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PROCEDIMIENTO DE TRANSFERENCIA DOCUMENTAL UAAD-SGE-PR-01 01 2/11

AL ARCHIVO CENTRAL DE PROMPERÚ

1. OBJETIVO
Establecer los lineamientos y el procedimiento a seguir para la transferencia de documentos de los Archivos de Gestión al
Archivo Central de PROMPERÚ.

2. ALCANCE
La presente norma es administrada por la Unidad de Asuntos Administrativos y es fuente de consulta y aplicación para todos
los órganos, unidades orgánicas o funcionales de la entidad. El procedimiento se inicia con la preparación de la documentación
a transferir al Archivo Central y finaliza cuando el responsable del Archivo de Gestión recibe y archiva el formato de “Inventario
de Transferencia Documental” con la conformidad del Archivo Central.

3. DOCUMENTOS A CONSULTAR
3.1 Ley N° 30075, Ley de fortalecimiento de la Comisión de Promoción del Perú para la Exportación y el Turismo -
PROMPERÚ.
3.2 Reglamento de Organización y Funciones de PROMPERÚ, aprobado por Decreto Supremo Nº 013-2013-MINCETUR.
3.3 Manual de Perfiles de Puestos de PROMPERÚ, aprobado por Resolución de Secretaría General Nº 028-2014-
PROMPERÚ/SG y modificatorias.
3.4 Manual de Normalización de Documentos de Comunicación de PROMPERÚ, aprobado por Resolución de Secretaría
General Nº 075-2014-PROMPERÚ/SG.
3.5 Ley N° 25323, Ley del Sistema Nacional de Archivos.

4. GLOSARIO DE TÉRMINOS

 ACP: Archivo Central de PROMPERÚ.

 UAAD: Unidad de Asuntos Administrativos.

5. DEFINICIONES
5.1 Archivo: Conjunto ordenado de documentos que una persona, una sociedad, una institución, etc., producen en el
ejercicio de sus funciones o actividades.
5.2 Archivo Central: Archivo establecido y organizado por la Unidad de Asuntos Administrativos, en él se administra,
custodia y conserva el acervo documentario transferido de los diversos Archivos de Gestión de PROMPERÚ.
5.3 Archivo de Gestión: Archivo establecido y organizado en cada uno de los órganos, unidades orgánicas o unidades
funcionales de la entidad. El número de consultas de este archivo es muy amplio.
5.4 Clasificación: Consiste en separar los documentos por grupos que tengan similares características, el mismo tipo
documental o el mismo asunto, conformando series documentales.
5.5 Expediente: Conjunto ordenado de documentos relacionados con una determinada gestión, asunto o trámite.
5.6 Inventariado: Consiste en registrar una lista de los documentos que se van a enviar al Archivo Central, registrando la
unidad de conservación, descripción documental, años y número de folios.
5.7 Ordenamiento: Consiste en unir todos los documentos de una serie aplicando el sistema más conveniente, como el
cronológico, alfabético, numérico o alfanumérico.
5.8 Organización: Consiste en organizar los documentos dentro de una unidad de conservación (files de palanca,
ordenadores de documentos, empastados y files).
5.9 Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos.
5.10 Unidad documental: Documento o conjunto de documentos creados para la atención de un mismo asunto. Es el
elemento indivisible de una serie documental
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AL ARCHIVO CENTRAL DE PROMPERÚ

5.11 Unidad de conservación: Conjunto documentos agrupados físicamente para garantizar su preservación e
identificación.

6. CONDICIONES BÁSICAS
6.1 El Asistente de Control Patrimonial y Archivo de la UAAD es responsable de elaborar y difundir el Cronograma Anual de
Transferencia de Documentos durante el último trimestre del año precedente, el cual deberá contar con la aprobación de
la UAAD.
6.2 La transferencia documental se realizará de acuerdo con el Cronograma Anual de Transferencia de Documentos
aprobado y en aquellas situaciones que por su naturaleza lo ameriten, previa coordinación del responsable del Archivo
de Gestión con el Asistente de Control Patrimonial y Archivo.
6.3 Cada órgano o unidad orgánica deberá designar al responsable de su Archivo de Gestión, quien se encargará de:
a) Administrar, custodiar y conservar el acervo documentario que obra en su Archivo de Gestión;
b) Realizar la transferencia documentaria al Archivo Central, de acuerdo con el cronograma establecido o cuando lo
requiera; y,
c) Solicitar servicios archivísticos al Archivo Central.

7. CONDICIONES ESPECÍFICAS
7.1 Los documentos a transferir deben estar organizados, clasificados, ordenados e inventariados conformando series
documentales (Ver Anexo B).
7.2 Las unidades de conservación que se transfieran al Archivo Central de PROMPERÚ, deberán cumplir con lo siguiente:
a) Contener documentos originales o copias únicas sólo en el caso que no exista documento original.
b) Estar debidamente foliadas, de atrás hacia adelante, iniciando desde la última página.
c) Los documentos no deberán incluir materiales nocivos para los documentos como son grapas, clips metálicos,
gomas elásticas y otros elementos similares que perjudiquen la conservación del papel.
7.3 Las cajas archivadoras para la transferencia documental serán proporcionadas por el Archivo Central de PROMPERÚ a
los responsables de los archivos de gestión.
7.4 Cada caja solo incluirá documentación relativa a una misma serie documental. Las cajas que contengan documentos
pertenecientes a series documentales distintas no serán aceptadas por el Archivo Central.
7.5 Las cajas archivadoras tendrán un número correlativo único, el cual comenzará en 1. Este número debe guardar
correspondencia con el número de caja que figure en el formato de “Inventario de Transferencia Documental”, de tal
manera que los documentos a transferir puedan ser identificados con facilidad y minimizando la posibilidad de error.
7.6 En caso de recibir unidades de conservación no foliadas, el Archivo Central no se hará responsable de la falta de
documentos o expedientes incompletos.

8. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Nº Actividad Responsable
Organiza los documentos a transferir al archivo central, agrupándolos por Responsable del Archivo de
series documentales y asegurándose que se trate de documentos originales o Gestión
1 copias únicas, asimismo, verifica que no contengan materiales nocivos para el
papel.
Acondiciona los documentos en unidades de conservación y etiqueta, de ser Responsable del Archivo de
2 necesario, cada una de estas unidades, de acuerdo con el Modelo de Etiqueta Gestión
para Unidad de Conservación (Ver Anexo C).
Coloca las unidades de conservación en las cajas de archivo, luego etiqueta Responsable del Archivo de
3 cada caja, de acuerdo con el Modelo de Etiqueta para Caja de Archivo (Ver Gestión
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Nº Actividad Responsable
Anexo D).
Completa el formato de “Inventario de Transferencia Documental” (Ver Anexo Responsable del Archivo de
E) en formato Excel y elabora el proyecto de memorándum de transferencia Gestión
4 documental (Ver Anexo F) y presenta en físico para su firma, en dos (2)
ejemplares, al jefe del órgano o unidad orgánica al que pertenece el archivo
de gestión.
Firma el formato de “Inventario de Transferencia Documental” y el Jefe del órgano o unidad orgánica
5 memorándum de transferencia documental correspondiente.
Remite por correo electrónico el formato de “Inventario de Transferencia Responsable del Archivo de
6 Documental” en formato Excel a la cuenta apoyoarchivo@promperu.gob.pe. Gestión

Remite al Archivo Central las cajas de archivo conteniendo la documentación Responsable del Archivo de
7 en transferencia junto con el memorándum y el formato de “Inventario de Gestión
Transferencia Documental” correspondientes.
Recibe cajas de archivo y la documentación de transferencia correspondiente, Asistente de Control Patrimonial y
y verifica que el contenido de las cajas de archivo sea congruente con lo Archivo
señalado en el formato de “Inventario de Transferencia Documental” recibido y
con lo establecido en el numeral 7.1 de Condiciones Específicas:
8.1. Si es conforme, firma el formato de “Inventario de Transferencia
Documental” y remite un ejemplar al responsable del archivo de gestión.
8 Con este acto se traspasa la responsabilidad de la custodia de los
documentos recibidos al Archivo Central. Continúa con el paso 10.
8.2. Si no es conforme, coordina subsanación de observaciones con el
responsable del archivo de gestión correspondiente. El plazo para
subsanar las observaciones es de diez (10) días hábiles. Continúa en el
paso 9.
Subsana observaciones y regresa al paso 8.1. Responsable del Archivo de
9 Gestión
Recibe y archiva el formato de “Inventario de Transferencia Documental” con Responsable del Archivo de
10 la conformidad del Archivo Central. Fin del procedimiento Gestión

9. REGISTROS

Tiempo de
Nº de
Descripción Código Lugar de archivo archivo
ejemplares
(Años)
Cronograma Anual de Transferencia No Aplica 1 Archivo Central 2 años
de Documentos al Archivo Central de
PROMPERÚ
Inventario de Transferencia FO-SGE-01 1 Archivo Central Permanente
Documental
Memorándum No Aplica 1 Archivo Central 2 años

10.HOJA DE CONTROL DE CAMBIOS

Nº de Nº de capítulo/ Párrafo/ Figura/

Modificaciones
versión Ítem Tabla/ Nota
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11.ANEXOS

Descripción Anexo

Diagrama de Flujo A

Listado referencial de Series Documentales B

Modelo de Etiqueta para Unidad de Conservación C

Modelo de Etiqueta para Caja de Archivo D

Formato Inventario de Transferencia Documental E

Modelo de Memorándum de Transferencia Documental F

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PROCEDIMIENTO DE TRANSFERENCIA DOCUMENTAL UAAD-SGE-PR-01 A 01 6/11
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ANEXO A: DIAGRAMA DE FLUJO

Proceso: Transferencia de Documentos al Archivo Central Versión: 01 Pág.1/1

Archivo de Gestión Unidad de Asuntos Administrativos

Responsable del Archivo de Gestión Jefe del órgano o Unidad orgánica Asistente de Control Patrimonial y Archivo

Inicio

Organiza los documentos a

transferir al archivo central

Acondiciona los documentos

en unidades de conservación y
las etiqueta

Coloca las unidades de

conservación en las cajas de
archivo y etiqueta cada caja

4 5
Completa el formato “Inventario
Firma el formato “Inventario de
de Transferencia Documental”
Transferencia Documental” y el
y proyecto de memorándum de
memorándum
transferencia Inventario
Inventario
Memorándum
Inventario en Memorándum
excel

6
Remite por correo electrónico el
formato “Inventario de
Transferencia Documental” en
formato Excel a la cuenta
apoyoarchivo@promperu.gob.pe

7 8

Remite las cajas de archivo

Recibe cajas y documentación
junto con el memorándum y el
de transferencia y verifica
inventario en físico

8.2
Coordina subsanación de
observaciones con el
No Conforme?
responsable del Archivo de
Gestión

Si
9 8.1
Firma formato de
Inventario en señal de
Subsana observaciones
conformidad y remita al
Archivo de Gestión
Inventario

10
Recibe el formato “Inventario
de Transferencia Documental”
con la conformidad del Archivo
Central

Fin
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ANEXO B: LISTADO REFERENCIAL DE SERIES DOCUMENTALES

A. SERIES DOCUMENTALES GENERALES

- Correspondencia - -
- Apex - -
- Contratos - -
- Planes - -
- Actas - -
- Ferias - -
B. SERIES DOCUMENTALES ESPECÍFICAS
I. SECRETARÍA GENERAL
- Informes legales
1.1. Oficina de Asesoría Jurídica - Contratos y Convenios
-
- Certificados crédito presupuestal
- Plan Estratégico Institucional/Plan
1.2. Oficina de Planeamiento y Presupuesto Operativo Institucional
- Evaluaciones POI / PEI
-
- Expedientes de contratación
- Órdenes de compra
1.3. Oficina General de Administración
- Órdenes de servicio
-
1.4. Oficina de Tecnologías de la Información
- Legajos del personal
1.5. Oficina de Recursos Humanos - Expedientes CAS
-
II. ÓRGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL
2.1. Órgano de Control Institucional
III. DIRECCIÓN DE PROMOCIÓN DE LAS EXPORTACIONES
3.1. Dirección de Promoción de las Exportaciones
3.2. Subdirección de Inteligencia y Prospectiva Comercial - Expedientes Ferias
3.3. Subdirección de Desarrollo Exportador
3.4. Subdirección de Promoción Internacional de la Oferta Exportable
IV. DIRECCIÓN DE PROMOCIÓN DEL TURISMO
4.1. Dirección de Promoción del Turismo
4.2. Subdirección de Inteligencia y Prospectiva Turística
4.3. Subdirección de Promoción del Turismo Interno
4.4. Subdirección de Promoción del Turismo Receptivo
V. DIRECCIÓN DE COMUNICACIONES E IMAGEN PAÍS
5.1. Dirección de Comunicaciones e Imagen País
5.2. Subdirección de Marca País
5.3. Subdirección de Mercadeo y Comunicaciones
5.4. Subdirección de Producción
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PROCEDIMIENTO DE TRANSFERENCIA DOCUMENTAL UAAD-SGE-PR-01 C 01 8/11
AL ARCHIVO CENTRAL DE PROMPERÚ

ANEXO C: MODELO DE ETIQUETA PARA UNIDAD DE CONSERVACIÓN

(Siglas de
ÓRGANO/UNIDAD
ORGÁNICA/UNIDAD
FUNCIONAL)

(Serie documental)

(Descripción)

(Nº de folios)

(Año)
Título: Código: Anexo: Versión: Página:
PROCEDIMIENTO DE TRANSFERENCIA DOCUMENTAL AL ARCHIVO CENTRAL DE PROMPERÚ UAAD-SGE-PR-01 D 01 9/11

ANEXO D: MODELO DE ETIQUETA PARA CAJA DE ARCHIVO

ARCHIVO CENTRAL DE PROMPERÚ

Órgano Unidad Orgánica Unidad funcional

(Sigla) (Sigla) (Sigla)

Nº de envío Nº de caja

2014-__ (correlativo) 1 de __ (total de cajas)

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ANEXO E: INVENTARIO DE TRANSFERENCIA DOCUMENTAL

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ANEXO F: MODELO DE MEMORÁNDUM DE TRANSFERENCIA DOCUMENTAL