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Universidad Estatal a Distancia
Vicerrectoría Académica
Escuela de Ciencias Sociales y Humanidades
Carrera de Bibliotecología
La implementación del software Janium en las bibliotecas escolares del Circuito 05

de la Dirección Regional de Educación San José Norte, en el I Trimestre del 2016
Tesis de Grado sometida a consideración ante el Tribunal Examinador de la Carrera de

Bibliotecología por:
Laura Patricia Monge Avendaño
Para optar por el grado de

Licenciatura en Bibliotecología, Bibliotecas Educativas y
Centros de Recursos para el Aprendizaje
San José, Costa Rica

2016
Resumen
El presente estudio trata sobre la implementación del software Janium en las bibliotecas
escolares de instituciones públicas, del Circuito 05 de la Dirección Regional San José
Norte, durante el primer trimestre del año 2016.
La investigación detalla el proceso de adquisición de ese sistema, por parte del Ministerio
de Educación Pública, estudios realizados, entes involucrados, mención de planes a nivel
nacional, que incluyen la modernización y uso de las tecnologías de la información en las
bibliotecas escolares, para formar una base de datos a nivel nacional que apoye los procesos
de enseñanza-aprendizaje de la comunidad estudiantil y cuerpo docente. Describe según la
opinión de los profesionales en bibliotecología, seleccionados para el estudio, cuál ha sido
el impacto de la implementación de dicho software en sus bibliotecas escolares.
El primer capítulo plantea la problemática y los objetivos por desarrollarse. El segundo

capítulo corresponde al marco teórico, con la historia de la automatización de bibliotecas,
antecedentes, reestructuración del Ministerio de Educación Pública, departamentos
involucrados en la contratación del Sistema de Gestión Bibliotecaria Janium, sus
características y módulos, capacitaciones sobre su funcionamiento y otros.
El capítulo tercero corresponde al marco metodológico que detalla el tipo de investigación,

paradigma, enfoque, alcances, sujetos de estudio, fuentes de información, variables e
instrumentalización de la información. El capítulo cuarto comprende el análisis de los
resultados de acuerdo con las variables establecidas. El quinto capítulo trata sobre las
conclusiones y se enuncian las recomendaciones para los entes involucrados con la
temática.
Palabras claves: Automatización de Bibliotecas, Bibliotecas Escolares, Sistema de Gestión

Bibliotecaria Janium.
ii2
TRIBUNAL EXAMINADOR
___________________________________________
MBA. Olga Marta Ramírez Hernández
En representación de la Encargada de la Carrera Bibliotecología y
Directora Escuela Ciencias Sociales y Humanidades
___________________________________________
Mag. Giannina Ocampo Bermúdez
Encargada Cátedra Práctica Profesional e Investigación
_______________________________________
Mag.Vivian Marín Bustamante
Director(a) Trabajo Final de Graduación
________________________________________
Licda. Maribel Castro Arias
Asesora
________________________________________
Mag. Douglas Omar Díaz Quesada
Asesor
3iii
TABLA DE CONTENIDOS
Resumen .............................................................................................................................. 2
TRIBUNAL EXAMINADOR ............................................................................................ 3
Tabla de cuadros .................................................................................................................. 7
Tabla de gráficos ................................................................................................................. 8
Lista de Abreviaturas......................................................................................................... 10
CAPÍTULO I ........................................................................................................................ 11
ASPECTOS INTRODUCTORIOS ...................................................................................... 11
1.1 Problema y su importancia .......................................................................................... 12
1.2 Planteamiento del problema ........................................................................................ 15
1.3 Justificación................................................................................................................. 15
1.4 Estado de la cuestión ................................................................................................... 18
1.5 Objetivos ..................................................................................................................... 23
1.5.1 Objetivo General ..................................................................................................... 23
1.5.2 Objetivos Específicos .............................................................................................. 23
1.6 Alcances y Limitaciones ............................................................................................. 24
CAPÍTULO II ....................................................................................................................... 26
MARCO TEÓRICO.............................................................................................................. 26
2.1 Automatización de Bibliotecas .................................................................................... 27
2.2Automatización de los departamentos de las Bibliotecas ............................................ 31
2.3 Historia de la Automatización de Bibliotecas ............................................................. 37
2.4 Historia de la Automatización de Bibliotecas en América Latina ............................... 43
2.5 Automatización de Bibliotecas Escolares en Costa Rica ............................................ 45
2.6 Reestructuración del MEP.......................................................................................... 46
2.7 Dirección de Recursos Tecnológicos en Educación (DRTE) ...................................... 47
2.8 Departamento de Documentación e Información Electrónica (DDIE) ....................... 49
2.9 Departamento de Bibliotecas Escolares y Centros de Recursos para el Aprendizaje
(BEYCRA) ........................................................................................................................ 50
2.10 Antecedentes de la contratación del software Janium ............................................... 52
2.11 Contratación del Software de Gestión Bibliotecaria Janium..................................... 61
2.12 Sistema de Gestión de Bibliotecas Janium ................................................................ 65
2.12.1 Generalidades del sistema Janium ........................................................................ 65
2.12.2 Capacitaciones que se impartieron a bibliotecólogos y bibliotecólogas de las
bibliotecas escolares del MEP, sobre el software Janium ................................................ 70
2.12.3 Módulos del Software Janium............................................................................... 72
4
2.13 Instituciones en Costa Rica que utilizan el software Janium .................................... 80
2.13.1 Escuela de Bibliotecología y Ciencias de la Información, Universidad de Costa
Rica .................................................................................................................................. 80
2.13.2 Sistema Nacional de Bibliotecas (SINABI) .......................................................... 81
2.13.3 Instituto Nacional de Aprendizaje (INA) .............................................................. 82
CAPÍTULO III ...................................................................................................................... 84
MARCO METODOLÓGICO ............................................................................................... 84
3.1 Encuadre Paradigmático.............................................................................................. 85
3.2 Enfoque ....................................................................................................................... 85
3.3 Tipo de investigación .................................................................................................. 86
3.4 Sujetos y fuentes de información ................................................................................ 87
3.4.1 Sujetos ..................................................................................................................... 87
3.4.2 Fuentes de información ........................................................................................... 89
3.5 Variables ..................................................................................................................... 90
3.6 Instrumentalización ..................................................................................................... 93
CAPÍTULO IV ..................................................................................................................... 96
ANÁLISIS DE LOS DATOS: PRESENTACIÓN Y DISCUSIÓN ...................................... 96
4.1 Análisis de la información ........................................................................................... 97
4.2 Datos generales ........................................................................................................... 98
4.3. Análisis de la variable: Capacitaciones recibida sobre los diferentes módulos. ..... 101
4.4. Análisis de la variable: Implementación del software Janium. ............................... 110
4.5 Análisis de la variable: Impacto en los servicios ofrecidos en las bibliotecas. ........ 128
CAPÍTULO V ..................................................................................................................... 132
Conclusiones y Recomendaciones ...................................................................................... 132
5.1 Conclusiones ............................................................................................................. 133
5.1.1 Conclusiones en relación con el objetivo 1 ........................................................... 133
5.2 Recomendaciones ...................................................................................................... 137
5.2.1 Recomendaciones en relación con el objetivo 1 ................................................... 137
Referencias bibliográficas................................................................................................... 141
Anexos ................................................................................................................................ 146
Anexo 1. Estudio comparativo de mercado de software para bibliotecas ..................... 147
5
Anexo 2. Inversión que realizó el Ministerio de Educación Pública en cada etapa ........ 149
Anexo 3. Módulo del Software Janium: Catálogo Público (OPAC) ............................... 151
Anexo 4. Módulo del Software Janium: Catalogación ................................................... 152
Anexo 5. Módulo del Software Janium: Circulación .................................................... 153
Anexo 6. Carta del filólogo ............................................................................................. 154
Apéndices............................................................................................................................ 155
Apéndice 1. Cuestionario para bibliotecólogos y bibliotecólogas, sobre la
implementación del software Janium en las bibliotecas escolares del MEP en el Circuito
05 de la Dirección Regional San José Norte ................................................................... 156
Apéndice 2. Cuestionario sobre la implementación del software Janium en .................. 163
el SINABI........................................................................................................................ 163
Apéndice 3. Cuestionario sobre la implementación del software Janium en las bibliotecas
escolares del MEP- DDIE ............................................................................................... 166
Apéndice 4. Cuestionario sobre la implementación de software Janium en el INA ....... 171
Apéndice 5. Entrevista sobre la implementación del software Janium en la Escuela de
Bibliotecología y Ciencias de la Información (EBCI-UCR) ........................................... 174
vi
6
Tabla de cuadros
Cuadro 1 Instituciones del Circuito 05 Dirección Regional de 81

Educación San José Norte I Trimestre, Año 2016.
Cuadro 2 Variables del estudio según objetivos específicos, 86
definición conceptual y operacional.
7
vii
Tabla de gráficos
Gráfico 1 Cantidad de personal que labora en las bibliotecas escolares 88

del Circuito 05 de la Dirección Regional San José Norte.
Gráfico 2 Año en que los bibliotecólogos del Circuito 05 de la Dirección 90
Regional San José Norte, recibieron la capacitación de los módulos
del software Janium.
Gráfico 3 Módulos de Janium a los que se tiene acceso por medio de 91
contraseña en las Bibliotecas Escolares, del Circuito 05 de la
Dirección Regional San José Norte.
Gráfico 4 Módulos del software Janium que se explicaron durante la 93
capacitación, según los bibliotecólogos del Circuito 05
de la Dirección Regional San José Norte.
Gráfico 5 Opinión de los bibliotecólogos del Circuito 05, de la Dirección 95
Regional San José Norte, sobre la satisfacción de la capacitación
recibida para la implementación del software Janium.
Gráfico 6 Material complementario para implementar el software Janium por 97
parte de los bibliotecólogos del Circuito 05 de la Dirección
Regional San José Norte.
Gráfico 7 Utilización del software Janium por los bibliotecólogos del 98
Circuito 05 de la Dirección Regional San José Norte, después de
recibir la capacitación.
Gráfico 8 Módulos de Janium que utilizan actualmente las bibliotecas 100
escolares del Circuito 05 de la Dirección Regional San José Norte.
Gráfico 9 Opinión de los bibliotecólogos del Circuito 05, de la Dirección 102
Regional San José Norte, en cuanto a aspectos que deben
mejorarse en el software Janium.
Gráfico 10 Herramientas para procesos técnicos utilizadas por los 104
bibliotecólogos del Circuito 05 de la Dirección Regional San José
Norte.
Gráfico 11 Utilización de los manuales disponibles en la página del MEP 107
8
viii
para implementar el software Janium por los bibliotecólogos
Gráfico 12 Formas de solventar los problemas que se le presentan al 109
implementar el software Janium por parte de los bibliotecólogos
Gráfico 13 Problemas en la implementación del software Janium según los 111
bibliotecólogos del Circuito 05 de la Dirección Regional San José
Norte.
Gráfico 14 Utilización de códigos de barras del software Janium en las 113
bibliotecas escolares del Circuito 05 Dirección Regional San José
Norte.
Gráfico 15 Ventajas y desventajas del software Janium, según los 115
bibliotecólogos del Circuito 05 Dirección Regional San José Norte.
Gráfico 16 Labores en que se utiliza el software Janium, según los 118
bibliotecólogos del Circuito 05 Dirección Regional San José Norte.
Gráfico 17 Servicios que recibieron un impacto con la implementación del 119
software Janium en las bibliotecas escolares del Circuito 05
Dirección Regional San José Norte
Gráfico 18 Opinión de los profesionales en bibliotecología sobre la percepción 122
que tienen los usuarios de su biblioteca con la implementación del
software Janium.
ix9
Lista de Abreviaturas
MEP Ministerio de Educación Pública

TIC Tecnologías de Información y Comunicación
CRA Centro de Recursos para el Aprendizaje
DDIE Departamento de Documentación e Información Electrónica
DRTE Dirección de Recursos Tecnológicos en Educación
BEYCRA Bibliotecas Escolares y Centros de Recursos para el
Aprendizaje
INA Instituto Nacional de Aprendizaje
SINABI Sistema Nacional de Bibliotecas
UCR Universidad de Costa Rica
PIAD Programa de Informatización para el Alto Desempeño
x
10
CAPÍTULO I
ASPECTOS INTRODUCTORIOS
11
1.1 Problema y su importancia
La Presidenta de la República de Costa Rica durante el período 2010 – 2014, la señora

Laura Chinchilla Miranda, y el Ministerio de Educación Pública (en adelante MEP)
dirigido por el señor Leonardo Garnier Rímolo, impulsaron la integración de la Tecnologías
de Información y Comunicación (TIC) en los procesos educativos costarricenses, ya que los
adelantos tecnológicos del mercado productivo de las sociedades del mundo así lo
requerían. Parte de esta iniciativa incluía el mejoramiento de las bibliotecas escolares,
congruente con lograr esa mejora, el MEP realizó una inversión económica para adquirir el
software de gestión bibliotecaria Janium, con el objetivo de automatizar los servicios de
almacenamiento y recuperación de la información de cada biblioteca escolar del país, para
beneficio de los educandos del sistema educativo costarricense.
La automatización de los servicios bibliotecarios es resultado de una iniciativa que se

encuentra plasmada en el Plan Nacional de Desarrollo 2011-2014 María Teresa Obregón
Zamora, en el apartado de Sector Educación en las Políticas Sectoriales, que comprende
como una de las líneas de acción el objetivo de la:
iii) Incorporación del uso de las TICS al sistema educativo, en términos de

equipamiento, cobertura y recursos didácticos. Especialmente, se procura
incrementar el acceso al servicio de internet, como herramienta
multiplicadora y facilitadora de los procesos de aprendizaje, hasta alcanzar,
por lo menos, 85% de los centros educativos públicos (MIDEPLAN, 2010
p.57).
Dicho objetivo proyectaba como meta la “Transformación y fortalecimiento del 35% de las
bibliotecas escolares en centros de recurso para el aprendizaje” (MIDEPLAN, 2010, p.
160), que consiste en dotarlas de material bibliográfico, computadoras portátiles,
proyectores, pantallas e impresoras, acceso de Internet inalámbrico para la automatización
12
de algunos servicios.
La incorporación de Internet en las instituciones educativas corresponde a otra línea de

acción del Plan de Desarrollo en mención, que destaca: “Incrementar el acceso al servicio
de internet, como herramienta multiplicadora y facilitadora de los procesos de aprendizaje,
hasta alcanzar, por lo menos, un 85% de los Centros Educativos públicos” (MIDEPLAN,
2010, p. 159).
En las bibliotecas escolares se estaba contemplando que ofrecieran entre sus múltiples
servicios el acceso a Internet y la facilidad de consultar documentos por medio de bases de
datos, la utilización de recursos tecnológicos para la mediación pedagógica y procesos
automatizados para el acceso a la información. Todo como parte de su transformación en
Centros de Recursos para el Aprendizaje (en adelante CRA).
Lo anterior es retomado en el actual Plan Nacional de Desarrollo 2015-2018 Alberto Cañas

Escalante, que establece que: “Se requiere avanzar en un proceso de transformación radical
para conformar recursos para el aprendizaje en centros: integrados, interconectados con
procesos automatizados como centros de apoyo a la información” (2014, p. 216). Este hace
referencia al proceso de cambio en el que se encuentran las bibliotecas escolares, destinadas
a fortalecer en los estudiantes habilidades de aprendizaje, a través de un acervo
bibliográfico de calidad y del acceso a las tecnologías de la información.
La introducción de la tecnología en las bibliotecas escolares, en lo concerniente a la

automatización de sus labores y servicios, se ha realizado en forma paulatina. Estas han
carecido a través de los años para la ejecución de sus correspondientes tareas, de un
software común e inclusive uno propio en cada unidad de información y tampoco han
logrado contar en su mayoría, con catálogo impreso ni automatizado que les favorezca en
la prestación de sus servicios a sus usuarios (Cambronero, 2015, p.42), hasta que tras un
proceso de estudios técnicos y otros trámites, el MEP adquirió el software de gestión
bibliotecaria Janium para optimizar procesos y servicios bibliotecológicos, facilitar la
13
cooperación y el intercambio de recursos interbibliotecarios, entre otros múltiples aspectos
que se desarrollarán a lo largo de la investigación.
La compra del software Janium por parte del MEP, implicó no sólo la movilización de
recursos económicos, sino también de personal, ya que era imprescindible capacitar a los
bibliotecólogos escolares a nivel nacional para su utilización, con la visión de que todas las
bibliotecas escolares lograran compartir su acervo bibliográfico en una única base de datos
centralizada que estuviera disponible para todos los usuarios del sistema educativo
costarricense en cualquier momento y lugar.
Al ser la temática reciente y no encontrarse investigaciones en el país relacionadas con el

uso de Janium en las bibliotecas escolares, se hace necesario el estudio del impacto que ha
tenido su implementación en dichas unidades de información.
14
1.2 Planteamiento del problema
La incorporación del software Janium en el sistema de bibliotecas escolares en Costa Rica,

supone un impacto en la labor del bibliotecólogo, tanto en los aspectos técnicos del
almacenamiento de la información que contiene su colección, como en los servicios que
ofrece a sus usuarios. De ahí el interés de determinar:
¿Cuál ha sido el impacto de la implementación del software Janium en las bibliotecas

escolares, del circuito 05 de la Dirección Regional de Educación de San José Norte?
1.3 Justificación
El software de gestión bibliotecaria Janium es el primero en adquirirse por parte del MEP
para las bibliotecas escolares a nivel nacional, por lo que se consideró significativo,
elaborar una investigación que documentara todo el proceso, estudios, análisis, entre otros
datos que conllevaron a esta decisión, e indagar sobre cómo se implementó en las
bibliotecas seleccionadas para dicho estudio, posterior a las capacitaciones y su eventual
impacto en los servicios que ofrecen.
La recopilación de información se sustentó en documentos oficiales del MEP, facilitados

por la Jefatura del Departamento de Documentación e Información Electrónica, a cargo de
la licenciada Maribel Castro Arias y uno de sus subalternos, el licenciado Jeffrey
Cambronero Durán.
Los resultados de esta investigación buscan ser un aporte para las autoridades del MEP, en
la Dirección de Recursos Tecnológicos en Educación (en adelante DRTE) y dos de sus
departamentos: Departamento de Documentación e Información Electrónica (en adelante
DDIE) y Departamento de Bibliotecas Escolares y Centros de Recursos para el Aprendizaje
(en adelante BEYCRA). Así también para la empresa Janium Technology, ya que ofrecerá
15
información sobre las áreas en las que es necesario desarrollar estrategias para menguar
deficiencias que se encuentren en la implementación de dicho software, en las bibliotecas
escolares en estudio. Además, servirá de base para futuros estudios similares en otras zonas
del país para corroborar si se presentan las mismas situaciones.
Con esta investigación se identificaron los aspectos que intervinieron en el proceso de

implementación del software en cada biblioteca del estudio y cómo este ha venido a
cumplir con el objetivo planteado por las autoridades del MEP, de facilitarle al
bibliotecólogo su labor de almacenamiento y recuperación de la información en beneficio
de los demás servicios que debe ofrecer. Por otro lado, se determinó cuál ha sido el aporte
de estas bibliotecas a la gran base de datos digital del MEP, la cual pretende incluir todo el
material bibliográfico existente en las aproximadas 810 bibliotecas escolares del MEP
existentes en el país.
La investigación abarcó la implementación y manejo del software Janium en las diferentes

bibliotecas escolares del Circuito 05 de la Dirección Regional de Educación San José
Norte, después de que sus funcionarios recibieron la capacitación sobre su uso en los
diferentes módulos, y cómo la aplicación de este en cada biblioteca se ha reflejado en los
servicios ofrecidos a los usuarios.
Se seleccionó este circuito por la facilidad de la investigadora de acceder a los funcionarios

de las bibliotecas escolares y por las distintas modalidades educativas en que están
inmersas, tanto del sector de primaria como de secundaria, entre ellos, colegios técnicos
profesionales, bilingües y académicos. Todos estos tienen usuarios con diferentes
requerimientos de información y de servicios. A continuación se detallan las instituciones
públicas que pertenecen a dicho circuito, se descarta mencionar a las instituciones privadas
del Circuito 05, ya que estas no son contempladas por el MEP para la implementación del
software Janium:
16
Escuelas Públicas:
 Apolinar Lobo Umaña.
 La Isla.
 La Trinidad.
 Los Sitios.
 Platanares.
 Porfirio Brenes Castro.
 San Blas.
 San Jerónimo.
Escuelas Subvencionadas por el Estado:
 María Inmaculada.
Colegios Públicos:
 Colegio Técnico Profesional Abelardo Bonilla Baldares.
 Liceo Experimental Bilingüe La Trinidad.
 Liceo de Moravia.
 Liceo Laboratorio Emma Gamboa.
De las instituciones anteriores se seleccionaron para el estudio únicamente las que cuentan
con biblioteca escolar y profesional en bibliotecología a cargo, las demás se omiten, lo cual
se detallará en el marco metodológico.
17
1.4 Estado de la cuestión
En el país actualmente no hay investigaciones sobre el impacto del uso de software Janium;
sin embargo, al realizar una búsqueda de información exhaustiva en las bibliotecas de la
Universidad de Costa Rica, de la Universidad Nacional y de la Universidad Estatal a
Distancia, se encontró que sí existen tesis que hablan sobre automatización en las
bibliotecas y los distintos aspectos que implica o que deberían tomarse en cuenta para
poderla llevarla a cabo. Además, se recurrió a la consulta de repositorios de información en
el área de educación y en el de bibliotecología, con el fin de agotar todas las fuentes
posibles con respecto al tema de la automatización en las bibliotecas. La búsqueda de
información logró encontrar que en las diferentes universidades estatales existen tesis que
abordan la temática de la automatización y los diferentes requerimientos para poder
automatizar una biblioteca en casos concretos.
Murillo (1988), en su tesis para obtener el grado de Licenciatura en Bibliotecología y

Ciencias de la Información, en la Universidad de Costa Rica, realiza su investigación sobre
la Biblioteca del Instituto Costarricense de Electricidad. Incluye datos históricos sobre
automatización de bibliotecas, y aborda la situación de dicha unidad en esa época, analiza
la infraestructura, colección, equipo y recurso humano. La automatización es tratada
únicamente en el módulo de circulación.
En ese momento, la biblioteca del ICE utilizaba MicroIsis para almacenar información y un
software local con lenguaje DBase, diseñado para el control de préstamos, que presentaba
problemas para operar por falta de equipo, no estar separados los módulos de referencia y
circulación, pérdida de información, por tener que guardarse boletas, para después
introducirse en el sistema, lo que lo hacía lento. Se evalúa el software de ese período que
ofrecía servicios para esa área de la biblioteca: Card Datalog Circulation Module,
Circulation Plus, Circa II, Logipres, Columbia Library System Circulation. Sus
conclusiones para dicha investigación fueron la recomendación de comprar más equipo,
18
mayor presupuesto para comprar material bibliográfico, la necesidad de más personal para
operar los módulos de circulación y catalogación, y la unión de ambos en una sola base de
datos.
En 1991, Mora plantea en su tesis para obtener el grado de Licenciatura en Ingeniería

Industrial en la Universidad de Costa Rica, un proyecto de automatización utilizando
MICROISIS, para el Departamento de Biblioteca, Documentación e Información, del
Instituto Nacional de Aprendizaje (INA). Su investigación detalla los requerimientos y
diagnóstico, para poder implementar dicho programa y la descripción del sistema existente
en dicho momento. También planteaba la necesidad de que la biblioteca se enlazara con
bases de datos comerciales a través de Internet, para acceder a mayor cantidad de
información y brindar un mejor servicio a sus usuarios.
Otros trabajos más recientes analizan distintos tipos de software que utilizan bibliotecas
universitarias, como la desarrollada por Molina (2005), que aborda la implementación del
software LIBSYS en la Universidad Nacional y su impacto en los usuarios de dicho centro.
Dicha tesis se desarrolló para obtener el grado de Licenciatura en Bibliotecología y
Ciencias de la Información, en la Universidad de Costa Rica. La investigación incluye
datos históricos sobre automatización de bibliotecas, en Estados Unidos, América Latina y
Costa Rica. Contiene una reseña histórica de la Universidad Nacional. El Sistema de
Información Documental de dicha casa de enseñanza era SIABUC y fue reemplazado por
LIBSYS. Se describen los módulos que componen dicho software: adquisiciones,
catalogación, seriadas, artículos indizados y OPAC.
La investigación se realiza mediante cuestionario a bibliotecólogos que utilizan el sistema,

que laboran para la Universidad Nacional. Concluye que la compra de LIBSYS no fue
decisión del Sistema de Información Documental, sino de autoridades de la Universidad
Nacional, ni fue una compra planificada. Pese a ello muestra fortalezas, el sistema es
amigable, permite un inventario automatizado, normaliza políticas y procesos, pero no se
dio suficiente capacitación, por lo que se depende mucho de asesorías a la empresa. El
19
software no puede generar estadísticas de una biblioteca particular, si se requiere modificar
el sistema se debe hacer la consulta en la India, y no hay más representación de dicho
software en América Latina.
Otras investigaciones tratan de determinar el nivel de satisfacción de los usuarios

investigadores en el sistema automatizado de bibliotecas universitarias, específicamente en
el servicio de bases de datos. En un caso del SIBDI-UCR, Gamboa (2002), en su tesis para
obtener el grado Maestría en Bibliotecología y Estudios de la Información con Énfasis en
Gerencia de la Información en la Universidad de Costa Rica, analiza cómo las tecnologías
de la información han aumentado la creación de nuevos servicios en las bibliotecas, la
necesidad de proporcionar no solo a nivel físico, sino en digital y en texto completo, y que
la trasmisión de datos sea de forma más rápida. Detalla la automatización en bibliotecas
universitarias, y de forma más amplia el caso del SIBDI-UCR. Contiene una descripción de
las bases de datos que ofrece SIBDI a sus usuarios investigadores y un análisis del nivel de
satisfacción de estos con dicho servicio.
No existen tesis sobre la implementación del software Janium en ninguna de las

universidades estatales donde se imparte la carrera de bibliotecología, de los grados
académicos de licenciatura, ni de maestría.
A nivel internacional, en el repositorio E-LIS, especializado en Bibliotecología,

Archivística, Información y Documentación, se encuentra una tesis de licenciatura en
biblioteconomía, en México, sobre la automatización de bibliotecas universitarias,
(Espíndola et. al., 2013). Esta comprende legislación y estructura de la educación superior
en México, concepto y comparación entre el uso del software libre y el software
propietario, sus ventajas y desventajas. Identifica, en las universidades existentes, el
software utilizado en cada una de ellas mediante un estudio de campo.
Otra tesina de licenciatura, ubicada en el mismo repositorio, igualmente en México, sobre

automatización de bibliotecas, realiza la comparación entre el software de código abierto y
20
el software libre como una alternativa para la gestión integral de las bibliotecas. De los
sistemas existentes en esos géneros, Flores (2011) elige el software Koha, como la
propuesta ideal para automatizar unidades de información, ya que no tiene costo y es
modificable, según los requerimientos de las bibliotecas que deseen implementarlo. La
tesina detalla las características de Koha, describe cada uno de sus módulos, el sistema
operativo que requiere, soporte, requerimientos, y servicios adicionales a usuarios.
En el repositorio de tesis digitales, Cybertesis, aparece una tesis realizada en Perú, en la

Universidad Nacional Mayor de San Marcos, por Samamé (2001), trata sobre la
automatización y control de autoridades de la Biblioteca Central de dicho centro de
estudios. El documento detalla la modernización de la biblioteca, incluida la infraestructura
y adquisición de tecnología, describe el cambio de la base de datos en Microisis al software
SABINI, el cual fue creado en España. Dicho software permite crear catálogos
bibliográficos, control de autoridades utiliza formato MARC y normas internacionales para
intercambiar información, permite conversión de otros sistemas, además de disponer de un
sistema de gestión de tesauros. Detalla también cada uno de los módulos de dicho sistema
(catalogación, adquisiciones, circulación, y terminología).
Se explica como problema de la investigación que la biblioteca carecía de políticas de

control de autoridades, tenía herramientas obsoletas para los procesos técnicos, lo que
generaban grandes dificultades en dicha área. El documento contiene una propuesta para
normalizar el control de autoridades con la puesta en marcha del software SABINI.
En el repositorio temático E-LIS, especializado en Bibliotecología, Archivística,

Información y Documentación, se encontró una tesis de licenciatura en biblioteconomía, en
México, que compara el software comercial Janium, oriundo de dicho país, con uno libre,
KOHA, de origen neozelandés. González (2010) describe ambos sistemas, sus
antecedentes, requerimientos, características, arquitectura, módulos, ventajas y desventajas.
Concluye que KOHA es competitivo y ofrece lo mismo que Janium, sin costo alguno, con
21
la particularidad de que permite acceder al código fuente y modificar el sistema según se
prefiera, y las veces que se requiera, sin tener que recurrir al proveedor.
Una búsqueda de información en algunas bases de datos como PROQUEST y EBSCO, no

registra investigaciones relacionadas con el software Janium en otros países. Como puede
apreciarse, a nivel internacional se ha investigado poco sobre este tema, y en el ámbito
nacional no se han realizado estudios sobre la utilización del software Janium en bibliotecas
escolares, por lo que la presente investigación viene a ser pionera en este campo de estudio
en el país.
22
1.5 Objetivos
La automatización de las bibliotecas escolares en Costa Rica, con un software en común,

es una iniciativa reciente, a la que debe dársele el seguimiento oportuno para valorar su
impacto en dichas unidades de información y plantear recomendaciones para optimizar su
uso.
1.5.1 Objetivo General
Investigar la implementación del software Janium y su impacto en los servicios ofrecidos

por las bibliotecas escolares del Circuito 05 de la Dirección Regional de Educación San
José Norte, después de que su personal recibió la capacitación para su utilización.
1.5.2 Objetivos Específicos
1. Identificar las capacitaciones recibidas por el personal de las bibliotecas escolares del
Circuito 05 de la Dirección Regional de Educación San José Norte para la
implementación del software Janium.
2. Identificar la implementación del software Janium en las bibliotecas escolares del

Circuito 05 de la Dirección Regional de Educación San José Norte.
3. Identificar el impacto en los servicios ofrecidos en las bibliotecas escolares del Circuito
05 de la Dirección Regional de Educación San José Norte, con la implementación del
software Janium.
23
1.6 Alcances y Limitaciones
El alcance abarca a las bibliotecas escolares de instituciones públicas, tanto de primaria

como de secundaria, del Circuito 05 de la Dirección Regional de Educación San José
Norte, que cuenten con un profesional en bibliotecología. Se descartan las bibliotecas que
tienen docente con recargo. Las bibliotecas analizadas se desglosan a continuación:
 Tres bibliotecas escolares de I y II ciclo: Escuela Apolinar Lobo Umaña,

Escuela Porfirio Brenes Castro y Escuela San Blas.
 Cuatro bibliotecas escolares de III ciclo y educación diversificada, que

incluyen: una experimental, una técnica, una bilingüe y una académica: Liceo de
Moravia, Liceo Laboratorio Emma Gamboa, Liceo Experimental Bilingüe La
Trinidad y Colegio Técnico Profesional Abelardo Bonilla Baldares.
 Una biblioteca escolar que abarca primaria y secundaria, perteneciente a una

institución subvencionada por el estado: Colegio María Inmaculada.
La investigación se realizó en ocho bibliotecas escolares, cuyos bibliotecólogos recibieron

capacitación sobre el uso de software Janium.
La información que arroja el estudio sirve a las autoridades competentes del MEP, para
tomar decisiones y mejorar las deficiencias encontradas en la implementación del software
Janium y fortalecer las ventajas que se hallaron.
La metodología empleada para esta investigación sirve para ser aplicada a otras zonas del
país e inclusive a nivel nacional.
La investigación sirve a las Escuelas de Bibliotecología de las universidades que imparten

dicha carrera, como una base para fomentar en sus estudiantes a realizar estudios similares
en este campo.
El estudio no persigue el fin de formular soluciones ante cambios experimentados, ni crear
24
políticas para unificar los procesos técnicos en las bibliotecas escolares, ya que no es el eje
principal de la investigación. Se pretende aportar recomendaciones a las autoridades
encargadas del proceso de implementación de software Janium en el MEP, como al
personal que labora en las bibliotecas escolares que participan en el estudio.
Limitaciones
El MEP dio las capacitaciones al personal de las bibliotecas seleccionadas en un momento

dado, lo que presentó dos situaciones:
 El bibliotecólogo que recibió la capacitación de dicha institución ya no se

encontraba laborando en ella por motivos diversos (pensión o traslado).
 Bibliotecólogos incapacitados en el momento de recolección de la información.
Por cuestiones de tiempo no fue posible extender el estudio a bibliotecas escolares de otros
circuitos.
La información relacionada con la adquisición del software Janium, antecedentes,

capacitaciones y otros por parte del MEP, fueron obtenidos únicamente de forma personal
mediante visitas previamente coordinadas a la Jefatura del Departamento de
Documentación e Información Electrónica, quien facilitó fotocopias y documentos en
digital.
No existen en el país investigaciones sobre el uso de este sistema que provean información
de apoyo.
25
CAPÍTULO II
MARCO TEÓRICO
26
2.1 Automatización de Bibliotecas
El siglo XXI ha traído consigo abundante tecnología que evoluciona rápidamente. Los
dispositivos electrónicos facilitan la vida cotidiana y cada vez más ofrecen una gama de
opciones que los hacen versátiles y casi adictivos. La innovación es tan acelerada, que
apenas los usuarios logran aprender a utilizarlos, deben rápidamente aprender a usar otros
más novedosos. Algo parecido ocurre con la información: evoluciona, se actualiza,
envejece, sirve, no sirve, es breve, es demasiada, es incomprensible o sencilla, es para
niños, adultos, profesionales, hombres, mujeres, para cualquiera. Sirve para entretenerse,
aprender, o lo que sea, sus usos pueden ser interminables. Sin embargo, cabe destacar que
también hay que procesarla, y esto puede convertirse en una tarea titánica.
En ninguna otra época de la historia, la humanidad ha estado tan expuesta a obtener grandes
cantidades de información referentes a cualquier tema, y esto se debe a la existencia de
Internet, gracias a que al alcance de un clic se puede buscar, encontrar y desplegar un
sinnúmero de opciones para responder a las necesidades de diferentes usuarios. Pero
definir cómo almacenar lo que es relevante para estos ha sido una tarea que ha variado con
el paso del tiempo. Una forma de controlar la información y obtener provecho de la misma,
es a través de sistemas automatizados de información. Estos la almacenan, procesan y su
retroalimentación permite en los usuarios satisfacer la necesidad de esta. Dichos sistemas,
forman parte del trabajo bibliotecológico hoy día.
Las bibliotecas, a través de los siglos, como guardianas y fieles transmisoras del
conocimiento y riqueza cultural a nivel mundial, han favorecido la posibilidad de
aprendizaje y educación a la población en la que están inmersas. Ellas han evolucionado en
conjunto con la sociedad, adaptándose y asimilando para sí la tecnología emergente, de
manera que cuando surgen los sistemas automatizados, las bibliotecas echan mano de estos
para mejorar su trabajo y brindar un mejor servicio a sus usuarios.
27
La automatización de bibliotecas, de acuerdo con Molina (2005), que cita a García (p. 27),
se define como “Un conjunto organizado de recursos humanos que utilizan dispositivos y
programas informáticos, adecuados a la naturaleza de los datos, para realizar los procesos y
facilitar los servicios que permiten alcanzar el objetivo de la biblioteca…” (p. 24).
En la sociedad actual, la automatización de los recursos que posee una biblioteca, mediante
el uso de herramientas estandarizadas internacionalmente, por parte de los bibliotecólogos,
contribuye a mejorar el acceso a la información, que se considera materia prima para el
trabajo y la vida cotidiana. La información es la razón de los cambios en las profesiones
actuales, la aparición de nuevas ocupaciones y el desplazamiento de otras. La existencia de
un nuevo modelo económico basado en la globalización, las telecomunicaciones, la web,
obligan a hacer las cosas de manera diferente, incluyendo a la información como un
producto más a ofrecer.
La abundante tecnología, las telecomunicaciones y la innovación constante, expone a los

individuos a grandes cantidades de datos todos los días. Adaptarlos y controlarlos requiere
de profesionales especializados en el tratamiento de la información. La aplicación de la
informática en el campo de bibliotecología, facilitó esta labor, permitiendo el ahorro de
recursos, facilitando la ejecución de tareas, reduciendo costos, minimizando la espera de lo
pendiente, evitando que las personas tengan que desplazarse por enormes ficheros de
madera, pues una plataforma virtual permite gestionar diversidad de funciones, y acceder a
actualizaciones constantes y novedades que ofrezca la biblioteca.
El empleo de las computadoras en las bibliotecas abarca el software y el hardware

adecuado, para el máximo aprovechamiento. Dicho equipo provee ventajas en cuanto a
almacenamiento de grandes cantidades de información, recuperación rápida de la misma al
hacer consultas, y la realización de varias tareas simultáneamente. Entre los tipos de
información que contribuye a agilizar la automatización en una biblioteca está la que es de
carácter administrativo, bibliográfico, transacciones, insumos y usuarios (Torres, 1992, p.
28
34-35). Todos elementales para el funcionamiento de un sistema articulado y organizado,
en procura del cumplimento fundamental de toda biblioteca, suministrar información de
forma rápida y pertinente al usuario en el momento en que lo requiera.
La automatización de bibliotecas fue un proceso paulatino, no se desarrolló en poco tiempo,

su evolución tardó hasta lo que se conoce hoy día, y continúa transformándose, para
adaptarse a los cambios que la sociedad presenta. A grandes rasgos, la evolución de los
sistemas automatizados en las bibliotecas se realizó en tres etapas: la primera fue la
utilización de las computadoras para la creación de catálogos de libros y microformas. La
segunda etapa fue para compartir los costos de la catalogación de los materiales, y fue la
compañía Online Computer Library Center (OCLC), en 1970, quien ofreció primero dichos
servicios compartidos. Como última etapa, las bibliotecas aprovecharon las computadoras
para la ejecución de tareas repetitivas y así ahorrar tiempo, en las áreas de circulación,
adquisición y publicaciones seriadas (Alvarado, 1996, p. 67).
Entre las causas que contribuyeron a la automatización de las bibliotecas, estuvo el auge en
la información, lo que provocó un colapso en el sistema manual. Aumentó el número de
publicaciones, por lo tanto, había más libros para procesar, más fichas para acomodarse en
los enormes ficheros de madera, más usuarios que atender, más boletas de préstamo que
archivar, por tanto, más labores rutinarias para el personal de bibliotecología. La
automatización modificó drásticamente esta sobrecarga de trabajo.
Para automatizar unidades de información, existen tres áreas (Chinchilla, 2011, p. 11) y
distintos programas para su aplicación, dado que no es una labor que deba tomarse a la
ligera: la automatización de catálogos, las bibliotecas virtuales y los repositorios
electrónicos, y los sistemas integrados de automatización de bibliotecas. Los primeros
únicamente automatizan el área de catalogación, su base de datos es no relacional y se
compone de una única tabla con la descripción bibliográfica y tablas artificiales de
autoridades que, para poder unirse, usan aplicaciones intermedias. Utilizan estándares
internacionales para intercambiar información. Tienen poca demanda de recursos
29
informáticos, y las consultas se realizan por búsquedas booleanas.
Como segunda área para automatizar unidades de información está lo que se conoce como
la biblioteca virtual y los repositorios. La primera “es un servicio completo de biblioteca
real en un entorno telemático” (Chinchilla y Fernández, 2012, p. 33). Ofrecen un amplio
acceso a recursos como bases de datos, imágenes, conexión con instituciones, empresas y
texto completo, entre otros. Los repositorios, por su lado, recolectan toda la información
creada por una institución a nivel nacional o regional, para hacerla accesible a través de la
web, sin restricciones para los usuarios que quieran consultarlo. Utilizan metadatos que
facilitan la descripción de recursos no textuales en línea.
Los sistemas integrados de automatización, como última área de la automatización, se

basan en tecnología Web en su gran mayoría, por lo que requieren de ese tipo de servidores
también, incluyen bases de datos relacionales, son complejos y abarcan todas las áreas de
trabajo de las bibliotecas: adquisiciones, catalogación, circulación, publicaciones
periódicas, consulta, estadísticas e inventario. Utilizan metadatos, basados en estándares
como MARC 21, Z30.50 y Dublin Core.
De esta manera, la automatización que se vaya a emplear en una biblioteca depende del
área en que está encausada a la clase a la que pertenece: especializada, nacional, pública,
escolar, infantil, a los objetivos que requiera cumplir, los servicios que pretenda ofrecer, el
tipo de usuario que va a atender. Es una decisión que requiere de estudios, diagnósticos y
selecciones de software.
La elección del software para automatizar bibliotecas se puede clasificar en tres niveles:
para bibliotecas pequeñas, medianas y grandes (Chinchilla y Fernández, 2012, p. 38), según
variables como motor de base de datos empleado, parametrización de funciones, para
adaptarse a las organizaciones que quieran emplearlo, plataforma, requerimientos de
30
hardware y software, soporte técnico, interoperabilidad con otras aplicaciones y manejo de
estándares internacionales para importación y exportación de datos.
La automatización ofrece amplios beneficios: evita la duplicidad de funciones, una vez

almacenada la información, dicho registro se puede aprovechar en los diferentes
departamentos que componen una biblioteca, y en varias fuera de esta, creando sistemas
bibliotecarios, que puedan compartir la información. Para un mejor aprovechamiento, la
normalización para unificar los procesos es indispensable.
La automatización permite que los usuarios puedan tener acceso a recursos actualizados, en
sus catálogos en línea, de forma flexible, ampliando en una búsqueda, el número de fuentes
referentes a un determinado tema, ahorrando tiempo y esfuerzo, evitando la selección de
material que no es pertinente, mejorando la imagen del bibliotecólogo al suministrar un
mejor servicio (Torres, 1992, p. 67).
Es más sencillo llevar un control estadístico de los servicios mediante un sistema

automatizado, lo que resultará en una mejor administración, para organizar y simplificar
procedimientos, manejo de las colecciones, expurgando lo que no se consulta, adquiriendo
mayor cantidad de publicaciones en las áreas en que más se busca información, eliminando
tareas superfluas, supliendo carencias y concentrando la labor en aquellas áreas con mayor
demanda.
2.2Automatización de los departamentos de las Bibliotecas
Los sistemas automatizados tienen ciertas funciones en las bibliotecas, según el área en que
se trabaje. Básicamente, estos sistemas contemplan una base de datos central, conformada
por varios subsistemas, que permiten la retroalimentación y actualización, y se encuentran
acordes con la necesidad de consultar gran cantidad de información de forma rápida.
31
a. Departamento de Adquisiciones:
Al automatizarse una sección de adquisiciones en una biblioteca, los ficheros manuales

pasan a concentrarse en cuatro tipos: maestro, de proveedores, solicitudes y contabilidad. El
primero contiene la información bibliográfica del ejemplar en cuestión. El de proveedores
contiene la información de las casas editoriales. El de solicitudes resguarda los datos de las
iniciativas en cuanto a compras que sugiera personas u organizaciones que consideren que
la biblioteca debe disponer de ciertos materiales para facilitar al público. El fichero de
presupuesto contempla gastos, saldos, entradas económicas.
Los sistemas automatizados en esta área de adquisiciones generan informes y listados de

proveedores, materiales, órdenes de compra, aviso a solicitantes, entre otros (Alvarado,
1996 p. 78-80). Permiten consultar en una base de datos, la existencia o no de documentos
que soliciten los usuarios, realizar los pedidos de materiales a las casas editoriales, pagos,
contabilidad, ver el estado de unos ítems (pedidos, recibidos, pendientes), solicitudes de
compra, control de presupuesto, cantidades, comunicación con usuarios que solicitan la
adquisición de materiales.
b. Departamento de Circulación:
En el área de circulación, la automatización facilita muchas funciones de rutina, como el

préstamo de distintas categorías (a sala, reserva, domicilio e interbibliotecario) sin utilizar
las boletas de préstamo, la devolución de materiales, la visualización de datos de los
usuarios, si el material solicitado por este está disponible o no, en qué formato se encuentra
el mismo, tiempo del préstamo, en cuál biblioteca se encuentra, en caso de los sistemas
bibliotecarios. Este departamento se encarga también de las transacciones de multas,
morosos y estadísticas.
Las estadísticas automatizadas proveen datos más exactos que las que se llevan a cabo de
forma manual, permiten establecer criterios cuantitativos y cualitativos para tomar
decisiones a la hora de administrar los servicios que ofrece la biblioteca. Se pueden obtener
32
datos estadísticos por edades, cantidades de usuarios, documentos más solicitados, duración
en el proceso de compra y suministro de publicaciones, cantidad de documentos
catalogados, horas de mayor demanda, peticiones de préstamo interbibliotecario,
devoluciones, tipo de préstamo (sala, domicilio, para fotocopiar), cantidad de consultas en
el catálogo, de impresiones y de adquisición de carnets. Estas estadísticas pueden favorecer
al área de adquisiciones, para determinar cuáles sectores del conocimiento tienen mayor
demanda.
Muchos sistemas automatizados editan carnet de usuario con código de barras, igual que
para la colección. Ambos artículos hacen que la transacción de préstamo y devolución de
materiales sea más veloz.
c. Departamento de Catalogación:
Es el encargado de todo lo concerniente a la descripción bibliográfica, búsqueda de

información de registros bibliográficos, indización, clasificación, marbeteo y creación de
catálogos, bibliografías, memorias e índices. En un sistema automatizado, se da la
asignación automática de la puntuación según reglas de catalogación, integración de
registros del área de adquisiciones, visualización e impresión de registros bibliográficos,
encabezamientos de materia, control de autoridades, corrección de términos en los registros
ingresados por las autoridades registradas, actualizaciones, eliminación de fichas
catalográficas y las tareas relacionadas con el mantenimiento del fichero manual (García,
1999, p. 26).
Aparte de la descripción bibliográfica, la indización es una tarea indispensable para el buen

funcionamiento de un catálogo. Consiste en el análisis de los documentos y su descripción
mediante un lenguaje normalizado presente en tesauros o listas de encabezamientos y la
organización de un control de autoridades. Lo anterior permitirá la confección de índices
33
por autor, materia, título. En caso de la indización automatizada, los programas de
computación, pueden reconocer y seleccionar ciertos términos de información y producir
listados, empleando tres métodos: frecuencia en que aparecen palabras, por facetas, (es
decir, por relaciones entre los términos), o combinando los métodos anteriores.
El control de autoridades, en un sistema automatizado, generalmente ocupa un módulo en

el que aparecen los descriptores y los autores, generando las respectivas relaciones
jerárquicas y facilitando la actualización de dicha información (Torres, 1992, p. 61). Es
sumamente importante, porque estandariza los puntos de acceso de los catálogos
automatizados, establece relaciones entre los términos, permitiendo en la búsqueda,
encontrar los documentos de interés y asegurando que estos se recuperen cada vez que un
usuario realice una consulta bajo esos descriptores.
d. Catálogo público:
El catálogo automatizado permite al bibliotecólogo, con una única introducción de datos

por ítem (sea libro, revista, CD, etc.), la alimentación de una base de datos que ofrezca al
usuario una manera más rápida de acceder a la información. Pero para que la información
pueda ser introducida, almacenada, consultada e intercambiada, es necesaria la utilización
de formatos estandarizados para un proceso óptimo.
La búsqueda en el catálogo automatizado implica la utilización de operadores booleanos o

palabras claves. Estas disminuyen el tiempo de búsqueda y permiten acceder
simultáneamente a varios materiales que disponga la biblioteca sobre distintas temáticas.
También proveen la producción de índices, listados, bibliografías y de estar la información
estandarizada, será presentable en un mismo formato. Facilitan el préstamo
interbibliotecario y la creación de nuevos servicios, cada vez más especializados.
Otras ventajas son que permite realizar consultas en línea a los usuarios por diversos puntos
34
de acceso, gestionando una búsqueda más exacta del tema de su interés, obteniendo datos
sobre el ítem, como su disponibilidad, tiempo de préstamo, tipo de colección, lugar donde
se encuentra y datos bibliográficos propios del ítem: fecha, formato, editorial, autor,
edición, etc. En esta opción, se le puede facilitar al usuario el conocimiento de nuevas
adquisiciones, o listados relacionados con su área de preferencia.
e. Departamento de Referencia:
El servicio de referencia, que se dedica al contacto personalizado con el usuario, para

solventar las necesidades de información, identifica las fuentes bibliográficas apropiadas, se
renueva mediante la automatización, al igual que el resto de las tareas bibliotecológicas.
Enciclopedias, diccionarios, atlas, directorios en discos ópticos, bases de datos
bibliográficos, ya especializadas en áreas del conocimiento, y publicaciones periódicas en
versión automatizada, ofrecen en la actualidad, sus contenidos en texto completo
(Alvarado, 1996, p. 76-77).
Una vez que se ha podido apreciar cómo la automatización ha revolucionado el trabajo

bibliotecológico, en sus distintos departamentos, es importante reflexionar en que no se
trata únicamente de tener equipos tecnológicos y software sofisticados para el desempeño
en una biblioteca. Estos son instrumentos para ofrecer servicios de calidad, con miras a
resolver una necesidad de información en el usuario. Su uso idóneo depende de la calidad
del producto entregado por el recurso humano: los bibliotecólogos y bibliotecólogas.
La automatización se acompaña de los profesionales en bibliotecología, que dominan los

sistemas, el lenguaje adecuado, conocen las estrategias correctas de búsqueda, conocen su
colección física, tienen habilidades en entornos virtuales y están dotados de una gran
vocación de servicio hacia su prójimo, de manera que la atención que brindan a cada
persona que recibe en su biblioteca está enfocada en que el usuario se pueda llevar esa
35
información tan atesorada que llegó a buscar.
De nada sirve una biblioteca con plataforma tecnológica y un edificio sofisticado, si el

personal a cargo no tiene las capacidades necesarias para tratar al público. La evolución de
la información ha generado la constante necesidad de aprender con regularidad y no
conformarse con lo aprendido en el nivel de pregrado de la universidad. Se requiere de una
actualización constante del bibliotecólogo, el cual debe mostrar un profesionalismo que
goce de las siguientes características:
 Sin miedo al cambio.
 Conocimiento de las necesidades de información de sus usuarios.
 Capacidad para trabajar en equipos multidisciplinarios.
 Innovador.
 Investigador permanente.
 Comunicativo.
 Cordial.
 Amable.
 Servicial.
 Con conocimientos en TIC.
 Actualización constante de conocimientos en su profesión.
 Con conocimientos en mercadeo de la información.
 Con conocimientos informáticos.
 Evaluador constante de los servicios que ofrece.
 Con liderazgo.
 Buen planificador y administrador de su unidad de información.
36
 Ofrecer un acervo bibliográfico actualizado (Chacón, 2008, p. 69-80).
El horizonte de toda biblioteca debe estar orientado a facilitar que el usuario encuentre lo
que busca, en un ambiente cómodo, con personal que preste el servicio de manera cordial y
que nunca se vaya con las manos vacías. La automatización en la labor bibliotecaria es
indispensable en esta época, pero más valioso e insustituible es el recurso humano detrás de
ella, quien es el que finalmente hace la adquisición de la información posible.
2.3 Historia de la Automatización de Bibliotecas
Los bibliotecólogos a través del tiempo han sido estudiosos del medio en que se
desenvuelve la sociedad en la que les corresponde vivir. Han estudiado con cuidado los
usuarios que atienden, de manera que sus servicios sean acordes con las necesidades que se
pretenden solventar.
En las bibliotecas de los Estados Unidos, como intentos rudimentarios, para mejorar la
atención en el área de circulación de las bibliotecas, en el año 1927, se utilizó el control de
altas de Dickman, que pretendía mejorar el servicio de préstamo. Consistía en la impresión
de una tarjeta de usuario en metal, con la fecha de vencimiento del libro que el usuario
solicitaba. También se sellaba la ficha del libro. Gaylord crea una máquina eléctrica de
control muy semejante a la de Dickman (Reynolds, 1989, p. 28).
En la década de los años cuarenta, para mejorar los servicios de circulación, se emplean dos
métodos en las bibliotecas norteamericanas: el fotográfico y el auditivo. El primero
fotografiaba mediante un lente la tarjeta del usuario, la boleta y una ficha con el
vencimiento. En el segundo caso, el usuario decía en voz alta su transacción y era grabado
en una cinta magnetofónica. Pero ninguno de los intentos anteriores mejoraron el servicio
de circulación en las bibliotecas durante esa época, debido a la tardanza en revelar
37
fotografías y rebobinar las cintas de grabación.
En 1944, Joseph Becker fue quien utilizó tarjetas perforadas y listados ordenados, por
primera vez y posteriormente, se utilizaron para almacenar información en las bibliotecas.
Antes de él, el Dr. Hernán Hollerith, un estadista norteamericano, a quien se atribuye dicho
invento, por medio de una perforadora manual y una máquina tabuladora, utilizó las tarjetas
perforadas para procesar los datos de un censo de población en 1880. Como su invención
redujo considerablemente el tiempo para procesar la información, se creó la empresa
comercial Tabulating Machine Company que, en 1924, se convierte en la International
Business Machine (IBM) (Alvarado, 1996, p. 4).
El sistema de tarjetas perforadas, provisto por la empresa IBM (las cuales constaban de
ochenta columnas), se implementó en las bibliotecas y cuando se atendía al usuario al
solicitar el préstamo de libros, el número que tenía dicha ficha se convertía en un número
de transacción, que se incluía en el sello que llevaban los libros en su correspondiente tira
de préstamo. Sin embargo, el usuario continuó completando las boletas de préstamo con
todos los datos de los libros. El sistema de tarjetas perforadas facilitó únicamente el control
de libros retrasados en su devolución.
La empresa IBM elige a la Biblioteca Pública de Montclair para experimentar con un nuevo
sistema de préstamo, que incluía aparte de las tarjetas perforadas, fichas para los usuarios y
un aparato que se llamaba “unidad de control de asientos con dos ranuras para meter las
fichas y un teclado conectado con una máquina para perforar” (Reynolds, 1989, p. 35).
Básicamente el sistema consistía en que el usuario llevaba al departamento de circulación
los libros que deseaba solicitar junto con su ficha. Entonces se pasaba por una ranura del
aparato antes mencionado, la ficha del usuario, y por el otro, la ficha bibliográfica del libro,
generando una tercera ficha que contenía ambos datos. Este proceso facilitó el proceso de
circulación y le demandó menos trabajo al usuario, sin embargo, no fue implementado en
todas las bibliotecas, debido a los costos que generaba.
38
En otros departamentos de las bibliotecas, como lo que era el área de adquisiciones, las
tarjetas perforadas sirvieron para imprimir en ellas los costos de los ejemplares, luego se
pasaban al departamento de catalogación tanto el libro como la tarjeta perforada, para que
se le incluyera la clasificación y los encabezamientos de materia. Se mantenían por tanto
dos grandes ficheros, el bibliográfico que controlaba el proceso de adquisiciones y el
contable con el presupuesto asignado para efectuar las compras. En cuanto a las
publicaciones periódicas, las tarjetas perforadas permitían imprimir los datos económicos,
listas de títulos para el público y renovar inscripciones, con la utilidad de que cualquier
dato podría modificarse sin tener que digitar todo de nuevo.
En los años cincuenta aparece la máquina de escribir Frieden Flexowriter, que

mecanografía en dos cintas, en una iban los datos catalográficos básicos y en la otra los
encabezamientos de materia. Al utilizar dos lectores, que se activaban al unísono, se obtenía
un juego de fichas completo. Sin embargo, el proceso era lento, pues requería estar
cambiando fichas y cinta. Este sistema y los anteriormente explicados tenían un problema
adicional, estaban diseñados para tratar información numérica, la alfabética resultaba muy
complicada. Muchas bibliotecas optaron por presentar sus catálogos ya no en fichas, sino
en formato de libro (Reynolds, 1989, p. 42).
En 1954, en una de las bibliotecas universitarias de Estados Unidos, se implementó el uso

de la computadora en el departamento de circulación. En un mainframe se procesaban lotes
(boletas de préstamo) al mismo tiempo. La labor de catalogación, requería de mayor
esfuerzo para poder automatizar. La Biblioteca del Congreso en Estados Unidos (LC, por
sus siglas en inglés), en los años cuarenta, creó el Catálogo Impreso de Autores de la
Biblioteca de LC, facilitando la catalogación para otras bibliotecas. En los años setenta, en
un intento por crear una estructura global de autoridades y encabezamientos de materia,
ofreció un servicio de fichas impresas que proveía a otras bibliotecas, pero no todas lo
implementaron, por tener su propio fichero de autoridades, basado en un Catálogo de la
Biblioteca del Congreso que había sido facilitado con anterioridad (Reynolds, 1989, p. 41).
39
Una de las dificultades para la descripción bibliográfica en las fichas perforadas, eran los
campos que contenían, los cuales eran de ochenta columnas, y no se lograba incluir la
cantidad apropiada de información de los libros, pues los caracteres de un documento a otro
varían notablemente. Se tenían dificultades a la hora de definir la cantidad de campos, por
lo que muchos quedaban en blanco. La longitud del campo para unos documentos era larga
y para otros corta.
Surge ante este panorama un esquema de etiquetas invariables, codificadas numéricamente,

en la Florida Atlantic University Library en Boca Ratón, y se inicia el desplazamiento de
sistemas de tarjetas perforadas y una posible lectura de dichos códigos numéricos a través
de la computadora. La iniciativa de la Florida Atlantic University Library, en Boca Ratón,
pretendía que se centralizan todos los departamentos de las bibliotecas: circulación,
catalogación, referencia, adquisiciones, publicaciones seriadas, en uno solo, pero el
proyecto no avanzó lo suficiente y se estancó.
Pero la idea es retomada, y nace el formato MARC, creado por la Biblioteca del Congreso
de Estados Unidos (Reynolds, 1989, p. 62-64) en 1965, el cual normaliza la catalogación a
nivel mundial, al permitir procesar la información en cualquier formato, adaptándose a
cualquier catálogo, incluyendo el automatizado. Por lo tanto, es a partir de la década de los
sesenta que las computadoras se utilizaron para procesar los materiales de la biblioteca,
como los catálogos y microformas (Molina, 2005, p. 28).
MARC significa Machine Readable Cataloging. A partir de las modificaciones que se le

hicieron a través de los años, actualmente aparece como MARC 21, que es el formato
utilizado hoy día. “Un formato es el modo de organizar la información de manera que el
registro y sus partes puedan ser identificadas y manipuladas por la computadora” (Torres,
1992, p. 47).
40
Existen tres tipos de formatos para lo anterior, de entrada, comunicación y salida de la
información. El primero es la descripción de los registros bibliográficos, el segundo es la
transferencia entre los registros de las mismas etiquetas y el último, es la forma final en que
se va a presentar la información. El formato MARC contiene los tres tipos de formatos y
consta de las siguientes partes, para su funcionamiento:
 Campo: División en unidades lógicas de un registro bibliográfico. Hay

campos fijos y campos variables.
 Indicador: Carácter numérico que ofrece información acerca del campo.
 Etiqueta: Tres caracteres numéricos que identifican un campo.
 Elemento de dato o subcampo: Unidad de información
 Código de subcampo: La información está subdividida en unidades más

pequeñas.
 Contienen delimitadores mediante los símbolos #, $, que separan cada

subcampo (Alvarado, 1996, p. 96-97).
En esta época surge otro concepto, el Memex, que era una computadora con acceso a bases
de datos en discos ópticos y las telecomunicaciones (Torres, 1992, p. 20).
Al iniciarse los sistemas en línea, en 1970, se comercializan los paquetes automatizados

para bibliotecas con la empresa OCLC, en Norteamérica (Molina, 2005, p.29). Surgen
también los sistemas llave en mano en el área de circulación con costos reducidos (Torres,
1992, p. 22). Estos sistemas contenían computadoras con lápiz óptico que interpretan los
códigos de barras de los libros, que hacía posible el control de entrega y devolución de
material bibliográfico, permitía detectar material reservado, moroso, generaba informes y
estadísticas. También aparece el software prescrito, para ejecutar las tareas de circulación
como las anteriormente mencionadas, con terminales para adaptar lectores de código de
41
barras (Alvarado, 1996, p. 73).
En la década de los ochenta se inventan mediante la tecnología láser los videos y discos
compactos, las microcomputadoras son de menor costo, surgen lenguajes de computación
como Fortran, PL1 y Basic en aplicaciones automatizadas, y los sistemas integrados. Estos
últimos incluyen varias funciones de la biblioteca, como las adquisiciones, catalogación,
circulación y OPAC (Torres, 1992, p. 22). En esta misma década evolucionan las
computadoras personales y el surge Internet (Molina, 2005, p. 31).
Internet fue concebido inicialmente como un sistema de comunicación entre computadoras,

en caso de guerra nuclear, por la Agencia de Proyectos de Investigación Avanzada del
Departamento de Defensa de los Estados Unidos (Torres, 2010, p. 75-76). Posteriormente
se permitió el acceso a agencias de investigación y universidades, hasta que, en 1993, se
extendió por todo el mundo.
La web es un sistema con el que se accede a Internet, usa el hipertexto a través de

navegadores, lo que permite la visualización de documentos. Su arquitectura fue propuesta
en 1989, su concepto es basado en una estructura semejante a la de un libro, donde en un
sitio, es posible consultar varias páginas de información. Su utilidad radica en ser global, de
fácil acceso y conectividad (Torres, 2010, p. 78-79). Sus beneficios permitieron establecer
un comercio electrónico y un aumento en las comunicaciones y acceso a la información.
A partir del uso de las tecnologías mencionadas, Internet y la web, se generan cambios en
las bibliotecas desde los años noventa, por lo que surge un mayor interés en alfabetización
computacional, análisis del concepto de biblioteca virtual, cambio en hábitos de búsqueda
de información de los usuarios y los retos que esto llevaría para la profesión
bibliotecológica (Torres, 2010, p. 80-81). Surge el concepto de computación en la nube, que
se basa en servidores de Internet, que mantienen información o servicios de manera
permanente para ser consultados por los usuarios en cualquier momento y desde cualquier
lugar. “Con el advenimiento de la computación en la nube, el trabajo intensivo de consulta
42
y procesamiento de la información ya no requieren equipos con configuraciones pesadas de
alto valor, sino que el elemento principal lo constituye el ancho de banda de acceso a
Internet” (Fernández, 2012, p. 66).
El acceso a servidores virtuales en la nube, facilita de forma segura la automatización de las

bibliotecas, mejorando su servicio de consultas, acceso a bases de datos, digitalización de
sus respectivos catálogos. Mejora la rapidez y el volumen de información al que se puede
accesar, le facilita al usuario la documentación, sin hacer que tenga que desplazarse hasta la
biblioteca.
Para tener presencia en la nube, las distintas bibliotecas deben considerar la conexión a
Internet, instalación y configuración adecuada de software, acceso a bases de datos y
repositorios y el almacenamiento de sus datos en espacios virtuales. El trabajo en la nube
permite no solo a empresas y organizaciones, sino también a las bibliotecas, acceder a
variedad de recursos, con opciones de múltiples proveedores, algunos de bajo costo, y otros
gratuitos, facilitando sus labores diarias, por lo que no se pueden desaprovechar dichos
recursos. Una entidad que no se integre a trabajar en la nube, está excluida de la actual
sociedad de la información.
2.4 Historia de la Automatización de Bibliotecas en América Latina
En América Latina fue México, en 1955, en la Universidad Nacional Autónoma de México,

la primera en adquirir una computadora para procesar información, seguida por el Instituto
Tecnológico de Estudios Superiores de Monterrey y la Universidad de las Américas
(Molina, 2005, p. 30). En 1960, la Organización Internacional del Trabajo (OIT) crea el
programa ISIS (Integrated Set for Information System) para la gestión bibliotecaria, que
corría en sistema operativo DOS, para un ordenador mainframe, en un IBM 360-30.
Paralelamente, la UNESCO inventa el CDS (Computarized Documentation System),
pensado en países en vías de desarrollo, cuyas bibliotecas carecían de recursos económicos
43
para adquirir paquetes comerciales. Este programa se almacenaba en un mainframe ICL.
Al querer la UNESCO actualizar sus equipos de ICL a IBM, su programa no funcionó. Por
ello se decide hacer una adaptación de ISIS, de la OIT, que sí funcionaba en IBM con el
programa CDS de la UNESCO, y es así como nace la versión CDS/ISIS (CSIC, s.f, párr. 3-
6).
En 1970, en México, se origina el programa MINISIS para recuperar información, y en los

años ochenta, MICRO CDS/ISIS facilitan la administración de bases de datos textuales. En
1983 se desarrolla, en ese mismo país, el programa SIABUC, en la Universidad de Colima,
sin fines de lucro, lo que facilita la automatización de bibliotecas en diferentes regiones
fuera de México.
La automatización de bibliotecas en Costa Rica se da alrededor de la década de los ochenta.

No ocurre en todas, sino primeramente en la biblioteca del ICE, seguida de las
universitarias. La empresa Radiográfica Costarricense provee la infraestructura tecnológica
para un servicio compartido de computadoras a terminales remotas (Molina, 2005 cita a
Torres, p.28).
En 1987, se crea el Sistema Nacional de Información en Ciencia y Tecnología, conformado

por ocho subsistemas: CENPRO, BINASS, CII, CIT, CIPCYT, SEPSA-CENIA y Vivienda.
Las bibliotecas de las universidades estatales se automatizan en el siguiente orden:
El Sistema de Bibliotecas, Documentación e Información (SIBDI) de la Universidad de

Costa Rica, en el año 1986, con el software LS-2000.
El Sistema de Información Documental de la Universidad Nacional (SIDUNA) de la

Universidad Nacional, en el año 1993, con el sistema SIABUC.
La Biblioteca de la Universidad Nacional Estatal a Distancia en el año 2000, con el sistema

SIABUC.
44
Dicho proceso en las bibliotecas universitarias no se hace en todos los departamentos, se
inicia con el catálogo, dejando atrás los ficheros y sus fichas, por un sistema más ágil para
recuperar información.
2.5 Automatización de Bibliotecas Escolares en Costa Rica
En Costa Rica se ha tenido un rezago importante en lo concerniente a la automatización de

las bibliotecas escolares, tal y como lo muestra el Primer Censo y Diagnóstico Bibliotecas
Escolares y CRA (2012), efectuado por la UNED. Un 86,7% no cuenta con ningún tipo de
software para gestión de biblioteca y 78% no cuenta con ningún tipo de catálogo impreso o
electrónico (Cambronero, 2015, p.42). El Censo de Bibliotecas Escolares demuestra que las
bibliotecas escolares carecen de acceso a Internet y de la implementación de un software
para la realización de sus procesos técnicos. Las herramientas que los funcionarios poseen
para estas labores se encuentran desactualizadas, como los manuales publicados y
distribuidos por el MEP:
 Manual de normas y procedimientos para bibliotecas escolares, 1980.
 Manual de la clasificación decimal de Dewey para bibliotecas escolares. Adaptación

y ampliaciones basadas en las 15ª y 18ª ediciones en español, 1985.
 Manual de la clasificación decimal de Dewey para bibliotecas escolares. Adaptación

y ampliaciones basadas en las 15ª y 18ª ediciones en español, segunda edición 1995.
El censo antes mencionado es utilizado como insumo para darle un giro importante a las
bibliotecas escolares. Cambronero (2015), en un artículo publicado en la Revista
Conexiones: una experiencia más allá del aula, detalla la iniciativa de la creación de una
biblioteca digital por parte del MEP. Los antecedentes se remontan a la reestructuración del
MEP, que se detalla en el siguiente apartado.
45
2.6 Reestructuración del MEP
Considerando la educación como indispensable para el desarrollo de los individuos y un

medio para evitar la pobreza y exclusión social, y que las comunidades requieren de
oportunidades que se ajusten a sus realidades socioeconómicas, políticas, históricas,
culturales y geográficas, el MEP se reestructura para el logro de metas, y mediante el
Decreto Ejecutivo N° 34075-MEP, publicado en La Gaceta N° 212 del 5 de noviembre de
2007, establece una organización administrativa de las oficinas centrales, para enfrentar los
cambios del entorno actual. Promueve de esta manera un proceso de desconcentración,
flexibilidad y articulación para mejorar la capacidad de su gestión a nivel regional.
En el Decreto en mención, se establecen las relaciones estructurales de las oficinas

centrales con el nivel regional en todos los niveles, ciclos y modalidades. El MEP agrupa
sus funciones en cuatro niveles de actividad y responsabilidad: político, asesor, director y
ejecutor. Cada nivel tiene funciones específicas. Para efectos de la investigación, se destaca
el nivel director. Según el artículo seis, este nivel está integrado por un conjunto de
dependencias responsables de planificar, desarrollar, coordinar, dirigir, dar seguimiento y
evaluar los procesos estratégicos del MEP, tanto en el área académica como administrativa,
según lo que dicte el nivel político.
El artículo treinta y siete del mismo Decreto establece que el nivel director del área
académica está bajo la responsabilidad de un Director, quien a su vez está subordinado al
Viceministro Académico de Educación Pública, y está compuesta por las siguientes
Direcciones:
a) Dirección de Desarrollo Curricular.

b) Dirección de Educación Técnica y Capacidades Emprendedoras.
c) Dirección de Recursos Tecnológicos en Educación.
d) Dirección de Gestión y Evaluación de la Calidad (La Gaceta, 2007, p. 6).
46
Por la temática de la investigación, se trata a continuación únicamente a la Dirección de
Recursos Tecnológicos en Educación, por ser la que está involucrada con la introducción
del software Janium en las bibliotecas escolares. Se excluye por tanto información sobre las
demás direcciones del área académica.
2.7 Dirección de Recursos Tecnológicos en Educación (DRTE)
La Dirección de Recursos Tecnológicos en Educación, que se menciona en el inciso c) del

apartado anterior, es la encargada de introducir las tecnologías de información y
comunicación en los procesos de enseñanza aprendizaje. El Decreto Ejecutivo N° 38170-
MEP, publicado en La Gaceta el 13 de febrero del 2014, establece que la Dirección de
Recursos Tecnológicos en Educación:
Es el órgano técnico responsable de analizar, estudiar, formular, planificar,

asesorar, investigar, evaluar y divulgar todos los aspectos relacionados con la
gestión, experimentación e introducción de las tecnologías de información y
comunicación para apoyar el proceso de enseñanza-aprendizaje en aula,
favoreciendo la labor del docente, así como el uso y apropiación de los
recursos digitales (La Gaceta, 2014, p. 43).
Sus funciones se desglosan en el artículo noventa y seis del mismo Decreto, y se resumen a
continuación:
a) Establecer las políticas y procedimientos para la gestión de tecnologías de información y

la comunicación, por parte de los docentes.
b) Propiciar el diseño y adaptación de recursos didácticos complementarios.
c) Establecer la coordinación necesaria a apoyar la labor docente en el aula.
d) Definir, conjuntamente con la Dirección de Desarrollo Curricular, la introducción de las
47
tecnologías de la información y la comunicación, para apoyar la labor del docente en el
aula.
e) Promover la investigación de los procesos de enseñanza y de aprendizaje conducente a
establecer innovaciones.
f) Impulsar la utilización de recursos tecnológicos para la educación en los distintos
niveles del sistema educativo costarricense.
g) Promover la cooperación de organismos nacionales e internacionales, públicos y
privados, para el desarrollo de programas y proyectos relacionados con tecnologías de la
información y la comunicación.
h) Aprobar, dar seguimiento y evaluar acciones a cargo de los distintos departamentos que
integran la Dirección de Recursos Tecnológicos en Educación.
i) Establecer los lineamientos y manuales de procedimientos para orientar el uso de los
recursos públicos canalizados a las Juntas de Educación y Administrativas de su
competencia.
j) Formular el Plan Operativo Anual (POA) de acuerdo con las prioridades institucionales y
del sector educación.
k) Establecer los Manuales de Procedimientos requeridos para el funcionamiento de la
Dirección y sus dependencias.
l) Elaborar, y actualizar el sitio web administrativo y los portales educativos de la
institución.
m) Otras funciones inherentes asignadas por el superior jerárquico (La Gaceta, 2014, p.
43-44).
A través de la ejecución de sus funciones, la DRTE apoya el proceso de enseñanza-

aprendizaje promoviendo el uso de los recursos digitales en las labores de aula, así como la
correspondiente introducción de las TIC en el Sistema Educativo Costarricense. Para el
cumplimiento de sus funciones, la DRTE, cuenta con los siguientes departamentos:
48
a) Departamento de Investigación, Desarrollo e Implementación.
b) Departamento de Gestión y Producción de Recursos Tecnológicos.
c) Departamento de Documentación e Información Electrónica.
d) Departamento de Bibliotecas Escolares y Centros de Recursos para el
Aprendizaje (La Gaceta, 2014, p.44).
Por la temática de la investigación, se trata a continuación únicamente a dos de los

departamentos mencionados, el Departamento de Documentación e Información
Electrónica y el Departamento de Bibliotecas Escolares y Centros de Recursos para el
Aprendizaje, por ser los que están involucrados con la automatización de las bibliotecas
escolares con el software Janium. Se excluye por tanto la información sobre los demás
departamentos.
2.8 Departamento de Documentación e Información Electrónica (DDIE)
El DDIE pertenece a la Dirección de Recursos Tecnológico. Es el encargado de mantener

actualizado el sistema de consulta bibliográfica de documentos e información electrónica
del MEP, así como de facilitar a los usuarios el acceso a fuentes y servicios de información
en formato impreso y en formato digital. Su fondo documental es especializado en el área
de educación, abarca tanto el ámbito nacional e internacional. Alberga información cuyo
autor es el MEP, también de legislación educativa, artículos de prensa, suplementos
educativos, etc.
En el Decreto 38170-MEP, en su artículo cien, publicado en La Gaceta el 13 de febrero

del 2014, se detallan las funciones del DDIE, las cuales se resumen a continuación:
a) Diseñar y mantener actualizado un sistema de documentación acorde a los usuarios del

sistema educativo costarricense.
b) Establecer mecanismos que faciliten el acceso de los usuarios al sistema de información,

incluidas, bases de datos disponibles.
c) Proponer a las autoridades superiores, el establecimiento de convenios para facilitar el
49
acceso de los usuarios a información especializada.
d) Apoyar la labor del docente mediante la transferencia de información.
e) Establecer mecanismos para la divulgación de información, en la comunidad estudiantil,

padres de familia, docentes y otros.
f) Realizar publicaciones, en formato físico y electrónico, para la divulgación de estudios

de interés.
g) Mantener bases de datos actualizadas sobre usuarios del sistema educativo

costarricense.
h) Coordinar con el departamento de Gestión y Producción de Recursos Tecnológicos la

inclusión de recursos digitales en las bases de datos.
i) Otras funciones inherentes asignadas por el superior jerárquico (La Gaceta, 2014, p. 44).
Mediante el cumplimiento de sus funciones, el DDIE logra cambios significativos en el

acceso y servicios de la información documental de manera paulatina en el Sistema
Educativo Costarricense, acordes con los avances de las Tecnologías de la Información y la
Comunicación (TIC). Hace partícipes de los mismos a las bibliotecas escolares, como se
detalla más adelante.
2.9 Departamento de Bibliotecas Escolares y Centros de Recursos para el Aprendizaje

(BEYCRA)
Este departamento tiene como propósito fortalecer el Sistema de Bibliotecas Escolares del
país, de manera que estas sean aptas para apoyar el currículo mediante recursos didácticos
que generen espacios de formación para la comunidad educativa. En el Decreto 36451-
MEP, publicado en La Gaceta el 9 de mayo del 2011, BEYCRA deja de pertenecer a la
Dirección Curricular y pasa a ser parte de la DRTE. El cambio obedece a que, al
transformar las bibliotecas escolares en CRA, se integran tecnologías para ofrecer
50
servicios y recursos que mejoren la calidad de la educación y promuevan nuevas formas de
aprendizaje.
Según el Decreto 38170-MEP, publicado en La Gaceta el 13 de febrero del 2014, en su

artículo ciento uno, se detallan las funciones del Departamento de Bibliotecas Escolares y
Centros de Recursos para el Aprendizaje, las cuales se resumen a continuación:
a) Proponer a la Dirección la estrategia para el desarrollo, fortalecimiento y extensión de

bibliotecas escolares de manera que sea consistente con los nuevos recursos tecnológicos.
b) Proponer a la Dirección las políticas generales para el acceso y funcionamiento de los
servicios de bibliotecas escolares.
c) Proponer a la Dirección las orientaciones que permitirán el desarrollo de los servicios de
bibliotecas escolares en función de tecnología que apoye los recursos didácticos.
d) Formular propuestas para el mejoramiento de los servicios virtuales de las bibliotecas
escolares.
e) Crear y diseñar herramientas que faciliten el funcionamiento de los servicios de
bibliotecas escolares, incorporando las tecnologías de la información y la comunicación
(TIC).
f) Llevar a cabo procesos de investigación, evaluación y sistematización sobre los
servicios de las bibliotecas escolares en el ámbito digital.
g) Brindar asesoría técnica para el desarrollo de los servicios técnicos de las bibliotecas
escolares.
h) Realizar los estudios técnicos para determinar las necesidades de nuevos servicios.
i) Proponer a la Dirección los mecanismos de acción para el establecimiento de alianzas
estratégicas que fortalezcan el acceso y uso de recursos educativos.
j) Formular propuestas tendientes a la sensibilización e incorporación de la comunidad y
la familia que involucran los servicios de bibliotecas escolares.
k) Otras funciones inherentes asignadas por el superior jerárquico (La Gaceta, 2014, p. 44).
La reestructuración del MEP que involucra a BEYCRA, como parte de DRTE, y la
conceptualización de sus funciones desde una visión pedagógica que involucra a la
51
tecnología como parte de su quehacer, gestan la transformación de las bibliotecas escolares
en CRA. Este cambio inicia en el año 2011 y se da en fases, que incluían conformación de
equipos de trabajo, selección de instituciones, capacitaciones al personal de estas últimas
que se fueran a beneficiar con el cambio, conectividad, equipamiento, redes de
bibliotecólogos regionales, proceso de transformación, alcances y presentación de
resultados (DDIE, 2013, p. 3).
Por los logros obtenidos por BEYCRA, en este proceso de transformación de las
bibliotecas escolares, es que se crean las condiciones propicias para la construcción de una
biblioteca digital, automatizando así estas unidades de información.
2.10 Antecedentes de la contratación del software Janium
El DDIE, en cumplimiento de sus funciones y ante el propósito de la DRTE de actualizar y

renovar las labores y servicios bibliotecológicos, mediante el desarrollo de un sistema
integrado que automatice las bibliotecas escolares, realiza las gestiones necesarias y los
estudios previos para adquirir un software que pudiera trabajar de forma integrada
cubriendo las necesidades de tratamiento de información de dicho departamento. Además,
que incorporara las bases de datos ya existentes que este había creado, que ofreciera
módulos para las distintas labores bibliotecológicas, eliminara duplicidades y pudiera ser
extensivo a las bibliotecas escolares.
El software que se pretendía contratar debía estar en un sitio web y ser accesible desde
cualquier lugar, emitir listados, y proporcionar información en cualquier formato. Para ello,
en el año 2011 se planteó como objetivo general:
Adquirir un programa integrado capaz de gestionar las diferentes actividades

que se realizan en el DDIE/DRTE (Departamento de Documentación e
información Electrónica de la Dirección de Recursos Tecnológicos en
52
Educación) y que además permita ser extensivo a las Bibliotecas Escolares
del Sistema Educativo Costarricense (DDIE, 2011a, p.1).
Antes de la adquisición de un software integrado, el DDIE utilizaba el programa CDS/ISIS

desarrollado por la UNESCO para los procesos técnicos de libros, documentos,
investigaciones educativas, artículos de revistas, artículos de prensa escrita, suplementos
educativos y disposiciones legales, entre otros. Los datos emitidos en el año 2011 fueron de
52 498 registros en cinco bases de datos, en una adaptación del formato MARC, que se
detallan a continuación:
• Base de datos CDMEP con 12818 registros era la base principal y en ella se
habían ingresado fichas monográficas y analíticas de libros, documentos, y
artículos de revistas.
• Base de datos LEY con 3100 registros referenciales sobre normativa

legislativa en educación.
• Base de datos VERT con 23 896 registros, de información referencial de

artículos de prensa escrita referidos al MEP y/o al sistema educativo
costarricense.
• Base de datos REDCR con 2084 registros, de información referencial de

investigaciones relativas a la educación.
• Base de datos ZURQUI con 10 670 registros con información referencial de

suplementos educativos publicados por diversos diarios nacionales y educativos
(DDIE, 2011a, p. 2).
Adicional a las cinco bases de datos anteriores, existían carpetas con documentos a texto
completo en formato PDF, ubicadas en el servidor del DDIE/DRTE. Por otro lado, se
contaba con una biblioteca electrónica ubicada en el Portal Educ@tico del MEP, la cual
incluía una sección con 48 documentos a texto completo, ingresados en la CDMEP, y una
sección con biografías de personajes del ámbito de educación y la cultura.
53
Para el DDIE, la elección de un software de gestión bibliotecaria debía ofrecer la migración
o la conversión de registros CDS/ISIS al programa ofrecido, y a la vez la homologación de
lo construido en el pasado, hacia lo que sería la nueva plataforma que proporciona los
datos. El nuevo sistema debería integrar todas las bases de datos, en una sola y
homologada, mediante etiquetas el formato MARC21, para cumplir con un espacio que
reuniera toda la información según normas y regulaciones técnicas en Bibliotecología
establecidas a nivel mundial (normas ISO, MARC21).
Dentro de sus objetivos específicos, el DDIE se propuso modernizar su sistema

automatizado y el de Bibliotecas Escolares en un sistema único, mejorando los procesos
bibliotecológicos, que contempla las normas internacionales para el ingreso de
información, evitando la duplicidad de esfuerzos, estableciendo la cooperación de recursos
y el desarrollo de una base de datos centralizada. Para el cumplimiento de lo anterior,
gestionó una serie de estudios previos antes de seleccionar un software acorde con sus
necesidades, para ser implementado en su oficina y que estuviera acorde con las
necesidades de la sociedad de la información:
a) Indagación de las tecnologías aplicadas y software utilizado en otras

bibliotecas y unidades de información, tales como Sistema Nacional de
Bibliotecas (SINABI) bibliotecas universitarias y centros de documentación
especializados, con el fin de proponer la creación y desarrollo de una
Biblioteca Digital mediante la adquisición de un software especializado en la
automatización de Bibliotecas y unidades de información.
b) Cursos de capacitación en tecnologías de información aplicadas en

entornos virtuales.
c) Solicitud de presupuesto para compra de software (DDIE, 2013a, p.5).
La visita a las bibliotecas descritas permitió al DDIE ampliar conocimientos en el uso del
software de gestión bibliotecaria, a partir de la experiencia de dichas unidades de
54
información. Le facilitó así tener parámetros para conocer requerimientos de diferentes
sistemas y valorarlos según sus aspiraciones.
Adicional a este proceso de indagación, el DDIE realiza un estudio comparativo de

mercado de software para bibliotecas, para tomar decisiones acertadas de compra entre las
opciones existentes. Las opciones de software que se analizaron se detallan en el anexo 1,
sus generalidades, características funcionales, gestión de estándares y experiencias de uso a
nivel nacional.
El DDIE procede a indagar en las siguientes instituciones el tipo de software que utilizan y
su experiencia en la conformación de bibliotecas digitales:
 Escuela de Bibliotecología y Ciencias de la Información UCR.
 Sistema Nacional de Bibliotecas: Sector Gobierno- Biblioteca Nacional.
 Instituto Tecnológico de Costa Rica. Biblioteca José Figueres Ferrer (DDIE,

2011b, p. 2).
Con base en la información recopilada de dichas instituciones, se desprendieron las

siguientes recomendaciones para el proceso de sistematización digital del DDIE:
Para la adquisición de software:
 Levantamiento de requerimientos (volumen de la colección, población de

usuarios, necesidades.
 Contactar diversos proveedores de software para bibliotecas.
 Invitarlos a exponer, una vez clarificados nuestros requerimientos.
 Realizar diversas pruebas con cada uno de esos proveedores.
 Realizar evaluación del software.
55
 Incluir dentro de la compra la capacitación de los bibliotecólogos.
 Involucrar a un informático desde el inicio del proceso.
 Tomar la decisión involucrando a todas las partes (DDIE, 2011b, p. 3-5).
Para la migración de datos:
 Depurar las bases de datos, acordes con el contenido de las colecciones

bibliográfica.
 Revisar las estructuras de la base de datos. Las etiquetas de cada uno de los
campos establecidos.
 Homologar los campos de las bases de datos utilizando formato Marc 21.
 Integrar las bases de datos en una única.
 Migrar los datos al software adquirido.
 Revisar la base de datos (DDIE, 2011b, p. 3-5).
Para la digitalización:
 El orden en las carpetas y subcarpetas en la administración de recursos

digitales es fundamental.
 En la alimentación de ese espacio virtual se requiere la organización de

dichas carpetas (sugiere solo una persona para ese proceso, afín a la especialidad).
 Establecer plantillas (DDIE, 2011b, p. 3-5).
En la solicitud para el trámite de contratación administrativa del MEP, con fecha 06 de

diciembre de 2011, con el número de programa presupuestario 555 que corresponde a la
Aplicación de la Tecnología a la Educación, subpartida No. 10405, servicios de desarrollo
informáticos, aparecen detalladas las especificaciones técnicas y características, del
56
software para automatización de bibliotecas que aspiraba a contratar el DDIE:
 Estándares internacionales (Z39.50 y MARC21, entre otros).
 Motor de búsqueda de fácil uso, rápido, poderoso y altamente configurable.
 Que opere en diferentes ambientes de cómputo tales como Windows,

Macintosh, Linux, Solaris, Unix, Androide y sus semejantes.
 Carga de datos en otros formatos, tales como: Office, ADOBE, ACCESS,

SQL, MYSQL, paquetes multimedia.
 Mantener la base de datos sin riesgos de modificaciones por parte de

personas ajenas o no autorizadas.
 Mantener dichas bases como propiedad del MEP, para los usos que requiera.
 Que cuente con representación legal en el país para abordar dudas durante el
proceso de implementación, uso y manutención de este software por un período
determinado.
 Ofrecer el servicio para la homologación de las cinco bases en WinIsis del

DDIE, adecuarlas a los estándares solicitados en esta propuesta e implementarlas
con éxito en dicho sistema.
 Capacitar funcionarios en el manejo del sistema.
 Soporte técnico estándar vía remota y/o local a partir del grado de dificultad
que presente la implementación del software (centralizado dentro de la jornada
laboral del MEP), durante el periodo mínimo de cinco años.
 La empresa adjudicada deberá brindar el soporte técnico en el momento en

que se requiera.
 El sistema debe ser entregado e instalado totalmente en el DDIE.
 Servicio de migración de las bases de datos que conforman el catálogo de la

biblioteca o centro de información.
 Costo incluido del sistema hospedado en un sitio de alta disponibilidad, con
57
acceso a través de Internet de banda ancha (entre 400 y 500 Megabits/seg),
disponible las 24 hrs. los 365 días del año, que permite alojar y administrar la base
de datos y el sistema.
 Que incluya respaldos automatizados diarios de la información.
 Monitoreo constante de la aplicación y la administración por el personal de

desarrollo de dicha aplicación.
 Posibilidad de manejar sesiones encriptadas HTTPS.
 Que permita que el personal de la institución pueda realizar a distancia todas

las funciones derivadas de la gestión y administración de la biblioteca, sin
restricción alguna.
 Apertura de upgrade en almacenamiento y soporte futuro.
 Sin restricciones para la facilidad para crecer el número de accesos

rápidamente.
La solicitud contemplaba que el sistema ofreciera los siguientes módulos, con su

correspondiente descripción:
 Catálogo Público con referencista electrónico:
Ingreso al catálogo público vía internet, con cualquier buscador, con opciones de búsqueda
estándar y básica como palabras claves, online, numérica, alfanumérica y combinada, texto
completo e índices. Que ofreciera barra de navegación, línea de captura, opciones de
búsqueda, filtros, alertas y despliegues de información buscada anteriormente.
 Control Bibliográfico:
Creación y mantenimiento de los registros de los materiales en diferentes formatos,

vinculación de autoridades a los campos bibliográficos desde la hoja de captura, así como
58
de los objetos digitales a los registros bibliográficos, creación de los acervos, impresión de
las etiquetas (códigos de barra), importación y exportación a partir de un archivo con
registros bibliográficos en formato básicos.
 Control de Autoridades:
Creación y mantenimiento de registros de autoridades en MARC21 o NO-MARC,

verificación automática de las coincidencias entre las entradas de los registros
bibliográficos y los registros de autoridades, que se validen al catalogar el material,
importación y exportación a partir de un archivo de registros de autoridad en formato
MARC21.
 Circulación:
Control de préstamo, devolución, multas, renovación (individual o masiva de ejemplares),

suspensiones, creación de usuarios, generación de constancias de no adeudo,
administración de apartados de materiales, acceso a los servicios al usuario desde el
catálogo público y generación de listados de materiales inventariados.
 Control de Suscripciones:
Predicción, recepción y reclamación de libros, opciones de registros, posibilidad de guardar

la información en cualquier medio de almacenamiento, envío por correo electrónico e
impresión de la información.
 Adquisiciones:
Administración de los proveedores, órdenes de préstamos abiertas, cerradas, recibidas,

reclamadas o canceladas, creación, recepción y envío de órdenes de compra a los correos
electrónicos de los proveedores, reclamación automática de las mismas al no ser recibidas,
mediante envío de correo electrónico al proveedor y administración de la información de
59
las facturas entregadas por los proveedores.
 Módulo de Autoregistro:
Que desde la pantalla de inicio del sistema el usuario puede realizar una petición de
“autoregistro” al colocar sus datos generales, incluyendo el correo electrónico en donde
recibirá su confirmación de registro, envío de datos de acceso y definición de niveles para
cada tipo de usuario.
 Licencias de restricción para usuarios:
Debe comprender una licencia para manejar número de títulos ilimitados, cuya situación
real de dependencia sea la capacidad del tamaño del servidor, que pueda contener en su
base de datos registros de distintos formatos en forma simultánea, como por ejemplo:
MARC 21, Dublin Core, ISIS y que tanto las terminales como el servidor estén ligados a
los registros bibliográficos y que a la vez también se pueda mantener objetos digitales en
diferentes formatos como: JPG, JPG2, PDF, TXT, MPEG, WAV, MOV, etc.
 Gestión de objetos digitales:
Contar con búsquedas predefinidas en el catálogo, representadas por íconos o imágenes,

manteniendo una estructura jerárquica de imágenes que guíen al usuario en búsquedas; que
además de buscar en la base de datos local, sea posible hacerlo en textos completos en
cualquier sitio, ya sea remoto o interno. El archivo debe ser independiente del registro
descriptivo y estar en cualquier formato que el cliente sea capaz de abrir. Que las búsquedas
pueden hacerse sobre el texto, o combinando índices del registro descriptivo con el índice
de dicho texto.
Con capacidad de indizar múltiples formatos de archivo: texto, PDF, DOC, RTF, HTML,
sitios Web, XML, Excel, Postscript, etc. Indexación de los objetos digitales de texto,
60
vinculados a los registros bibliográficos, a los registros de ejemplar y contar con
actualización del índice de texto completo existente en el catálogo al público.
 Catalogación:
Actualizaciones con toda clase de recursos existentes, transferencias cifradas para

garantizar la seguridad de su información, en un formato que sea seguro, utilización de
plantillas de ingreso de información por cada tipo de material, posibilidad de cargar
material digital, y compartir los recursos y/o ligar hacia otros contenidos on-line y
establecer controles sobre la catalogación, utilizando registros de un catálogo interno o
internacional (DRTE, Solicitud de Pedido, 06 de diciembre de 2011).
2.11 Contratación del Software de Gestión Bibliotecaria Janium
En primera instancia, el MEP adquirió el software Janium para el DDIE en el año 2012. La
Dirección de Proveeduría Institucional del Ministerio de Educación Pública invita a
participar en la licitación Abreviada No 2012 LA-000182-55500 para la adquisición de un
servicio de desarrollo de sistemas informáticos, mediante el sistema de compra red del
Ministerio de Hacienda. Dentro de los invitados se encuentran los siguientes:
 JANIUM TECHCNOLOGY S.A. DE C.V.
 ANÁLISIS COMPUTACIÓN Y AUDITORÍA SQL CONSULTORES S.A.
 ASESORES PROFESIONALES EN INFORMÁTICA A P I
 ELECTRÓNICA DIGITAL COPISOL S.A.
 AVTEC S.A.
 CNET S. A.
61
La empresa JANIUM TECHNOLOGY S.A. DE C.V. fue el único oferente de la
contratación # 2012LA-000182-55500, sobre desarrollo para un software especializado en
la gestión bibliotecológica, y cumpliendo con lo estipulado en el cartel de licitación
abreviada, y demás requisitos, el MEP recurre a la “Adquisición del sistema Janium y
JaniumNet para el Departamento de Documentación e Información Electrónica de la
Dirección de Recursos Tecnológicos” (DDIE, 2013a, p.5). Se le adjudica la orden de
compra a dicha empresa en agosto 2012, mediante número de pedido 4500142564 y trámite
de compra NO 2012 LA-000182-155 (licitación abreviada por un monto de 81,650.00 USD
(ochenta y uno mil seiscientos cincuenta dólares).
Actualmente este sistema tiene garantía vigente. Mantiene estándares internacionales, y

tiene representación nacional en el SINABI, INA, EBCI-UCR.
La contratación del sistema Janium en el DDIE contempló las siguientes etapas:
 Instalar los módulos que comprende el sistema Janium: Catálogo público,

circulación, catalogación, bibliográfico, suscripciones, reportes, administración,
soporte técnico, asimismo la disposición de 15 licencias staff y 40 de OPAC.
 Administración y hospedaje del sistema en JaniumNet.
 Instalación del sistema en el servidor de la institución, normalización de

datos para la carga en la base de datos del Sistema Janium. Personalización del
Sistema.
 Proceso de datos: Conversión y carga de 5 bases de datos bibliográficos

provenientes de Winisis 1.5 a formato MARC 21, que eran las bases originales en
las que DDIE mantenía la información de su acervo bibliográfico.
 Servicio de parametrización: Levantamiento de información y asesoría para

la definición de parámetros.
 Capacitación presencial para 10 funcionarios en cada uno de los módulos

(catálogo público, circulación, catalogación, bibliográfico, suscripciones, reportes,
administración y soporte técnico).
 Entrega del sistema Janium.
62
 Mantenimiento del sistema por un plazo no inferior a tres años (treinta y seis
meses) (DDIE, 2013a, p. 5).
Una vez que se cierra la compra para el DDIE del sistema, se coordina con BEYCRA y se
designa a una asesora en bibliotecología, para que recibiera el curso de capacitación del
sistema con el fin de que participara junto con dos funcionarios del DDIE en la elaboración
de los documentos requeridos por la Proveeduría Institucional, para la solicitud del
proyecto a tres años plazo bajo la modalidad de contrato.
El Contrato 2013-210047, correspondiente a la Contratación Directa No. 2013CD-000255-

55500 entre el MEP y la empresa Janium, se hace extensivo el software para la
automatización de 810 bibliotecas escolares. La aprobación interna del contrato se realiza a
partir del análisis del contenido presupuestario, estudios técnicos del Sistema Compr@Red,
las garantías, que el contratista esté al día con la Caja Costarricense del Seguro Social
(CCSS), capacidad jurídica para suscribir las obligaciones del contrato, comprobación de
derechos, obligaciones y otras condiciones según la Ley de Contratación Administrativa
(M. Fuentes, oficio UAI-205-2013, 11 de setiembre, 2013).
Como antecedentes del Contrato 2013-210047, en el que se aprueba la automatización de

810 bibliotecas escolares, se citan los siguientes documentos:
 Solicitud de Pedido y Justificación de Inicio de Trámite, por el señor Iván

Rojas Álvarez, Jefe del Programa Presupuestario 55500 “Aplicación de la
Tecnología a la Educación”, mediante el cual se solicita contratar vía excepción la
automatización de 810 bibliotecas escolares. El MEP, mediante la Decisión de
Inicio y Justificación del trámite, se compromete a realizar cambios presupuestarios
y organizaciones en beneficio de crear competencias en los estudiantes que les
favorezcan en el uso de recursos útiles para la vida cotidiana.
 Reporte de Solicitud de Pedido N°2101320515, que respalda la
63
disponibilidad de presupuesto para el año 2013.
 Contratación Directa No. 2013CD-000255-55500 para contratar vía

excepción la automatización de 810 bibliotecas escolares.
 Cuadro Comparativo de Ofertas y Recomendación de Adjudicación, en el

que se recomienda la adjudicación 2013CD-000255-55500 a favor de la empresa
Janium Centroamérica S.A.
 Aviso de adjudicación de la Contratación Directa No. 2013CD-000255-

55500.
 Constancia de firmeza de la Contratación Directa No. 2013CD-000255-

55500.
 Resolución de Adjudicación N°188-2013 de la Contratación Directa No.

2013CD-000255-55500 (M. Fuentes, oficio UAI-205-2013, 11 de setiembre, 2013).
El procedimiento efectuado cumple con las normas de contratación administrativa y se

aprueba.
La implementación de Janium se dispuso en tres etapas, en un plazo de tres años, para

capacitar a las 810 unidades integradas, dato que reporta el Departamento de Bibliotecas
Escolares y Centros de Recursos Escolares existentes en el país, las cuales se integrarían a
este como sistema central. Contemplan a todas las Direcciones Regionales de Educación
del país, estableciendo un término de 3 años para su cumplimiento, distribuidas de la
siguiente manera: 270 en el 2013, 270 en el 2014 y 270 en el 2015.
El MEP cuenta con profesionales instruidos en Janium para reforzar capacitaciones futuras.
Actualmente, los funcionarios de los respectivos departamentos, Teresita Rojas Rodríguez
(BEYCRA) y Jeffrey Cambronero Durán (DDIE), resuelven consultas sobre la utilización
del software o las refieren a Raúl Garita, funcionario de Janium.
64
Para el DDIE, la implementación del sistema de automatización Janium se enfoca a cubrir
tres necesidades fundamentales de innovación educativa en las bibliotecas escolares:
La interconexión de todas las bibliotecas escolares del sistema educativo

costarricense, que sirve de diseminador de oportunidades, recursos, servicios
bibliográficos y cooperación interbibliotecaria.
La apertura de posibilidades de creación del conocimiento por medio de las

tecnologías digitales para la comunidad educativa con mayor brecha social.
El desarrollo y distribución de contenido, recursos y oportunidades de

aprendizaje de calidad existentes en las bibliotecas para estudiantes,
docentes y padres de familia, por medio de la infraestructura de red, el
catálogo en línea y las nuevas tecnologías de información y comunicación
(DDIE, 2013b, p. 4).
Con la conectividad mediante Janium y el equipamiento tecnológico, se favorece el cierre

de la brecha digital, se promueve la creación del conocimiento, investigación, expresión,
desarrollo de capacidades y habilidades en los estudiantes cuando tienen fácil acceso al
manejo de la información desde las bibliotecas escolares.
La inversión total del proyecto tuvo un costo de ¢150 512 500,00. Su distribución en cada
una de las tres etapas, con su correspondiente descripción, puede apreciarse en el anexo 2.
2.12 Sistema de Gestión de Bibliotecas Janium
2.12.1 Generalidades del sistema Janium
Janium es un sistema de gestión bibliotecaria creado en México en el año 2001 por la

empresa Janium Technology la cual tiene como objetivo “que cualquiera pueda tener
65
acceso a la información de forma rápida, fácil y directa” (Janium, s.f., s.p.). Esta empresa
ofrece servicios para la automatización de bibliotecas, archivos y digitalización de acervos
bibliográficos haciendo uso de la tecnología. Desarrolla productos como:
 Kogtec: es software de gestión de bibliotecas en la nube.
 Janium Link: es un metabuscador que facilita la consulta en diferentes bases de

datos.
 Enki: es un sistema gestión archivística diseñado como aplicación web.
 Librarian: es un software para bibliotecas con poco personal y funciones simples.
 Librarian Escolar: sistema de gestión totalmente web.
 Janium DOC: es un sistema de gestión documental que tiene a la información de

una organización como el capital de esta.
 Janium DOC para Business One: gestiona y preserva en repositorios la información

de una organización.
 ABBYY Flexicapture: captura datos y transforma documentos en información

relevante para una organización
 Janium: sistema de gestión de bibliotecas (Janium, s.f., sección productos). Para

efectos de la investigación éste último se detalla a continuación.
Janium es un producto tecnológico diseñado para la digitalización, automatización y

recuperación de datos acumulados en bibliotecas, centros de información, archivos y
centros de documentación. Desarrolla y diseña herramientas para que cualquier persona
pueda tener acceso a todo tipo de información, de forma fácil y rápida.
El sistema Janium está alojado en JaniumNet, un servicio de hospedaje de aplicaciones vía

Internet –hosting– que permite alojar y administrar la base de datos. Además, Janium
Technology asume la responsabilidad de mantener operando el servidor las 24 horas, los
siete días de la semana. Entre las características del sistema están:
66
 Arquitectura de cómputo multi-capa, todo el sistema trabaja en ambiente web.
 Puede instalarse en diferentes plataformas de hardware como UNIX, Linux, Mac Os

X, Windows.
 Soporta los sistemas administradores de bases de datos relacionales como:

PostgreSQL, MS SQL Server, y Oracle.
 Tanto el servidor como las estaciones de trabajo pueden funcionar en cualquier

ambiente de cómputo: Windows, OS X, Linux, etc.
 Soporta múltiples formatos para la captura de metadatos de acuerdo con estándares

internacionales en forma simultánea. Se pueden crear registros en MARC21, Dublin
Core, ISIS, etc., además de formatos personalizados, y coexistir todos en la misma base
de datos.
 Toda la información capturada es indizada en línea en tiempo real.
 El generador de formatos facilita la actualización de los formatos existentes

conforme a los cambios que sufren las normas (RDA, FRBR, etc.).
 Soporte de objetos digitales en diferentes formatos (JPG, JPG2, PDF, TXT, MPEG,
WAV, etc.).
 Índices configurables.
 Intercambio de información con XML, ISO 2709 y ASCII.
 Permite hacer inventarios físicos.
 Imprime etiquetas de lomo, de bolsillo y códigos de barras.
 El sistema está disponible en diferentes idiomas (Janium, s.f., sección

características).
Está estructurado en módulos. Los módulos que componen el sistema, a los cuales
tienen acceso los bibliotecólogos escolares, son:
 Catalogación
67
 Circulación
 Reportes
 Catálogo al público
Otros módulos que ofrece el software, según su página web:
 Control de suscripciones
 Adquisiciones
 Administración (Janium, s.f., sección módulos).
Cada uno de los módulos del sistema puede utilizarse de forma independiente, se definen
contraseñas y accesos para cada uno de ellos.
Janium organiza la información del sistema conectando varios elementos:
 Bibliotecas
 Ubicaciones / Colecciones
 Registros bibliográficos
 Registros de autoridades
 Usuarios (Staff)
En Janium se puede crear la cantidad de bibliotecas que se necesiten, y dotar a cada una de
ellas de características propias, como reglas de catalogación, políticas de préstamo, perfiles
de usuario, colecciones, etc. También permite la creación de cuentas de usuarios
momentáneos y sin acceso a todos los módulos, y perfiles para cada uno de los módulos
que incluye la aplicación, con los permisos correspondientes para su uso por cada
68
biblioteca.
Para establecer cómo se realizará la catalogación, Janium ofrece opciones como la

catalogación centralizada, donde una biblioteca central cataloga y el resto de las bibliotecas
utilizan los registros contenidos en ella, y la catalogación autónoma en la que cada
biblioteca cataloga sus propios registros, pero puede consultar y utilizar los registros del
resto de bibliotecas. Esta segunda opción es la que se lleva a cabo en el MEP, en el que
cada biblioteca procesa sus materiales, como lo ha hecho antes de instalar el sistema
Janium. Le corresponde al bibliotecólogo(a) realizar los ingresos de registros bibliográficos
de los materiales y recursos existentes de su biblioteca, al módulo de catalogación del
sistema de automatización.
Con esto se pretende evitar la duplicidad, tener un sistema de control de donde conseguir
los datos en forma inmediata dentro del sistema educativo, ya que las bibliotecas escolares
albergan en su mayoría el mismo material, y así poseer un medio de comunicación
colectiva, compartir recursos y otros tantos beneficios, que poco a poco se comienzan a ser
visibles, mediante los procesos que la digitalización facilita.
Al momento de realizar los registros bibliográficos que almacenará la base de datos, Janium
diferencia dos conceptos: documento e ítem. El primero es la unidad de información donde
el catalogador introduce los datos correspondientes a un registro. El segundo es cada uno de
los ejemplares de que la biblioteca dispone de ese registro (estado, ubicación y formato).
La empresa Janium Technology especifica los equipos periféricos que son necesarios para
un óptimo funcionamiento del software Janium, por parte de las bibliotecas escolares:
1. Lector de Códigos de Barra: Que soporte la simbología UPC/EAN, UPC/ EAN con
suplementos, UCC/EAN 128, Código 39, Código 39 Full ASCII, Código 39 Trioptic,
Código 128, Código 128 Full ASCII, Codabar, Entrelazado 2 de 5, Discrete, Código 93,
MSI, Código 11, IATA, RSS. Preferiblemente que sea de conexión por puerto USB.
69
2. Impresoras etiquetas: Se pueden imprimir en cualquier tipo de impresora comercial
(por mencionar algunas marcas Epson, Canon, Brother, etc.) ya sea de láser, toner o
inyección de tinta.
3. Etiquetas Autoadheribles: Papel Pres-a-ply Equivalente a Avery 5160, generalmente el

paquete viene con 100 hojas y cada hoja permite imprimir 30 etiquetas, lo que equivale a
3000 etiquetas.
2.12.2 Capacitaciones que se impartieron a bibliotecólogos y bibliotecólogas de las

bibliotecas escolares del MEP, sobre el software Janium
El DDIE fue el primero en recibir capacitación sobre el software Janium, en el año 2012.
Esta se impartió a diez funcionarios entre ese departamento y el BEYCRA. Abarcó los
siguientes módulos: catálogo público, circulación, catalogación, bibliográfico,
suscripciones, reportes, administración y soporte técnico.
Las capacitaciones para los bibliotecólogos y bibliotecólogas de los centros educativos se

realizaron mediante convocatoria del MEP, por etapas, que abarcaron los años 2013, 2014 y
2015. La modalidad fue presencial, en un laboratorio de cómputo o aula con acceso a
internet, con una duración de cuatro horas por módulo. Los módulos que abarcó la
capacitación a estos funcionarios fueron: catálogo público y control bibliográfico
(catalogación) y circulación únicamente. El temario se detalla a continuación:
1. Catálogo al público:
1. Describiendo la búsqueda rápida
2. Buscando registros bibliográficos
3. Desplegando registros bibliográficos
4. Desplegando registros con objetos digitales
70
5. Limitando resultados
6. Generando Bibliografías
7. Usando la función tags
8. Buscando registros bibliográficos en otros catálogos (vía Z39.50)
9. Buscando información en web
10. Buscando información en el referencista electrónico
11. Utilizando los servicios de alerta
12. Utilizando los servicios al usuario
13. Utilizando la función de cambio de idioma de la interface
2. Control Bibliográfico:
1. Creando registros bibliográficos
2. Modificando registros bibliográficos
3. Detectando registros duplicados
4. Agregando ejemplares a los registros bibliográficos
5. Creando registros de objetos digitales de portada y de ejemplar
6. Borrando registros bibliográficos y de ejemplar
7. Duplicando registros bibliográficos
8. Copiando registros bibliográficos de otros catálogos (Z39.50)
9. Administrando las listas de servicios de alerta
10. Importando registros bibliográficos en formato MARC21 Bibliográfico
11. Exportando registros bibliográficos en formato MARC21 Bibliográfico
12. Imprimiendo etiquetas de lomo, bolsillo y códigos de barras
71
3. Circulación:
1. Creando registros de usuario
2. Modificando información del usuario
3. Prestando materiales
4. Devolviendo materiales
5. Renovando materiales
6. Multando al usuario
7. Reservando materiales
8. Desplegando la información del usuario
9. Generando la constancia de no adeudo
10. Solicitudes
11. Inventario (Janium, 2015).
2.12.3 Módulos del Software Janium
a. Catálogo Público (OPAC)
Cuenta con una barra de menú, que permite el desplazamiento por el módulo (ver anexo 1).
Permite al usuario realizar consultas en los fondos bibliográficos y gestionar sus
transacciones personales (préstamos, etiquetas de su interés, servicios de alerta, etc.).
En el cuadro de búsqueda que se despliega, permite al usuario hacer una búsqueda rápida,
ya sea por palabra clave o alfabéticamente. Una vez introducido el término de interés, se
debe seleccionar en el índice en el que se desea realizar la búsqueda: por palabra, título,
autor, tema, editorial, serie, clasificación o texto completo. Las opciones de ISBN e ISSN
72
no pueden buscarse por palabra clave.
En los limitadores de búsqueda, el usuario puede elegir en cuál biblioteca desea buscar la
información, al igual que el formato en que la requiere, el tipo de material, colección y
hasta el catálogo. Se pueden seleccionar entre cuatro formatos diferentes de visualización
de las búsquedas: abreviado, bibliográfico, bibliográfico sin copias y etiquetas.
Janium permite compartir los registros de búsqueda en las redes sociales, como Facebook y
Twitter. También ofrece la opción de búsquedas en otras páginas web, a través del OPAC.
Tiene la opción de búsqueda avanzada, que contiene datos como título, autor, tema,
editorial, serie, texto completo y número (ISBN, ISSN).
Si la búsqueda no recupera información, aparecerá el mensaje de que no hay registros que

cumplan con las condiciones de búsqueda. En caso contrario, se desplegará la información
como un listado de los registros recuperados. Si la búsqueda se hizo por tema, el listado lo
desplegará por orden alfabético. Una vez seleccionado el ítem de interés, el sistema
despliega sus datos, la cantidad y disponibilidad de los mismos.
Desde la información de los ejemplares, el usuario puede realizar la solicitud de préstamo.

Esta solicitud se imprime para que el usuario pueda tener los datos exactos del material
solicitado, sin tener que copiarlos, ni equivocarse al transcribir la información. Las
búsquedas realizadas se pueden guardar, imprimir o enviar por correo.
Se pueden realizar búsquedas en catálogos Z39.50, desde el catálogo público. El sistema

realizará la búsqueda como si estuviera efectuando la consulta en la propia base de datos, y
mostrará los resultados de la misma forma.
Janium permite la búsqueda en sitios web desde su sistema, para ello despliega una ventana
73
adicional. El sistema cuenta con servicios de alerta que pueden ser configurados desde el
catálogo público, donde los usuarios pueden encontrar listados de nuevas adquisiciones o
bibliografía recomendada por profesor de alguna asignatura. El tiempo en que se
mantengan disponibles para ser consultadas depende de la configuración se le realice.
Además permite desde la cuenta de usuario en el catálogo público, opciones de
personalización y modificación de datos de usuario y gestionar etiquetas, a partir de la lista
de registros obtenidos de una búsqueda asignándoles una nueva etiqueta o añadiendo otra a
una ya existente.
b. Módulo de Catalogación
Este módulo permite catalogar sus registros a cada biblioteca y también capturar
información de catálogos de otras bibliotecas, así como administrar los ítems y objetos
digitales relacionados con cada registro (ver anexo 2). Cuenta con barra de herramientas
que permite seleccionar las funciones a realizar. Las funciones que contempla este módulo
son las siguientes:
 Búsqueda de registros en el catálogo:
Permite el acceso al OPAC desde este módulo, también a otros catálogos mediante Z39.50,
bien para gestionar registros propios, consultar y capturar información desde otras bases de
datos.
 Creación de registros bibliográficos:
Una vez seleccionado el tipo de material y nombre de la biblioteca, se introducen los datos
relativos al nuevo registro, según las etiquetas que previamente se hayan definido para la
catalogación. Janium permite insertar más etiquetas, de considerarse necesario, pero
elimina las que tengan inconsistencias y duplicidades. Permite la búsqueda de autoridades
74
desde esta opción, para incluirla en el registro.
 Importación y exportación de registros:
Se debe definir las características del fichero que se va a transferir al sistema, y los
parámetros de carga para importar. Para exportar, se puede hacer según un rango de
registros y la información relativa a los ítems asociados a cada uno de ellos.
 Edición de etiquetas:
Se puede imprimir los códigos de barras y los marbetes de los distintos materiales.
 Gestión y administración de ítems:
Cuando se ha creado un registro, es posible asignarle copias, editar el ítem, modificarlo,

imprimir etiquetas, asociar un objeto digital o nota informativa.
 Objetos Digitales:
Este apartado permite relacionar un archivo electrónico (en formato pdf, doc, rtf, txt, html,
xls, zip, ppt, etc) a un registro bibliográfico y a los ítems que lo conformen. Janium también
puede buscar e indizar términos de un texto completo que se cargue en el sistema, a través
del índice texto completo, en formatos como txt, rtf, doc o docx, xml, ppt o pptx, html, pdf,
avi, mp3, etc.
Puede cargar las portadas de los documentos en archivos en formatos como bmp, png, tiff,
gif, jpeg, jpg o cualquier otro tipo de formato de imagen, sin importar el tamaño. De esta
forma, el usuario tiene una idea de la apariencia física del documento que ha de solicitar en
préstamo. Janium se encargará de ajustar el tamaño al correspondiente a la celda de la
portada.
75
Como herramientas que se aportan para el proceso de catalogación, en la página de
Biblioteca Digital del MEP, donde están disponibles los manuales para el uso del software,
la empresa Janium Technology incluye las aplicaciones del Sistema de Clasificación
Decimal Dewey, tabla Cutter, y una versión digital de las Reglas de Catalogación
Angloamericanas edición 2003. Todas son descargables desde el sitio web en mención.
 Control de autoridades:
En este apartado se ubican las relaciones jerárquicas entre los descriptores. Se puede
manejar registros MARC 21 o NO-MARC, crear autoridades por autor, materia y título.
Verifica automáticamente las coincidencias entre las entradas de los registros bibliográficos
y los de autoridades, al catalogar el material. Establece relaciones de véase y véase
también. Puede generar automáticamente archivos de autoridad a partir de las entradas en
los registros bibliográficos y cambios globales en la base de datos bibliográfica a partir de
los cambios hechos en este apartado.
c. Módulo de Circulación
Cuenta con barra de herramientas que permite seleccionar las funciones a realizar (ver
anexo 3). Las funciones que contempla este módulo son las siguientes:
 Préstamo:
Una vez ingresados previamente en la base de datos, los códigos de barras de los materiales
de la biblioteca y la información de cada usuario (de ser posible los correos electrónicos
también), definidas las políticas en cuanto a tiempo de préstamo, modalidad (sala o
domicilio) y devolución, es posible ejecutar este módulo. Se sugiere utilizar un lector de
barras Honey Well y papel Ples-and Ply equivalente Avery 5160 para códigos de barras. Al
ingresar los datos del usuario, el sistema despliega la información de los artículos que tiene
76
en su poder, sean atrasados o no, muestra si tiene multas o suspensiones.
 Devolución:
Cuenta con barra de herramientas que permite seleccionar las funciones a realizar. Las
funciones que contempla este módulo son las siguientes:
Mediante el código de barras, se realiza la devolución de los materiales solicitados en

préstamo y el sistema despliega la información de la transacción.
 Renovación:
Cuenta con barra de herramientas que permite seleccionar las funciones a realizar. Este
módulo permite la ampliación del período de préstamo por la misma cantidad de días u
horas utilizadas al momento del préstamo original, siempre y cuando el material solicitado
no esté vencido o reservado y el usuario al día con sus obligaciones. Se utiliza el código de
barras del material para la transacción y el sistema despliega la información de la
renovación, así como la cantidad de veces que se ha hecho.
 Usuarios:
Se utiliza cuando el usuario solicita renovar dos o más materiales en una sola transacción.
Se requiere el número de identificación del usuario y el o los códigos de barras para la
transacción, y el sistema despliega la información de la renovación, así como la cantidad de
veces que se ha hecho.
 Apartado:
Los usuarios pueden registrar un apartado de los materiales que en el momento que deseen
solicitar los que tiene en préstamo otro usuario. Al registrar el apartado quedan en una lista
de espera del material y, con esto, al ser devuelto, podrá ser apartado por el bibliotecólogo
77
para el usuario solicitante. El usuario que previamente apartó el material será notificado por
correo electrónico para pueda hacer uso de dicho ejemplar. El apartado puede ser registrado
desde el catálogo al público o desde el módulo de circulación.
 Multas:
Este módulo aplica para varios aspectos: las multas por atraso en la devolución de
materiales, suspensión de los servicios a los usuarios por determinado tiempo, debido
situaciones ajenas al proceso de préstamo, como puede ser conducta inapropiada o daño a
mobiliario y equipo, y el cobro por servicios de la biblioteca, como impresiones,
digitalizaciones y fotocopias, entre otros.
 Solicitudes:
Las solicitudes son mensajes que remiten los usuarios, tanto los que están registrados
dentro del sistema como los externos, desde el catálogo público. En el módulo de
circulación se revisan y responden dichas solicitudes. Las respuestas se dirigen al correo
electrónico del usuario. El sistema ofrece la posibilidad de desplegar las solicitudes ya
respondidas.
 Despliegue de usuario y búsquedas:
Janium permite buscar registros de usuarios por número de identificación del usuario,
número de cuenta, identificador alterno y nombre. Esta opción permite tener un registro
activo del usuario para desplegar, modificar o borrar su información. El número de
identificación del usuario le sirve para las transacciones en el módulo de circulación. El
número asignado es único e irrepetible, por lo que no puede ser utilizado para otro usuario.
El número de cuenta es el dato utilizado por el usuario para ingresar a los servicios del
sistema. Puede ser alfanumérico y tener una longitud hasta de 320 caracteres, e incluir
78
mayúsculas y minúsculas. En cuanto al identificador alterno, es otro dato que puede ser
utilizado por para identificar al usuario, y también puede ser alfanumérico con una longitud
hasta de 320 caracteres y ser único. Su uso es opcional.
El sistema permite la búsqueda de los usuarios por nombre, según orden alfabético. Lo que
se debe determinar es el orden en que se ingresaran los datos, si por apellido o por nombre
en el primer campo, para que la búsqueda posterior se haga en determinado orden y se
puedan desplegar los resultados. No es necesario escribir el nombre completo del usuario
para su búsqueda. Janium permite ingresar fotografías de los usuarios en su registro. La
fotografía se desplegará en las funciones de préstamo, devolución y despliegue del usuario
para una identificación adecuada del mismo.
d. Módulo de Reportes
Desde este módulo se pueden producir reportes acerca de información específica sobre
cualquier área. Ofrece plantillas para diseñar el reporte según las necesidades
institucionales, agregando o suprimiendo campos.
e. Otros Módulos de Janium, según su página web
Control de suscripciones:
Cuenta con funciones que incluyen la predicción y recepción de fascículos, solicitud de

estos por correo electrónico, cancelación de fascículos, creación automática de existencias
en el registro de la publicación y alerta de vencimiento de la suscripción.
Adquisiciones:
79
Mantiene el control del presupuesto de las adquisiciones, sea por compra, canje o donación,
así como totales cancelados y saldos, distintas monedas. Tiene el registro de proveedores.
Facilita la emisión de reclamaciones y cancelaciones a través de correo electrónico.
Gestiona el registro de facturas.
Administración:
Mediante la Web, sin requerir sesión telnet o SSH con el servidor. Las políticas se ejecutan
en tiempo real. Configuración personalizada de todos los módulos que se requieran, según
las especificaciones de las bibliotecas en cuestión.
2.13 Instituciones en Costa Rica que utilizan el software Janium
2.13.1 Escuela de Bibliotecología y Ciencias de la Información, Universidad de Costa

Rica
Mediante convenio de licencia educativa, del 20 de agosto del año 2005 entre la entonces
rectora Yamileth González García y Carlos Solís Sobaron, gerente de Janium, es que se le
otorga gratuitamente el software Janium a la Escuela de Bibliotecología.
Actualmente, según información suministrada por el Director de la Escuela de

Bibliotecología, Ricardo Chinchilla Arley, dicho sistema se enseña en los cursos de
catalogación, indización y automatización, a los estudiantes de las carreras de ambos
énfasis que ofrece dicha casa de enseñanza: bibliotecas escolares y ciencias de la
información. Se capacita en todos los módulos, después de impartir la parte teórica. No se
hace énfasis en la enseñanza de Janium únicamente, se ofrece el aprendizaje de otros
sistemas para ofrecer al estudiante, que implementen el formato MARC 21 y que tengan así
mayor cantidad de opciones para que puedan desenvolverse en el ámbito laboral de la
80
mejor manera, dependiendo del lugar donde se desempeñen tanto software libre como
software privativo.
En cuanto a la opinión sobre la elección del software Janium, de parte del DDIE-MEP para
el trabajo de una biblioteca escolar como el más idóneo, se considera que tiene una interfaz
árida, poco intuitiva, con contraseñas para cada módulo. Era preferible Aleph, que es más
sencillo, faltan estudios técnicos sobre las ventajas del software libre en vez del privativo.
2.13.2 Sistema Nacional de Bibliotecas (SINABI)
Información suministrada por la Jefa de la Unidad de Automatización, del SINABI, Helga

Ocampo Bermúdez, cuya experiencia laboral es de 25 años en el campo de bibliotecología,
comenta que el SINABI inicia la automatización de sus labores bibliotecológicas en el año
de 1995. Actualmente la cantidad de bibliotecas que forman parte del SINABI es de 57
bibliotecas públicas y la Biblioteca Nacional, para un total de 58 bibliotecas.
El software que se implementa por primera vez en SINABI es MicroIsis, y posterior a este,
el SIABUC, el cual tenía todos los módulos que se requerían, era amigable y fácil de usar.
Se reemplazó por Janium por ser un programa pequeño, no tenía la capacidad para ir
incluyendo todas las bases de las bibliotecas. Para tomar la decisión de adquirir el software
Janium, el SINABI no se basó en experiencias de otras bibliotecas que lo utilizaron, porque
ni siquiera se conocía. Se inicia la implementación de JANIUM en el SINABI en el 2009.
La capacitación del software primero se realiza a los funcionarios de la Unidad de

Automatización. Luego se hace y continúa dando la capacitación en los diferentes módulos
a los funcionarios de las bibliotecas públicas que requieran. La capacitación general fue de
un año para todo el personal, pero se continúa capacitando y refrescando conocimientos. El
SINABI, con el uso de Janium, percibe una mejoría en el desarrollo de sus tareas
81
bibliotecológicas, ya que se cuenta con registros más completos, y se puede dar el
intercambio de registros con otras bibliotecas. Sin embargo, no cuenta con evaluaciones
sobre la satisfacción de los bibliotecólogos del SINABI, con la utilización de dicho
software, ni de los usuarios externos.
En relación con los procesos técnicos en el SINABI, solo la Unidad Técnica (centro
catalográfico) es quien cataloga los distintos materiales para todas las bibliotecas que
forman parte. Cada una lo que hace es incluir registros en archivos ya existentes, lo que se
llama catalogación compartida. Si hubiera inconsistencias, es la Unidad Técnica quien lo
resuelve. Se considera que Janium no presenta ventajas ni desventajas, es igual que
cualquier otro programa de gestión bibliotecaria.
En cuanto a la opinión sobre la elección del software Janium, de parte del DDIE-MEP para
el trabajo de una biblioteca escolar como el más idóneo, considera que si cada bibliotecario
tiene que catalogar es complicado, pero igualmente lo sería con cualquier programa. Lo
ideal sería un centro catalográfico y mucha experiencia no en el programa, sino en lo que es
catalogación.
2.13.3 Instituto Nacional de Aprendizaje (INA)
Información suministrada por Adriana Retes Céspedes del Área de Circulación y

Referencia de esta entidad. El INA cuenta con una biblioteca central. Esta inicia la
automatización de sus labores bibliotecológicas en 1999. El software que se implementa
por primera vez es MicroIsis, y posterior a este, Winisis. Las ventajas de ambos programas
radican en que eran fáciles de manipular, y crear todas las bases que se desee según las
necesidades de la biblioteca, pero sus desventajas consisten en que no son bases de datos
relacionales. No hay un centro catalográfico en la biblioteca del INA. Los procesos
técnicos la biblioteca del INA se realizan como parte de las funciones normales de la
biblioteca con Dewey, tesauros y Lemb.
82
Como criterios que conllevaron al reemplazo del software anterior por Janium, se consideró
la necesidad de un programa en línea, multiusuario, que permitiera almacenar texto
completo, vídeos, presentaciones, que fuera modular, con los módulos de circulación y
catalogación juntos para el préstamo en línea, con opciones como galerías, repositorios, y
sirviera para manejarse en red y el software Janium lo ofrecía. La decisión de adquirir el
software Janium no se basó en experiencias de otras bibliotecas que lo utilizaran a nivel
nacional. Se inicia la implementación de Janium en la biblioteca del INA en el año 2009.
La capacitación de los funcionarios la biblioteca del INA se impartió en forma presencial

por personal de la empresa en México y los representantes en Costa Rica, de igual forma
por presentaciones en línea. La empresa dio la capacitación de forma rápida, considerando
que la biblioteca cuenta con profesionales en el área, no era necesario capacitar a los
bibliotecarios en catalogación ni en manejo de base de datos, ni formato MARC o Dewey.
Actualmente, la biblioteca del INA no evalúa la mejoría en el desarrollo de sus tareas

bibliotecológicas, no cuenta con ningún instrumento para tal fin. La única evaluación que
se lleva a cabo son estadísticas de uso del sistema por parte del usuario tanto interno como
externo.
Los bibliotecólogos de la biblioteca del INA se encuentran satisfechos con la utilización de

dicho software, según la opinión de la persona que suministró la información, no le
encuentran desventajas, lo considera sencillo de utilizar, robusto, con capacidad de
almacenar de todo tipo de información, enlazar a otros catálogos, a páginas web, el
catálogo, ver la biblioteca digital. Otra facilidad es la de acceder desde la casa por medio
del sistema, poder leer los documentos del repositorio que son documentos INA, ver
presentaciones y vídeos que se suben en un apartado de vigilancia estratégica, creado para
cada núcleo y que se compone de todos los materiales de ferias, conferencias en fin toda
actividad que realice el INA y que sea relevante compartir para todos los funcionarios del
núcleo. La biblioteca del INA evalúa el grado de satisfacción de los usuarios con el uso de
Janium mediante encuestas.
83
CAPÍTULO III
MARCO METODOLÓGICO
84
3.1 Encuadre Paradigmático
La investigación se enmarca en el paradigma positivista, que muestra una metodología

donde el sujeto y el objeto de estudio son independientes, permite el estudio empírico, le
interesa explicar, predecir relaciones de causa y efecto. Las variables en este paradigma se
obtienen de los objetivos, pueden convertirse en unidades de operación, y utiliza la
estadística para analizar datos. El conocimiento se obtiene de manera objetiva, sin mediar
valores de los participantes del estudio (Barrantes, 2014, p. 79-81).
La investigación parte de diferentes situaciones: determinar cuáles módulos del software

Janium explicados en la capacitación se utilizan, análisis de dicho uso y el impacto en los
servicios en las bibliotecas escolares del Circuito 05 de la Dirección Regional San José
Norte en el I Trimestre del 2016.
El análisis basado en datos obtenidos por medio de cuestionarios sirve de base para la
interpretación de posibles situaciones, ya que, en el paradigma positivista, la realidad está
dada y solo hay que preocuparse por encontrar el método adecuado y válido para
descubrirla.
3.2 Enfoque
En la investigación con el paradigma positivista como encuadre, se utiliza el enfoque

cuantitativo como soporte metodológico, el cual consiste en aspectos que pueden
observarse y cuantificarse. La recolección de la información se basa en el cálculo de
variables, cuyos resultados se pueden presentar en cantidades numéricas. Esto permite dar
un sustento para interpretar lo investigado, cuantificando aspectos sobre la implementación
del software Janium y su impacto en los servicios ofrecidos por las bibliotecas escolares
del circuito 05 de la Dirección Regional de Educación San José Norte, después de que su
85
personal recibió la capacitación para su utilización durante el primer trimestre del 2016.
Una investigación debe ser lo más objetiva posible, seguir un patrón estructurado y
predecible, generalizar los resultados encontrados en la muestra, y que los datos y
conclusiones derivadas del estudio contribuyan a la generación del conocimiento
(Hernández, Fernández y Baptista, 2010, p. 6). El proceso de transformación de las
bibliotecas escolares en el que se introduce un software común, para compartir recursos que
sean accesibles a los usuarios desde cualquier lugar, aportará datos importantes para gestar
recomendaciones a las autoridades correspondientes y servirá de insumo para estudios
similares.
Barrantes (2014) establece que, dentro del enfoque cuantitativo, hay dos tipos de
investigación: la no experimental y la experimental. Para efectos del estudio la
investigación se clasifica como no experimental, ya que no se tiene control sobre las
variables, estas no son manipulables y las relaciones que ocurren entre ellas no se pueden
intervenir, contrario a lo que ocurre con la investigación experimental, que se lleva a cabo
en un laboratorio y el investigador puede influir directamente sobre los elementos de
estudio.
3.3 Tipo de investigación
La investigación es de tipo descriptivo, pues busca describir las capacitaciones para

implementar el software Janium, la ejecución de este y el impacto que ha traído sobre los
servicios en las bibliotecas escolares del circuito 05 de la Dirección Regional de Educación
San José Norte con la implementación en el I trimestre del 2016. De acuerdo con Barrantes
(2007), quien cita a Dankhe (1976), manifiesta que estas investigaciones “buscan
especificar las propiedades importantes de personas, grupos, comunidades o cualquier otro
fenómeno que sea sometido a análisis” (p. 131).
86
Partiendo de lo expuesto, con esta investigación no solo se pretende realizar una
recolección de datos, sino describir la implementación de los módulos del software Janium,
su impacto en los servicios a partir de las capacitaciones, en las bibliotecas escolares, del
circuito 05 de la Dirección Regional de Educación San José Norte. El estudio se realizó
durante el I Trimestre del 2016, específicamente en los meses de febrero y marzo, pero la
implementación del software Janium en las bibliotecas en estudio no se hizo en ese período.
La investigación es de corte transversal, se ubica específicamente en el I trimestre del ciclo

lectivo 2016, la población de interés abarca profesionales en bibliotecología del Circuito 05
de la Dirección Regional San José Norte. El elemento espacio trabajado en la investigación
se circunscribe a la biblioteca escolar, de las instituciones del circuito en mención a cargo
de un bibliotecólogo o bibliotecóloga y no docente con recargo, sus labores y servicios
brindados a los usuarios a partir de la implementación del software Janium.
3.4 Sujetos y fuentes de información
3.4.1 Sujetos
La Dirección Regional San José Norte está conformada por seis circuitos, que abarcan los
cantones de Goicoechea, Tibás, Moravia, Vásquez de Coronado, Santo Domingo y Montes
de Oca. Todos pertenecientes a la provincia de San José, Costa Rica.
El Circuito 05 cuenta en I y II ciclo con doce escuelas privadas y ocho públicas. En III ciclo
y educación diversificada, cuenta con once colegios privados y cuatro públicos, además de
una institución subvencionada en modalidad tanto primaria como secundaria.
Este estudio se centró en las instituciones públicas y la única subvencionada, de dicho

circuito, que cuentan con un profesional en bibliotecología. Esto se decidió considerando
87
que son los que están capacitados para poder implementar el software Janium. No se
consideraron las instituciones privadas ya que estas no se contemplan en las lista para ser
beneficiarios del sistema Janium (DDIE, 2013a, p.11-30).
Las bibliotecas de instituciones públicas que no cuenta con bibliotecólogo y son

administradas por docentes con recargo los cuales cambian cada curso lectivo, no son se
consideraron para el estudio por no tener la especialización en bibliotecología, además de
que sus nombramientos en las bibliotecas no son estables lo imposibilita darle seguimiento
a proyectos implementados por el MEP.
De lo anterior se especifica que de las doce instituciones públicas, únicamente siete cuentan
con biblioteca y profesional en bibliotecología. De las restantes cinco, se detalla que tres
cuentan con biblioteca pero sin bibliotecólogo y dos no tienen este departamento. La
institución subvencionada cuenta con ambos aspectos para la investigación: biblioteca y
bibliotecóloga. Por lo tanto, un total de ocho profesionales en bibliotecología participaron
en la investigación.
Cuadro 1
Instituciones Públicas del Circuito 05 de la Dirección Regional de Educación San José
Norte que cuentan con biblioteca escolar y profesional en bibliotecología en el I Trimestre
del año 2016
Institución Tiene Modalidad
biblioteca
Escuela Apolinar Lobo Umaña Sí Primaria
Escuela Porfirio Brenes Castro Sí Primaria
Escuela San Blas Sí Primaria
Liceo Moravia Sí Secundaria Académica
Liceo Laboratorio Emma Gamboa Sí Secundaria Experimental
Liceo Experimental Bilingüe La Trinidad Sí Secundaria Bilingüe
Colegio Técnico Profesional Abelardo Bonilla Si Secundaria Técnica
Baldares
Colegio María Inmaculada Sí Primaria y Secundaria académica,
subvencionada por el estado.
Fuente: Elaboración propia con información suministrada por las instituciones participantes, 2016.
88
Como se aprecia en este circuito, se encuentran varias modalidades de instituciones
educativas en las que se encuentran las bibliotecas escolares. Se cuenta con tres
instituciones de I y II ciclo (primaria), una subvencionada de primaria y secundaria, cinco
de III y IV ciclo (secundaria) que incluyen los siguientes escenarios académicos:
laboratorio, técnico, bilingüe y académicos. Las modalidades se detallan a continuación:
 Modalidades académicas: De I y II ciclo, abarca los grados de primero hasta sexto

en primaria. De III ciclo y educación diversificada, de sétimo a undécimo año. Cada
nivel con su correspondiente programa de estudios por asignaturas.
 Modalidad laboratorio: Ofrece laboratorio de experimentación, innovación e inves-

tigación pedagógica.
 Modalidad bilingüe: Se enfatiza en el aprendizaje del idioma inglés, cursos de

gestión empresarial, informática, talleres tecnológicos y desarrollo de talentos.
 Modalidad técnica: La formación es integral para favorecer la incorporación al

campo laboral en las áreas de contabilidad, turismo, informática y diseño
publicitario, en el caso específico de esa institución en estudio, ya que otros centros
educativos tienen otra oferta académica.
Se incluye dentro del estudio la biblioteca de la Escuela Apolinar Lobo Umaña, que es el
lugar de trabajo de la investigadora, debido a que forma parte del circuito en estudio.
3.4.2 Fuentes de información
A continuación se especifica cuáles son las fuentes para obtener la información teórica de la
investigación. Se utilizan fuentes escritas de las que se obtiene información sobre bases
teóricas y conceptuales y de antecedentes prácticos, conocimientos que permitirán cumplir
con los objetivos propuestos. Entre este tipo de información cabe mencionar: a) libros de
autores nacionales e internacionales, b) periódicos c) folletos informativos, d) informes de
89
entidades, e) revistas especializadas, d) Internet (Barrantes, 2013, p. 124).
Las fuentes de información que se utilizaron en la investigación fueron consultas en

bibliotecas universitarias estatales, entrevistas con las jefaturas del DDIE, SINABI, EBCI,
bibliotecólogas del INA, asesora de BEYCRA, repositorios, bases de datos, páginas web,
tesis o trabajos de investigación, planes, censos y artículos de revistas, entre otros.
3.5 Variables
Este tipo de investigación pretende, únicamente, recolectar información sobre el objeto de

estudio para describir ciertas variables en torno a él, mas no pretende indicar cómo se
relacionan las variables entre sí. Se consultaron tres datos generales a los participantes del
estudio, que no serán contemplados dentro de las variables, como son el grado académico
del profesional en bibliotecología, la modalidad del centro educativo y la cantidad de
personal que labora en la biblioteca.
90
Cuadro 5
Variables del estudio según objetivos específicos, definición conceptual y operacional
OBJETIVO VARIABLE DEFINICIÓN DEFINICIÓN INSTRUMENTO
ESPECÍFICO CONCEPTUAL OPERACIONAL
Identificar las Capacitaciones Las capacitaciones La forma de Cuestionario para
capacitaciones recibidas sobre son un proceso consulta fue bibliotecólogos y
recibidas por el los diferentes educativo, en el que mediante un bibliotecólogas,
personal de las módulos. se explicó el cuestionario, con sobre la
bibliotecas escolares funcionamiento de opciones múltiples implementación
del circuito 05 de la los módulos del para que eligieran del software
Dirección Regional de software Janium a las respuestas que Janium en las
Educación San José los bibliotecólogos mejor se adaptaran bibliotecas
Norte para la y bibliotecólogas de a su entorno escolares del
implementación del los centros laboral, y de MEP en el
software Janium. educativos, con la respuesta abierta Circuito 05 de la
finalidad de que para obtener mayor Dirección
adquirieran información. Regional San José
conocimientos que En el caso de las Norte.
los facultara para preguntas con Preguntas #4, 5,
implementarlo en respuestas abiertas, 6, 7, 8, 9, 10, 11,
sus bibliotecas. La se hizo una lista 12, 13 y 14.
consulta sobre la con las respuestas
y su frecuencia
capacitación abarca De estas, seis
para agruparlas por
módulos sus similitudes y preguntas son de
explicados, material así facilitar su respuesta cerrada,
complementario, tabulación. dos de opción
contraseñas, múltiple y tres de
duración, año en respuesta abierta.
que se recibió, si
favoreció la
implementación del
software o no.
91
Identificar la Implementación Se conceptualiza la La forma de con- Cuestionario para

implementación del del software implementación sulta será mediante bibliotecólogos y
software Janium en Janium como la aplicación un cuestionario, bibliotecólogas,
las bibliotecas de los conocimien- que ofrezca opcio- sobre la
escolares del tos adquiridos en nes múltiples en las implementación
circuito 05 de la las capacitaciones que puedan elegir del software
Dirección Regional para el funciona- las respuestas que Janium en las
de Educación San miento del software mejor se adapten bibliotecas
José Norte. en las bibliotecas al entorno laboral y escolares del
escolares en estu- de respuesta abier- MEP en el
dio. La implementa para obtener Circuito 05 de la
tación implica la opiniones. Dirección
ejecución de los En el caso de las Regional San José
módulos del soft- preguntas con Norte.
ware, la utilización respuestas abiertas, Preguntas #15,
se hizo una lista
de herramientas 16, 17, 18, 19, 20,
con las respuestas
para procesos y su frecuencia 21, 22, 23, 24, 25,
técnicos, personal para agruparlas por 26, 27, 28, 29, 30,
que trabaja en esta sus similitudes, 31 y 34.
área, cantidad de para facilitar su De estas, tres son
ítems ingresados, tabulación. cerradas, tres
empleo de etiquetas semiabiertas, diez
y códigos de barras, de respuesta
utilidad de manua- abierta, dos de
les disponibles en la selección
página del MEP, múltiple.
ventajas, desventa-
jas, problemas
detectados y forma
de resolverlos y
tiempo que se dedi-
ca al uso del soft-
ware.
92
Identificar el impacto Impacto en los La automatización Se consultará me- Cuestionario para
en los servicios servicios de bibliotecas ha diante una lista con bibliotecólogos y
ofrecidos en las ofrecidos en las modificado los la posibilidad de bibliotecólogas,
bibliotecas escolares bibliotecas. servicios que se elegir varias op- sobre la imple-
del circuito 05 de la ofrecen a los ciones en el cues- mentación del
Dirección Regional usuarios. Impacto tionario y otras software Janium
de Educación San implica un cambio, preguntas de res- en las bibliotecas
José Norte, con la una puesta abierta para escolares del
implementación del reestructuración del que los bibliotecó- MEP en el Circui-
software Janium. orden habitual por logos detallen su to 05 de la Direc-
otro que pretende experiencia en este ción Regional San
ser mejor, que aspecto. José Norte.
facilite la ejecución En el caso de las Preguntas #32,
de tareas y brinde la preguntas con 33, 35 y 36. De
opción de generar respuestas abiertas, las cuatro pregun-
se hizo una lista
cosas nuevas. tas, una es cerra-
con las respuestas
y su frecuencia da, dos semiabier-
para agruparlas por tas, una de res-
sus similitudes, puesta abierta.
para facilitar su
tabulación.
Fuente: Elaboración propia, 2016.
3.6 Instrumentalización
El método que se utilizará para recopilar la información, como vía que lleva al
conocimiento, es decir, el tipo de procedimiento a seguir para esta investigación, será la
medición. La técnica a emplearse, como herramienta por la cual se aplica el método,
dirigida a recolectar, conservar, analizar y transmitir datos del objeto investigado, será el
cuestionario.
El cuestionario se aplica a profesionales en bibliotecología que laboran en las bibliotecas

escolares de las instituciones públicas del Circuito 05 de la Dirección Regional San José
Norte. Consta de doce preguntas cerradas, siete semiabiertas, tres de selección múltiple y
93
catorce abiertas. Dicho instrumento fue virtual, construido con la herramienta Google
Drive, que facilitó la recolección de información y el tabularla para generar estadísticas. El
cuestionario se envió por correo electrónico a los participantes.
Se consultaron tres datos generales a los participantes del estudio, que no serán
contemplados dentro de las variables, como son el grado académico, la modalidad del
centro educativo al que pertenece y la cantidad de personal que labora en la biblioteca.
Estas son las preguntas # 1, 2 y 3, que son de respuesta cerrada.
Para la aplicación del instrumento de recolección de información se realizaron las

siguientes acciones:
 Contactar a los bibliotecólogos del circuito para solicitar la colaboración para

completar el instrumento.
 Envío del cuestionario por correo electrónico.
 Aplicación del cuestionario a los bibliotecólogos del circuito.
 Para procesar la información se utilizaron los gráficos que suministre la herramienta

Google Drive, conforme se le ingresen las respuestas de los participantes.
Por cada gráfico se hizo un análisis que consistió en interpretar los resultados, en torno a la
medición de cada variable considerada en el estudio, reseñando los diferentes datos
estadísticos obtenidos y su interrelación con otras variables implicadas. En el caso de las
preguntas con respuestas abiertas, se hizo una lista con las respuestas y su frecuencia para
agruparlas por sus similitudes, para facilitar su tabulación.
De la información obtenida se elaboraron las conclusiones y consecuentemente las

recomendaciones pertinentes, que explican los hallazgos más relevantes en relación con el
problema que originó la investigación y en referencia a cada uno de los aspectos
94
consultados por medio del instrumento de recolección de datos.
95
CAPÍTULO IV
ANÁLISIS DE LOS DATOS:

PRESENTACIÓN Y DISCUSIÓN
96
4.1 Análisis de la información
En este apartado se presenta la descripción y el análisis de los datos obtenidos con la

aplicación del instrumento: Cuestionario para bibliotecólogos y bibliotecólogas sobre la
implementación del software Janium en las bibliotecas escolares del MEP en el Circuito 05,
de la Dirección Regional San José Norte, en tres bibliotecas escolares de I y II ciclo, cinco
bibliotecas escolares de III ciclo y educación diversificada, que incluye: una experimental,
una bilingüe, un técnico y dos académicos.
97
4.2 Datos generales
Según las respuestas obtenidas para el perfil de los entrevistados, el 25% manifiesta tener el
grado académico de bachiller universitario y un 75% en licenciatura en bibliotecología, lo
que demuestra que únicamente se contemplaron profesionales en dicha área para la
investigación.
Este resultado permite afirmar que fueron especialistas los que se asesoraron en el manejo
de Janium, no funcionarios sin preparación o ajenos a la profesión que hubieran podido
verse en la dificultad de implementar un software para el cual carecían de conocimientos
bibliotecológicos para haberlo llevado a cabo con éxito.
Es relevante para la investigación aportar el dato del nivel académico de los responsables
de las bibliotecas escolares, ya que al tener preparación universitaria se puede deducir que
contaban con conocimiento de herramientas propias de la carrera que facilitaron la
comprensión y ejecución del software, logrando implementarlo de una manera más idónea
para facilitar información a los usuarios.
La modalidad de las instituciones encuestadas en las que mayormente laboran los

encuestados es primaria, seguida por la secundaria académica. Es importante para la
investigación aportar el dato de la modalidad educativa donde está inmersa la biblioteca,
para mostrar que el acceso a la información mediante el uso del software Janium estaría al
alcance de una diversidad de usuarios con necesidades diferentes y no solamente a un
segmento de la comunidad educativa.
La cantidad de personal que labora en las bibliotecas escolares se detalla en el siguiente

gráfico.
98
Gráfico 1. Cantidad de personal que labora en las bibliotecas escolares
del Circuito 05 de la Dirección Regional San José Norte
Fuente: Elaboración propia, a partir del resumen del cuestionario generado por la herramienta Google Drive,
2016.
De todas las bibliotecas escolares, un 86% son atendidas por una persona. Solo un 14%
manifestó que cuentan con dos personas laborando.
Se puede inferir de la figura uno que la implementación del software Janium recae en un
solo funcionario: el bibliotecólogo, lo que puede hacer que este proceso sea lento, ya que
esta no es la única función de este profesional en los centros educativos.
El bibliotecólogo escolar es también quien realiza las labores de circulación, referencia,

adquisiciones, catalogación, fomento a la lectura, inducción y orientación de usuarios.
Adicional a estas tareas, este profesional puede ofrecer servicios adicionales como internet,
confección de carnets estudiantiles, sala de audiovisuales, impresiones y talleres
educativos, entre otros, que demandarán también su tiempo. La incorporación del personal
en actividades escolares como el Festival Estudiantil de las Artes, Feria Científica, Spelling
Bee, Elecciones Estudiantiles, y diferentes comités institucionales, que buscan el
cumplimiento de los objetivos planteados por el MEP, incluye también a los bibliotecólogos
y bibliotecólogas.
Es importante apreciar esta información para la investigación, ya que se puede concluir

que, al ser una sola persona laborando en una biblioteca escolar con diversidad de
99
funciones, no le resulte tan rápido y fluido el implementar un proceso de automatización.
Se plantea que a futuro la automatización del servicio de almacenamiento y recuperación
aligere los demás servicios y le facilite la creación de otros.
100
4.3. Análisis de la variable: Capacitaciones recibida sobre los diferentes módulos.
Gráfico 2. Año en que los bibliotecólogos del Circuito 05, de la Dirección Regional
San José Norte, recibieron la capacitación de los módulos del software Janium
2016.
La capacitación de Janium se ofreció en distintos períodos desde el año 2013 hasta el año
2015. El año con mayor cantidad de capacitaciones fue el 2014 con un 57%, seguido del
2015 con un 29%, y en menor cantidad el 2013, con un 14%.
En todos los casos, la capacitación fue con una duración de dos días. Puede determinarse
que se cumplió con los plazos meta que se habían establecido por el MEP, para hacer
extensivo el software mediante las capacitaciones a bibliotecólogos (DDIE, 2013a, p. 5).
Para efectos de la investigación, era necesario constatar que los bibliotecólogos y
bibliotecólogas confirmaran que las capacitaciones se les habían brindado según lo
estipulado, ya que de esta capacitación se parte para la posterior ejecución del software en
estudio.
101
Gráfico 3. Módulos de Janium a los que se tiene acceso por medio de la contraseña
las Bibliotecas Escolares, del Circuito 05 de la Dirección Regional San José Norte
2016.
Para la utilización de los diferentes módulos del software Janium, los bibliotecólogos deben
tener una contraseña para cada uno de ellos. La misma se suministró luego de recibir la
capacitación.
El cien por ciento de los bibliotecólogos en estudio respondió que recibió una contraseña
para acceder a algún módulo del software Janium. Este dato corrobora que los
bibliotecólogos del circuito en estudio asistieron a la capacitación, ya que únicamente se
entregaba la contraseña si asistían a esta. Puede inferirse que al tener el cien por ciento la
contraseña, se puede implementar algún módulo del software Janium en la totalidad de las
bibliotecas escolares del Circuito 05.
En la figura tres se puede apreciar que el porcentaje más alto, el 67%, tiene la contraseña
para acceder al módulo de catalogación, y en menor cantidad, un 33%, al de circulación.
No se tiene contraseña para los módulos de reportes, control de suscripciones,
administración y adquisiciones.
Al ser el módulo de catalogación el que más contraseñas ha entregado, se puede inferir que
un porcentaje significativo de las bibliotecas escolares en estudio está en capacidad de
compartir en la base de datos parte del acervo bibliográfico que resguarda, y que esta
102
información puede ser accesada en cualquier momento y lugar, por usuarios y
bibliotecólogos. Estos últimos pueden emplear esas mismas fichas catalográficas para sus
propios registros en caso de tener documentos idénticos, basándose en la particularidad de
la catalogación compartida que ofrece el sistema. El acceso a otras unidades para compartir
recursos es otra ventaja que ofrece este módulo, y que puede deducirse factible según los
resultados arrojados.
Para la investigación, conocer los módulos a los que tienen acceso los bibliotecólogos es
esencial, ya se puede intuir un potencial uso en su unidad de información. También la
posibilidad de divulgar y ofrecer a sus usuarios lo que resguardan y compartir con otras
bibliotecas en cualquier momento y lugar.
103
Gráfico 4. Módulos del software Janium que se explicaron durante la capacitación,
según los bibliotecólogos del Circuito 05 de la Dirección Regional San José Norte
2016.
Las respuestas aportadas indican, según la opinión de los bibliotecólogos y bibliotecólogas,

que el módulo que se explicó con mayor amplitud durante la capacitación fue el de
catalogación con un 71%, y en menor extensión, el módulo de catálogo público con un
29%.
Pese a que la teoría indica que hay módulos de reportes, control de suscripciones,
adquisiciones y administración, la capacitación ofrecida a los profesionales no los incluye,
y las respuestas obtenidas lo reflejan, pues ningún bibliotecólogo respondió haber recibido
preparación en ninguno de los anteriores. Según el temario de la capacitación del software
Janium, el módulo de catálogo al público abarcaba trece temas, el de catalogación, doce y
el de circulación once (Janium, 2015). Sin embargo, puede deducirse que la razón de que se
enfocara más en la catalogación es por la complejidad de los procesos técnicos, lo que pudo
haber implicado más tiempo de práctica y evacuación de dudas.
Para la investigación era importante conocer este aspecto de la capacitación, pues se puede
llegar a considerar que si se le dedicó más tiempo a un módulo en particular, puede ser que
este presente un grado de dificultad mayor para implementarse y requiera más atención o
inclusive algún tipo de refuerzo, para un uso efectivo por los profesionales.
104
Gráfico 5. Opinión de los bibliotecólogos del Circuito 05 de la Dirección Regional
San José Norte sobre la satisfacción de la capacitación recibida para la
implementación del software Janium
2016.
Se indica en este gráfico que la mayoría considera que la capacitación recibida fue
insuficiente. Según la opinión de los bibliotecólogos, para un 86% la capacitación recibida
no fue suficiente para poder implementar el software Janium en su biblioteca. Algunas
razones para esta opinión fueron:
 Falta de tiempo para practicar, ingresar registros, cargar archivos, imágenes y

corregir problemas.
 Explicación básica del software.
 Le compete al bibliotecólogo estar actualizado en la profesión.
 Falta de profundidad.
 Módulos muy amplios.
Únicamente para un 14% lo ofrecido en la capacitación resultó suficiente.
Para la investigación, el indagar este aspecto era necesario porque familiarizarse con el
software Janium, la formación y comprensión del funcionamiento del mismo, para una
105
implementación efectiva en las bibliotecas escolares, surgía a partir de la capacitación, que
era el momento en que los profesionales iban a utilizarlo por primera vez. Si no se
consideró suficiente, puede concluirse que existirá un mayor grado de dificultad para su uso
una vez que se ejecute en cada unidad de información.
Aspectos como los mencionados, falta de tiempo, de práctica y de profundidad, pueden

interpretarse como la existencia de dudas y una necesidad de que se les amplíen los temas o
que se les dedique más días u horas, en caso de ser posible, un posterior refuerzo a la
capacitación a los profesionales en bibliotecología.
106
Gráfico 6: Material complementario para implementar el software Janium por parte
de los bibliotecólogos del Circuito 05 de la Dirección Regional San José Norte
2016.
El material complementario de la capacitación sobre el funcionamiento de los módulos del

software Janium se entrega a los bibliotecólogos en formato digital para un 75%. Un 25%
de los encuestados manifiesta que no se les entregó ni en formato impreso ni en digital.
El material de apoyo, que pueda brindarse posterior a una capacitación, contribuye a ser
una guía para evacuar consultas ante eventualidades en cualquier momento. El carecer de
dicha ayuda puede conllevar a cometer errores que afecten el desempeño idóneo del
software en las bibliotecas escolares.
El determinar si los profesionales en bibliotecología cuentan con material complementario

es relevante, por considerar que de esta manera pueden realizar los procesos en el software
Janium con orientaciones correctas para cada módulo y no sin dirección alguna.
107
Gráfico 7. Utilización del software Janium por los bibliotecólogos del Circuito 05
de la Dirección Regional San José Norte, después de recibir la capacitación
2016.
Un 71% del profesional en bibliotecología consultado utiliza algún módulo del software
Janium después de recibir la capacitación, en contraposición a un 29% que no lo
consiguieron. De la figura siete, se puede inferir que el porcentaje que lo utiliza logró
aplicar los contenidos de la capacitación. Las razones de las que no tuvieron éxito
implementándolo, según la opinión de los bibliotecólogos encuestados, son:
 No se comprendieron los manuales.
 Por funciones institucionales a cargo que demandan tiempo.
 Utilización de otro software en funcionamiento (SIABUC 8).
En esta pregunta se obtienen razones que permiten interpretar que algunas bibliotecas
continúan sin los beneficios de pertenecer una sola base de datos como Janium. Las razones
que brindan los profesionales en bibliotecología, pueden interpretarse de la siguiente
manera:
La no comprensión de manuales, como la necesidad de recibir más apoyo por parte de las
autoridades responsables de este proceso, o actualizarse como profesional en las áreas en
las que presente algún tipo de rezago.
108
La realización de otras funciones refuerza lo consultado en otra pregunta del cuestionario,
sobre la cantidad de personas que laboran en la biblioteca. Se afirma en la mayoría que es
un solo individuo el responsable de la ejecución de múltiples tareas para atender a
poblaciones de tamaño considerable, lo que puede conllevar a retrasar el proceso de
automatización de la biblioteca.
La utilización de otro software de gestión bibliotecaria, como SIABUC en vez de Janium,

puede deberse a que la unidad de información contaba con ese sistema con anterioridad, y
no se consideró como una directriz el cambio del utilizado a este último que adquirió el
MEP.
Otro aspecto en cuanto a la utilización del software Janium está en otra consulta del
cuestionario, acerca del tiempo de la jornada que invierten los bibliotecólogos en el
sistema. Las respuestas de las bibliotecas que sí lo implementan es variable, de una hora
cada vez que se ingresa a la base de datos, dos horas diarias, tres horas por semana o cinco
horas.
Para la investigación, determinar si el software se implementa o no en todas las bibliotecas

escolares luego de recibir la capacitación es indispensable, para aportar como estudio, a las
autoridades competentes, que se requieren esfuerzos adicionales para incorporar el sistema
a las bibliotecas que se han quedado rezagadas en este proceso. Estas bibliotecas tienen
usuarios que se están quedando al margen de recibir los beneficios de la interconexión de
las bibliotecas del país, incluyendo a la de su propio centro educativo. Indagar las razones
que dificultaron la implementación del software, habiendo recibido la capacitación, puede
dejar al descubierto otros factores que era necesario solventar para que en esas unidades de
información se desarrollara de una manera óptima.
109
4.4. Análisis de la variable: Implementación del software Janium.
Gráfico 8. Módulos de Janium que utilizan actualmente las bibliotecas escolares del
Circuito 05 de la Dirección Regional San José Norte
2016.
El módulo que más se ha implementado es el de catalogación con un 45%, seguido de un

33% el de catálogo público y en menor proporción, un 22%, el de circulación.
El temario de la capacitación del MEP, impartido a los bibliotecólogos, abarcaba los

módulos de catalogación, circulación y el catálogo público (Janium, 2015). La figura ocho
hace referencia a que efectivamente estos se han implementado por los bibliotecólogos, en
algunas de las bibliotecas escolares en estudio.
Para la investigación, conocer los módulos que se han implementado es importante, porque
destaca lo valioso y efectivo de los estudios y esfuerzos del DDIE para hacerlo extensivo a
las bibliotecas escolares. Además confirma el cumplimiento del objetivo de automatizar los
servicios de almacenamiento y recuperación de la colección de cada biblioteca escolar del
país, haciendo accesibles los recursos, brindando así oportunidades para compartir
conocimientos por medio de las tecnologías digitales.
La implementación del software Janium también ratifica que la inversión del MEP en este
110
sistema no fue en vano, sino que ha sido aprovechada, desarrollando y distribuyendo
contenido, recursos y oportunidades de aprendizaje de calidad existentes en las bibliotecas
para estudiantes, docentes y padres de familia, por medio de la infraestructura de red, el
catálogo en línea y las nuevas tecnologías de información y comunicación (DDIE, 2013b,
p. 4).
111
Gráfico 9. Opinión de los bibliotecólogos del Circuito 05 de la Dirección Regional San
José Norte en cuanto a aspectos que deben mejorarse en el software Janium
2016.
Un 57% de los bibliotecólogos encuestados considera que Janium tiene aspectos que podría
mejorar. Un 29% no brindó su opinión. Un 14% considera que el software Janium no
requiere ninguna mejora. Para los primeros, se considera que hay que hacer cambios en:
 El control de las estadísticas, los libros y usuarios morosos, sin necesidad de

que el administrador del sistema Janium deba interactuar.
 Mejorar la grabación de la ficha catalográfica, ya que requiere guardar cada

apartado uno por uno, lo que hace el proceso muy lento.
 Un sistema centralizado, porque existen muchos archivos repetidos.
 Colores, para que sean más motivantes para los niños de primaria.
Se puede deducir de las respuestas anteriores que los bibliotecólogos dependen de un

intermediario, que es el administrador del sistema Janium, para accesar a las estadísticas de
propia unidad de información, que es vital para la toma de decisiones y planeamiento de
112
actividades, creación y supresión de servicios. Esto puede entorpecer la entrega de reportes
o informes que solicite de manera inmediata el director del centro educativo, o en su
defecto cualquier entidad superior que demande esos datos para conocer qué tanto se hace
uso de los servicios de la biblioteca.
El no poder corroborar a los usuarios morosos de forma instantánea dificulta la

recuperación de materiales no devueltos. El bibliotecólogo por ser el responsable de
ingresar los datos al sistema y atender múltiples tareas, como se ha apreciado en otros
resultados comentados con anterioridad, urge de mayor rapidez para cargar las fichas
catalográficas, para que el tiempo invertido en esta tarea sea de calidad. Se deduce que si el
sistema es lento, será menos la información que se cargue cada vez que se ingrese a la base
de datos.
Otro factor que puede deducirse que afecta tanto al bibliotecólogo como al usuario, son los
archivos repetidos. Estos generan confusión y no brindan exactitud sobre los datos del ítem,
al existir demasiadas versiones del mismo.
En cuanto a los colores del sistema y los niños de primaria, puede desprenderse de esta
respuesta que se consideran poco estimulantes o aburridos inclusive para los menores.
113
Gráfico 10. Herramientas para procesos técnicos utilizadas por los bibliotecólogos
2016.
En la figura 10 se puede apreciar que en las bibliotecas escolares la herramienta para

procesos técnicos más utilizada es el Sistema de Clasificación Decimal Dewey con un 46%,
el uso del catálogo público con un 23%, las Tablas de Notación Interna Cutter con un 15%,
en menor proporción los tesauros con un 8%, y ninguna herramienta con un 8%.
Para que las bibliotecas escolares puedan brindar información oportuna a la comunidad
educativa y apoyar el currículo de forma eficiente, es necesario que organicen el acervo
bibliográfico que poseen para que sea accesible a los usuarios. Este ordenamiento no es
arbitrario, se rige por normas y procesos estandarizados a nivel internacional.
Los procesos técnicos involucrados en el análisis documental de la

información son: la catalogación, la clasificación y el análisis de contenido.
Para normalizar estos procedimientos, las bibliotecas disponen de
herramientas que han sido creadas a tal fin, siendo las más importantes y
difundidas: las reglas de catalogación, los sistemas de clasificación, las listas
de encabezamientos de materia, los tesauros y normas ISO, entre otras
(González y Murillo, 2002, p. 5).
114
Los procesos técnicos, y la aplicación apropiada de las herramientas correspondientes para
los mismos, optimizan la utilización de los recursos que resguardan las bibliotecas.
Se puede inferir de los resultados anteriores que, al utilizar la mayoría de los

bibliotecólogos algún tipo de herramienta para los procesos técnicos, sus recursos se
encuentran administrados de forma que son accesibles al público, en contraposición de una
minoría que manifiesta que no las utiliza. Lo anterior estaría afectando la calidad de los
servicios que ofrece, ya que según Martínez (1989), “entre los procesos técnicos y los
servicios al público existe una estrecha relación, pues de la buena realización de los
primeros depende que se presten mejores servicios” (párr. 9).
Los procesos técnicos, junto con las herramientas para este propósito, son parte de la labor
inherente del bibliotecólogo en todo centro educativo, por lo que es vital de que se realice
de la manera más estandarizada posible. La interrogante sobre la cantidad de personal que
trabaja en los procesos técnicos utilizando Janium, recae en el bibliotecólogo o
bibliotecóloga. Las respuestas de las bibliotecas que sí lo implementan, citan a una única
persona responsable de este proceso, lo que refuerza que se infiera que la automatización
sea lenta al no depender de ayuda adicional.
En la consulta sobre cantidad de ítems ingresados, en cada unidad de información, son muy
variables las respuestas. Estos van desde los 90 hasta 1415 documentos incorporados con
éxito en la base de datos Janium. Según las respuestas aportadas, las bibliotecas que
implementaron este sistema desde el año 2014 habían ingresado, a la fecha de la consulta,
1415 documentos, las que lo hicieron en el año 2015, reportaron 815 ingresos menos, las
que no aportan fecha de implementación, entre 90 y 150.
Pese a la diferencia de tiempo, no podría considerarse como la única razón para la variación
en la cantidad de ítems ingresados, ya que puede deberse, inclusive, a incapacidades,
permisos, ausencias del trabajo o ejecución de funciones relacionadas con otras actividades
del centro educativo, por parte de los profesionales en bibliotecología.
115
Gráfico 11. Utilización de los manuales disponibles en la página del MEP
para implementar el software Janium para los bibliotecólogos
2016.
En la figura 11, un 33% de los bibliotecólogos encuestados considera que los manuales
disponibles en la página del MEP, sobre el uso del software Janium, siempre le resultan
útiles para resolver cualquier problema. Un porcentaje igual considera que a veces le
solucionan las dificultades. Para un 17%, casi siempre le son útiles. Otro 17% no los ha
utilizado.
En la página web del MEP: http://mep.janium.net/janium/MEP/capacitacion.html, se

pueden descargar los manuales del software Janium, que se detallan a continuación:
 Material Extra de Catalogación (Tablas de Notación Interna Cutter, Sistema

de Clasificación Decimal Dewey y Reglas de Catalogación Angloamericana,
2003).
 Módulo de Catalogación.
 Módulo de Circulación.
 Opac.
116
 Janium Equipos Periféricos.
 Temario General de la Capacitación.
Puede desprenderse de estos resultados que tal vez se requiere detallar más los manuales
del sistema Janium, para que todas las dudas de los bibliotecólogos puedan ser evacuadas
mediante una lectura de estos. Puede deducirse de igual manera, que si hay bibliotecólogos
que usan otro software, puede ser porque las especificaciones de los manuales de Janium no
están lo bastante claras para ellos, por lo que se opta por otra opción para automatizar la
biblioteca escolar, o en caso de tener otro sistema, mantener ese en vez de cambiarlo.
117
Gráfico 12. Formas de solventar los problemas que se le presentan al implementar el
software de Janium por parte de los bibliotecólogos del Circuito 05 de la Dirección
Regional San José Norte
2016.
Un 43% de los bibliotecólogos encuestados, al tener problemas con el software Janium, los
resuelven consultando los manuales disponibles en la página del MEP, y otro porcentaje
idéntico con el administrador de este, el cual tiene un tiempo variable de respuesta: puede
ser inmediatamente, o de uno a tres días para aclarar dudas. Un 14% no utiliza ninguna de
las dos opciones de consulta, ni a los manuales, ni al administrador.
Se puede inferir de las respuestas que sí hay presencia de problemas al implementar el

software y que el sistema no está exento de estos. Los profesionales en bibliotecología
deben acudir a dos formas básicas de resolverlos: manuales o administrador.
La consulta a los manuales puede ser efectiva, si se logra entender y ejecutar con exactitud
las especificaciones que indique. De lo contrario, se deduce que el bibliotecólogo realizará
doble esfuerzo, porque si no le queda claro lo que busca en el manual, deberá consultar al
administrador.
La espera por una solución de parte de este último evidencia que no hay un parámetro de
tiempo definido para contestar, lo que eventualmente estancaría al bibliotecólogo en su
118
labor en caso de necesitar una respuesta inmediata. Puede interpretarse que la figura del
administrador conlleva a que los procesos sean más lentos, por requerir que aclare dudas,
habilite módulos o realice modificaciones, entre otros.
119
Gráfico 13. Problemas en la implementación del software Janium según los
bibliotecólogos del Circuito 05 de la Dirección Regional San José Norte
2016.
Hay variedad en la problemática para implementar el software Janium en las bibliotecas

escolares. Las fichas son las que ocupan el primer lugar en generar dificultades con un
35%. En esta opción se incluye la importación, exportación y duplicidad de estas en la base
de datos. La conexión a Internet sigue en segundo lugar con un 23%. Con igual porcentaje,
de un 6%, están las instrucciones poco claras de los manuales, poco tiempo de la
capacitación y conocimiento de las herramientas de catalogación, la carga de registros y la
no utilización del software.
Las respuestas anteriores refuerzan otros resultados aportados anteriormente, donde se

infiere que la duplicidad genera confusión en los usuarios que no logran determinar si la
información consignada refiere al libro que realmente necesitan.
La duplicidad de fichas puede interpretarse como la dificultad para registrar la información

de un ítem en la biblioteca. A los bibliotecólogos les puede generar pérdida de tiempo, al
tener que revisar varios archivos para seleccionar el correcto entre varios iguales o
similares que finalmente requiera utilizar. De los problemas para importar y exportar las
fichas, puede deducirse que tal vez el tipo de software utilizado con anterioridad dificulta
la migración de datos, lo que complica el uso óptimo del catálogo en línea.
120
La conexión a internet puede interpretarse por falta de equipo idóneo en la biblioteca o una
red débil en la institución. El poco tiempo de la capacitación puede deducirse que no
permitió practicar ni evacuar suficientes dudas en los diferentes módulos. La falta de
conocimiento de herramientas de procesos técnicos puede sugerir que el bibliotecólogo
requiere cursos de actualización en dicha área, tal vez antes de la implementación de
Janium, no realizaban procesos técnicos o utilizaban herramientas muy desactualizadas.
La carga de registros en el sistema puede deberse a la velocidad del internet que posea la
institución donde se encuentra la biblioteca, lo que lo hace lento. El módulo de usuarios
puede deberse a que la institución no utiliza el sistema PIAD, o el ingreso de los datos de
los estudiantes en este se encuentra en proceso, la carga de información de los datos de los
usuarios al sistema se hace más lenta, porque debe hacerla el bibliotecólogo uno por uno.
Las opiniones aportadas por los bibliotecólogos reflejan que se requieren acciones para
corregir los problemas detectados para potenciar el uso óptimo del software.
121
Gráfico 14. Utilización de códigos de barras del software Janium en las bibliotecas
escolares del Circuito 05 Dirección Regional San José Norte
2016.
Un 86% de los bibliotecólogos no utiliza los códigos de barras del software Janium. Un
porcentaje de 14% sí lo utiliza en su unidad de información. Las razones que brindan son:
 No se tiene para imprimir (no especifica si es impresora, tinta o si es

etiqueta).
 No se han adquirido las etiquetas autoadheribles que se indican en los

manuales.
 Porque ayuda a agilizar el proceso de préstamo de materiales a los usuarios.
 No sabe hacerlo. Lo hace manual.
 No se está implementando aún.
 Se utiliza Siabuc 8.
Otra consulta en el cuestionario fue la utilización de las etiquetas del software Janium. En
su totalidad, los bibliotecólogos encuestados no hacen uso de esta herramienta. Las razones
que brindan son las siguientes:
122
 No se tiene para imprimir (no especifica si es impresora o si es etiqueta).
 No se han adquirido las etiquetas autoadheribles que se indican en los

manuales.
 No se ha llegado a ese proceso.
 Requiere el usuario para iniciar con la catalogación.
 Se utiliza Siabuc 8.
De las razones que se aportaron, se puede deducir lo siguiente:
Las instituciones a las que pertenecen las bibliotecas no cuentan con presupuesto para la
compra de etiquetas autoadheribles, con el equipo idóneo para este proceso (tinta,
impresoras, computadora o internet) o el bibliotecólogo no ha realizado la gestión ni la
cotización para que se pueda realizar la compra de dicho producto.
Las bibliotecas que no han llegado a ese proceso, se puede interpretar que se encuentran en
la etapa de ingreso de la información. Las que manifiestan que requieren el usuario para
iniciar con la catalogación, permiten deducir esto como una pérdida de la contraseña para
acceder al módulo de catalogación, ya que la totalidad de los bibliotecólogos respondieron
que tenían contraseña para ingresar a algún módulo.
123
Gráfico 15. Ventajas y desventajas del software Janium, según los bibliotecólogos del
Circuito 05 Dirección Regional San José Norte
2016.
Un 70% de los bibliotecólogos le encuentran ventajas al software Janium, mientras un

porcentaje de un 30% manifiesta encontrarle desventajas a este sistema. Las ventajas
mencionadas son las siguientes:
 Fácil manejo.
 Se unifica la información de las bibliotecas escolares en una sola base de datos.
 Agilidad para el préstamo de materiales y la consulta por parte de los usuarios.
 Mejor que otro software, se cita a Micro Isis.
 La información queda en la nube.
 Acceso al catálogo de la UCR y posibilidad para solicitar libros por convenio con la
UCR. Es un instrumento esencial en la Biblioteca tanto para el personal como para el
personal docente.
 Descarga de material, lo cual es novedoso y útil académicamente.
 Las bibliotecas escolares pueden automatizar su colección.
 Se actualizan las bibliotecas.
124
 Se puede realizar un inventario de material bibliográfico.
 Se estandarizan los procesos técnicos.
 Facilidad para el préstamo interbibliotecario.
Este resultado puede interpretarse más a favor de la gestión realizada por el DDIE, al lograr
que el MEP adquiriera un software funcional para ser implementado por las bibliotecas
escolares. Son más los aspectos positivos que los negativos, según la opinión de los
bibliotecólogos. Las ventajas que sobresalen son la actualización de las bibliotecas
escolares al automatizar su colección, el fácil manejo, la unificación de la información en
una sola base de datos, la agilización del préstamo de materiales y consultas, la información
queda disponible en la nube, posibilidad de descargar materiales, de realizar un inventario
de material bibliográfico, la estandarización de los procesos técnicos, facilidad para el
préstamo interbibliotecario, y superioridad sobre otros software (se cita a Micro Isis).
Un 30% de los bibliotecólogos, que sí le encuentran desventajas al software Janium, tienen

opiniones variadas en cuanto a esto, como son las siguientes:
 Fichas mal confeccionadas por escaso manejo de herramientas de procesos técnicos

(RCCA2, tesauros, Dewey) por parte de algunos bibliotecólogos, o personal no
calificado para esto, lo que ocasiona muchos accesos erróneos.
 Duplicidad de fichas.
 Se depende de una persona para resolver dudas (administrador de Janium).
 No permite verificar los morosos ni hacer cambios de perfil en los usuarios.
 No tiene habilitado el inventario.
 Se debe tener buen acceso a Internet.
 Los usuarios deberán disponer de equipo en la biblioteca para consultar en el

sistema la información requerida.
125
 El acceso al sistema no es fácil desde la página del MEP.
De las desventajas citadas por los bibliotecólogos, como es el caso de las fichas mal
confeccionadas o escaso manejo de herramientas de procesos técnicos, puede interpretarse
que el bibliotecólogo requiere de cursos de actualización en dicha área, tal vez antes de la
implementación de Janium no realizaban procesos técnicos o utilizaban herramientas muy
desactualizadas.
Adicional a esto, otra desventaja es que hayan sido docentes con recargo de biblioteca o
sujetos sin conocimientos en bibliotecología, de otras unidades de información, quienes
realizaron el ingreso inadecuado y erróneo de datos. En cuanto a la duplicidad de fichas, se
podría deducir que, a falta de un sistema centralizado, todas las unidades de información
han repetido los ítems y no han optado por utilizar los existentes debido a errores de
confección en los mismos, lo que ocasiona que exista una duplicidad de datos.
Al depender de una persona para resolver dudas (administrador de Janium), se deduce que
al ser tanta la cantidad de bibliotecas escolares a nivel nacional para ser atendidas por una
sola persona, esto retarda los procesos o la resolución de consultas al no poder aclarar las
dudas de forma automática. No se permite verificar los morosos ni hacer cambios de perfil
en los usuarios, ni se tiene habilitado el inventario, tal vez debido a que los bibliotecólogos
no tienen acceso a todos los módulos.
Se debe tener buen acceso a Internet y equipo idóneo. Se puede interpretar que las
instituciones a las que pertenece la biblioteca escolar no cuentan con presupuesto para la
compra del equipo apropiado o la instalación de una red óptima de internet, por lo que la
implementación del software Janium se dificulta. Adicionalmente, el acceso al sistema no
es fácil desde la página del MEP, lo que puede deberse a la existencia de cierta cantidad de
links para llegar a la interfaz final.
126
Gráfico 16. Labores en que se utiliza el software Janium, según los bibliotecólogos del
Circuito 05 Dirección Regional San José Norte
2016.
La labor en que se utiliza más el software Janium es la catalogación, con un 30%. La

clasificación es la segunda labor más utilizada, tiene un 23%. En igual proporción de un
8% se utiliza para reportes, control de préstamo de material, etiquetas con código de barras
y confección de carné.
Se deduce de las respuestas que al necesitar toda biblioteca un catálogo donde almacenar su
acervo bibliográfico, el módulo de catalogación es el más empleado en primera instancia
por favorecer la posibilidad de localizar información para los usuarios.
127
4.5 Análisis de la variable: Impacto en los servicios ofrecidos en las bibliotecas.
Gráfico 17. Servicios que recibieron un impacto con la implementación del software
Janium en las bibliotecas escolares del Circuito 05 Dirección Regional San José Norte
2016.
Las bibliotecas escolares del estudio respondieron a la interrogante sobre los servicios que
brindan, que en su totalidad ofrecen los servicios de préstamo en diferentes modalidades:
domicilio, sala, aula de juegos, de fotocopiado, artículos de oficina, así como sala de
estudio grupal o individual y la inducción de usuarios. Otros servicios que ofrece una gran
mayoría son la mapoteca, internet, orientación en el uso de la biblioteca y diversas fuentes
de información y sala de audiovisuales. En mediana proporción, la promoción a la lectura,
hemeroteca y escaneo de documentos. En menor cantidad se ofrecen los servicios de
archivo vertical, videoteca, impresiones y elaboración o renovación de los carné
estudiantiles. A partir de esta consulta, se interroga en cuáles hubo cambios con la
implementación del software en estudio.
Las bibliotecas escolares no han presentado un impacto en todos los servicios que brindan.
El préstamo en diferentes modalidades sí ha tenido un impacto significativo con la
implementación del software Janium, con un 39%. Esto puede deberse a que, al realizarse
128
el préstamo de forma automatizada, es más fácil y rápido, por lo que es más notable el
impacto, ante la posible no utilización de la boleta de préstamo.
Además de lo anterior, le sigue el acceso a Internet con un 13%. En igual proporción, de un

9%, la mapoteca, hemeroteca y búsquedas de información. Esto gracias a que al utilizarse
catálogo automatizado, las consultas y búsquedas de información implican un mayor uso
del internet, y las respuestas se obtienen de forma más rápida y precisa. El préstamo de
forma automatizada involucra no solamente libros, sino mapas, revistas y videos, o la
descarga de estos últimos.
De lo anterior se puede concluir que si el proceso de catalogación y préstamo, al ser

automatizado, facilita la labor de las bibliotecas escolares, estas pueden beneficiar a sus
usuarios con más tiempo para otros servicios, como la promoción de la lectura y escritura
creativa, talleres, capacitaciones, o inclusive la creación de nuevos servicios, más
relacionados con las tecnologías actuales.
En menor proporción, de un 4%, se encuentra la inducción de usuarios, el uso de sala de

audiovisuales y la opción de otro, que manifiesta no brindar servicios aún con Janium, por
encontrarse introduciendo datos al sistema. Al implementarse el software puede deducirse
que, en la inducción a los usuarios, debe enseñarse su correcta utilización para un mayor
aprovechamiento de los recursos disponibles en la biblioteca. El uso de la sala de
audiovisuales puede considerarse dentro de uno de los préstamos de las instalaciones de la
biblioteca para fines didácticos, el cual queda registrado en el sistema.
El archivo vertical, las impresiones, el escaneo, la orientación en el uso de la biblioteca,

promoción a la lectura y elaboración de carnet estudiantiles tienen un 0%.
Los bibliotecólogos detallan los siguientes cambios en los servicios:
 El ingreso de registros.
 Al realizar los procesos técnicos en Janium, se cuenta con una base de datos
fidedigna para guardar la información y se puede consultar desde cualquier lugar.
 El sistema permite agilizar el proceso de préstamo de materiales, con el

código de barras el préstamo se hace en un minuto.
129
 Antes no había catálogo digital y ahora sí.
130
Gráfico 18. Opinión de los profesionales en bibliotecología sobre la percepción que
tienen los usuarios de su biblioteca con la implementación del software Janium
2016.
Los usuarios de los centros educativos pueden dividirse en las siguientes categorías:
estudiantes (de niveles desde preescolar, primaria, secundaria), personal docente y
administrativo, padres de familia y particulares. Según la opinión de los bibliotecólogos, en
una proporción similar de un 50%, los usuarios no han percibido cambios en los servicios,
y otro 50% sí los ha notado en las diferentes bibliotecas escolares. Esto puede interpretarse
a raíz de que hay bibliotecas que sí están implementando el módulo de circulación y en
otras no.
En el caso del 50% que sí han percibido cambios, puede deberse a que los usuarios
perciben que el préstamo es más veloz por ser automatizado, con la probabilidad de que
hayan recibido una inducción para utilizar el catálogo público en línea. En el caso del 50%
que no ha percibido cambios, puede deberse a que la biblioteca se encuentra en la etapa de
ingreso de datos en el software Janium, por lo que para el usuario es imposible de notar, ya
que el préstamo y la consulta siguen siendo iguales.
131
CAPÍTULO V
Conclusiones y Recomendaciones
132
En este capítulo se hacen las conclusiones obtenidas en la investigación, con base en los
objetivos propuestos, la interpretación y el análisis de los resultados. Posteriormente de
mostrar las conclusiones, se detallan las recomendaciones para contribuir a la
implementación de soluciones al problema planteado.
5.1 Conclusiones
5.1.1 Conclusiones en relación con el objetivo 1
 Los datos recopilados indican que los bibliotecólogos manifiestan, en su totalidad,

haber asistido a la capacitación y recibido una contraseña para acceder a algún módulo del
software Janium.
 Las capacitaciones que se brindaron a los bibliotecólogos del circuito en estudio se

dieron entre los años 2013 y 2015 con una duración de dos días para todos, lo que cumple
con los plazos meta establecidos por el MEP.
 El material suministrado en las capacitaciones se dio en formato digital, por lo que los
bibliotecólogos cuentan con material de apoyo sobre el software para consultar en cualquier
momento.
 La capacitación recibida en los módulos del software Janium se considera insuficiente,

según la apreciación de los bibliotecólogos, quienes argumentan falta de tiempo, práctica,
módulos amplios y explicación básica del software.
 Los módulos del software Janium, que se han implementado mayoritariamente por los
bibliotecólogos de las bibliotecas estudio, son: catalogación, circulación y catálogo público.
133
 Dado que el módulo de catalogación es al que más acceso tienen las bibliotecas
escolares participantes, estas se encuentran en capacidad de compartir en la base de datos el
acervo bibliográfico que resguardan.
 El aporte de cada una de las bibliotecas a la base de datos es variable, van desde los 90
hasta 1415 documentos incorporados con éxito, según los datos suministrados por los
bibliotecólogos.
 No todas las bibliotecas escolares en estudio han implementado los módulos de Janium
después de haber recibido la capacitación, pese a que todas manifiestan que sí poseen
contraseña para accesar a ellos.
 Una minoría manifiesta no utilizar ningún módulo de Janium en sus labores

bibliotecológicas, y justifican su decisión en la no comprensión de los manuales, utilización
de otro software y funciones institucionales que le demandan mucho tiempo.
 Los bibliotecólogos consideran que el software Janium debe mejorarse, por ejemplo en
la posibilidad de hacer modificaciones sin que medie el administrador, la eliminación de
archivos repetidos, que sea más rápido para almacenar las fichas y uso de otros colores para
los niños. Aunque esto último sea una sugerencia de los profesionales, en este aspecto se
aclara que los colores utilizados en Janium obedecen a lo estipulado en el Manual de
Marcas del MEP, y no pueden cambiarse.
 Los bibliotecólogos manifiestan utilizar las siguientes herramientas para los procesos
técnicos: Sistema de Clasificación Decimal Dewey, catálogo público, Tablas de Notación
Interna Cutter y tesauros.
 En las bibliotecas escolares en estudio, la cantidad de tiempo invertido para trabajar en

el software es variable, entre una o tres horas hasta un máximo de cinco por semana.
 Los bibliotecólogos informan que los manuales de Janium disponibles en la página del
MEP son útiles en alguna proporción.
 Los bibliotecólogos indican una variedad de problemas para implementar el software

Janium en las bibliotecas escolares, principalmente problemas con las fichas, la conexión a
internet, la carga de información de los datos de los usuarios al sistema si su institución no
134
cuenta con PIAD (Programa de Informatización para el Alto Desempeño, del MEP, que
provee herramientas digitales, para la recolección y almacenamiento de datos para los
sectores de educación: preescolar, primaria, secundaria, gestión curricular y gestión
administrativa).
 Según la opinión de los bibliotecólogos, el usar Janium representa algunas ventajas

como la actualización de las bibliotecas escolares al automatizar su colección, unificación
de la información en una sola base de datos, la agilización del préstamo de materiales y
consultas, la información queda disponible en la nube, posibilidad de descargar materiales,
de realizar un inventario de material bibliográfico, la estandarización de los procesos
técnicos, facilidad para el préstamo interbibliotecario y superioridad sobre otros software
(Micro Isis).
 Se consideran algunas desventajas del Janium citadas por los bibliotecólogos, como las
fichas mal confeccionadas o duplicadas, escaso manejo de herramientas de procesos
técnicos, falta de un sistema centralizado que elimine los ítems repetidos, un solo
administrador de Janium para resolución de consultas de bibliotecas escolares a nivel
nacional, no se pueden verificar los morosos ni hacer cambios de perfil en los usuarios.
Además, se debe tener una conexión y equipo apropiado, y el acceso al sistema no es fácil
desde la página del MEP por el exceso de links para llegar a la interfaz final, etc.
 De acuerdo con los bibliotecólogos, la implementación de Janium no ha presentado un

impacto en todos los servicios que se brindan en las bibliotecas escolares. Sobresalen de
estos servicios el de préstamo y el catálogo de forma automatizada. El primero, al
brindarse de forma más fácil y rápida, en vez de la utilización de la boleta de préstamo, es
más notable el impacto. La consulta del catálogo automatizado para búsquedas de
información mediante el uso de Internet posibilita encontrar documentación relevante por
autor, título, materia, además de su estado (si está disponible, en préstamo, perdido, etc.), su
ubicación (si es material de referencia, general u otra clasificación). Facilita una búsqueda
exhaustiva y con acceso desde cualquier lugar, no solo al catálogo de la propia biblioteca,
135
sino a todas las que estén utilizando el software. Así se enriquece el fondo documental de
una misma base de datos para todas las bibliotecas escolares, al servicio de la comunidad
estudiantil.
 En las bibliotecas escolares labora en su mayoría un solo profesional en bibliotecología

en el que recaen todas las tareas propias de su oficio.
 Según los datos suministrados, todas las bibliotecas escolares brindan entre otros los
siguientes servicios: préstamo, devolución, fotocopiado, juegos, búsquedas de información,
sala de estudio, inducción de usuarios, mapoteca, Internet, promoción a la lectura,
hemeroteca y escaneo de documentos, etc.
 Un 50% de los usuarios no han percibido cambios en los servicios de la biblioteca y

otro 50% sí ha notado cambios en las diferentes bibliotecas escolares.
136
5.2 Recomendaciones
A continuación se presenta una serie de recomendaciones, sustentadas en las conclusiones

obtenidas en la investigación:
5.2.1 Recomendaciones en relación con el objetivo 1
Para la DRTE:
 Realizar una evaluación por cada dirección regional para determinar qué deficiencias
consideran los bibliotecólogos que tienen los manuales, para proceder a mejorarlos.
Para el Administrador de Janium:
 Habilitar mayor cantidad canales de comunicación entre los bibliotecólogos escolares y

los funcionarios responsables de capacitar en el software Janium (vía telefónica, chat,
correo electrónico, visitas).
 Se sugiere cursos de refrescamiento para los bibliotecólogos del circuito en la utilización

de los módulos de Janium.
 Revisar y aumentar las explicaciones que faciliten la comprensión de Janium en los

manuales disponibles en la página web.
Para BEYCRA y el DDIE:
 Gestionar ante las autoridades competentes del MEP la posibilidad de capacitar más
personal para que brinde soporte a los bibliotecólogos escolares en la resolución de
problemas, y que no sea solamente el administrador de Janium para las 810 bibliotecas
escolares a nivel nacional.
 Preferiblemente que el personal que brinde soporte a los bibliotecólogos escolares no

pertenezca a una plaza interina, lo que ocasiona inestabilidad en dicho servicio.
137
Para BEYCRA:
 Establecer alianzas entre las universidades que imparten la carrera de bibliotecología

para ofrecer cursos de actualización, en lo concerniente a procesos técnicos, a los
bibliotecólogos escolares.
 Incorporar capacitaciones en el plan anual de trabajo, en lo concerniente a procesos

técnicos como una prioridad, y que se haga con regularidad y constancia.
Para la DRTE:
 Establecer a nivel nacional, como política de las bibliotecas escolares, la utilización

únicamente del software Janium para las labores bibliotecológicas, debido a la inversión del
MEP en la adquisición de este.
 Habilitar el apartado para que los bibliotecólogos puedan verificar los usuarios morosos
de su institución y el módulo de inventario.
 Establecer la posibilidad en el sistema para hacer cambios de perfil en los usuarios por
parte de los bibliotecólogos en sus propias instituciones.
 Establecer la posibilidad de acortar la ruta para el acceso al sistema desde la página del
MEP.
Para BEYCRA:
 En las reuniones organizadas por BEYCRA con los bibliotecólogos de las diferentes
direcciones regionales, entregar de manera oficial el documento que establece las funciones
que le corresponde ejecutar a los bibliotecólogos en los centros educativos, para que sea
138
entregado con firma de recibido al superior inmediato.
 Establecer equipos de profesionales en bibliotecología dentro de los bibliotecólogos

escolares que ya fueron capacitados en Janium, para que contribuyan con la redacción de
políticas internas para los procesos técnicos en todas las bibliotecas educativas.
 Establecer, por las vías legales que corresponda, que las políticas internas para los
procesos técnicos en todas las bibliotecas escolares sean de acatamiento obligatorio, y
comunicar posteriormente a todos los profesionales del área, por escrito, acerca de las
mismas.
 Recurrir ante las autoridades competentes que correspondan, y con las justificaciones
pertinentes, para eliminar los recargos de bibliotecas a docentes y sujetos que carezcan de
conocimientos en bibliotecología, para evitar que el trabajo en el software Janium esté
saturado con fichas mal confeccionadas. Solicitar que estos puestos sean únicamente para
bibliotecólogos.
Para bibliotecólogos escolares:
 La compra de equipo de cómputo, la adquisición de las etiquetas autoadheribles y

mejorar la velocidad de la red de Internet, son gestiones en las que debe insistir el
bibliotecólogo escolar ante su Junta de Educación correspondiente.
 Solicitar al BEYCRA, por parte de cada profesional, la transformación de su unidad de

información en CRA para que le sean girados los recursos correspondientes.
 Establecer un tiempo más constante dentro de su horario de trabajo para los procesos
técnicos.
 Darle mayor énfasis a la inducción de estudiantes en el uso del catálogo público, así
como otros servicios. Es importante en cada proceso de inducción involucrar personal
docente, director y organismos de apoyo como la Junta de Educación y el Patronato
139
Escolar, para reforzar el sentido de utilidad de la labor bibliotecológica.
 Confeccionar varios manuales en línea y videos para que los usuarios de los centros
educativos (estudiantes, docentes, administrativos y particulares) puedan accesar a Janium,
adecuados a las edades de estos. Se podría diseñar un manual por ciclo, en el caso de los
estudiantes, con información concisa, clara y suficientes imágenes que ilustren el proceso
de consulta y búsqueda en la base de datos.
140
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México: UNAM.
145
Anexos
146
Anexo 1. Estudio comparativo de mercado de software para bibliotecas
GENERALIDADES
Nombre Siabuc 8 * Janium Aleph Koha

País de origen México México España Nueva Zelanda
Representación en no si No No
Costa Rica.
Creador Universidad de Janiun Universitaria de Katipo
Colima Tecnoloy Salamanca Comuication
Ltd, Liblime,
By Water
solutions y PTF
Licencia Institucional Licencia de uso Exlibris GNU GPL
staf y web
Documentación si si Si si
Arquitectura cliente - Arquitectura de Catálogo (OPAC) Arquitectura
servidor aplicación flexible basada
basada en web en web
de tres capas.
Actualización si si Si si
Linux No se encontró si Si si
antecedentes
Unix No se encontró si Si si
antecedentes
Bases de datos relacionales relacionales (RDBMS) MySQL
(RDBMS) de
distintos
proveedores :
postgreSQL,
SQLserver de
Microsoft,
Oracle, Sybase.
Sistema Operativo Windows XP Windows XP, Base de datos Oracle ®, Multiplataforma
Professional, Windows Aleph se ejecuta en una Windows,
Windows 2000, NT/2000, Mac amplia gama de sistemas linux,Unix
Windows Vista OS X, operativos. El empleo de
Home Basic o FreeBSD, todo el sistema de la
superior. Linux, Solaris y tecnología XML,
Unix
Catalogación si si Si Si
Administrador si si Si Si
Gestión de autoridades si si Si Si
Circulación si si Si Si
Publicaciones si si Si si
periódicas
CARACTERÍSTICAS FUNCIONALES
Estadísticas si si Si no
Módulo de seguridad si si Si si
y control de acceso
Inventario si si Si no
147
GESTIÓN DE ESTÁNDARES
ISO 2709 si si Si si
Cliente Z39.50 si si Si si
MARC 21 si si Si si
MARCXML si Si si
Standar (s)SRU,XML si Si si
EXPERIENCIAS DE USO A NIVEL NACIONAL
Biblioteca Escuela de Instituto Tecnológico de No se encontró

Asamblea Bibliotecología Costa Rica antecedentes
Legislativa, y Ciencias de la
utiliza versión Información
8. UCR.
Sistema
Nacional de
Bibliotecas:
sector
Gobierno-
Biblioteca
Nacional
Instituto
Nacional de
Aprendizaje.
Biblioteca
Central.
Fuente: DDIE, 2011a, p.5-7.
148
Anexo 2. Inversión que realizó el Ministerio de Educación Pública en cada etapa
Primera etapa (2013-2014)

Descripción Cantidad Importe unitario Importe total
Colones Colones
Licencias staff 85 ¢ 250.000,00 ¢ 21.250.000,00
Licencias OPAC 60 ¢ 250.000,00 ¢ 15.000.000,00
Pago anual de administración y 1 ¢ 3.400.000,00 ¢ 3.400.000,00
hospedaje en JaniumNet con 1200 gb
de espacio para almacenamiento
Mantenimiento y soporte técnico de 1 1 ¢ 12.750.000,00 ¢ 12.750.000,00
a 270 bibliotecas. Incluye carga y
migración de hasta 25 bases de datos
bibliográficos y parametrización de
Servicios
Curso de capacitación para 10 27 ¢ 500.000,00 ¢ 13.500.000,00
personas en el uso del sistema
Janium, que se efectuarán durante dos
días hábiles, cada uno, en las
instalaciones del cliente.
TOTAL ¢ 65.900.000,00
Segunda etapa (2014-2015)

Colones Colones
hospedaje en JaniumNet con 1200 gb
de espacio para almacenamiento
Terabytes de espacio para 5 ¢ 250.000,00 ¢ 1.250.000,00
almacenamiento adicional en
servidores dedicados
Mantenimiento y soporte técnico de 1 1 ¢ 22.312.500,00 ¢ 22.312.500,00
a 500 bibliotecas. Incluye carga y
migración de hasta 25 bases de datos
bibliográficos y parametrización de
Servicios.
Janium, que se efectuarán durante
dos días hábiles, cada uno, en las
TOTAL ¢ 40.462.500,00
149
Tercera etapa (2015-2016)
Colones Colones
hospedaje en JaniumNet con 1200
gb de espacio para almacenamiento
Terabytes de espacio para 5 ¢ 250.000,00 ¢ 1.250.000,00
almacenamiento adicional en
servidores dedicados
Mantenimiento y soporte técnico de 1 ¢ 26.000.000,00 ¢ 26.000.000,00
1 a 1000 bibliotecas

Janium, que se efectuarán durante
dos días hábiles, cada uno, en las
Total ¢ 44.150.000,00
Inversión total estimada para el
proyecto ¢ 150.512.500,00
Fuente: DDIE, 2013a, p.8-9.
150
Anexo 3. Módulo del Software Janium: Catálogo Público (OPAC)
151
Anexo 4. Módulo del Software Janium: Catalogación
152
Anexo 5. Módulo del Software Janium: Circulación
153
Anexo 6. Carta del filólogo
154
Apéndices
155
Apéndice 1. Cuestionario para bibliotecólogos y bibliotecólogas, sobre la
implementación del software Janium en las bibliotecas escolares del MEP en el
Circuito 05 de la Dirección Regional San José Norte
UNIVERSIDAD ESTATAL A DISTANCIA

El presente cuestionario tiene como objetivo obtener información para documentar la tesis
de Licenciatura en Bibliotecología, Bibliotecas Escolares y Centros de Recursos para el
Aprendizaje, sobre la implementación del Software Janium en bibliotecas escolares del
MEP.
La información proporcionada tendrá uso académico para el logro de los objetivos que se
planteen.
Los resultados serán base para la elaboración de posibles recomendaciones.
Muchas gracias por su colaboración.
1. Grado académico en el área de bibliotecología
Diplomado____
Bachiller____
Licenciatura___
Maestría____
Doctorado___
2. La modalidad de la institución donde está la biblioteca escolar es:
I y II ciclo ______
III ciclo y educación diversificada______
Experimental______
Bilingüe______
Técnico profesional ______
3. Cantidad de personal que labora en la biblioteca
1___
2____
Otro____
4. ¿Recibió la capacitación en el software Janium para bibliotecas escolares?

Si___
No____
5. Año en que recibió la capacitación___________________

156
6. ¿Recibió la contraseña para accesar los distintos módulos del software Janium para bi-
bliotecas escolares, tiempo después de la capacitación?
Si__
No____
7. ¿De cuáles módulos tiene contraseña?

_______________________________________
8. La capacitación recibida fue de:

Un día____
Dos días ____
Tres días ____
9. En la capacitación recibida se le explicó ampliamente cada módulo del Janium:
Catalogación____
Circulación _____
Catálogo público (OPAC) _____
Otros (especifique)_____
10. ¿Considera que lo ofrecido en la capacitación es suficiente para el manejo del softwa-
re?
Si___
No___
11. ¿Por qué?

_________________________________________________________________________
12. En la capacitación se le ofreció material complementario:
Impreso____
Digital____
13. ¿Su biblioteca escolar utiliza el software Janium luego de recibir la capacitación?
Si___
No____
14. Si su respuesta anterior fue NO, seleccione los motivos por los cuales no puede imple-
mentar el software Janium (puede seleccionar varias opciones):
La biblioteca no tiene computadora_____

La biblioteca no cuenta con acceso a internet______
La velocidad del internet que tiene la biblioteca es muy lenta______
En la institución donde labore tengo a cargo funciones que me demandan tiempo lo que
impide implementar el software ___________
157
Preferencia por el software que tiene la biblioteca en vez de Janium______
No hay claridad el funcionamiento de los módulos después de la capacitación______
No existe una directriz que obligue a implementar el software Janium______
Otro: ________________________________________________
15. ¿Cuáles módulos del software Janium utiliza actualmente en sus labores bibliotecoló-
gicas?
Catalogación____
Circulación _____
Otros (especifique)_____
Ninguno_____
16. ¿Qué aspectos considera que deben mejorarse de los módulos que usted utiliza?
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
17. ¿Cuáles herramientas utiliza para los procesos técnicos en el software Janium? (puede
seleccionar varias opciones):
Sistema de Clasificación DEWEY____

RCAA2 _____
Cutter__________
Otros (especifique)______
Ninguno_____
18. Al implementar el software Janium en su biblioteca escolar, ¿le fueron de utilidad los
manuales disponibles en la página del MEP para aclarar sus dudas?
Siempre____
Casi Siempre____
A veces _____
Nunca____
19. Cuando tiene problemas para utilizar cualquier módulo, lo resuelve de la siguiente
forma (puede seleccionar varias opciones):
Consulta los manuales disponibles en la página del MEP____

Consulta a colegas bibliotecólogos que tengan más experiencia en el uso del sistema______
Consulta al administrador de Janium _____
20. Si su respuesta anterior fue consultar al administrador de Janium, indique en cuántos

días le han resuelto la consulta______
21. Indique cuáles son los problemas que se le han presentado para utilizar cualquier
módulo del software Janium (puede seleccionar varias opciones):
158
Conexión a Internet____
Configuración del sistema______
Las respuestas a las consultas al administrador de Janium, demoran mucho tiempo_____
Poco tiempo de la capacitación, por lo que tiene muchas dudas____
Poco conocimiento de formato MARC21, RCAA2, Dewey, tesauros y otras herramientas
de catalogación______
Instrucciones poco claras en los manuales_____
Poca experiencia en el uso de computadoras e internet______
No tiene problemas para utilizar los módulos ____
Software Janium poco amigable______
Etiquetas______
Exportación de fichas____
Importación de fichas_____
Duplicidad de fichas_____
Carga de los registros en el sistema______
Módulo de usuarios. Sistema PIAD
Otros:_______________________
22. Tiempo horas dedicadas al trabajo utilizando el software Janium: ____________
23. Personas que trabajan en la biblioteca escolar en los procesos técnicos utilizando Ja-
nium: __________
24. Fecha de inicio de la implementación del software Janium en su biblioteca escolar:

_____________
25. Cantidad de ítems ingresados en Janium de su biblioteca escolar:____________

26. ¿Utiliza las Etiquetas de libros del software Janium?
Si____
No___
27. ¿Por qué?

_________________________________________________________
28. ¿Utiliza los Códigos de barras en los libros del software Janium ?
Si___
No___
29. ¿Por qué?

_________________________________________________________
30. Indique, según su criterio profesional, cuáles ventajas presentan los módulos del soft-
ware Janium para las bibliotecas escolares del MEP:
_________________________________________________________________________
159
31. Indique según su criterio profesional cuáles desventajas presentan los módulos del
software Janium para las bibliotecas escolares del MEP:
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
32. Indique cuáles de los siguientes servicios se imparten en su biblioteca escolar (puede
seleccionar varias opciones):
Préstamo a domicilio ____

Préstamo al aula____
Préstamo a sala____
Préstamo para fotocopiado____
Préstamo de artículos de oficina____
Préstamo de juegos____
Archivo vertical____
Búsquedas de información_____
Mapoteca____
Hemeroteca____
Videoteca_____
Internet_____
Impresión_____
Escaneo de documentos_____
Orientación en el uso de la biblioteca y diversas fuentes de información______
Sala de estudio grupal o individual______
Sala de audiovisuales_____
Promoción de la lectura____
Inducción de usuarios_____
Elaboración y renovación de los carné estudiantiles_____
Otros________
33. Indique cuáles de los siguientes servicios han tenido un impacto al implementar el
software Janium en su biblioteca escolar (puede seleccionar varias opciones):
Préstamo a domicilio ____

Préstamo al aula____
Préstamo a sala____
160
Préstamo para fotocopiado____
Préstamo de artículos de oficina____
Préstamo de juegos____
Archivo vertical____
Búsquedas de información_____
Mapoteca____
Hemeroteca____
Videoteca_____
Internet_____
Impresión
Escaneo de documentos_____
Orientación en el uso de la biblioteca y diversas fuentes de información______
Sala de estudio grupal o individual______
Sala de audiovisuales_____
Promoción de la lectura.____
Inducción de usuarios_____
Elaboración y renovación de los carné estudiantiles_____
Otros________
34. Labores en las que utiliza el software Janium:

Confección de carné____
Etiquetas de signatura topográfica_____
Etiquetas con código de barras_____
Impresión de ficha topográfica_____
Inventario____
Control de préstamo de material____
Catalogación____
Clasificación____
Reportes____
Otras________
161
35. Describa con detalle en qué han consistido los cambios que se han dado en los servi-
cios seleccionados en la pregunta anterior:
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
36. ¿Los usuarios de su biblioteca escolar han percibido cambios en los servicios luego de
la implementación del software Janium?
Si_____
No______
Gracias por su colaboración en esta etapa de documentación de la tesis de Licenciatura en

Bibliotecología, Bibliotecas Escolares y Centros de Recursos para el Aprendizaje, UNED.
162
Apéndice 2. Cuestionario sobre la implementación del software Janium en
el SINABI

MEP.
planteen.
Información general:
Puesto que desempeña:_____________________________________________

Años experiencia:__________
Instrucciones: anote la respuesta según se solicita
1 .Cantidad de bibliotecas que forman parte del SINABI.

________________________________________________________________________
2 . Año en que el SINABI inicia la automatización de sus labores bibliotecológicas.

_________________________________________________________________________
3. Nombre del software que se implementa por primera vez en SINABI.

_______________________________________________________________________
4. ¿Aparte del software mencionado en el punto anterior, SINABI utilizó algún otro antes
de Janium? SI O NO (Si la respuesta es afirmativa, anotar el o los nombres)
________________________________________________________________________
5. Describa ventajas y desventajas del software utilizado por SINABI antes de Janium.
______________________________________________________________________
6. Criterios que conllevaron al reemplazo del software anterior por Janium.

______________________________________________________________________
163
7. Para tomar la decisión de adquirir el software JANIUM, ¿SINABI se basó en experien-
cias de otras bibliotecas que lo utilizaron? SI o NO
______________________________________________________________________
8. Si la respuesta anterior fue SI, anote si dichas bibliotecas se encontraban en Costa Rica u
otros países de América Latina.
________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
9. ¿Qué tipo de bibliotecas eran? (especializadas, públicas, nacionales, etc.)?

_________________________________________________________________________
10. ¿Qué criterios tenían en común dichas bibliotecas con el SINABI para elegir la im-
plementación del software JANIUM?
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
11. Fecha en inicia la implementación de JANIUM en el SINABI

_______________________________________________________________________
12. Cuando se realiza la compra del software JANIUM, ¿cómo se lleva a cabo la capacita-
ción de los funcionarios del SINABI?
_________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
13. ¿Cuánto tiempo tardó la capacitación de todos los funcionarios del SINABI?
_________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
14. ¿De qué manera evalúa el SINABI la mejoría en el desarrollo de sus tareas bibliote-
cológicas?
_______________________________________________________________________
15. ¿Los bibliotecólogos del SINABI se encuentran satisfechos con la utilización de dicho
software? SI O NO (Si la respuesta es afirmativa, favor indicar cómo se evalúa dicha satis-
facción)
_________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
16. ¿De qué manera evalúa el SINABI el grado de satisfacción de los usuarios con el uso
de JANIUM?
_______________________________________________________________________
17. ¿Cómo realiza los procesos técnicos el SINABI?
_________________________________________________________________________
______________________________________________________________________
18. ¿Cada biblioteca que lo compone procesa sus materiales?

_________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
164
19. ¿Hay un centro catalográfico en el SINABI?
_________________________________________________________________________
20. ¿Qué le corresponde realizar a cada biblioteca pública con respecto al proceso cata-
lográfico? En cuanto a inconsistencias en las fichas, ¿quién las corrige? ¿cada biblioteca o
una sola entidad?
_________________________________________________________________________
______________________________________________________________________
21. ¿Qué ventajas y desventajas se han encontrado en el software Janium, por parte del
usuario?
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
22. ¿Qué ventajas y desventajas se han encontrado en el software Janium, por parte de los
bibliotecólogos del SINABI?
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
23. ¿Qué tipo de recomendaciones les brindó el SINABI al DDIE-MEP sobre la utiliza-
ción del software Janium, para las bibliotecas escolares?
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
24. ¿Considera usted que la elección del software Janium de parte del DDIE-MEP para el
trabajo de una biblioteca escolar es el más idóneo? (Considerando las diferencias entre los
tipos de biblioteca: nacional y escolar)
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________

165
Apéndice 3. Cuestionario sobre la implementación del software Janium en las
bibliotecas escolares del MEP- DDIE

MEP.
planteen.

1 .¿En qué año surge la iniciativa de automatizar las bibliotecas escolares mediante un soft-
ware común?
________________________________________________________________________
2 .¿Cuáles fueron los estudios de mercado realizados por el DDIE, que conllevan la deci-
sión de adquirir un software común para las bibliotecas escolares?
_______________________________________________________________________
3 .Aparte de los estudios de mercado, ¿qué otro tipo de información fue soporte para tomar
la decisión de adquirir un software común para las bibliotecas escolares?
______________________________________________________________________
4 .¿De qué forma determina el DDIE que todas las bibliotecas escolares cuentan con el
equipo tecnológico y el acceso a Internet apropiado para la implementación de un software
común?
________________________________________________________________________
166
5 .¿Cuál es la estrategia a seguir en caso de bibliotecas escolares que no poseen el equipo
tecnológico y el acceso a Internet apropiado para la implementación de un software común?
_________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
6 .¿Conocen los directores de los diferentes centros educativos del país sobre la iniciativa de
la automatización de las bibliotecas escolares y que esto conlleva una inversión económica
de equipo tecnológico y un acceso a Internet apropiado para la implementación de un soft-
ware común? ¿Lo han transmitido a sus correspondientes Juntas de Educación, encargadas
de gestionar las compras necesarias para un buen funcionamiento institucional?
______________________________________________________________________
7 .¿Cuáles software se analizan como posibles candidatos de adquirir para las bibliotecas
escolares?
_______________________________________________________________________
8 .Para tomar la decisión de adquirir el software Janium ¿el DDIE se basó en experiencias
de otras bibliotecas que lo utilizaron? SI o NO
________________________________________________________________________
9 .Si la respuesta anterior fue SI, anote si dichas bibliotecas se encontraban en Costa Rica u
otros países de América Latina (favor detallar los nombres de dichas unidades de informa-
ción)
_________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
10 .¿El DDIE investigó la existencia de estudios (tesis, informes, artículos, etc.), que se
hubieran realizado sobre las ventajas o desventajas de la implementación del software Ja-
nium en bibliotecas escolares en Costa Rica u otros países de América Latina?
_________________________________________________________________________
______________________________________________________________________
11 .El DDIE indagó en el SINABI sobre el software que este último utiliza. ¿Qué criterios
encontraron en común con las bibliotecas escolares para decidir la compra de Janium?
_______________________________________________________________________
12 .¿Qué tipo de recomendaciones les brindó el SINABI al DDIE-MEP sobre la utilización

del software Janium, para las bibliotecas escolares?
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
13 .¿Cómo se da el proceso de contratación de Janium? (solicitud y aprobación de presu-

puesto, propuesta para efectuar la compra, quién es el contacto en Costa Rica, etc.).
_______________________________________________________________________
14 .Costo del software Janium.

_______________________________________________________________________
167
15 .Aspectos relevantes que ofrece el software Janium en comparación a otros candidatos
______________________________________________________________________
16 .¿El Departamento de Bibliotecas Escolares y Centros de Recursos para el aprendizaje

tuvo alguna participación en los estudios previos a la adquisición del software Janium, o
fue un actor pasivo de este proceso, dándose por enterado una vez hecha la compra y los
correspondientes análisis de la información? (sean de mercado, de recopilación y análisis
de la documentación, etc.).
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
17 .¿Qué papel cumple el Departamento de Bibliotecas Escolares y Centros de Recursos

para el aprendizaje, una vez adquirido el software Janium?
_______________________________________________________________________
18 .¿Se encuentran debidamente capacitadas las asesoras del Departamento de Bibliotecas

Escolares y Centros de Recursos para el aprendizaje, en el manejo del software Janium?
_________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
19 .¿Le corresponde al Departamento de Bibliotecas Escolares y Centros de Recursos para

el aprendizaje atender dudas o consultas realizadas por bibliotecólogos escolares sobre a la
utilización de Janium?
_______________________________________________________________________
20 .¿Le corresponde al Departamento de Bibliotecas Escolares y Centros de Recursos para

el aprendizaje evaluar las ventajas o desventajas que presente Janium en las diferentes bi-
bliotecas escolares?
_________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
21 .¿De qué forma se inicia la implementación de Janium en las bibliotecas escolares?

______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
22 .¿De qué forma se capacita a los bibliotecólogos de las distintas bibliotecas escolares
sobre el uso de Janium?
______________________________________________________________________
23 .¿Cuánto tiempo tardó la capacitación de los funcionarios?

_________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
24 .Una vez finalizada la capacitación de los funcionarios, ¿a quién recurren en caso de

dificultades con el uso de Janium?
_________________________________________________________________________
168
25 .¿Cómo se pretende que se realicen los procesos técnicos de las bibliotecas escolares con
Janium? ¿Cada biblioteca que lo compone procesará sus materiales?
_________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
26 .¿Con qué herramientas para procesar información se piensa dotar a las bibliotecas esco-
lares para estandarizar los procesos técnicos y que todas trabajen con los mismos instru-
mentos?
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
27 .¿Qué le corresponde realizar a cada biblioteca escolar, con respecto al proceso cata-
lográfico? En cuanto a inconsistencias en las fichas, ¿quién las corrige? ¿cada biblioteca o
una sola entidad?
_________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
28 .¿Se pretende la creación de un centro catalográfico para las bibliotecas escolares?

_________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
29 .Con el uso de Janium, ¿se pretende a largo plazo transformar las bibliotecas escolares
en bibliotecas digitales?
_______________________________________________________________________
30 .¿Los bibliotecólogos de las distintas bibliotecas escolares se encuentran satisfechos con

la utilización de dicho software? SI O NO (Si la respuesta es afirmativa, favor indicar cómo
se evalúa dicha satisfacción).
_________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
31 .¿De qué manera se pretende evaluar el grado de satisfacción de los usuarios de las
bibliotecas escolares con el uso de Janium?
_______________________________________________________________________
32 .¿Qué ventajas y desventajas se han encontrado en el software Janium, por parte del
usuario?
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
33 .¿Qué ventajas y desventajas se han encontrado en el software Janium, por parte de los
bibliotecólogos de bibliotecas escolares?
_________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
169
34 .¿Considera usted que la elección del software Janium de parte del DDIE-MEP para el
trabajo de una biblioteca escolar es el más idóneo? (Considerando las diferencias entres los
tipos de biblioteca: nacional y escolar)
_________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________

170
Apéndice 4. Cuestionario sobre la implementación de software Janium en el INA

MEP.
planteen.

1 .Cantidad de bibliotecas con que cuenta el INA

_________________________________________________________________________
2 .Año en que el INA inicia la automatización de sus labores bibliotecológicas

______________________________________________________________________
3 .Nombre del software que se implementa por primera vez en la biblioteca del INA
_________________________________________________________________________
4 .¿Aparte del software mencionado en el punto anterior, ¿el INA utilizó algún otro antes
de Janium? SI O NO (Si la respuesta es afirmativa, anotar el o los nombres)
________________________________________________________________________
5 .Describa ventajas y desventajas del software utilizado por la biblioteca del INA antes de
Janium
________________________________________________________________________
6 .Criterios que conllevaron al reemplazo del software anterior por Janium

______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
171
7 .Para tomar la decisión de adquirir el software Janium, ¿la biblioteca del INA se basó en
experiencias de otras bibliotecas que lo utilizaron? SI o NO
______________________________________________________________________
8 .Si la respuesta anterior fue SI, anote si dichas bibliotecas se encontraban en Costa Rica u
_______________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
9 .¿Qué tipo de bibliotecas eran? (especializadas, públicas, nacionales, etc.)?

________________________________________________________________________
10 .¿Qué criterios tenían en común dichas bibliotecas con la biblioteca del INA para elegir
la implementación del software Janium?
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
11 .Fecha en inicia la implementación de Janium en la biblioteca del INA

________________________________________________________________________
12 .Cuando se realiza la compra del software Janium, ¿cómo se lleva a cabo la capacitación
de los funcionarios la biblioteca del INA?
_________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
13 .¿Cuánto tiempo tardó la capacitación de todos los funcionarios de la biblioteca del IN-
A?
_________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
14 .¿De qué manera evalúa la biblioteca del INA, la mejoría en el desarrollo de sus tareas
bibliotecológicas?
_______________________________________________________________________
________________________________________________________________________
15 .¿Los bibliotecólogos de la biblioteca del INA se encuentran satisfechos con la utiliza-

ción de dicho software? SI O NO (Si la respuesta es afirmativa, favor indicar cómo se eval-
úa dicha satisfacción).
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
16 .¿De qué manera evalúa la biblioteca del INA el grado de satisfacción de los usuarios
con el uso de Janium?
___________________________________________________________________
17 .¿Cómo realiza los procesos técnicos la biblioteca del INA?

______________________________________________________________________
172
18 .¿Hay un centro catalográfico la biblioteca del INA?
_________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
19 .¿Qué ventajas y desventajas se han encontrado en el software Janium, por parte del
usuario?
_________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
20 .¿Qué ventajas y desventajas se han encontrado en el software Janium, por parte de los
bibliotecólogos de la biblioteca del INA?
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
21 .El DDIE-MEP, en diversos documentos, menciona que se consultó a instituciones a

nivel nacional sobre el uso del software Janium, antes de proceder a su compra ¿Qué tipo
de recomendaciones les brindó la biblioteca del INA al DDIE-MEP sobre la utilización del
software Janium, para las bibliotecas escolares?
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
22 .¿Considera usted que la elección del software Janium de parte del DDIE-MEP para el
trabajo de una biblioteca escolar es el más idóneo? (Considerando las diferencias entres los
tipos de biblioteca: especializada y escolar)
_________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________

173
Apéndice 5. Entrevista sobre la implementación del software Janium en la Escuela de
Bibliotecología y Ciencias de la Información (EBCI-UCR)

Personas entrevistadas:
Máster Ricardo Chinchilla Arley, Director de EBCI
Prof. Iria Briceño Álvarez
1. Año en que EBCI adquiere la licencia de Janium.

_________________________________________________________________________
2. ¿Existió algún criterio en particular para seleccionar el software Janium?

________________________________________________________________________
3. Para tomar la decisión de adquirir el software Janium, ¿EBCI se basó en experiencias de

otras bibliotecas que lo utilizaron? SI o NO
________________________________________________________________________
4. Si la respuesta anterior fue SI, anote si dichas bibliotecas se encontraban en Costa Rica u
________________________________________________________________________
5. El gerente de Janium, Énestor Serna, comentó que la licencia se “regala” a la UCR, me-
diante un convenio ¿es posible acceder a una copia del documento que lo establece de esa
forma?
_________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
6. ¿Cuánto tiempo se tardó la capacitación a los docentes de EBCI en el uso del software
Janium?
_________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
7. El gerente de Janium, Énestor Serna, manifestó vía telefónica que se capacita a los estu-
diantes de EBCI en el manejo de dicho software. ¿Esto es así? ¿Se enseña su uso a estu-
diantes de ambos énfasis: Ciencias de la Información y Bibliotecas Educativas?
_________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
8. ¿En qué cursos se imparte Janium a los estudiantes?

_________________________________________________________________________
174
9. ¿Cuáles son los módulos que aprenden a utilizar los estudiantes?
_________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
10. ¿Cuánto tiempo se tarda en capacitar a los estudiantes en dichos módulos, para que
logren un aprendizaje efectivo?
_________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
11. Aparte del software mencionado en el punto anterior, ¿EBCI utiliza algún otro en los
procesos de enseñanza? (Si la respuesta es afirmativa, anotar el o los nombres)
_________________________________________________________________________
12. Describa ventajas y desventajas que le ha encontrado EBCI al software Janium.

_________________________________________________________________________
13. ¿Qué tipo de recomendaciones les brindó EBCI al DDIE-MEP sobre la utilización del
software Janium, para las bibliotecas escolares?
________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
14. ¿Considera usted que la elección del software Janium de parte del DDIE-MEP para el
trabajo de una biblioteca escolar es el más idóneo?
_________________________________________________________________________
175

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