PROCESO FINANCIERO / SUBPROCESO INVENTARIOS Código : PFI.

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Versión : 05
PROCEDIMIENTO INVENTARIO FÍSICO
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Revisó: Jefe División Financiera Fecha de aprobación: Abril 14 de 2008
Jefe Sección de Inventarios Aprobó: Rector
Profesional Planeación Resolución 546 de 2008

OBJETIVO ALCANCE

Describir las actividades que deben seguirse para ejercer un control Aplica a todas las Unidades Académicas y/o Administrativas.
permanente de los bienes devolutivos mayores, menores, libros e
intangibles o recibidos en calidad de préstamo mediante comodato, a
cargo de los funcionarios de la Universidad.

NORMATIVIDAD

· Resolución 1336 de 2007, por la cual se modifica el Manual Normativo y Procedimental para la Administración y Control de los Bienes Muebles de la
Universidad Industrial de Santander.
· Resolución 1744 de 2007, por la cual se modifica el artículo 41 “Salida de Bienes”, del Manual Normativo y Procedimental para la Administración y
Control de los Bienes Muebles de la Universidad Industrial de Santander.

DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS

· SIF: Sistema de Información Financiero.

· Elementos Devolutivos mayores: Son aquellos bienes que cumplen con las características de elementos devolutivos y están representados en
equipos de laboratorio, equipos de oficina, maquinaria, equipos audiovisuales, parque automotor y equipos de cómputo, cualquiera que sea su
cuantía. Los muebles y enseres cuyo costo de adquisición sea mayor a medio (0.5) SMMLV se incluyen en esta clase de elementos.

· Elementos Devolutivos menores: Son aquellos muebles y enseres y demás elementos que cumplen las características de elementos devolutivos y
su costo de adquisición es menor o igual a medio (0.5) SMMLV, tales como herramientas, vidriería de laboratorio y similares. Los semovientes se
incluyen en esta clase de elementos.
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DEFINICIONES

· Elementos Intangibles: Son los bienes de propiedad de la Universidad que careciendo de naturaleza material, implican un derecho o privilegio de
cuyo ejercicio o explotación pueden obtenerse beneficios económicos en varios periodos determinables. Para efectos de esta normatividad, hace
parte de este grupo de elementos inventariables las licencias de software, patentes, marcas, franquicias, derechos fiduciarios y derechos de autor.
· Inventario Físico: Consiste en la verificación de la existencia de los bienes de propiedad de la Universidad que se encuentran bajo la responsabilidad
de los Servidores.
· Investigación Administrativa: Proceso que adelanta la Universidad a través del Jefe de la Sección de Inventarios a los servidores públicos.
· Prueba Selectiva: Mecanismo de control en la verificación física de los elementos, ésta prueba se realiza de manera sorpresiva y puede ser realiza
por la Sección de Inventarios y/o Dirección de Control Interno y Evaluación de Gestión.

CONSIDERACIONES

· El servidor público cuenta con 30 días calendario contados a partir de la fecha de la solicitud realizada por parte de la Sección de Inventarios para
enviar los listados de elementos devolutivos mayores, menores, libros e intangibles debidamente firmados y reportar las observaciones y novedades
correspondientes. Si el servidor público no reporta ninguna novedad a la Sección de Inventarios dentro del término establecido, se asume que el
inventario se encuentra a satisfacción.
· En los casos en que se determine la responsabilidad de un Servidor Público UIS por la ausencia de algún elemento de su inventario, y proceda a
realizar la reposición del bien:
- Si el elemento se encuentra en el mercado realiza reposición del bien con iguales o superiores características al del bien desaparecido e informa a
la Sección de inventarios.
- Si el elemento desaparecido no se encuentra disponible en el mercado o que por su obsolescencia no se requiera otro idéntico. El servidor público
podrá realizar la reposición del bien por otro de acuerdo a las necesidades de la UAA a la cual se encuentra adscrito el Servidor Público UIS, siempre y
cuando exista coherencia con las actividades misionales.

· Las pruebas selectivas realizadas por la Sección de Inventarios se llevarán a cabo periódicamente de acuerdo a la programación establecida por ésta
oficina, teniendo en cuenta entre otros los siguientes criterios:
- Listado de funcionarios que frecuentemente solicitan elementos prestados fuera del Campus Universitario.
- Relación de funcionarios reportados por la División de Planta Física por casos en los cuales las oficinas quedan sin seguro o abiertas.
- Listado de funcionarios que anualmente no envían los inventarios debidamente firmados.
- Relación de funcionarios que tienen investigaciones administrativas.
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Inicio/Fin Actividad Decisión Documento Procesamiento en S.I. o Procedimiento predefinido Conector Conector de página
intranet

DIAGRAMA DE FLUJO RESPONSABLE DOCUMENTOS DE

DESCRIPCIÓN
REFERENCIA

INICIO

1. Identifica necesidad de 1. Identifica necesidad de realizar un inventario físico anual y/o Jefe Sección de
realizar un inventario físico
una prueba selectiva. Inventarios
anual y/o prueba selectiva

¿Inventario físico No 1
anual? pág.10

Si

2. Imprime listados 2. Si el inventario a realizar corresponde a un inventario físico

anual, imprime los listados de elementos devolutivos mayores,
menores, libros e intangibles que se encuentran bajo la Auxiliar Administrativo
responsabilidad de cada funcionario de planta de la de Inventarios
Universidad.
Listados

3. Organiza y envía los listados de elementos devolutivos

3. Organiza y envía mayores, menores, libros e intangibles de cada funcionario, Auxiliar Administrativo
listados junto con circular
clasificándolos en las correspondientes Unidades Académicas de Inventarios
y/o Administrativas.

Dichos listados se envían junto con una circular firmada por el

Jefe de la Seccion de Inventarios donde se establece el período
de tiempo en el cual el funcionario debe reportar las
1 novedades y enviar los inventarios debidamente firmados.
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DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN DOCUMENTOS DE

RESPONSABLE
REFERENCIA

4. Recibe y revisa cada uno de los elementos relacionados en Servidor público UIS
4. Verifica elementos los listados.

Para el caso de elementos devolutivos mayores corrobora el

número de inventario y la descripción de los elementos que
tiene bajo su responsabilidad y para los menores, libros e
intangibles revisa el listado con la descripción del elemento.
5. Revisa estado y Servidor público UIS
marcación
5. Revisa estado, descripción y marcación del elemento.

No 2
¿Novedades?
pág. 9

Si

No 3
¿Elementos faltantes?
pág. 7

Si

6. Si existen elementos faltantes reporta la novedad a la

6. Reporta novedad
Sección de Inventarios, si éste corresponde a elementos Servidor público UIS
devolutivos mayores envía comunicación escrita o registra la
novedad del faltante en el módulo de inventarios en la página
Memorando web de la Universidad.

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DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN DOCUMENTOS DE

RESPONSABLE
REFERENCIA

7. Solicita búsqueda o 7. Analiza novedad y solicita la búsqueda del elemento según el Jefe Sección de
reposición período establecido por la Universidad. Inventarios

No
6 ¿Elemento localizado?

Si

8. Informa a la Sección de 8. Si el elemento es localizado informa a la Sección de

Servidor público UIS
Inventarios Inventarios.

9. Verifica elemento 2 Auxiliar Administrativo

pág. 9 9. Hace la verificación física del elemento. de Inventarios

Manual Normativo y
procedimental para la
10. Inicia proceso de 10. Inicia el proceso de investigación administrativa a nombre Jefe Sección de
investigación administración y control
administrativa del funcionario responsable del (los) elemento (s) Inventarios de los bienes muebles
de la Universidad
Cap. Vll
11. Crea cuenta de 11. Crea en el SIF la cuenta de responsabilidad administrativa a Jefe Sección de
responsabilidad
administrativa nombre del responsable del (los) elemento (s). Inventarios

12. Determina Jefe Sección de

responsabilidades 12. Determina si hubo o no responsabilidad administrativa.
Inventarios

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DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN DOCUMENTOS DE

RESPONSABLE
REFERENCIA

No ¿Hubo
responsabilidad?

Si
13. Informa el valor a
cancelar por la reposición
o aceptación del bien
13. Si determina que hubo responsabilidad informa por medio
de una comunicación, el valor a cancelar por la reposición del Jefe Sección de
Inventarios
bien o la aceptación del elemento con similares o superiores
características

¿Hace reposición o No
cancelación?

Si

14. Realiza la reposición del bien o cancela el valor en el fondo Servidor público UIS
14. Hace reposición o
cancela valor de la UAA correspondiente (Ver Consideraciones).

15. Revisa y marca 15. Si el Servidor Público UIS realizó reposición del bien revisa Auxiliar Administrativo
elemento y marca elemento. de Inventarios

16. Cancela la cuenta de

responsabilidad 16. Cancela en el SIF la cuenta de responsabilidad Jefe Sección de
administrativa
administrativa. Inventarios

17. Traslada la cuenta de 17. Traslada la cuenta de responsabilidad administrativa a

responsabilidad Auxiliar Contabilidad
responsabilidad fiscal.
administrativa a fiscal

4

DIAGRAMA DE FLUJO
18. Envía documentación
de la investigación
administrativa
Carta de solicitud de
reposición o cancelación
Listado de Inventario
Informe de Prueba
Selectiva
Documento donde
determina responsabilidad
19. Inicia Investigación
Disciplinaria
FIN
No
3 ¿Elemento para dar
de baja?
Si
Baja de elementos
FIN
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DESCRIPCIÓN DOCUMENTOS DE
RESPONSABLE
REFERENCIA
18. Envía a Control Interno Disciplinario la siguiente Jefe Sección de
información correspondiente al proceso de investigación Inventarios
administrativa adelantada:
- Carta de solicitud de reposición o cancelación del bien
faltante.
- Listado de Inventario generado por el SIF
- En caso que el faltante corresponda a prueba selectiva envía
el informe.
- Documento donde se determina que hubo responsabilidad
por parte del funcionario.
19. Analiza documentación y si lo amerita, inicia el proceso de
investigación disciplinaria a nombre del servidor responsable Director de Control
Interno Disciplinario
del (los) elemento (s).
Nota: Si el elemento se encuentra deteriorado, averiado u
obsoleto procede a realizar el respectivo trámite de baja. En el
caso de equipos eléctricos, electrónicos y/o electromecánicos
solicita concepto técnico a la División de Mantenimiento
Tecnológico.
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DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN DOCUMENTOS DE

RESPONSABLE
REFERENCIA

No 2
¿Sobrantes?
pág. 9

Si
20. Si encuentra sobrantes, es decir, bienes que no están
20. Solicita verificación de incluidos dentro del listado de elementos informa a la Sección Servidor Público UIS
los sobrantes
de Inventarios.

No
¿El sobrante está
marcado?

Si

21. Si el elemento sobrante tiene número de inventario verifica Auxiliar Administrativo

21. Verifica el responsable
del sobrante
en el SIF el nombre del funcionario que tiene bajo su de Inventarios
responsabilidad el elemento.

22. Informa al responsable del elemento, con el objeto de

5
22. Informa al responsable 2 realizar el respectivo traslado al Servidor Público UIS que está Auxiliar Administrativo
del elemento pág. 9 de Inventarios
haciendo uso del elemento o hacer la devolución.

¿Elemento proviene No
donación, fabricación, 4
obsequio o dación en pág. 9
pago?

Si

23. Verifica la procedencia 23. Si el elemento sobrante no se encuentra marcado verifica si Auxiliar Administrativo
del elemento proviene de una donación, obsequio, dación en pago o de Inventarios
fabricación.

6

DIAGRAMA DE FLUJO
Ingreso de
elementos al
inventario
FIN
24. Revisa si el elemento
4 fue remodelado o la
marcación se deterioró
25. Solicita la remarcación
física del elementos
Formato de solicitud para
Grupo de Inventarios
26. Identifica número de
inventario
5 26. Identifica el número de inventario y realiza marcación.
pág. 8
27. Actualiza en la web la
información de los
elementos
7 ubicación, estado y marcación.
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DESCRIPCIÓN DOCUMENTOS DE
RESPONSABLE
REFERENCIA
24. Si el elemento no proviene de una donación, obsequio,
Auxiliar Administrativo
dación en pago o fabricación, revisa si fue remodelado o su
de Inventarios
número de inventario se ha deteriorado e informa al
responsable del elemento en el inventario.
25. En este caso el funcionario responsable del elemento Auxiliar Administrativo Formato de solicitud
solicita la remarcación física del bien a través del formato de de Inventarios para Sección de
solicitud para la Sección de Inventarios FFI.08. Inventarios
FFI.08
Auxiliar Administrativo
de Inventarios
27. Una vez el funcionario ha realizado el inventario físico y no
presenta ninguna novedad o ésta ha sido solucionada, en el
caso de elementos devolutivos mayores ingresa al módulo de
Servidor público UIS Módulo de Inventarios
inventarios en la página web de la Universidad, donde registra
la información de los elementos nuevos y/o actualiza la
información de los elementos ya registrados, tal como
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DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN DOCUMENTOS DE

RESPONSABLE
REFERENCIA

28. Envía inventario 28. Envía el listado de elementos devolutivos mayores,

firmado Servidor público UIS
menores, libros e intangibles debidamente firmados.

Inventarios Personales
29. Recibe inventario 29. Recibe y archiva los listados de inventarios firmados . Auxiliar Administrativo Firmados
firmado de Inventarios
Nota: Si el funcionario no envía los listados de inventario
debidamente firmados, se informa a la Dirección de Control
Interno y Evaluación de Gestión.
FIN

30. Selecciona el 30. Si el inventario corresponde a una prueba selectiva, Jefe Sección de
1 funcionario o los bienes a selecciona aleatoriamente el funcionario o los bienes a Inventarios y/o Control
verificar
verificar. Interno y Evaluación de
Gestión

Genera el listado de
a) Genera en el SIF el listado de los bienes. Auxiliar Administrativo
bienes de Inventarios

Listado de elementos

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DIAGRAMA DE FLUJO DOCUMENTOS DE

DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
REFERENCIA

Auxiliar Administrativo
Realiza verificación junto
b) Realiza la verificación física de los bienes junto con el
de Inventarios
con el servidor Servidor Público UIS responsable.

Registra información en el c) Registra la información (Número de inventario, descripción

de elementos, estado, ubicación y marcación) en el formato Auxiliar Administrativo Formato prueba
formato de prueba
selectiva prueba selectiva. Este documento debe ser firmado por el de Inventarios selectiva
servidor responsable del inventario y por el funcionario que FFI.07
realiza la prueba selectiva.
Formato prueba selectiva

Si
¿Elementos faltantes? 6 d) Si se presentan faltantes solicita la búsqueda del elemento Jefe Sección de
pág. 5
en un período de tres días hábiles. Inventarios
No

Auxiliar Administrativo
Archiva registro de la e) Archiva el registro de la prueba selectiva
prueba selectiva de Inventarios

FIN
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CONTROL DE CAMBIOS

FECHA DE
VERSIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS
APROBACIÓN

1 Octubre 11 de 2004 Creación del Documento

· Adecuación del documento al Sistema de Gestión de Calidad según el Procedimiento

Control de Documentos
· Inclusión del alcance, normatividad y consideraciones.
· Cambio de responsable en la generacion de los listados de inventarios de los
funcionarios.
· Eliminación del formato de verificación de inventarios.
· Creación del módulo de inventarios en la página web de la Universidad para el reporte
Diciembre 04 de
2 de los elementos devolutivos mayores faltantes, registro de los elementos nuevos y/o
2007
actualización de la información de los elementos ya registrados, tal como ubicación,
estado y marcación por parte de los Servidores Públicos UIS.
· Inclusión de las actividades relacionadas con la investigación administativa.
· Inclusión de todas las novedades que pueden presentarse cuando un Servidor Público
UIS verifica los elementos relacionados en los listados de inventarios y las actividades
que deben seguirse en cada caso.
· La responsabilidad de realizar las Pruebas Selectivas se delega al Jefe del Grupo de
Inventarios y/o Control Interno y Evaluación de Gestión.
· La determinación de si hubo o no responsabilidad por parte del Servidor Publico UIS
debido a elementos faltantes en el inventario es función del Jefe del Grupo de
Inventarios.

En las consideraciones se incluyeron los criterios que se deben tener en cuenta para
3 Abril 14 de 2008 seleccionar a los funcionarios a quienes se les van a realizar las pruebas selectivas.
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CONTROL DE CAMBIOS

FECHA DE
VERSIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS
APROBACIÓN

· En la actividad 30 se modificó el responsable de ejecutar la prueba selectiva y se

reemplazó el informe de dicha prueba selectiva por un formato creado para realizar la
Abril 15 de 2009 prueba selectiva FFI.07
4 · En la actividad 25 se incluyó que la solicitud de remarcación por parte del responsable
de los elementos en el inventario, debe realizarse en el formato de solicitud para grupo
de inventarios FFI.08
· Cambio en los responsables “Jefe Grupo de Inventarios” por “Jefe Sección de Inventarios”
Marzo 21 de 2012 y “Auxiliar Inventarios” por “Auxiliar Administrativo de Inventarios”
5 · Cambio en la actividad 19: Analiza documentación y si lo amerita, inicia el proceso de
investigación disciplinaria a nombre del servidor responsable del (los) elemento (s).