ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE 18

EVIDENCIA 5:

ENCUESTA “VALORACIÓN Y PROPUESTAS DE MEJORA PARA EL

TRABAJO EN EQUIPO DE UNA ORGANIZACIÓN”

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

TECNOLOGÍA ADMINISTRACIÓN LOGÍSTICA

2020
 INTRODUCCIÓN

Actualmente en muchas empresas u organizaciones que forman parte de la

administración pública del estado han implementado herramientas administrativas que
les ayudan a conducir sus procesos con mayor eficiencia en el manejo de los recursos
y con mejores resultados.

Este ambiente genera una necesidad de cambio constante, el cual debe ser promovido
al interior de la cultura organizacional, puesto que el impacto generado ejerce sin lugar
a duda un efecto en los servicios que se proporcionan. Es por ello que las
organizaciones deben ser innovadoras, y encontrar formas creativas para aprovechar el
potencial de las ideas de las personas. Este potencial se desarrolla a través de los
equipos de trabajo, que permiten reforzar la identificación de las personas hacia la
institución.

Esta guía se presenta con el propósito de facilitar la creación de equipos de trabajo en

las áreas, identificar líderes, y fomentar las ideas de mejora continua en los procesos,
servicios y productos.
 TABLA DE CONTENIDOS

1. Introducción.

2. Aplicación de las encuestas.

3. Valoración e interpretación de resultados de la encuesta.

4. Análisis y comparación de resultados.

5. Necesidades de mejora.

6. Alternativas de mejora.

7. Conclusiones.

8. Anexos (formatos diligenciados de las tres encuestas aplicadas) en PDF.

APLICACIÓN DE LAS ENCUESTAS.

Para la aplicación de las encuestas se tomó el enviado en el material de estudio y se

realizan cuatro (04) muestras, las cuales se tomaron a un personal que labora en el
Ejército Nacional, las cuales quedaron evidenciadas en el PDF anexo.

Valoración e Interpretación de Resultados de la Encuesta.

N: No, en absoluto.
A: A veces (algún indicio pero escaso).
C: Casi siempre (prevalece el sí, pero no en todas las situaciones).
S: Siempre (en todas o casi todas las situaciones).

personas que comparten el mismo ámbito o espacio de

trabajo

C; 3

S; 1
N; 0 A; 0
N A C S

Rol o Jerarquia Profesional

S; 2

A; 1 C; 1
N; 0
N A C S
 Soluciones Consensuadas con el Equipo

C; 2 S; 2

N; 0 A; 0
N A C S

Informacion comun en Equipo

C; 2

N; 1 S; 1

A; 0
N A C S

Planificacion o Solucion de Problemas

C; 2

A; 1 S; 1

N; 0
N A C S

Tareas Compartidas por Categorias

A; 3

C; 1
N; 0 S; 0
N A C S
Medidas de Satisfaccion Clientes Externos e Internos

A; 3

C; 1
N; 0 S; 0
N A C S

Aprendizaje de los Errores

C; 2

A; 1 S; 1

N; 0
N A C S

Informacion sobre resultados

C; 2

A; 1 S; 1

N; 0
N A C S

Clima Laboral

C; 2

N; 1 S; 1

A; 0
N A C S
 Celebracion de Exitos

C; 2

N; 1 S; 1

A; 0
N A C S

Claridad ante Imprevistos

C; 2

N; 1 S; 1

A; 0
N A C S

Análisis y comparación de resultados

 Análisis de datos
Para el análisis de datos se emplea el programa de cálculo Exel debido a que es una
de las más importantes herramientas, la cual cuenta con amplias capacidades gráficas,
el análisis de datos de esta investigación es de tipo tabular y de correlación en donde
se analizan casa una de la preguntas y la relación que existen entre ellas

 Representación de los datos

En la representación gráfica se emplean “dibujos” en vez de tabulaciones para mostrar
los resultados de la encuesta e identificar los hechos más importantes que presentan
los encuestados, las figuras utilizadas para esta representación de datos son las figuras
de Pie (para graficas) y/o la figura de Barras debido a que son empleadas
frecuentemente y adecuadas para representar resultados en un amplio número de
situaciones

Necesidades de mejora

Una vez evaluado y calificada nuestra encuesta, y verificando cada uno de los ítems se
plantean varias necesidades de cambio, encaminado no a la destrucción de lo
construido si no buscando una mejora continua, fortaleciendo los aspectos donde se
evidencia debilidad e ir mejorando aquellos donde se evidencia fortaleza.

Aquí tenemos 10 propuestas para mejorar la productividad y el rendimiento

1. Cambiar la mentalidad laboral. Un trabajador no es mejor por estar más horas en su
puesto. Hay que desterrar la cultura del “presentismo” tanto para los trabajadores como
para una dirección que parece valorar este factor en perjuicio del cumplimiento de
objetivos. Cada uno debe tener unos objetivos que cumplir y por ellos ha de ser
evaluado.

2. El mejor trabajador es el que disfruta de su trabajo. La motivación y la implicación de

los empleados en los objetivos de la organización son pilares fundamentales para un
funcionamiento positivo de la misma. Aprovechar el talento y retenerlo aparece como
algo imposible si un trabajador no se siente valorado y no goza de unas condiciones de
trabajo que le permitan disfrutar de otros aspectos de su vida.
3. Fomentar la creatividad y la motivación. Repetir mecánicamente una tarea sin
aportar inspiración y creatividad no es la mejor manera de contribuir a la eficiencia
empresarial. Del mismo modo, un trabajador estresado que solo puede estar con sus
hijos un mínimo espacio de tiempo al terminar la jornada, difícilmente podrá estar
motivado. Está demostrado que el rendimiento es superior cuando el empleado puede
disfrutar de su vida privada. Las medidas de conciliación y flexibilidad son, pues,
además de un derecho, un factor de mejora de la productividad.

4. Racionalización horaria y productividad. Cuando se habla de que se requiere mayor

productividad para ser más competitivos, hay por desgracia quien piensa que basta con
bajar salarios para lograr esa mejora. Otros, en cambio, han comprobado que la
implementación de medidas de racionalización horaria y conciliación ha supuesto para
sus empresas un importante plus de productividad e implicación de los trabajadores. Y
vale tanto para la gran empresa como para la PYME y autónomos.

5. Modificar conductas en el trabajo. Que determinadas formas de trabajar se arrastren

desde mucho tiempo atrás, no significa que sean las correctas ni las más apropiadas
para los tiempos actuales.  El “ordeno y mando” ha de quedar como una reliquia del
pasado. Es responsabilidad de los directivos adoptar las decisiones necesarias para
actualizar y modernizar las condiciones en que la empresa desarrolla su actividad:
fomentar el trabajo en equipo, considerar al trabajador como aun “cliente interno” que
necesita saber qué y por qué hace las cosas, etc. A mayor unión de empresa y
trabajadores, mejores perspectivas de negocio.

6. El valor del tiempo. Un trabajador no puede ir “picoteando” en sus tareas, debe tener
una agenda e ir paso a paso, abordando y finalizando cada una de ellas. Se dice que
“el tiempo es oro” y en la empresa esa afirmación adquiere su máxima dimensión. Si
directivos y trabajadores no son conscientes del valor del tiempo y de la necesidad de
gestionarlo correctamente, será difícil alcanzar el éxito. Es necesaria una
corresponsabilidad entre empresa y trabajadores.

7. ¿Son necesarias dos horas para comer? Es una más de nuestras singularidades. Si
nos comparamos con otros países de Europa y con Estados Unidos, ellos dedican 30 -
45 minutos para comer. De esta manera la carga de trabajo se mantiene estable a lo
largo de la jornada. Además suelen entrar antes a trabajar con lo que también pueden
salir antes por la tarde. No tiene mucho sentido desperdiciar tanto tiempo de la jornada
laboral en la comida, si ello supone salir de trabajar a las 19 – 20 horas.
8. Reuniones de trabajo sí, pero las justas. El orden del día laboral supone celebrar
reuniones, pero sería recomendable que fueran más cortas y tuvieran una duración
limitada. Convocar una reunión un poco antes de terminar la jornada, cuando los
empleados están ya cansados es absurdo. Hay que hacerlas a primera hora de la
mañana o de la tarde y centrarse en los temas a tratar sin desviarse de los mismos. Es
importante, convocar tan sólo las que realmente sean imprescindibles, con un orden del
día que ayuda a organizar tiempos y tareas.

9. Evitar las distracciones. Todas las ventajas que nos aportan las nuevas tecnologías,
pierden parte de su sentido cuando nos distraen de lo fundamental, tanto en la vida
laboral como en la privada. Es difícil concentrarse en el trabajo consultando el correo
constantemente o escuchando la señal del whatsapp a cada instante. Hay momentos
en que se impone desconectar.

10. Todos somos responsables. Quejarse sin actuar no sirve de nada. Los trabajadores
han de saber reivindicar unas condiciones de trabajo más humanas y racionales pero
también ellos deben desterrar actitudes perjudiciales por muy asentadas que estén. Por
su parte, los empresarios han de hacer un esfuerzo para lograr modernizar nuestro
sistema laboral, pero eso solo será posible si se adoptan las medidas necesarias, entre
ellas y de forma decisiva, la racionalización y humanización de nuestros horarios.

ALTERNATIVAS DE MEJORA.

UNA BUENA COMUNICACIÓN: Entre las principales estrategias para trabajar en

equipo no nos puede faltar la comunicación. Esta es la base de una buena relación
entre compañeros de trabajo. Si no existe entendimiento, si la información no está
disponible para todos los miembros y en todo momento, podrán sentirse fuera del
círculo, excluidos o diferentes. Contar con unos protocolos de comunicación bien
establecidos nos ayudará, no solo a que los miembros se sientan más integrados, sino
también a que todo marche a una velocidad mayor Si cada miembro sabe cómo está
estructurada la empresa y qué tipo de decisiones toma cara miembro, el flujo de
comunicación será mucho más fluido.

En este punto, también será fundamental establecer las herramientas de comunicación

adecuadas, teniendo en cuenta la urgencia en la comunicación y el respeto a los
horarios de cada trabajador. El email, un chat privado con distintos canales en función
de proyectos (en ADC utilizamos Slack) o incluso Whatsapp, Skype o llamadas
telefónicas, son algunas de las opciones que se pueden plantear. Eso sí, recuerda que
lo más importante es que todos los miembros del equipo sepan en cada momento qué
canal de comunicación han de utilizar y a quién se han de dirigir para que la
comunicación sea efectiva.

HERRAMIENTAS DE GESTIÓN DE TAREAS: Existen un sin fin de herramientas de

trabajo y herramientas de gestión de tareas que podemos utilizar para optimizar
nuestro trabajo. Google Drive, Dropbox, Hootsuite, Asana, BaseCamp, Trello u
OpenPojet, son algunas de ellas. Analiza el funcionamiento de cada una de ellas en
función del tipo de trabajo y tareas que realiza tu equipo, y define cuales son las más
adecuadas para tu empresa. Es importante que cuentes con la opinión de tus
empleados, al fin y al cabo, son ellos quienes las emplearán y quienes, en muchas
ocasiones, saben mejor que nadie qué es lo que realmente necesitan para ser más
productivos.

No olvides que las herramientas han sido creadas para mejorar y optimizar el trabajo,
se trata de una de las estrategias para trabajar en equipo que mejor pueden optimizar
el tiempo y mejorar la productividad, pero el uso inadecuado de alguna o el
desconocimiento por parte de los empleados de su funcionamiento, puede tener un
efecto completamente contrario en los resultados obtenidos. Nunca olvides el foco: la
productividad.

NO TE ENFOQUES EN EL “YO” SINO EN EL “NOSOTROS”: Cuando comienzas un

proyecto como freelance y pasas a crear una empresa, puede resultar complicado dejar
de centrar todo en ti, y sobretodo, delegar y confiar en el trabajo de los demás. Un buen
primer paso es comenzar a hablar en plural. La comunicación lo cambia todo. Pasar de
la primera persona del singular (yo) a la primera persona del plural (nosotros) es un
pequeño-gran paso para tu proyecto. Aunque no parezca un cambio trascendental, lo
cierto es que solo con cambiar esas dos palabras conseguirás mucha más confianza
de tus empleados y que estos sientan el proyecto como parte de ellos, involucrándose
en un mayor grado. Además, tus clientes también comenzarán, poco a poco, a aceptar
el cambio y a valorar a tus empleados como tú mismo lo haces.

Tarde o temprano, notarás los resultados. Los clientes ya no reclamarán únicamente tu

atención, valorarán a tu equipo cada vez más y tú podrás continuar con tu trabajo como
líder, gracias a delegar tareas de las que otros pueden encargarse.

OBJETIVOS COMUNES: Otra de las estrategias para trabajar en equipo que no

pueden faltar es la de establecer unos objetivos comunes. Una vez más, es algo que
no siempre es tan fácil como parece, pues generalmente somos emprendedores que
comenzamos nuestro proyecto en solitario y que muchas veces no hemos encontrado
la separación necesaria entre nuestros objetivos personales y nuestros objetivos
profesionales. Sin embargo, en el momento en que comienzas a formar a un equipo
para tu empresa, es fundamental que, al margen de sus conocimientos y formación,
tengas en cuenta sus objetivos laborales.

Compartir unos valores y filosofía de trabajo es mucho más importante que fichar al
mejor profesional en cuanto a conocimientos técnicos. Para formar un equipo hay que
ver más allá de los curriculums vitae de cada miembro, hay que saber si conectan entre
sí, si comparten intereses suficientes como para crear una cultura de empresa
coherente.

DELEGAR Y CONFIAR: En la línea de lo anterior, es importante que como líder

aprendas a delegar y confiar en el trabajo de tu equipo. Si no lo consigues fácilmente,
puede ser debido a dos motivos:

No has elegido a los profesionales adecuados para que formen parte de tu equipo.

Continúas pensando en singular y no en plural cuando hablas de tu empresa.
El primer caso, tiene fácil solución. Busca a nuevos profesionales que de verdad te
inspiren confianza. Más allá de su curriculum vitae, es necesario que te sientas
identificado con su trabajo y filosofía a la hora de ponerlo en marcha. En el segundo
caso, el problema está en ti: no estás preparado para crear un equipo.

CREAR SENTIDO DE PERTENENCIA: Aunque la comunicación y unos objetivos

compartidos, tal y como hemos explicado anteriormente, hacen mucho por establecer
ese sentido de pertenencia, como líderes hemos de saber generar ese equilibrio y
unión entre las personas que trabajan juntas en nuestra empresa. Crear una cultura de
empresa en positivo, donde todos estemos al tanto de algunos detalles sobre nuestros
compañeros, es algo que puede mejorar mucho la relación personal entre el equipo, y
con ello, que el flujo de trabajo sea mucho más ameno y enriquecedor.

Pequeños detalles como organizar una cena de empresa de Navidad o añadir los
cumpleaños del equipo al calendario de la empresa, marcarán la diferencia. Son
pequeñas ideas y estrategias para trabajar en equipo mucho mejor.

CELEBRA LOS RESULTADOS: El aprendizaje en positivo es algo cada vez más

extendido en el ámbito educativo. Está claro que los errores hay que analizarlos para
no tropezar de nuevo en la misma piedra, aprender de ellos, pero tan o más importante
es celebrar los resultados y compartirlos para motivar al equipo.

Cuando trabajas en equipo es importante no señalar con el dedo a la hora de buscar

responsables de los aciertos y errores. ¡Hay que saber compartirlo todo! Quizás un
compañero se haya confundido en un pequeño detalle pero si ha habido un verdadero
error ha sido por culpa del equipo, pues alguien debería de haber supervisado esta
tarea ¿no? Lo mismo ocurre con los grandes aciertos, es importante que todos sepan
los resultados obtenidos para motivar su actividad y compartir el trabajo bien hecho.

POTENCIA LO MEJOR DE CADA MIEMBRO: A veces, nos empeñamos en organizar

el trabajo de otros sin realmente analizar cuáles son sus actitudes y aptitudes más
destacables. Si conocemos a nuestro equipo y pedimos a cada cual que haga aquello
que mejor se le dé y/o que más le guste hacer, conseguiremos unos resultados mucho
mejores. Sin duda, una de las estrategias para trabajar en equipo que deberías de
comenzar a plantearte ya mismo para mejorar tus resultados.

Está claro que para ello tendrás que conocer a fondo a las personas con las que
trabajas, pues por mucho que las hayas contratado en función de una experiencia y
formación, lo cierto es que los talentos no suelen estar plasmados claramente en un
curriculum vitae. A medida que trabajes con una persona, lograrás ver mejor sus
talentos más destacables, y una vez los tengas identificados ¡aprovéchalos.

MOTIVACIÓN DEL EQUIPO: No olvides que como líder deberás saber motivar a tu
equipo. Piensa en ese profesor de la escuela que realmente conseguía la atención de
los alumnos, quienes estaban encantados de aprender con él, piensa en el capitán de
un equipo de fútbol que haya logrado generar una unión única entre los miembros,
donde más allá del deporte se encontraba la amistad, piensa en todas esas personas
que te inspiren e inspiren a miles de seguidores (desde el Papa a Gandhi). Todas ellas
 son personas que pueden ayudarte a mejorar tu instinto como líder. Lee sus biografías
y trata de aplicarte el cuento.

Y sobre todo, recuerda que cada persona es un mundo, y no para todo un mismo
elemento sirve como motivación. Hay quien se verá motivado por un plan formativo en
la empresa, y quien prefiera flexibilidad horaria para compatibilizar su trabajo con su
vida familiar. Trata de escuchar, entender y empatizar con cada miembro del equipo
para entender sus motivaciones.

TIEMPO PARA FORMARSE Y REFLEXIONAR: Algo que cada vez se valora más,
especialmente en trabajos donde las exigencias de actualización de conocimientos son
altas, es el tiempo para la formación y la reflexión. Por ejemplo, en el ámbito del
marketing digital, donde cada día salen cosas nuevas, resulta fundamental que todos
los miembros del equipo se formen en su día a día. Contar con un departamento o
persona especialmente centrada en formación que pueda generar contenidos y
resúmenes rápidos, o incluso, pequeñas reuniones formativas, es una posibilidad que
podremos valorar como estrategias para trabajar en equipo.

Otra opción es externalizar esta tarea contando con profesionales expertos en

formación de ese tipo de perfiles. Por ejemplo, en Academia de Consultores tenemos
un programa especial para agencias donde todo tu equipo puede tener acceso a
nuestros entrenamientos y conseguir sus certificados formativos o actualizar sus
conocimientos siempre que quieran.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES:
 La tendencia de trabajar en equipo ha influido en los puestos de trabajo ya que requiere
que los empleados cooperen unos con otros, compartan información, enfrenten las
diferencias y cambien sus intereses personales en aras del bien del equipo.

 Los conceptos de grupos y equipos se han utilizado como si fueran sinónimos y en

realidad, no lo son estrictamente. Un equipo es un grupo de personas que trabajan en
forma sinérgica para lograr una meta común.

 Cuando las personas trabajan juntas como equipo, cada una se beneficia del
conocimiento, trabajo y apoyo de los demás miembros, lo cual lleva a una mayor
productividad que la que se lograría por cada persona que la que se lograría por cada
persona que trabajara al máximo de su capacidad como individuo.

 Existen equipos de alto desempeño que tienen características comunes como su

tamaño pequeño, miembros con distintas habilidades, tienen compromisos y propósitos
comunes.

 Los equipos de trabajo juegan un papel importante en la organización ya que apoyan a

que se logren las metas organizacionales mediante mayor motivación de los
empleados, logro de niveles más elevados de productividad, mayor satisfacción del
empleado, Compromiso común con las metas, mejor comunicación, mayores
habilidades para el puesto y flexibilidad organizacional orientando los esfuerzos hacia
procesos y no funciones.
 Aprender a trabajar de forma efectiva como equipo requiere su tiempo, dado que se
han de adquirir habilidades y capacidades especiales necesarias para el desempeño
armónico de su labor.

 Los componentes del equipo deben ser capaces de: gestionar su tiempo para llevar a
cabo su trabajo diario además de participar en las actividades del equipo; alternar
fácilmente entre varios procesos de pensamiento para tomar decisiones y resolver
problemas, y comprender el proceso de toma de decisiones comunicándose
eficazmente para negociar las diferencias individuales.

WEBGRAFIA DE INFORMACION Y APOYO.

Para el desarrollo del presente trabajo se tuvo como base las opiniones y ejemplo de
las siguientes fuentes, y personas relacionadas con el tema de estudio

https://senaintro.blackboard.com
https://www.google.com
http://catarina.udlap.mx
https://www.equiposytalento.com
http://www.academiadeconsultores.com