COMUNICACIÓN ORAL Y ESCRITA

III SEMESTRE

ELABORADO POR:

MARIA ANGELICA CARABALLO VILORIA

SAMIA P LOPEZ MIRANADA

PRESENTADO A:
NELLY MENDOZA

CORPORACION EDUCATIVAS DE SISTEMAS DE

CORDOBA (CESCOR)

AÑO 2020
 SECRETO PROFECIONAL

El secreto profesional es la obligación legal que tienen

ciertas profesiones de mantener en secreto la información que han recibido
de sus clientes. Al contrario de lo que ocurre con tipos de deberes
de confidencialidad, el secreto profesional se mantiene incluso en un juicio.
Existen tres clases de secretos:

1. El secreto natural es independiente de todo contrato, se extiende a

todo lo que, ya sea descubierto por casualidad, por investigación
personal o por confidencia, y no puede divulgarse. Aunque el
depositario del secreto no haya prometido guardar secreto, ni antes ni
después de habérsele manifestado el hecho o de haberlo
descubierto, está obligado a callar, en virtud del precepto moral que
prohíbe perjudicar a los demás sin motivo razonable.
2. El secreto prometido nace de un contrato, de la promesa de guardar
silencio después de haber conocido el hecho, ya sea por casualidad,
por investigación personal o por confidencia espontánea o
provocada. Un mismo secreto puede ser a la vez natural y prometido.
Será natural cuando la cosa de suyo requiera sigilo, pero si además
va acompañado de una promesa, también será prometido.
3. El secreto confiado también dimana de una promesa explícita o
tácita hecha antes de recibir la confidencia de lo que se oculta. Se le
comunica que previamente ha prometido, expresa y tácitamente por
razón de su oficio o al menos de las circunstancias, guardar silencio,
y le es participado lo que se mantenía oculto, añadiendo que se le
revela confiado en su promesa bajo el sello del secreto. El secreto
pasa entonces a ser estrictamente confidencial o profesional;
confidencial, cuando la confidencia se ha hecho a un hombre que
está obligado por razón de su oficio a prestar ayuda o a dar consejo.
Profesional cuando se ha confiado, ya de palabra, ya en sus
acciones, a un hombre a quien su profesión obliga a asistir a los
demás con sus consejos o cuidados, por ejemplo: abogado, contador,
médico, sacerdote, consejeros de oficio.
El secreto profesional se vulnera en los siguientes casos:

 Se puede producir daño en forma directa, es decir en forma consciente y

premeditada.
 Se vulnera en forma no intencional pero directa.
 A través de una confidencia a otra persona.
 A través de una conversación informal, con ligereza.
 LOS BENEFICIOS DE APRENDER EL ARTE DE LA COMUNICACIÓN

Las comunicaciones son una herramienta poderosa para ayudar a las

empresas a lograr sus objetivos estratégicos. Es fundamental tener la
capacidad de expresarnos y aprender a comunicarnos de forma eficiente con
los demás.
Para aprender a comunicarnos efectivamente debemos darnos cuenta de
que todos somos diferentes en la forma en que percibimos el mundo y usar
ese conocimiento como guía para comunicarnos con otros

Comunicarnos siendo escuetos, no repetitivos

Cuando reiteramos un mensaje dando demasiadas explicaciones, una

y otra vez, nuestro interlocutor puede sentirse menospreciado, como si
pensáramos que no es capaz de entenderlo a la primera. Siempre es
posible plantear algo sumamente profundo y significativo, pero de
manera sencilla, sin tantas aclaraciones y repeticiones. Por ello es
importante hablar de forma clara, concisa y no repetitiva.

Tratar de ser concretos e ir al grano

Para conseguir que nuestra comunicación sea efectiva, tenemos que

expresarnos de manera específica y clara. Dejemos a un lado las
ambigüedades y generalizaciones y digamos exactamente lo que
queremos. Si nos expresamos sin rodeos, el efecto será mucho mejor.

Al comunicarnos, no volver para atrás

Nada bueno sale de traer a colación asuntos del pasado y volver

sobre antiguas rencillas, salvo dolor y problemas.
Es cierto que el pasado puede servirnos mucho y mostrarnos el
camino a seguir, pero siempre y cuando estemos dispuestos a
considerarlo de una forma positiva, es decir, tratando de aprender de
él. Rememorar una y otra vez aquello que sucedió, sin intenciones de
captar la “lección” implícita, no trae buenos resultados.
Buscar el tiempo y el espacio justos para comunicarnos

Es obvio que hay temas que no se pueden abordar en cualquier

sitio. Cuando tengamos que comunicar algo difícil a otra persona, lo
mejor es hacerlo en privado.
Por el contrario, si vamos a felicitar o dar la enhorabuena a alguien, es
recomendable hacerlo en público, donde los demás puedan escuchar
también. No es necesario halagar en exceso, pero si lo hacemos de
forma natural, con seguridad la persona se sentirá muy valorada.

Abordar los asuntos por separado, uno detrás de otro

No es recomendable sacar varios temas juntos, que no tengan nada

que ver entre sí. A veces queremos aprovechar el momento y
sacamos a relucir un largo listado de cuestiones pendientes, pero lo
más probable es que esto solo produzca enfado e incomodidad en el
interlocutor.

Vigilar la comunicación silenciosa

Lo que se dice verbalmente no lo es todo. Tus gestos, el tono y

volumen de tu voz, así como las caras que pones, tienen que ir en
concordancia con lo que estás diciendo. De otro modo, el mensaje se
pierde. Tan importante es lo que dices, como el modo de decirlo.

No hablar en términos absolutos

Cuando decimos expresiones como “es que siempre haces lo mismo”,

estamos aplicando etiquetas que no son ciertas. Si nos expresamos
así, probablemente estemos siendo injustos y poco honestos. Si
solucionar un conflicto es el objetivo, tratemos de utilizar términos más
relativos como “a veces” o “con frecuencia”, que hacen que nuestro
interlocutor se sienta mejor. Cuando tengas que realizar una crítica
constructiva, haz referencia al comportamiento y no a la persona en
sí. La mayoría de las veces, en una situación determinada, realmente
lo que nos disgusta es el comportamiento puntual de alguien y no la
persona en sí. Es fundamental comprender la diferencia y también dejarla
clara.
 CÓDIGO DE ÉTICA PARA EL ASISTENTE ADMINISTRATIVO

Este código de ética para las secretarias y asistentes administrativos se

basa en principios morales referidos a las tareas a realizar. Este código se
asume automáticamente al aceptar el puesto de secretaria o de asistente
ejecutiva y se debe tener presente en todo momento los siguientes puntos:

Confidencialidad - La información sobre la empresa y sus clientes es

siempre confidencial y privada. No se debe repetir nunca la información
confidencial aunque todos quieran saber qué está sucediendo y tú la sepas.
Debes ser siempre confiable.

Honestidad - no permitas que te feliciten por algo que no has hecho y no

dejes que otro se lleve los laureles por algo que sí has hecho. Siempre hay
que decir la verdad. Serás más creíble para tu jefe y compañeros de trabajo

Lealtad - siempre debes ser leal a tu empresa y a tu jefe. No los vendas a

ningún costo. Sin embargo, después de haber dicho éstos, recuerda que tu
jefe también tiene que probar que es digno de tu lealtad. No te involucres
con los chismes de la oficina. Si demuestras ser leal a la empresa y a tu
jefe, también serán leales a ti.

Confiabilidad - demuestra que eres confiable. Llega puntualmente al

trabajo y a las reuniones y recuerda que siempre debes llevar los
documentos necesarios para la reunión. No utilices las licencias por
enfermedad de manera irresponsable. Nunca se sabe cómo estará tu salud
en el futuro. Asegúrate de terminar a tiempo cada tarea que te asignan y
hazla de la mejor manera posible.

Responsabilidad - Demuestra tu responsabilidad estableciendo prioridades

y termina las tareas en los tiempos establecidos. Tu jefe te tiene
confianza. Prepara una lista de cosas para hacer - a pesar de que sus
prioridades cambien 10 veces por día. No delegues una tarea que te han
asignado, a menos que la persona a quien se la delegas la pueda hacer de
manera tan eficiente y precisa como tú. Si delegas una tarea, debes
realizar el seguimiento del proyecto para ver que esté lista a tiempo. No te
despreocupes de la tarea solamente porque otra persona lo está realizando.
Trabaja sin supervisión - Debes tener siempre tu trabajo al día y ser
productiva. Cumple con los tiempos establecidos. Prioridades, y
prioridades. Todos los días prepara una lista de las tareas a realizar para
asegurarte que no te hayas olvidado de ninguna y asígnales prioridades.

Ofrece tu colaboración - siempre asiste y comparte tus conocimientos

cuando sea posible. Acepta las tareas con alegría... pero también aprende a
decir que "No" (amablemente) y a explicar por qué no puedes realizar
alguna tarea solicitada. No te sobrecargues de trabajo. Hoy en día, en
muchas empresas, las secretarias están comenzando a tomar el rol de
capacitadoras informales.

Flexibilidad - si son las 6 de la tarde y tu jefe necesita que prepares y

envíes un informe importante - hazlo. Los mejores trabajos son aquellos en
hay un acuerdo de "dar y tomar". Nunca se sabe cuándo podrías necesitar
tomarte una hora sin previo aviso para atender a una emergencia.

Multi-habilidades - Cuanto más aprendas sobre los programas de

computación y las demás posiciones en la organización, mejor será. Puedes
tener que utilizar estos conocimientos cuando quieras una promoción dentro
de la empresa. Esto también es muy útil porque generalmente serás la
encargada de enseñar a tu jefe a utilizar algunos de los programas de
computación. Los jefes de hoy en día son más operativos con los distintos
softwares, ej. Email, planillas de cálculo, etc. Te podrían pedir que te
capacites también si conoces estos programas.

Favores - Se cautelosa al aceptar regalos o favores de los clientes internos

o externos de la empresa. Pueden esperar algo a cambio. Siempre actúa
dentro de la política y los procedimientos de la empresa en lo que hace a
este tema. Cuando alguien hace un regalo, generalmente quiere algo en
cambio. Puedes terminar pagando el precio máximo - ¡tú puesto!
 MEDIOS DE COMUNICACIÓN MÁS USADOS DE UN ASISTENTE
ADMINISTRATIVO

Un asistente administrativo estará capacitado para realizar diversas

funciones de apoyo administrativo a empleados, profesionales y directivos
de los diferentes medios de comunicación
Un asistente administrativo esta al día con los siguientes medios

Recibir y registrar correspondencia y otro material

Programar y confirmar los compromisos y reuniones de los jefes
Organizar y mantener el sistema de la empresa
Organizar la agenda de los jefes

También tiene que tener conocimientos sobre las herramientas TIC para la
gestión administrativa

1- DOODLE : acordar reuniones

2- PREZI : Esta sirve para una conversación importante y original

aprovechando su función de ZOOM

3- GOOGLE DOCS : Esta permite crear presentaciones y hojas de

cálculos

4- GOOGLE CALEDAR : con el té será muy sencillo programar tus

tareas e incluso poder compartir el calendario con otras personas

5- BOX DROPBOX Y GOOGLE DRIVE :con esta herramienta podrá

almacenar documentos

6- GOOGLE HANGOUTS : con esta herramienta podrá realizar videos

conferencias
 LOS VALORES DE UN ASISTENTE ADMINISTRATIVO

Los valores que deben tener un asistente administrativo

LA HONESTIDAD: expresarnos con coherencia y sinceridad ante el cliente

LA EFICIENCIA: utilizar los recursos que poseemos para cumplir las

propuestas tantos para nosotros como para el cliente

LA CALIDAD: entregarle al cliente lo mejor de nuestro servicio

DECALOGO DE UN ASISTENTE ADMINISTRATIVO

Conocimiento de informática
Facilidad de palabra y dotes para atender llamadas ,visitas
Facilidad para recordar datos ,fechas ,nombres , cantidad
Buena gestión del tiempo
Conocimiento del funcionamiento de los distintos departamentos de la
empresa
Análisis y planificación