Sistema de Gestión de la Calidad VAF

Vicerrectoría Administrativa y Financiera

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1. PROPÓSITO

Dar respuesta a las solicitudes efectuadas por los diferentes beneficiarios de pago y
clientes en general, consultando la información registrada en el sistema de
información y detallar actividades varias que se desarrolla en Tesorería.

2. ALCANCE

Este instructivo inicia con la recepción de la solicitud de información hasta la

respuesta a la consulta y con el detalle de actividades que realiza la tesorera como
respuesta a las funciones establecidas.

3. CONDICIONES GENERALES

Se debe tener identificado claramente el nombre y/o documento de identificación

como información base para la realización de la consulta,

La solicitud de información puede efectuarse personal o telefónicamente. El cliente

externo o interno solicita información sobre la confirmación de pago; la funcionaria de
Tesorería y auxiliar contable en la sedes solicita el número de identificación del
beneficiario de pago.

Para el tema de inversiones cuando existan excedentes y lo disponga la Vicerrectora

Administrativa y Financiera, solo se tendrán en cuenta el portafolio financiero
calificado como AAA y que tenga autorización legal de la Superintendencia Financiera

La apertura de los productos financieros es autorizada únicamente por Vicerrectoría

Administrativa y Financiera y posteriormente realizada por la Tesorería en las
entidades financieras.

Se debe contar con la disponibilidad – excedentes – financieros para realizar la

inversión.

4. CONFIRMACIÓN DE PAGO

Se ingresa al Sistema de Información con el usuario y contraseña registrados y se

ingresa a la opción Informes:

Se accede a Ofimática/ Informes/Otros Informes/Abonos/Abonos/

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En la pantalla de Abono, se despliega una ventana para colocar la identificación del

Proveedor (campo Buscar), se digita el número de identificación (si es persona natural
o proveedor se debe incluir el dígito de control; para el caso de los funcionarios de la
UDES solo el documento de identificación)

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Si no se tiene el número de identificación, en el campo Buscar se digita una letra

cualquiera, se da enter para que se despliegue el listado de los proveedores
registrados en el sistema de información, se desplaza hasta encontrar el proveedor
correspondiente o se escribe en el campo Buscar el nombre del registro solicitado
(enter).

Ejemplo gráfico de búsqueda de Proveedor sin número de identificación, pero con

datos del nombre

Una vez seleccionado el registro, se despliega una pantalla solicitando datos del
registro, se incluye el Rango de fecha de Expedición de los datos solicitados, los demás
campos quedan en blanco, a excepción de Pantalla – Excel: se digita S y P de Pesos,
de manera inmediata se expande una nueva pantalla “Desea Continuar (S/N)?” se
oprime S

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Se debe seleccionar la Opción de generación del informe por Pantalla, de clic en

aceptar

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Ofimática genera los registros solicitados, de acuerdo al NIT y rango requerido.

En el informe se relaciona:

 Fecha: de la transacción de pago

 NIT – Proveedor : NIT y nombre del proveedor
 DctoPrv: número de la factura del proveedor o nota contable
 Factura: número de la factura de la UDES o nota contable
 CODCC: centro de costos
 T.CXP: NORM o PNT
 BANCO: código de la cuenta bancaria
 CHEQUE: para el caso de pagos con cheque, es el número del título valor.
 C.INT.: código de integración
 CPTO: código de integración

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Según el tipo de datos requeridos, se informa la fecha de transacción de pago, el valor,

facturas canceladas, etc., al solicitante.

Si no aparece registro de pago de una factura o cuenta en particular en el informe de

los abonos, se debe consultar lo registrado en el sistema en el módulo de Cuentas
por Pagar – Facturación (la cuenta puede estar en trámite de pago: por fecha de
vencimiento), se realiza el procedimiento para generar un nuevo comprobante con el
fin de consultar estos datos

Ofimática / Cuentas por Pagar / Abonos

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Se da clic en la imagen de Documento más para crear un comprobante de

egreso. Se ubica en cada campo y se ingresa el dato solicitado:

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Documento: el sistema genera el consecutivo del comprobante de egreso (no se

puede manipular) al igual que la fecha (del sistema).

Proveedor: se ingresa el número de identificación del proveedor o contratista: NIT,

cédula o documento de identificación. Para el caso de los pagos a empleados, no hay
dígito de verificación a excepción para los contratistas externos y proveedores.

Forma de pago: 100 corresponde a pagos con cheque (cuando corresponde a la

operación de la UDES).

Cheque: el sistema genera el consecutivo.

Banco: el sistema genera la cuenta contable correspondiente según forma de pago.

Anticipo: se deja en blanco.

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Una vez terminado el ingreso de los datos en la primera pantalla “Ingreso de Abonos”
(finaliza con Forma de Pago), se da clic en Movimiento, se despliega “Facturas por
Pagar”, siempre se diligencian los campos solicitados así:

 Tipo de Cpto Pago de Factura: se digita 301 - Cancelación Facturas

 Código de Integración: 301 (El sistema genera el código)
 Tipo Cpto Pago de NC: se digita 301 - Cancelación Facturas
 Código de Integración: 301 (El sistema genera el código)
 Facturas Pesos y se selecciona el botón ACEPTAR

Se despliegan las facturas cargadas en el sistema OFIMÁTICA, se constata– según

número de la factura o el valor de la misma - la fecha de vencimiento, se informa al
solicitante de información sobre el pago de la misma.

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Se da clic en la X o se teclea ESC para salir del reporte y no efectuar modificación al

registro. De esta manera se realiza la consulta del pago que no se evidenció en la
búsqueda anterior.

5. REPORTE “GENERADOR DE INFORMES”

Para la generación del reporte en Ofimática donde se relaciona todos los pagos
efectuados por cheque, se ingresa al Cuentas por Pagar /Informes/Abonos/Abonos/por
documento; se despliega la pantalla “Generador de Informes”

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Se incluye el rango de fecha solicitado (cheques girados de la semana) adicional se

incluyen el campo de “Forma_Pago”, se digita el código 100 (por cheque), y se da clic
en el botón “Generar”. El sistema despliega el informe “Reporte de Abonos
Organizado por Documento”

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Reporte de Abonos Organizado por Documento

6. CONFIRMACIÓN DE CHEQUE

El funcionario encargado de la entidad financiera llama a Tesorería para confirmar el

valor y el beneficiario del cheque. La Tesorera y/o la secretaria de la dependencia
son las personas autorizadas por la UDES para dar información sobre los cheques; en
las sedes la auxiliar contable es la encargada de suministrar los datos.

El funcionario del Banco solicita la confirmación de los datos del cheque, para lo cual
informa el número del título. La funcionaria de Tesorería o la auxiliar contable en las
sedes, según la serie del cheque accede a la carpeta de archivo de los comprobantes
de egreso, busca el número del cheque, informa los datos del beneficiario y valor del
mismo. Para llevar un registro de control de entrega de información, se relaciona en
el comprobante (en el cuadro de detalle) la fecha y firma de quién suministra los datos
al banco.

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Ejemplo Registro Datos de Confirmación de Cheque

7. INVERSIONES FINANCIERAS

Para realizar inversiones financieras se debe tener en cuenta:

 Teniendo en cuenta la disponibilidad de excedentes, se solicitan los portafolios de

servicios a las diferentes entidades financieras, donde se detallan aspectos como
tipo de producto, clasificación crediticia, tasa de interés, tiempo, reciprocidad (si
aplica) y condiciones generales.

 Se revisan las cotizaciones, se confirman los datos reportados de la solidez y la

calificación de la entidad financiera, mediante consulta en la página de la

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Superintendencia Financiera, Superintendencia de Sociedades y Superintendencia

de la Economía Solidaria.

 Para solicitud de aprobación del portafolio se presenta a la Dirección Financiera:

cotizaciones de portafolios, flujo de caja proyectado del semestre al cual se va a
colocar el dinero y saldos disponibles en bancos, según el flujo de caja proyectado,
se recomienda los productos financieros a tomar y el plazo para cumplir con las
obligaciones institucionales.

 Una vez aprobadas las inversiones por parte de la Vicerrectoría Administrativa y

Financiera, se inicia la negociación de los productos seleccionados; después de
acordar los términos se procede a elaborar las respectivas cartas solicitando la
apertura de los productos, especificando la clase de inversión y tiempo a la entidad
financiera.

 Una vez se cuente con el título valor o información en el caso que sean
desmaterializados, se verifica que cumplan con las especificaciones, acorde con lo
pactado y se remite a Contabilidad copia de las cartas y títulos valores y las notas
bancarias para que realice la contabilización de las inversiones. Se controlan los
vencimientos y el abono en cuenta de los rendimientos financieros y los títulos
valores se guardan en la caja fuerte de tesorería

 Se realiza la consulta a la Dirección Financiera si se extiende el tiempo de la

inversión (de acuerdo con el flujo proyectado), quien informará la decisión tomada;
en caso de renovación, se realiza seguimiento y se tiene en cuenta el nuevo
vencimiento para la respectiva autorización.

 En caso de que la decisión sea cancelar la inversión, se realiza seguimiento a la

fecha de vencimiento y se solicita por escrito a la entidad financiera, la cancelación
total o parcial de la inversión y la generación del cheque de gerencia a nombre de
la Universidad de Santander o abono a cuenta mediante transferencia, acorde con
lo establecido por la Dirección Financiera en concordancia con lo ordenado por la
Vicerrectoría Administrativa y Financiera y se remite a Contabilidad consignación
y carta sellada por el Banco donde se le solicita la cancelación, retiro o abono
parcial del título valor para que realicen la contabilización.

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CONTROL DE CAMBIOS

FECHA DE
VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE
APROBACIÓN

00 Versión Inicial Grupo Facilitador del SGC VAF 23/04/2015

Aplicación de la marca de Esperanza Rojas Rojas

01 conformidad de la Coordinadora de Gestión 01/03/2016
certificación ICONTEC Documental

Actualización del encabezado

por la aplicación de la mención
“Vigilada Mineducación” junto
a logo institucional Ing. Carmen Guerrero González
02 Coordinadora de Calidad del 10/04/2017
Se actualiza pie de página SGC-VAF
según Procedimiento Control
de Documentos y Registros
v08.

Ajuste de pie de página de

acuerdo a Procedimiento
Esperanza Rojas Rojas 06/08/2018
03 Control de Documentos y
Directora de Gestión Documental
Registros v 10.

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