ANEXO A

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29 de septiembre de 2015

Doctor
Federico Hope
Gerente Administrativo
Nombre de la Empresa
Ciudad

Referencia: Protocolo de responsabilidades entre la Administración de la

Compañía y la Revisoría Fiscal

Estimado doctor Hope:

Conscientes de la importancia que reviste para la Administración de Nombre de la Empresa, (en

adelante la Compañía) y la Revisoría Fiscal una adecuada coordinación del examen de los estados
financieros y con el ánimo de mejorar la eficiencia de esta labor, a continuación ponemos a su
disposición el documento denominado “Compromisos de revisión” destinado a definir las
responsabilidades y compromisos asumidos, tanto por la Administración de la Compañía, como por
el Revisor Fiscal en la ejecución de los deberes profesionales y del cual esperamos pueda
contribuir al logro de este objetivo. Este documento está conformado por los siguientes anexos:

Anexo A - Responsabilidades de la Administración y del Revisor Fiscal

Anexo B - Protocolo de emisión de certificaciones y declaraciones tributarias

Anexo C - Sugerencias para incrementar la eficiencia y productividad

Anexo D - Cronograma de revisión de declaraciones tributarias

Les expresamos nuestros más sinceros agradecimientos por la confianza depositada en nuestra
Firma, lo cual nos compromete aún más para continuar haciendo los mayores esfuerzos posibles
para servirles con la atención y el profesionalismo que ustedes merecen.

Cualquier aclaración respecto al contenido de esta comunicación gustosamente les será atendida.

Atentamente,

Carmen Barbiery
Revisora Fiscal

NOMBRE DE LA EMPRESA
RESPONSABILIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN Y DEL REVISOR FISCAL
Responsabilidad de la
Administración
Sistema de control interno contable y administrativo
La Administración establece el sistema de
control interno que considere necesario
para asegurar la integridad y confiabilidad
de las cifras de los estados financieros, la
eficiencia administrativa, el cumplimiento de
sus políticas y el informe de sus resultados
a todos los interesados internos y externos.
En concordancia con lo anterior la
Administración es responsable por el
adecuado funcionamiento del control
interno, y se asegura del cumplimiento del
mismo.
Razonabilidad de las cifras
La Administración define el tipo de
transacciones, las ejecuta, las registra, las
clasifica y las reporta a todos los
interesados internos y externos.
Emisión de informes
La Administración es la responsable del
sistema de control y de la razonabilidad de
las cifras, por consiguiente es también
responsable de la confiabilidad y
oportunidad de los informes que debe emitir
para interesados internos y externos como
son:
ANEXO A
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Responsabilidad del
Revisor Fiscal
El Revisor Fiscal evalúa el sistema de control
interno establecido, presenta sugerencias para su
mejora y con base en su evaluación define el
alcance que considera apropiado para realizar las
pruebas de auditoría que le permitirán opinar sobre
la razonabilidad de las cifras incluidas en los
estados financieros y sobre el control interno.
El Revisor Fiscal es responsable de examinar los
estados financieros, de acuerdo con normas de
auditoría de aceptación general, para determinar si
éstos, son razonables de acuerdo con principios de
contabilidad de aceptación general. Una vez
concluido su examen, el Revisor Fiscal es
responsable de emitir su informe sobre los mismos.
El Revisor Fiscal es responsable de evaluar los
procedimientos de control, establecidos para
asegurar que todos los informes a ser emitidos
sean confiables y oportunos.

Responsabilidad de la
Administración
Estados financieros anuales, informes y
certificaciones para entidades de control y
otras entidades externas, declaraciones
tributarias y otros. Para tal efecto debe
establecer los procedimientos de control
necesarios para asegurar que todos los
informes a ser emitidos sean confiables,
oportunos y acordes con la legislación y los
requerimientos de los interesados. El
Representante Legal de la Compañía debe
asegurar que lo que somete a revisión y
examen del Revisor Fiscal haya sido
sometido a los procesos internos que
aseguren su integridad, confiabilidad y
oportunidad.
Asesoría tributaria y otras asesorías
La Administración es responsable por
obtener las asesorías profesionales que
considere necesarias para lograr eficiencias,
ventajas competitivas, cumplimiento de
leyes, reducción de costos, incremento de
productividad, entre otros.
ANEXO A
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Responsabilidad del
Revisor Fiscal
El Revisor Fiscal es también responsable de
concertar con miembros de la Administración los
mecanismos que sean más eficientes para el
cumplimiento de las responsabilidades del
Representante Legal de la Compañía. El Revisor
Fiscal debe asesorar al personal de la Compañía
en la preparación de estados financieros, informes
periódicos a entidades de control y certificaciones a
ser emitidas por el Representante Legal que deban
a su vez, ser firmadas por el Revisor Fiscal.
El Revisor Fiscal, no es responsable de la asesoría
tributaria de sus clientes. Sin embargo, si cuenta
con los recursos especializados en el área tributaria
o en otras áreas, puede ofrecer dichos recursos a
sus clientes en aquellos aspectos que sean
relevantes a su función, sin emitir conceptos y/o
opiniones desde el punto de vista de un experto..
PricewaterhouseCoopers cuenta con excelentes
recursos en las áreas de asesoría tributaria y en las
diferentes especialidades de consultoría gerencial.
 ANEXO B
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NOMBRE DE LA EMPRESA

PROTOCOLO DE EMISIÓN DE INFORMES, CERTIFICACIONES

Y DECLARACIONES TRIBUTARIAS

La Administración reconoce su responsabilidad principal sobre la razonabilidad, integridad,

confiabilidad y oportunidad de todos los informes, certificaciones y declaraciones tributarias. A su vez,
reconoce que el Revisor Fiscal es responsable por evaluar el sistema de control interno de la
Compañía, sugerir mejoras y examinar los estados financieros con el fin de estar en posición de opinar
sobre ellos. Por lo cual la Compañía y el Revisor Fiscal acuerdan el siguiente protocolo para el
cumplimiento adecuado de sus mutuas responsabilidades:

La Administración El Revisor Fiscal

1. Establecerá el sistema de control interno
que le permita emitir informes,
certificaciones y declaraciones tributarias
que sean veraces, confiables, oportunas y
acorde con las leyes, regulaciones y demás
normas jurídicas. Los estados financieros
serán preparados de acuerdo con principios
de contabilidad generalmente aceptados.
Asesorará a la Administración en el diseño e
implantación del sistema de control interno,
evaluará periódicamente su eficacia y grado de
cumplimiento y emitirá cartas con
recomendaciones en los casos que considere
necesario para mejorar el mismo.

El sistema que se establezca partirá de la

base que cada área de la Compañía que
requiera emitir informes, certificaciones y
declaraciones tributarias es responsable de
asegurar al Representante Legal que los
controles internos establecidos han sido
fielmente cumplidos desde la base de la
pirámide administrativa de la respectiva
área.

2. Nombrará a un empleado, responsable final, Mantendrá estrecho contacto con el empleado

de asegurar al Representante Legal la
integridad, confiabilidad, oportunidad y
concordancia con el sistema de control
interno y con los requerimientos legales de
todos los informes, certificaciones y
declaraciones tributarias que la Compañía
debe emitir para usuarios internos y
externos.
responsable y discutirá con dicho empleado las
recomendaciones que pueda tener para el
mejoramiento del sistema de control interno
previo a su presentación oficial al
Representante Legal.

La Administración
3. En el caso de certificaciones y declaraciones
tributarias, el Representante Legal las
firmará y el empleado responsable con su
firma las someterá a la revisión y firma del
Revisor Fiscal, una vez se haya asegurado
que la información contenida cumplió con la
totalidad de los procedimientos de control
interno. En aquellos casos en los cuales
existan dudas sobre el contenido o
redacción de certificaciones, por lo inusual o
significativo, se consultará al Revisor Fiscal
para concertar el mejor curso de acción a
seguir.
4. Establecerá los mecanismos internos para
asegurar que la información que sea
sometida a revisión del Revisor Fiscal haya
sido previamente depurada, conciliada y
ajustada.
5. La Compañía suministrará herramientas
físicas para las funciones de la Revisoría
Fiscal (Oficina, impresora, papelería,
teléfono, entre otros).
ANEXO B
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El Revisor Fiscal
El Revisor Fiscal someterá todas las
certificaciones presentadas por la Compañía,
firmadas por el Representante Legal, al mismo
sistema de revisión previa o posterior que
utiliza para todas las áreas y transacciones
realizadas por la Compañía. Es decir, no
siempre la revisión será previa a la firma de las
certificaciones y declaraciones tributarias.
Cuando las certificaciones sean inusuales o
significativas, asesorará al personal de la
Compañía en su redacción y/o contenido.
Presentará una carta antes de las principales
visitas con la información que requiere para
realizar eficientemente sus labores.
Se compromete a velar por la correcta
utilización de los equipos y herramientas
suministradas.
 ANEXO C
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NOMBRE DE LA EMPRESA

SUGERENCIAS PARA INCREMENTAR LA EFICIENCIA Y PRODUCTIVIDAD

Análisis permanente de cuentas

Consideramos que el esfuerzo para que las cifras de los estados financieros de la Compañía
sean confiables no debe efectuarse únicamente para la preparación de los estados financieros
anuales. Durante todo el año la contabilidad debe suministrar información confiable y oportuna a
la Administración para la toma de decisiones.

Es importante anotar para que el esquema sugerido funcione en forma eficiente se requiere
compromiso a alto nivel del área financiera, consistencia en su aplicación y oportunidad en los
análisis que sean requeridos.

Coordinación de las labores del Revisor Fiscal

En nuestro documento sobre responsabilidades de la Administración y del Revisor Fiscal (Anexo

A), se establece que la Administración es responsable del sistema de control interno, de la
razonabilidad de las cifras, de la confiabilidad y oportunidad de los informes que la Compañía
deba emitir a usuarios internos y externos. Por lo tanto, es evidente que todos los informes y
certificaciones que la Compañía deban emitir con firma del Representante Legal y/o del Revisor
Fiscal, también deben ser objeto de un sistema de control interno y rigurosidad profesional
interna que le permita al Representante Legal y al Revisor Fiscal emitir certificaciones,
declaraciones o informes confiables, oportunos y de acuerdo con requerimientos legales y
profesionales. Con base en lo anterior, sugerimos que:

a) La Administración nombre un empleado interno, responsable final, por asegurar al

Representante Legal la integridad, confiabilidad, oportunidad y concordancia con
requerimientos legales de todos los informes, certificaciones y declaraciones que la
Compañía deba emitir para terceros.

b) El empleado nombrado, según el literal anterior, es el responsable de establecer los controles

internos contables y administrativos, necesarios para dar adecuado y riguroso cumplimiento
a los requerimientos internos. El sistema que se establezca debe partir de la base que el
área o empleado que requiera un certificado, informe o declaración para terceros debe ser
responsable internamente de asegurar su preparación y su oportunidad de acuerdo con los
requerimientos legales que tenga.

c) El Revisor Fiscal evalúe periódicamente el sistema de control interno establecido e informe a

la Administración las sugerencias a que haya lugar.

Coordinación de labores con el departamento financiero

Consideramos que nuestras labores deben ser ampliamente coordinadas con las labores del
área financiera y contable, con el fin de incrementar la eficiencia y la productividad de ambas
funciones.
 ANEXO C
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Certificaciones y declaraciones tributarias

a) La revisión de las certificaciones deberá ser coordinada por un empleado delegado por la
Compañía, quien informará cualquier situación o aspecto significativo o inusual al Revisor
Fiscal.

Las certificaciones, en todos los casos, deberán ser entregadas al Revisor Fiscal para su
revisión, mínimo con 3 días de anticipación a su vencimiento y deberán indicar la fuente de
información.

b) Asegurar con su firma, que la información que sea sometida a revisión de la Revisoría
Fiscal, ya haya sido, entre otros aspectos, analizada, depurada y ajustada. De esta manera
se logra mayor eficiencia, pues se elimina la pérdida de tiempo resultante de someter
información incompleta a revisión.

c) Se ha definido como estrategia para el proceso de revisión y firma de las declaraciones

tributarias los siguientes procedimientos:

 Evaluación detallada por parte del personal especializado de nuestro departamento de

impuestos, en coordinación con las visitas de planeación y de ejecución, del ambiente de
control existente en la Compañía para la identificación de las operaciones que generan
impuestos y para el cálculo y registro de los mismos, análisis de las operaciones que
puedan tener efectos importantes en materia impositiva con base en la normatividad
vigente.

 Revisiones periódicas según plan adjunto, de los aspectos formales incluidos en las
declaraciones.

d) Como parte de los requisitos para la revisión de las declaraciones tributarias periódicas
por parte del Revisor Fiscal, la Compañía deberá presentar en forma precisa la siguiente
información en la fecha estipulada para la revisión de las mismas:

 La declaración respectiva será entregada y transcrita en el formulario a presentar y/o

borrador de la declaración electrónica si aplica, con la firma de aprobación por parte del
empleado responsable.

 Copia del auxiliar contable que sirvió de base para la elaboración de la declaración.

 Copia del NIT y Certificado de Cámara y Comercio actualizados, serán suministrados por
la Compañía en la primera revisión efectuada por la Revisoría Fiscal, y cuando existan
cambios en la información contenida en estos documentos.

 Copia de la declaración anterior presentada y, en el caso de corresponder a

declaraciones informadas en medios magnéticos, copia del comprobante de pago.

 En el caso de las declaraciones de Industria y Comercio, deberán ser entregados al

Revisor Fiscal para su revisión, mínimo con 3 días de anticipación a su vencimiento.
 ANEXO C
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 Para el efectivo funcionamiento de estos procedimientos, requerimos de su parte el

compromiso de mantener actualizados los libros oficiales, los cuales deben ser la fuente
para la preparación de dichas declaraciones.

Por último, queremos mencionarles que un equipo conformado por una Coordinadora de
Revisión Declaraciones Tributarias y una asistente responsable en Revisión de Declaraciones
Tributarias, han sido designadas a este trabajo y estarán oportunamente según el cronograma
adjunto, revisando las declaraciones tributarias de la Compañía, para que una vez efectuado
dicho procedimiento, pueda firmarse por parte del Revisor Fiscal para el envío a las diferentes
entes de control.
 ANEXO D
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CRONOGRAMA DE REVISIÓN DE DECLARACIONES TRIBUTARIAS AÑO 2015

NOMBRE DE LA EMPRESA
NIT 8XX.XXX.XXX - X

IMPUESTO A LAS VENTAS

Período a declarar Fecha de vencimiento Fecha de revisión

Marzo-Abril 12 de mayo de 2015 7 de mayo de 2015
Mayo-Junio 12 de julio de 2015 8 de julio de 2015
Julio-Agosto 9 de septiembre de 2015 6 de septiembre de 2015
Septiembre-Octubre 10 de noviembre de 2015 8 de noviembre de 2015
Noviembre-Diciembre 13 de enero de 2011 11 de enero de 2011

RETENCION EN LA FUENTE

Período a declarar Fecha de vencimiento Fecha de revisión

Abril 12 de mayo de 2015 7 de mayo de 2015
Mayo 10 de junio de 2015 8 de junio de 2015
Junio 12 de julio de 2015 8 de julio de 2015
Julio 11 de agosto de 2015 9 de agosto de 2015
Agosto 9 de septiembre de 2015 6 de septiembre de 2015
Septiembre 11 de octubre de 2015 8 de octubre de 2015
Octubre 10 de noviembre de 2015 8 de noviembre de 2015
Noviembre 10 de diciembre de 2015 10 de diciembre de 2015
Diciembre 13 de enero de 2011 11 de enero de 2011

IMPUESTO A LA RIQUEZA

Declaración y pago de la primera cuota

Período a declarar Fecha de vencimiento Fecha de revisión

2015 12 de mayo de 2015 12 de mayo de 2015

Pago de la segunda cuota

Período a declarar Fecha de vencimiento Fecha de revisión

2015 9 de septiembre de 2015 9 de septiembre de 2015
 ANEXO D
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DECLARACIÓN DE IMPUESTO SOBRE LA RENTA

Declaración y pago de la segunda cuota

Período a declarar Fecha de vencimiento Fecha de revisión

2015 14 de abril de 2015 14 de abril de 2015

Declaración y pago de la tercera cuota

Período a declarar Fecha de vencimiento Fecha de revisión

2015 10 de junio de 2015 10 de junio de 2015

Pago de la cuarta cuota

Período a declarar Fecha de vencimiento Fecha de revisión

2015 11 de agosto de 2015 11 de agosto de 2015

Pago de la quinta cuota

Período a declarar Fecha de vencimiento Fecha de revisión

2015 11 de octubre de 2015 11 de octubre de 2015

DECLARACION INDUSTRIA Y COMERCIO – ICA

Período a declarar Fecha de vencimiento Fecha de revisión

2015 30 de abril de 2015 24 de abril de 2015