LISTA DE CHEQUEO REQUISITOS SECRETARÍA DE EDUCACION

SECRETARIA DE EDUCACION DE XXXXXX

ESPECIFICACIONES TÉCNICAS

MACROPROCESO: Gestión de la Calidad Educativa Fecha:

PERSONAL DEL MEN ENTREVISTADO (Nombre y Cargo):
FUNCIONARIO MEN QUE REALIZA EL DIAGNÓSTICO:
REQUISITOS MODELO(S) REFERENCIAL(ES): Especificaciones Técnicas
ALCANCE: Evaluación del cumplimiento de los requisitos definidos en documento de Especificaciones Técnicas para el proceso de Gestión de Calidad Educativa
DOCUMENTACIÓN CONSULTADA: Registros de cumplimiento, procedimientos internos, documentación interna y externa.
FORTALEZAS (PRINCIPALES CUMPLIMIENTOS)

PREGUNTA/ASPECTO A EVALUAR C NC RESULTADOS/EVIDENCIA

REQUSITOS GESTIÓN DE CALIDAD

Establecer e implementar un procedimiento documentado que defina los

¿Se evidencia el manual de procesos y procedimientos actualizado? 1 x
controles necesarios para:
a. Aprobar los documentos en cuanto a su adecuación antes de su
emisión;
b. Revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario y
aprobarlos nuevamente;
c. Asegurarse que se identifican los cambios y el estado de revisión
actual de los documentos;
d. Asegurarse que las versiones pertinentes de los documentos
aplicables se encuentran disponibles en los puntos de uso; ¿Se evidencia que las versiones pertinentes de los documentos aplicables se
e. Asegurarse que los documentos permanecen legibles y fácilmente encuentran disponibles en los puntos de uso de acuerdo al procedimiento de 2 x
identificables; control de documentos?
f. Asegurarse que se identifican los documentos de origen externo y se
controla su distribución, y
g. Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos, y aplicarles
una identificación adecuada en el caso de que se mantengan por
cualquier razón.

¿Se evidencia la implementación del procedimiento Control de Registros? 3 x

a. Establecer e implementar un procedimiento documentado para definir
los controles necesarios para la recibo, organización, la identificación, el
almacenamiento, la protección, la recuperación, el tiempo de retención ¿Se evidencia que la documentación de la SE se identifica y controla de acuerdo
y disposición de los registros, acorde con las disposiciones legales las disposiciones legales que les sean aplicables sobre el control de los 4 x
vigentes sobre la materia. documentos (por ejemplo la Ley 594 de 2000)?
b. Los registros deben establecerse y mantenerse para proporcionar
evidencia de la conformidad con los requisitos, así como la operación
eficaz de los requisitos de gestión de la calidad. Los registros deben ¿Se evidencia la implementación de las tablas de retención documental
permanecer legibles, fácilmente identificables y recuperables. aprobadas por la SE, en los documentos de los procesos a Certificar o ya 5 x
c. La entidad debe establecer y conservar registros que suministren Certificados?
evidencia que el servicio ha sido controlado de acuerdo con los
procedimientos documentados aplicables. Estos registros deben mostrar
claramente si el producto ha sido conforme
los controles necesarios para la recibo, organización, la identificación, el
almacenamiento, la protección, la recuperación, el tiempo de retención
y disposición de los registros, acorde con las disposiciones legales
vigentes sobre la materia.
b. Los registros deben establecerse y mantenerse para proporcionar
evidencia de la conformidad con los requisitos, así como la operación
eficaz de los requisitos de gestión de la calidad. Los registros deben
permanecer legibles, fácilmente identificables y recuperables.
c. La entidad debe establecer y conservar registros que suministren PREGUNTA/ASPECTO A EVALUAR C NC RESULTADOS/EVIDENCIA
REQUSITOS
evidencia que el servicio ha GESTIÓN DE CALIDADde acuerdo con los
sido controlado
procedimientos documentados aplicables. Estos registros deben mostrar
claramente si el producto ha sido conforme ¿Se observa que los registros que proporcionan evidencia de la conformidad con
los requisitos se identifican, encuentran legibles y se pueden recuperar en caso 6 x
de requerirlo?

La dirección de la entidad debe proporcionar evidencia de su

compromiso con el desarrollo e implementación de los requisitos de
gestión de la calidad, mediante:
a. La comunicación a los servidores públicos y/o particulares que
ejerzan funciones pública de la entidad acerca de la importancia de
satisfacer tanto los requisitos del cliente como los legales
b. La determinación de la política de la calidad
c. La seguridad que se establecen los objetivos de la calidad
d. La realización de las revisiones por la dirección
e. El aseguramiento de la disponibilidad de recursos
f. Aumentar la satisfacción del cliente mediante el cumplimiento de sus ¿Se evidencia conocimiento y apropiación de la politica y objetivos de calidad? 7 x
requisitos
La alta dirección de la entidad debe asegurar que las responsabilidades
y autoridades del personal que dirige, ejecuta y verifica las actividades
que afectan la calidad del proceso, están definidas y son comunicadas
dentro de la entidad correspondiente.
Se debe designar un miembro de la dirección, quien con independencia
de otras responsabilidades, debe tener la responsabilidad y autoridad
para asegurarse que se establecen, implementan y mantienen los
procesos necesarios para el cumplimiento de los requisitos técnicos y los
de gestión de la calidad de la presente Especificación Técnica

La entidad debe asegurarse que el producto y/o servicio adquirido para

la realización del proceso cumple los requisitos especificados en los
pliegos de condiciones, términos de referencia o en las disposiciones
aplicables y debe establecer e implementar la inspección u otras
actividades necesarias para lograr esto.
La entidad debe evaluar y seleccionar a los proveedores con base en ¿Se evidencia el seguimiento y/o verificación que realiza el proceso a las
8 x
una selección objetiva y en función de su capacidad para suministrar contrataciones que lo afectan directa o indirectamemente?
productos y/o servicios de acuerdo con los requisitos definidos
previamente por la entidad. Deben establecerse los criterios para la
selección, la evaluación y la re-evaluación de los proveedores. Deben
mantenerse los registros de los resultados de las evaluaciones y de
cualquier acción necesaria derivada de estas.

La entidad debe evaluar y seleccionar a los proveedores con base en ¿Se evidencia que existe una correcta selección y evaluación de los proveedores
9 x
una selección objetiva y en función de su capacidad para suministrar para la satisfacción de los requisitos del proceso?
productos y/o servicios de acuerdo con los requisitos definidos
previamente por la entidad. Deben establecerse los criterios para la
selección, la evaluación y la re-evaluación de los proveedores. Deben
mantenerse los registros de los resultados de las evaluaciones y de
cualquier acción necesaria derivada de estas. ¿Se evidencia la definición de criterios para la selección, evaluación y la re-
evaluación de los proveedores de bienes y servicios que afectan directamente
NOTA: Selección objetiva se refiere a aquella selección en la cual la los requisitos del proceso? 10 x
escogencia se hace al ofrecimiento más favorable a la entidad y a los
fines que ella busca, sin tener en consideración factores de afecto o de Nota: Terminos de referencia
interés y, en general, cualquier clase de motivación subjetiva.
 PREGUNTA/ASPECTO A EVALUAR C NC RESULTADOS/EVIDENCIA
REQUSITOS GESTIÓN DE CALIDAD

¿Se evidencia la periodicidad en la medición de los indicadores? 11 x

La entidad debe medir y hacer un seguimiento de las características del

proceso para verificar que se cumplen los requisitos del presente ¿Se realiza informe de análisis de los indicadores? 12 x
Documento de Especificaciones Técnicas y debe demostrar su
cumplimiento, para tal fin, la entidad debe aplicar procedimientos
documentados.
La entidad debe mantener evidencia de la conformidad con los criterios ¿Se evidencia la presentación del informe al comité Directivo o Secretario de
de aceptación. Los registros deben indicar la(s) persona(s) que Educación? 13 x
autoriza(n) la realización del proceso.

¿Se evidencian las acciones derivadas producto de los informes presentados

Comité Directivo o Secretario de Educación? 14 x

La entidad debe asegurar que el producto que no sea conforme con los
requisitos, se identifica. Los controles, las responsabilidades y
autoridades relacionadas con el tratamiento del producto no conforme
deben estar definidos en un procedimiento documentado. Cuando se ¿Se evidencia implementación del procedimiento de producto no conforme? 15 x
detecta un producto no conforme después de la entrega, la entidad
debe tomar las acciones apropiadas respecto a los efectos, o efectos
potenciales, de la no conformidad

La entidad debe determinar acciones para eliminar las causas de no

conformidades potenciales para prevenir su ocurrencia. Las acciones
preventivas deben ser apropiadas a los efectos de los problemas
potenciales. Debe establecerse un procedimiento documentado que
defina los requisitos para:
a. determinar las no conformidades potenciales y sus causas, ¿Se evidencia la implementación del procedimiento de acciones preventivas? 16 x
b. evaluar la necesidad de actuar para prevenir la ocurrencia de no
conformidades,
c. determinar e implementar las acciones necesarias,
d. registrar los resultados de las acciones tomadas , y
e. revisar la eficacia de las acciones preventivas tomadas

La entidad debe tomar acciones para eliminar la causa de no

conformidades con objeto de prevenir que vuelvan a ocurrir. Las
acciones correctivas deben ser apropiadas a los efectos de las no
conformidades encontradas. Se debe establecer un procedimiento
documentado para definir los requisitos para:
a. Revisar las no conformidades ¿Se evidencia la implementación del procedimiento de acciones correctivas? 17 x
b. Determinar las causas de las no conformidades
c. Evaluar la necesidad de adoptar acciones para asegurarse de que las
no conformidades no vuelvan a ocurrir,
d. Determinar e implementar las acciones necesarias,
e. Registrar los resultados de las acciones tomadas, y
f. Revisar las acciones correctivas tomadas.

La entidad debe aplicar y mantener actualizados procedimientos

documentados para la recepción y tratamiento de las quejas de los
clientes sobre el proceso. Debe existir evidencia con relación al ¿Se evidencia tratamiento adecuado a las quejas?
18 x
tratamiento dado a la queja. Se debe mantener un registro numerado
consecutivamente de las quejas de sus clientes, así como del
tratamiento dado a las mismas.
 PREGUNTA/ASPECTO A EVALUAR C NC RESULTADOS/EVIDENCIA
REQUSITOS GESTIÓN DE CALIDAD
La entidad debe llevar a cabo, a intervalos planificados, auditorías
internas para determinar si se ha implementado y se mantiene de
manera eficaz, eficiente y efectiva las presentes especificaciones
técnicas.
Se debe establecer un procedimiento documentado para definir las
responsabilidades y los requisitos para planificar y realizar las
auditorías, establecer los registros e informar de los resultados.
Deben mantenerse registros de las auditorías y sus resultados
Se debe planificar un programa de auditorías internas tomando en
consideración el estado y la importancia de los procesos por auditar, así
como los resultados de auditorías previas. Se deben definir los criterios ¿Se evidencia la elaboración de los planes de acción resultado de los hallazgos
19 x
de la auditoría interna, su alcance, su frecuencia y metodología. La encontrados en las Auditorías Internas del SGC de la SE?
selección de los auditores y la realización de las auditorías internas
deben asegurar la objetividad e imparcialidad del proceso de auditoría.
Los auditores no deben auditar su propio trabajo.
El responsable del proceso que esté siendo auditado debe asegurarse de
que se realizan las correcciones y se toman las acciones correctivas
necesarias sin demora injustificada para eliminar las no conformidades
detectadas y sus causas. Las actividades de seguimiento deben incluir la
verificación de las acciones tomadas y el informe de los resultados de la
verificación

Requisitos de las Especificaciones Técnicas PREGUNTA/ASPECTO A EVALUAR C NC RESULTADOS/EVIDENCIA

¿Se evidencia acompañamiento a los EE para la definición e implementación del

SIEE? 20 x

61. Gestionar el proceso de evaluación interna y externa de estudiantes a través

¿Se evidencia seguimiento a la implementación del SIEE en EE oficiales y
del desarrollo de las siguientes actividades:
privados? 21 x
a. Definir e implementar las estrategias para el proceso de evaluación de
estudiantes teniendo en cuenta la normatividad que lo rige. ¿Se evidencia seguimiento a la aplicación de las evaluaciones externas en los EE? 22 x
b. Acompañar a los Establecimientos Educativos para la implementación del
Sistema Institucional de Evaluación de Estudiantes (SIEE) de acuerdo con la
normatividad vigente.
c. Realizar seguimiento a la implementación del SIEE en establecimientos oficiales ¿Se evidencian análisis de resultados de evaluaciones externas identificando
y privados. fortalezas y mejoras en áreas y competencias para cada EE y de manera general 23 x
d. Definir e implementar la metodología de seguimiento a la aplicación de para la entidad territorial?
evaluaciones externas y lineamientos para el análisis e interpretación de los
resultados.
e. Realizar los análisis de resultados de evaluaciones externas identificando
fortalezas y oportunidades de mejora en áreas y competencias para cada
Establecimiento Educativo y de manera general para la entidad territorial. ¿Se evidencia divulgación de los resultados de las pruebas externas a la
24 x
f. Divulgar los resultados de las evaluaciones externas de estudiantes a la comunidad educativa?
comunidad educativa.
g. Acompañar a los Establecimientos Educativos en el análisis y uso de los
resultados de las evaluaciones externas e internas para la definición de acciones
en su Plan de Mejoramiento Institucional (PMI).
¿Se evidencia el acompañamiento a los EE sobre el análisis y uso de los
resultados de las pruebas SABER para la definición de acciones en su PMI? 25 x

¿Se evidencia resolución de planeación y organización de la evaluación de

docentes en la que se incluye cronograma general de actividades; Divulgación
de la normatividad, lineamientos y orientaciones para la aplicación de la 26 x
evaluación; definición de la población docente y directivo docente por evaluar;
definición del tipo de evaluaciones a aplicar?
 PREGUNTA/ASPECTO A EVALUAR C NC RESULTADOS/EVIDENCIA
REQUSITOS GESTIÓN DE CALIDAD

¿Se evidencia capacitación a directores de núcleo, rectores y directores rurales

en las herramientas y la metodología de aplicación de la evaluación de
desempeño de docentes y coordinadores y en el sentido que tiene la evaluación 27 x
para el mejoramiento continuo de la calidad educativa?

62. Gestionar el proceso de evaluación de docentes y directivos docentes

teniendo en cuenta: ¿se evidencia que la capacitación y programación de las capacitaciones se
realizó en el SIGCE o en el sistema que posea la secretaría? 28 x
a. Organizar el proceso de evaluación de docentes y directivos docentes
mediante la expedición de resolución de acuerdo con la normatividad vigente y
los lineamientos emanados por el Ministerio de Educación Nacional.
b. Capacitar a rectores y directores rurales de establecimientos educativos y
directores de núcleo, en el uso de los protocolos y de la metodología para el ¿se evidencia las evaluaciones de desempeño de rectores y directivos rurales? 29 x
proceso de evaluación de desempeño de docentes y directivos docentes, y en el
sentido que tiene la evaluación para el mejoramiento continuo de la calidad
educativa. La planeación y programación de las capacitaciones debe realizarse en
el SIGCE o en el sistema de información que posea la Entidad Territorial
Certificada. ¿Se evidencia la verificación que todos los docentes y directivos docentes fueron
30 x
d. Realizar acompañamiento periódico a los establecimientos educativos en el evaluados?
desarrollo de la evaluación de desempeño de docentes y directivos docentes.
e. Verificar que los establecimientos educativos oficiales apliquen las
evaluaciones de periodo de prueba y desempeño anual, resuelvan los recursos de
reposición y apelación y socialicen los resultados a los docentes y directivos ¿Se evidencia el seguimiento a los recursos de reposición y/o apelación
presentados por docentes o directivos docentes? 31 x
docentes.
f. Realizar análisis de los resultados territoriales de la evaluación de desempeño
de docentes y directivos docentes con el fin de establecer acciones de
mejoramiento ¿Se evidencia análisis de los resultados de evaluaciones de desempeño de
docentes y directivos docentes? 32 x

¿Se evidencia que se han establecido acciones de mejoramiento a partir del

análisis de resultados de las evaluaciones de desempeño? 33 x

¿Se evidencia la asistencia técnica a los EE a partir del análisis de los resultados
de las evaluaciones de Desempeño de docentes y directivos docentes? 34 x

¿Se evidencia que esta asistencia técnica se planeo y se le hizo seguimiento

mediante las funcionalidades que para este propósito tiene el SIGCE en su
Módulo Plan de Apoyo al Mejoramiento (PAM) o en el sistema de información 35 x
con el que cuente la Entidad Territorial Certificada?

¿Se evidencia la directiva territorial de orientaciones para el proceso de

autoevaluación institucional y para la elaboración de plan de mejoramiento 36 x
institucional de los EE?

¿Se evidencia análisis de los resultados de la autoevaluación institucional de los

63. Diseñar la estrategia de acompañamiento en el desarrollo de la ruta de establecimientos educativos a partir de los reportes generados en el SIGCE en el 37 x
mejoramiento institucional teniendo en cuenta los lineamientos y normatividad modulo PMI o en el sistema que tenga?
vigentes. Para lo anterior la Entidad Territorial Certificada debe:

a. Emitir orientaciones para la implementación del proceso de autoevaluación

institucional y para la elaboración y seguimiento al plan de mejoramiento
institucional de los EE.
b. Analizar los resultados de la autoevaluación institucional de los
establecimientos educativos, con base en los reportes generados por el SIGCE en
el Módulo PMI, o por el sistema de información con el que cuente la Entidad
Territorial Certificada para tal fin.
c. Realizar acompañamiento a la ejecución, seguimiento y evaluación de los
Planes de Mejoramiento Institucional (PMI) de los establecimientos educativos
previa identificación y selección de los mismos con base en sus necesidades de
63. Diseñar la estrategia de acompañamiento en el desarrollo de la ruta de
mejoramiento institucional teniendo en cuenta los lineamientos y normatividad
vigentes. Para lo anterior la Entidad Territorial Certificada debe:
PREGUNTA/ASPECTO A EVALUAR C NC RESULTADOS/EVIDENCIA
REQUSITOS GESTIÓN DE CALIDAD
a. Emitir orientaciones para la implementación del proceso de autoevaluación
institucional y para la elaboración y seguimiento al plan de mejoramiento
institucional de los EE. ¿se evidencia acompañamiento a la ejecución, seguimiento y evaluación de los
b. Analizar los resultados de la autoevaluación institucional de los Planes de Mejoramiento Institucional (PMI) de los establecimientos educativos
establecimientos educativos, con base en los reportes generados por el SIGCE en previa identificación y selección de los mismos con base en sus necesidades de 38 x
el Módulo PMI, o por el sistema de información con el que cuente la Entidad apoyo?
Territorial Certificada para tal fin.
c. Realizar acompañamiento a la ejecución, seguimiento y evaluación de los
Planes de Mejoramiento Institucional (PMI) de los establecimientos educativos
previa identificación y selección de los mismos con base en sus necesidades de
apoyo.
d. Prestar asistencia técnica a los EE a partir del análisis de los resultados de las
evaluaciones de Desempeño de docentes y directivos docentes. Dicha asistencia ¿Se evidencia seguimiento a los indicadores y tareas asociados la
técnica se debe planear, asignar y hacer seguimiento mediante las autoevaluación institucional de los EE, en el SIGCE en el módulo PAM o en el 39 x
funcionalidades que para este propósito tiene el SIGCE en su Módulo Plan de sistema con el que cuente la secretaría de educación.
Apoyo al Mejoramiento (PAM) o en el sistema de información con el que cuente
la Entidad Territorial Certificada.
e. Hacer seguimiento a los indicadores y tareas asociados al componente de
acompañamiento del Plan de Apoyo al Mejoramiento (PAM) de acuerdo con lo
registrado en el SIGCE o en el sistema de información con el que cuente la
Entidad Territorial Certificada.
f. Hacer seguimiento a la evaluación que los establecimientos educativos hacen ¿Se evidencia análisis y formulación de acciones de mejora de las evaluaciones
que los EE hacen de Asistencia técnica a la Ruta de mejoramiento Institucional? 40 x
de la asistencia técnica prestada por la Entidad Territorial Certificada.
g. Realizar el seguimiento a la calificación que otorga el establecimiento
educativo a la asistencia técnica prestada por la secretaría de educación o por la
entidad designada por la misma secretaría.
h. Acompañar a los establecimientos educativos, con presencia de población
étnica, en la construcción de planes de fortalecimiento intercultural de acuerdo
con la política etnoeducativa nacional y con las orientaciones emitidas por el
MEN para el fortalecimiento de sus sistemas educativos
¿Se evidencia que se realiza acompañamiento a los establecimientos educativos,
con presencia de población étnica, en la construcción de planes de
fortalecimiento intercultural de acuerdo con la política etnoeducativa nacional y 41 x
con las orientaciones emitidas por el MEN para el fortalecimiento de sus
sistemas educativos?
 PREGUNTA/ASPECTO A EVALUAR C NC RESULTADOS/EVIDENCIA
REQUSITOS GESTIÓN DE CALIDAD

64. Elaborar la caracterización y el perfil territorial del sector educativo a partir

de la revisión de los referentes nacionales de calidad y de la valoración
cuantitativa y cualitativa de la situación actual de los componentes del PAM. La
caracterización se debe registrar en el SIGCE o en el sistema de información que
tenga la Entidad Territorial Certificada y debe contemplar un análisis de:

a. Los resultados de Sistema Institucional de Evaluación de Estudiantes.

b. Los resultados por áreas y competencias en las pruebas SABER. ¿Se evidencia la caracterización y perfil territorial del sector educativo que
c. El consolidado de los resultados de la evaluación de desempeño de docentes y reúna las características de este requisito y se encuentra cargado en el SIGCE? 42 x
directivos docentes.
d. Las condiciones sociales, económicas, políticas y culturales de la entidad
territorial.
e. La Cobertura Educativa (Oferta Educativa, metodología o proyectos que
atienden poblaciones especiales).
f. El consolidado territorial de resultados de la ruta de mejoramiento institucional
(Autoevaluación y PMI).

¿Se evidencia la priorización de las condiciones o factores asociados a las

oportunidades de mejoramiento en el sistema SIGCE? 43 x

65. Gestionar el plan de apoyo al mejoramiento en el sistema de información ¿Se evidencia la elaboración del PAM teniendo en cuenta los análisis de los
SIGCE o en el sistema que posea la Entidad Territorial Certificada, teniendo en resultados de la caracterización, el perfil educativo y la priorización de factores o 44 x
cuenta: condiciones asociadas a las oportunidades de mejoramiento?

a. Priorizar los factores o condiciones asociadas a las oportunidades de

mejoramiento luego del análisis de la caracterización y el perfil educativo de la
entidad territorial.
b. Elaborar el Plan de Apoyo al Mejoramiento de acuerdo con el análisis de los ¿Se evidencia que el PAM contiene la formulación de objetivos estratégicos,
resultados de la caracterización, el perfil educativo y la priorización de factores o metas, indicadores, acciones, responsables y recursos para cada uno de sus 45 x
condiciones asociadas a las oportunidades de mejoramiento. componentes?
c. El PAM debe incluir la formulación de objetivos estratégicos, metas,
indicadores, acciones, responsables y recursos para cada uno de sus
componentes: acompañamiento a establecimientos educativos, formación
docente y uso de medios y nuevas tecnologías. ¿Se evidencia la viabilización financiera, técnica y administrativa del PAM? 46 x
d. Definir las condiciones de sostenibilidad del PAM que permitan que sea viable
financiera, técnica y administrativamente.
e. Elaborar en el SIGCE o en el sistema de información que posea la Entidad ¿Se evidencia el registro del PAM en el sistema SIGCE o en el sistema de
Territorial Certificada el Plan de Apoyo al Mejoramiento y socializarlo a la información con el que cuente la secretaría de educación? 47 x
comunidad educativa.
f. Realizar seguimiento periódico a la ejecución de actividades efectuando los
ajustes requeridos y verificar el cumplimiento de metas del Plan de Apoyo al
Mejoramiento.
condiciones asociadas a las oportunidades de mejoramiento.
c. El PAM debe incluir la formulación de objetivos estratégicos, metas,
indicadores, acciones, responsables y recursos para cada uno de sus
componentes: acompañamiento a establecimientos educativos, formación
docente y uso de medios y nuevas tecnologías.
d. Definir las condiciones de sostenibilidad del PAM que permitan que sea viable
financiera, técnica y administrativamente.
e. Elaborar en el SIGCE o en el sistema de información que posea la Entidad
Territorial Certificada el Plan de Apoyo al Mejoramiento y socializarlo a la
comunidad educativa. PREGUNTA/ASPECTO A EVALUAR C NC RESULTADOS/EVIDENCIA
f. Realizar seguimiento REQUSITOS
periódico aGESTIÓN DE CALIDAD
la ejecución de actividades efectuando los
ajustes requeridos y verificar el cumplimiento de metas del Plan de Apoyo al
Mejoramiento.
¿Se evidencia la socialización del PAM a la comunidad educativa? 48 x

¿Se evidencia el seguimiento periódico a la ejecución de actividades del PAM y

el seguimiento a los indicadores a través del SIGCE o en el sistema de 49 x
información con el que cuente la secretaría de educación?

¿Se evidencia la determinación de los EE a los cuales se les va a prestar AT para

la elaboración, resignificación, o ajustes a los PEI, PIER, o proyectos 50 x
Etnoeducativos? (Oficiales y No oficiales)
66. Apoyar la gestión del Proyecto Educativo (Proyecto Educativo Institucional –
PEI-, Proyecto Etnoeducativo propio, comunitarios e interculturales Proyecto
Institucional de Educación Rural – PIER, en los Establecimientos Educativos
Oficiales y No Oficiales mediante las siguientes actividades: ¿Se evidencia asistencia técnica para la elaboración, resignificación o ajustes al
Proyecto Educativo de los establecimientos educativos? (Oficiales y No 51 x
a. Identificar las necesidades de asistencia técnica de los EE para la elaboración, Oficiales).
re significación o ajuste de los Proyecto Educativos Institucionales teniendo en
cuenta su pertinencia con respecto a la caracterización y perfil educativo de la
Entidad Territorial Certificada.
b. Acompañar a través de asistencia técnica la elaboración, resignificación o
ajustes al Proyecto Educativo de los establecimientos educativos.
c. Revisar y retroalimentar en el SIGCE o en el sistema de información con el que ¿Se evidencia que se retroalimenta los PEI a los EE (Oficiales y No Oficiales) a
cuente la Entidad Territorial Certificada los Proyectos Educativos de los través del SIGCE o del sistema de información con el que cuente la secretaría de 52 x
establecimientos educación?

¿Se evidencia la constitución del Comité Territorial de Formación Docente a

través de acto administrativo? 53 x

67. Gestionar los planes de formación docente a través de la ejecución de las ¿Se evidencian el funcionamiento del Comité con la periodicidad establecida en 54 x
siguientes actividades: el AA de Constitución?

a. Garantizar la constitución y el funcionamiento del Comité Territorial de ¿Se evidencia la identificación de las necesidades de formación docente a partir
Formación Docente de acuerdo con el Decreto 709 de 1996 y la Directiva de los resultados de pruebas SABER, evaluaciones de desempeño de docentes y 55 x
Ministerial 28 de 2009. autoevaluaciones institucionales?
b. Identificar y priorizar las necesidades de formación docente a partir de los
resultados de pruebas SABER, evaluaciones de desempeño de docentes y ¿Se evidencia la formulación socialización y viabilización financiera del Plan
autoevaluaciones institucionales así como con la caracterización del perfil Territorial de Formación Docente? 56 x
territorial.
c. Formular, socializar e implementar la ejecución del Plan Territorial de
Formación Docente (PTFD) y evaluar la viabilidad económica del mismo. El Plan ¿Se evidencia la ejecución del Plan Territorial de Formación Docente? 57 x
deberá cargarse en el SIGCE o en el sistema de información que posea la
Entidades Territoriales Certificadas.
c. Hacer seguimiento y evaluación a la ejecución del Plan Territorial de Formación ¿Se evidencia el cargue en el SIGCE del Plan Territorial de Formación Docente? 58 x
Docente y realizar las acciones correctivas necesarias de acuerdo con los
hallazgos encontrados. ¿Se evidencia seguimiento y evaluación a la ejecución del Plan Territorial de
d. Garantizar la articulación del PTFD y el componente de formación docente del Formación Docente, formulando las acciones correctivas necesarias de acuerdo 59 x
PAM. con los hallazgos encontrados?

¿ se evidencia la articulación del PTFD y el componente de formación docente

del PAM? 60 x
 PREGUNTA/ASPECTO A EVALUAR C NC RESULTADOS/EVIDENCIA
REQUSITOS GESTIÓN DE CALIDAD

68. Acompañar a los establecimientos educativos en la implementación del

¿Se evidencia el acompañamiento a EE para que desarrollen programas y
enfoque, estrategias, programas y proyectos para el desarrollo de competencias
proyectos para el desarrollo de competencias básicas? 61 x
básicas, de acuerdo con la política vigente.

¿Se evidencia la articulación intersectorial par la implementación de proyectos

pedagógicos intersectoriales? 62 x

69. Garantizar la implementación de los Proyectos Pedagógicos Transversales en

los EE en articulación con el Proyecto Educativo de los establecimientos
educativos, a través del desarrollo de las siguientes actividades:

a. Definir instancias y mecanismos de concertación y coordinación intersectorial ¿Se evidencia la asistencia técnica para la implementación de Proyectos
para la implementación de Proyectos Pedagógicos Transversales. Pedagógicos Transversales en los establecimientos educativos? 63 x
b. Prestar asistencia técnica para la implementación de Proyectos Pedagógicos
Transversales en los establecimientos educativos, en coordinación con otras
instituciones y sectores.
c. Hacer seguimiento a las acciones de implementación de proyectos pedagógicos
transversales correspondientes a los planes de apoyo al mejoramiento
institucional de cada establecimiento educativo.
¿Se evidencia el seguimiento a la implementación de los proyectos pedagógicos
transversales de cada EE? 64 x

¿Se evidencia la detección de necesidades de articulación para los EE? 65 x

70. Planificar y gestionar acciones y estrategias que promuevan la articulación

institucional entre los diferentes niveles educativos y que permitan la ¿Se evidencia convenios marco entre la secretaría y el SENA, las universidades,
integración con otros sectores, mediante las siguientes actividades: instituciones de educación para el trabajo y el desarrollo humano, cámara de 66 x
comercio y sector productivo, entre otros?
a. Identificar las necesidades y oportunidades de articulación de los
establecimientos educativos, para garantizar el acceso de los estudiantes a
ofertas educativas pertinentes.
b. Gestionar y formalizar alianzas estratégicas y convenios marco entre la entidad
territorial y el ICBF, el SENA, las instituciones de Educación superior, instituciones
de educación para el trabajo y el desarrollo humano, cámara de comercio, sector
productivo y organizaciones representativas de grupos étnicos, entre otros.
c. Desarrollar estrategias para la consolidación de alianzas
Definir e implementar una estrategia territorial de articulación entre niveles del
ciclo educativo.
e. Brindar orientación, formación, asesoría y acompañamiento a directivos ¿Se evidencia la asesoría y acompañamiento a directivos docentes y docentes 67 x
docentes y docentes de los establecimientos educativos, sobre la constitución de del establecimiento educativo, sobre implementación de los convenios?
alianzas estratégicas y celebración y convenios con los actores involucrados.

¿Se evidencia el diagnóstico territorial de la situación actual en el uso y

apropiación de Medios y TIC? 68 x

71. Gestionar el uso y apropiación de medios y tecnologías de información y

comunicación a través del desarrollo de las siguientes actividades:

a. Realizar el diagnóstico territorial de la situación actual en el uso y apropiación

de Medios y Tecnologías de la información y la comunicación (TIC).
b. Definir la estrategia y brindar asistencia técnica para el uso y apropiación de
Medios y TIC con base en las necesidades identificadas en el diagnóstico.
c. Hacer seguimiento a los indicadores y tareas asociados al uso y la apropiación
de Medios y TIC.
 PREGUNTA/ASPECTO A EVALUAR C NC RESULTADOS/EVIDENCIA
REQUSITOS GESTIÓN DE CALIDAD

71. Gestionar el uso y apropiación de medios y tecnologías de información y ¿Se evidencia asistencia técnica en el uso y apropiación de MTICS con base en
comunicación a través del desarrollo de las siguientes actividades: las necesidades identificadas en el diagnostico? 69 x

a. Realizar el diagnóstico territorial de la situación actual en el uso y apropiación

de Medios y Tecnologías de la información y la comunicación (TIC).
b. Definir la estrategia y brindar asistencia técnica para el uso y apropiación de
Medios y TIC con base en las necesidades identificadas en el diagnóstico.
c. Hacer seguimiento a los indicadores y tareas asociados al uso y la apropiación
de Medios y TIC.

¿Se evidencia seguimiento a los indicadores y tareas asociados al uso y la

apropiación de Medios y TIC? 70 x

¿se evidencia la definición de EE a los que se les va a prestar acompañamiento

en experiencias significativas? 71 x

72. Apoyar el desarrollo y fortalecimiento de Experiencias Significativas en los ¿Se evidencia la asistencia tecnica a los establecimiento educativos para 72 x
establecimientos educativos, teniendo en cuenta: gestionar el desarrollo y difusión de Experiencias Pedagógicas Significativas?

a. Definir y ejecutar una estrategia para la evaluación y acompañamiento de

experiencias significativas de los establecimientos educativos.
b. Prestar asistencia técnica a los establecimientos educativos para gestionar el ¿ se evidencia la publicación y socialización a toda la comunidad educativa de
desarrollo y difusión de Experiencias Significativas (foros, encuentros, seminarios, las experiencias significativas de los establecimientos educativos? 73 x
publicaciones, investigaciones, proyectos de aula) y la asignación de recursos
para la logística de los mismos.
c. Publicar y socializar a toda la comunidad educativa las experiencias
significativas de los establecimientos educativos.
d. Gestionar potenciales alianzas entre los diferentes organismos de educación e
investigación a nivel municipal, departamental, nacional e internacional, así como ¿Se evidencia alianzas entre los diferentes organismos de educación e
con la comunidad educativa, con el fin de que se formulen y ejecuten proyectos investigación, así como la comunidad educativa, con el fin de que se formulen y
de investigación, desarrollo e innovación del sector educativo en el desarrollen proyectos de investigación, desarrollo e innovación del sector 74 x
departamento. educativo?
e. Realizar seguimiento a la estrategia de evaluación y acompañamiento al
desarrollo, fortalecimiento y sostenibilidad de las experiencias significativas

¿Se evidencia seguimiento al acompañamiento brindado a los docentes y

directivos docentes en el desarrollo y fortalecimiento de experiencias 75 x
significativas?

CUMPLIMIENTO 0 0%
Evaluación del Sistema de Gestión de Calidad Transversal NO CUMPLIMIENTO 19 100%
TOTAL 19 100%

CUMPLIMIENTO 0 0%
Evaluación Requisitos del Proceso NO CUMPLIMIENTO 56 100%
TOTAL 56 100%
 PREGUNTA/ASPECTO A EVALUAR C NC RESULTADOS/EVIDENCIA
REQUSITOS GESTIÓN DE CALIDAD

Auditado Auditor

Consultor de Procesos
SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PROYECTO DE MODERNIZACION MEN

Fecha de aprobación: Firma:

Código: PM-LC-CE
Octubre 11 de 2013

Aprobado por: Gloria E. Navarro Quintero

Elaboró por: Componente de Procesos
Lina María Hernández Gamarra Proyecto de Modernización
Version: 2.4 Nydia Johana Paez Cepeda Revisó: Claudia Fernanda
Ismael Eduardo Correa Gómez Benavides Meza
 Fecha de elaboración:

NIVEL DE
No PROCESO DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO
IMPACTO

No se evidencia el manual de
Gestión de Calidad
1 procesos y procedimientos
Educativa
actualizado

No se evidencia la aprobación y
distribución del procedimiento de
Gestión de Calidad
2 Calidad Educativa, de acuerdo a lo
Educativa
definido en el procedimiento Control
de Documentos

No se evidencia la implementación
Gestión de Calidad
3 del procedimiento Control de
Educativa
Registros

No se evidencia la implementación
Gestión de Calidad
4 de la ley General de Archivo, ley
Educativa
594 de 2000
No se evidencia la implementación
Gestión de Calidad
5 de las tablas de retención
Educativa
documental
No se observa que los registros que
proporcionan evidencia de la
Gestión de Calidad conformidad con los requisitos se
6
Educativa identifican, encuentran legibles y se
pueden recuperar en caso de
requerirlo.
No se evidencia conocimiento y
Gestión de Calidad
7 apropiación de la politica y objetivos
Educativa
de calidad
No se evidencia el seguimiento y/o
Gestión de Calidad verificación que realiza el proceso a
8
Educativa las contrataciones que lo afectan
directa o indirectamemente.
No se evidencia que existe una
Gestión de Calidad correcta selección y evaluación de
9
Educativa los proveedores para la satisfacción
de los requisitos del proceso.
 No se evidencia la definición de
criterios para la selección,
Gestión de Calidad evaluación y la re-evaluación de los
10
Educativa proveedores de bienes y servicios
que afectan directamente los
requisitos del proceso.
Gestión de Calidad No se evidencia la periodicidad en la
11
Educativa medición de los indicadores.
Gestión de Calidad No se evidencia informe de análisis
12
Educativa de los indicadores.

No se evidencia la presentación del

Gestión de Calidad
13 informe de indicadores al comité
Educativa
Directivo

No se evidencian las acciones

Gestión de Calidad derivadas producto de los informes
14
Educativa de indicadores presentados a
Comité Directivo.

No se evidencia implementación del

Gestión de Calidad
15 procedimiento de producto no
Educativa
conforme.

No se evidencia la implementación
Gestión de Calidad
16 del procedimiento de acciones
Educativa
preventivas.
No se evidencia la implementación
Gestión de Calidad
17 del procedimiento de acciones
Educativa
correctivas.
Gestión de Calidad No se evidencia tratamiento
18
Educativa adecuado a las quejas.
No se evidencia la elaboración de
los planes de acción resultado de
Gestión de Calidad
19 los hallazgos encontrados en las
Educativa
Auditorías Internas del SGC de la
SE
No se evidencia acompañamiento a
Gestión de Calidad
20 los EE para la definición e
Educativa
implementación del SIEE
No se evidencia seguimiento a la
Gestión de Calidad
21 implementación del SIEE en EE
Educativa
oficiales y privados

No se evidencia seguimiento a la
Gestión de Calidad
22 aplicación de las evaluaciones
Educativa
externas en los EE
 No se evidencian análisis de
resultados de evaluaciones externas
Gestión de Calidad identificando fortalezas y mejoras
23
Educativa en áreas y competencias para cada
EE y de manera general para la
entidad territorial
No se evidencia divulgación de los
Gestión de Calidad
24 resultados de las pruebas externas
Educativa
a la comunidad educativa
No se evidencia el
acompañamiento a los EE sobre el
Gestión de Calidad
25 análisis y uso de los resultados de
Educativa
las pruebas SABER para la
definición de acciones en su PMI
No se evidencia resolución de
Gestión de Calidad
26 planeación y organización de la
Educativa
evaluación de docentes
No se evidencia capacitación a
directores de núcleo, rectores y
directores rurales en las
Gestión de Calidad
27 herramientas y la metodología de
Educativa
aplicación de la evaluación de
desempeño de docentes y
coordinadores
No se evidencia que la capacitación
Gestión de Calidad y programación de las
28
Educativa capacitaciones se realizó en el
SIGCE
No se evidencia las evaluaciones
Gestión de Calidad
29 de desempeño de rectores y
Educativa
directivos rurales

No se evidencia la verificación que

Gestión de Calidad
30 todos los docentes y directivos
Educativa
docentes fueron evaluados

No se evidencia el seguimiento a
Gestión de Calidad los recursos de reposición y/o
31
Educativa apelación presentados por docentes
o directivos docentes
No se evidencia análisis de los
Gestión de Calidad resultados de evaluaciones de
32
Educativa desempeño de docentes y directivos
docentes
No se evidencia que se han
establecido acciones de
Gestión de Calidad
33 mejoramiento a partir del análisis
Educativa
de resultados de las evaluaciones
de desempeño
No se evidencia la asistencia
técnica a los EE a partir del análisis
Gestión de Calidad
34 de los resultados de las
Educativa
evaluaciones de Desempeño de
docentes y directivos docentes
 No se evidencia que la asistencia
técnica en evaluación de
desempeño se planeo y se le hizo
Gestión de Calidad seguimiento mediante las
35
Educativa funcionalidades que para este
propósito tiene el SIGCE en su
Módulo Plan de Apoyo al
Mejoramiento
No se (PAM)
evidencia la directiva
territorial de orientaciones para el
Gestión de Calidad proceso de autoevaluación
36
Educativa institucional y para la elaboración
de plan de mejoramiento
institucional de
No se evidencia los EE
análisis de los
resultados de la autoevaluación
institucional de los establecimientos
Gestión de Calidad
37 educativos a partir de los reportes
Educativa
generados en el SIGCE en el
modulo PMI o en el sistema que
tenga
No se evidencia acompañamiento a
la ejecución, seguimiento y
evaluación de los Planes de
Gestión de Calidad Mejoramiento Institucional (PMI) de
38
Educativa los establecimientos educativos
previa identificación y selección de
los mismos con base en sus
necesidades de apoyo
No se evidencia seguimiento a los
Gestión de Calidad indicadores y tareas asociados la
39
Educativa autoevaluación institucional de los
EE, en el SIGCE en el módulo PAM
No se evidencia análisis y
formulación de acciones de mejora
Gestión de Calidad
40 de las evaluaciones que los EE
Educativa
hacen de Asistencia técnica a la
Ruta de mejoramiento Institucional
No se evidencia que se realiza
acompañamiento a los
establecimientos educativos, con
presencia de población étnica, en la
construcción de planes de
Gestión de Calidad
41 fortalecimiento intercultural de
Educativa
acuerdo con la política
etnoeducativa nacional y con las
orientaciones emitidas por el MEN
para el fortalecimiento de sus
sistemas educativos
No se evidencia la caracterización y
perfil territorial del sector educativo
Gestión de Calidad
42 con todas las características que
Educativa
exige este requisito ni se encuentra
cargado en el SIGCE
 No se evidencia la priorización de
Gestión de Calidad las condiciones o factores asociados
43
Educativa a las oportunidades de
mejoramiento en el sistema SIGCE
No se evidencia la elaboración del
PAM teniendo en cuenta los análisis
de los resultados de la
Gestión de Calidad
44 caracterización, el perfil educativo y
Educativa
la priorización de factores o
condiciones asociadas a las
oportunidades de mejoramiento
No se evidencia que el PAM
contiene la formulación de objetivos
Gestión de Calidad
45 estratégicos, metas, indicadores,
Educativa
acciones, responsables y recursos
para cada uno de sus componentes
No se evidencia la viabilización
Gestión de Calidad
46 financiera, técnica y administrativa
Educativa
del PAM
No se evidencia el registro del PAM
Gestión de Calidad en el sistema SIGCE o en el sistema
47
Educativa de información con el que cuente la
secretaría de educación
Gestión de Calidad No se evidencia la socialización del
48
Educativa PAM a la comunidad educativa
No se evidencia el seguimiento
periódico a la ejecución de
Gestión de Calidad
49 actividades del PAM y el
Educativa
seguimiento a los indicadores a
través del SIGCE
No se evidencia la determinación
de los EE a los cuales se les va a
Gestión de Calidad
50 prestar AT para la elaboración,
Educativa
resignificación, o ajustes a los PEI,
PIER, o proyectos Etnoeducativos
No se evidencia asistencia técnica
Gestión de Calidad para la elaboración, resignificación
51
Educativa o ajustes al Proyecto Educativo de
los establecimientos educativos
No se evidencia que se
Gestión de Calidad
52 retroalimenta los PEI a los EE a
Educativa
través del SIGCE
No se evidencia la constitución del
Gestión de Calidad Comité Territorial de Formación
53
Educativa Docente a través de acto
administrativo
No se evidencian el funcionamiento
Gestión de Calidad
54 del Comité con la periodicidad
Educativa
establecida
No en el la
se evidencia AAidentificación
de Constituciónde
las necesidades de formación
Gestión de Calidad docente a partir de los resultados
55
Educativa de pruebas SABER, evaluaciones de
desempeño de docentes y
No se evidencia la formulación
autoevaluaciones institucionales
Gestión de Calidad socialización y viabilización
56
Educativa financiera del Plan Territorial de
Formación Docente
 No se evidencia la ejecución del
Gestión de Calidad
57 Plan Territorial de Formación
Educativa
Docente
No se evidencia el cargue en el
Gestión de Calidad
58 SIGCE del Plan Territorial de
Educativa
Formación
No se Docente seguimiento y
evidencia
evaluación a la ejecución del Plan
Gestión de Calidad Territorial de Formación Docente,
59
Educativa formulando las acciones correctivas
necesarias de acuerdo con los
hallazgos
No encontrados
se evidencia la articulación del
Gestión de Calidad
60 PTFD y el componente de formación
Educativa
docente del PAM
No se evidencia el acompañamiento
Gestión de Calidad a EE para que desarrollen
61
Educativa programas y proyectos para el
desarrollo de competencias básicas
No se evidencia la articulación
Gestión de Calidad intersectorial par la
62
Educativa implementación de proyectos
pedagógicos
No se evidenciaintersectoriales
la asistencia técnica
para la implementación de
Gestión de Calidad
63 Proyectos Pedagógicos
Educativa
Transversales en los
establecimientos
No se evidencia el educativos
seguimiento a la
Gestión de Calidad implementación de los proyectos
64
Educativa pedagógicos transversales de cada
EE
No se evidencia la detección de
Gestión de Calidad
65 necesidades de articulación para los
Educativa No se evidencia convenios marco
EE
entre la secretaría y el SENA, las
universidades, instituciones de
Gestión de Calidad
66 educación para el trabajo y el
Educativa
desarrollo humano, cámara de
No se evidencia la asesoría y
comercio y sector productivo, entre
acompañamiento a directivos
Gestión de Calidad otros
67 docentes y docentes del
Educativa
establecimiento educativo, sobre
implementación
No se evidencia de los
el convenios
diagnóstico
Gestión de Calidad territorial de la situación actual en
68
Educativa el uso y apropiación de Medios y
TIC
No se evidencia asistencia técnica
Gestión de Calidad en el uso y apropiación de MTICS
69
Educativa con base en las necesidades
identificadas en el diagnostico
No se evidencia seguimiento a los
Gestión de Calidad indicadores y tareas asociados al
70
Educativa uso y la apropiación de Medios y
TIC
No se evidencia la definición de EE
Gestión de Calidad a los que se les va a prestar
71
Educativa acompañamiento en experiencias
significativas
 No se evidencia la asistencia
tecnica a los establecimiento
Gestión de Calidad educativos para gestionar el
72
Educativa desarrollo y difusión de
Experiencias Pedagógicas
No se evidencia la publicación y
Significativas
socialización a toda la comunidad
Gestión de Calidad
73 educativa de las experiencias
Educativa
significativas de los
establecimientos educativos
No se evidencia alianzas entre los
diferentes organismos de educación
e investigación, así como la
Gestión de Calidad comunidad educativa, con el fin de
74
Educativa que se formulen y desarrollen
proyectos de investigación,
desarrollo e innovación del sector
educativo
No se evidencia seguimiento al
acompañamiento dado a docentes y
Gestión de Calidad
75 directivos docentes en el desarrollo
Educativa
y fortalecimiento de experiencias
significativas

RESULTADOS #
HALLAZGO CRITICO 0
HALLAZGO MODERADO 0
HALLAZGO LEVE 0
TOTAL 0

AC/AP: Acción correctiva/Acciónpreventiva

C: Conveniencia
A: Adecuación.
 MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL
PROYECTO DE CERTIFICACIÓN DE PROCESOS
FORMULACIÓN PLAN DE ACCIÓN

ACCIONES DE
FUENTE CAUSAS AC/AP
MEJORAMIENTO

AC

AC

AC

AC

AC

AC

AC

AC

AC
AC

AC

AC

AC

AC

AC

AC

AC

AC

AC

AC

AC

AC
AC

AC

AC

AC

AC

AC

AC

AC

AC

AC

AC

AC
AC

AC

AC

AC

AC

AC

AC

AC
AC

AC

AC

AC

AC

AC

AC

AC

AC

AC

AC

AC

AC

AC
AC

AC

AC

AC

AC

AC

AC

AC

AC

AC

AC

AC

AC

AC

AC
 AC

AC

AC

AC

%
#DIV/0!
#DIV/0!
#DIV/0!
#DIV/0!

Elaborado por:
Firma:

Nombre:
 NAL
CESOS SECRETARÍA DE EDUCACION DE XXXXXXXXX
N

FECHA
UNIDAD DE DIMENSIÓ FECHA
DESCRIPCIÓN DE INICIACIÓN
MEDIDA DE N DE LA TERMINACIÓN
LAS METAS DE LAS
LAS METAS META DE LAS METAS
METAS
 Revisado y validado por:
Firma:

Nombre:
RÍA DE EDUCACION DE XXXXXXXXXXXX

RESPONSABLES DEPENDENCIA C A
o y validado por: