FORMATO No 1

INFORMACIÓN SOBRE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO

Informe presentado a la Contraloría General de la República

Entidad: INSTITUCION TECNOLOGICA COLEGIO MAYOR DE BOLIVAR

Representante Legal:CARMEN ALVARADO UTRIA
NIT: 890480054
Perídodos fiscales que cubre: 2009
Modalidad de Auditoría:
Fecha de Suscripción: Julio 08 de 2010

Numero Denominación
Unidad de Fecha Fecha Plazo en
consecutiv Código de la Unidad de Area
Descripción hallazgo (No mas de 50 palabras) Causa del hallazgo Efecto del hallazgo Acción de mejoramiento Objetivo Descripción de las Metas Medida de iniciación terminación semanas de
o del hallazgo medida de la Responsable
la Meta Metas Metas las Meta
hallazgo Meta
Revisar la interrelacion de los 3
Procedimientos de : Matricula, procedimientos 3 13-jul-10 13-jul-11 52,14 SIG
La información que se genera de los hechos Liquidacion de Matricula, Cartera revisados
económicos por ingresos de derechos La dificultad en el flujo de información desde los
Generar informacion razonable y a
académicos, no esta estandarizada ni articulada módulos del programa entre el Dpto. Retrazo del proceso contable y de matricula Articular las areas de pagaduría,
1 entre los procesos lo cual dificulta y distorciona Contabilidad y las divisiones de admisiones y en periodo de ingreso cartera y admisiones.
tiempo para analisis de los hechos
economicos Armonizar la secuencia e interaccion 3
la verificacion de los datos de ingresos reflejados Cartera retrasan todo el proceso contable. de los procedimientos para lograr procedimientos 1 13-jul-10 13-jul-11 52,14 SIG
en los estados financieros. eficiencia armonizados

Parametrizar los centros de costos a

1
partir de los codigos del plan de
parametrización 1 13-jul-10 13-jul-11 52,14 Contabilidad
cuentas y las necesidades de la
realizada
Dificultad en el análisis de costos para toma Adecuar el módulo contable de Reflejar en los informes de Institucion
La Institución no identifica las operaciones por Limitaciones del diseño del software central
2 areas de responsabilidad (centros de Costos) SYNERSIS
de decisiones synersis para implementar el catálogo contabilidad la informacion
de centros de costos desagregada
Generar informacion contable con Movimientos
permanente 13-jul-10 13-jul-11 52,14 Contabilidad
base en el plan de cuentas ajustado contables

Digitacion manual en excel de valores

No existe interfase de liquidacion de Nomina 100% de la
desagregados para reclasificar cuentas lo Cargar la informacion faltante al Recursos
(modulo de nomina inactivo) con el Modulo de información 100% 13-jul-10 13-jul-11 52,14
cual representa doble trabajo de digitacion e modulo de NOMINA de SYNERSIS Humanos
contabilidad cargada
ineficiencia el proceso contable

Completar el cargue de la información

El modulo de nómina de Synersis no esta Implementar el módulo de nómina del
3 siendo utilizado al 100%
basica de todos los funcionarios en el
programa Synersis
modulo de NOMINA de SYNERSIS
Se ha cargado en forma parcial en el modulo de
Mayores riesgos para el manejo de datos no Generar la NOMINA a partir de 1 nómina por Recursos
nomina la informacIon basica de todos los permanente 13-jul-10 13-jul-11 52,14
integrados en un solo sistema SYNERSIS mes Humanos
funcionarios

Adecuar del software a las normas de 1 software Direccion/Rec

1 13-jul-10 13-jul-11
depreciación adecuado ursos fisicos
100% de Recursos
Depurar de la información relacionada información 100% 13-jul-10 13-jul-11 fisicos/Contabi
Diferencia de valores en el rubro de Propiedad,
Algunos activos depreciados se vuelven a con cada bien depurada lidad
Planta y Equipo según datos del Balance y el Obtener información real de la
El softaware no calcula correctamente la depreciar totalmente arrojando saldos
4 Inventario de almacen. El sitema calcula la depreciación de los bienes de acuerdo Generar listados de elementos 1 acta de debaja 52,14 Recursos
depreciacion de los activos fijos. descuadrados entre el modulo de obsoletos para solicitar al comité
depreciacion de manera general sin tener en a la norma contable de elementos 4 13-jul-10 13-jul-11 fisicos/Contabi
inventarios y la contabilidad tecnico de sostenibilidad contable su
cuenta la fecha de adquisicion de los activos. trimestral lidad
de baja.
Gestionar la solucion técnica del Recursos
Obtener saldos de Inventarios 1 informe de
software, a través de la adecuación de 1 13-jul-10 13-jul-11 fisicos/Contabi
cuadrados, actualizados y confiables inventario
los Módulos a las nuevas necesidades lidad
institucionales Anallizar conjuntamente con los
1 informe
usuarios del software las nuevas 1 13-jul-10 13-jul-11 Sistemas
diagnóstico
necesidades
El programa para el manejo de la información Interrupción en la continuidad del mantenimiento 1 acta de
Errores en la información que arroja el Contar con informacion confiable y Virificar los ajustes realizados al verificación por 2 13-jul-10 13-jul-11 Sistemas
5 académico-administrtativo presenta fallas en y adecuación del softaware a las nuevas
programa académico-administrativos oportuna para la toma de decisiones programa frente a los requerimientos. 52,14
algunos módulos. necesidades institucionales módulo ajustado

2 módulos con
Aplicar en el manejo del programas Usuarios de
ajustes 2 13-jul-10 13-jul-11
los nuevos ajustes diseñados SYNERSIS
aplicados

Publicar la información de los estados 1 informe

4 13-jul-10 13-jul-11 52,14 Contabilidad
financieros trimestral
Los Estados Financieros se preparan cada
Cumplimiento parcial de las políticas de
trimestre sin que se cumpla con la debida Restricción de opciones para el ejercicio de Publicacion en la página web del
publicidad de la administración pública en cuanto Cumplir la política de publicidad de la
6 a la divulgación de la informacion contable de
publicación de los mismos tal como lo participación ciudadana en la administración informe trimestral de los estados
administración pública
establecen las políticas de publicidad de la pública contables Publicar en la página web institucional Contabilidad/
forma periodica en la página web institucional 1 publicación
la información de los estados 4 13-jul-10 13-jul-11 52,14 Gestion de la
administración pública. trimestral
financieros Comunicación
 Identificar los rubros que se deben
desagregar de acuerdo con la
1 acción 1 13-jul-10 13-jul-11 52,14 Contabilidad
nomenclatura del distrito y las
necesidades institucionales
La práctica de la gestión financiera en la Armonizar los estados financieros y Fomentar la toma de decisiones
El manejo presupuestal se viene realizando en
institución no viene aplicando mecanismos de Incompatibilidad del manejo presupuestal contables para cumplir con las basados en el análisis de los Estados financieros que reflejen los
7 valor gerencial que favorezcan la toma de
coherencia con las disposiciones del nivel
con las dispocisiones del nivel distrital. disposiciones del ente territorial con indicadores propios de la gestión hechos economicos para la toma de
1 informe
4 13-jul-10 13-jul-11 52,14 Contabilidad
central trimestral
decisiones a través del manejo de indicadores fines gerenciales financiera. decisiones
Contabilidad/F
1 análisis
Análisis de los Indicadores financieros 4 13-jul-10 13-jul-11 52,14 inanciero/Plan
trimestral
eacion

Convenciones:

Columnas de calculo automático

Informacion suministrada en el informe de la CGR
Celda con formato fecha: Día Mes Año