Actividad evaluativa - Tarea Eje 2

Planeación de la auditoria administrativa

Angelly Tatiana Bernal Escobar

Jorge Andres Orduña Morales

Derly Yesenia Pinzón Muñoz

Edwin Villamil

Grupo 724

Ingrid Zoraida Sandoval Pérez

Docente.

Fundación Universitaria de Área Andina

Facultad de Ciencias Administrativas Económicas y Financieras
Programa Administración de Empresas Virtual
Curso Auditoría administrativa
Bogotá
31/08/2020
 Tabla de contenido

Introducción ....................................................................................................................... 4
Información general de la compañía .............................................................................. 5
Información relevante de: ................................................................................................ 5
3 términos de referencia, objetivos del trabajo de auditoria administrativa ....... 11
4. Programa de trabajo para las áreas de embalaje y distribución de la mercancía
de la empresa Unimasivos. ............................................................................................. 13
Conclusiones ..................................................................................................................... 19
Referencias Bibliográficas .............................................................................................. 20
 Tabla de contenido ilustración

Ilustración 1: información Unimasivos ......................................................................................................... 5

Ilustración 2: estructura gerencial ............................................................................................................... 6
Ilustración 3: Planta física ........................................................................................................................... 11
Ilustración 4: área de inventario .................................................................................................................. 14
Ilustración 5: distribución ........................................................................................................................... 14
Ilustración 6: cronograma de actividades.................................................................................................... 16
Ilustración 7: Diagrama de auditoria ........................................................................................................... 17
Ilustración 8: Diagrama de procesos de flujo de inventario ........................................................................ 17
Ilustración 9: Diagrama de proceso de flujo de recepción y distribución de un pedido ............................. 18

Tabla de contenido de tablas

Tabla 1: información financiera .................................................................................................................... 7

Tabla 2: información comercial .................................................................................................................... 7
Tabla 3: información de talento humano ...................................................................................................... 9
Tabla 4: Capital suscrito ............................................................................................................................. 11
Tabla 5: Información de servicios ............................................................................................................... 12
 Introducción

Esta auditoría se desarrolla con el fin de analizar, medir el desempeño de una área en

específico de la empresa Unimasivos Cundinamarca sas, ubicada en el municipio de Funza,

además con la intención de validar el cumplimiento en las entregas de la mercancía.

Esta auditoría está enfocada al área de despachos de la compañía, este análisis nos permitirá

identificar si la empresa cumple con los estándares según la Norma Iso 9001, la cual se encarga de

evaluar todos los elementos de gestión de calidad, generando un sistema más efectivo donde pueda

administrar y mejorar la calidad del producto y servicio que está prestando.

 Información general de la compañía

Ilustración 1: información Unimasivos

Fuente: propia

Información relevante de:

a) Gestión Global: Según su posición en el mercado es una empresa de consumo masivo, enfocada a

clientes de todas las edades, con diferentes opciones ya que en su portafolio cuenta con distintos

tipos de productos que se ajustan a los gustos y necesidades económicas de cada cliente. Según

estudio realizado la competencia en el mercado para la empresa Unimasivos son las grandes empresas

que distribuyen alimentos de necesidad básica; debido al alto consumo y la rapidez con la que se

pueden preparar además el precio favorece que el cliente opte por llevar otros productos y no los que

ofrecen la empresa. También influye el gusto de quien desea comprar según sus preferencias, estados

de ánimo, amistades y la capacidad económica.

Ilustración 2: estructura gerencial

Fuente: propia

Balance Social: La empresa Unimasivos Cundinamarca aporta a las tiendas, pequeñas, grandes

supermercados y mini mercados un portafolio de productos muy extensos reflejando calidad,

buenos precios, colabores comprometidos para que la mercancía sea entregada en un plazo

máximo de 24 horas sin presentar productos agotados al momento de su entrega

Además permite brindar 50 empleos directos y mas de 60 indirectos en todos los meses del año

ya que es una venta constante, estos empleos se ven reflejados en cargos administrativos, auxiliares

logísticos, representantes de ventas y los transportadores de los alimentos

Proceso de Dirección Estratégica: Según el objetivo planteado por la empresa busca satisfacer y

cumplir las expectativas de sus socios comerciales y tener un mejoramiento continuo

Cargos directivos: Podemos identificar en esta empresa los cargos son gerente regional, gerente

comercial, gerente administrativo, gerente financiero.

b) Financiero:
Tabla 1: información financiera

Capital de trabajo Está conformado por un capital por un valor de

$ 2.500.000.000

Inversiones la inversiones que tiene la compañía es de

alrededor de 2.000.000.0000

Se lleva una estimada planeación de acuerdo a

Planeación financiera costos y productividad, siempre manteniendo un
orden en cuentas sin hacer gastos de más que no
van con el ente de lo cual toma riendas el
contador vigilando diariamente este proceso.
Fuente: propia

c) Comercial:
Tabla 2: información comercial

Se realizan difusiones masivas por redes sociales, y por la página web donde se
Estrategia da a conocer un lugar atractivo ́ para pasar un rato agradable representado en
Comercial: calidad y excelente atención al cliente.
Se atrae clientela con nuestra oferta de 2*1 el cual se maneja dos días a la
semana- se dan convenios del 7% de descuento antes de Iva a los clientes que
oferta: son mayoristas, subdistribuidores o con grandes superficies

Se lleva una medida entre el mercado para no explotar valores y perder

clientela, nos mantenemos entre los precios más bajos del mercado pero claro
Precios está sin perder la calidad de los productos.

actualmente tiene una página web, donde hay posibilidad de realizar sus
Publicidad compras,
 Actualmente las ventas mensuales son muy buenas, ya que para poder cumplir

los convenios comerciales son de $1.100.000.0000.

Ventas
Fuente: propia

d) La producción:

Diseño productivo: la empresa Unimasivos no produce directamente los productos por lo tanto

los adquiere de la empresa oficial que es Unilever Andina para luego distribuir diferentes

productos de la canasta básica, es de aclarar que dicha compañía solo hace pactos comerciales con

ciertos socios comerciales y para esto se llevan a cabo muchos convenios , por esta razon

Unimasivos es una de las pocas distribuidoras que tiene la exclusividad de la venta de dichos

productos

Programación: cada semana se hace una orden de compra solicitando los productos al

proveedor, esto con el fin de tener una mejor rotación del producto y poder garantizar que cuando

se hagan las entregas los productos tengan una buena fecha de rotación ,las ventas mensuales para

poder cumplir los convenios comerciales son de $1.100.000.0000.

Control de calidad: la persona encargada de recibir la mercancía programa con anterioridad la

cita para hacer la revisión exhaustiva donde tiene que validar que las cajas estén selladas y de no

ser asi validar que los productos estén en buenas condiciones con fechas largas de vencimiento y

que venga la cantidad estipulada en la factura del proveedor.

Inventarios: este proceso está encabezado por el personal logístico quienes son los encargados de

hacer un inventario cíclico de los productos y así mismo estar reportando las pocas existencias a

la persona encargada de las compras, para que este puede hacer la solicitud de los pedidos; el

inventario principal se hace semanalmente y adicionalmente validar que la mercancía en el sistema

sea la misma que se encuentra de forma física dentro de la bodega.

e) Talento humano

Tabla 3: información de talento humano

En los contratos de cada empleado está reflejado un día libre al mes para que
puedan estar con sus familias y además de esto un bono de efectividad. Donde
busca que los empleados estén contentos para que así se vea reflejado en su
Motivación: trabajo.
Al empleado se le válida la productividad en la hora de ingreso y estos
productividad empleados son premiados con bonos de $ 100.000 mensuales.

las políticas internas hacen que fluya un ambiente laboral positivo, el respeto
en todas las direcciones es su principal norma, se tienen establecidos los
horarios de trabajo con anterioridad para que cada empleado pueda disponer
de su tiempo libre, las condiciones de temperatura e iluminación de las áreas
de trabajo son positivas y cada empleado cuenta con las herramientas
Ambiente suficientes para llevar a cabo su función ya por último cada funcionario tiene
laboral: sus prestaciones sociales legales y al dia
 dentro de las áreas de producción, administrativo y servicio mensualmente se
selecciona el empleado con mejor desempeño y se le reconoce de diferentes
Incentivos: maneras (tiempo libre, bonos).
Cada área tiene sus respectivas responsabilidades, al interior de ellas cada
encargado responde por la ejecución de las mismas y la distribución de las
Diseño de tareas, desde la gerencia el trabajo se realiza en el momento de la selección ya
Cargas y dentro el encargado del área responde por realizar una distribución equitativa
Tareas de las cargas.

Fuente: Propia

f) Gestión administrativa

Proyectos y programas: aunque está en su fase inicial el proyecto en el que se viene trabajando

es de una nueva sucursal por lo que la información es limitada, en cuanto a programas se cuenta

con un sistema de fidelización consistente en por cada 10 cajas adquiridas puede reclamar un

producto totalmente gratis. -

Procesamiento de información: Se cuenta con dos software empresariales uno maneja toda la

parte financiera que se llama Siesa Enterprise ERP, el otro lo maneja la parte comercial para el

tema de mostrar el catálogo de productos, precios y subir los pedidos que solicitan los cliente se

llama R-SALES ADATEC, este último puede ser utilizado en teléfonos inteligentes y tabletas

Procedimiento de liderazgo y Administración así como esquemas de control internos: la

interacción de la gerencia con los empleados es constante, por lo que el ejemplo es uno de los

factores de influencia en esta frutería manteniendo un buen liderazgo, en cuanto al control interno

semanalmente se verifica inventarios y mensualmente se realizan verificación de estados

financieros y semestralmente se contrata una verificación por un ente externo.

Término de Referencia: Mejorar la administración de los recursos evaluando el servicio prestado

basándose en la satisfacción del cliente, aumentar los niveles de calidad y competitividad mediante

diversos mecanismos y planes de gestión. Se llevan varios puntos de vista a la mesa de trabajo,

comparación de varios esquemas administrativos y después se da a demostrar cómo podemos

mejorar falencias que tenga el ente

3 términos de referencia, objetivos del trabajo de auditoria administrativa

Actividad económica: 4631 Comercio al por mayor de productos alimenticios

Órganos de dirección control y representación legal: El órgano de control es el gerente ya que

por ser una empresa grande donde se cuenta con 1100 empleados haciendo facilidad a lo hora de

llevar un control contable y financiero

Composición del capital: El capital está compuesto por una suma de.
Tabla 4: Capital suscrito

CAPITAL SUSCRITO

RAZÓN SOCIAL UNIMASIVOS CUNDINAMARCA SAS

TIPO DE CAPITAL VALOR ACCIONES

CAPITAL AUTORIZADO $2.500.000.000 $250.000

CAPITAL SUSCRITO $1.641.500 $164.150

CAPITAL PAGADO $1.641.500 $164.150

Fuente: propia

Planta física: Al momento cuenta con una bodega para su distribución, dicha locación se

encuentra en área administrativa, productiva, de bodegas y de ventas.

Ilustración 3: Planta física

Fuente: Dsierra

g) Comercialización:

Este negocio realiza actos comerciales donde tiene aproximadamente 400 socios comerciales en

todo el municipio de Cundinamarca, de igual manera posee una gran variedad de productos que

comercializa,

Tabla 5: Información de servicios

Servicios descripción del servicio

Home care En la línea de productos de cuidado personal,

One ofrece desde desodorantes, cremas para el
Jabón 3D - Jabón cuidado de la cara, shampoo , tratamientos para
Home food el cabello.

En la línea de productos one se ofrece salsas de

tomate, mayonesa, aderezos, harina Maizena,
barras de proteínas entre otras.

En el catálogo de jabones se ofrecen todas las

presentaciones de jabón Fab, Dersa líquido y
en polvo, jabón 3D, suavizantes para ropa.

En el catálogo Home food, se venden cremas

soperas, ricostilla y una de las líneas que
manejaba anteriormente Quala SAS .

Fuente: propia
de igual manera tiene una gran alianza con diferentes marcas como:

Inventario: el negocio actualmente cuenta con un inventario que consiste en , actualmente no se

cuenta con una propiedad de finca raíz propia.

Cartera: Actualmente posee unas cuentas por cobrar por valor de $2.240217.402, con una

rotación de cartera mensual de 35 días, con un cumplimiento mensual del 80% con el cual garantiza

poder cumplir con sus obligaciones financieras, proveedores y nómina.

4. Programa de trabajo para las áreas de embalaje y distribución de la mercancía de la

empresa Unimasivos.

El responsable del programa de trabajo es el supervisor de auditoria para la distribución de la

mercancía de la empresa, y el equipo a cargo se compone por el coordinador de embalaje e

inventario de mercancía y por el coordinador de distribución nacional, cada uno con su respectivo

equipo de trabajo, contando cada uno con un total de 25 personas a cargo.

Las áreas de intervención serán dos:

● La primera área se compone por inventarios, embalaje y alistamiento.
Ilustración 4: área de inventario

● la segunda área se compone por transporte y distribución de la mercancía.

Ilustración 5: distribución

Las actividades a realizar para la auditoría de estas dos áreas son:

❖ Realizar inventario total de existencias en la bodega.

❖ Verificación de equipos de manejo de inventarios como lo son equipos de cómputo,
terminales portátiles, montacargas y estantes de separación de mercancías.
❖ Capacitación del personal a cargo frente a la importancia de hacer las cosas con alta calidad
para la mejora de los procesos.
❖ Toma de tiempos en el proceso de inventarios, ubicación de la mercancía, traslado a los
muelles de carga, embalaje de la mercancía, cargue de camiones.
❖ Verificación de mercancía en el transporte y como llega a su destino final, el cual es el
cliente, toma de tiempo de entrega, estado de la mercancía y rutas establecidas por la
empresa para la entrega.
Fases para llevar a cabo el proceso de auditoría de las dos áreas de la empresa:
FASE 1

En esta fase se realizará una reunión, para dar a conocer los lineamientos de la auditoría a las dos

áreas auditadas que son embalaje y distribución.

FASE 2

En esta fase el líder de la auditoría se encargará de responder las inquietudes de las áreas auditadas,

y al mismo tiempo se encargará de informar los procesos que se han llevado a cabo dentro de la

auditoría.

FASE 3

En esta fase se definirá todas las personas y cargos dentro de la auditoría, las cuales realizarán el

seguimiento de la misma.

FASE 4

en esta fase se realizará la recopilación de toda la información que nos arroja la auditoría y así
mismo la verificación de los procesos de cada área auditada y de esta forma ver si se están
cumpliendo correctamente los estándares, o se informa de las mejoras pertinentes para los
procesos.

FASE 5

En esta fase se generan los hallazgos tanto positivos como negativos de cada área, se genera un
informe con el cual se especifican las mejoras a realizar y los procesos que se están llevando a
cabo con total calidad.
FASE 6

Esta fase es la última y quizás la más valiosa porque es en donde se reúne todo el grupo de la
auditoría, se debate los informes de la auditoría y se dan conclusiones para realizar el informe final
con las conclusiones y mejoras por hacer dentro de las áreas.

Cronograma de actividades

En este espacio observamos el cronograma de actividades que llevaremos a cabo para realizar la
auditoría a las dos áreas de la empresa Unimasivos, las cuales son embalaje y distribución.

Ilustración 6: cronograma de actividades

 Diagramas de proceso de flujos
Ilustración 7: Diagrama de auditoria

Ilustración 8: Diagrama de procesos de flujo de inventario

Ilustración 9: Diagrama de proceso de flujo de recepción y distribución de un pedido

Se realizarán 4 entregas de informes reportes las cuales se harán semanalmente, y al final se

realizará la entrega de un informe final, en el cual se dará a conocer los puntos positivos y negativos

de las áreas auditadas, para su respectiva mejora de procesos o para su respectivo mantenimiento

de los procesos que funcionan de forma competitiva y con alta calidad.

El tiempo dispuesto para realizar la auditoría de estas dos áreas será de 30 días, en los cuales se

realizará un informe semanal del proceso realizado y la observación y seguimiento de las labores

realizadas. no obstante el tiempo de entrega de la auditoría también dependerá de la complejidad

y el volumen de los procesos llevados a cabo por las áreas auditadas.

 Conclusiones

● Es de suma importancia realizar procesos de auditoría seguidos a una o varias áreas de la

empresa para realizar mejoras en sus procesos, optimización de tiempos de respuesta,

capacitación de alta calidad al personal. en fin para tomar las medidas necesarias para la

mejora continua de la empresa.

● Realizar el proceso de auditoría para la empresa le asegura una mejora significativa y la

minimización de pérdidas en productos, tiempos de entrega, tiempos de embalaje,

ubicación de mercancías dentro de la bodega.

● Para realizar un proceso de auditoría dentro de una empresa es necesario establecer tiempos

de entregas de datos, cronograma de actividades, las fases de la auditoría, los responsables

de las actividades, formatos establecidos para los reportes.

 Referencias Bibliográficas

Tomado de distribución de productos

https://www.google.com/search?q=distribucion+de+productos&tbm=isch&ved=2ahUKEwjxyKe
FvcHrAhVoTDABHYbiDxwQ2-
cCegQIABAA&oq=distrib&gs_lcp=CgNpbWcQARgAMgQIABBDMgUIABCxA consultado el
27 de agostos de 2020.
Tomado de Ealde bussines school, gestión de riesgos https://www.ealde.es/fases-auditoria-iso-
19011/ , 29 de julio de 2019.

Tomado de compaña Dsierra https://dsierra.com/ , consultado el 27 de julio de 2020

Tomado de diagrama de procesos para una auditoria,

https://www.google.com/search?q=diagrama+de+procesos+de+flujo+para+una+auditoria
Consultado el 27de agosto de 2020.