Instructivo WEB Contabilidad Terceros

Instructivo Web
“Maestro Terceros”
Módulo Contabilidad
www.ada.co | info@ada.co | Nit: 800 167 494-4

Carrera 51 No. 09C Sur - 85 Of. 201 Multicentro Guayabal - PBX + (574) 403 5241 - Medellín
Calle 45 No. 66B – 15 Salitre El Greco - PBX + (571) 443 2461 - Bogotá
Instructivo Web
“Maestro Terceros”
SICOF – ERP
Módulo Contabilidad
Versión: 1.0
HOJA DE CONTROL
Versión: 1.0 Elaboró Revisó Aprobó

Nombre Adriana Ossa Adriana Ossa Adriana Ossa
Cargo Consultora Consultora Consultora
Fecha 2020/07/08 2020/07/08 2020/07/08
REGISTRO DE CAMBIOS
Responsable del
Versión Descripción del Cambio Fecha del Cambio
Cambio
0.1 Creación del Documento Adriana Ossa 2020/07/08
Ajustes al documento
1.0 Mauricio Saldarriaga 2020/07/14
inicial

TABLA DE CONTENIDO
1 MAESTRO TERCEROS..............................................................................................4
1.1 MODIFICACION “TERCERO”............................................................................................7
1.2 CREAR “TERCERO”..........................................................................................................9
1.3 FIRMA DIGITAL................................................................................................................ 14

1 MAESTRO TERCEROS
Lleve a cabo los siguientes pasos para acceder a la funcionalidad “Maestro Terceros”:
 Ingrese al Módulo Contabilidad y ubíquese en el menú principal (ver ilustración 1).
Ilustración 1
 A continuación, seleccione la opción Maestros (ver ilustración 2).
Ilustración 2

 Al seleccionar la opción Maestro, el sistema desplegará la pantalla que aparece en
la ilustración 3.
Ilustración 3
En la parte inferior de la pantalla anterior encontrará una barra de iconos, los cuales
representan las diferentes funcionalidades del sistema asociadas a la opción Maestro
del módulo de Contabilidad (ver ilustración 4).
Ilustración 4
 Seleccione la opción Maestro Terceros (ver ilustración 5).
Ilustración 5
 Al seleccionar la opción Maestros Terceros, el sistema desplegará la pantalla que
aparece en la ilustración 6, en la cual encontrará las siguientes pestañas:
Lista: Al hacer clic en esta pestaña el sistema mostrará, a través de una tabla, los
terceros creados actualmente especificando para cada uno de ellos (ver numeral 1
de la ilustración 6):
El “Nombre”.
Su “NIT-C.C.”.
El “Teléfono”.
El “Estado”.
Y si esta “Borrado”
1. Encabezado: Al hacer clic en esta pestaña, el sistema mostrará la información

detallada del tercero que haya sido seleccionado de la “Lista” con sus características
definidas en la creación (ver numeral 2 de la ilustración 6).
2. Información Financiera: Al hacer clic en esta pestaña, el sistema mostrará el

listado de las cuentas bancarias asociadas al tercero, Agregar Código Nacional No
asigna el número del código bancario nacional (ver numeral 3 de la ilustración 6).
3. Información de Vinculaciones: Permite identificar el tipo de vínculo que el tercero

tiene con la entidad (ver numeral 4 de la ilustración 6).
Ilustración 6
1.1 MODIFICACION “TERCERO”

Al hacer clic en esta pestaña “Lista”, podrá consultar información asociada a un tercero
seleccionado previamente de la “Lista” (ver ejemplo en la ilustración 7).
 Seleccione, de la pestaña “Lista”, el tercero objeto de consulta
Ilustración 7
 Haga clic en la pestaña “Encabezado” (ver ilustración 8).
Ilustración 8
 A continuación, el sistema desplegará en pantalla toda la información asociada al

tercero seleccionado. Identifique en el formulario de datos los campos donde deba
efectuar los cambios de datos (ver ejemplo en la ilustración 9)

Ilustración 9
Nota
Tenga en cuenta:
- Si la información ingresada está completa y es válida, el sistema no mostrará

ningún mensaje; regresará a la pestaña “Lista”, donde podrá buscar el “tercero”
creado para corroborar que los datos quedaron bien registrados
- Si la información ingresada no está completa; podrá ingresar nuevamente a la

consulta de información del “tercero” y ajustar los datos faltantes o requeridos.
 Haga clic el botón “Guardar” cuando haya terminado de realizar las

modificaciones.
1.2 CREAR “TERCERO”
Para crear un “Tercero”:

 Seleccione la opción Nuevo del menú principal (ver ilustración 10).
Ilustración 10
 A continuación, el sistema desplegará en pantalla un formulario de datos a través

del cual podrá crear el nuevo tercero (ver ilustración 11).
Ilustración 11
El formulario contiene los siguientes campos:
1. Nit/C.C.: Campo obligatorio de tipo numérico, para registrar el número de cédula o

Nit del tercero.
2. Tipo Ident: Campo obligatorio lista desplegable, para la asignación tipo de
documento.

3. Código: Código alternativo para identificación especial en un tercero.
4. Tipo Pna: Campo obligatorio Natural debe ser seleccionado según el tipo de
identificación seleccionado.
5. Tipo Pna: Campo obligatorio Jurídico debe ser seleccionado según el tipo de
identificación seleccionado.
6. Apellidos: campo obligatorio de tipo texto, se habilita si el tercero es Natural.
7. Segundo apellido: Campo opcional de tipo texto, segundo apellido tercero Natural.
8. Nombres: campo obligatorio de tipo texto, se habilita si el tercero es Natural.
9. Segundo nombre: Campo opcional de tipo texto, segundo nombre tercero Natural.
10. Nombre: Campo obligatorio de tipo texto, si el Tipo Pna es Jurídico, se llena
cuando se describe el nombre del tercero natural.
11. Dirección: Campo obligatorio digite la dirección del tercero completa.
12. Estado: Campo obligatorio, lista desplegable, debe seleccionar el estado del
tercero.
13. Borrado: Permite visualizar los terceros que están borrados.

14. País: Lista desplegable se debe seleccionar el país al que pertenece el tercero
15. Ciudad: Campo obligatorio lista desplegable, se debe seleccionar la ciudad al que
pertenece el tercero.

16. Teléfono: Campo obligatorio, registre un número telefónico del tercero
17. FAX: Campo opcional de tipo alfanumérico
18. A. Aéreo: Campo opcional de tipo alfanumérico
19. Celular: Campo opcional, puede ser el mismo registro del campo teléfono.
20. Código. Postal: Registre el campo código postal lista desplegable:
21. Tipo Operación: Campo requerido facturación electrónica lista desplegable
22. E-mail: Campo opcional de tipo alfanumérico.

23. Sitio Web: Campo opcional de tipo alfanumérico.
24. Actividad Económica: Seleccione la actividad económica a la que pertenece el
tercero lista desplegable.

25. Forma de Pago: Selección la forma de pago lista desplegable.
26. Ciudad: Lista desplegable, se debe seleccionar la ciudad.
27. Responsable IVA: Casilla de verificación a través de la cual podrá marcar si el

tercero es responsable de IVA.
28. Auto Retenedor Renta: Casilla de verificación a través de la cual podrá marcar si el
tercero es Auto Retenedor Renta.
29. Gran contribuyente: Casilla de verificación a través de la cual podrá marcar si el
tercero es Gran contribuyente.

30. Retenedor Cree: Casilla de verificación a través de la cual podrá marcar si el
tercero es Retenedor Cree, seleccione la cuenta contable que debe afectar.
31. Auto Retenedor ICA: Casilla de verificación a través de la cual podrá marcar si el
tercero es Auto Retenedor ICA, seleccione la cuenta contable que debe afectar.
32. Auto retenedor IVA: Casilla de verificación a través de la cual podrá marcar si el
tercero es Auto retenedor IVA.
33. Retiene ICA: Casilla de verificación a través de la cual podrá marcar si el tercero es
Retiene ICA.
34. Asume IVA: Casilla de verificación a través de la cual podrá marcar si el tercero
Asume IVA.
35. Tipo Vinculo: Seleccione el tipo de vínculo del tercero.
36. Régimen: Seleccione el régimen al que pertenece el tercero.
37. Cod. Contraloría: Cuando el tercero pertenece a una entidad recíproca.

38. Responsabilidad Fiscal: Campo requerido facturación electrónica lista
desplegable.

39. Fecha Creación: Fecha creación del tercero, fecha del parámetro del módulo.
40. Representante Legal: Campo opcional de tipo alfanumérico.
41. Observaciones: Campo opcional de tipo alfanumérico.
42. Cooperativa/Asociación: Campo opcional, tercero creado previamente.
43. Entidad Autorizada: Campo opcional, tercero creado previamente.
44. Código RUCOM: Campo opcional.
 Haga clic en el botón “Guardar” , cuando haya terminado de registrar los

campos del registro del “Maestro de Tercero”
1.3 FIRMA DIGITAL
Firma Digital: Permite seleccionar una firma digital con extensión BMP la cual será
visible en los formatos de los documentos presupuestales disponibilidad y compromiso.
Pasos a seguir:
a. Seleccione la carpeta donde tiene guardada la firma digital.
b. Haga clic en el botón “Abrir” para adjuntar la firma digital.

c. Al hacer clic en el botón “Abrir”, el sistema generará en pantalla el mensaje “Carga
de firma exitosa”. Seleccione la opción “Aceptar”.
d. Al hacer clic en el botón “Aceptar”, el sistema retornará a la pestaña “Lista”, donde

visualizará el “tercero” configurado recientemente.
Adicionalmente, al ingresar a la pestaña “Encabezado”, podrá visualizar la firma

digital asociada al tercero objeto de consulta (ver ilustración 12).
Ilustración 12

Nota
Tenga en cuenta:
 Para asociar una firma digital, deberá estar creado previamente el tercero en
el módulo de Contabilidad.
 El archivo que contenga la firma digital, deberá tener una extensión de archivo
terminada en “.bmp”.
 Cada tercero que firme un documento presupuestal, deberá tener asociada
una firma digital en terceros.
 Una vez asociada la firma digital al maestro de tercero, podrá visualizarla en
los formatos de disponibilidad y de compromisos (ver ejemplos en las
ilustraciones 13 y 14).

45. Opción “Quitar”: Permite eliminar la firma digital relacionada al tercero. Al hacer
clic en el botón “Aceptar”, el sistema retornará a la pestaña “Lista”, donde podrá
visualizar la información del “tercero” (ver ilustración 15).
Ilustración 15


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 Seleccione la opción Maestro Terceros (ver ilustración 5).

1. Encabezado: Al hacer clic en esta pestaña, el sistema mostrará la información

2. Información Financiera: Al hacer clic en esta pestaña, el sistema mostrará el

3. Información de Vinculaciones: Permite identificar el tipo de vínculo que el tercero

1.1 MODIFICACION “TERCERO”

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 Seleccione, de la pestaña “Lista”, el tercero objeto de consulta

 Haga clic en la pestaña “Encabezado” (ver ilustración 8).

 A continuación, el sistema desplegará en pantalla toda la información asociada al

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- Si la información ingresada está completa y es válida, el sistema no mostrará

- Si la información ingresada no está completa; podrá ingresar nuevamente a la

 Haga clic el botón “Guardar” cuando haya terminado de realizar las

1.2 CREAR “TERCERO”

Para crear un “Tercero”:

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 A continuación, el sistema desplegará en pantalla un formulario de datos a través

1. Nit/C.C.: Campo obligatorio de tipo numérico, para registrar el número de cédula o

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13. Borrado: Permite visualizar los terceros que están borrados.

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21. Tipo Operación: Campo requerido facturación electrónica lista desplegable

22. E-mail: Campo opcional de tipo alfanumérico.

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26. Ciudad: Lista desplegable, se debe seleccionar la ciudad.

27. Responsable IVA: Casilla de verificación a través de la cual podrá marcar si el

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36. Régimen: Seleccione el régimen al que pertenece el tercero.

37. Cod. Contraloría: Cuando el tercero pertenece a una entidad recíproca.

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 Haga clic en el botón “Guardar” , cuando haya terminado de registrar los

1.3 FIRMA DIGITAL

a. Seleccione la carpeta donde tiene guardada la firma digital.

b. Haga clic en el botón “Abrir” para adjuntar la firma digital.

d. Al hacer clic en el botón “Aceptar”, el sistema retornará a la pestaña “Lista”, donde

Adicionalmente, al ingresar a la pestaña “Encabezado”, podrá visualizar la firma

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