ARTESANIAS DE COLOMBIA S.

Sistema
integrado de
Gestión de
Calidad
ISO 9001 – NTCGP 1000 – MECI 1000
DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROCESO DE
COMERCIALIZACIÓN

Objetivo: Compra y venta de productos artesanales; desarrollo de eventos para su comercialización y de la microempresa y servicios relacionados con el sector, en el ámbito nacional e
internacional. Ello, con el fin de atender los requerimientos del cliente, y contribuir a la promoción y gestión comercial de las comunidades artesanas, a la vez que generar rentabilidad a
la actividad comercial de la Empresa.
Alcance: Compra de productos artesanales, Ventas Nacionales, Ventas Internacionales, Ventas Almacenes y realización de ferias artesanales.
PROVEEDORES ENTRADAS
Proceso PLA Formatos para elaboración
del plan de acción
Cliente externo Solicitud de pedido
Subgerencia Plan de compras, fichas
Comercial técnicas.
Compras Orden de compra
Artesanos Productos comprados
proveedores
compras Fichas técnicas, orden de
compra
Bodega Remisión de productos
Bodega Remisión de productos
Bodega Remisión de productos
Ventas nacionales, Remisión de producto
ventas internacionales
Comité Directivo de Contrato de Asociación
Gerencia General Contratos de arrendamiento
Comité Directivo de stands.
eventos en asocio.
Bases de datos Reporte de existencias en
inventario
Clientes Quejas, reclamos,
devoluciones, encuestas de
satisfacción, sugerencias
Código: PROCML01 Versión: 8
CARACTERIZACIÓN PROCESO Vigente desde: 29/04/2013
COMERCIALIZACIÓN
Responsable: Subgerente Comercial.
ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTES
P Elaboración del plan de acción de la subgerencia Plan de acción para cada Proceso PLA, entes de control
vigencia
Recibo de solicitud de pedido Solicitud de pedido Proceso CML
recibida
Compra de Productos, Selección del proveedor y Orden de compra, Artesanos proveedores
Administración de mercancía en consignación proveedores
seleccionados
Control de la orden de compra Seguimiento a la orden Artesanos proveedores
de compra
Entrada de Productos Producto registrado Bodega
como entrada en bodega
Evaluación de productos Producto aceptado o Bodega, compras, Artesano
H rechazado
Envió de producto a Exportaciones (Si aplica) Productos recibidos Exportaciones
Envió de productos a Ventas Nacionales (Si aplica). Productos recibidos Ventas Nacionales
Envió de productos a los Puntos de Venta (Si Productos recibidos Puntos de venta
aplica).
Despacho y salida de mercancías Producto despachado, Cliente externo
remisión firmada
Preparación, realización y evaluación del evento Eventos feriales Artesanos expositores,
realizados visitantes evento ferial.
Inventario de los Puntos de Venta y Almacén Informe de inventario Subgerencia Comercial;
V
General Proceso MEJ.
Servicio Postventa e implementación de acciones Acciones de Proceso CML. Proceso MEJ.
A correctivas y preventivas mejoramiento para el
proceso
 SEGUIMIENTO
Seguimiento al cumplimiento de la orden de compra a través de llamadas telefónicas, Seguimiento y Servicio Postventa, Seguimiento a
entrega de productos a Almacén General, Llamadas telefónicas, correos electrónicos, visitas a artesanos, reuniones periódicas,
Seguimiento a procesos de exportación, Seguimiento a Cotizaciones, Seguimiento al pago a artesanos. Firma de contratos de Asociación
Corferias-Artesanìas de Colombia y arrendamiento stand artesano, Entrega de Factura al artesano, Registro visual del evento (fotografías
del evento), Informe ejecutivo, Estudio de mercado; Informe logístico, Carpeta de registros.

REQUISITOS QUE APLICAN AL PROCESO

ISO 9001– NTCGP 1000 LEGALES MECI 1000
4.2.3. Control de documentos  Código de comercio. 1.3.2. Identificación de riesgos
4.2.4. Control de Registros  Normativa de la DIAN resolución 1.3.3. Análisis de riesgos
7.1. Planificación de la realización del producto o prestación del 3878 del 28 de junio de 1.998. 1.3.4.Valoración de riesgos
servicio.  Registro nacional de 2.1.2. Procedimientos
7.2. Procesos relacionados con el cliente. exportadores. 2.1.3. Controles
7.4. Adquisición de bienes y servicios.  Determinaciones de origen. 2.1.4. Indicadores
7.5.1. Control de la producción y de la prestación del servicio.  Visto bueno autoridad 3.3.2. Plan de mejoramiento funcional
7.5.3. Identificación y trazabilidad. competente. 3.3.3. Plan de mejoramiento individual
7.5.4. Propiedad del cliente.  Contrato de Asociación
7.5.5. Preservación del producto y/o servicio Artesanías de Colombia
8.2.1. Satisfacción del cliente. -Corferias.
8.2.3. Seguimiento y medición de los procesos.
 Contrato de arrendamiento para
8.2.4. Seguimiento y medición del producto y/o servicio.
expositores suscrito con
8.3. Control del producto y/o servicio no conforme.
Corferias.
8.4. Análisis de datos.
8.5. Mejora continua.
 RECURSOS
HUMANOS INFRAESTRUCTURA FINANCIEROS
 Subgerente Comercial.  Oficina Subgerencia Comercial  Presupuesto Aprobado para la entidad PGN.
 Profesional de Compras.  Oficina Equipo Expoartesanias  Recursos Propios.
 Profesional ventas nacionales  Bodega
 Profesional ventas internacionales  Punto de venta
 Auxiliar administrativo  Hardware.
 Tecnico y auxiliar de Bodega  Software.
 Administrador punto de venta  Internet.
 Director Expoartesanias
 Diseñadores asesores
 Secretaria
 INDICADORES
FRECUENCIA DE
TIPO NOMBRE FORMULA TENDENCIA META
MEDICION

Porcentaje de pedidos (Numero de pedidos entregados a

Eficiencia entregados en la fecha tiempo / Numero de pedidos totales Mensual Creciente 80%
pactada del mes) X 100

Cumplimiento en la meta de
Ventas realizadas / meta propuesta Trimestral Creciente 80%
ventas
Eficacia del sistema de gestión Total de acciones cerradas / total de
Semestral Ascendente 80%
de calidad acciones detectadas
Eficacia
Obtener una
[(Area comercial año n – Area
Nivel de comercialización del ocupación del 95%
comercial año n-1)/ Area comercial Anual Permanente
evento del área comercial
año n-1]*100
disponible

Índice de satisfacción del Calificación obtenida en la encuesta

cliente con el servicio de satisfacción del cliente - item 11:
Mensual Creciente Mínimo 4
Satisfacción del servicio prestado en el
almacén.
Incrementar el 2% de
Nivel de ventas en el total de {[(Ventas año N - Ventas año N-1)/
Efectividad Anual Ascendente ventas con respecto
eventos Ventas año N-1]*100} – inflación año n
al año anterior
Garantizar la
Cantidad de aspirantes nuevos Expositores nuevos *100 año n/total participación de un
Anual Permanente
participantes expositores año n 10% de nuevos
expositores cada año
 GESTION DE RIESGOS DEL PROCESO

OBJETIVO DEL PROCESO Compra y venta de productos artesanales; desarrollo de eventos para su comercialización y de la microempresa y servicios
relacionados con el sector, en el ámbito nacional e internacional. Ello, con el fin de atender los requerimientos del cliente, y contribuir a la promoción y gestión comercial
de las comunidades artesanas, a la vez que generar rentabilidad a la actividad comercial de la Empresa.
Riesgo Identificación de causas y efectos

Incumplimiento en la entrega de
pedidos por parte de los artesanos.

Clasificación: Riesgo Operativo

Análisis

Probabilidad
Nivel B – Probable
Calificación
Impacto Credibilidad.
Nivel 3 (Usuarios)

A. Zona de riesgo
alta.
Evaluación Reducir, evitar,
compartir ó transferir
el riesgo

Valoración Descripción Controles operativos

Los controles existentes están
documentados, se aplican en la
actualidad y han sido efectivos para
minimizar el riesgo. Pasa a escala inferior
en probabilidad y continua ubicado en
zona de riesgo alto Reducir, evitar,
compartir ó transferir el riesgo.
El incumplimiento en la entrega de pedidos por
parte de los artesanos, genera retrasos e
incumplimiento en las fechas pactadas con el
cliente, generando pérdida de clientes, negocios e
imagen institucional, lo que reduce la gestión
comercial de las comunidades y la rentabilidad de la
entidad.
1. Evaluación de proveedores con el criterio de
cumplimiento de las fechas de entrega. 2.
Establecimiento de días de holgura entre la fecha
pactada con el cliente. 3. Seguimiento permanente a la
orden de compra. 4. Contar con una base amplia de
artesanos proveedores del mismo oficio. 5. Privilegiar
compras a grupos asociativos más que a artesanos
individuales.
 Acción Responsable Fecha Indicador Seguimiento Actualizado a
Continuar con la evaluación de proveedores Profesional Evaluación 85% de los Revisión Gerencial
contemplando el criterio de cumplimiento con Compras trimestral artesanos
una ponderación de 50% proveedores en el 03/Mayo/2012
rango de buenos y
excelentes
Definir días de holgura entre la fecha de Profesional Permanente Días de holgura Permanente oficina de
entrega por parte del artesano y la pactada con Compras compras 03/Mayo/2012
el cliente
Seguimiento permanente a la orden de compra Profesional Permanente Pedidos entregados Permanente oficina de
03/Mayo/2012
Compras en la fecha pactada compras
Privilegiar compras a grupos asociativos más Profesional Permanente Compras realizadas Permanente oficina de
03/Mayo/2012
que a artesanos individuales Compras a organizaciones compras
Ampliar la base de datos de proveedores Profesional Según criterios de
Semestral Comité de compras 03/Mayo/2012
Compras selección
 GESTION DE RIESGOS DEL PROCESO

OBJETIVO DEL PROCESO Compra y venta de productos artesanales; desarrollo de eventos para su comercialización y de la microempresa y servicios
relacionados con el sector, en el ámbito nacional e internacional. Ello, con el fin de atender los requerimientos del cliente, y contribuir a la promoción y gestión comercial
de las comunidades artesanas, a la vez que generar rentabilidad a la actividad comercial de la Empresa.
Riesgo Identificación de causas y efectos

Eventos y desastres naturales que

afecten el desarrollo del evento

Clasificación: Riesgo Operativo

Análisis

Probabilidad
Nivel B – Probable
Calificación
Impacto Financiero.
Nivel 4 (1501-2000
SMMLV)

A. Zona de riesgo
alta.
Evaluación Reducir, evitar,
compartir ó transferir
el riesgo

Valoración Descripción Controles operativos

Los controles existentes están Dada la naturaleza del riesgo que no es controlable, Plan de emergencias establecido por Corferias,
documentados, se aplican en la se han tomado acciones preventivas y correctivas Plaza Mayor (Brigada, Rutas de evacuación,
actualidad y han sido efectivos para para evitar el daño a la propiedad del cliente. atención primeros auxilios, control de incendios)
minimizar el riesgo. Pasa a escala inferior
en probabilidad y continua ubicado en
zona de riesgo alto Reducir, evitar,
compartir ó transferir el riesgo.
 Acción Responsable Fecha Indicador Seguimiento Actualizado a
Realización de reunión informativa para Equipos Según Reunión realizada Lista de asistencia reunión
expositores sobre temas relacionados con Organizadores realización
los protocolos de seguridad del evento de la feria
implementados durante la realización de la Expoartesa
feria Expoartesanias y Expoartesano. no – 03/Mayo/2012
Diciembre
para
Expoartesa
nias

Elaborado/actualizado por Revisado por Aprobado

Janeth Gonzalez Leonardo Martin Cristian Castillo

Profesional Subgerencia Comercial Profesional de Planeación Subgerente Comercial