Gestor de Procesos de Negocio

Contenido
• Valor de Negocio
– Claves de la necesidad
• Valor GPN6
– Claves de la solución
• Demostración práctica
– GPN6 Modelado
– GPN6 ejecución
• Dudas y preguntas
VALOR DE NEGOCIO
“Normalizar, organizar, automatizar lo que no lo estaba”
Normalizar, organizar y automatizar procesos de
negocio
 ¿Qué es un proceso de Negocio?
«Un PROCESO DE NEGOCIO es un CONJUNTO DE ACTIVIIDADES, que se realizan
de forma COORDINADA, encaminadas a obtener un resultado u OBJETIVO DE
NEGOCIO.»

En Aleph Software entendemos los procesos de

negocio como la mejor forma de representar la
realidad cotidiana de las empresas.

Nuestro objetivo es definir y automatizar los procesos

de las empresas para ayudarles a obtener

MEJORES RESULTADOS
 Definir un proceso
• Proceso de negocio
Es una serie de actividades que se
pueden definir por un conjunto de
• Estados
Están contenidos entre uno inicial
y otro final. En cada estado pueden
realizarse
• Operaciones
Las operaciones están predefinidas.
Las realizan uno o varios
• Roles
Son personas que tienen asignada
una determinada función el el
proceso. Una operación especial es
la
• Transición entre estados
Para la que deben cumplirse una
serie de reglas y en la que pueden
realizarse acciones o enviarse
avisos
 VALOR NEGOCIO

Definir los procesos es Automatizar los procesos

un paso importante hacia es un avance importante
la Calidad en la Productividad

GPN6
Normalizar, organizar y
automatizar procesos de
negocio.

Implementar
Monitorizar los procesos rápidamente cambios:
mejora la Eficiencia imprescindible para la
Competitividad
 Claves de la necesidad
• El trabajo en las empresas se
basa en los procesos CALIDAD PRODUCTIVIDAD

– Los procesos, en muchas

ocasiones, no están GPN6
descritos, están en la cabeza de
las personas que los ejecutan y EFICIENCIA COMPETITIVIDAD

cada una de ellas los interpreta

de forma diferente
– Cuando la persona abandona la
organización se pierde
conocimiento
 Claves de la necesidad
• Automatizar procesos es
productivo CALIDAD PRODUCTIVIDAD

– Cuando un proceso se
automatiza un porcentaje GPN6
importante de las tareas
(evaluación de EFICIENCIA COMPETITIVIDAD

reglas, cambios de
estatus, envío de alertas) las
realiza el propio sistema
– El sistema ayuda a los
usuarios en la gestión y
realización de sus tareas
pendientes
 Claves de la necesidad
• El control y la medición
ayudan a evaluar CALIDAD PRODUCTIVIDAD

– Un proceso normalizado es
susceptible de ser medido GPN6
– Podemos definir indicadores
EFICIENCIA COMPETITIVIDAD
sobre las métricas de un
proceso
– Los indicadores nos dan
información sobre la
eficiencia de un proceso
– Conociendo que va mal
podemos actuar para
corregirlo
 Claves de la necesidad
• Las organizaciones
innovadoras necesitan CALIDAD PRODUCTIVIDAD

reorganizar sus procesos

para mejorarlos GPN6
– Cada vez es más necesario
EFICIENCIA COMPETITIVIDAD
modificar la forma de
trabajar para poder
sobrevivir
– Es necesario permiten
implementar cambios en
los procesos sin grandes y
costosos desarrollos
 Propuesta de valor Aleph Software
 GPN6, una herramienta BPM para la Automatización
de Procesos de Negocio.

CALIDAD PRODUCTIVIDAD

GPN6

EFICIENCIA COMPETITIVIDAD
 Propuesta de valor GPN6

• GPN6 es una suite BPM que

dispone de herramientas de
Modelado, Ejecución de
RRHH Procesos y Monitorización, y que
BPM permite operar desde un
entorno WEB o desde un
entorno móvil con PDA o
Movilidad correo empresa.

• GPN6 RRHH es una

especialización BPM para el
área de recursos humanos
que cuenta con 50 procesos de
negocio específicos para
GPN6 automatización del área RRHH
 Valor para los actores
 Con GPN6 los usuarios conocen los procesos en los
que participan, los expedientes que tienen vivos y las
operaciones que deben realizar en cada expediente.
Pueden coordinar las actividades suyas y las que
implican a otros.
 Con GPN6 los expertos de negocio diseñan procesos
y analizan los resultados y pueden adaptar las políticas
de gestión por aspectos tácticos o estratégicos.
 Con GPN6 los responsables de TI pueden integrar
sus sistemas actuales conectándolos con el BPM.
Cuentan con una herramienta muy ágil para poner en
marcha nuevos procesos o modificar los que existen.
 Con GPN6, la empresa tiene procesos de negocio
definidos, controlados, medibles y previsibles.
 Utilización por áreas

Financiera Fabricación

• Planificación • I+D
• Presupuestos • Diseño
• Reporting RRHH • Producción Operaciones
• Solicitud inversión • Control calidad
• Auditoria
• Selección • Recepción
• Incorporación • Compras
Marketing y
Administración • Formación • Ventas
• Administración Ventas • Envíos
• Desempeño • Devoluciones
• Contratos • Riesgos Laborales • Relación canal ventas
• Alquileres • Campañas marketing
• Calidad procesos • Generación de leads
• Pre-cualificación
• Preventas
• Negociación y cierre
GPN6
“Para modelar y automatizar rápidamente procesos”
 Mejora continua
Departamentos
FACTORES CLAVE GPN6 Usuarios Negocio
ORIENTACION A PROCESOS
Análisis Usuarios TI
AGILIDAD Procesos
CALIDAD
PRODUCTIVIDAD
EFICIENCIA
COMPETITIVIDAD

Feedback GPN6 Modelado Usuarios Negocio

Usuarios TI

Usuarios Negocio

Usuarios Centros
Ejecución
 Claves de la solución

Diseño Ejecución Monitorización

Procesos
procesos Expedientes expedientes

Modelo de organización Ejecutar procesos Controlar los

•Usuarios expedientes y su estado
•Crear expedientes
•Centros •Cuantos expedientes
•Roles
•Documentar expedientes
•En que estados
•Cambiar de estado
•Tiempos previstos

Modelo de Procesos de Comunicar Análisis rendimiento y

negocio cambios en el modelo
•Enviar avisos
•Procesos, estados, transiciones •Automatizar cambios •Replantear procesos
•Documentos y formularios •Reorganizar recursos
•Recibir ordenes desde
móvil
 Diseñar

Identificar • Modelo de procesos

• Qué procesos, qué requisitos, qué reglas de negocio
necesidades de • Modelo de organización
• Quiénes participan, con qué roles, qué
proceso responsabilidades

• Documentar en GPN6 los procesos, los estados y las

transiciones, las reglas de negocio
Modelar Procesos • Diseñar plantillas de documentos
• Documentar en GPN6 el modelo de organización

• Construir los formularios específicos

Construcción, prue • Programar reglas especificas
• Prototipo para validación
ba • Ajustes del modelo
• Poner en producción

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 Operar

• Acceso de usuarios a sus expedientes

Expedientes • Ejecución de las operaciones previstas en cada
expediente por cada usuario
GPN6

• Gestión automatizada de transiciones entre estados

Automatización de • Gestión de comunicación de avisos a las personas y
usuarios que participan en un expediente
procesos

Mediante las • Completar información asociada a los expedientes y

que es empleada por los mismos
aplicaciones • Captura de datos desde otros sistemas

corporativas

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 Monitorizar

• Procesos vivos
Monitor
GPN6
• Informes e indicadores de procesos
Business • Evaluar reasignaciones
Performance • Controlar la calidad operacional

• Revisar plantillas de procesos

Analizar • Mejora procesos
• Redefinir procesos de negocio

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 Algunas Definiciones
Definición Descripción Ejemplo
Proceso de Negocio Conjunto de definiciones de un proceso de negocio a Alta de un empleado, Liquidación de un
automatizar. empleado, Adquisiciones

Estados Conjunto de pasos que definen un proceso. Factura emitida pendiente de visar,
Siempre hay un estado de inicio y otro de finalización liquidación autorizada.

Operaciones Actividades que se realizan en un estado y que conforman las Firmar, documentar, dictaminar, rellenar
tareas a llevar a cabo en un proceso. cuestionario, aprobar, comentar, riesgo

Rol Función que desempeñan un conjunto de empleados en un Gerente de centro, gerente regional,
proceso de negocio. administrativo de ventas, jefe de
compras,

Transición Variación controlada de un expediente cuando cambia de estado Enviar a departamento asociado, enviar
y que desencadena unas acciones y unos avisos de a contabilidad., pasar al estado de
comunicación. confirmar

Expediente Caso real de un expediente que responde a un flujo de trabajo La liquidación del empleado Nº1234,
concreto. Garantía gestionada, compra realizada

Usuario Usuarios del sistema que interviene en los procesos de negocio Usuario al cargo del registro. Jefe de
en un estado concreto del expediente. Un usuario puede asumir sección, Gerente, mecánico,
más de un rol. entrevistador

Personas/empresas Personas externas, empresa externas o personal interno que Personal convocado a cursos,
participan en el proceso pero no intervienen en la operativa candidatos selección , empresas
transportistas, externos
Ejemplos de Procesos
 Organización del Modelado

PERSONAS
PERSONAS/
PAPEL que desempeñan
EMPRESAS

PROCESOS
PROCESO Fases Documentos Riesgos Scores listas reglas avisos

ESTADO Operaciones Roles Destinatarios Nombramientos Cuestionarios

TRANSICION Reglas transición Acciones transición Avisos transición

ORGANIZACION
Región Directivos región
USUARIOS ROLES
CENTRO Directivos centro

Sustituciones GRUPOS DE USUARIOS

EN DIRECTO
“Una demostración de las capacidades de modelado y
ejecución”
 Demostración Práctica

Demostración • Modelo de
GPN6 organización
MODELADO • Modelo de procesos

Demostración • Nuevo expediente

GPN6 • Gestión de un
EXPEDIENTES expediente
Roles
Centros
Procesos
Un proceso
Un estado. Operaciones permitidas
Transiciones entre estados
Ejemplos de pantallas de Personas/empresas
Procesos de un usuario
Expedientes de un proceso
Alta de un nuevo expediente
Operaciones en el estado
Adjuntar documento
Datos scores
Cambio de estado
GPN6 movilidad
Proceso y expedientes
Operaciones
Operaciones con scores
 Muchas
Gracias

Para ampliar información

pueden contactar con

Aleph Software, s.a.

C/ Buganvilla 5, 1º Oficina A
+34 91 383 2224

gpn6@alephsoft.es
http://www.gpn6.com