POLÍTICA Y PROCEDIMIENTO

ADQUISICIONES LOCALES E IMPORTACIÓN

PP-LOG-01

Fecha de publicación: 12/11/2018 03:20:00 Versión: 1

Fecha de revisión: 12/11/2018 03:20:00 Vigencia: 6 meses Fecha para Vencimiento 08/05/2019

Emisor Wilfredo Paucar

Puesto Auditor Interno

Firmas

Paso Participante Puesto Fecha

Revisión Wilfredo Paucar Oscanoa Auditor Interno 12/11/2018

Responsables de Logística e
Revisión Nadia Cardenas Gamboa 12/11/2018
importaciones

Revisión Julio Matamet Melo Jefe de Ingeniería 12/11/2018

Eduardo Calderón Gerente de Administración y

Aprobado 12/11/2018
Vilcatoma Contabilidad

Aprobado Oscar Rojas Cruz Gerente Técnico Comercial 12/11/2018

Aprobado Teruo Watase Gerente General

Registro de revisiones

Modificación Fecha
Se consolida los documentos POL-AD-02, P-ADM-01, P-LOG-01 en el presente
22/05/2018
documento PP-LOG-01 versión V00
Se agrega como referencia el procedimiento de selección y evaluación de
12/11/2018
proveedores.
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1. OBJETIVO

Estandarizar y asegurar la calidad del proceso de adquisición de productos y

servicios, solicitados por los departamentos de SMC Perú a través de
requisiciones de compra. Los cuales estas podrán ser adquiridas del mercado
local o ser importado.

2. ALCANCE

Este procedimiento alcanza a todo el personal autorizado para emitir

requerimientos de compra, el jefe de dichos departamentos, al responsable de
Logística e importaciones, al personal del departamento de ingeniería, almacén,
personal encargado de Pagos, al Gerente Técnico Comercial y Gerente de
administración y Contabilidad.

3. REFERENCIAS
• Norma internacional ISO 9001:2015, 8.4.3 información para los proveedores
externos.

4. POLÍTICAS
Adquisiciones Locales

1. Para realizar las compras de algún producto o servicio, el usuario debe tener
como mínimo 02 cotizaciones de proveedores diferentes. Estas cotizaciones
deben ser evaluadas y autorizadas por el jefe de cada departamento y el
Gerente de Administración.

2. En los casos en que la empresa decida trabajar con un proveedor

estratégico, esta debe ser respaldada mediante un análisis comparativo de
proveedores el cual debe seguir los pasos detallados en el procedimiento
PP-LOG-02: Evaluación, selección y reevaluación de proveedores y la
firma de un contrato con el proveedor seleccionado, en donde se
establezcan los beneficios y riesgos que deberán asumir en caso de
incumplimiento del servicio solicitado (Calidad, cantidad y tiempo).

3. El encargado de Logística e importaciones es quien emitirá la orden de

compra o servicio, previa aprobación recibida del Gerente de Administración,
el cual adjuntará de forma digital la cotización aprobada.

4. Si la compra es al contado, pasar a cuentas por pagar para realizar el

abono, si es al crédito cuando llegue el producto debe ser revisado por el
usuario del departamento solicitante el cual dará la conformidad, en ambos
casos (Al contado o al crédito) el usuario entregará la factura al
departamento de Pagos, adjuntando la orden de compra o Servicio
aprobado.

5. Condiciones para realizar compras locales:

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a) El valor de las compras deben ser mayores a S/150.00 ( caso contrario

ver POL-AD-05 Política de fondo Fijo)
b) Compra de activos Fijos.
c) Compras locales para realizar una Integración para clientes
d) Servicios de terceros para montaje y configuración para integración y
clientes
e) Útiles de Escritorios, útiles de limpieza, útiles de oficina.
f) Uniformes, implementos de Seguridad para el personal.
g) Herramientas, Publicidad, etc.

6. Se consideran como productos inventariables los productos comprados que

cumplan los siguientes criterios:

a) Productos y/o accesorios que son componente del producto final

vendido.
b) Frecuencia de compra mayor igual a 4.
c) Importe unitario mayor igual a S/.1,000.

Los productos exceptuados de la regla se detallarán en el anexo N° 4 del

presente documento. Dichos productos siempre serán inventariables.

7. Todo producto inventariable debe tener el visto de recibido del personal del
almacén para ello firmará la GR en señal de conformidad.

Adquisiciones por importación

8. Todos los productos importados se consideran productos inventariables.

9. El costo del flete aéreo de productos que superan los 30 kg, serán
trasladado al cliente a través de un incremento del 8% de valor del producto.

10. El colaborador del departamento comercial quien solicita la importación de

un producto deberá revisar y asegurar tres puntos muy importantes para
evitar incurrir en gastos innecesarios:

• Revisar el stock de productos con frecuencia 0, separados mediante un

contrato en el almacén 01. Para ello deberá analizar su disponibilidad
antes de solicitar la importación del mismo producto.
• Confirmar mediante el sistema la asignación correcta del flete.
• Para la importación de un producto debe tener la orden de compra
aprobada por el cliente.

11. La administración realizando un análisis de riesgo, deberá considerar

asegurar la carga desde el punto donde nos transfieren los derechos y
responsabilidad (De acuerdo al incoterm usado) hasta nuestro almacén.

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5. DEFINICIONES

Servicios Corte: Servicio solicitado para la modificación de las dimensiones de

un cilindro neumático.

Compra de accesorios maquinados: Elemento que es parte de un sistema y

son fabricados por el proveedor a solicitud y especificaciones de SMC.

Compra de productos locales: Productos de otras marcas que complementan

el sistema ofrecido al cliente de SMC.

Productos inventariable: Productos codificados y registrados como ingreso al

stock del almacén cuyo consumo va como costo inventariable.

Producto no inventariable: Productos no registrados como ingreso al stock del

almacén cuyo consumo va para el gasto.

Requisición de compra: Es el documento con el que cada departamento

informa a Compras su solicitud de adquisición de producto accesorios o servicio,
este documento debe de considerar lo siguiente:

• Nombre y el centro de costo del área del solicitante.

• Fecha de Solicitud.
• Nombre y firma de la persona quien autoriza.
• Descripción del producto o servicio, especificando características, unidad
de medida, cantidad, fecha de entrega, niveles especiales de calidad o
detalles de fabricación, etc.
• Fecha de entrega (en base al tiempo del procedimiento de atención según
tipo de Compra).

Cuadro comparativo de proveedores: Es el documento elaborado por el

usuario donde se realiza una evaluación comparativa de las propuestas Técnico-
Económica de los proveedores en base a diversos criterios de evaluación como:
precio, calidad, condiciones de pago, tiempo de entrega, antigüedad del
proveedor en la lista de homologación, servicio post venta, garantías, etc., con el
fin de seleccionar la propuesta más rentable en base a un puntaje cuanti-
cualitativo.

Orden de compra/servicio: Es el documento compromiso de adquisición de la

empresa con un proveedor externo que atenderá los productos y/o servicios en
las condiciones estipuladas en la Cotización aprobada. La información mínima
que debe contener será la siguiente:

• Los datos completos de la razón social de la empresa que hace la compra.

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• Fecha de emisión.
• Datos completos del Proveedor.
• Descripción completa del producto y/o servicio.
• Cantidad, unidad de medida, precio unitario, tipo de embalaje (si es
necesario).
• Fecha y Lugar de entrega.

Orden de compra internacional, subsidiarias (purchase order - PO): Es el

documento compromiso de adquisición de la empresa con un proveedor
internacional que atenderá con productos en las condiciones estipuladas en la
cotización aprobada, basado en acuerdos internacionales y estimación previa de
costo de la operación. El documento será elaborado y emitido en INGLES.

La información que debe contener será la siguiente:

• Cotización o Proforma del proveedor de referencia
• Fecha de emisión
• Nombre de la empresa que hace el PO
• Dirección
• Cantidad, unidad de medida, precio unitario,
• Precio total en los Términos acordados Incoterm (FOB, CFR, CIF, etc.)

Derechos de importación/aduana: Son los Derechos fijados por el Arancel de

Aduanas, son de carácter Ad-Valorem, aplicables sobre el valor CIF (costo,
seguro y flete) de las mercancías y los impuestos que derivan de ella.

La partida arancelaria: Es un código numérico que clasifica los productos con

fines aduaneros.

6. PROCEDIMIENTO

Proceso Descripción de Actividades Responsable

1. Solicitar al proveedor la cotización del producto que Usuario (

requiere (Dos es la cantidad mínima de cotizaciones personal
que debe tener el usuario antes que sea aprobado por autorizado )
el Gerente de administración). Para el proveedor
estratégico con contrato, estarán exceptuados de
I.- presentar 2 cotizaciones.
Adquisiciones 2. Generar la requisición. Tener presente la política N° 6 Usuario
Locales de productos inventariables.
3. Enviar la requisición, al Gerente de Administración, Usuario
adjuntando las cotizaciones, incluso la que no fue
elegido para generar la requisición.

Si las cotizaciones son suficientes para sustentar el

gasto o que las condiciones de las mismas son
favorables.
Continuar con la actividad N° 5.
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Proceso Descripción de Actividades Responsable

Si las cotizaciones no son suficientes para sustentar el

gasto o que las condiciones de las mismas no son
favorables.

4. Rechazar la requisición y solicitar al usuario buscar Gerente de

nuevas cotizaciones. Continuar con la actividad N° 1. Adm.
5. Aprobar la requisición, y solicitar al responsable de Gerente de
logística e importaciones emitir la orden de compra. Adm.
6. Revisar si es inventariable conforme a la política N°6 y Resp.
si es conforme, emitir la orden de compra si no es Logística
conforme Continuar con la actividad N° 2.
7. Enviar la orden de compra al usuario y adjuntar dicho Resp.
documento a la carpeta del servidor ( compartido con el Logística
departamento de pagos)
8. Solicitar el pago de acuerdo a la condición en la orden Usuario
de compra.
9. Pagar conforme al procedimiento de pagos. Responsable
de pagos
Para los productos inventariables
Una vez confirmado la recepción del producto por el
personal del almacén.
10. Generar el FORM de los productos comprados y Resp.
actualizar el Costo. Logística
Continuar conforme el procedimiento PP-AL-06
Recepción por abastecimiento, Acomodo y
despacho de productos.

Fin del Proceso

Luego del proceso de emisión del pedido por los
ATVs. y/o emisión del pedido de re abasto por el jefe
del almacén y aprobado por el Gerente de
Administración.

A. Si los productos son comprados a SMC Japón y

China. Continuar con la actividad N° 16.
II.
Adquisicione
s importadas B. Si los productos son comprados a las
sucursales de SMC (España, Italia, México,
Brasil, EEUU, Bélgica, Alemania etc.).

11. Solicitar una cotización del producto mediante un Resp. de

correo electrónico. Logística.
12. Evaluar la cotización. Resp. de
13. Al estar de acuerdo con las condiciones, emitir la orden Logística
de compra internaciones ( PURCHASE ORDER) Resp. de
14. Enviar a la sucursal la orden de compra generada. Logística
15. Confirmar fechas de producción, despacho, embarque, Proveedor
travesía, tiempo estimado de llegada, etc.

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Proceso Descripción de Actividades Responsable

Si los productos son comprados a las sucursales de

SMC, continuar con la actividad N° 18. Resp. de
16. Procesar los pedidos para la importación en el sistema Logística
INTEGRA. Resp. de
17. Enviar el consolidado a los asesores y coordinadores. Logística

Si los productos son comprados a SMC Japón y China

Continuar con la actividad N° 23.

Una vez transcurrido el plazo para el envío de los

productos por el proveedor.
Resp. de
18. Revisar los documentos que el proveedor debe emitir y Logística
enviar: Invoice, Packing List, etc.
19. Reservar de embarque (booking) en la fecha próxima a Resp. de
la entrega de la carga. (Para los proveedores que son Logística
sucursal).
20. Confirmar con el Proveedor la fecha de entrega de la Resp. de
carga. (En el caso en que el proveedor es una Logística
sucursal).

Luego de la Confirmación de la fecha de entrega y

salida de la carga Compras Internacionales

21. Revisar la documentación previa de salida con el Resp. de

correcto nombre de la razón social (invoice) que esté Logística
bien consignada la carga en descripción, unidad,
pesos, cantidad de bultos, números de serie, lotes,
precios, términos de compra (Incoterm)y el packing list.
22. Confirmar con el embarcador de la nave, la fecha de Resp. de
salida y estimada de llegada a destino, cantidad de Logística
bultos, valor de flete, puerto de origen y destino.
23. Informar al Almacén la fecha estimada de llegada y se Resp. de
entrega copia del Packing List para que prepare la Logística
distribución de los materiales en la recepción.
24. Se envía copia del Packing List al Agente de Aduanas Resp. de
para que vaya preparando la Pre-Liquidación de Logística
Derechos Aduaneros, Impuestos y Percepción.

Luego de la llegada de la Carga.

25. Cumplir con tener todos los documentos requeridos Agente de

para Importación: Aduanas.
• Declaración Aduanera de mercancías (DAM).
• Volante
• Guía Aérea.
• Factura Comercial.

26. Coordinar con el Agente de Aduanas el proceso de Resp. de

nacionalización de los productos, se le proporcionan Logística
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Proceso Descripción de Actividades Responsable

los documentos originales para la creación del DAM.

27. Solicita el Pago de los derechos de nacionalización. Ag. de Aduana
28. Efectuar el pago de los derechos. Resp. de
Logística
29. Consolidar la documentación detallada en la actividad
Resp. de
N°25 con los siguientes documentos para el cálculo del
Logística
costo total del producto.
• Factura del transporte local.
• Factura del flete y handling.
• Factura del Almacén aduanero.
• Factura por el servicio del agente de aduanas.

30. Registrar los documentos en el sistema Web (Ver Resp. de

anexo N°03) Logística
31. Con los documentos consolidados, generar el FORM y Resp. de
actualizar el Costo de los productos importados. Logística
32. Realizar el proceso de Ingreso físico de los productos. Asistente del
33. Hacer la inspección conforme el procedimiento PP-AL- almacén.
06 Recepción por abastecimiento, Acomodo y
despacho de productos.

Fin del proceso

7. REFERENCIAS DOCUMENTARIAS

• PP-AL-06 Recepción por abastecimiento, acomodo y despacho de productos.

• PP-LOG-02 Evaluación, selección y reevaluación de proveedores.
• F-LOG-02-01 Formato de evaluación de proveedores.
• IT-AL-03 Emisión de pedido de REABASTO.
• IT-CO-03 Emisión de cotización, conversión a pedido y Asignación de producto.

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8. ANEXO

Cuadro N° 01: Consolidado de pedidos para la importación

Cuadro N° 02: Confirmación de la Orden de compra de importación.

Cuadro N° 03: Ventana de registros de los comprobantes relacionados con la

importación y proceso de nacionalización de los productos.

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Cuadro N° 04: Cuadro de productos locales que siempre serán inventaríables.

1 Borneras simples de 1,2 y 3 pisos

2 Duplicadores de Señal

3 Fuente Phoenix Contact 3Amp TRIO

4 Fuente Phoenix Contact 5Amp TRIO

5 Caja - Kit de montaje CIPO

6 Controlador Lógico Programable (PLC)

7 Cable M12 - 8 pin -para RCIPO

8 Cable M23 - 8 pin -para SERVO Cilindro

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