Código:

DPAA-01
DESCRIPTIVO DE PUESTO
Fecha de emisión:
17 de abril del
ASISTENTE ADMINISTRATIVO
2020

I. Propósito
Asegurar el buen funcionamiento de la oficina realizando labores administrativas, tales como
archivar, planificar y coordinar las actividades generales de la oficina, además de redactar los
reportes correspondientes.

II. Posición en el Organigrama (Descripción gráfica que incluye a su jefe inmediato y a quien
reporta en caso de ausencia de su jefe inmediato, así como quien lo sustituye en caso de ausencia)

Gerente General Director General

Gerente de Control Asistente Administrativo

Presupuestal

III. Líneas de Mando

Subordinados Directos Subordinados Indirectos
Nombre Puesto (código) Nombre Puesto (código)
Encargado de Compras DPCOM-01

Chofer DP0P-07

V. Conocimientos del puesto

Estudios Requeridos Idiomas

Cualquier tipo de Ingeniería N/A

VI. Experiencia Laboral (de preferencia)

3 años en el ramo

VII. Conocimientos básicos del puesto (para su contratación)

Excel, Word, AutoCAD, Power Pont, Precios Unitarios,

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VIII. Responsabilidades (actividades que debe realizar el ocupante del puesto)

1 Gestionar todas las llamadas, correos electrónicos, tanto entrantes como salientes:
 Monitorear, responder y reenviar correos entrantes de manera constante.
 Recibir, filtrar y distribuir la correspondencia entre los miembros del personal.
 Localizar y restituir las propuestas de los clientes (diseños y reportes).
2 Redactar, archivar y revisar documentos, tales como recibos, reportes, memos, hojas de
cálculos y otros documentos administrativos:
 Redactar, revisar y distribuir correos electrónicos a los involucrados.
 Actualizar y mantener al día los procedimientos y guías existentes, las listas de
contactos, entre otros.
3 Responsable de controlar e implementar los manuales de la organización, lo cual debe
incluir políticas, reglamentos, procedimientos, diagramas, organigramas, formularios y
toda la demás normativa, para el desarrollo de las actividades de la empresa
4 Archivar y organizar documentos, tanto físicos como digitales, incluyendo correos
electrónicos, recibos, reportes y otros documentos administrativos:
 Escanear documentos físicos para respaldarlos de forma digital.
5 Coordinar y agendar reuniones de negocios, entrevistas, citas:
 Gestionar el calendario y coordinar el trabajo con las reuniones con
representantes del cliente
 Generar el orden del día para las reuniones con el objetivo de que se lleven a
cabo de manera eficiente.
 Tomar notas durante las reuniones laborales, generar un resumen y distribuirlo
entre las personas correspondientes.
6 Interactuar con clientes y terceros, gestionar sus archivos y dar aviso de sus reclamos a
Gerente General y Director General o encargarse de sus requerimientos de manera
eficaz:
 Llevar a cabo seguimientos y mantener buenas relaciones con los clientes.
 Redactar y entregar documentos a clientes que soliciten información sobre
proyectos y realizar el debido seguimiento.
7 Responsable de Solicitar y acordar la reparación y mantenimiento de los equipos de
oficina.
8 Responsable de elaboración de facturas y de un buen control por obra de las
estimaciones y pagos efectuados por el cliente, y entregar información al contador para
Reportes Fiscales.
9 Responsable de seguimiento de altas y bajas de personal
10 Responsable de elaborar Actas administrativas a los empleados por incumplimiento al
Reglamento interno de trabajo
10 Responsable de elaboración de contratos del personal administrativo y de obra.
11 Realizar otras tareas o funciones que le delegue el Gerente General y Director General.

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12 Mantener su área de trabajo limpia y ordenada.

IX. Responsabilidades Diarias (actividades que debe realizar el ocupante del puesto)

1 Gestionar todas las llamadas, correos electrónicos, tanto entrantes como salientes,
además de encargarse de la agenda del Gerente y Director general.
2 Interactuar con clientes y atender solicitudes.
3 Archivar, organizar, guardar y revisar todo tipo de documentos.
4 Solicitar suministros y acordar el mantenimiento o reparación de los equipos de oficina.
5 Organizar reuniones y encargarse de la logística.
6 Mantener su área de trabajo limpia y ordenada.

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