Informática Empresarial

NRC 2648

Tema

Sistemas de Información en la empresa

Presentado por:

Katya Rodríguez ID 729355

Cindy P. Barboza Vizcaíno ID 731632

Leonor Pimienta Paris ID 715750

Wilson A. Calderón M. ID 731570

Presentado a:

Jenifer Paola Gómez Gómez

Corporación Universitaria MINUTO DE DIOS

Facultad de Administración de Empresas Distancia
II semestre

Barranquilla - Atlántico
2020
 INTRODUCCION

En este trabajo encontraremos los tipos de sistemas información mas utilizados en las
empresas. Un sistema de información es básicamente un grupo de elementos,
interrelacionados entre sí, que permite capturar, procesar, almacenar y transmitir los datos
de toda la cadena productiva de una compañía, con el fin de ofrecer información confiable
y en tiempo real para mejorar el control sobre la empresa y apoyar la toma de decisiones.
 SISTEMAS DE INFORMACION EN LA EMPRESA

Los sistemas de información para la empresa, es un elemento clave y fundamental para el

buen funcionamiento de cualquier tipo de organización. Son los objetivos de la empresa en
el éxito o el fracaso del negocio, para que la información cumpla con sus objetivos es
necesario que tengan ciertas características:

 Relevante: tiene que ser importante, que se la información que la empresa necesita.
 Actualizada: debe ser utilizada en el momento de ser generada.
 Rápida: el acceso a la información debe realizarse de forma rápida y sencilla.
 Económica: la obtención de la información no debe generar un costo elevado a la
empresa.
 Calidad: es importante que la información no tenga errores y sea completa.
 Objetiva: no hay opción a subjetividades.
 Completada: el tener la información incompleta
 Aplicable: la información debe ser adecuada para la toma de decisión, además de
ser importante.

Los sistemas de información están formados por documentos en forma de base de datos y
archivadores que almacenan información en distintos formatos, los recursos físicos los
constituyen los hardware empleados en el sistema, los recursos humanos es el personal de
informática y los usuarios que utiliza el sistema de información.

A continuación, encontramos los sistemas de información mas utilizados en las empresas el

cual analizaremos cada uno de ellos y a qué área específica pertenecen.

 SGD (Sistema Gestión Documental)

 ERP (Enterprice Resourse Plannig)
 CRM (Custumer Relationship Management)
 BSC (Balanced Scorecard)
 ERP
SISTEMAS DE Enterprice Resourse
INFORMACION Plannig o Planeación de
EN LA EMPRESA Recursos Empresariales.
Es un sistema de información
integral que incorpora los
procesos operativos y de
CONCEPTOS negocio de una empresa.
ERP nace en 1960, entonces
los desarrolladores
informáticos del sector
productivo desarrollaron
programas básicos para
CONTEXTO monitorizar inventarios,
HISTORICO balances.
En 1970 y 80, se desarrollan
sistemas para gestionar la
producción y los procesos de
CRM
(Custumer Relationship
Management)
Es una aplicación que permite
centralizar en una única Base
de Datos todas las
interacciones entre una
empresa y sus clientes.
Recopila toda la información
de las gestiones comerciales
manteniendo un histórico
detallado, permitiendo dirigir y
gestionar de forma más sencilla
las campañas de captación de
clientes y de fidelización.
El término CRM por Tom
Siebel, se impone, aglutinando
todos los conceptos anteriores:
Un software para la gestión de
las relaciones con los clientes,
la venta, el marketing y
soporte.
1993: Nace Siebel, líder
mundial de CRM del
momento. Ofrecía entonces
BSC
(Balanced Scorecard)
Es una metodología estratégica
para el logro de los objetivos y
metas organizacionales.
Representados en una estructura
coherente y dinámica dentro de la
estrategia del negocio, sus
objetivos y metas, son puestos a
prueba a través de indicadores que
medirán su desempeño en el
cumplimiento de iniciativas y
proyectos programados.
Es una herramienta Ideada en
1992 por los economistas
norteamericanos Robert Kaplan
y David Norton, para integrar el
plan estratégico a la organización,
lo importante es que convierte la
visión y misión en acción
mediante un conjunto coherente
de indicadores agrupados en 4
categorías de negocio (finanzas,
SGD
Sistema Gestión Documental
(document management system)
(DMS)
Está diseñado para almacenar,
administrar y controlar el flujo de
documentos dentro de una
organización. Se trata de una forma
de organizar los documentos e
imágenes digitales en una
localización centralizada a la que los
empleados puedan acceder de forma
fácil y sencilla.
Comenzó a funcionar bajo la
Coordinación de Melva Carmona en
1971, la información encontrada
reposaba en carpetas y en bolsas, lo
cual ponía en peligro la memoria
institucional. Para el año 1976, y con
la ayuda de actos administrativos
como la Resolución de Rectoría 284
y el Acuerdo del Consejo Superior
13 del mismo año, se dictaron los
las empresas y posteriormente
llegó el sistema de
planificación de recursos
manufactureros.
En 1990, el MRP o ERP ya
es funcional para controlar
inventarios, producciones,
gestiones administrativas.
En 2000, Gartner declara
que el concepto ERP ya es un
producto terminado. Se
incluía software basado en
internet con acceso a tiempo
real de la información y
recursos de la empresa.
Desde su nacimiento no ha
dejado de evolucionar y
mejorar sus recursos y
sistema y ahora son un eje
clave en las empresas
En 2006-17, El impulso de la
nube ha cobrado gran fuerza,
y ha llevado a que la
herramienta ERP sea un
sistema vinculado a la nube,
por otro lado, las aplicaciones
han mejorado tanto en
funcionalidad como en
precio, actualmente ya es
posible que un amplio
abanico se puedan permitir
productos e-business.
1995: Call Centers, datos
almacenados y de difícil
acceso.
1996-98: software ERP
(Enterprise Resource
Planning), con procesos Front
Office (contacto con el
cliente). En este momento de la
historia del CRM se
consideraba incompleto aún.
1999: Marc Benioff funda
Salesforce, software 100%
Cloud (e-CRM).
2002: Microsoft se convierte
en el principal actor del
CRM+ERP. Además, se estima
que el 65% de las
implantaciones CRM son
fallidas, por lo que se duda de
su efectividad y los usuarios no
están satisfechos.
2011: Software de
comunicación empresarial en
la nube. Las empresas pagan
por cada suscripción.
2013: Accesibilidad universal
y sistema multiplataforma, esto
es, acceso desde dispositivos
móviles. Surge a su vez el
concepto de CRM Social a
clientes, procesos y valores) primeros procedimientos para la
organización de los archivos, control
de correspondencia y microfilmación
de información. En el año 1994 el
Ing. Wilson Arenas ocupó la
coordinación y creó el primer
programa informático para la
oficialización de las comunicaciones
y los actos administrativos. Durante
el año 1997 la coordinación fue
ocupada por la Ing. Adriana Patricia
Villamil Bedoya, quien diseñó y
envió para aprobación por parte del
Archivo General de la Nación, las
primeras Tablas de Retención
Documental. En 1999 fue cambiado
el nombre de Grupo de Archivo y
Correspondencia por el de Gestión
de Documentos. En el año 2000 se
aplicó reingeniería de procesos con
un nuevo desarrollo informático para
oficialización de comunicaciones y
actos administrativos que entregó la
División de Sistemas, se pasó de un
computador (1) a cuatro (4)
computadores para prestación de
servicio por todas las ventanillas
2002, el Archivo General de la
Nación aprobó la primera versión de
las Tablas de Retención Documental.
En el año 2006 se publicó el Manual
este sistema que además cada
vez resulta más sencillo de
implantar.
través de las redes sociales:
atracción de clientes gracias a
Twitter, Facebook, YouTube...
Las empresas monitorizan esa
información.
2015: Nace SumaCRM, cuyo
claim precisamente es: 'CRM
para pequeñas empresas'.
de Gestión Documental, el cual
recopilaba y mencionaba los ocho
procesos de la gestión documental
establecidos en la entidad de
conformidad con la Ley 594 de 2000,
ley general de archivos. En el año
2007 El Área Gestión de
Documentos es reconocida como un
proceso del Sistema de Gestión de la
Calidad, con todos los
requerimientos en cabeza de la
coordinación. Durante los años
2007, 2010 y 2011 se generaron
Resoluciones de Rectoría de
actualización de Tablas de Retención
Documental. Desde el año 2010 se
exige Formato Único de Inventario
por cierre de vigencia para todas las
dependencias de la Universidad, y así
dar aplicación al Código
Disciplinario Único. En el año 2014
la Universidad adopta el modelo
administrativo por procesos,
obedeciendo a procedimientos de
transformación organizacional. 2015
la jefatura de la oficina cambió a la
profesional Lina María Valencia
Giraldo, Profesional en Ciencias de
la Información y la Documentación
en el año 2016 se describen las
actividades tendientes a la

Este sistema actúa de forma
que optimiza el desarrollo
empresarial, participa en la
reducción de tiempo y de los
costos de los procesos y
también hace incrementar el
rendimiento de la empresa.
BENEFICIOS Y
CONTRUBUCION
planificación, trámite, organización y
disposición de la información. Así
mismo la actualización de las Tablas
de Retención Documental acordes
con la nueva estructura orgánica
contemplada en el Acuerdo 14 de
2014.
Permite compartir y maximizar Sencillez y accesibilidad: de una
Transformación de la visión en
el conocimiento de un cliente forma sencilla y rápida se tiene
objetivos medibles, Alineación de
dado y de esta forma entender acceso a toda la documentación de la
toda la estrategia, Optimización
sus necesidades y anticiparse a empresa.
de la comunicación entre
ellas. Se puede controlar el Seguridad: la información se
miembros de la organización,
conjunto de acciones realizadas encuentra más segura contra
Estimulación de transformaciones
sobre los clientes o clientes pérdidas, y contra accesos no
estratégicas, Da estructura a su
potenciales, y gestionar las autorizados.
estrategia, Mantiene su estrategia
acciones comerciales a partir Ahorro: reducción del espacio físico
a la vista y como foco de la
de un cuadro de mandos de almacenamiento, y del tiempo
generación de estadísticas y
detalladlo, del mismo modo las empleado en hacer búsquedas y en
Mejora la gestión de la
empresas que utilizan CRM almacenar información sin salir de su
información.
pueden hacer mejores oficina.
segmentaciones, y disponen de Uso compartido: La documentación
la información para un servicio es accesible por todos y como
de atención al cliente y recurso colectivo. Esto evita
postventa de nivel superior. duplicaciones, gastos en copias, etc.
Productividad mejorada: la
productividad mejora al tener un

AREA DE Producción, ventas, compras,
APLICACION logística, contabilidad,
gestión de proyectos,
inventarios y control de
almacenes.
Gestión comercial, marketing y para aplicar el método es esencial
el servicio post-venta o de
atención al cliente
acceso más eficiente y rápido a la
información.
Gestión documental, gestión
definir: electrónica de documentos,
El objetivo: Aquello que la digitalización de imágenes y
empresa desea alcanzar con el profesionales en archivística
Balanced Scorecard;
Los indicadores: El desempeño
de la empresa vs. el objetivo
estipulado;
El nivel de desempeño: De
acuerdo con los indicadores y
objetivos, ¿cuál es el nivel de
desempeño esperado?
Las acciones y proyectos
estratégicos: ¿Qué acciones,
iniciativas e intervenciones deben
ser hechas para alcanzar el
objetivo propuesto?
 CONCLUSIÓN

En conclusión en cualquier empresa ya sea pequeña o muy grande es necesario empezar a

incluir sistemas que nos faciliten las operaciones diarias y más que eso que nos hagan más
productivos a la hora de realizar nuestro trabajo, desde sistemas transaccionales hasta
sistemas de información para ejecutivos que reúnan la información de toda la operación de
la empresa y la presenten de manera resumida y digerible esto claro sin perder la
objetividad y credibilidad y por qué no sistemas a cualquier nivel de la empresa que me
permitan tomar estrategias adecuadas y medios para lograr el tan anhelado
CRECIMIENTO EMPRESARIAL.