete del
crédito, el cual será enviado al archivo principal de coopserp VER PROCEDIMIENTO ENVIO DE
CORRESPONDENCIA AL ARCHIVO PRINCIPAL.
 1 pagare y 1 libranza (si aplica), el auxiliar de agencia debe enviarlo a custodia al archivo principal
de coopserp VER PROCEDIMIENTO ENVIO DE CORRESPONDENCIA AL ARCHIVO
PRINCIPAL.

ACTIVIDAD 39. Solo cuando el crédito de vehículo nuevo sea tramitado con garantía real (hipoteca), el
auxiliar de agencia a través del AS-400 genera el pagare en blanco, el cual lo hará firmar por el deudor y el
codeudor en caso de que aplique.
Si el crédito de vivienda vehículo nuevo se realiza con una tasa del 0% de interés el auxiliar de agencia
debe de imprimir clausula aceleratoria y una carta de instrucción que se genera a través de Microsoft
Word , es firmada por el deudor y codeudor (si aplica), en el caso de la clausula aceleratoria el auxiliar de
agencia le entrega al asociado(deudor) este documento para que este se dirija a la notaria y lo haga
autenticar una vez autenticado lo entrega de nuevo al auxiliar de agencia , este saca una copia y lo adjunta
al paquete del crédito y el original lo envía al archivo principal COOPSERP para custodia. Para la carta de
instrucción se generan 2 copias una se adjunta al paquete del crédito y la otra copia se envía al archivo
general de COOPSERP para custodia.

Ver parágrafo 5, Artículo 21 del Manual de Créditos de COOPSERP, pag.26


CR – AP - 00
14 de September de 2020
CRÉDITO DE VEHICULO NUEVO
Revisión: 01
Página 22 de 33

ACTIVIDAD 40. Si el asociado fue informado en la actividad No. 18 de este procedimiento el monto a
cancelar por concepto de capitalización de aportes debe de realizar el pago en esta actividad antes del
desembolso del crédito, este pago se puede realizar solo a través de 3 modalidades:
 Pago en efectivo:
 Pago con cheque de gerencia.
 Pago con consignación.
De igual manera el asociado se debe dirigir a la caja para obtener el respectivo recibo de caja por concepto
de capitalización de aportes, en el caso de la consignación el asociado debe de esperar que se confirme el
pago que realizó en la cuenta bancaria de COOPSERP para hacer entrega del recibo de caja.

ACTIVIDAD 42. El auxiliar de agencia a través del AS-400 debe de generar la liquidación, teniendo
presente los siguientes lineamientos:
El auxiliar de agencia Cali solo genera la liquidación antes del desembolso cuando:
 Son créditos ordinarios.
 Es un crédito especial y su cuantía es igual o superior a los $ 4.000.001.
 Es un crédito especial que genere cheque a nombre de otra entidad por cualquier monto.

PARA LOS CREDITOS ESPECIALES IGUAL O INFERIOR A LOS $4.000.000. EL CAJERO ANTES DE
REALIZAR EL DESEMBOLSO SE DEBE DE ENCARGAR DE GENERAR LA LIQUIDACION.

El auxiliar de otras agencias genera la liquidación a TODOS los créditos independiente de su monto.

Una vez generada la liquidación en el caso del auxiliar de agencia Cali debe encargarse de enviar el
paquete del crédito al cajero para proceder a realizar el desembolso correspondiente a la actividad
siguiente. En el caso del auxiliar de otras agencias el se encargara de efectuar el desembolso.

VER PROCEDIMIENTO DE DESEMBOLSO EN TESORERIA

1 PROCEDIMIENTO DE GARANTIA DE PIGNORACION

A partir de este conector se da inicio al procedimiento de garantía de pignoración como respaldo del crédito
de vehículo nuevo solicitada por el asociado.

Para los créditos de vehículo nuevo es importante tener presente que la garantía principal que aplique
debe de ser pignoración (hasta el 70% del valor comercial del vehículo), y cuando se preste el 100% del
valor del vehículo además de la pignoración se respaldara con otras garantías adicionales como:
codeudores y/o fondo de garantía según el caso.

ACTIVIDAD 1. Los auxiliares de agencia a nivel nacional envían los documentos del crédito en físico por
correo certificado dirigido al auxiliar de aportes, créditos y convenios para realizar trámites de pignoración y
aprobación del crédito. Para el caso de la agencia Cali, el auxiliar de agencia encargado de realizar el
crédito se encarga directamente de realizar las actividades de aprobación y pignoración, esta
CR – AP - 00
14 de September de 2020
CRÉDITO DE VEHICULO NUEVO
Revisión: 01
Página 23 de 33

responsabilidad es de la agencia Cali, en manos del auxiliar de agencia quien tramita el crédito, para este
caso el departamento de aportes, créditos y convenios no tendría esta responsabilidad.
ACTIVIDAD 2. El auxiliar de aportes, créditos y convenios recibe los documentos que envían los auxiliares
de agencia a nivel nacional, los revisa y tiene en cuenta LA COMPETENCIA PARA LA APROBACIÓN DE
LOS CRÉDITOS que se encuentran contempladas en el manual créditos artículos 44 – 50, pag.49, para el
caso de la agencia Cali, el auxiliar de agencia es quien se encarga de revisar estas instancias de
aprobaciones y dirigir a quien corresponde realizar la aprobación.

1. AGENCIAS:
CUANTIAS INSTANCIA DE APROBACIÓN

Hasta $ 10.000.000 Asesor Comercial y/o Auxiliar de Agencia.


Mayores a $10.000.001 hasta $21.000.000
Jefe Departamento de Créditos y/o Director
de Agencia.
Mayores a $21.000.001 hasta $26.000.000 Comisión Local de Créditos

Mayores a $ 26.000.001 Comisión Nacional de Créditos y Aportes. Y/o


Consejo de Administración.

ACTIVIDAD 3. El auxiliar de aportes, créditos y convenios o auxiliar de agencia identifican quien debe de
aprobar el crédito teniendo en cuenta la cuantía del crédito, si la cuantía del crédito supera los 26.000.000,
se procede a solicitar autorización al consejo de administración ejecutándose la actividad No.4, de lo
contrario se procede a ejecutar la actividad No.9.

ACTIVIDAD 4. El auxiliar de aportes, créditos y convenios o el auxiliar de agencia presentan al consejo de


administración los siguientes documentos:
 Análisis del crédito
 Formato de asegurabilidad
 Solicitud de crédito.
 Factura proforma del vehículo.
 Cotización de la póliza vehículo.
 Desprendible de pago.
 Acta de crédito.

Estos documentos deben de ser revisados y aprobados por el consejo de administración, dando su aval
después de revisar, firmando el análisis de crédito como prueba de aprobado.

ACTIVIDAD 5. Si el consejo de administración aprueba el crédito se ejecuta la actividad No.8, de lo


contrario se ejecuta la actividad No.6.
CR – AP - 00
14 de September de 2020
CRÉDITO DE VEHICULO NUEVO
Revisión: 01
Página 24 de 33

ACTIVIDAD 6. Cuando el consejo de administración da un concepto negativo para el crédito de vehículo


evaluado se devuelven los documentos al auxiliar de agencia o auxiliar de aportes créditos y convenios,
para informe al asociado que su crédito fue negado.

ACTIVIDAD 7. Para el caso de las agencias a nivel nacional el auxiliar de aportes, créditos y convenios
devuelve todos los documentos del crédito por correo certificado al auxiliar de agencia encargado para que
informe al asociado que el crédito no fue aprobado por el consejo de administración.

Para el caso de la agencia Cali, el auxiliar de agencia que tramita el crédito es el encargado de solicitar
directamente al consejo de administración dar el aval al crédito presentado, y quien inmediatamente
conoce si es aprobado o negado, sin pasar por el departamento de aportes, créditos y convenios. Cuando
el auxiliar de agencia lo hace revisar y conoce si es aprobado o negado entonces es quien directamente se
encarga de informar al asociado de que su crédito fue negado, devuelto o aprobado.

ACTIVIDAD 8. El consejo de administración aprueba el crédito y firma el análisis de crédito que confirma la
aprobación del mismo y devuelve los documentos del crédito al auxiliar de aportes créditos y convenios o al
auxiliar de agencia si es el caso.

ACTIVIDAD 9. El auxiliar de agencia o auxiliar de aportes, créditos y convenios después de aprobado el


crédito lo remite al auxiliar de jurídico, radica los documentos y solicita la elaboración de las prendas
correspondientes.

ACTIVIDAD 10. El auxiliar de jurídico antes de elaborar la prenda sin tenencia del acreedor persona natural
verifica de la factura proforma los siguientes datos básicos e importantes:
 Numero de motor
 Chasis
 Color
 Cilindraje
 Marca
 Clase
 Línea
 Capacidad
 Servicio si es particular o publico
 Modelo

De los documentos del crédito el auxiliar de jurídico revisar cual es el valor de la primera y ultima cuota del
crédito, el monto a prestar y la ciudad que envía, después de revisado procede al elaborar el documento de
prenda a favor de COOPSERP, para que se realice la pignoración del vehículo.
El documento de prenda sin tenencia del acreedor persona natural especifica y detalla
ACTIVIDAD 11. El auxiliar de jurídico cuando ya tiene listo el documento de prenda a favor de
COOPSERP, lo envía al jefe de jurídico para visto bueno.
CR – AP - 00
14 de September de 2020
CRÉDITO DE VEHICULO NUEVO
Revisión: 01
Página 25 de 33

ACTIVIDAD 12. El auxiliar de jurídico con el visto de bueno del documento de prenda, le presenta al
gerente 3 copias del documento de prenda para que las firme.

ACTIVIDAD 13. El auxiliar de jurídico para el caso de la agencia Cali, entrega personalmente los
documentos del crédito adjuntando el documento de prenda debidamente firmado por la gerencia y cámara
de comercio de COOPSERP, al auxiliar de agencia y se hace firmar el libro que constate la entrega, para el
caso de las agencias a nivel nacional envía los documentos del crédito en físico adjuntado el documento de
prenda sin tenencia a favor de COOPSERP y cámara de comercio por correo certificado.

ACTIVIDAD 14. El auxiliar de agencia recepciona los documentos enviados o entregados por el auxiliar de
jurídico y entrega al asociado el documento de prenda sin tenencia a favor de COOPSERP para que firme
las 3 copias del documento y también entrega el certificado de cámara de comercio.

ACTIVIDAD 15. El asociado con el documento de prenda se dirige a la notaria para hacer autenticar la
firma, solo donde dice deudor prendario, si desea hacer autenticar las 3 copias del documento lo puede
hacer, de lo contrario puede hacer autenticar solo 2 de las copias, puesto que una de ellas queda para el
asociado. Las otras dos si es obligatorio que estén autenticadas por que 1 es para el concesionario y la
otra copia es para la oficina de transito.

ACTIVIDAD 16. El asociado se dirige al concesionario y entrega 2 copias del documento de la prenda sin
tenencia a favor de COOPSERP y la cámara de comercio al concesionario con quien se va adquirir el
vehículo y se encarguen de realizar los tramites correspondientes a la expedición de la tarjeta de propiedad
a nombre de COOPSERP, con la oficina de transito.

ACTIVIDAD 17. El asesor del concesionario envía el documento de prenda sin tenencia a favor de
COOPSERP y la cámara de comercio para radicarlos en la oficina de transito y ellos se encarguen de
expedir la tarjeta de propiedad a nombre de la COOPERATIVA COOPSERP.

ACTIVIDAD 18. Cuando la oficina de transito tiene lista la tarjeta de propiedad se la entrega al funcionario
del concesionario para que le sea entregada al asociado.

ACTIVIDAD 19. El asesor del concesionario hace entrega al asociado de la tarjeta de propiedad a nombre
de COOPSERP, SOAT del vehículo.

2 FONDO DE GARANTIA
De acuerdo al artículo 40. del manual de créditos de Coopserp, se señala lo siguiente:

“ARTICULO 40°. FONDO DE GARANTIA DE COOPSERP


Con el fin de obviar el requerimiento de codeudores, COOPSERP cobrará el 0,45 % del capital
solicitado de los créditos como garantía crediticia de los mismos, determinándose dicho valor de
CR – AP - 00
14 de September de 2020
CRÉDITO DE VEHICULO NUEVO
Revisión: 01
Página 26 de 33

acuerdo a la cuantía del crédito y al plazo estipulado. (Según Acta del Consejo de Administración
No.320 del 30 de octubre de 2010).
Parágrafo 1 El Fondo de Garantía podrá por si solo, garantizar deudas acumuladas de un asociado
hasta por $10.000.000.”

Por esta razón el asociado debe de decidir si en un solo crédito utiliza los $10.000.000 o en varios créditos,
lo importante es no exceder de los $10.000.000.

Ejemplo (1) a tener en cuenta:


Un asociado tiene 2 créditos (A y B)
A: Crédito de $ 4.000.000
B: Crédito de $ 6.000.000

Si este asociado ha utilizado el fondo de garantía para cubrir estos créditos, quiere decir que ya tiene los
$10.000.000 del fondo de garantía copado, por lo tanto los próximos créditos que solicite deberán ser
cubiertos por otra tipo de garantía, solo se podrá utilizar nuevamente el fondo de garantía en la medida que
el crédito o los créditos se vayan cancelando, teniendo en cuenta que el monto al que se tiene derecho
como fondo de garantía es el valor que se va cancelando. Por ejemplo:

El asociado del ejemplo (1), pasado los 5 meses a cancelado $1.000.000 entre el crédito A y B, este valor
es considerado como una liberación de los créditos, brindando al asociado la oportunidad de utilizar este
mismo valor como fondo de garantía para cubrir un nuevo crédito.

Teniendo en cuenta las explicaciones anteriores, el auxiliar de agencia se da cuenta que tan copado se
encuentre el fondo de garantía observando el estado de cuenta del asociado, por eso en el momento de
hacer el análisis del crédito que comprende de la actividad No. 4 a la actividad No. 21 del procedimiento
crédito de vivienda nueva, el auxiliar de agencia debe de marcar muy claramente las pautas del crédito
como tal.

Para el fondo de garantía no hay necesidad de ninguna documentación requerida.


Solamente el auxiliar de agencia debe de ingresar en el análisis del crédito en la opción garantías el
número 0 (cero), dando cumpliendo a los siguientes lineamientos:

CODIGO DE GARANTIA DESCRIPCION DE


GARANTIA
0 FONDO DE GARANTIA
1 1 CODEUDOR
6 HIPOTECA
7 PIGNORACION

Es necesario que el auxiliar de agencia consulte el ANEXO DE GARANTIAS PARA CREDITOS 2007.
CR – AP - 00
14 de September de 2020
CRÉDITO DE VEHICULO NUEVO
Revisión: 01
Página 27 de 33

El auxiliar de agencia debe dejar por escrito en la observación el tipo de garantía que aplicara el crédito.
3 CODEUDOR (RES)
Se da inicio a un nuevo procedimiento llamado garantía codeudor (res), garantía que se define según el
monto del crédito a solicitar que se habla en la actividad No. 21 del procedimiento crédito de vivienda
nueva.

ACTIVIDAD 2. El asociado debe dirigirse con su respectivo codeudor (res) al auxiliar de agencia de la
ciudad correspondiente con su respectivo desprendible de pago este desprendible de pago debe de ser del
mes inmediatamente anterior, en caso de ser el pago quincenal deberá presentar ambos desprendibles de
pago.

ACTIVIADAD 3. El auxiliar de agencia a través de una tabla en Microsoft Excel donde se encuentre los
diferentes convenios institucionales que existen con la cooperativa COOPSERP debe verificar que la
nomina a la cual pertenece el posible codeudor se encuentre en ese listado.

ACTIVIDADAD 4. Cumplir con la calidad de codeudor significa que debe de dar el mismo cumplimiento al
Capitulo III, Articulo No. 8 del estatuto de la cooperativa COOPSERP.
“ARTICULO 8. ASPIRANTES A ASOCIADOS.
Los aspirantes a asociados, personas naturales deberán cumplir los siguientes requisitos:
1. Ser legalmente capaces.
2. Los menores de 18 años a través de sus representantes legales.
3. Ser servidor publico, jubilado o pensionado del nivel nacional o territorial, ya sean del orden central
o descentralizado u organismos independientes que sean de carácter oficial, siempre y cuando exista
convenio ente COOPSERP y dicha entidad, para la deducción por nomina de aportes y cartera .
únicamente podrá aspirar a tener dos o mas cuentas a través de la misma nomina, la persona cuya
entidad pagadora le cancele otra mesada de manera independiente y generada por concepto de
sustitución pensional vitalicia.
4. Podrán ser asociados los beneficiarios de “sustitución de pensión”, quienes acrediten su pensión
vitalicia.
5. Ser jubilado o pensionado por el seguro social independiente del sector publico o privado al que
perteneció, siempre y cuando exista convenio entre COOPSERP Y EL SEGURO SOCIAL para la
deducción por nomina de aportes y cartera.
6. También podrán ser asociados, los empleados de la Cooperativa de Servidores Públicos &
Jubilados de Colombia COOPSERP COLOMBIA, y los de aquellas entidades donde la Cooperativa
actué en calidad de entidad constituyente.”

En caso SI cumple el codeudor con este artículo continuo con la actividad No. 5 de NO ser así se regresa a
la actividad No.2.

ACTIVIDAD 5. Al posible codeudor se le puede presentar los siguientes casos:


CR – AP - 00
14 de September de 2020
CRÉDITO DE VEHICULO NUEVO
Revisión: 01
Página 28 de 33

1. Ser asociado a una nomina diferente de la que el elige ser codeudor, por ejemplo el codeudor (X) es
empleado de 2 nominas con las cuales COOPSERP tiene convenio, el codeudor (X) es asociado solo por
la nomina 1 y en el momento de ser codeudor solicita comprometer su salario por la nomina 2, para este
caso se sigue con la Actividad No.7; aunque el posible codeudor no sea asociado de de la nomina a la cual
se le descontara por esta obligación, el auxiliar de agencia debe de verificar que en el desprendible de
pago no presente mas de un embargo de lo contrario no podrá asumir con la obligación de codeudor.

2. Ser asociado de la nomina que el elige ser codeudor, por ejemplo el codeudor (X) es empleado de 2
nominas con las cuales COOPSERP tiene convenio, el codeudor (X) es asociado solo por la nomina 1 y en
el momento de ser codeudor solicita comprometer su salario solo por la nomina 1, de la cual es asociado,
para este caso se sigue con la Actividad No. 5.

ACTIVIDAD 6. El auxiliar de agencia a través del aplicativo AS 400, genera el estado de cuenta del
asociado el cual será codeudor para verificar los puntos mencionados en esta actividad, al igual que
observara en el desprendible de pago sus diferentes obligaciones específicamente si tiene un embargo en
su nombre, de acuerdo a esta actividad se procede a continuar con la siguiente actividad No. 7.

ACTIVIDAD 7. El auxiliar de agencia debe tener presente la siguiente información para evaluar la
capacidad de pago de codeudor, la capacidad de pago se estable de 2 formas:

A. Cuando el codeudor es asociado activo, es decir no es pensionado ni jubilado, no tiene embargos y


devenga más de 3 SMLV, se define como codeudor con capacidad de pago.
EJEMPLO: Juan es asociado activo no tiene embargos y gana $5.000.000 pero tiene descuentos que al
final hacen que Juan reciba 1 SMLV, parta COOPSERP siempre y cuando un asociado o en este caso
un codeudor devengue mas de 3 SMLV y no tenga embargos así reciba solamente 1 SMLV se
considera con capacidad de pago.

Si ya es una persona que tenga menos de 3 SMLV, allí ya se mide diferente la capacidad de pago, aquí
tiene que tener capacidad de pago por el valor de la cuota, es decir el análisis de la capacidad de pago
debe de ser igual o superior al valor de la cuota del crédito, por tal motivo si la persona se llegara a
quedar vencida, tenga la capacidad al momento de trasladar la deuda se pueda descontar la cuota.

B. Cuando el codeudor es pensionado , se les debe respetar el 50% del salario, entonces el auxiliar de
agencia debe de analizar en este caso sí el 50% del salario es igual o superior a 3 SMLV ($566.700*3 =
$1.700.000) es decir que el 50% del salario tiene que ser $1.700.000 por tal motivo se considera que el
codeudor debe de tener ingresos igual o superior $3.400.000 ($1.700.000*2) y que además de eso no
debe tener embargos, si el 50% de la pensión es igual o superior a 3 SMLV y el señor tiene embargos,
es considerado no apto para adquirir esta obligación.

Y la otra condición de los pensionados es igual a la de los empleados activos, sí el 50% de la pensión
es menor a los 3 SMLV, se le hace el análisis de la capacidad por el valor de la cuota.

Otra condición para evaluar la capacidad de pago y seguir con el procedimiento del codeudor (es):
CR – AP - 00
14 de September de 2020
CRÉDITO DE VEHICULO NUEVO
Revisión: 01
Página 29 de 33

Solo podrá ser codeudor en COOPSERP hasta 3 veces, para ello hay una opción en el sistema AS400
que permite al auxiliar de agencia observar este lineamiento digitalizando el numero de la cedula del
posible codeudor, si por ejemplo aparecen 3 veces como codeudor, aunque tenga capacidad de pago
no se puede aceptar como codeudor.

ACTIVIDAD 8. Sí el codeudor es asociado y tiene capacidad de pago se procede a realizar la actividad


No.9, si no es asociado y tiene capacidad de pago se procede a realizar la actividad No. 10, pero si el
codeudor NO tiene capacidad de pago se procede a regresar a la actividad No. 2.

ACTIVIDAD 9. Una vez el auxiliar de agencia determine que el codeudor cumple con los requisitos, tiene
capacidad de pago para ser codeudor y es asociado de la cooperativa se continúa con la actividad No.35
del procedimiento de crédito de vivienda nueva.

ACTIVIDAD 10. Si el posible codeudor tiene capacidad de pago pero no es asociado de la cooperativa
COOPSERP, el auxiliar de agencia debe de solicitar la documentación adicional y verificar que sus datos
estén completos, los documentos adicionales son: Certificado laboral y carta resolución del nombramiento
original.

ACTIVIDAD 12. El auxiliar de agencia debe de entregar el formato T1 al codeudor para que este lo
diligencie señalando la opción de NO ASOCIADO que se encuentra en este formato, una vez el codeudor
diligencie este formato se lo entrega al auxiliar de agencia para que este lo adjunte al paquete del crédito.

ACTIVIDAD 13. El auxiliar de aportes créditos y convenios se encarga de llevar el control del consecutivo
de los códigos de cuentas para codeudores no asociados el cual es un rango especial para este tipo de
cuenta, por tal motivo el auxiliar de agencia debe escribir a través del Outlook la solicitud del consecutivo
de cuenta de no asociado al auxiliar de aportes créditos y convenios para así poder asignarla al nuevo
codeudor.

ACTIVIDAD 14. El auxiliar de aportes, créditos y convenios envía a través del Outlook al auxiliar de
agencia el código de cuenta del codeudor no asociado como respuesta a la solicitud de la actividad No.13.

ACTIVIDAD 15. El auxiliar de aportes, créditos y convenios una vez realizada la actividad No. 14,
inmediatamente debe de relacionar este código de cuenta en el libro consecutivo CODEUDORES.

ACTIVIDAD 16. El auxiliar de agencia se encarga de aperturar la cuenta del codeudor no asociado a través
del AS 400 ingresando el código de cuenta que envió el auxiliar de aportes, créditos y convenios, por tal
motivo el auxiliar de agencia se debe de percatar de no tomar el consecutivo que asigna el AS 400
automáticamente.

Una vez se apertura la cuenta del codeudor no asociado, se procede a realizar la actividad No.36 del
procedimiento del crédito de vivienda nueva.
CR – AP - 00
14 de September de 2020
CRÉDITO DE VEHICULO NUEVO
Revisión: 01
Página 30 de 33

4 PROCEDIMIENTO PARA EXPEDIR POLIZA HOGAR


A partir de este conector se da inicio al procedimiento de expedición de la póliza hogar, para que el crédito
de vivienda nueva pueda ser desembolsado, este procedimiento se realiza simultáneamente con la
Actividad No.17 del procedimiento de garantía de hipoteca, es decir que mientras el auxiliar de aportes
créditos y convenios esta realizando el tramite de la expedición de la póliza hogar, el jefe del ‘Dpto. jurídico
esta elaborando el estudio de títulos y la minuta de hipoteca.

ACTIVIDAD 1. La póliza para crédito de vivienda se tomara con la entidad aseguradora que determine
COOPSERP, a través de los contactos que informe el departamento de aportes, créditos y convenios
ejecutándose la Actividad No.11, pero si el asociado insiste en tomarla con otra entidad aseguradora se
deberá ejecutar la Actividad No.2.

ACTIVIDAD 2. El auxiliar de agencia debe de solicitar al asociado presentar la cotización de la póliza hogar
con la entidad aseguradora que el desea, con el fin de que esta respalde el crédito de vivienda nueva
aprobado.

ACTIVIDAD 4. El auxiliar de agencia se encarga de enviar la cotización de la póliza hogar con otra entidad
aseguradora diferente a la que ofrece COOPSERP, al jefe de aportes, créditos y convenios para que la
revise y evalué si es viable o no acogerse a ella.

ACTIVIDAD 5. El jefe de aportes, créditos y convenios determina si la póliza hogar que presento el
asociado cumple con los valores amparados por la póliza de la compañía aseguradora que ofrece
COOPSERP, entonces se procede a ejecutar la Actividad No.6, de lo contrario el asociado deberá
acogerse a la póliza ofrecida por COOPSERP, ejecutándose la Actividad No.12.

ACTIVIDAD 6. El jefe de aportes, créditos y convenios una vez sea viable la cotización de la póliza hogar,
deberá remitir la cotización de la póliza presentada por el asociado por correo electrónico OUTLOOK a la
gerencia para su respectiva autorización.

ACTIVIDAD 7. De no ser autorizada por gerencia, el asociado deberá acogerse a la póliza ofrecida por
COOPSERP, ejecutándose la Actividad No.12., de lo contrario se ejecuta la Actividad No.8.

ACTIVIDAD 8. El gerente comunica al jefe de aporte, créditos y convenios la autorización de la cotización


dey la póliza presentada por el asociado, para que proceda a tramitar la póliza hogar con la entidad
aseguradora que el presento.

ACTIVIDAD 9. El jefe de aporte, créditos y convenios informa al auxiliar de agencia para que informe al
asociado y proceda a realizar el trámite de expedición de la póliza hogar para continuar con el crédito de
vivienda nueva.
CR – AP - 00
14 de September de 2020
CRÉDITO DE VEHICULO NUEVO
Revisión: 01
Página 31 de 33

ACTIVIDAD 10. El asociado una vez realiza el tramite de la póliza hogar deberá presentarla al auxiliar de
agencia para anexarla al paquete del crédito, como requisito del crédito de vivienda nueva para su
desembolso.

ACTIVIDAD 11. El auxiliar de agencia solicita al auxiliar de aportes, créditos y convenios a través de y un
correo electrónico OUTLOOK, cotizar con la compañía aseguradora que ofrece COOPSERP, el valor de la
póliza hogar que debe de cancelar el asociado, escaneando el avalúo comercial completo para ser
adjuntado a este correo.

ACTIVIDAD 12. El auxiliar de aportes, créditos y convenios en el mismo correo electrónico que envía el
auxiliar de agencia (Actividad No.11), solicita a la compañía aseguradora cotizar el valor de la póliza hogar
enviando el avaluó comercial completo al gestor encargado.

ACTIVIDAD 13. El gestor encargado de la compañía aseguradora realiza la cotización y la envía al auxiliar
de aportes, créditos y convenios a través del correo electrónico (OUTLOOK).

ACTIVIDAD 14. El auxiliar de aportes, créditos y convenios recibe la cotización de la póliza hogar que
envía el gestor encargado de la compañía aseguradora y se lo envía al auxiliar de agencia que esta
encargado del crédito de vivienda nueva.

ACTIVIDAD 15. El auxiliar de agencia imprime la cotización que fue enviada por correo electrónico
OUTLOOK por el auxiliar de aporte, créditos y convenios para entregárselo al asociado.

ACTIVIDAD 16. El asociado recibe la cotización de la póliza hogar y se dirige a tesorería para cancelar por
ventanilla en la caja el valor de la póliza hogar y espera que el cajero le entregue el recibo de caja.

ACTIVIDAD 17. El asociado cuando le entregan el recibo de caja, se dirige al auxiliar de agencia para
entregarle el recibo de caja como soporte de pago de la póliza hogar.

ACTIVIDAD 18. El auxiliar de agencia solicita al asociado la siguiente documentación requerida:

 Avaluó comercial
 Certificado de tradición.
 Copia de la cedula del asociado.
 Recibo de caja pago de la póliza hogar.

A su vez estos documentos deben de ser entregados al auxiliar de agencia como requisito para la
expedición de la póliza hogar.

ACTIVIDAD 19. Una vez son entregados los documentos mencionados en la Actividad No.18 por parte del
asociado, el auxiliar de agencia los escanea y los envía al auxiliar de aportes, créditos y convenios
inicialmente por OUTLOOK para agilizar el tramite de expedición de póliza hogar, pero a su vez estos
documentos originales deben de ser enviados con los mensajeros internos o por correo certificado al
CR – AP - 00
14 de September de 2020
CRÉDITO DE VEHICULO NUEVO
Revisión: 01
Página 32 de 33

auxiliar de aportes créditos y convenios para remitirlos a la compañía aseguradora. El auxiliar de agencia
al recibo de caja le saca una fotocopia, lo anexa al paquete del crédito y devuelve el recibo de caja original
al asociado.

ACTIVIDAD 20. El auxiliar de aportes, créditos y convenios con el correo electrónico que recibió del auxiliar
de agencia en la actividad No. 19, procede a solicitar al gestor encargado de la compañía aseguradora la
expedición de la póliza hogar para agilizar el tramite, teniendo en cuesta que después se deben de remitir
estos documentos originales a la aseguradora.

ACTIVIDAD 21. El gestor encargado de la compañía aseguradora con la solicitud que hace el auxiliar de
aportes, créditos y convenios y los documentos adjuntos procede a realizar el trámite de expedición de la
póliza hogar. Cuando la póliza hogar esta expedida la envía escaneada por correo electrónico para
adelantar el tramite del procedimiento del crédito de vivienda nueva. La póliza original es enviada por el
gestor encargado de la compañía aseguradora en original al auxiliar de aportes, créditos y convenios, esta
póliza debe de contener original y 2 copias.

ACTIVIDAD 22. Cuando el gestor encargado envía la póliza hogar expedida, el auxiliar de aportes, créditos
y convenios debe de verificar que la siguiente información de la vivienda que se esta asegurado no
presente errores de transcripción como:

 Dirección del predio asegurado.


 Valor asegurado.
 Tipo de estructura.
 Año de construcción.
 Bien asegurado.
 Numero de la cedula del asociado.
 Nombre del asegurado.

Esta información se debe de constatar con los documentos que fueron enviados inicialmente en la
Actividad No.20, al gestor encargado como lo fueron el certificado de tradición, cedula de ciudadanía y
avaluó comercial del bien inmueble.

ACTIVIDAD 23. En el momento de verificar la información por parte del auxiliar de aportes, créditos y
convenios y la póliza presenta errores de transcripción de la información detallada en la Actividad No.22, se
procede a ejecutar la actividad No.24., de lo contrario se continúa con la Actividad No.26.

ACTIVIDAD 24. El auxiliar de aportes, créditos y convenios envía un correo electrónico al gestor encargado
indicando el error/es cometidos en la póliza hogar expedida para que la corrija.

ACTIVIDAD 25. El gestor encargado de la entidad aseguradora corrige la póliza hogar expedida y la envía
de nuevo al auxiliar de aportes, créditos y convenios.
CR – AP - 00
14 de September de 2020
CRÉDITO DE VEHICULO NUEVO
Revisión: 01
Página 33 de 33

ACTIVIDAD 26. El auxiliar de aportes, créditos y convenios envía la póliza hogar expedida al auxiliar de
agencia por correo electrónico OUTLOOK, para que la imprima y anexe al paquete del crédito como
requisito del crédito de vivienda nueva para su respectivo desembolso, mientras llega la póliza de hogar
original para ser entregada al asociado.

ACTIVIDAD 27. El auxiliar de agencia cuando recibe la póliza hogar en físico, entrega al asociado la
original, una copia se archiva en la carpeta del crédito y la otra copia se envía al archivo general de
COOPSERP para custodia.

5. CONTROL DE MODIFICACIONES

Revisión Fecha de Razón del cambio


Vigencia
1 Versión inicial del documento

Elaborado por : Revisado por: Aprobado por:

Firma: Firma: Firma:


___________________________ ___________________________ ____________________________
Equipo de Manuales Gerencia Consejo de administración
Marlen, Tatiana, Vanessa y
Viviana

También podría gustarte