IMPORTANCIA DEL ARCHIVO

Los tiempos han cambiado y es inevitable la evolución en todos los ámbitos

y particularmente dentro de las redes informáticas quien han dado paso de
manera muy importante a lo que hoy conocemos como administración
documental, como sabemos algunos años atrás la información se llevaba en
papel pues siempre ha sido requerida, sin embargo, se presentaban
perdidas y fue haciéndose cada vez mas practica y difícil de entender, por lo
que hoy la han sustituido, los documentos digitales, trayendo grandes
beneficios, pues es más rápida, oportuna y fiable, esto permite planificar y
organizar de una manera más adecuada la información.
Haciendo posible la preparación de registros e informes, archivo de
registros y documentos y procesamiento de la información para su correcta
utilización y comunicación.

La administración de documentos es de necesaria utilización en

absolutamente todas las empresas, hay nos permite mantener la historia,
verificación, control de la documentación de la institución.
Para organizar el archivo nos debemos vasar en unos parámetros
establecidos por la ley 594 del 2000 a partir de lo cual debe planear,
manejar y organizar todos los documentos.

Es necesario darle un buen trato a la documentación que se nos asignan

pues es claro saber llevar toda la documentación pues en ellos reposan el
éxito, fiabilidad y confiabilidad integral de cada una de las empresas , por
ende a través de ella se requiera una información en un tiempo útil y rápida.
El archivo en los últimos años, su nivel de importancia ha aumentado
considerablemente; si se habla de que iniciando el año 2003 al 2006 quizás;
se puede deducir que la mayoría de Empresas, organizaciones e
instituciones colombianas; el personal que utilizaban para administrar y
organizar la documentación y el archivo, era cualquier empleado muchas
veces lo imponían como un  “castigo” por decir así, por su mala conducta o
simplemente por que su jefe lo ha dicho, lógicamente el método que usaban
estos empleados no era para nada el mejor puesto que no se regían por
alguna norma o procedimiento y lo hacían como ellos creían aparentemente
ser el mejor método haciendo que todo esto trajera grandes consecuencias
como un mal servicio al cliente en cuanto la búsqueda de archivos, o por
buscar algún documento y esto podría causar conflictos internos.

Actualmente, podría decirse, que desde inicios del año 2010 o antes el
gobierno colombiano ha demostrado darle una gran importancia al archivo y
manejo de este mismo.

En toda organización ya sea pública o privada para la Organización de su

archivo deben legalmente tener personal especializado en el manejo del
mismo y este personal debe regirse por algunas leyes y decretos que
existen en Colombia y que hablan sobre la Organización del archivo.

Como se sabe, el proceso de archivo cada vez es más importante en una

empresa o Institución, el individuo debe archivar por el método apropiado
para conseguir el archivo. Toda empresa tiende a transformarse en una
colección de papeles, anotaciones, fichas, cuestionarios etc.
Ahora, según el material de apoyo que me brinda el SENA nos dice “que la
importancia del archivo se puede comprender a partir del valor que tiene
para: la administración, la investigación, la comunidad, el desarrollo
económico, social, científico y tecnológico”, pero, realmente son estos
aspectos los que puedan clasificar la importancia del archivo, es decir, falta
alguno o sobra alguno mirando el análisis de cada uno de ellos, primero
como un punto importante deduzco que el archivo es importante porque nos
brinda el servicio para proceder contra algún acto para hacerlo más simple
daré un pequeño ejemplo:
Juanito quiere solicitar a su colegio todos los registros de su observador
desde que entró a la Institución, desde un punto de vista archivístico Juanito
debería enviar una carta donde solicita aquello que quiere.

Continuando los archivos son estratégicos como no para generar ingresos,

eliminar ineficacias, crear una mejor experiencia para sus clientes, son
herramientas para poder asegurar una organización que en dado caso de
complicaciones legales en un futuro pueda tener problemas.

Otro aspecto importante diría yo, son las nuevas tecnologías en el archivo:
Archivo moderno

Actualmente el archivero moderno utiliza las tecnologías de la información

como medios para agilizar los procesos archivísticos. De tal manera, que los
documentos primarios de valor temporal y permanente los organiza,
describe, conserva y los pone al uso del que hace el documento y al usuario
externo.

Todos estos procedimientos, están estrechamente ligados a

los principios de la archivística los cuales rigen desde el siglo XIX. Estos
son: el de procedencia y el de respeto al orden original,
Son fundamentales para la práctica archivística, pues ellos –me refiero a los
principios permiten el mantenimiento de la unidad del fondo de archivo, que
no es otra cosa que el conjunto de la documentación producida o recibida
por personas físicas o jurídicas, organismos e instituciones públicas o
privadas en el libre ejercicio de sus funciones y competencias.

El archivero moderno y tradicional organiza los documentos en el soporte

que se encuentren.

Con ello contribuye a la historia de los pueblos, perpetuando como

testimonio el devenir de las organizaciones y de los individuos, de tal forma
que la información contenida en los documentos este al servicio del Estado,
los investigadores y los ciudadanos.