SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Versión: 1

CONSTRUCCION
Y SALUD EN EL TRABAJO
ES E (SG-SST) 2018
INGIENERIA Fecha de elaboración:
Abril 2018
J.A Moreno S.A.S DOCUMENTO
PROCEDIMIENTO PARA LA IDENTIFICACION DE REQUISITOS LEGALES

1. OBJETIVO

Determinar el mecanismo o la metodología para Identificar, actualizar, evaluar y tener acceso a los requisitos legales y de otra índole
que en materia de SST aplican a las actividades y servicios desarrollados por la empresa.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica para todos los procesos y actividades generados por la operación normal de los puestos de trabajo de la
empresa CONTRUCCIONES E INGIENERIA J.A MORENO SAS.

3. DEFINICIONES

Requisitos Legales: Son los requisitos contenidos expresamente en las normas legales nacionales vigentes de carácter general,
tales como: leyes, decretos, resoluciones, circulares, acuerdos, ordenanzas, sentencias de constitucionalidad de la corte
constitucional, sentencias de nulidad del consejo de estado, etc.

Requisitos de otra índole: son aquellos requisitos que aplican solamente entre las partes interesadas o involucradas, como por
ejemplo una convención colectiva, contratos comerciales, contratos laborales, reglamento de trabajo, reglamento de higiene y
seguridad, guías, normas técnicas, etc.

Partes interesadas: son todas aquellas personas que deben aplicar de forma directa o indirecta los requisitos legales o de otra
índole. Son partes interesadas los funcionarios de la empresa, contratistas y clientes.

Acto Administrativo: Decisión ejecutoria de cualquier ente estatal, o de un particular, en ejercicio de la función administrativa, y
que, por lo mismo es una declaración de voluntad que crea, modifica o extingue una situación jurídica. El acto administrativo puede
manifestarse aún de manera verbal. Cuando un acta objeto de la demanda contiene declaraciones que por su tenor denotan
decisión ejecutoria, esto es, declaraciones de voluntad de la junta o asamblea de socios de la empresa demandada, que por sí
mismos tienen la virtud de producir los efectos jurídicos ya anotados.
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Ley: Norma expedida por el Congreso de la República y que tiene como característica ser de contenido general, abstracto e
impersonal.

Decreto-Ley: Acto expedido por el Presidente de la República que tiene la misma fuerza que una ley, pero que por mandato de la
constitución en algunos casos particulares, se asimilan a leyes expedidas por el congreso.

Decreto: Acto administrativo expedido por funcionarios en ejercicio de funciones administrativas. Por lo general son expedidos por el
Presidente, Gobernadores y Alcaldes, entre otros.

Resolución: Acto administrativo por el cual las diferentes entidades de la administración pública adoptan decisiones en el ejercicio
de sus funciones.

Circular: Escrito dirigido a varias personas para notificar algo.

Reglamento: Disposición legislativa expedida por el poder ejecutivo en uso de sus facultades constitucionales para hacer cumplir
los objetivos de la administración pública. Su objeto es aclarar, desarrollar o explicar los principios generales contenidos en la ley a
que se refiere para hacer más asequible su aplicación.

Requisitos Reglamentarios: Otros documentos aplicables que son de obligatorio cumplimiento como normas, manuales,
procedimientos y documentos de las entidades contratantes.

Aspectos: Elementos de las actividades, productos o servicios de una organización que pueda interactuar con los diferentes
factores como medio ambiente, salud, seguridad industrial y calidad.

4. MARCO LEGAL

Decreto 1443 de 2014

Por el cual se dictan disposiciones para la implementación del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST),
compilado en el Decreto 1072 de 2015, reglamento único del trabajo.
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5. RESPONSABLE

 El encargado de SST es responsable de dar cumplimiento al presente procedimiento, así como de identificar, controlar
y plantear planes de acción para dar cumplimiento a los requisitos legales aplicables.
 La Gerencia será responsable de suministrar los recursos necesarios para dar cumplimiento a los requisitos
identificados.

6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Generalidades

La necesidad de identificar, analizar, actualizar, revisar y registrar los requisitos legales referentes al SST de la empresa se puede
ver influenciada por:

 Cumplir con todas las disposiciones legales del sistema general de riesgos laborales.

 Mantenerse actualizado frente a las nuevas leyes o modificaciones que emita el gobierno nacional, el congreso de la república
o alguno de sus ministerios.
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Metodología

ETAPA DESCRIPCION RESPONSABLE REGISTRO

Mensualmente se inicia la búsqueda y actualización de la legislación

vigente aplicable a la empresa.
La identificación de requisitos legales y de otra índole aplicable en SST
SISOMA MATRIZ
de la empresa, tiene como fuentes de información para actualización y
LEGAL
consulta los siguientes:
 Ministerio de trabajo.: http://www.mintrabajo.gov.co/
 Ministerio de Medio ambiente: www.minambiente.gov.co
 Ministerio de Minas y energía: www.minminas.gov.co
 Ministerio de Transporte: www.mintransporte.gov.co
 ICONTEC: www.icontec.com
 Diario oficial, a través de su página de Internet
Identificación de www.imprenta.gov.co.
Encargado de NA
1 los requisitos  Gaceta de la Corte Constitucional, para identificar las de
SST
legales sentencias de constitucionalidad que contengan requisitos legales
aplicables a la aplicables a la organización, a través de su página de Internet
empresa www.corteconstitucional.gov.co
 Canales del Consejo de Estado para identificar las sentencias de
nulidad que contengan requisitos aplicables a la organización, a
través de su página de Internet www.ramajudicial.gov.co
 Contratos suscritos con los clientes.
 Contratos suscritos con contratistas.
 Página Internet de la ARL
 www.car.gov.co link normatividad ambiental
 www.laseguridad.ws
 www.sire.gov.co
 www.idu.gov.co
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 www.saludcapital.gov.co
Es indispensable hacer una revisión trimestral de las fuentes para
asegurar la actualización permanente de la matriz de requisitos legales y
de otra índole, que aplica a la empresa.
La matriz de identificación de peligros se toma como referencia cuando
se está elaborando la identificación de requisitos legales por primera vez
o cuando se hayan presentado actualizaciones que lleven a
cumplimiento de nuevos requisitos.
Una vez revisado el contenido del requisito legal y las implicaciones
desde el punto de vista técnico, se deben definir las acciones a seguir
para cumplir el requisito legal.

Una vez definidas las acciones a seguir se dan a conocer al Gerente

para asignar los recursos necesarios.

Para la ejecución de nuevos proyectos la organización deberá garantizar

la identificación de los requisitos aplicables al mismo con base en la
información de peligros y riesgos que se genere.
Diligenciamiento Cuando se identifique un requisito legal o de otra índole aplicable a la Encargado de Archivo
de Archivo organización se registran en el archivo Excel la Matriz de requisitos SST Excel
2 Excel matriz de legales: regulación aplicable, Fecha de emisión, entidad que emite la matriz de
requisitos norma, objetivo de la norma y se identifican los artículos a cumplir. requisitos
legales legales
Cuando se identifican los requisitos legales aplicables a la empresa se
debe diseñar entre los planes y programas procedimientos para su Archivo
Cumplimiento
control en los diferentes procesos operativos. Se diseñarán estrategias, Encargado de Excel
del requisito
programas, campañas, formatos, o actividades de distinta índole según SST matriz de
3 legal
el requerimiento de cada norma. Se registrará en la Matriz de requisitos requisitos
legales cómo la empresa responde al cumplimiento de la norma y su legales
responsable.
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Los requisitos legales y de otra índole aplicables a la organización deben

ser comunicados a las partes interesadas. Para ello se podrá emplear
comunicaciones escritas, folletos, charlas, capacitaciones o cualquier Listas de
Comunicación otro medio que garantice una eficaz comunicación. Abogado de la asistencia
4 de requisitos empresa a
legales Se debe informar a los proyectos sobre obligaciones de la nueva Encargado de capacitaci
legislación aplicable en SST. SST ón,
correos,
etc.
Se asegurará que los requisitos estrictamente legales contenidos en
normas y los de otra índole estén disponibles para su consulta por los
trabajadores interesados. Compendi
o de
Se determinará como controlar los requisitos legales y la ubicación para normas en
5 Acceso a que todo el personal o a quién le corresponda, tenga acceso a estos Abogado de la medio
requisitos documentos. empresa magnético
legales. Encargado de o físico
Se incluyen como documentos legales de SST: Leyes, decretos, SST
resoluciones, circulares, etc.

Igualmente, cualquier requisito legal podrá ser consultado a través de

motores de búsqueda en Internet.

Se debe realizar un seguimiento permanente al cumplimiento legal de la

organización y registrarlo trimestralmente en la Matriz de identificación
Seguimiento y de requisitos legales.
evaluación del Encargado de
6 cumplimiento de Igualmente se hará seguimiento al cumplimiento legal en las auditorías SST
requisitos internas, inspecciones programadas o no programadas quedando estos
legales hallazgos registrados en los formatos e informes correspondientes y en
informes de auditoría.
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Anualmente se evalúa el cumplimiento de los requisitos legales. Puede

realizarse por medio de auditorías internas al cumplimiento legal.

Actualización

La matriz de identificación de requisitos legales se actualizará conforme a los nuevos peligros registrados en la matriz de
identificación de peligros evaluación y valoración del riesgo y si durante el seguimiento semestral se identifican nuevas normas
emitida por los entes reguladores.

7. DOCUMENTOS RELACIONADOS

- Matriz de requisitos legales