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Unidad1 clase3GPO PDF
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Toda idea, objetivo o iniciativa que queramos emprender, inexorablemente
debe ser objeto de una planificación. Si hablamos de proyectos, este ejercicio
debe ser aún más riguroso, puesto que se trata de una actividad cuya eficacia se
mide, en gran medida por el tiempo invertido y el buen uso de recursos. Por
ello, es importante que conozcas cuáles elementos debes tener en cuenta para
planificar un proyecto, reducir su incertidumbre y limitar sus riesgos.
El proyecto y la planificación
De igual manera, es en esta fase en la que se distribuyen las tareas del trabajo y
se establecen los mecanismos para controlar el proceso. Se definen, en síntesis,
las responsabilidades de las diferentes partes implicadas y se determina con
detalle el nivel de recursos que será necesario en cada componente del
proyecto.
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Aunque todo lo visto hasta ahora es también tarea de planificación, hemos
hecho referencia más a la definición del proyecto en sí que a la labor de
planificación detallada en la que se define paso a paso cómo se deben hacer las
cosas para conseguir los objetivos esperados.
Ahora bien, no quiere decir que se planifique una vez y no se vuelva a hacer.
Las circunstancias pueden variar a lo largo de la vida del proyecto y acaecen
imprevistos que obligan a replantear aspectos esbozados en la
planificación. No obstante, esto no significa que aquello planeado inicialmente
sea defectuoso o que el director del proyecto se haya equivocado; de hecho
conforme va pasando el tiempo en el ciclo de vida del proyecto, habrá mayor
información y se disminuye parte de la incertidumbre inicial.
Colaboración en la planificación
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Evidentemente, el director de proyecto es el principal responsable, pero toda su
gestión debe ser realizada con la participación de personas y área involucradas;
además, necesita informar periódicamente acerca de los planes, posibles
cambios en presupuestos, novedades presupuestales y cronogramas, entre
otros.
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Actividades en la planificación de proyectos
Supongamos que tenemos invitados a cenar y que todo debe estar listo a las
10:00 p.m. Necesitamos saber cuánto tiempo vamos a invertir y qué debemos
comprar.
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Una vez identificadas estas actividades, se irán desglosando en tareas más
concretas, hasta que se llega al máximo nivel de detalle. Lo normal es que
mientras se está segmentando una actividad en pequeñas tareas se
identifiquen nuevas actividades que en un principio no habían sido tenidas en
cuenta.
Cada tarea individual tendrá un objetivo en “Lo normal es que mientras se está
términos de tiempo, costo y calidad, dentro de segmentando una actividad en
pequeñas tareas se identifiquen
la jerarquía de objetivos principales, y un
nuevas actividades que en un
resultado que se relacionará de alguna manera principio no habían sido tenidas en
con el resto de tareas. Deberán quedar cuenta.”
Esta estructura da una idea general (y muchas veces visual) del proyecto en sí,
y de cómo encaja cada pieza. De hecho, la representación de esta estructura
suele ser utilizada durante todo el proyecto para controlar y medir su progreso
o incluso para realizar informes de seguimiento.
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Ensalada
o Preparar vegetales
o Aliñar ensalada
Tortilla Ensalada
Llevar a la mesa
Tabla 1. Procedimiento para elaboración de Tortilla y Ensalada
Si nuestros proyecto fuera preparar una cena para dos mil invitados, es posible
que una de las tareas fuera la de “preparar 50 tortillas de papas” en sí.
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Tanto el director del proyecto como los cocineros involucrados en el
proyecto tienen el entendimiento y los conocimientos suficientes para
considerarlo como una actividad en sí.
Las estimaciones nunca son exactas y son más difíciles cuanto más novedoso
sea el proyecto. En muchas ocasiones, es posible dedicar tiempo y dinero a
hacer estimaciones más exactas. La decisión de hacerlo o no dependerá del
riesgo que se esté dispuesto a asumir
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Dar la vuelta a la tortilla 1 minuto Huevos, sartén,
espátula, papas
Cuajar la otra cara 1 minuto Huevos, sartén,
papas
Lavar tomates 1 minuto Agua, recipiente,
tomates
Picar tomates 3 minutos Cuchillo, tomates
Lavar lechuga 2 minutos Agua, lechuga
Picar lechuga 3 minutos Cuchillo, lechuga
Echar aceite 1 minuto Aceite, lechuga,
tomates
Echar vinagre 1 minuto Vinagre, lechuga,
tomates
Echar sal 1 minuto Sal, lechuga,
tomates
Mover la ensalada 2 minutos Ensaladera, pinzas
Llevar a la mesa 5 minutos Menaje, manteles,
comedor y
ayudantes
Tabla 2. Relación entre actividades, tiempo y recursos.
Sabemos que hace falta mano de obra, papas, huevos, una sartén, etc. En etapas
posteriores podremos evaluar cómo influye en la totalidad del proyecto la
cantidad de recursos que tengamos.
Estimadores probabilísticos
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En algunos casos, y en especial en proyectos complejos de mucha
incertidumbre, los gestores de proyectos utilizan curvas de probabilidad para
describir un estimador. A partir de esto, se obtienen cuatro valores:
Un valor optimista
El valor más probable
El valor esperado
El valor pesimista
Para este caso, el rango de tiempo varía entre 0,5 minutos y 3 minutos. Cuanto
mayor sea el riesgo, mayor será el rango de variación. Así mismo, utilizar estos
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valores mitiga las tendencias extremistas de optimismo o pesimismo que
inconscientemente asignan algunas personas.
En otras palabras, hay actividades que no pueden realizarse hasta que otra haya
terminado, las cuales se denominan “tareas en serie”; y, hay otras,
independientes, conocidas como “tareas en paralelo”.
Las papas sólo pueden ser partidas después de haber sido peladas y lavadas. En
este caso, la tarea no puede ser realizada hasta que las otras hayan
culminado (tareas en serie). De otro lado, freír papas se hará inmediatamente
después de calentar aceite. Aquí, no sólo hay una dependencia, sino
además, una necesidad de ejecución inmediata, tan pronto termina la anterior
actividad.
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También, podemos distinguir dos secuencias desde el principio, que
serán la elaboración de la tortilla y la de la ensalada. Las dos deben ser
completadas antes de la última tarea de llevar los platos a la mesa.
Actividades Críticas
• Pelar papas
• Lavar papas
• Partir papas
• Salar papas
• Calentar aceite
• Freír papas
• Mezclar papas y huevo
• Cuajar primera cara
• Dar vuelta a la tortilla
• Cuajar la otra cara
• Servir tortilla
• Llevar a la mesa
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El plan inicial de este proyecto podría ser el diagrama de Gantt, tal y
como se estudia a continuación:
Hay unas tareas como “batir los huevos” que se pueden hacer en cualquier
momento antes de la que depende inmediatamente de ellas (mezclar los
huevos batidos con las papas).
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pasaría? Tendríamos que tener un sistema para mantener el aceite caliente a
una temperatura constante sin que el aceite se queme.
Como, de acuerdo con nuestros recursos, esto no es posible, existe una relación
de dependencia especial entre esta tarea y la de freír papas, la cual supone que
se hagan inmediatamente la una a continuación de la otra. Por eso, no existe
holgura real para la tarea, sino que deberá ser ejecutada en el instante
planificado.
Por lo tanto, nos encontramos con dos tipos de restricciones: los recursos
disponibles y el tiempo fijado para realizar el proyecto.
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La razón de planificar con una restricción en recursos puede ser de:
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Gráfico 2. Indicador de tarea y duración de esta.
Ajustes
Por ejemplo, en nuestro proyecto de los objetivos era que la tortilla estuviera
recién hecha y caliente. Podríamos desviar las tareas de “cuajar la tortilla” hacia
el final, adelantando la “ensalada”. De esta manera, la tortilla estaría finalizando
en el último momento, y no se vería afectada la duración ni el costo del
proyecto.
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