CODIGO: DE-GER-009

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS REVISIÓN: 1

PERSONALES FECHA: 31-11-2018
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POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Razón Social entidad responsable del tratamiento de datos personales: SERVICIOS DE

CAMPO PETROLERO S.A.S. – SERCAPETROL S.A.S.
Nit. 900.386.792 – 6
Domicilio: Calle 13 # 1 e – 47 Chía (Cundinamarca)
Teléfono: (1) 8219353 – 8219356
Correo electrónico: direccionfinanciera@sercapetrol.com.co /
directorcomercial@sercapetrol.com.co
Pagina web: www.sercapetrol.com.co

1. GENERALIDADES Y MARCO LEGAL.

Esta política de tratamiento de datos personales es elaborada conforme a lo dispuesto

por:

 La constitución política de Colombia.

 El artículo 15 de la constitución política de Colombia que establece que toda persona
tiene derecho a conocer, actualizar y rectificar los datos personales que existan de
esta en bases de datos o archivos de entidades públicas o privadas.
 La Ley Estatutaria 1581 del año 2012 que establece las condiciones mínimas para
realizar el tratamiento de los datos personales de los clientes, empleados y cualquier
otra persona natural. De igual manera obliga a los responsables del tratamiento de
datos personales a "adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para
garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de
consultas y reclamos".
 El Decreto Reglamentario 1377 de 2013 que establece los lineamientos para la
elaboración de la política de tratamiento de datos, la información que debe contener,
la autorización del titular de los datos.
 Decreto único reglamentario 1074 de 2015, sección 3 capítulo 25, numeral
2.2.2.25.3.1.

SERCAPETROL S.A.S. y sus establecimientos comerciales se acogen a las

disposiciones legales referentes a tratamiento de datos teniendo en cuenta que para el
desarrollo de su objeto social, recopila y trata bases de datos de clientes, accionistas,
proveedores, empleados y terceros en general, garantizando así el respeto por sus
derechos. Por lo cual implementa la presente política y procedimientos de tratamiento de
datos, los cuales son de obligatorio cumplimiento por parte del responsable de la
información, empleados, contratistas y todo tercero que tenga acceso a la información
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personal manejada total o parcialmente por alguno de estos, aún después de terminado el
vinculo legal, comercial, laboral o de cualquier otra índole. De igual manera
SERCAPETROL S.A.S. y sus establecimientos comerciales se comprometen a guardar
estricta confidencialidad en relación a los datos tratados, así como disponer los
mecanismos necesarios que garanticen el conocimiento, actualización, o respuesta a
solicitud de los datos tratados de los titulares de la información.

Cualquier incumplimiento de las obligaciones y, en general, de las políticas contenidas en

este documento debe ser reportado a: directorcomercial@sercapetrol.com.co

2. OBJETO

Garantizar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y
rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en las bases de datos o
archivos que SERCAPETROL S.A.S. y/o sus establecimientos comerciales hayan
recopilado para las finalidades previstas en la autorización respectiva.

3. ALCANCE

Esta política de tratamiento de datos personales aplica a todas las bases de datos
(empleados, proveedores, clientes, accionistas, terceros en general) manejadas por
SERCAPETROL S.A.S. y sus establecimientos comerciales. De igual forma a cada una
de las áreas y trabajadores que realizan tratamiento a esta información.

4. DEFINICIONES

Para la aplicación de la presente política y de conformidad con la normatividad legal,

serán aplicables las siguientes definiciones:

4.1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a
cabo el Tratamiento de datos personales.

4.2. Aviso de privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato

generado por el Responsable que se pone a disposición del Titular para el tratamiento
de sus datos personales. En el Aviso de Privacidad se comunica al Titular la
información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que
le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y la finalidad del tratamiento que
se pretende dar a los datos personales.

4.3. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de
Tratamiento.
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4.4. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias
personas naturales determinadas o determinables.

4.5. Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante
para el titular.

4.6. Dato público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la
Constitución Política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son
públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión
u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan
obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar
contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y
boletines oficiales.

4.7. Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada,
ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a
cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero
y crediticio de actividad comercial.

4.8. Dato sensible: aquellos relacionados con el origen racial o étnico, la pertenencia a
sindicatos, organizaciones sociales o de derechos humanos, convicciones políticas,
religiosas, de la vida sexual, biométricos o datos de la salud. Esta información podrá
no ser otorgada por el Titular de estos datos.

4.9. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí
misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta
del Responsable del Tratamiento. En los eventos en que el Responsable no ejerza
como Encargado de la Base de Datos, se identificará expresamente quién será el
Encargado. 

4.10. Habeas data: derecho de cualquier persona a conocer, actualizar y rectificar las
informaciones que se hayan recogido sobre ellas en el banco de datos y en archivos
de entidades públicas y privadas.

4.11. Ley de protección de datos: Ley 1581 de 2012 y sus Decretos reglamentarios o las
normas que los modifiquen, complementen o sustituyan.

4.12. Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por
sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de
los datos.
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4.13. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

4.14. Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o

Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la
información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del
Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país. 

4.15. Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los

mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por
objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable. 

4.16. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales,

tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. 

5. PRINCIPIOS APLICABLES

Todo lo relacionado al tratamiento de datos personales dentro de la empresa

SERCAPETROL S.A.S. y sus establecimientos comerciales se deberá regir por:

5.1. Confidencialidad. Todas las personas que intervienen en el tratamiento de datos

deben garantizar la reserva de la información que manejan incluso después de
que sea terminada la relación laboral, comercial o de cualquier otra índole.

5.2. Finalidad. Los datos personales recolectados debe tener una finalidad, la cual
debe ser conocida por el titular.

5.3. Libertad. El tratamiento de datos personales se llevara a cabo una vez se tenga
el consentimiento del titular o siempre y cuando estos datos sean de dominio
público o la ley permita su tratamiento sin autorización. El titular si así lo desea
podrá negarse a autorizar el tratamiento de sus datos personales.

5.4. Restricción. Los datos serán tratados de acuerdo a las disposiciones de la ley y
de esta política, siempre amparando la protección de la información personal de tal
manera que no sea publicada, divulgada ni comunicada masivamente salvo que se
deba o pueda divulgar por disposición de la ley. El manejo de la información solo
la realizarán los titulares o terceros autorizados.

5.5. Seguridad. La información será protegida por parte de SERCAPETROL S.A.S. y

sus establecimientos comerciales dispondrá de las medidas técnicas y
administrativas que aseguren que la información sea adulterada, perdida, o usada
para fines diferentes a los establecidos.
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5.6. Transparencia. SERCAPETROL S.A.S. y sus establecimientos comerciales

dispondrán de todos los mecanismos necesarios para que los titulares de la
información puedan solicitar la existencia de datos manejados correspondientes a
ellos.

5.7. Veracidad. La información tratada deberá ser veraz, actualizada, completa, y

comprobable para poder ser manejada.

6. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN

SERCAPETROL S.A.S. y sus establecimientos comerciales reconocerá y garantizara a

los titulares de la información (empleados, clientes, proveedores, accionistas, terceros en
general) los derechos que se enuncian a continuación:

6.1. Consultar, actualizar y rectificar sus datos personales.

6.2. Solicitar prueba de la autorización del tratamiento de datos.
6.3. Conocer la finalidad del tratamiento de los datos personales suministrados a
SERCAPETROL S.A.S. y a sus establecimientos comerciales.
6.4. Presentar queja a SERCAPETROL S.A.S. y a sus establecimientos comerciales
cuando considere que no se ha dado un buen uso a sus datos.
6.5. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercial queja cuando
considere necesario para hacer sus derechos en tratamiento de datos personales.
6.6. Revocar la autorización de tratamiento de datos o eliminación de alguno de los
datos suministrados cuando considere que no se ha dado un buen uso a estos.

7. DEBERES DE SERCAPETROL S.A.S. Y SUS ESTABLECIMIENTOS

COMERCIALES RESPECTO AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

SERCAPETROL S.A.S., sus establecimientos comerciales, empleados y responsables del

tratamiento de los datos en cumplimiento con la ley y con la presente política debe:

7.1. Garantizar al titular de la información el derecho de habeas data.

7.2. Solicitar y conservar la autorización del titular de los datos su aprobación para el
manejo de los mismos.
7.3. Informar al titular de los datos sobre la finalidad de la recolección de la información
solicitada y los derechos que tiene.
7.4. Conservar la información asegurando que esta no sea adulterada, perdida, usada
para fines diferentes a los previstos o manejada por personal no autorizado.
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7.5. Garantizar que cuando sea requerido por el titular, le sea suministrado por parte
del encargado del tratamiento de datos información veraz, completa, actualizada y
comprensible.
7.6. Informar a los titulares de datos los derechos que tienen referentes al tratamiento
de sus datos.
7.7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar a los encargados del
tratamiento de datos de la misma.
7.8. Exigir a los encargados de tratamiento de datos el cumplimiento de la condiciones
de seguridad, de esta política y de la ley de los datos que manipula.
7.9. Tramitar de manera oportuna las IPQR´s relacionadas con el tratamiento de datos
por parte del titular de la información.
7.10. Adoptar y cumplir las políticas, manuales, programas y procedimientos
establecidos por SERCAPETROL S.A.S. y sus establecimientos comerciales
referentes a la recolección, tratamiento, custodia de datos personales y atención a
IPQR´s de los mismos.
7.11. Cumplir los requerimientos establecidos por la Superintendencia de Industria y
Comercio al igual que por lo estipulado por la ley.

8. FINALIDAD DE RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN.

SERCAPETROL S.A.S. y sus establecimientos comerciales en el desarrollo de su objeto

social interactúa con terceros que facilitan esta ejecución como son clientes, proveedores,
trabajadores, accionistas para ello recopila información de manera constante con la
finalidad de realizar gestiones comerciales, administrativas, de mercadeo, ventas,
procesos laborales, conocer a sus clientes, empleados, proveedores y terceros en
general. Como consecuencia de lo anterior SERCAPETROL S.A.S. y sus
establecimientos comerciales capturarán, almacenarán, intercambiaran, procesaran los
datos total o parcialmente de los titulares que tengan debida autorización.

9. AUTORIZACIÓN

Para datos que no sean de naturaleza pública de acuerdo a lo dispuesto por la ley
SERCAPETROL S.A.S. y sus establecimientos comerciales solicitarán autorización al
titular de la información para realizar el tratamiento de los datos por cualquier medio que
permita ser utilizado como prueba, entre los cuales se encuentra:

 Para proveedores por correo electrónico, diligenciando el formato (FR-COM-002)

 Para clientes por medio de correo electrónico.
 Para empleados FR-THU-041 (clausula adicional protección de datos)
 Para accionistas por medio de correo electrónico o medio escrito.

En el momento de la solicitud de aprobación del tratamiento de la información se le

informara al titular la finalidad de los almacenamientos de los datos, tratamiento que se le
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dará, derechos del titular, los canales de comunicación por los cuales podrá entablar
IPQR´S.

10. PROCEDIMIENTO DE INSTAURACIÓN DE IPQR´S

Dando cumplimiento a lo dispuesto por la legislación aplicable al tratamiento de datos

SERCAPETROL S.A.S. y sus establecimientos comerciales ha dispuesto de diferentes
canales para la atención a IPQR´S relacionadas a este tema los cuales se describen a
continuación:

 Correo electrónico: Se disponen de los siguientes correos para atención de IPQR

´s correspondiente al tratamiento de datos:

- directorcomercial@sercapetrol.com.co para atención de clientes,

accionistas, proveedores, empleados y terceros en general.
- direccionfinanciera@sercapetrol.com.co para atención de clientes,
accionistas, proveedores, empleados y terceros en general.
- compras@sercapetrol.com.co para atención específica a proveedores.
- recursoshumanos@sercapetrol.com.co para atención específica a
empleados.

 Página web: Por medio de la página web los interesados podrán colocar su IPQR
´S por medio de la pestaña contacto ingresando todos los campos y en el espacio
de mensaje indicando la IPQR´S. Es importante que se indiquen los datos de
correo electrónico y teléfono para atender la IPQR´S.
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 Atención física: Se dispone la oficina administrativa para atención de IPQR´S

previa cita con el área encargada por medio de los correos mencionados en
“atención por correo electrónico”. La dirección de la oficina administrativa es Calle
13 N° 1 e – 47 y solo se recibirá a las personas, empresas o entidades que hayan
acordado cita previa.

Las consultas o reclamos deberán ser presentadas por el titular de los datos, ser
reserva el derecho de verificar la identidad del peticionario, a través de los medios que
se hayan establecido.

La solicitud debe contener la información de la persona requerida (nombre, y datos de

contacto para recibir la respuesta), la descripción de los hechos que dan lugar al
reclamo y los documentos para ejercer su derecho como titular.

SERCAPETROL S.A.S. y sus establecimientos comerciales dará respuesta al

peticionario dentro de los términos establecidos por la ley 1581 2012.

11. VIGENCIA

La presente política rige a partir del 26 de Noviembre de 2018 y su vigencia estará

supeditada a la finalidad del tratamiento de datos personales propios de la naturaleza
jurídica de SERCAPETROL S.A.S. y sus establecimientos comerciales.

JAVIER EDUARDO LARA

REPRESENTANTE LEGAL
SERCAPETROL S.A.S.
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