PLAN DE COMUNICACIÓN DE INNOVESTE

Estructura del Plan de Comunicación

DEFINICIONES
• Alta dirección: Persona o grupo de personas del máximo nivel jerárquico que dirigen y
controlan una entidad.
• Archivo electrónico: Es el conjunto de documentos electrónicos, producidos y tratados
archivísticamente, siguiendo la estructura orgánico-funcional del productor,
acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en
el transcurso de su gestión
• Campaña de comunicación: Es el conjunto de acciones que comprenden el proceso de
divulgación de un tema, comprende etapas de estructuración de la estrategia, definición
de tácticas, construcción de mensajes, diseño de piezas y puesta en marcha del plan.
• Clima organizacional: Es el nombre dado al ambiente generado por las emociones de
los miembros de un grupo u organización, el cual está relacionado con la motivación de
los empleados. Se refiere tanto a la parte física como emocional
• Cliente: Organización, entidad o persona que recibe un producto y/o servicio.
• CloudKey: Publicidad interna que se encuentra al inicio del registro del correo
electrónico con el fin de informar actividades puntuales, estrategias, lineamientos, etc.
• Community manager: El responsable o gestor de la comunidad de internet, en línea,
digital o virtual (online community manager en inglés) es quien actúa como auditor de
la marca en los medios sociales. Es un puesto de trabajo dentro de la mercadotecnia en
medios sociales, siendo su función ejecutar lo que los administradores o gestores de
redes sociales planifican.
• Comunicado de prensa: Es una comunicación escrita dirigida a los miembros de los
medios de comunicación con el propósito de anunciar algo de interés periodístico
• Comunicación efectiva: La información que se le brinde a los colaboradores interno,
partes interesadas y grupos de interés debe ser breve, clara, asertiva y empática. Para
desarrollar una comunicación efectiva es necesario que el receptor del mensaje
comprenda el significado y la intención de lo que se está comunicando.
• Correo electrónico: Es un servicio de red que permite a los usuarios enviar y recibir
información.
• Cultura institucional: Conjunto de valores, creencias y principios de una institución la
cual es reflejada en el comportamiento de los funcionarios.
• Diagnóstico comunicacional: Fase del plan de comunicaciones que permite conocer las
necesidades de información y comunicación de la ciudadanía, partes interesadas,
grupos de interés y las de la Entidad, identificar sus fuentes y definir una estructura para
su procesamiento y socialización.
• Documento electrónico de archivo: Es el registro de información generada, recibida,
almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios
durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus
actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos.
• Estrategia: Conjunto de decisiones y acciones relativas a la elección de los medios y
articulación de los recursos con miras a lograr un objetivo, la estrategia se completa a
través de los planes.

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• Evento: Es un acto que sirve a su empresa o institución para presentar o potenciar un
determinado producto/servicio/marca, de esta forma se genera vínculo
empresa/cliente.
• Gestión: Actividades coordinadas para planificar, controlar, asegurar y mejorar una
entidad.
• Grupos de interés: Se definen como todos aquellos grupos que se ven afectados directa
o indirectamente por el desarrollo de la actividad empresarial, y por lo tanto, también
tienen la capacidad de afectar directa o indirectamente el desarrollo de éstas.
• Existen varias definiciones relativas al concepto de "Grupos de Interés" o "Stakeholders"
(también llamados "partes interesadas"), pero todas tienen en común el tratarse de
aquellas personas, grupos, colectivos u organizaciones que se ven afectadas, de forma
directa o indirecta, por las actividades o decisiones de las organizaciones. Esta definición
recoge no solo a personas y/o grupos internos a la organización, sino también externos
a ella y con diferentes grados de implicación
• Mailing: Envío de información publicitaria por correo a un gran número de personas de
manera directa y personalizada.
• Manual de Imagen Institucional: El manual de identidad corporativa es un documento
en el que se diseñan las líneas maestras de la imagen de una compañía, servicio,
producto o institución. En él, se definen las normas que se deben seguir para imprimir
la marca y el logotipo en los diferentes soportes internos y externos de la compañía, con
especial hincapié en aquellos que se mostrarán al público.
• Medio de comunicación: Permite que haya interacción, diálogo o retroalimentación del
mensaje entre dos o más personas. Ejemplos: reuniones, comités, visitas guiadas,
talleres etc.
• Medio de información: Informan sobre un hecho o acontecimiento sin que haya una
interacción y retroalimentación del mensaje. Ejemplo: manuales, carteleras, televisión,
periódicos, vídeos etc.
• Noticias: Relato informativo usado para divulgar acontecimientos o sucesos
importantes para una comunidad. La noticia obedece a una estructura de acuerdo al
medio de información que se use.
• Parte Interesada: Organización, persona o grupo que tiene un interés en el desempeño
o éxito de una entidad.
• Parrilla de contenidos: Corresponde a la programación de contenidos que se realiza
para publicar en las redes sociales.
• Pieza de comunicación: Hace referencia al elemento de diseño gráfico y a producción
fílmica que se desarrolla como herramienta de comunicación del mensaje.
• Plan de comunicación: Contiene las actividades y los medios de comunicación
adecuados para divulgar la información dependiendo del público objetivo.
• Portal institucional: Es un sitio web que ofrece al usuario, de forma fácil e integrada, el
acceso a una serie de recursos y de servicios relacionados a un mismo tema. Incluye:
enlaces, buscadores, foros, documentos, aplicaciones, compra electrónica, etc.
Principalmente un portal en Internet está dirigido a resolver necesidades de información
específica de un tema en particular.
• Política: Directriz emitida por la dirección sobre lo que hay que hacer para efectuar el
control. Constituye la base de los procedimientos que se requieren para la implantación
del control.
• Producto: Resultado de un proceso.
• Redes sociales: Es una plataforma en Internet cuyo propósito es facilitar la
comunicación y otros temas sociales en el sitio web.
• Wallpaper: Es el papel tapiz o fondo de escritorio de la pantalla del computador, en el
que se publican mensajes y contenidos cortos.

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 • Yammer: Es una red social corporativa en la que las áreas publican temas de interés
general.

1. Definición del Alcance

Diseñar e implementar estrategias para asegurar una comunicación efectiva a los
clientes internos y externos de Innoveste, dando a conocer los diferentes medios de
comunicación con los que cuenta la empresa para interactuar con las partes
interesadas, los grupos de intereses y los colaboradores.

2. Objetivos

Objetivo General:
Lograr que la comunicación en Innoveste sea una cultura donde el dialogo, la confianza
y la participación sean el componente primordial para cumplir los objetivos corporativos.

Objetivos Específicos:
- Facilitar los procesos de comunicación entre los públicos internos y externos con
oportunidad, claridad y trasparencia sobre los objetivos, mejoras y resultados
obtenidos.
- Apoyar y proponer acciones de mejora en las distintas áreas de la empresa
asegurando vías de información ágiles, trasparentes y fácil acceso.
- Facilitar información actualizada a los usuarios y grupos de interés respecto a
todos los servicios y oportunidades que ofrece la empresa logrando su optima
utilización.
- Generar e implementar estrategias que permitan que la información y la
comunicación de la empresa en cada proceso sean los adecuados y necesarios
para los diversos grupos de interés.
- Generar diversos espacios de comunicación para fortalecer las competencias de
los colaboradores y fortalecer los lazos y relaciones del equipo colaborador
enriqueciendo el ambiente organizacional, fomentando la creatividad y el
esparcimiento de los diferentes miembros.
- Sistematizar la comunicación y la información entre el equipo directivo de la
empresa
- Proporcional una base documental y material de referencia sobre los principales
procesos de comunicación para garantizar la trazabilidad de los procesos

3. Público(s) objetivo

Internos:
- Socios
- Equipo Directivo
- Colaboradores Internos
- Contratistas externos

Externos:
- Clientes
- Patrocinadores
- Proveedores

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 - Competencia
- Bancos
- Estado (Dian)
- Entidades (EPS, ARL)

4. Mensajes
El Mensaje trasmitido a cada uno de los públicos debe contener al menos los
siguientes componentes, para hacer mas efectiva la toma de decisiones:
- Cortesía y amabilidad
- Oportunidad
- Claridad en el mensaje: (objetivo, tiempo, lugar, expectativa, respuesta o
retroalimentación)
- Contemplar los efectos ecológicos

5. Definición del estilo de Comunicación

Comunicación Asertiva:
Es el estilo de comunicación más natural, directo y claro; abierto a las opiniones ajenas,
generando la misma importancia que a las propias (sin menospreciar sus opiniones
personales ni tampoco las de los extraños). Se sustenta en el respeto a uno mismo, el
cual debe ser transmitido respetando a las demás personas, generando así un dialogo
en el cual no se “impone” ninguna de las dos partes, sabiendo de ante mano que las
posturas planteadas posiblemente no coincidan; y es necesario trabajar en puntos de
convergencia para buscar una solución y no un conflicto.

“Hablo porque conozco mis necesidades, dudo porque no conozco las tuyas. Mis
palabras vienen de mí experiencia de vida. Tú entendimiento viene de la tuya. Por eso,
lo que yo digo, y lo que tú oyes, puede no ser lo mismo. Por lo que sí tú escuchas
cuidadosamente, no sólo con tus oídos, sino también con tus ojos y tú corazón, puede
ser que logremos comunicarnos.” HERBERT. G. LINGREN

6. Canales de Comunicación

6.1 Canales de Comunicación Directa

6.1.1 Reuniones presenciales:

Las reuniones presenciales son una herramienta muy efectiva para coordinar al equipo
hacia la consecución de los objetivos globales de la empresa. Para lograr la efectividad
de las mismas, estas deben ser citadas con mínimo 48 horas de anticipación, aclarando
el día, la hora y el lugar de la reunión, participantes, además de el objetivo principal de
la misma y la agenda a tratar con una hora terminación de la reunión.

Las reuniones pueden ser convocadas por correo electrónico usando las herramientas
de calendario o por WhatsApp siempre y cuando contenga la información antes
mencionada.

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6.1.2 Videoconferencias:
Es el mismo concepto que las reuniones presenciales, pero con la ventaja de poder
realizarlas desde cualquier parte del mundo. pueden usarse en combinación con
reuniones presenciales, esto sería necesario si uno o varios de los participantes no se
encuentran en la oficina. Los servicios de videoconferencia más habituales son Skype
y Hangouts de Google, Zoom, Go to Meeting, Twiddla.

6.1.3 Conversaciones presenciales:

Este tipo de conversaciones, a diferencia de las reuniones, carecen de total planificación
y por ello suelen generar bastantes interrupciones. Pueden estar bien para solucionar
un problema urgente de manera ágil, pero hay que tener cuidado de no abusar de ellas
para no estropear la productividad del equipo.

6.1.4 Llamadas telefónicas:

Lo mismo que las conversaciones presenciales, pero a través de teléfono. Suelen
realizarse sin planificación previa y generan interrupciones de igual manera. Debe
racionalizar el tiempo y confirmar si la persona tiene el tiempo para atender la llamada.

6.2 Canales de Comunicación Asíncrona

6.2.1 Email:
Este canal de comunicación flexible y menos interruptivo siempre y cuando su uso sea
responsable. Los correos deben siempre llevar la firma corporativa o la información
básica del remitente si se usan otras plataformas de acceso como los móviles.
Garantizar que el mensaje enviado cumpla con las principales normas del “mensaje”.

Todos los correos creados para los colaboradores de Innoveste deberán ser:

abbbbb@innoveste.com

a: Inicial del primer nombre

b: apellido

Reglas para Correos corporativos:

• Nunca utilices letras mayúsculas, especialmente en el asunto del correo
• Controla el uso de puntos de exclamación, parece de novato y es poco profesional
• La información principal debe ir en el título del correo, ser claros y conciso de que
se trata el correo para ubicarlo fácilmente después
• Utilizar un corrector de texto. Las faltas de ortografía son terriblemente mal
vistas en un email corporativo.
• Evita los excesos. No agregues color y gráficos que no sean necesarios. Jamás
usar letras rojas, ya que parece un regaño al interlocutor.
• No utilices emoticones. El uso de este recurso también puede parecer infantil y
poco profesional.
• Sé amable y cortes al saludar, despedirse o pedir el favor.

6.2.2 Mensajería instantánea convencional:

El WhatsApp se ha convertido em el principal medio de comunicación hoy en día tanto
a nivel personal como empresarial. Se requiere responsabilidad y control en su uso en
términos de tiempo y usabilidad. Se deberán respetar las normas legales y de
confidencialidad en términos comerciales y profesionales.

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6.2.4 Mensajería instantánea para empresas:
Sistema de mensajería para empresas que permite ahorrar tiempo en las reuniones de
trabajo trabajando con el equipo anticipadamente en los temas a resolver, compartir con
le equipo los avances de cada proyecto e intercambiar ideas con el equipo de forma
estructurada. Algunas plataformas son: TribeScale

6.2.5 Redes sociales:

Una vez establecidas las redes sociales de la empresa, mantener una comunicación
clara, constante y permanente con los diferentes públicos objetivos para mantenerlos
solo informados sino fidelizados con la calidad de la información y la periodicidad de la
misma. Algunas redes por considerar: Facebook, Twiter, Instalgram, LinkedIN,
Google+, Yammer.

6.2.6 Manuales y documentos:

Manuales y documentos con todos los procesos, procedimientos, descripción de
cargos y políticas para garantizar que todo el equipo maneje la misma información
corporativa.

7. Tipos de Comunicación Interna

Las comunicaciones deben ser claras, concisas y precisas; de lo contrario parecerá
que se pretende producir un ambiente donde la transparencia no es la premisa de la
Organización.

7.1 Comunicación Descendente:

Surge desde los directivos de la empresa y desciende a los distintos niveles de la
pirámide jerárquica. Su finalidad es informar instrucciones, objetivos o políticas de la
empresa.

Las comunicaciones verticales descendentes, deben tener el menor número de saltos

entre la fuente emisora y la receptora, de lo contrario cada salto agregará o disminuirá
información, produciendo una comunicación errónea.

• Plataforma Estratégica
• Procesos, Descripciones de cargo, Políticas
• El Manual de Bienvenida.
• El Plan de Formación.
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• Balance General
• Publicación institucional (revista, periódico, newsletter)
• Carta al personal
• Reuniones informativas
• Entrevista
• Cartelera
• Circulares y correos electrónicos grupales
• Las Cartas, Memorandos y Circulares.
• El correo electrónico.
• Mensajes a móviles y agendas electrónicas.

7.2 Comunicación Ascendente:

Nacen en la base de la organización y llegan a la alta dirección. Permite a los
empleados plantear ideas y sugerencias, así como dar retroalimentación a la
comunicación descendente.

• Buzón de sugerencias
• Entrevista
• Redes internas (Intranet)
• Correo electrónico
• Reuniones periódicas
• La Entrevista
• Las Encuestas
• Los Programas de Sugerencias
• Reporte de indicadores

7.3 Comunicación horizontal:

Básicamente se da entre pares. Se promueve como pauta de trabajo la colaboración y
el trabajo en equipo.

• Reuniones por departamentos o grupos de trabajo

• Sesiones informativas
• Correo electrónico
• Redes sociales
• Las Convenciones
• Los Grupos de Empresa
• Las Redes Internas (Intranets)
• Actividades sociales para la familia
• Concursos y Premios
• Jubilación o Salida de la organización

8. Protección de la Información
Además, también hemos de tener en cuenta la protección que hemos de dar a la
información. Por ello clasificaremos la información como Restringida, Privada o
General, en función del nivel de riesgo de la misma y de los colectivos a los que vaya
dirigida. (Ver Política de seguridad Informática)

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8.1 Restringida:
La comunicación Restringida es aquella que debe guardarse
cuidadosamente para evitar poner en riesgo los objetivos corporativos.

• Planes estratégicos de la compañía

• Planes de marketing o ventas
• Lista de clientes
• Nóminas de directivos
• Proyectos de innovación, investigación y desarrollo

8.2 Privada:
Las comunicaciones de carácter privado deben ser gestionadas cuidadosamente para
que estas no se conviertan en conversaciones de pasillo, produciendo un ambiente
laboral desagradable y poco productivo.

• Políticas de compensación
• Análisis médicos del personal
• Planes de desarrollo individual
• Información referida al personal de la organización

8.3 General:
El resto de información

• Página Web
• Redes sociales
• Comunicados

9. Guía de Archivo de documentos

9.1 Guía para nombrar archivos digitales

La información contenida debe estar clasificada en carpetas y subcarpetas según su
origen así:
- ADMINISTRATIVO
- COMERCIAL
o CLIENTES
o PROPUESTAS ECONOMICAS
o PROYECTOS
- CONTABLE
- MARKETING
- RRHH

Los documentos que requieren consecutivo se guiaran por la siguiente tabla de

referencia.

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 DDD TIPO DE DOCUMENTO

PRC Proceso

PRD Procedimiento

MTZ Matriz

INS Instructivos

PGT Planes de Gestión

ISE Informe Semanal

IME Informe Mensual

IFI Informe Final

PGP Planes Gestión Proyecto

SPE Solicitud de permisos

ACT Actas Reuniones

TBL Tabla

CRO Cronograma de Trabajo

O por los siguientes procesos internos:

DDD TIPO DE DOCUMENTO

COT Cotización

FAC Factura

CON Contratos

ORD Orden de Servicio

PCM Presentación Comercial

CCO Cartas Comerciales

También deben tenerse en cuentas las unidades de negocio para el consecutivo

comercial

DDD TIPO DE DOCUMENTO

EM Emprendimiento

DH Desarrollo Humano

DP Dirección de Proyectos

ID Investigación y Desarrollo

RS Responsabilidad Social

Los documentos se nombran a nivel interno de la siguiente forma:

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XXX-001-YY-DDMMAA

XXX = Abreviación del tipo de documento

001 = Consecutivo
YY = Unidad de Negocio correspondiente
DDMMAA = Dia, Mes, Año

Ejemplos:
COT-001-DH-010218
CON-002-DP-020318
PCM-003-EM-030518

9.1 Guía para almacenar archivos digitales

Todos los archivos que se encuentran en la plataforma de información de Innoveste
deben obedecer a una nomenclatura especial y coordinada de la siguiente manera.

XXX-001-YY-BBB

XXX = Abreviación del tipo de documento

001 = Consecutivo
YY = Unidad de Negocio correspondiente
BBB = Nombre del Tercero

Ejemplos:
COT-001-DH-Nombre del Tercero
CON-002-DP-Nombre del Tercero
PCM-003-EM-Nombre del Tercero

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