SEMANA 7: CASO 1 CADENA DE CAFÉS “JOSÉ VALDÉS”

ASIGNATURA:
AUDITORIA Y CONROL INTERNO

NRC: 6409

DOCENTE:
ALBA LUZ OCAÑA CORTES

CORPORACION UNIVERSITARIA MINUTO DE DIOS (UNIMINUTO)

PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
FACULTAD CIENCIAS EMPRESARIALES
DECIMO SEMESTRE
NEIVA – HUILA
2019-1

Caso suministrado por la experta disciplinar Susana Patricia Hernández Hamon

Administración en Salud Ocupacional
29/05/2018
 SEMANA 7: CASO 1 CADENA DE CAFÉS “JOSÉ VALDÉS”

ASIGNATURA:
AUDITORIA Y CONROL INTERNO

NRC: 6409

PRESENTA:
LEIDY YOHANA PERDOMO RIVAS
ERIKA SANCHEZ LAVAO
PAULA CLARETH CASTILLO FARFAN
NANCY ELIANA PAZ ORTIZ

DOCENTE:
ALBA LUZ OCAÑA CORTES

CORPORACION UNIVERSITARIA MINUTO DE DIOS (UNIMINUTO)

PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
FACULTAD CIENCIAS EMPRESARIALES
DECIMO SEMESTRE
NEIVA – HUILA
2019-1

Caso suministrado por la experta disciplinar Susana Patricia Hernández Hamon

Administración en Salud Ocupacional
29/05/2018
 CASO 1.
CADENA DE CAFÉS “JOSÉ VALDÉS”

Fecha de la auditoría: 15 de febrero de 2017

La cadena de cafés “José Valdés” tiene abiertos en Bogotá 105 establecimientos que
preparan diferentes tipos de café, platos y productos exclusivos de su propia marca.
Cuenta con un sistema de calidad que pretende certificar según la norma ISO 9001:2015;
además, el Ministerio les acaba de notificar que realizará una visita de inspección en
coherencia con el decreto 1072 de 2015; por lo tanto, el representante legal solicita a la
empresa contratada llevar a cabo el proceso de auditoría interna teniendo en cuenta las
dos normas ISO 9001 y el Decreto 1072 SG_SST.

Auditoría

El director del Sistema Integrado de Gestión realiza la programación y planeación de

auditorías, en la que se incluye la auditoría interna, que se describe a continuación.

En la planeación de las auditorías se evidencia que la gerencia aprobó la contratación de

un auditor externo, apoyado por auditores en formación.

Para iniciar la auditoría interna se efectúa una reunión de apertura.

Al terminar la reunión de apertura (8 a. m. a 8:30 a. m.), el auditor se orienta a los

procesos relacionados de acuerdo con la planeación entregada por el director del Sistema
Integrado de Gestión.

El auditor resalta la voluntad del director de Calidad y SST, de enviar algunos documentos,
previa auditoría, y el soporte de los auditores en formación, con quienes se reunió un día
antes para preparar el ejercicio de auditoría.

Gerencia (9 a. m. a 10 a. m.)

El primer proceso que se auditará es la gerencia; el auditor saluda, pero debe esperar 30
minutos porque el gerente tiene problemas inesperados; luego, le pregunta acerca de las
políticas de la organización, incluida la política de SST. Al indagar por la Política de Calidad,
el gerente le responde que es una política que se ha trabajo a conciencia y que, en
coherencia, todos los integrantes de la organización la conocen. Cuando el auditor indaga
sobre la Política de SST, el gerente pregunta que si no se trata de la misma política de
calidad.

El auditor pregunta al gerente acerca de los recursos, y este le muestra un presupuesto en

el que se evidencian rubros para los Sistemas de Gestión de Calidad y SST.
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Administración en Salud Ocupacional
29/05/2018
Operaciones y logística (10 a. m. a 12 m.)

El auditor se reúne con el líder del proceso de Operaciones y Logística, y le pregunta

acerca de la implementación del SG-SST, a lo cual responde que no tenía ni idea de esa
implementación, pero que sí conoce lo relacionado con calidad; sin embargo, llama al
asistente profesional, quien le indica que llevan trabajando 6 meses en el tema, y que,
incluso, él participó en 3 reuniones.

El auditor pregunta acerca de la Matriz de Peligros e Identificación de Riesgos con respecto

al proceso de operaciones y logística, y él responde que sí la conoce; sin embargo, el
auditor en formación señala al auditor líder que, de acuerdo con la documentación
enviada, ellos están utilizando una matriz desactualizada. No obstante, el auditor, al
analizar el cargo del operario de transporte en la actividad de cargue y descargue, en la
carpeta que le proporcionan, encuentra en coherencia tanto la entrega de EPP como las
capacitaciones del jefe directo.

El auditor y el líder del proceso visitan la planta; revisa la parte operativa y, por último, la
parte logística. Allí se encuentran con el operario de transporte y se evidencia que no lleva
los EPP correspondientes, según fueron relacionados. Al preguntarle por la Política de SST,
él responde que la conoce, pero no así la Política de Calidad.

HSEQ

El auditor pregunta al director del Sistema Integrado de Gestión por la Política de Calidad,
la cual está en coherencia con la NTC-ISO 9001 (2015); sin embargo, la Política de SST no
está firmada ni tiene fecha.

En cuanto al Procedimiento de Control de Documentos y Registros, en la carpeta se

encuentran dos procedimientos con dos fechas diferentes. La Matriz de Identificación de
Peligros y Valoración de Riesgos está en coherencia con el Decreto y con la GTC 45. Las
inspecciones que alimentan el Sistema de Gestión en Seguridad y Salud para el trabajo
tienen fecha de 2013, pero estamos en 2016. Sobre el Copaso, no hay evidencia de su
gestión ni tampoco se cuenta con la Matriz Legal.

Existe un plan de trabajo que tiene por objeto implementar la norma; hay un informe de
condiciones de salud, pero solo se encontraba el perfil sociodemográfico del personal
administrativo. No se encontró el Programa de Capacitación y Salud en el Trabajo ni el
procedimiento de comunicación ni se evidencian mecanismos que permitan realizar una
adecuada comunicación; tampoco existe una evaluación del Sistema de Gestión.

Recursos Humanos

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El auditor pregunta al líder de Recursos Humanos acerca de los documentos pertinentes.
Al revisar el Manual de Funciones no se evidencian las responsabilidades de seguridad y
salud en el trabajo.

Al indagar por la hoja de vida del asistente profesional, se evidencia que es profesional en
Administración de Empresas, con experiencia de 1 año en cargos relacionados, y que
cumple con las habilidades señaladas en el Manual de Funciones, pero no tiene ninguna
responsabilidad en SG-SST.

Al preguntar por las capacitaciones del operario de transporte, el auditor se da cuenta de

que el operario fue a la inducción, pero nunca volvió a las demás capacitaciones.

Reunión de cierre

El auditor realiza la reunión de cierre sin comentar ni un solo aspecto de lo evidenciado.

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 1. PROGRAMA DE AUDITORIA

CADENA DE CAFÉS “JOSÉ VALDÉS”

PROGRAMA DE AUDITORIA
OBJETIVOS DEL Establecer las actividades de la PROCEDI Auditoria Interna AÑO/FECHA 15 de febrero
PROGRAMA: auditoria a los procesos según la IS0 MIENTO de 2017
9001 y el Decreto 1072 SG_SST.
N° PROCESOS DEPENDENCIA OBJETIVO HORA HORA CRITERIOS EQUIPO AUDITOR
INICIO FINAL
1 Gerencia Oficina Políticas de la 9:00 10:00 Indagar en la política Auditor externo, apoyado
Gerencia organización de SST y de calidad por auditores en formación.
(política SST)
2 Operación- Operaciones y Verificación 10:00 12:00 Actualizar la matriz de Auditor externo, apoyado
Logística logística de la Peligros e por auditores en formación.
implementaci Identificación de
ón del SG- Riesgos con respecto
SST al proceso de
operaciones y
logística
3 Sistema de HSEQ Política de Realizar política SST, Auditor externo, apoyado
Gestión SST Calidad (ISO y matriz legal. por auditores en formación.
9001)
4 Talento Recursos Documentos Capacitaciones al Auditor externo, apoyado
Humano Humanos pertinentes personal por auditores en formación.
(Manual de
funciones)

2. PLAN DE AUDITORIA
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 CADENA DE CAFÉS “JOSÉ VALDÉS”
PLAN DE AUDITORIA
PROCESOS A AUDITAR Planeación Estratégica ÁREA  Gerencia LIDER Auditor externo, apoyado
 Operaciones y DEL por auditores en
Logística PROCESO formación.
OBJETIVOS DE LA Verificar el ALCANCE DE CRITERIO
AUDITORIA cumplimiento de la LA DE LA
Norma ISO 9001 y el AUDITORIA AUDITORIA
Decreto 1072 SG -SST
N° ACTIVIDADES FECHA HORA INICIO HORA FINAL LUGAR RECURSOS
1 Reunión de apertura 15 febrero de 2017 8:00 am 8:30 am Oficina Portátil
Video beam
2 Revisión de los compromisos 15 febrero de 2017 9:00 am 10:00 am Oficina Portátil
de la dirección Papelería
3 Revisión de la parte 15 febrero de 2017 10:00 am 11:00m Proceso de Portátil
operativa y logística Operaciones Papelería
y Logística
4 Revisión (documentación, 15 febrero de 2017 11:00 am 12:00 pm Área HSEQ Portátil
inspecciones, COPASO, Papelería
capacitaciones), plan de
trabajo

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 3. LISTA DE CHEQUEO

Auditoría Calidad X Ambiente SGSST X Otra,

: Cual?
Auditoría No. (Ciclo) 1 Año 2016
Objetivo de la Auditoría VERIFICAR EL CUMPLIMIENTO DE LA NORMA
ISO 9001 Y EL DECRETO 1072 SG -SST
fecha: 15/02/3017
Sc Actividad Realizada Responsable
Si No (Firma)
1 Selección del equipo de auditores internos de calidad X
2 Elaboración del Programa De Auditoria X
3 Elaboración del Plan de Auditoria X
4 Elaboración de Lista de Verificación X
5 Realización de la Reunión de Apertura X
6 Ejecución de la Auditoria. X
7 Realización de la Reunión de cierre X
8 Elaboración del Informe Final de Auditoría X
9 Diligenciamiento de las Evaluaciones del Auditor X
10 Apertura de Acciones X

Firma de representante o Coordinador: ________________________________________

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 4. INFORME FINAL DE AUDITORIA
CADENA DE CAFÉS “JOSÉ VALDÉS”
INFORME FINAL DE AUDITORIA
PROCESOS Oficina de gerencia – Operaciones y logística – HSEQ FECHA DE 15 de febrero de 2017
AUDITADOS – Recursos humanos INFORME
AUDITR(ES)
OBJETIVO ALCANCE
PROCESO PERIODO ESTADO
O AREA AUDITO

ACTIVIDAD FECHA LUGAR HORA

CRITERIOS DE LA AUDITORIA
N° DESCRIPCION REQUISITOS QUE NO CUMPLE
1 Los empleados de la compañía, no tienen conocimiento No cumple con la Norma NTC-ISO 9001 y la ISO 45001
de la política de calidad y sobre el sistema de gestión de
seguridad y salud en el trabajo.
2 El Sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo No cumple con la Norma NTC-ISO 45001
no se encuentra implementado en la empresa, a pesar
que el personal lo conoce.
3 La matriz de peligros se encuentra desactualizada. No cumple con la Norma GTC-45
4 El personal no hace uso adecuado de los EPP, aunque No cumple con la Norma NTC-ISO 45001
se evidencia capacitaciones sobre el buen uso de estos
elementos de seguridad
5 No hay manejo adecuado en la documentación No cumple la Norma NTC-ISO 9001
manejada, ya que se presentan inconformidades en las
fechas.
6 El contrato del personal no cumple con un perfil, para No cumple la Norma NTC-ISO 45001
tener el cargo de HSEQ

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 TEMAS EVALUADOS EN LA AUDITORIA

CONCLUSIONES DE LA AUDITORIA
ASPECTOS POSITIVOS (QUE Y PORQUE) ASPECTOS POR MEJORA (QUE Y PARA QUE)
La empresa cuenta con la elaboración de un programa y plan de auditoria, Realizar capacitaciones al todo el personal de la empresa sobre la ISO
también el personal que se encuentra laborando cuenta con el conocimiento 9001 y la ISO 45001, y realizar seguimiento y evaluación al uso de los
del SG-SST. elementos de protección personal.
OBSERVACIONES

Sistema Intengrado De Gestion Auditor Externo

LIDER PROCESO AUDITOR LIDER

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