Unidad II OyMI

 Etapas de un trabajo de O y M :

1ra. Etapa 2da. Etapa 4ta. Etapa

3ra. Etapa
Planificación de Recolección de Elaboración de la
Análisis de datos
tareas datos propuesta

5ta. Etapa 7ma. Etapa

6ta. Etapa 8vo. Etapa
Prueba o Presentación del
Implementación Control anterior
experimentación informe final

→ Etapas del trabajo de O y M:

Es el estudio de métodos del trabajo que trata de obtener un método mejor que el existente;
busca reducir el contenido de trabajo suplementario, trata de descubrir y eliminar el tiempo
improductivo y así incrementar la producción.

En condiciones ideales, el estudio de etapas de trabajo logra el método ideal, su filosofía es

que cualquier trabajo es mejorable porque no se está realizando de manera ideal. Los
objetivos específicos dependen de las necesidades propias de la empresa, como pueden ser:
a- Incrementar la producción,
b- Reducir tiempos, en fin, todo un abanico de posibles mejoras.
Es necesario seguir una serie de procedimientos o etapas al momento de realizarlo, el orden es
el siguiente:

- Conocimiento del proceso:

Como indica el nombre de este paso, esto consiste en conocer verdaderamente y
completamente el proceso a mejorar. Esto se obtiene no sólo a partir de la experiencia propia
y de los trabajadores, sino en base a datos e información, reportes, registros, estudios, para
tener una idea clara al respecto de qué mejoras conviene realizar al presente proceso y qué
resultados esperar del nuevo método.
- Selección de la operación:
Cuando queremos emprender un estudio de etapas de trabajo debemos partir de una serie de
supuestos de que son tantos los trabajos que tenemos que mejorar que no queda más
alternativa que seleccionar los más importantes, los que cuya mejora generará altos
rendimientos. También hay que considerar que hay trabajos que ni siquiera conviene
seleccionar para su mejora.

Los criterios a seguir son los que hacen referencia a la importancia de las etapas del trabajo,
cuanto más importante sea, más prioridad tendrá para su mejora, para las etapas de trabajo
tener en cuenta los motivos:
- de tipo económico,
 - por razones de tipo técnico, y
- también aspectos de tipo humano.
La importancia económica podemos valorarla también en función de los criterios para la
elección:
a) La reiteración o frecuencia de ese trabajo: Se refiere al número de veces que ese trabajo se
realiza, el que se realiza todos los días, a todas horas en ese lugar de trabajo. Deberíamos
centrarnos primero en los trabajos de alta frecuencia.
b) El contenido de tipo humano de dicho trabajo: Los trabajos pueden ser realizados
anualmente o mecánicamente; a efectos del estudio de métodos de trabajo son más
importantes aquellos que tengan gran carga de trabajo humano, se obtienen mejoras más
fácilmente donde hay trabajo personal y humano que donde hay una máquina.
c) La continuidad en el tiempo de dicho trabajo: analizar si en esos trabajos existe la previsión
de si van a continuar en el tiempo con nosotros o van a desaparecer. No sería recomendable
pararnos a realizar el estudio de métodos de trabajo en trabajos que van a desaparecer.
d) Registro del método actual: Se puede identificar como anotar por escrito el modo en que
ese trabajo se realiza; por escrito describimos el método de trabajo actual, el que se pretende
mejorar.

 Planteamiento:

El planteamiento debe presentarse en un informe que indique la apreciación del problema y el

plan de trabajo que se utilizará para resolverlo, especificando con claridad que es lo que se va
a realizar y por qué, en donde, cómo, cuándo y quienes lo harán, así como las acciones, los
recursos, el tiempo y el costo de su elaboración e implementación.

Debe contener una explicación clara y concisa de las áreas de investigación que cubrirá como
los sistemas, procesos, funciones, puestos, etc. y de los hechos, datos e informes que sean
necesarios para llegar a conclusiones y recomendaciones sólidas y efectivas, a través de la
descripción de los siguientes contenidos:

 Antecedentes y justificación del estudio.

 Propósito y objetivos del estudio y los resultados que se esperan obtener.
 Alcance y limitaciones del estudio.
 Acciones o fases necesarias para lograr el objetivo.
 Los recursos humanos, materiales y financieros necesarios en cada acción o fase del
estudio.
 El cronograma de actividades que indique las fechas de inicio o terminación de cada
acción o fase del estudio.
 Las estrategias y tácticas administrativas que se adoptarán para conducir la
investigación.
 La delimitación de responsabilidades para cada una de las fases del estudio.
 Los programas auxiliares de información y orientación acerca de la naturaleza y
propósitos del plan.

El planteamiento debe someterse a la consideración de las autoridades del área objeto de

estudio y a la aprobación de la alta gerencia, quienes determinarán el costo-beneficio del
proyecto, así como las implicaciones que pueden darse dentro de la empresa si se realiza.

 Recolección de Datos:

La recolección de datos se refiere al proceso y el resultado de:

Recolectar Reunir Cosechar

Es un dato, una información que permite generar un cierto conocimiento, la recolección de
datos es la actividad que consiste en la recopilación de información dentro de una
organización. Al reunir las informaciones es el momento del procesamiento de datos, que
consiste en trabajar con lo recolectado para convertirlo en conocimiento útil.

→ La recolección de datos tiene sus diversas técnicas que son:

- Las entrevistas
- Las encuestas
- La observación
- Los cuestionarios

La recolección de datos se refiere al uso de una gran diversidad de técnicas y herramientas

que pueden ser utilizadas por el analista para desarrollar los sistemas de información.

Todos estos instrumentos se aplicarán en un momento en particular, con la finalidad de

buscar información que será útil a una investigación en común. En la presente investigación
trata con detalle los pasos que se debe seguir en el proceso de recolección de datos, con las
técnicas ya antes nombradas.
→ Técnicas para hallar datos:

Los analistas utilizan una variedad de métodos a fin de recopilar los datos sobre una situación
existente, como entrevistas, cuestionarios, inspección de registros (revisión en el sitio) y
observación. Generalmente, se utilizan dos o tres para complementar el trabajo de cada una y
ayudar a asegurar una investigación completa.
 Análisis de Datos e informaciones:

El análisis de datos es la ciencia que se encarga de examinar un conjunto de datos con el

propósito de sacar conclusiones sobre la información para poder tomar decisiones, o
simplemente ampliar los conocimientos sobre diversos temas.

El análisis de datos consiste en la realización de las operaciones a las que el investigador someterá los datos
con la finalidad de alcanzar los objetivos del estudio.  Todas estas operaciones no pueden definirse de
antemano de manera rígida. La recolección de datos y ciertos análisis preliminares pueden revelar problemas
y dificultades que desactualizarán la planificación inicial del análisis de los datos.
Sin embargo es importante planificar los principales aspectos del plan de análisis en función de la verificación
de cada una de las hipótesis formuladas ya que estas definiciones condicionarán a su vez la fase de recolección
de datos.

 Elaboración de la propuesta:

Una  propuesta  es un documento por medio del cual se propone un movimiento, una
situación determinada o una actividad específica, sobre un asunto en especial. Dicha
 proposición va por escrito y tiene que estar debidamente fundamentada para su análisis y
posible aceptación.

¿Cómo se debe hacer una propuesta?

Los pasos para presentar una propuesta exitosa son:

1. Describir de forma general la propuesta.

2. Detallar el producto.
3. Redactar los módulos del producto.
4. Aportar los aspectos técnicos del producto.
5. Puntualizar los costos y tiempo en desarrollar la propuesta.

 Presentación de informe:

La elaboración de un informe describe los hallazgos y las alternativas de cambio o solución a

los problemas detectados, incluye las conclusiones y recomendaciones que a criterio del
investigador permitirán un mejor desarrollo administrativo dentro del área evaluada.

La búsqueda de opciones de mejoramiento administrativo se inicia en la fase de la

planificación o construcción del estudio de Organización y Métodos, la cual es una labor
inversa a la efectuada durante el proceso de análisis, es decir, que los elementos separados y
desagregados en el proceso anterior se combinan mediante una labor de síntesis, formando
nuevas unidades, integradas en tal forma que proporcionen las respuestas adecuadas a las
interrogantes planteadas a lo largo de la investigación, lo cual no es más que llegar a las
conclusiones del estudio. Como resultado de las conclusiones a las que se llegue después del
análisis de los datos y de la formulación del diagnóstico de la situación que originó el estudio,
pero sobre todo utilizando los conocimientos técnicos, la imaginación y creatividad, el Analista
estará en posibilidad de formular por lo menos dos alternativas de solución al problema
evaluado, para presentarlas a manera de sugerencia o recomendación.

La redacción de recomendaciones no debe incluir todas las opciones posibles que se hayan
detectado cuando estas sean muy numerosas, sino que conviene seleccionar solamente las
más viables. Cada opción debe ser acompañada de la estimación de costos, los requerimientos
de recursos, así como la descripción de sus ventajas y limitaciones.

Antes de proceder al desarrollo de las recomendaciones en un estudio de O y M, se deben

tener presentes las siguientes consideraciones y/o sugerencias:

- No perder de vista los objetivos iniciales que motivaron la realización del estudio.
- La experiencia de trabajos realizados con anterioridad pueden ser valiosas, pero debe
combatirse la tendencia a apegarse a soluciones que sigan ciertos patrones
establecidos dentro de la organización.
- Es de suma importancia que a quienes resulten directamente afectados por los
cambios y recomendaciones se les dé oportunidad de participación en las evaluaciones
antes de que se tomen las decisiones finales.
 - Dar preferencia a las recomendaciones prácticas o viables, entendiéndose por ellas las
que dentro de las condiciones que prevalecen dentro del área objeto de estudio sean
las más factibles de aproximarse a la realidad.
- Descartar soluciones que requieran de complejos esquemas de cooperación por parte
de más de una unidad, cuando esta sea difícil de lograr.
- Aprovechar toda la ayuda disponible con el objeto de llegar a mejores resultados,
atendiendo las inquietudes, comentarios y opiniones del personal que labora dentro
del área de estudio y de otras personas ajenas a ella, así como la asesoría de
especialistas en campos determinados.

La mejor solución será aquella que permita realizar un trabajo o tomar una decisión dentro del
tiempo mínimo requerido y con el aprovechamiento adecuado de los recursos disponibles,
para obtener resultados en un corto plazo.

Todas las recomendaciones que se presenten dentro del informe final deben incluir la
formulación del programa para su implementación que determine las actividades que deben
desarrollarse y la secuencia de su realización, acompañado del cronograma que indique las
fechas en las cuales deberá iniciar y terminar cada una de las actividades del programa,
dejando establecido quien debe ser el responsable del control total del proyecto y de cada una
de sus actividades componentes.

Las recomendaciones que se sugieran deben presentarse por escrito, redactándose para ello
un informe que además de exponer las razones que fundamentan los cambios propuestos
faciliten la toma de decisiones al respecto. .

Puede ser de mucha utilidad incluir en el informe gráficas, diagramas, cuadros y demás
instrumentos de análisis administrativos que se consideren elementos auxiliares para apoyar
las propuestas y recomendaciones, pero que sobretodo faciliten la interpretación y análisis de
las alternativas de solución.

Los resultados de los estudios de O y M deben ser presentados directamente al Gerente

general y al personal involucrado en su aprobación y en su ejecución, la presentación no debe
ser extensa, por lo que debe ponerse mucho empeño en su contenido y apoyarse con ayudas
audiovisuales y materiales para hacerla más atractiva.

Los resultados deben ser diseñados, preparados y presentados por los Analistas encargados de
la evaluación, para que las recomendaciones sean comprendidas y las dudas sean aclaradas en
el mismo momento.

El objetivo de la preparación del informe es dar a conocer los resultados del estudio de O y M
al nivel gerencial y a las autoridades del área objeto de estudio, para obtener la aprobación y
apoyo necesarios para su implementación.

Una vez que las autoridades competentes decidan sobre la alternativa a implementar, se
estará en condición de diseñar el nuevo sistema y la implementación del mismo.

 Las cualidades de un buen líder:

1. Enfoque: 

El liderazgo trata de tomar decisiones importantes pero poco populares, es una verdad
parcial, pero esto le resta importancia al enfoque. Para ser un gran líder, no puedes enfocarte
en las cosas pequeñas y debes estar menos distraído que tu competencia.

- Tim Ferris, autor de Bestsellers.