ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

Evidencia numero 3
“informe administración documental”

Aprendiz:

ERICK JESÚS MEDRANO DE ÁVILA

 INTRODUCCIÓN

Se define Gestión documental como el “Conjunto de

actividades administrativas y técnicas tendientes a la
planificación, manejo y organización de la documentación
producida y recibida por las entidades, desde su origen
hasta su destino final, con el objeto de facilitar su
utilización y conservación”.

El informe se redacta con el fin de dar la importancia de

un buen manejo archivístico de las comunicaciones
oficiales, ya que esto permite facilitar la búsqueda y el
acceso rápido de los documentos ya que si no se tienen
clasificados sería una tarea tediosa y que llevaría
demasiado tiempo lo cual representa un aumento
significativo de costos para las empresas y además una
buena administración documental genera una buena toma de
decisiones.
 OBJETIVOS

 Adquirir mayor conocimiento sobre la administración

documental en el entorno laboral, con relación a la
importancia de informe del paso a paso para la
recepción o radicación, registro, distribución o
embalaje de cinco documentos de diferente contexto.

 Reconocer que las entidades públicas cumplen y

aplican las funciones básicas para el manejo de
documentos tales como recepción o radicación,
registros, y distribución o embalaje.
1.   RECEPCIÓN, REGISTRO Y DISTRIBUCIÓN DE COMUNICACIONES
OFICIALES EXTERNAS RECIBIDAS

RECEPCIÓN:

El proceso de Recepción se desarrolla en la Ventanilla

Única, la cual cumple con la tarea de administrar las
comunicaciones oficiales contribuyendo con la
normalización de los servicios de recepción, registro,
radicación y distribución de los documentos como parte
integral del Programa de gestión Documental.
Es este punto hablamos de tres pasos dentro del proceso
de recepción: la recepción del documento, su radicación y
finalmente el registro.
Su función es la de Recibir correspondencia remitida por
personas naturales o jurídicas teniendo en cuenta los
siguientes aspectos. 

• La comunicación está dirigida a la empresa o a un

funcionario. 

• El sobre debe estar correctamente marcado. 

Luego de este proceso se clasifica en comunicación

oficial o comunicación personal.

 Los documentos que se reciben pueden estar en diferentes

soportes y medios, tales como correo tradicional, fax,
revistas, plegables, invitaciones, correo electrónico,
entre otros.

Se debe verificar que la documentación que se recibe está

completa, firmada, contiene los anexos, anunciados, datos
de origen del remitente, dirección de respuesta, y se
encuentra en buen estado.
 Apertura:
 Se procede a desempacar con mucho cuidado el documento
para no dañarlo, se revisa el sobre y verificar los
anexos.
Una vez extraído el documento del sobre se lee con el fin
de:
·        Comprobar las fechas de elaboración y recibido.
·        Revisar que este firmado, verificar anexos.

En el caso de la comunicación que no cumpla con todos los

requisitos correspondientes en el proceso de revisión y
verificación como por ejemplo no ir firmada, se considera
anónima y deberá ser remitida sin radicar, además de
proceder a una respectiva investigación.

REGISTRO Y RADICACIÓN:

Después de recibir las Comunicaciones oficiales en

Ventanilla Única,  se ingresan todas las comunicaciones
producidas o recibidas, al Sistema SGD (sistema de
gestión documental de la empresa).
 Se registran los siguientes datos:
·        Fecha
·        Nombre del Remitente
·        Dirección, teléfono y correo electrónico
·        Funcionario destinatario , Dependencia y si lleva
copia a otra dependencia
·        Asunto
Número de folios y anexos.
RADICACIÓN E IMPRESIÓN DE RÓTULO:

Según ICONTEC, (2009) en la Guía técnica Colombiana, el

espacio para colocar el sello radiador en la elaboración
de cartas o de comunicaciones oficiales es en la zona 3,
que corresponde al extremo superior derecho del
documento.
Al registrar las comunicaciones oficiales en el
aplicativo SGD, se procede a escanear el documento
para  grabarlo en la base de datos y al presionar el
botón de radicar, el aplicativo automáticamente asigna el
número de radicación del documento.  

Enseguida se imprime el rótulo con el número de

radicación asignado por el aplicativo.  Este rótulo
identifica el documento dentro de la base de datos de la
Entidad, (SGD), se hace con el fin de  de velar por la
transparencia  de la actuación administrativa asignada en
estricto orden de recepción de los documentos.
Al comienzo de cada año laboral, la numeración debe ser
ascendente y continua, iniciando con el 001 y finalizando
con el último consecutivo que se registre al cierre de
labores administrativas de la Institución, al finalizar
el año.

DISTRIBUCIÓN O REPARTO:

 El paso subsiguiente al de registro, es el de proceder a

la distribución o reparto hacia las oficinas que deben
realizar el proceso de atención y trámite
correspondiente.
El funcionario de la  Ventanilla Única, recibe, clasifica
las comunicaciones externas  en carpetas, por
dependencias.
Relaciona estas comunicaciones en el formato
Comunicaciones externas recibidas. Hace entrega al
mensajero interno, del documento y del formato, para que
proceda a su distribución.
 El mensajero interno o patinador recoge la
correspondencia en el casillero, verificando que los
datos de la planilla de  relación de correspondencia
coincidan con la correspondencia física, organiza la
correspondencia según el recorrido, relaciona el formato
“relación de copias” con las copias que debe entregar en
el recorrido, hace el recorrido.
 El mensajero hace entrega de los documentos en las
dependencias y hace firmar el formato para verificación y
control del recibido.

COMUNICACIONES OFICIALES EXTERNAS:

Si las comunicaciones oficiales se dirigen para entes

externos se  Coloca sello a la correspondencia para
controlar la fecha de recibido  encasilla la
correspondencia con el formato diligenciado según el
servicio requerido donde corresponda
 Se recoge la correspondencia y el formato en el
casillero  se verifica el aval del envío por parte de la
Unidad y la asociación del centro de costo (formato o
correo electrónico).
Se Diligencia Guía,  se registra: Nombre, dirección
,empresa, teléfono contenido ,Ciudad a la que  va , tipo
de servicio, Peso, volumen, forma de pago , Observación,
Centro de costo y departamento que envió.  Llamar al
Operador para programar recogida de Correspondencia.

2.    COMUNICACIONES OFICIALES VÍA FAX

Las comunicaciones recibidas y enviadas por este medio,

se tramitarán teniendo en cuenta la información que forma
parte integral de las series establecidas en las tablas
de retención documental, para su radicación en la
Ventanilla Única.
Cuando se recibe un fax en la Ventanilla Única dirigido a
un funcionario de la Institución, se escanea, se imprime
para garantizar su permanencia, durabilidad y
conservación  y se continúa el  procedimiento de registro
 y radicación, igual que para las comunicaciones
oficiales, posteriormente se distribuye a la Dependencia
respectiva.

3.   MEMORANDOS

 Éste deberá enviarse a través del aplicativo SGD, sin

necesidad de imprimirlo, a menos que la dependencia
destinataria exija el documento impreso para un trámite
legal o administrativo.

Después de enviado el documento por el aplicativo SGD, si

es requerido en forma física por el destinatario y para
confirmar su recibo, se envía con el mensajero interno
junto con el formato Comunicaciones
internas  despachadas,  relacionando en el Asunto, el
número de radicación generado por el SGD con el fin de
tener la evidencia de que envió el documento.

 El destinatario recibe el documento física o

electrónicamente y debe firmar el formato antes
mencionado y devolverlo a la dependencia remisoria para
verificación y control del envío.

4.   PETICIONES QUEJAS, RECLAMOS

Las PQRSF deberán ser diligenciadas en lo posible en el

formato diseñado para tal efecto y deben contener la
siguiente información.
·        Nombre del funcionario o dependencia a la cual se
dirige.
·        Nombres  completo del solicitante o su
representante.
·        Dirección o correo electrónico y teléfono  a donde
se debe dirigir la respuesta del peticionario y/o
apoderado.
·        Los fundamentos de hecho o derecho de la PQRSF.
·        La relación de los documentos que sustentan la
PQRSF.
·        La firma del peticionario y/o su apoderado.

Recibida la PQRSF en la dependencia competente el

funcionario encargado verificará el cumplimiento de los
requisitos señalados.
Conforme al principio de Celeridad que rige las empresas
de nuestro país, los documentos deben ser tramitados en
el menor tiempo posible.
Diez (10) días hábiles para contestar peticiones de
información.
Quince (15) días hábiles para dar respuesta a la queja.
Quince (15) días hábiles para atender reclamos.
Quince (15) días hábiles para contestar solicitudes.
Treinta (30) días hábiles para contestar consultas.
Treinta (30) días hábiles para atender sugerencias y
elogios.

PROCEDIMIENTO: 

 La Dependencia recibe el documento a través de la

Ventanilla Única o de otra dependencia.

 Todas las PQRSF –peticiones, quejas, reclamos,

solicitudes y felicitaciones – deben atenderse, en los
términos definidos anteriormente.

 Si el documento amerita trámite o requiere respuesta,

el Jefe de la dependencia entrega el documento al
funcionario competente para que proceda con las
respectivas anotaciones de chequeo y control.

 El funcionario de la dependencia basado en el derecho

de turno y los tiempos de respuesta, analiza la
solicitud, proyecta respuesta y entrega al Jefe de la
dependencia para revisión, éste la revisa y procede a
firmarla.
  Si la solicitud no es clara, se solicita ampliar o
precisar la información.   

 El auxiliar administrativo aplica el procedimiento para

la distribución y envío de documentos externos o
internos según sea requerimiento.

Terminado el trámite del proceso se archiva el

documento en la serie correspondiente.

5.   CORREO ELECTRÓNICO

La dependencia recibe de otras unidades administrativas

solicitudes o documentos, para su trámite, consulta o
información, utilizando los diferentes medios y soportes
de la entidad. Como lo es el correo electrónico.

La receptora verifica, firmas, folios, copias, anexos, y

todos aquellos datos que la entidad haya regulado en
procedimientos o reglamentos, se registra y radica en la
planilla de control de comunicaciones internas en el
documento señalando datos como el (nombre y código de la
dependencia remitente, número de radicación, fecha y hora
de recibido, nombre del funcionario responsable del
trámite, anexos y tiempo de respuesta, si lo amerita), y
adicionalmente aquella información que la entidad haya
regulado en procedimientos vigentes.

Se hace entrega de los documentos con sus respectivos

anexos si los hay a la dependencia destinataria.
La dependencia destinataria recibe el documento, verifica
y da constancia de recibido.