1INFORME GENERAL SOBRE EL PROCESO DE CONSULTORÍA PARA LA

EMPRESA PUBLICITARIA “IMPREZO”

CLIENTE:
CLAUDIA PATRICIA VÉLEZ GUEVARA
GERENTE GENERAL
IMPREZO – EMPRESA PUBLICITARIA

GRUPO CONSULTOR:
GABRIELA RODRÍGUEZ TORRES
SEBASTIÁN FERNANDO ANGARITA PIRAGUA
DIEGO ANDRÉS MARTÍNEZ ALBA
JUAN CAMILO GRANADA IDÁRRAGA
ELKIN YAIR LIZARAZO GARCÍA
DIEGO ANDRÉS GÓMEZ OLAYA

FACULTAD DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

DIVISIÓN DE CIENCIAS CONTABLES Y ADMINISTRATIVAS
ASESORÍA Y CONSULTORÍA EMPRESARIAL
UNIVERSIDAD SANTO TOMÁS
TUNJA
2019
TABLA DE CONTENIDO
TABLA DE FIGURAS
 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA DE CONSULTORÍA
La compañía Imprezo, ubicada en la ciudad de Tunja, dedicada al diseño gráfico,
servicios publicitario e imprenta, presenta un fallo en cuanto a comunicación
directa con clientes y estrategias de promoción. La empresa, a pesar de que
cuenta con un servicio accesible a públicos de casi todas las edades, no ha sabido
encontrar la manera más adecuada para identificar y alcanzar potenciales clientes
en su entorno, ya que se basan en el trabajo tradicional a través de un punto físico
a donde los usuarios se remiten cuando necesitan hacer uso de sus servicios.
Muchas de sus ventas se han visto afectadas debido a la falta de interacción con
sus clientes en horarios extras a las horas de trabajo, lo que significa que es
imposible a muchas personas obtener información sobre diferentes aspectos de la
entidad a cualquier momento del día, y se limitan a recurrir al punto físico para
cualquier inquietud o consulta.
Esta situación se evidencia en la falta de una estructura de comunicación a través
de redes sociales que podrían potenciar el alcance de la empresa con diferentes
usuarios actuales y potenciales, además de la nula incorporación de estrategias
de marketing digital que mejoraría la imagen, reconocimiento y recordación de la
marca de la empresa en los clientes. Existe una clara importancia en incursionar
dentro del mercado digital a través de diferentes métodos y estrategias
comerciales, que le permitan expandir su nicho de mercado, mejorar la
experiencia de servicio y recordación a sus usuarios y posicionarse como una de
las empresas líderes en diseño gráfico, publicidad e imprenta en la ciudad y en la
región.

DIAGNÓSTICO PRELIMINAR DEL PROCESO DE CONSULTORÍA

La compañía Imprezo se formó e inicio sus labores el mes de Junio de 2018, bajo
la idea de ofrecer servicios de imprenta de todo tipo y relacionados con publicidad
y diseño gráfico, se encuentra ubicada en la Calle 20 #12A - 03, frente a la plaza
real de la ciudad de Tunja, su gerente se encarga de realizar trabajos en materia
de dirección y operación dentro de la entidad, y a su vez junto con empleados de
diseño son los encargados de atender el negocio, y resolver inquietudes de los
clientes.
Dentro del establecimiento se pueden observar diferentes áreas de trabajo dentro
de las cuales se encuentra la de atención al cliente, diseño, impresión, inventarios,
operación y cortes del producto terminado. La entidad maneja un horario estándar
ya que abren sus puertas de lunes a viernes de 8:00 Am a 12:30PM, Cierran para
brindar tiempo de almuerzo y ocio, y retoman nuevamente el trabajo de 2:00PM a
6:30PM, en cuanto a días festivos trabajan únicamente los sábados de 9:00AM A
3:00PM, para permitir a las personas acceder a sus servicios un día del fin de
semana en caso de ser requerido.
Por el momento su propietario no cuenta con nuevas ideas que desee incorporar
en el corto, mediano, ni largo plazo, y debido a esto considera benéfica la
intervención de una empresa consultora que le facilite el proceso de creación de
una idea para mejorar la competitividad de su negocio. En cuanto a sus
principales clientes se encuentran las personas del común que transitan por el
sector en busca de servicios de imprenta, y también posee algunos clientes
corporativos como son las instituciones educativas universidad Santo Tomas
seccional Tunja y la universidad de Boyacá ubicada de igual manera dentro la
ciudad.
La entidad cuenta con una caja registradora para uso del gerente y ofrecen factura
y recibo de pago al cliente al momento de efectuar la compra, además, realizan
descuentos una vez que se sobrepase una cantidad límite de precio en el servicio
que se va a adquirir. Al momento de analizar la forma de trabajo de la entidad en
relación con su entorno, es claro que las decisiones se toman de manera empírica
y en base a la experiencia del gerente y no se hace ningún tipo de estudio o
análisis de la competencia presente en el sector. En su parte exterior cuentan con
una exposición de diferente material pop y avisos publicitarios para la orientación
del cliente.
Existe una departamentalización dividida en: contabilidad, recursos humanos,
dirección y operaciones, sin embargo, estas no están diferenciadas con puntos de
trabajo específicos dentro de la empresa. A la hora de que un cliente quiera hacer
seguimiento de su encargo debe remitirse al establecimiento ya que no poseen
forma de informar al usuario sobre el estado de su producto cuando este se
encuentra alejado de las instalaciones, por lo que en ocasiones se pueden generar
inconformidades de ambas partes para hacer una óptima entrega del producto.

DEPARTAMENTALIZACIÓN EMPRESARIAL
Departamento de Planeación
 No existe diferenciación en puntos de trabajo de los diferentes
departamentos.
 Los horarios de atención pueden quedarse cortos con algunas de las
necesidades de los clientes.
 No cuentan con un método para informar a los clientes de sus servicios
además del punto físico.

Departamento de Marketing
 No se tiene en cuenta el entorno o la competencia.
 Realizan la toma de decisiones de manera empírica.
 Manejan su promoción únicamente a través de la exposición de publicidad
en el exterior del establecimiento.

Departamento de Control y Facturación

 Cuentan con caja registradora y entregan factura al cliente para tener
constancia del proceso de ventas.
 No poseen un método para que el cliente pueda indagar sobre los servicios
que ofrece la entidad aparte del punto físico.
 No generan una buena recordación por parte del cliente ya que este no
tiene forma de hacer seguimiento de la entidad en horas extra laborales.

Departamento de Recursos Humanos (RR.HH)

 Manejan departamentos de trabajo encargados de diferentes funciones, sin
embargo, estos no poseen puntos de trabajo establecidos.
 El proceso de ventas y atención al cliente está a cargo del gerente y los
empleados de diseño.
Departamento de Gerencia y Dirección
 No poseen estrategias de mercado para realizar promoción de sus
servicios.
 Su propietario realiza la toma de decisiones en base a su conocimiento y
experiencia sin hacer uso de herramientas complementarias.
 El sistema de interacción con los clientes se encuentra limitado.

MATRICES PARA EL PROCESO DE CONSULTORÍA

 MATRIZ: EVALUACIÓN DEL FACTOR INTERNO (MEFI)
 MATRIZ: PERFIL DE CAPACIDAD INTERNA (PCI)
 MATRIZ: EVALUACIÓN DEL FACTOR EXTERNO (MEFE)
 MATRIZ: PERFIL DE OPORTUNIDADES Y AMENAZAS DEL MEDIO
(POAM)
 MATRIZ DOFA: DEBILIDADES, OPORTUNIDADES, FORTALEZAS Y
AMENAZAS
 SOPORTE TEÓRICO DE LA CONSULTORÍA
 METODOLOGÍA DE MILLAN KUB
Aplicando la metodología de Millan Kub mencionada en el libro La Consultoría de
Empresas: Guía para la Profesión del año 2012, esta permite a Consultias: Grupo
Consultor S.A.S. ser sistemáticos y metódicos con respecto a la consultoría a
ejecutarse con la organización Imprezo, permitiendo identificar de manera sencilla
la transición de una fase a otra en un orden lógico.

INICIACIÓN
En esta fase se contactará con el gerente y el equipo de trabajo ejecutivo de la
empresa Imprezo de la ciudad de Tunja por medio de una reunión formal,
buscando así que se brinde información de carácter relevante sobre la situación
que está afrontando la empresa, además de cuál es el objetivo principal y a su vez
identificar la problemática principal con la información adicional.

DIAGNÓSTICO
Por medio de la recolección de información se identificará la problemática principal
de la organización Imprezo, de igual manera dialogar con el gerente y el equipo de
trabajo ejecutivo para establecer cuáles son los cambios o resultados que este
busca por medio de la consultoría que plantea Consultias: Grupo Consultor S.A.S.

PLANIFICACIÓN DE MEDIDAS
Con respecto a esta fase se entregarán diversas soluciones ya hallado el
problema principal, estas se harán por medio de diversas técnicas y herramientas
que permitan encontrar la solución más acertada, evaluándolas y utilizando
criterios con Iniciación Diagnóstico Planificación de medidas Aplicación
Terminación respecto al caso como ventas, posicionamiento de marca, cambio de
logo e imagen de la marca, etc., dando beneficios y buscando la respectiva
capacidad instalada que requiere la organización Imprezo.
APLICACIÓN
En esta fase en conjunto con el gerente y su equipo designado, se implementarán
progresivamente las diversas soluciones a las problemáticas de la organización
Imprezo encontradas en la fase de Diagnóstico por parte de la empresa consultora
Consultias: Grupo Consultor S.A.S. Esta fase requiere un trabajo en equipo por
parte de las áreas a ser intervenidas, ya que los cambios pueden ser críticos al
momento de ser implementados de forma definitiva en la empresa.

TERMINACIÓN
Por último, en consecuencia, con lo realizado por la consultoría, la empresa
consultora Consultias: Grupo Consultor S.A.S se verá sometida a evaluación por
parte de la organización beneficiaria Imprezo, con respecto a los objetivos
planteados, cambios realizados y logros obtenidos.

 MÉTODO DE OBSERVACIÓN DIRECTA

El método de observación directa es uno de los más utilizados, por su eficacia. Su
aplicación por parte de Consultias: Grupo Consultor S.A.S. resulta mucho más
eficaz cuando se consideran estudios de micro movimientos. El análisis en
Imprezo comienza haciendo una evaluación del cargo que se efectúa observando
al ocupante del cargo, de manera directa y dinámica, en pleno ejercicio de sus
funciones, mientras el asesor de Consultias: Grupo Consultor S.A.S.  anota los
datos clave de su observación en la hoja de análisis de cargos. Algunos cargos
rutinarios permiten la observación directa, pues el volumen del contenido manual
puede verificarse con facilidad mediante la observación. Consultias: Grupo
Consultor S.A.S acompañado el procedimiento con entrevistas y análisis con el
ocupante del cargo o con el supervisor.

CARACTERÍSTICAS:
 Consultias: Grupo Consultor S.A.S recolecta los datos acerca de un cargo
mediante la observación de las actividades que realiza el ocupante de éste.

VENTAJAS DEL MÉTODO:

 Veracidad de los datos obtenidos, debido a que se originan en una sola
fuente (Consultias: Grupo Consultor S.A.S) y al hecho de que ésta sea
ajena a los intereses de quien ejecuta el trabajo.
 No requiere que el ocupante de cargo deje de realizar sus labores.
 Método ideal para aplicarlo en cargos sencillos y repetitivos.
 Correspondencia adecuada entre los datos obtenidos y la fórmula básica
del análisis de cargos (qué hace, cómo lo hace, y por qué lo hace).

MARKETING DIGITAL
Consultias: Grupo Consultor S.A.S formula el marketing digital ya que este,
engloba todas aquellas acciones y estrategias publicitarias o comerciales que se
ejecutan en los medios y canales de internet, que son lo que necesita Imprezo.
Consultias: Grupo Consultor S.A.S propuso esta teoría por su desarrollo y
evolución en la tecnología digital, el marketing online, ya que Imprezo ha ido
experimentando, de manera progresiva y muy rápida, profundos cambios tanto en
las técnicas y herramientas utilizadas como en las posibilidades que ofrece a los
clientes.
 PLANTEAMIENTO DE LOS ENTREGABLES
En aras de generar la mayor credibilidad empresarial y garantizar el crecimiento
competitivo, Consultias: Grupo Consultor S.A.S. se compromete a entregar el
siguiente listado de entregables que conforman la totalidad de la plataforma de
marketing digital para la empresa publicitaria Imprezo, en función de las fechas-
cronograma establecidas en uno de los literales del presente informe y, de
conformidad idónea para la empresa, con las características pactadas para cada
uno.
1. CHATBOT: una inteligencia semiautónoma con un esquema de logaritmos
informáticos que le permiten a la empresa generar mensajes de respuesta
preestablecidos en relación a las diferentes preguntas que los clientes
puedan realizar, en su mayoría, cuando el establecimiento se encuentre
cerrado.
2. Organización de Información Organizacional en Facebook: esquema
digital subido a la plataforma empresarial de la red social Facebook, que
permite ampliar el conocimiento digital empresarial en términos del
segmento del mercado potencial que requiera servicios de imprenta,
publicidad y diseño computarizado de alta calidad.
3. Capacitación de Métricas y Análisis de Datos: uso de las estadísticas e
informes mensuales sobre las visitas, clicks y “likes” generados por la
página, es decir, el tráfico digital generado por la plataforma de marketing
de la empresa en sus redes sociales.
4. Manual de Publicaciones en Redes Sociales - Manual de Abordaje al
Cliente: documento con estándares básicos sobre el uso y regulaciones
para las redes sociales empresariales, dichos manuales contienen
 información sobre netiqueta (comportamiento en las redes sociales),
servicio al cliente en línea, manejo de datos personales del cliente, cuidado
y mantenimiento de información empresarial, entre otras variables
necesarias para la perdurabilidad y mejoramiento de la plataforma de
marketing digital de la empresa Imprezo.

CRONOGRAMA DE LA CONSULTORÍA
A continuación, se presenta el cronograma de actividades y reuniones para
garantizar la integralidad del proceso y la veracidad de la información
presentada al cliente, así:
ACTIVIDADES FECHAS

18/11/2019 25/11/2019 26/11/2019 27/11/2019 28/11/2019

Reunión inicial

Presentación de avances

Branding en redes sociales

Branding en Facebook

Entrega diseño plataforma digital

Reunión de cierre de la consultoria

Elaborado por: Diego Martínez – Departamento de Marketing y Ventas.

Consultias: Grupo Empresarial S.A.S
 RESULTADOS DE LA CONSULTORÍA
Los resultados presentados en este apartado están estrechamente
relacionados con los entregables del proceso de consultoría; estos resultados
son producto del diagnóstico realizado por el grupo consultor y el diagnóstico
presentado por la empresa cliente. Desde la perspectiva de la empresa
consultora y en concordancia con el punto de vista del cliente están
presentados de acuerdo a lo previsto en la propuesta de consultoría y se
soportan en la teoría y metodología utilizada dentro del proceso de consultoría.
Los resultados de la consultoría son:
1. Entrega del elemento CHATBOT enfocado a la comunicación y
acercamiento directo con el cliente, como herramienta de apertura de la
plataforma digital.
2. Esquema de Información Organizacional para que el cliente tenga un
panorama más claro sobre los datos genéricos y específicos de la
empresa.
3. Capacitación en Uso de Métricas e Interpretación de Datos para
garantizar que el recurso humano de la organización tenga total claridad
sobre los datos, gráficas y variables estadísticas generadas por el
servicio de tráfico digital ofrecido por Facebook e Instagram.
4. Manual de Abordaje del Cliente en línea con el fin de establecer
estándares básicos para que el recurso humano de la empresa tenga las
competencias mínimas en función del servicio al cliente en línea y el
servicio postventa de los productos empresariales.
 CONCLUSIÓN GENERAL DEL PROCESO CONSULTOR
En el desarrollo del proceso consultor, se generaron varias apreciaciones
dignas de ser consignadas en este informe; de parte del grupo consultor la
conclusión general es que para aumentar la capacidad de contratación con
otros clientes debe existir un compromiso constante de mejora continua en las
áreas de especialidad empresarial y de adquisición de nuevos conocimientos
que sean de utilidad para los futuros procesos de consultoría en los que el
grupo de trabajo de Consultias: Grupo S.A.S pueda verse inmerso. Por otra
parte, siguiendo el principio de la mejora continua, como empresa consultora
debe existir una responsabilidad cada vez más amplia en el aseguramiento de
la calidad para con los clientes, todo esto con el fin, de convertir la empresa en
un referido generalizado en el mercado, traduciéndose en una ventaja
competitiva y comparativa dentro del sector de las empresas dedicadas a la
consultoría empresarial.
 RECOMENDACIONES
El proceso de consultoría dejó diferentes recomendaciones para la empresa de
consultoría:
 Mejorar los métodos de aseguramiento de la calidad en términos de
información, datos e informes.
 Propender por la mejor continua del conocimiento empresarial para
ampliar el campo de acción empresarial.
 Ampliar el campo de consultoría empresarial mediante la especialización
profesional.
 Garantizar mayor seguridad en los clientes para generar mayor
referencia en el mercado.
 Buscar el mejoramiento diario de las herramientas de consultoría
(digitales, humanas, documentales, técnicas y tecnológicas y
científicas).
 ANEXOS
 EQUIPO DE TRABAJO (GRUPO CONSULTOR)
En Consultias: Grupo Consultor S.A.S tenemos personal altamente calificado en
distintas áreas del conocimiento; tales áreas como el Derecho, la Economía, la
Programación Informática, el Marketing, las Ventas y el Talento Humano son los
factores clave y que diferencian nuestra empresa, garantizando así la
confiabilidad, la transparencia e integralidad de los procesos consultores que
desarrollamos.
 Juan Camilo Granada Idárraga: Derecho y Legislación.
 Sebastián Fernando Angarita Piragua: Economía, Finanzas y
Mercado de Capitales.
 Diego Andrés Gómez Olaya: Lenguajes de Programación e Informática
Avanzada.
 Elkin Yair Lizarazo García: Mercadeo, Publicidad y Branding.
 Diego Andrés Martínez Alba: Atención al Cliente y Ventas.
 Gabriela Rodríguez Torres: Talento Humano Organizacional.

 EXPERIENCIAS EXITOSAS DE LA EMPRESA CONSULTORA

Desde la experiencia que describe la empresa Consultias: Grupo Consultor S.A.S
se encuentra el caso de la empresa Dulce Bocado con el rediseño de la
plataforma estratégica de la organización en función del aumento de participación
en el mercado y fortalecimiento de la marca sobre sus competidores directos e
indirectos.
 ASPECTOS A MEJORAR
De la información recolectada en la anterior experiencia de consultoría con la
empresa Dulce Bocado, la empresa consultora Consultias: Grupo Consultor S.A.S
tomó en cuenta aspectos a considerar como la necesidad de incluir en su equipo
de trabajo un integrante con conocimientos en el área de talento humano; ya que
fue necesario contratar una persona externa en el proceso de consultoría anterior,
por esta razón se une al equipo de trabajo la señorita Gabriela Rodríguez Torres.
De esta experiencia consultora, un aspecto susceptible de mejora es la inclusión
de personal capacitado y/o especializado en Diseño Gráfico y Digital, por otra
parte la inclusión de un Community Manager para generar un manejo más
impecable de las relaciones públicas de nuestra empresa consultora.

 APRECIACIÓN GLOBAL DEL PROCESO