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Mejoramiento de gestión universitaria


basado en el Modelo de Sistema Viable.
Caso de estudio: Universidad Libre

María Ramírez RESUMEN organizational redesign, intended to focus on


Sánchez 1 the administration of the university in order to
Este artículo presenta una propuesta
Víctor Hugo make this institution an effective and viable
Medina García 2 metodológica basada en el Modelo de Sistema
Viable (MSV) que pretende estudiar, diseñar y organization. This Viable System Model is
David de la
Fuente García 3 ofrecer mecanismos particulares de viabilidad, supported by a organization analysis theory
eficiencia y mejoramiento de la gestión known as “systematic approach”.
universitaria. Como aplicación de este caso de Key words: Organizational cybernetics,
estudio se ha tomado la Universidad Libre Viable System Model.
(Unilibre) de Bogotá, Colombia.

Por ello se desarrolló un plan piloto de 1. INTRODUCCIÓN


mejoramiento y rediseño organizacional, El Modelo del Sistema Viable (MSV) es un
tendiente específicamente a lograr su modelo de empresa eficiente por medio del
reestructuración, entendiéndola como un cual se puede estudiar, diseñar y/o diagnosticar
sistema complejo y dinámico capaz de organizaciones y a su vez, ofrecer mecanismos
administrar su propia identidad, operar como particulares de viabilidad, eficiencia y
una organización efectiva y viable. El Modelo mejoramiento de la gestión de la misma [1].
del Sistema Viable está enmarcado en la filosofía
de la forma de ver las organizaciones Las pocas experiencias en Colombia en el
denominado “enfoque sistémico”. uso del MSV han sido lideradas por la
Universidad de los Andes [2], y aplicadas en
Palabras clave: Cibernética organizacional, organizaciones diferentes a entidades de
Modelo de Sistema Viable. Educación Superior. Este motivo, junto con
las declaraciones de la UNESCO para la
UNIVERSITY MANAGEMENT Educación Superior emitidas a principios de
la década del 90 y ratificadas en la declaración
IMPROVEMENT BASED ON THE
de París en 1998, e incorporados por el estado
VIABLE SYSTEM MODEL. CASE Colombiano en las políticas de calidad de los
STUDY: LIBRE UNIVERSITY procesos académicos y pedagógicos del sistema
educativo a partir de la Constitución Nacional
ABSTRACT de 1991 y las Leyes 30 de 1992 y 115 de 1994,
This paper presents a methodology proposal han motivado a tomar como caso de estudio
based on the Viable System Model (MSV) la Universidad Libre (Unilibre) Seccional
which aims to study, design and offer specific Bogotá.
1
Candidata Magíster en In-
mechanisms of viability, efficiency and
geniería Industrial, Universi- improvement of university management. As Para este caso de estudio se ha desarrollado
dad Distrital. un plan piloto de mejoramiento y rediseño
2
Profesor de la Facultad de an application of this model, a study case for
Ingeniería de la Universidad
Distrital Francisco José de the Libre University in Bogota is described. organizacional con base en las necesidades
3
Caldas. específicas de cambio organizacional, auto-
Profesor del Departamento
de Administración de Empre- To develop this study a pilot plan has been organización, auto-regulación y administración
59 sas y Contabilidad de la
Universidad de Oviedo. developed for the improvement and eficiente de la mencionada entidad.

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2. MARCO CONCEPTUAL El Paradigma del Enfoque Sistémico o


Hasta hace pocos años la forma tradicional Paradigma del Aprendizaje, plantea que toda
en que la ingeniería trataba de comprender los organización debe considerarse como una
problemas organizacionales se reducía al uso totalidad, que debe poseer cualidades sinérgicas
de metodologías de “Sistemas Duros”. En este que la adapten al medio y donde sus
sistema los objetivos y propósitos de trabajo potencialidades y realidades pueden
eran asumidos desde su inicio con claridad y considerarse y valorarse bajo nuevos y
precisión, obligando a considerar siempre desprevenidos esquemas o modelos mentales
situaciones debidamente estructuradas. [7]. Este enfoque apoyado en Investigación
Acción, implica un continuo aprendizaje en
En todos los casos se trataba de comprender situaciones problemáticas; se está ante la
y reducir la complejidad y variedad del mundo incertidumbre del futuro, con objetivos y
empresarial a experimentos, cuyos resultados propósitos inciertos. Por tanto, es necesario
debían ser validados por la posibilidad de concebir el cambio y mejoramiento en
repeticiones sucesivas y adicionales (método situaciones no estructuradas. Esta técnica
científico) y poder sólo de esta manera crear implica una amplia participación de las
nuevo conocimiento, gracias a la simple personas, y su efectividad reside en conducir
contrastación de hipótesis [3, 4,5]. Sin embargo, los procesos creativos, dinámicos y de auto
“el conocimiento científico sólo constituye una aprendizaje dentro de la organización.
descripción de la realidad que poseemos en el
momento” [6]. Por ende toda realidad es Es así como se da origen al proceso de tipo
susceptible de varias interpretaciones, tantas Experimentación-Acción, en el cual, la
como observadores la describan y analicen. investigación está orientada por la necesidad
de generar conocimiento específico, que
Hoy en día se reconoce que en las empresas permita actuar en una organización específica;
existen propiedades emergentes o en donde el investigador no puede estudiar la
características que sólo son manejables, realidad social desde el laboratorio y se sumerge
entendibles y descifrables en determinados en una situación humana y deja que ésta siga su
niveles de complejidad. Es así como Checkland curso sin intervenir en ella, estudiando los
[7] revalida la importancia de técnicas como caminos que ésta tome, a medida que la misma
Investigación-Acción, en la necesidad de se despliega a través del tiempo.
incorporar un pensamiento holístico en la
comprensión de los problemas La Cibernética Organizacional es la ciencia
organizacionales, en establecer la necesidad de de la organización efectiva con capacidad para
considerar la “Arquitectura de la Complejidad” entender, analizar y ofrecer soluciones en
como fundamental en el análisis e interpretación entidades sociales donde coexisten problemas
de los problemas sociales, humanos y de complejidad, variedad y propiedades
organizacionales. holísticas. Desde otro punto de vista, la
Cibernética Organizacional reconoce que todo
Esta nueva interpretación, obliga a considerar sistema complejo (empresa), debe ser auto-
necesariamente nuevos instrumentos regulado y auto-organizado, con capacidad de
conceptuales y teóricos que apuntan a adaptabilidad y desarrollo (cultura de cambio
formalizar y modelar cualquier organización per manente), para sobrevivir
social, tomando en cuenta, de una manera más independientemente (viabilidad). Esta
coherente y global, las múltiples variables que conceptualización reconoce, igualmente, que es
en ellas se entrecruzan e interrelacionan posible establecer un conjunto de leyes de
cotidianamente (administración de la viabilidad, que permiten la búsqueda de la
complejidad), buscando siempre una mejor efectividad organizacional, desagregando en
sinergia entre todos sus componentes y dentro niveles recursivos su complejidad administrativa
de una amplia visión sistémica. y haciéndola flexible al cambio necesario para
su supervivencia y desarrollo [8, 9]. 60

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El Modelo de Sistema Viable [10], es un Bogotá, dado que su estructura organizacional


instrumento conceptual básico de la (Fig 1.) se encuentra centralizada en esta ciudad.
Cibernética Organizacional, que permite
determinar los mecanismos de estabilidad y
adaptabilidad de toda la organización,
entendida ésta como un sistema complejo,
capaz de cambiar y administrar su propia
identidad. Según este enfoque, la estructura
organizacional de cualquier empresa, estaría
constituida por un conjunto de normas, valores Figura 1. Estructura organizacional
y acuerdos inherentes a la organización, las Universidad Libre de Colombia.
cuales, sumadas a las relaciones de autoridad y
control, inciden en la cultura organizacional. Las Las especificaciones que posee la organización
relaciones de autoridad y control constriñen o permiten identificar su estructura; la tarea
impelen el cambio. planteada consistía en presentar una propuesta
metodológica que admitiera formular
La importancia de este enfoque se hace cada
mecanismos administrativos, que dentro de un
vez más relevante, si se tienen en cuenta los
rediseño organizacional, permitieran desarrollar
contemporáneos conceptos que enfatizan cada
flujos adecuados de información y
vez más en la necesidad de organizaciones
comunicación entre todos los sistemas y sub-
abiertas al aprendizaje (Organizations as Learning
sistemas, aunando esfuerzos para alcanzar metas
Systems), al cambio y al mejoramiento continuo,
y objetivos misionales.
al aprendizaje generativo más que adaptativo y
a la necesidad de incorporar el pensamiento Esta tarea se ha abordado mediante el
sistémico en el conocimiento de la complejidad desarrollado un plan piloto de mejoramiento
organizacional. y rediseño organizacional con base en las
necesidades específicas de cambio
En forma particular, alrededor de los
organizacional, auto-organización, auto-
conceptos fundamentales de la Cibernética
regulación y administración eficiente de la
Organizacional y su herramienta principal (el
entidad, identificadas en las autoevaluaciones
Modelo de Sistema Viable), existen
de los diferentes programas, en las evaluaciones
metodologías como el método cibernético
externas de pares académicos y con el
para el estudio de las organizaciones [2], que
desarrollo de una metodología de tipo
resultan ser más útiles que las metodologías que
Experimentación – Acción que consiste en
se denominan sistemas duros, para entender la
crear, capacitar y motivar grupos de trabajo y
necesidad del cambio empresarial, la búsqueda
debate en el interior de la institución, los que,
de la viabilidad organizacional, el mejoramiento
mediante la reflexión dirigida interpretaron su
de la eficiencia y el diseño de instrumentos de
realidad particular, bajo los principios del
control de gestión, que apoyen a su vez el
pensamiento sistémico; de esta forma se buscó
crecimiento corporativo dentro de entornos
generar nuevas actitudes frente a las necesidades
económicos sociales cada vez más dinámicos
de cambio y de mejora institucional.
y cambiantes.
Este estudio se llevó a cabo durante siete
3. CASO DE ESTUDIO EN meses, para lo cual se crearon seis grupos de
trabajo, conformados por un comité ejecutivo,
LA UNIVERSIDAD LIBRE
integrado por las directivas de la Universidad,
La Universidad Libre es una entidad sin un comité técnico integrado por funcionarios,
ánimo de lucro, organizacionalmente está y cinco comités técnicos integrados por
conformada por siete seccionales académicas docentes adscritos a los diferentes programas
ubicadas en las ciudades Bogotá, Barranquilla, académicos. Todos los comités fueron
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Cali, Cartagena, Cúcuta, Pereira y Socorro. Se ilustrados y capacitados en el uso de la
ha tomado como caso de estudio la Seccional
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metodología de tipo Experimentación-Acción Diagrama de bloques del Modelo de Sistema Viable


y en los conceptos y variables que encierra el Metodología en uso Implementada
Modelo de Sistema Viable.
4.1. Establecimiento de la Identidad Organizacional
La implementación de la metodología, que
dio lugar al desarrollo del plan piloto, está
4.2. Modelaje de los Niveles Estructurales de la Unilibre
basada en el Modelo de Sistema Viable de
Stafford Beer, el cual representa la estructura,
las actividades, interrelaciones y flujos de 4.3. Análisis de Efectividad de la Estructura Actual
información en las organizaciones. Este sistema
lo que hace es permitir a las organizaciones Modelo de Sistema Viable (Metodología Sugerida)
obtener las flexibilidad que necesitan para
sobrevivir en ambientes rápidamente 4.4. Ofrecimiento de Mecanismos de Viabilidad, Eficiencia
cambiantes y complejos. Sus principales y Mejoramiento de Gestión
• Ajustes Propuestos a los Mecanismos de Manejo de Información y
conceptos son la comunicación, la información, Comunicaciones.
la retroalimentación, y los principios deducidos • Valoración Global de los Mecanismos de Viabilidad y Eficiencia.
• Dimensionamiento de los Recursos Requeridos.
de la observación de los hilomorfismos entre • Aspectos Legales, Procedimentales y de Cultura Organizacional.
• Diseño de la estrategia de Implementación de los Mecanismos Propuestos.
el comportamiento de sistemas físicos y
sociales, y el desarrollo de criterios de
efectividad organizacional en los Modelos de 4.5. Estudio y Diseño de los Mecanismos de Control
Sistema Viable. • Determinación de Áreas Críticas de Éxito.
• Valoración de Necesidades.
• Recomendaciones para el Establecimiento de un Sistema de Control.
Estos criterios son un conjunto de principios
y leyes de organización, usando como referencia Figura 2. Modelo Conceptual Utilizado en el Estudio.
Fuente: ESPEJO RAÚL Y HARDEN ROGER. 1989.
la Ley de Requisito de Variedad, en la que se THE VIABLE SYSTEM MODEL.
plantea la capacidad para mantenerse dentro de
un conjunto de objetivos deseados. El método
de diseño se hace mediante el establecimiento
4. METODOLOGÍA DE VIABILIDAD,
de la identidad organizacional (transformación EFICIENCIA Y MEJORAMIENTO
de recursos, participación de actores que DE GESTIÓN UNIVERSITARIA
transforman los recursos, clientes afectados por El desarrollo de una propuesta metodológica
la transformación hecha, los dueños quienes son basada en el Modelo de Sistema Viable no
responsables del sistema, el metasistema y el puede llevarse a cabo a espaldas de las personas
ambiente en el que se desarrolla el mismo), el que conforman la organización; por tanto es
modelamiento de los límites organizacionales del indispensable que los actores en la situación
sistema y de los niveles estructurales, el estudio problema participen no sólo en la asimilación
de discreción y autonomía y el estudio de los de conceptos, sino en procesos de tipo
Experimentación-Acción que rescate en ellos
mecanismos de control [11].
su capacidad interpretativa, creativa y de
La metodología empleada se fundamenta en pensamiento generativo.
el trabajo expuesto en [12, 13, 14] que busca
El Modelo de Sistema Viable implementado
facilitar la aplicación del MSV a cualquier tipo en la Unilibre basado en [17], establece cinco
de organización social, y la investigación etapas secuenciales ilustradas en la Fig. 2.
desarrollada en [15, 16], aplicada por la
Universidad Pedagógica y Tecnológica de
4.1 Establecimiento de la identidad
Colombia (UPTC). organizacional
En esta primera etapa se crearon espacios
conversacionales y de debate grupal acerca del
trabajo cotidiano en la universidad. Se
promovieron acuerdos sobre la visión y misión 62

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A) FASE I: ELABORACIÓN DEL MODELO DE Análisis de la Eficiencia de


ACTIVIDADES Análisis de las Distribuciones
Actuales de Recursión los Canales de Comunicación
e Información

1. Identificación de Actividades Tecnológicas.


EFECTIVIDAD DE LA
ESTRUCTURA ACTUAL
2. Concepción Sistémica de Actividades,
como Procesos Estratégicos. - Auto- Regulación.
- Auto- Organización.
- Coherencia.
3. Definición de Tareas dentro de los - Consonancia.
Procesos Estratégicos.

Análisis de los Mecanismos Análisis de los Mecanismos


4. Interpretación Cibernética de las Actividades de Monitoreo y Control de Adaptación
Tecnológicas, en el Modelo de Sistema Viable (MSV).
(Modo Diagnóstico).
Figura 4. Esquema Metodológico empleado, al interior de los
Grupos, para el desarrollo de la Etapa Nº 3 del Diagnóstico.
Fuente: Los Autores.
B) FASE II: ELABORACIÓN DEL MODELO DE
DESDOBLAMIENTO DE COMPLEJIDAD
estratégicas y llegar a una primera interpretación
1. Identificación de las Actividades Primarias.
de tipo cibernético, del quehacer de la Unilibre.
En la Fase II, el objetivo fue estructurar las
necesidades o procesos de la institución, en
2. Reflexión sobre las Actividades Primarias
en el entorno de la Universidad. sistemas autocontenidos y con necesidad de
autonomía, que permitieron, finalmente,
interpretar la complejidad de la entidad en
3. Interpretación Cibernética de las Actividades Primarias
en el Modelo de Sistema Viable (MSV) (Modo Diagnóstico). niveles recursivos, así como determinar un
sistema en foco, objeto de atención y estudio.
4. Interpretación de los Niveles de Recursividad.
4.3 Análisis de efectividad de la estructura
actual
5. Modelaje de los Niveles estructurales de la Universidad.
La Fig. 4. muestra el esquema metodológico
Figura 3. Esquema Metodológico empleado, al interior empleado en el interior de los grupos de trabajo
de los grupos para abordar la definición de niveles
estructurales en la Unilibre. Fuente: Los Autores. para el desarrollo de esta etapa.

corporativa, se buscaron e identificaron 4.3.1 Análisis de las distribuciones actuales


de recursión
compromisos entre todas las áreas o
actividades primarias. El objetivo se centró en determinar cómo es
el nivel de autonomía o discrecionalidad que
tienen los responsables de desarrollar los servicios
4.2 Modelaje de los niveles estructurales
o procesos estratégicos del sub-sistema de
de la Universidad Libre
formación Universitaria, con relación a las
Esta etapa se desarrollo en dos fases (Fig.3). actividades secundarias o de soporte.
En la primera se elaboró un modelo de
actividades académicas y en la segunda se
4.3.2 Análisis de la eficiencia de los canales
construyó un modelo de de desdoblamiento de comunicación e información
de complejidad. Esta metodología es
Con base en trabajo desarrollado en [18] por
esencialmente un procedimiento sistemático
la Universidad de los Andes para el acopio de
que trata de facilitar la aplicación del MSV a
la información, se desarrolló un conjunto de
este tipo de organización social.
cuestionarios que permitieron identificar los
En la Fase I, la atención se centró en canales de información utilizados, su
identificar, analizar y justificar cada uno de los funcionamiento, filtros, mecanismos de
procesos y actividades que realiza la amplificación y atenuación, así como su
63 Universidad, con el fin de establecer tareas operatividad y eficiencia.

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1. Revisión global de la Estructura de Efectividad, aspectos relevantes (Fig. 5), que permitieron
del Sistema en Foco. finalmente conformar un Plan de Mejoramiento
para la Unilibre, Seccional Bogotá.
2. Redefinición de Funciones, en la
Estructura de los Niveles Recursivos. 4.5 Estudio y diseño de los mecanismos
de control
3. Redefinición de Responsabilidades Finalmente en esta etapa se evaluaron las
en las Funciones del M.S.V. necesidades de administración de la
información, las posibles alternativas de solución
4. Modelaje de los Niveles estructurales de la Universidad. y la identificación de un conjunto de factores
críticos de éxito, en consonancia con los ajustes
5. Propuesta de Mejoramiento de los Niveles de Autonomía. estructurales diseñados en la etapa 4.4.
Esta etapa permitió identificar problemas
6. Propuesta de Mejoramiento de los particulares relacionados con: las relaciones
Canales de Comunicación e Información. entre los diferentes sub-sistemas; la
administración de los flujos de información y
7. Propuesta de Mejoramiento comunicación; la recursividad estructural y la
de la Efectividad de la Regulación. estructura formal; el grado de autonomía entre
los sistemas y actividades primarias; los
8. Propuesta de Mejoramiento desequilibrios que afectan su eficiencia en el
de los Mecanismos de Adaptabilidad. desarrollo de objetivos en coherencia con una
gran misión global, la eficiencia de sus
Figura 5. Esquema Metodológico empleado, en el
interior de los grupos, para abordar el rediseño de la mecanismos de coordinación y control y, el
estructura organizacional. Fuente: Los Autores. grado de auto-regulación y auto-organización
de todos sus sub-sistemas.
4.3.3 Análisis de los mecanismos de monitoreo y
control Es importante enfatizar que en la
Se evaluó la eficiencia de los mecanismos de metodología de diagnóstico empleada, se
regulación actualmente utilizados por la utilizó el concepto de Estructura
institución, los desequilibrios existentes en ellos, Organizacional como el conjunto de
su interrelación entre los diferentes niveles mecanismos de comunicación que actualmente
recursivos y su apoyo para el crecimiento que utiliza la Unilibre (tanto físicos como humanos);
requiere la Unilibre. entendida esta estructura como un mecanismo
atenuador de variedad entre todos los
4.3.4 Análisis de los mecanismos de adaptación miembros de la institución. Este concepto de
Se evaluaron las interacciones entre las estructura organizacional, difiere
funciones de control, inteligencia y política, con completamente de la carta organizacional de
respecto a los aspectos estratégicos para el la Universidad.
desarrollo de la entidad. Se determinó si estas
funciones son apoyadas; igualmente, se evaluó 5. RESULTADOS
la interacción de la universidad con su entorno;
Es importante destacar cómo el esfuerzo
cómo ocurren los procesos administrativos de
realizado a través de tareas de
diseño de objetivos y estrategias y, cómo se
Experimentación- Acción de seis comités de
mantiene la cohesión y consonancia de todas
trabajo de la Unilibre, Seccional Bogotá, durante
las actividades que le permiten construir el
un periodo de siete meses, permitió, además
mañana de la organización.
de rediseñar el concepto estructura eficiente y viable,
involucrar estos conceptos administrativos con
4.4 Ofrecimiento de mecanismos de viabilidad, el compromiso institucional. Los resultados
eficiencia y mejoramiento de gestión alcanzados se sintetizan de la siguiente forma:
Esta penúltima etapa (MSV - Teoría sugerida),
cuenta con un esquema compuesto por siete 64

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• Los comités de trabajo asimilaron los con- Para la maduración y consolidación del
ceptos teóricos que constituyen los prin- esquema metodológico desarrollado, es
cipios de la Cibernética Organizacional y indispensable replicar el Modelo de Sistema
el Modelo de Sistema Viable, generando Viable descrito anteriormente, en cada una de
nuevas formas de pensamiento y actitud las seccionales de la Unilibre, con el fin de
mental con base en soluciones comparti- generar un conjunto de soluciones de
das del rediseño organizacional, lo cual mejoramiento organizacional, mediante un
permitirá a mediano plazo, en la medida esfuerzo participativo y de reflexión directa por
que se ejecute la metodología de viabili- parte de las personas vinculadas en cada una
dad, eficiencia y mejoramiento de ges- de las seccionales. Esta tarea contribuirá a
tión universitaria, para que su estructura mejorar el desarrollo institucional, dado que se
organizacional sea más eficiente. apoya en instrumentos de auto-regulación y
auto-organización, los que se sustentan en flujos
• La importancia de los enfoques del Mo- de comunicación e información adecuados.
delo de Sistema Viable se hacen cada vez
más relevantes [15, 16, 17], si se tienen en Este trabajo es el punto de partida para la
cuenta los conceptos que enfatizan cada creación de una nueva cultura organizacional
vez más en la necesidad de organizacio- en la Unilibre, afianzada en el uso de nuevos
nes abiertas al aprendizaje, al cambio, al modelos interpretativos de las realidades
mejoramiento continuo, al aprendizaje organizacionales; nuevas concepciones de
generativo más que adaptativo y a la ne- liderazgo, compromiso y logro; el
cesidad de incorporar el pensamiento reconocimiento de sus responsabilidades frente
sistémico en el conocimiento de la com- a estructuras flexibles y autónomas y, la voluntad
plejidad organizacional. para proseguir en el mantenimiento de
subsistemas estratégicos con capacidad de auto-
Por tanto, se está hablando de metodologías gestión.
que resultan ser más útiles que las metodologías
de los denominados sistemas duros, para
entender la necesidad del cambio en la Unilibre, 7. AGRADECIMIENTOS
la búsqueda de la viabilidad organizacional, el Los autores expresan sus agradecimientos a
mejoramiento de la eficiencia y el diseño de las directivas, de Unilibre, así como a cada uno
instrumentos de control de gestión, que apoyen de los funcionarios, docentes y estudiantes de
a su vez el crecimiento corporativo, dentro de la Seccional Bogotá, por su apoyo,
entornos económicos y sociales cada vez más cooperación y disposición durante el desarrollo
dinámicos y cambiantes. de la prueba piloto.

6. CONCLUSIONES REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS


Es de vital importancia comprender que la [1] M. Satizábal. “Diagnóstico a procesos de una institución Educa-
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65
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