Para reportar cualquier anomalía y circunstancia extraña, puede utilizar los

siguientes teléfonos
Dirección Nacional de Seguridad: 1606 – 1605
Central de Seguridad: Ext. 1607 - 1608

Servicios Postales Nacionales S.A.

MANUAL LINEAMIENTOS DE SEGURIDAD Elaboró:Para reportar cualquier

Andrea Revisó:anomalía y circunstancia
Raúl Alvarado Bustos extraña, puede Andrés
Aprobó:
Olaya utilizar
Fecha:los siguientes de
septiembre teléfonos
2012 González
Fecha: septiembreDirección Nacional
Cargo: de Seguridad:
Profesional 1606 – 1605
de planeación Fecha:
VERSIÓN: 2 de 2012 (Rolde
Central coordinador de calidad)
Seguridad: Ext. 1607 - 1608 Septiembre de
2012
CÓDIGO: MN-SP-002 Cargo: Profesional Revisó: Andrés González Cargo:
Servicios Postales Nacionales S.A.
ACTUALIZACIÓN: Septiembre de 2012 de Seguridad Fecha: Septiembre de 2012 Coordinador
EMISIÓN: Septiembre de 2008 Postal (Rol Cargo: Coordinador Dirección Dirección Nacional
Jurídico) Nacional de Seguridad de Seguridad
Quienes somos
La Dirección Nacional de Seguridad inició operaciones en Servicios Postales
Nacionales S.A. el 10 de marzo de 2008, trabajando directamente con Presidencia.
Cuenta con un Director Nacional de Seguridad, quien lidera todos los lineamientos y
procedimientos en materia de seguridad a seguir: siete Regionales de Seguridad a
cargo de cada uno de sus Profesionales de Seguridad, un Profesional de Seguridad
electrónica, un departamento de investigaciones, una central de seguridad. Así
mismos, se dispone de agentes de seguridad postal y una compañía de seguridad
privada que provee los servicios de protección a nivel nacional, mediante equipos
tecnológicos, procedimientos y políticas de prevención.
¿Cómo lo hacemos?
La Dirección Nacional de Seguridad Postal ha establecido procedimientos de apoyo
que ayudan al mejoramiento de la productividad de la compañía, con personal
capacitado en las diferentes instalaciones, que garantizan que todos los procesos /
subprocesos se realicen en las mejores condiciones, minimizando los riesgos y
atacando directamente la vulnerabilidad que se presenta en la operación de Servicios
Postales Nacionales S.A., buscando como objetivo la seguridad, tranquilidad y el
beneficio de los usuarios, funcionarios y afiliados.
De esta forma vela por el cumplimiento de las políticas de seguridad de Servicios
Postales Nacionales S.A. por parte de nuestros funcionarios lo cual facilita alcanzar los
objetivos propuestos.
 Nuestro Equipo de Seguridad
Todos los funcionarios debemos tener conciencia sobre la importancia de la
seguridad y la necesidad de colaborar con ella y con las personas que día a día se
encargan de velar por nuestra protección.
Los funcionarios que tienen la responsabilidad de la seguridad de Servicios Postales
Nacionales S.A. han sido seleccionados cuidadosamente, instruidos al máximo y
están sociológicamente preparados para enfrentar el peligro.
La Seguridad en Servicios Postales Nacionales S.A.,
Un Indicador de Bienestar
Es importante mantener el trato cortés con el personal de seguridad. Facilitemos su trabajo
con nuestra cooperación y actitud comprensiva, recuerde que la seguridad es un compromiso
de todos.
Si observa fallas, actitudes inadecuadas, excesos o errores de actuación por parte del personal
de seguridad, evite enfrentarse con la persona que incurrió en la falta. Comuníquese con la
Dirección Nacional de Seguridad de forma inmediata y preferiblemente por escrito,
consignando sus sugerencias correctivas. Proponga si es posible, una solución al problema
detectado esto ayuda a fortalecernos día a día como compañía.
Normas y Recomendaciones
Seguridad Interna
Para que las normas de seguridad cumplan su objetivo se requiere que todos los
funcionarios las conozcamos y promovamos su cumplimiento. La seguridad de
Servicios Postales Nacionales S.A. es compromiso y responsabilidad de todos.
Normas Internas
CONTROL DE ACCESO PORTERÍA PRINCIPAL
Los funcionarios y personas en general debemos colaborar con el personal de vigilancia
permitiéndoles a nuestro ingreso y salida la requisa y el registro de todo paquete, caja,
bolso o maletín, haciéndolo extensivo a los vehículos.
Los funcionarios debemos portar y presentar el carné que nos acredite como
empleados de la Empresa a fin de acceder a la misma; en el caso que un funcionario
olvide su carné, éste debe ser autorizado por el Jefe del proceso/subproceso para su
ingreso por medio de correo electrónico a control seguridad con copia a gestión
humana.
Las personas visitantes durante su estadía en la Empresa, deben portar en forma
permanente la ficha que les fue asignada a su ingreso, a fin de verificar las instalaciones
que le fueron autorizadas a visitar.
Por la portería principal tienen acceso los distribuidores motorizados, quienes deben
ingresar sin casco y a pie para permitir su identificación al igual que el resto de los
motorizados. La velocidad máxima permitida dentro de las instalaciones es de 10 Km/h.
 CONTROL DE ACCESO PORTERÍA SUR
Con el fin de garantizar un efectivo control sobre los vehículos transportistas
asignados a la Empresa, se prohíbe el acceso y/o salida peatonal por la portería sur
excepto a los proveedores de cafetería autorizados por servicios generales.
Por la portería sur está única y exclusivamente autorizado el acceso de los vehículos
de funcionarios de Servicios Postales Nacionales S.A. presentado el carné de la
compañía, transportistas asignados a la Empresa para despacho y recibo de correo,
los proveedores de almacén, servicios generales, cafetería, aseo y empresas de
reciclaje deben anunciarse en la portería principal. Todos serán objeto de requisa en
la cabina y verificación de precintos según sea el caso.
Igualmente se prohíbe el acceso y/o salida de distribuidores y correítas a pie o en
bicicletas, a través de esta portería, como la entrada y salida de vehículos
particulares de visitantes.
CONTROL DE ACCESO CENTRAL DE TRATAMIENTO
Para brindar una mayor sensación de seguridad, se prohíbe el ingreso a la Central
de Tratamiento de: joyas, aretes, radios, celulares, gorras, sombreros, chaquetas,
maletas, cascos de motocicletas o cualquier objeto de valor.
Las personas que no laboren en la Central de Tratamiento y aquellas que no están
registradas en el listado de autorizaciones, para poder ingresar, deben estar
autorizadas mediante correo electrónico ante la Dirección Nacional de Seguridad.
En cuanto a las normas básicas de higiene, se prohíbe el ingreso de comida para ser
consumida en las unidades procesadoras de correo.
El personal de la CTP debe portar el carné de identificación todo el tiempo, no se
permite el ingreso a unidades a la cual no correspondan sin autorización, todo el
personal será requisado al entrar y salir de las unidades al igual que de la central de
tratamiento.
No se puede ingresar celulares sino es de carácter necesario para labores, cada jefe
de proceso debe evaluar la importancia del ingreso o no.
Si es necesario el ingreso, este elemento se permite bajo las siguientes
condiciones: se debe presentar en el ingreso a la CTP, relacionarlo en la minuta y
presentarlo nuevamente cuando salgan para registrar la salida.
Si en la salida se encuentra un celular no registrado o diferente al relacionado, este
es causal para iniciar un proceso de investigación.
Dentro de las unidades y CTP está prohibido realizar llamadas diferentes a las
laborales
Normas y Recomendaciones
Nuestra seguridad es asunto de todos
Si por alguna razón de trabajo existe la necesidad de
ingresar a las oficinas con elementos de propiedad
personal como computadores, cámaras fotográficas,
equipos de video o de sonido y otros, diríjase al
vigilante de portería para permitir el registro de las
características del equipo a fin de que no se presenten
inconvenientes cuando vaya a retirarlos de las
instalaciones.
Cuando encuentre personas no autorizadas en
instalaciones restringidas o caminando por las oficinas,
ofrézcales su ayuda para ubicar el lugar a donde se
dirigen, o informe inmediatamente a la Central de
Seguridad (Ext. 1607/1608/1605).
Recuerde que no debemos atender personas ajenas a
la Empresa que puedan entorpecer nuestra labor y
aumentan el nivel de riesgo e inseguridad; ejemplo:
vendedores y demás al igual que las ventas dentro de
la compañía.
Cuando se realicen eventos en los cuales se cuenta
con la presencia de personalidades de la vida pública y
privada, se debe informar a la Dirección Nacional de
Seguridad para coordinar la logística pertinente.
UN SITIO PARA CADA COSA Y CADA COSA EN SU SITIO
Trabajemos siempre bajo la política de “escritorio limpio” para minimizar el riesgo de
hurto. No dejemos a la vista, ni al alcance de particulares, elementos personales como
celulares, bolsos, billeteras, chequeras, joyas, dinero, etc., objetos pequeños de
propiedad de Servicios Postales Nacionales S.A., como documentos, cds, memorias
USB o disquetes con información confidencial, radios, computadores portátiles,
calculadoras o elementos que puedan afectar los intereses personales o de la
Empresa. Utilicemos un lugar seguro para los objetos de valor y guardémoslos siempre
bajo llave.
Por razones de seguridad, ningún vehículo puede pernoctar dentro de las
instalaciones de la Empresa, salvo causa valedera que lo amerite, la cual debe ser
analizada y determinada por la Dirección Nacional de Seguridad S.A.
Es más seguro estar seguro
El ingreso o permanencia de un funcionario a las oficinas fuera del horario laboral
debe ser previamente solicitado y autorizado por medio de correo electrónico a las
central de seguridad, para el ingreso de personas ajenas a la empresa, salida e
ingreso de elementos, deberá ser informado previa y oportunamente a la central de
seguridad con copia al profesional de seguridad de la regional, enviando un correo
electrónico de lunes a viernes antes de las 4:30 p.m., a fin de efectuar la
programación y la verificación por vigilancia, teniendo en cuenta que la labor a
desarrollar debe ser conocida y avalada por el Jefe del Área correspondiente.
No está permitido a los funcionarios traer a sus hijos, cónyuge o familiares a las
oficinas o sitios de trabajo en horas laborales.
GENERALIDADES SOBRE LA SEGURIDAD FÍSICA
Debemos conocer y compartir con nuestros compañeros los siguientes puntos sobre
la seguridad física empresarial ya que podrán ser de gran ayuda en situaciones
inesperadas:
La empresa debe estar preparada para enfrentar cualquier situación de emergencia.
El concepto de seguridad debe ser “preventivo”, es decir, encaminado a que, como
ideal, nunca se presenten emergencias.
Todas las personas que trabajamos en Servicios Postales Nacionales S.A. hemos
recibido buena calificación de confiabilidad, es por esto, que todos debemos
colaborar con la seguridad de nuestra Empresa.
El mejor plan de seguridad es débil sino cubre todos los riesgos que amenazan la
empresa y si no se controla su vigencia y cabal ejecución.
Se deben aprovechar al máximo los apoyos externos como: Fuerza Pública,
Bomberos, Defensa Civil y Cruz Roja, entre otros, pero no se puede depender
únicamente de ellos.
Nuestro Equipo de Seguridad
Normas y Recomendaciones
La Seguridad de nuestra información
Toda información que manejamos diariamente en nuestras labores de trabajo es de
carácter confidencial; por esto se debe tener en cuenta algunas normas para no ir en
contra de los principios de seguridad de la información en Servicios Postales Nacionales
S.A.:
Utilice los sistemas de información que ofrece la Empresa, únicamente para
propósitos aprobados de trabajo y no para uso personal o negocios no autorizados.
Mantenga las identificaciones de seguridad confidencialmente y no las comparta
con nadie; estas pueden ser: claves de computador, claves y llaves de acceso físico
e identificaciones de acceso, claves de cajas fuertes.
Verifique que en su equipo tenga instalado únicamente el software aprobado por
la Empresa, con sus respectivas licencias.
No instale software adicional al autorizado, así esté licenciado, de lo contrario se
asumirá por parte del trabajador, total responsabilidad ante las entidades externas
de vigilancia, exonerando a la Empresa de cualquier medida tomada en contra de
la misma por esta causa.
Notifique a la Dirección Nacional de Seguridad sobre cualquier incidente o
violación a la seguridad que se descubra, incluyendo la mala utilización de recursos,
uso ilegal de software, virus, evidencia de que alguien irrumpa en el sistema o
plataforma de manera ilegal o no autorizada, de lo contrario se estará
contribuyendo a la violación de dichas normas. Se debe impedir que terceros
tengan acceso a la información confidencial. Cada persona debe custodiar la
información que se tenga al alcance, utilizando los medios necesarios para evitar
que sea conocida por personas ajenas a nuestra institución.
Uno de los pilares de la seguridad se basa en la disminución de los riesgos y de la
oportunidad para el delincuente.
Como usuarios de los medios tecnológicos ofrecidos por la Empresa (teléfonos,
equipos de cómputo, etc.) y lo que se relacione con ellos, somos los únicos que
podemos garantizar este objetivo.
Evite tener listados impresos y discos de archivos sobre el escritorio y en
momentos de ausencia mantenga con llave su escritorio y archivadores.
La adecuada aplicación de estos detalles, constituye un aporte vital para la
consolidación de nuestra cultura de seguridad. El propósito es generar un
ambiente de confianza y tranquilidad alrededor de nuestras labores diarias.
 Nuestro Equipo de Seguridad

Llamadas anónimas y amenazas por teléfono:

Se realizan con el fin de desmoralizar y atemorizar a

alguien en especial o una empresa. La reacción natural
del promedio de personas al contestar una llamada y
escuchar una voz hostil, es tener pánico y
probablemente cortar la llamada. Las siguientes son
Nuestra seguridad física fuera de 4-72 algunas recomendaciones que serían de gran utilidad
para poder detectar quien realiza las llamadas:
El objetivo de las siguientes recomendaciones es preservar la integridad física y elementos de Trate si es posible que la persona que llame siga
valor que porten nuestros funcionarios fuera de la empresa: hablando e intente identificar la voz por el sexo, edad,
asunto, etc.
Recomendaciones para desplazamientos a pie fuera de las instalaciones: Determine en lo posible el estado mental de la persona
que está llamando. Por lo general estas personas dan
Procure realizar desplazamientos en compañía de algún familiar o compañero. pistas sobre la intención o sobre la amenaza específica.
Transite por sectores que sean poblados y vigilados por autoridad. Preste atención a todos los sonidos de fondo ya que
Mantenga permanentemente el control visual de sus alrededores para evitar que le pueden suministrar información valiosa, como por
sorprendan. ejemplo: ruidos industriales, máquinas, música,
Cuando algún desconocido trate de entablar conversación con usted, conserve una distancia animales, etc., y escriba todos los detalles que pudo
prudente para evitar que le suministre o apliquen alguna sustancia alucinógena. identificar inmediatamente.
Realice actuaciones como si conociera alguna persona cercana, cuando traten de intimidarla o
abordarla, para neutralizar al posible delincuente. Denuncio:
Porte únicamente los elementos de identificación necesarios y una sola tarjeta de manejo de Evite colocar falsas denuncias, informe a seguridad
efectivo. al presentarse alguna novedad.
Las joyas y elementos vistosos solamente pórtelos en lugares de trabajo o sitios con seguridad. Acuda a la inspección o estación de policía más
En los paraderos no se quede quieto en un sólo lugar, evite que lo bloqueen los delincuentes. cercana y declare todo lo sucedido.
No reciba elementos como papeles, boletines o propaganda ya que pueden tener sustancias
narcóticas. Seguridad en las oficinas de 4-72:
Procure siempre cambiar sus rutas de desplazamiento y horarios, no caiga en la rutina esta lo Ubique si le es posible un elemento de seguridad
hace mucho mas vulnerable a un ataque. (cadena, candado, alarma etc.) para evitar que
alguien ingrese a la fuerza a su oficina.
No permita el ingreso de personas extrañas a su
Prevención del atraco: área de trabajo sin autorización, todo el personal
Es una de las modalidades delictivas más compleja debido a que se presenta contacto físico con de las empresas de servicios públicos deben estar
el agresor, lo cual torna la situación impredecible. previamente autorizados e identificados para su
ingreso.
No se exponga a ser agredido físicamente por no entregar los objetos personales o dinero, No atienda ofrecimientos de promociones,
pues desafortunadamente los agresores manejan la situación y pueden estar bajo el efecto de encuestas y estudios de opinión, o aquellos que
alguna sustancia que los hará actuar al ver que se presenta oposición. dicen pertenecer a empresas de servicios públicos.
Para prevenir el atraco se recomienda estar siempre alerta, pues nadie sabe cuando se En caso de presentarse alguno de estos caso
convertirá en la víctima. informar de inmediato a la central de seguridad,
En la oficina o puntos de venta /operativos debe utilizar los botones de pánico de vigilancia ellos le brindaran el apoyo necesario.
electrónica, ya que estas pueden accionar una alarma silenciosa.
 Nuestro Equipo de Seguridad Normas y Recomendaciones

Esté alerta:
Siga las instrucciones de las autoridades para detectar riesgos e informe inmediatamente sobre las
situaciones sospechosas, dando datos concretos y detallados a la central de seguridad.

Coordínese con las autoridades:

Otra falsa creencia afirma que la seguridad es asunto de la policía o de los militares. Recuerde que
usted, su familia, su trabajo, su negocio y su calidad de vida también son objetivos de los
terroristas, es por esta razón debe tener a la mano los números de contacto de su cuadrante o
estación de Policía mas cercana al igual que los teléfonos de la central de seguridad de 4-72.

Organice y prevenga:
En su lugar de trabajo acate las recomendaciones de seguridad, no hable de su trabajo en lugares
públicos, no sabe quien pueda estar prestándole atención, propicie medidas preventivas.
Exija las mínimas medidas en el colegio de sus hijos:
Ellos están expuestos a las mismas amenazas, pero son más vulnerables. Edúquelos frente a estos
riesgos.
Verifique la seguridad de las vías y lugares de evacuación:
Garantice permanentemente que sean suficientes y estén despejadas, iluminadas, señaladas, con
superficies antideslizantes y de pasamanos, protegidas contra el fuego y el humo.
Reconozca carros y paquetes sospechosos:
Usted puede avisar si observa algo fuera de lo común en los vehículos, como por ejemplo:
Una ligera columna de humo, tipo cigarrillo, dentro de un automóvil cerrado.
Un vehículo que se encuentre sin pasajeros y parezca cargado porque su amortiguación es baja.
Una persona que estaciona un carro y se aleja a pie o en cualquier otro sistema de transporte.
Un paquete o maletín que fue olvidado por alguien en un lugar público.
Recomendaciones generales
“El mejor vigilante es usted”
Reconozca su entorno:
Más que cualquier policía, usted conoce mejor el territorio en que se mueve (casa,
escuela, trabajo, recreación, desplazamientos, etc.).
Sea solidario:
Las personas que viven en los centros urbanos tienden a aislarse, a no saber quién vive
al lado, creyendo que así están seguros. No se aísle.
Sobre todo: ¡COLABORE!
Resulta muy incómodo para los ciudadanos que en cada edificio, centro comercial o
parqueadero les abran sus carros y les esculquen sus cosas. Recuerde que todas esas
medidas lo único que busca es protegerlos a usted y a su familia.

Si es una alerta de bomba…

Tenga en cuenta cualquier alerta o llamada de aviso de bomba y actúe en consecuencia, sin
importar si la alerta fue dada por un anónimo o por un ente oficial.
 Recomendaciones Generales

IMPORTANTE:

Para que Servicios Postales Nacionales S.A. sea admirada por todos los colombianos, en
cumplimiento de nuestro objetivo estratégico, cada empleado está en la obligación de
informar cuando tenga conocimiento sobre la ocurrencia de un hecho delictivo al interior de la
Compañía

EN CONCLUSIÓN:

Organícese, prepárese y tome precauciones antes de que la realidad lo atropelle; es su mejor

herramienta para protegerse y actuar con calma e inteligencia.

Nuestra reacción frente a estos hechos suele ser la de encerrarnos, desconfiar de todo

y de todos y tratar de defendernos aislándonos los unos de los otros.

¡ DESAFIEMOS LA INDIFERENCIA ¡

“LA SEGURIDAD ES COMPROMISO DE TODOS”

DIRECCIÓN NACIONAL DE SEGURIDAD POSTAL