GESTIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

PROCEDIMIENTO DESARROLLO CURRICULAR

GUÍA DE APRENDIZAJE

1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE

 Denominación del Programa de Formación: GESTION EMPRESARIAL

 Código del Programa de Formación: 621201
 Nombre del Proyecto: EMPRESAS PRODUCTIVAS QUE PROMUEVEN LA INNOVACION Y DESARROLLO
TECNOLÓGICO EN LA REGION CARIBE.
 Fase del Proyecto: EVALUACION
 Actividad de Proyecto: PRESENTAR Y ARGUMENTAR INFORME FINAL DELPROYECTO FORMATIVO.
 Competencia: ORGANIZAR EVENTOS QUE PROMUEVAN LAS RELACIONES EMPRESARIALES,
TENIENDO EN CUENTA EL OBJETO SOCIAL DE LA EMPRESA.
 Resultados de Aprendizaje a Alcanzar:
R1: Organizar eventos de manera responsable, teniendo en cuenta la conformación de comités, la
coordinación de las responsabilidades de los diferentes comités, de acuerdo con el tipo de evento
y las políticas institucionales.
R2: Aplicar el proceso administrativo al desarrollo del evento, de acuerdo con el protocolo, los
medios de divulgación y las políticas de la organización
 Duración de la Guía: 90 horas

2. PRESENTACION

Esta guía contiene indicaciones y talleres que responden a los resultados de aprendizaje 1 y 2 de la
competencia Organizar Eventos. Es importante señalar, que para su desarrollo son necesarios
conocimientos previos en las diferentes competencias y para la organización de un evento se requiere
su aplicación y de trabajo en equipo, ya que la logística debe abarcar todos los aspectos y detalles para
que se alcancen los objetivos del evento organizado.

Quien organiza un evento, debe tener claro que tomará en sus manos todo el proceso que éste conlleva;
Por lo tanto, es de vital importancia la apropiación de cada temática manejada en el transcurso de la
competencia. Sean analíticos, inquietos, críticos, indaguen, pregunten, verifiquen; porque el conocimiento
ayuda a traspasar las barreras de la ignorancia y permite explorar mundos donde el éxito espera por
nosotros.

3. FORMULACION DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

 Descripción de la(s) Actividad(es):

1. Reflexión sobre la importancia de organizar eventos empresariales.

GFPI-F-019 V3
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2. Análisis de caso: organización desayuno de trabajo.

3. Exposición etapas de un evento.
4. Mesa redonda sobre comités e importancia en la organización de un evento.
5. Etiqueta en la mesa: organizar un almuerzo de trabajo.
6. Planear, ejecutar y evaluar evento social- recreativo aplicando proceso administrativo

 Ambiente Requerido: Ambiente de formación, salón de eventos, restaurante.

 Materiales: Papelería, Marcadores, Borradores, Bolígrafos, Lápices, Clic, Goma, Carpetas, Resmas
de papel, Hojas de evaluación, Computadores, Video Beam o TV, Videos Temáticos, Papel Cometa,
Papel Bond.

3.1 Actividades de Reflexión inicial.

1. Lectura estudio de caso.
Se resolverán algunos interrogantes luego de la lectura del estudio de caso. En grupos de 2 o 3
participantes.
Socialización en plenaria del desarrollo del taller, donde cada grupo expondrá su punto de vista, frente
a lo que implicaría organizar un evento dentro de una organización. Por ejemplo, un desayuno de
trabajo.
Anexo estudio de caso “Solo un desayuno”

Mesa redonda importancia de la planeación en la organización de eventos.

3.2 Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para el aprendizaje.)

1. A través de videos, se analizarán algunos aspectos necesarios en la planeación de un evento.

Enlaces videos:
Organización de eventos sociales y empresariales STRONG.IRON .
https://www.youtube.com/watch?v=gbeJOS3rI4E
Organización de Eventos Corporativos
https://www.youtube.com/watch?v=priWnUidXF0
Cómo organizar un evento: Claves para el éxito
https://www.youtube.com/watch?v=c0_gv12CYek

2. Se realizaran lecturas y casos empresariales relacionados con la organización de eventos.

Estudio de caso:

-“salidas requieren mayor control”

- “La peor fiesta infantil”
-“El mega evento mundial de fútbol FIFA 2014 en Brasil”
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3.3 Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización).

1. Se realizarán exposiciones utilizando las técnicas de discusión grupal (foro, mesa redonda, panel,
conferencia, seminario, simulación, juego de roles, phillis 66, cuchicheo, sociodrama, conversatorio, etc. ) para
desarrollar temas como:

 Concepto de evento.
 Clases y tipos de evento
 Las fases de un evento.
 La organización de comités teniendo en cuenta el proceso administrativo.
 Manejo del presupuesto en un evento:
 Presupuesto. concepto
 Estructura del presupuesto
 Tipos de presupuesto:
 Ingresos y egresos
 Base cero
 Históricos
 Proyección presupuestal requerida por comités
 Montaje del sitio para el evento:
 - Espacios
 - Equipos
 Conceptos de: -memorias –conferencia -ponencia.
 Información: -recolección de información - edición y almacenamiento de información.
 Etiqueta y protocolo en la organización de un evento.
 Vocabulario técnico en inglés para etiqueta en el vestir: make up, type writing, -invitation cards
and letters. -thanking cards and letters. -organizational portfolio. giving address: -ordinal numbers
-places of the city -prepositions: in, on, at.
 Documentos necesarios en la organización de un evento.
 Planimetría y su importancia en la organización de un evento.
 Fases de alistamiento de acuerdo con el tipo de evento:
 Registro de asistentes: invitados especiales y participantes inscritos.
 Equipos, implementos, útiles de oficina y demás elementos.
 Instalaciones locativas, dotación e inventarios.
 Logística: señalización y servicios.
 Decoración, iluminación y ambientación.
 Imprevistos y manejo durante un evento.
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2. Elaboración de propuesta para realizar simulación “desayuno de trabajo”, teniendo en cuenta objetivo de la
reunión.

3. Los aprendices planearan y gestionaran, un almuerzo y/o cena empresarial donde se evidenciara el
conocimiento y manejo de la etiqueta en eventos corporativos.

4. Presentar propuesta para realizar evento social y/o recreativo, según etapas (Planear, ejecutar y evaluar) y
la aplicación del proceso administrativo.

5. Realizar diagnóstico en la empresa proyecto formativo, para establecer si cuentan con protocolo en el
manejo de actos internos o externos.

3.4 Actividades de transferencia del conocimiento.

1. Los aprendices planearan, realizaran y evaluaran los siguientes eventos:

 Desayuno de trabajo: se realizará en el ambiente de aprendizaje donde evidenciarán lo que
implica organizar acto interno de la unidad administrativa. (Técnica de simulación).
 Almuerzo y/o cena empresarial: se realizará en un ambiente real (restaurante) donde
evidenciarán conocimientos de etiqueta y protocolo en la mesa necesarios en eventos
empresariales. (Técnica de simulación).
2. Los aprendices realizarán evento social y/o recreativo según lo planeado donde evidenciaran la
aplicación del proceso administrativo en la organización de eventos según la clasificación y tipología.
3. Elaboración, presentación y sustentación de informes de eventos ejecutados teniendo en cuenta las fases
en la organización de eventos.

4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN

Tome como referencia las técnicas e instrumentos de evaluación citados en la guía de Desarrollo Curricular

Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos de

Evaluación

Evidencias de Conocimiento : -Elabora cuidadosamente los Técnica: Valoración de producto

cronogramas de actividades
 Elaborar ensayo sobre para cada comité. Instrumento: Caso - problema
importancia de realizar
eventos empresariales,
según estudio de caso.
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 Exposición sobre -Desarrolla de manera

temáticas referentes a responsable las actividades
inherentes a las funciones Técnica: Investigación,
logística de eventos.
correspondientes a la fase de Socialización, Mesa redonda
Utilizando técnicas de
discusión grupal. ejecución del evento, Instrumento: Ensayo, Informe,
 Elaborar propuesta para verificando el cumplimiento del Cronograma
realizar evento social. programa establecido en la
 Realizar cronograma de agenda
actividades de un
evento.
 Elaborar informe del -Organiza de manera crítica los
proceso logístico en eventos y sus etapas; el
evento social. objetivo, la magnitud y la
 Socialización sobre naturaleza. Técnica: Simulación, Foro, Panel,
etiqueta y protocolo
social y empresarial de -Coordina de manera Instrumento: Plan de trabajo,
acuerdo al tipo de comprometida la conformación Cronograma de actividades,
evento. del comité organizador y los Planimetría del evento,
 Diagnóstico en la demás comités, según el tipo de
empresa proyecto evento, asignando
formativo, para responsabilidades de acuerdo
establecer si cuentan con los requerimientos de cada
con protocolo en el uno y el manual de procesos y
manejo de actos procedimientos.
internos o externos.
 Realizar un cronograma
de actividades en la
planeación de un
evento social.

Evidencias de Desempeño

 Organizar almuerzo de
trabajo para evidenciar
conocimientos de
etiqueta y protocolo en
eventos empresariales.
 Realizar simulación de
una reunión de trabajo
(desayuno de trabajo)
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con extranjeros,
teniendo en cuenta la
cultura y los medios de
divulgación tecnológica.
 Realizar diagnóstico de
protocolo con el manejo
de actos internos o
externos en la empresa
proyecto.
 Ejecución de evento
social, según etapa de
planeación.

 Evidencias de Producto:
Entregar ensayo
digresivo sobre la
importancia de organizar
eventos empresariales.
 Entregar propuesta para
organizar desayuno de
trabajo.
 Entregar cronograma de
actividades en la
planeación de un
evento social.
 Presentar informe del
diagnóstico realizado en
la empresa proyecto
formativo sobre
protocolo con el manejo
de actos internos o
externos.
 Entrega informe final del
proceso logístico en la
organización de evento
social.
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5. GLOSARIO DE TERMINOS

Estrategias gerenciales modernas: Determinación de los cursos de acción de acuerdo con los medios
actuales y potenciales de la empresa a fin de lograr los objetivos generales. Menguzzatto y Renau

Etiqueta y protocolo: Es el conjunto de reglas y costumbres que nos permite desenvolvernos

adecuadamente en los diferentes ambientes. Acto ceremonial y solemne que se observa en los palacios y
sitios públicos. Viene del griego protocollum y significa ¨orden¨. Cronograma de actividades:

Evaluación de desempeño: Proceso destinado a determinar y comunicar a los empleados la forma en que
están desempeñando su trabajo y, en principio a elaborar planes de mejora. Byars & Rue

Evento empresarial: Es el proceso de diseño, planificación y producción de congresos, festivales,

ceremonias, fiestas, convenciones u otro tipo de reuniones, cada una de las cuales puede tener diferentes
finalidades.

Fases del evento: Corresponde a las etapas; antes, durante y después del evento. Cada una debe hacerse
de manera estratégica y ordenada, pues el resultado de cada una dependerá directa e indirectamente de la
fase anterior.

Proceso administrativo: Koontz y O' Donnell: Definen el proceso administrativo con 5 elementos,
planeación, designación de personal, control, organización, dirección.

Gestión: ciencia social que estudia, de qué manera se organiza y gestiona una empresa; cómo se gestionan
los recursos con los que cuenta, los procesos por los que pasa y los resultados de sus actividades.

6. REFERENTES BILBIOGRAFICOS

Buendía, Juan Manuel Organización de reuniones: convenciones, congresos, seminarios. / México: Trillas,
1991. Ubicación en Biblioteca Centro de Comercio y Servicios Regional Atlántico: 659.2 / B928o

Fleitman Schvarcer, Jack Eventos y exposiciones, una organización exitosa.: Manual para realizar con éxito,
convenciones, congresos, seminarios, conferencias, foros, festivales, coloquios, reuniones, ferias y
exposiciones / México: McGraw-Hill Interamericana Editores, ©1997. Ubicación en Biblioteca Centro de
Comercio y Servicios Regional Atlántico: 658.456 / F596e

Gaitán Fonseca, Carolina. Desarrollo de eventos empresariales. Córdoba, AR: El Cid Editor | apuntes, 2009.
ProQuest ebrary. Web. 8 June 2017.

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Jijena Sánchez, Rosario. ABCD Eventos: el diccionario de los eventos. Buenos Aires, ARGENTINA: Editorial
Nobuko, 2007. ProQuest ebrary. Web. 4 June 2017.

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Jijena Sánchez, Rosario. Cómo organizar eventos con éxito. Buenos Aires, AR: Ugerman Editor, 2010.
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Jijena Sánchez, Rosario. Organización de eventos: problemas e imprevistos, soluciones y sugerencias (3a.
ed.). Buenos Aires, AR: Ugerman Editor, 2015. ProQuest ebrary. Web. 6 June 2017.

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Jiménez-Morales, Mònika, and Panizo Alonso, Julio M.. Eventos y protocolo: la gestión estratégica de actos
corporativos e institucionales. Barcelona, ESPAÑA: Editorial UOC, 2017. ProQuest ebrary. Web. 6 June 2017.

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Manual básico de protocolo empresarial y social. Madrid, ES: Ediciones Díaz de Santos, 2013. ProQuest
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Montedeoca López, Remedios. Organización de reuniones y eventos (UFO0325). Málaga, ES: IC Editorial,
2013. ProQuest ebrary. Web. 6 June 2017.

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Orozco López, Juan de Dios. Protocolo para la organización de actos oficiales y empresariales. Málaga,
ESPAÑA: IC Editorial, 2016. ProQuest ebrary. Web. 6 June 2017.

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Otero Alvarado, María Teresa. Protocolo y organización de eventos. Barcelona, ES: Editorial UOC, 2009.
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http://site.ebrary.com.bdigital.sena.edu.co/lib/senavirtualsp/detail.action?docID=10646190&p00=evento
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Patiño Díaz, Luz Angela. Etiqueta y protocolo: base de la imagen empresarial. Contribuciones a la Economía.
Revista Académica Virtual. Madrid, ES: B - EUMED, 2012. ProQuest ebrary. Web. 8 June 2017.

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%B1iga+ana+eloisa

Ramírez Salazar, María del Pilar. Innovación en gestión de eventos organizacionales. Bogotá, CO: Ecoe
Ediciones, 2011. ProQuest ebrary. Web. 6 June 2017.

http://site.ebrary.com.bdigital.sena.edu.co/lib/senavirtualsp/detail.action?docID=10552293&p00=evento
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Richerox, Alicia Eventos: guía práctica para su planeación y ejecución / México: Trillas, ©1993. Ubicación
en Biblioteca Centro de Comercio y Servicios Regional Atlántico: 659.2 / R529e

Sánchez, Rosario Jijena. Organización de bodas: guía práctica para profesionales y novios. Buenos Aires, AR:
Editorial Nobuko, 2009. ProQuest ebrary. Web. 8 June 2017.

http://site.ebrary.com.bdigital.sena.edu.co/lib/senavirtualsp/detail.action?docID=10491413&p00=organiz
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Villanueva López, Raúl. Gestión de protocolo (UF0043). Málaga, ES: IC Editorial, 2012. ProQuest ebrary.
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http://site.ebrary.com.bdigital.sena.edu.co/lib/senavirtualsp/detail.action?docID=10692782&p00=gesti%
C3%B3n+del+protocolo

CIBERGRAFÍA

 Comités de organización de eventos, Fuente internethttp://www.genv.net/esar/node/1147

 https://gpedrotti.files.wordpress.com/2011/08/apuntes-planificacic3b3n-de-eventos.pdf
 http://www.ips.gov.py:8080/portal/rest/jcr/repository/collaboration/sites%20content/live/IpsWe
b/web%20contents/manuales/Gu%C3%ADa%20de%20Protocolo%20y%20Organizaci%C3%B3n%2
0de%20Eventos%20IPS_Oficial.pdf
 https://www.protocolo.org/laboral/empresarial/un_buen_anfitrion_con_las_visitas_de_empresa.
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7. CONTROL DEL DOCUMENTO

Nombre Cargo Dependencia Fecha

Autor (es) Marta Liceth Pérez Instructora Servicios Febrero 28 de 2018

Quintero Administrativos
Nuria Gómez Franco Instructora
Dámaris Orozco Instructora

8. CONTROL DE CAMBIOS (diligenciar únicamente si realiza ajustes a la guía)

Nombre Cargo Dependencia Fecha Razón del Cambio

Autor (es) Nuria Gómez Franco Instructora Coordinación Julio Ajustes por nuevo
Gestión 18 de proyecto
Administrativa 2019 formativo