AP11-EV03- “Programación Evento Comercial y Diseño de la Campaña de Difusión”.

Presentado por:
Jean Alexander González Álzate
Ana Karina Peña Martínez

Presentado a:
Maricela del Pilar Salazar Realpe

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

SENA
GESTION DE MERCADEO

.
Evidencia
“Programación Evento Comercial y
Diseño de la Campaña de Difusión

Programación de un evento comercial y diseño de su campaña de difusión.

1. Determinar el tipo de evento a realizar: AlimentARTE 2021 ciudad de Bogotá Serán
dos fines de semana donde la buena cocina estará presente en cada uno de los platos. En
Mundo con Boca, primer fin de semana, el protagonista será Asia que hará presencia con su
gastronomía internacional como invitado; y en Colombia Si Sabe, segundo fin de semana, se
mostrará la deliciosa gastronomía de la ciudad de Barranquilla.

La Fundación Corazón Verde ha sido la encargada de darles a los colombianos el mejor de

los festivales gastronómicos del país. En promedio, desde su inicio y gracias al recaudo por
la participación activa de los ciudadanos corazón verde ha logrado:
Entregar más de 370 soluciones de vivienda.
Educar a más de 8.000 niños huérfanos de policías han recibido educación primaria y
secundaria.
Brindar acompañamiento psicológico a más de 7.800 familiares de policías que han sido
víctimas de la violencia en Colombia.
Es por esta razón y con el fin de seguir construyendo país, que el parque El Virrey será
nuevamente la sede para la llegada de la décimo séptima edición de Alimentarte Food
Festival, único con un fin social y el más importante de Colombia. Como bien lo menciona
Carlos Alberto Leyva, presidente de la junta directiva de la Fundación Corazón Verde;
“ALIMENTARTE nace y se construye como una idea para ayudar a todos. A la ciudad como
su gran evento culinario, a los restaurantes, a las más de mil personas que trabajan para
lograrlo, al turismo cuando el 15% de sus visitantes son extranjeros, y finalmente a una obra
social única que es la ayuda a la policía Nacional que necesita el apoyo de la sociedad civil”.

2. Establecer los requerimientos del evento

REQUERIMIENTOS
 Especificar a los coordinadores del evento, el tipo y tamaño del stand, la ubicación que
necesitamos, en medidas y capacidades.
 Imagen corporativa (marca, imágenes, mensaje, logotipos, banners, tema u objetivos)
 Los productos a exhibir
 elementos decorativos y mobiliarios.
 hacer promociones preventa tales como. (invitaciones personales, correo directo,
anuncios en revistas, periódicos y radios.
 promoción durante el evento: volantes, folletos, obsequios, muestras gratis, etc.
 venta directa con ofertas
 música y/o videos
3. Construir el presupuesto y la financiación del evento
Este evento haremos uso de los recursos con que cuenta la compañía, formaremos un equipo
de trabajo de 6 miembros, a los cuales le serán asignadas tareas específicas:
rubros estimados total
Alquiler de stand $350.000 $350.000
Equipos $200.000 $200.000
Adecuaciones $280.000 $280.000
Publicidad $400.000 $400.000
Cuñas radiales $800.000 $800.000
Degustaciones de menús $600.000 $500.000
Decoraciones $400.000 $400.000
Iluminación $100.000 $100.000
Total $3.030.000

4. Contratar los insumos, materiales y equipos que necesitará

cantidad Materiales, insumos o equipos
40 Mini menús de degustación CERDO
30 Mini menús de degustación RES
30 Mini menús de degustación EMBUTIDOS
3 pendones
70 pasabocas
4 Portafolios de servicio
200 Volantes y folletos
5. Elaborar del protocolo del evento
PROTOCOLO DEL EVENTO
PROTOCOLOS ANTES DEL EVENTO
 Establecer el lugar y el horario en la que se llevara a cabo el evento
 Conocer el público que va asistir
 Diseñar un programa de presentación del evento para así llevar un orden.
 Conocer el lugar donde se presentará el producto, como que servicios hay, el personal
de seguridad que hay, sitios de información general etc.
PROTOCOLOS DURANTE EL EVENTO
 Revisar que todo esté en orden conforme la agenda del evento.
 Distribuir el trabajo entre los encargados del evento.
 Tener una adecuada presentación personal.
 Tener una buena disponibilidad y atención con los invitados.
 Expresarse de manera clara y concreta.
 Ubicarse en la entrada del stand para recibir cordialmente a las personas invitadas.
 Tener listo los productos a ofrecer y las degustaciones.
PROTOCOLO AL FINALIZAR EL EVENTO.
 Realizar un acta publica con las conclusiones del evento, ya que estos se van hacer llegar
a todos participantes.
 Enviar notas de agradecimiento por la participación del evento.
 Hacer encuestas para saber si se alcanzaron los objetivos propuestos.

6. Formular el plan de relaciones públicas del evento

La empresa CARNICOS MC, ha decidido hacerse participe de una feria gastronómica en
donde va hacer el lanzamiento oficial de la nueva línea de productos; lugar en donde se podrá
disfrutar de actividades comerciales, gastronómicas y artísticas.
CARNICOS MC es una empresa que recién se está introduciendo en el mercado y que cuenta
con poco presupuesto para promocionar y dar a conocer nuestros productos, es por eso que
hemos decidido participar de esta feria y evento, que es una especie de flea-market, con
muchas satisfacciones a nivel comercial, es una feria que tiene gran acogida en el público, al
cual asiste un gran número de personas de diferentes perfiles, a los cuales podemos realizar
sondeos de opinión de nuestro producto, intercambiar opiniones y darnos a conocer en el
mundo gastronómico; Para que sea una actividad donde podamos cumplir con los objetivos
propuestos hemos dispuesto la siguiente planeación y programación para llevar a cabo dicho
evento.
OBJETIVO GENERAL
Promover la participación activa de nuestra empresa dentro del sector alimenticio.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
 Reforzar la imagen y marca de nuestro producto.
 Lograr la compra y venta de los productos y servicios.
 Lograr un gran número de contactos.
 Hacer alianzas estratégicas con clientes y proveedores
 Captar nuevos clientes y consumidores.
 Transmitir información mucho más activa e intensa acerca del producto.

7. Diseñar la campaña de difusión

 Se promocionará a través de las redes sociales como Facebook, Twitter, Instagram por
medio de historias y publicaciones constantes con la información correspondiente del
día el evento así serán las historias que publicaremos

 e invitaciones vía email, a los clientes ya establecidos.

 Voz a voz.
 Plegables
 Todo tipo de material POP

EJEMPLOS DE PUBLICIDAD DIFUNDIDOS POR LA FUNDACION

Ya que este es un festival privado con el fin de recaudar ayudas para los más necesitados por
medio de la fundación la publicidad y demás será enfocada netamente en la difusión general
del evento las marcas que acompañaran y lo que ofrecerán se conocerán el día del evento
8. Difundir el evento comercial
El evento se va difundir, mediante pendones, avisos radiales, avisos de televisión y redes
sociales para de esta forma poder llegar a la mayoría de nuestros invitados; garantizaremos
que a cada uno de ellos pueda estar informado y nos pueda acompañar en esta gran
inauguración.

LANZAMIENTO DE LA LINEA GOURMET DE CARNICOS MC CORDIALMENTE

INVITADOS

MAYOR INFORMACIÓN ´´MEDELLIN´´

3018509863

Carnicosmc2018@gmail.com

Aviso radial

Olímpica estéreo los invita al festival culinario cocinarte en Bogotá Anímate y participa más
información 2889567

Aviso de televisión
CONOCE LA NUEVA LINEA GOURMET DE CARNICOS MC PRESENTACION EN
LA FERIA GASTRONIMCA COCINARTE NO TE LO PIERDAS

9. Evaluación
Ficha monitoreo

Acta de reunión para evaluar eventos

Fecha 26/01/2021
Objetivo(s) evaluar el evento de lanzamiento de la empresa
Asistentes JEAN, ANA, MARISOL
nombre cargo
JEAN DIRECTOR COMERCIAL
ANA DIRECTOR DE VENTAS
MARISOL SUPERVISORA
Temas tratados
opiniones de los clientes
desarrollo general del evento
 aspectos negativos
aspectos positivos
cosas por mejorar

Resultados
se pudo evidenciar un buen trabajo en equipo durante el evento
se apreciaron las opiniones negativas y positivas
y se trabajó en la mejora de las falencias

Referencias utilizadas

Firma JEAN ALEXANDER GONZALEZ ALZATE

Realizada por firma ANA KARINA PEÑA

PLAN DE PRESENTACIÓN DE SERVICIOS DEL PROYECTO.

PLAN DE EXHIBICIÓN

Objetivo: promocionar nuestra empresa por medio de publicidad utilizando los diferentes
medios de publicidad como pendones, fichas, audios, realizando descuentos para los clientes
interesados, realizar sorteos como material P.O.P.

ESTRATEGIA DE EXHIBICIÓN

La estrategia de exhibición que se utilizara será por medio de charlas u conferencias en la

cual los clientes puedan obtener cercanía e interactuar con los encargados para así puedan
obtener suficiente en formación y puedan llevarse la mejor impresión de la micro empresa.

PÚBLICO

El público seleccionado para esta explosión de nuestro servicio son los comerciantes del
sector del consumo masivo de la ciudad de Medellín.
ESTRATEGIA DE VENTA Y PROMOCIÓN

Les enseñamos a nuestros clientes nuestro servicio de una forma que se obtenga el interés
del consumidor y la eficacia esperada, seremos claros he innovadores para de esta forma
hacer que el cliente tenga la necesidad, de adquirir nuestro servicio; se realizara una excelente
o presentación de esta forma se verá reflejada la presentación de nuestro servicio.

PIEZAS PUBLICITARIAS NECESARIAS PARA DIFUNDIR EL EVENTO

LANZAMIENTO DE LA LINEA GOURMET DE CARNICOS MC

MAYOR INFORMACIÓN ´´MEDELLIN´´

2695544- 2882477

Carnicosmc2018@gmail.com

Aviso radial

SI CARNE DE CALIDAD QUIERES PROBAR A CARNICOS MC DEBES BUSCAR LA

MEJOR CALIDAD Y SIEMPRE LOS MEJORES PRECIOS EN TODA LA CIUDAD DE
MEDELLIN LLAMANOS

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Aviso de televisión

LA CARNE MAS RICA DE TODA LA CIUDAD NO TE QUEDES CON LAS GANAS

DE PROBAR LOS MEJORES FILETES DE RES O CERDO LOS EMBUTIDOS DE
MAYOR CALIDAD TODO UN MANJAR PARA TU BOCA ALIMENTATE CON
CARNICOS MC

CONTRATO COMERCIAL
Planear el proceso de negociación de acuerdo con el código de ética.
Negociación: Proceso de integración entre dos o más partes con el propósito de llegar a un
acuerdo sobre algún intercambio o a un acuerdo destinado a alcanzar el logro de intereses
comunes en una situación en que existen intereses contrapuestos.
Dentro de la negociación deben haber valores éticos basados en:
 La libertad, la igualdad, la justicia, la verdad, la fidelidad.
 Uno de los condicionantes básicos para que pueda existir una negociación es la
comunicación entre las parte.
 La interacción entre las partes, debe producirse a través del diálogo.
 Debe haber un acuerdo sensato, admitir el intercambio de ideas, la discusión y la
argumentación.
Informe Ejecutivo:
El presente plan de negocio muestra la oportunidad de realizar un evento de productos
cárnicos asados, horneados y congelados donde los consumidores podrán experimentar el
placer de comer y degustar algo rico a cualquier hora del día con nuestra variedad de
productos y nutritivos que mantendrán la más alta calidad desde el origen de producción
tradicional hasta la preparación final.
Esta idea del evento surgió por la tendencia nacional por el consumo de alimentos cárnicos
horneados y demás presentaciones, el crecimiento en Colombia en la producción de este
tipo de alimentos que actualmente es de un 45% y el satisfacer la demanda de un
consumidor que busca alimentos fuera de casa más saludables y que su producción sea
amigable con el medio ambiente, además el tener una noción clara de los consumidores y
potencial de mercado en el país para este tipo de alimentos.
Para llegar al público objetivo el evento se segmentará en el sector del norte y sur de
Bogotá que es donde será el festival gastronómico para esta, diversidad de clientes con los
que vamos a contar.
Dentro de las ventajas competitivas el proyecto se orientará productos tradicionales con una
alta responsabilidad nutricional para el consumidor con este negocio ofrece todos los
servicios para ser efectivo este evento, con el fin de incrementar el consumo y la frecuencia
del mercado objetivo, esto nos permite la sostenibilidad del proyecto en el largo plazo y la
inclusión del grupo de población de estratos 1, 2, 3 y 4 por la asequibilidad a este tipo de
productos.
CLÁUSULAS
PRIMERA: El/la trabajador/a prestará sus servicios como (ENCARGADO DE STAND)
incluido en el grupo profesional del festival para la realización de las funciones
De acuerdo con el sistema de clasificación profesional vigente en la empresa.
En el centro de específicamente el lugar del evento (PARQUE EL VIRREY BOGOTA)
SEGUNDA: EI contrato se concierta para realizar trabajos y cumplir horarios de carácter
OBLIGATORIO del 21 al 26 de agosto
Dentro de la actividad se encuentran las siguientes labores
 Repartir degustación
 Entregar información de la fundación
 Brindar orientación sobre precios
 Limpieza del stand
 Venta de los bonos solidarios
La duración será de 15 DIAS INCLUYENDO DIAS DE EVENTO Y SEMANA PREVIA
DE MONTAJE Y AJUSTES DE LOGISTICA
La duración estimada de la actividad será de 7 DIAS DE EVENTO

El número de trabajadores contratados será de 6 TRABAJADORES

En el orden y forma que se determine en el Convenio Colectivo de la jornada estimada
dentro
Del periodo de actividad será de 6 horas.
La distribución horaria será 9am A 1PM

TERCERA: La jornada de trabajo será:

A tiempo parcial: la jornada de trabajo ordinaria será de 8, horas al día
48 horas a la semana,
En el caso de jornada a tiempo parcial señálese si existe o no pacto sobre la realización de
horas complementarias (11):
SI NO
CUARTA: La duración del presente contrato será OBRA LABOR, iniciándose la relación
laboral en fecha 15 DE AGOSTO 2020 y se FINALIZA EL 27 DE AGOSTO DEL 2020
Establece un período de prueba de 2 DIAS
QUINTA: El/la trabajador/apercibirá una retribución total de 700.000 MIL PESOS que se
distribuirán en los siguientes conceptos salariales
 ASESOR AL CLIENTE
 MERCADEO
 CUMPLIMIENTO DE VENTAS

SEPTIMA: El presente contrato se formaliza bajo la modalidad de contrato por prestación

de servicios: SI/ NO El/la trabajador/a:
 JEAN ALEXANDER GONZALEZ
 ANA KARINA PEÑA
 MARISOL RESTREPO
 JOSE VELEZ
 CELESTE GONZALEZ
 FELIPE TOBON