Primera entrega

Integrantes:

Sistemas de Información en Gestión Logística

Tutor:
María Alejandra Trompa Restrepo

Junio 2020

Introducción

Desde hace varios años se ha evidenciado que las empresas nacionales han tenido que

sistematizar sus procesos, esto con el fin de brindar la mejor atención a sus clientes de forma

eficaz y en el menor tiempo posible. Los cambios tecnológicos también hacen que las empresas

busquen alianzas para mejorar sus productos y servicios, ya que los clientes siempre esperan ese

plus adicional para seguir con sus productos.

 Se puede ver cómo nos cambió la vida en estos momentos y las necesidades que vienen en el

desarrollo de las labores, donde para la mayoría de personas es indispensable contar con un

servicio de internet. Por este motivo se busca satisfacer necesidades de los clientes que desean

tener el servicio o que ya lo tienen.

En este caso hablaremos de la empresa CADCOM (Caldas Data Company Ltda) prestadora de

servicio de internet residencial y corporativo en el Oriente de Caldas y Norte del Tolima,

conformada en el 2008 por un grupo de ingenieros que busca mejorar la conectividad y llegar a

mas lugares con sus productos y servicios

Descripción de la Empresa

Conformada en 2008 por un grupo de ingenieros en diferentes ramas como la

telecomunicación, la electrónica, la ingeniería civil y la construcción, su actividad principal se ha

centrado en proveer servicios de transporte de datos e Internet a empresas y hogares en los

Departamentos de Caldas y Tolima. Actualmente se viene perfilando como integradores de

servicios personalizados para ambos segmentos del mercado.

Han aprendido a adaptarse rápidamente a los cambios de los últimos años, tanto en tecnología

como a los diferentes modelos de negocio y son pioneros en enlaces troncales inalámbricos de
largo alcance y alta tasa de transmisión con soluciones tipo WiFi y Canopy Motorola™

(>56Km).

Hoy se cuenta con presencia permanente y personalizada en los municipios de Manzanares,

Marquetalia, Pensilvania, Samaná, Victoria, Norcasia, Fresno, Mariquita Palocabildo y La

Dorada.

Misión

La misión es contribuir a través de las TICs a una sociedad igualitaria, en la cual la

conectividad no es un privilegio sino un derecho propio de todos los individuos y

organizaciones. Se cree firmemente que personas más interconectadas equivalen a colaboradores

con mayor apropiación de las tendencias para generar nuevas ideas hacia su entorno laboral y

económico.

Visión

Para el año 2020 ser líderes en el mercado de telecomunicaciones en el departamento de

Caldas, a través de los productos, servicios, calidad e innovación. Teniendo como meta la

satisfacción de nuestros clientes. Siempre guiados por una actitud servicial y honesta. El personal

es calificado y ha sido inculcado con la directriz de prestar servicios de alta calidad.

Nuestro reto

Continuar evolucionando tanto en nuestros procesos como en tecnología; así aseguraremos que

continuamos liderando el cambio y la integración de los servicios básicos de telecomunicaciones.

 Analizar cómo estos sistemas de información propician los objetivos estratégicos de la

organización y generan valor agregado y competitividad en el mercado.

De acuerdo con la capacidad actual de la empresa en cuanto a estructura, soporte y cobertura,

una de las estrategias que mejorarán los servicios será la integración de tecnología e

infraestructura con empresas que ya tengan instaladas las redes alámbricas, lo que permitirá

mayor cobertura en las áreas rurales de los departamentos de Caldas y Tolima.

Lo anterior, con el fin acceder a más hogares del territorio no sólo urbano sino rural,

permitiendo así la conectividad, comunicación y garantizando la permanencia de los servicios y

los costos de los mismos; para ello se contará con diferentes planes de acuerdo con la necesidad

de la comunidad, bajando costos toda vez que, al realizar acuerdos comerciales con las empresas

de redes fijas, acceder a los servicios será posible.

En cuanto a la evaluación de desempeño de la empresa CADCOM se implementarán encuestas

dirigidas a los clientes que acceden a los servicios, donde se evaluará la calidad del servicio,

cobertura y velocidad, adicional a ello, se realizarán testeos periódicos y aleatorios para

garantizar que los datos trasmiten a la velocidad que el cliente contrata, esta estrategia

garantizará que el cliente de forma constante tenga comunicación con el servicio al cliente y

soporte técnico de la empresa y cada vez que haya una falla en el servicio este sea restablecido

en el menor tiempo posible lo que permite tener una satisfacción completa por parte de los

consumidores.
Segunda entrega

Realizar un boceto de descripción de un sistema CRM para la empresa seleccionada,

donde se detallen los siguientes ítems:

1- servicio al cliente: para el servicio al cliente se tendrá en cuenta que uno de los aspectos más

importante en la organización es la atención. teniendo en cuenta lo siguiente:

el personal será capacitado para que desde el ingreso del cliente puedan dar una información

verídica y satisfactoria de los procesos y productos de CADCOM.

el personal tendrá capacitaciones mensuales sobre procesos de facilitación, acceso a plataformas

y atención al cliente.

2- Pilar tecnológico: los pilares tecnológicos que se tendrán en cuenta son 3.

 - el call center funcionará las 24 horas con un menú de atencion bastante amplio donde el

cliente pueda ser direccionado a las diferentes áreas de la empresa como lo son. servicio

tecnico, adquisición de los productos, información y pagos, entre otros. resolviendo así

las dudas, requisiciones o peticiones del cliente

- como segundo pilar de información se tendrá una plataforma virtual en donde el cliente

fácilmente puede acceder a los servicios allí nombrados e información importante para

los mismos.

- por último se tendrá un equipo de trabajo donde los analistas con bases de datos

brindadas por los clientes promocionarán los productos de la empresa haciendo llamadas

telefónicas y enviando correos electrónicos.

3- Estrategias: en cuanto a las estrategias organizacionales un factor importante será la

capacitación del personal de CADCOM, en todas las áreas de la empresa para que así cada uno

de los trabajadores sepan priorizar y agilizar procesos dentro de la organización. además los

equipos utilizados para prestar nuestros servicios serán siempre de tecnología de punta y las

recepciones para un futuro cercano serán satelitales y conexiones por medio de fibra óptica.de

acuerdo con las estrategias que se van a llevar a cabo para la satisfacción del cliente son las

medidas antes mencionadas como pilares tecnológicos y además tendremos una campaña de

fidelización donde se ofrece mejor capacidad a un precio más bajo y meses gratis de servicio,

depende del plan que decidan escoger los usuarios.

4- Funcionamiento de los módulos.

- se llevará a cabo en su totalidad la automatización de la fuerza de ventas, es decir que los

procesos que presenten fallas o retrasos en el ingreso de información al sistemas como:

programación de visitas, reparación de daños, contestación de requerimientos y atención

al cliente deben ser depurados con software que agilicen los procesadores y programas

que permitan la facilitación de esos recursos.

- teniendo en cuenta que la atención al cliente se reforzará con la plataforma digital, el call

center de comunicaciones y la atención personalizada en las sedes de la empresa. se

reforzarán procesos estratégicos de encuestas en el entorno natural de la gente para

saber como preferirán los servicios y que les gustaría que cambiara o mejorará, además

que se empezará con los caminadores, que es personal de la empresa destinada a recorrer

los barrios de las ciudades donde prestamos los servicios de comunicaciones, repartiendo

publicidad de la empresa con las promociones impresas. y con esto lograr más demanda

de personas que quieran adquirir los servicios de CADCOM.

- En el mercadeo se empezará a llevar a cabo estrategias tales como cuñas radiales,

comerciales de televisión, y por supuesto la estrategia más importante es el voz a voz de

un servicio bien prestado con muchos beneficios y garantías para los clientes. se hará un

estudio de mercadeo en los sectores donde no llega la intensidad de señal de la compañía

CADCOM, en este estudio los factores a tener en cuenta serán: el estudio de la población

a estudiar, es decir promedio de edades, cantidad de familias, estrato socioeconómico y

sobre todo la capacidad estructural de postes y torres públicas para la coneccion de los

servicios.
- Realizar un boceto de descripción de un sistema SCM para la empresa seleccionada,

donde se detallen los siguientes ítems: »

- Ilustración cadena de suministro CADCOM

CADCOM organización que busca integrar la cadena de suministro de las distintas

funciones tanto internamente como externamente con clientes y proveedores .

 CADCOM diseña, mejora e implantan continuamente los procesos que abarquen e

ivolucren varias funciones con los objetivos por área alineados a un fin global en

actividades que producen valor en productos y servicio en las manos del cliente final.

Coordina de forma eficiente el flujo de bienes desde los proveedores a los fabricantes

hasta los clientes.

● Mediante el área operativa se hará un modelo de compra que provea los bienes

necesarios.

● Se deberá seleccionar los proveedores

● Se deberá hacer una reducción de los tiempos de procesos

● Se debe identificar los procesos principales, para así mejorar la productividad con los

recursos adecuados
● Generación de la necesidad.

Se determinara las necesidades de compras de acuerdo al análisis del área de operaciones

y el servicio requerido del cliente.

● Solicitud de compra.
 Se debe consultar con contabilidad si la solicitud está presupuestada. Si no está

presupuestada debe ser solicitada y aprobada por la gerencia, en caso contrario debe

solicitar la compra por medio del sistema.

● Cotización.

Se debe buscar como mínimo 3 cotizaciones a proveedores calificados y aprobados por la

gerencia. Con las siguientes características

❏ Precios y descuentos

❏ Calidad

❏ Pago

❏ Tiempo y condiciones de la entrega

❏ Servicio Post Venta

● Análisis de las cotizaciones y selección de proveedor.

De acuerdo con las 3 cotizaciones se debe revisar calidad y precio

● Elaboración de Orden de compra.

Se elaborará la orden de compra lo más pronto posible para así ser más eficaz en la

necesidad del cliente. La orden será envía vía e-mail y en físico

 ● Recepción Mercancía.

Se tendrá que revisar la mercancía al momento de la entrega, verificar que cuente con las

condiciones planteadas

Requerimientos de la Aplicación

Flujo de trabajo:

Se debe registrar el flujo desde la requisición hasta la recepción de la orden de compra.

1. Plan de Aprovisionamiento:

Registrar el plan de aprovisionamiento según el plan estratégico de la empresa y así se

pueda emitir alertas o agenda tareas de aprovisionamiento.

2. Gestión de Proveedores:

· Registro de datos de la empresa

· Condiciones de pagos

· Catálogo de los Bienes y Servicios que Ofrece

· Precios, descuentos y promociones

· Gestión de Contratos y Relaciones

· Solicitar documentos legales o descriptivos de los proveedores y sus productos.

· Deberá permitir la medición y evaluación del desempeño de los proveedores.

Solicitud de Cotizaciones a Proveedores:

Se iniciar el flujo de abastecimiento desde las solicitudes de cotizaciones hasta los
proveedores

1. Análisis de las cotizaciones y selección de proveedor

Se recibirán y analizaran las cotizaciones para así poder seleccionar el mejor proveedor con las

siguientes características

· Producto con su información técnica

· Garantías

· Plus adicional

· Historial de ventas

· Servicio postventa,

2. Órdenes de Compra

Permitirá registros de compras directas y registros de compras desde

3. Gestión de Materiales:

· Registro de Productos.

· Permitir llevar un registro de productos o servicios sustitutos.

· Recepción de compras y Despacho de Requisiciones

4. Registro de facturas de proveedores

· Permitir registrar la factura de proveedores desde órdenes de compras.

· Generar orden a Contabilidad

· Alimentar el historial de Proveedores

5. Pago a Proveedores:

· Realizar plan de pago a los proveedores.

6. Controles Internos

● Todo los contratos de los proveedores deberán ser registrado y asignados al área

Administrativa

● Toda compra de bienes que requiera asesoramiento técnico serán canalizados a las áreas

correspondientes.

● Tabla de Montos para definir el número de cotizaciones de proveedores requeridas para

las compras.

Requerimiento para producción.

Se debe tener en cuenta las siguientes actividades

● Elaboración plan de producción

● La capacitación del equipo de trabajo para asi lograr una mejor eficiencia

● La preparación de los responsables de sistemas

● La instalación de los componentes

● La carga inicial de datos

Finalizando y de acuerdo con la cadena de suministro llegamos al cliente final, donde después de

todo el proceso lo que se quiere es ser eficaz en los tiempos de entrega y produccion, cumpleindo

con las necesidades de los clientes.

Cadena de Suministro

El sistema SCM se basará en la capacidad de respuesta y la experiencia de los clientes,

entendida y administrada dentro de una red en lugar de un modelo lineal. Cada nodo de la red

debe estar en sintonía y ser flexible a las necesidades del consumidor y, a la vez, debe ser capaz
de abordar factores como el abastecimiento, las políticas comerciales, los modos de entrega y

demás.

La tecnología avanzada se utilizará cada vez más para mejorar la transparencia y la visibilidad en

toda esta red. Así como para permitir aún más conectividad y el uso de SCM. Traerá una

alineación más estricta entre planificación y la ejecución, que no se da actualmente en la mayoría

de las empresas. La necesidad de velocidad y precisión en SCM solo va a aumentar para

asegurarse de que su cadena de suministro esté preparada para el futuro, se respaldara con un

sistema inteligente de SCM.

Supply Chain Management

– Planeamiento de la Cadena de Suministro

le permite a Cadcom pronosticar la demanda del cliente y ajustar la velocidad y el flujo de la

producción de acuerdo al pronóstico. La simulación de las estimaciones de la demanda se ejecuta
utilizando los datos históricos de tendencias y las promociones previstas para determinar cómo
los cambios de comportamientos del mercado afectarán los requerimientos de suministro en el
futuro.

Planeamiento de la Demanda

Mejora la precisión de los pronósticos de la demanda potencial reduciendo la dispersión los

datos y disponibilizado para que encuentren en tiempo real. La previsión multi-dimensional
permite a los usuarios ver la información a través de una variedad de diferentes filtros – por el
mercado, el tiempo o el cliente – y ejecutar una serie de simulaciones del tipo «qué pasaría si»
para proyectar la demanda futura.

Gestión de proveedores

Utilizar las soluciones de gestión de relaciones con los proveedores para monitorear el
desempeño de nuestros proveedores.
Cadcom puede evaluar el riesgo del proveedor a través de categorías de riesgo definidas por el
usuario. Para el análisis de rendimiento se utilizan indicadores de rendimiento clave (KPI) y
pistas de auditoría para controlar y medir el desempeño de los proveedores

Contrataciones

El software de contratación confecciona y entrega las órdenes de compra y mantiene actualizado

el aspecto financiero de las relaciones cliente / proveedor. Los términos y condiciones de la
compra se distribuyen electrónicamente para su aprobación inmediata en los niveles que
corresponda de acuerdo a las reglas de negocio definidas por el usuario.

Clientes:

Integración de Cadcom con los clientes: intercambio y flujo de información para un vínculo más
estrecho con el cliente, permite segmentar los clientes de acuerdo a sus necesidades, adaptarse a
esas necesidades y anticiparse a las mismas.

Integración de la tecnología

Cadcom requiere la implementación de la tecnología tales como el internet, correo electrónico,

GPS, programas de información que simplifiquen los procesos.
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